- Đáp ứng nhiều tính chất về TKB mà các trường học thường hay yêu cầu như: Đảm bảo tuyệt đối không trùng- chéo tiết học, tiết dạy của các lớp và giáo viên; Các tiết được xếp phải đảm
Trang 1Phần 1: hướng dẫn gài đặt, sử dụng phần mềm
1 Giới thiệu phần mềm hỗ trợ lập TKB phiên bản 3.0
Lập thời khoá biểu (TKB) là một công việc thường kỳ nhưng không đơn giản với bất cứ một trường học nào, bởi lẽ những mối ràng buộc về dữ liệu của bài toán lầ rất phức tạp Trên thực
tế thì tất cả các trường học đều đã giải quyết được bài toán này (có thể bằng một phần mềm nào đó hoặc đa số lập thủ công) trong công việc quản lý của mình, tuy nhiên theo chúng tôi
được biết thì họ còn gặp rất nhiều các khó khăn trong công việc lập TKB như:
- Để lập được một TKB cho trường học họ phải mất rất nhiều thời gian để xếp, chỉnh, sửa, thay đổi,… Thường mỗi khi quyết định một sự xếp đặt nào đó (đặc biệt vào lúc TKB đã xếp được nhiều) họ gặp rất nhiều khó khăn để kiểm tra tính đúng đắn
- Quản lý TKB rất phức tạp: khi gặp phải những yêu cầu đổi tiết, xin nghỉ,… thường gọi là những tình huống bất chợt thì sẽ gặp nhiều khó khăn bởi lẽ phải dò TKB từng giáo viên, từng lớp rồi sau đó mới đưa ra được những quyết định Thường thì những việc như thế này
người quản lý TKB sẽ rất ngại
- Việc tra cứu, in ấn TKB còn hạn chế Thường thì các trường học chỉ in ra TKB theo các lớp học, còn việc sinh ra TKB cho các giáo viên, các tổ chuyên môn thì các giáo viên phải tự sinh ra
Một phần mềm tin học hỗ trợ cho các chuyên gia lập TKB là rất cần thiết Chúng tôi muốn nói
về phần mềm ở đây là chỉ mang tính hỗ trợ, chứ sẽ không thể có một phần mềm nào mà hoàn chỉnh từ đầu đến cuối việc lập TKB được bởi tính đa dạng và tính mờ các yêu cầu bài toán này
Trung tâm Công nghệ thông tin- Bộ Giáo dục & Đào tạo đã triển khai dự án xây dựng phần mềm Hỗ trợ lập thời khoá biểu cho các trường phổ thông Trên cơ sở cộng tác từ các thầy giáo lập TKB từ các trường học ở Hà Nội, Hà Tây, Hoà Bình, Vĩnh Phúc… đến nay chúng tôi đã cho ra đời phiên bản TKB 3.0 Với các tính năng hợp lý, những công cụ đơn giản nhưng rất hiệu quả và thực tế, phiên bản này sẽ giúp các trường học đơn giản trong việc xếp lịch và quản
lý TKB của mình Phương trâm của chúng tôi với phần mềm này là: đơn giản mà hiệu quả Bạn sẽ không tìm thấy rất nhiều các điều kiện ràng buộc được đưa ra trên phần mềm này, tuy
có rất ít nhưng chúng là những điều kiện chung nhất, cơ bản nhất mà hầu hết các trường đều yêu cầu như vậy Cái mà chúng tôi mang đến là hiệu quả của phần mềm rất cao, giải quyết
được rất nhiều các yêu cầu đặt ra ban đầu một cách tối ưu và một bộ công cụ để bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác chỉnh sửa TKB theo ý muốn
Các tính năng nổi bật của phần mềm:
- Dễ gài đặt và khả năng thích ứng với các loại máy tính là cao (do không đòi hỏi nhiều về cấu hình phần cứng máy tính)
- Giao diện sử dụng cực kỳ đơn giản và dễ dùng Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp trên bảng tính Excel (work sheets) hoặc thông qua các mẫu nhập liệu (Forms) với các tuỳ biến chuột- phím thuận tiện
Trang 2- Khả năng kiểm tra tính đúng đắn dữ liệu cao Chương trình sẽ tự động kiểm tra dữ liệu hoặc kiểm tra dữ liệu đồng bộ, chỉ ra vị trí dữ liệu sai,… Bạn sẽ rất tin tưởng về tính hợp lý dữ liệu khi phải làm việc trên một CSDL cực kỳ phức tạp như TKB
- Đáp ứng nhiều tính chất về TKB mà các trường học thường hay yêu cầu như:
Đảm bảo tuyệt đối không trùng- chéo tiết học, tiết dạy của các lớp và giáo viên;
Các tiết được xếp phải đảm bảo tuyệt đối các yêu cầu đặt ra ban đầu của người lập lịch, trong trường hợp không thể xếp được tiết nào đó máy sẽ đặt tiết này ra danh sách các tiết chưa xếp được của lớp đó để xử lý sau (xử lý bán tự động);
Cho phép chọn những tiết trên một buổi học nào đó để họ Hội đồng Nhà trường;
Những môn học yêu cầu có một buổi học 2 tiết xếp liền nhau đã xử lý rất tốt;
Bạn có thể yêu cầu các tiết tránh dạy cho các môn học, cho các giáo viên;
Mỗi tổ chuyên môn có thể được chọn tiết nghỉ dạy chung để làm việc riêng của tổ;
Mỗi giáo viên dạy được chọn 01 ngày nghỉ cho mình;
Có chế độ lựa chọn tiết chào cờ, tiết sinh hoạt lớp
- Tính năng lập TKB tự động của phần mềm sẽ đưa ra một TKB thô mà chất lượng của nó sẽ tốt hơn bất kỳ một phần mềm lập TKB nào đang hiện hành Cái chất lượng TKB ở đây
chúng tôi muốn nói đến là: số buổi được nghỉ dạy của các giáo viên tối ưu (tiến đến ít nhất); khoảng trống giữa các tiết phải dạy của giáo viên trên từng buổi là nhỏ và rất ít; số tiết mà phần mềm không xếp được là rất ít (sẽ có ít hơn rất nhiều các tiết trống
trên TKB so với các phần mềm lập TKB khác)
- Một tính năng rất mạnh là Hỗ trợ người dùng chỉnh sửa TKB bằng tay Không một phần mềm nào có thể đưa ra được một TKB hợp lý theo ý của trường bạn, chỉ có bạn (chuyên gia lập TKB của trường) là người làm tốt nhất được điều này, tính năng này sẽ cung cấp cho bạn rất nhiều các công cụ để làm việc đó một cách đơn giản và dễ
- Khả năng tra cứu, in ấn TKB đa dạng Bạn có thể tra cứu và in ấn TKB cho một lớp học, cho một giáo viên, cho một tổ chuyên môn, cho toàn trường một cách rất đơn giản Chất lượng báo cáo rất cao, mặt khác bạn hoàn toàn có thể in TKB theo ý muốn của mình chỉ bằng những thao tác sao chép, cắt dán thông thường trên Excel
- Có thể dùng để lập TKB cho một trường học với 200 lớp học, 300 giáo viên giảng dạy Chúng tôi liên tục phát triển bộ phần mềm này và sẵn sàng nhận các đóng góp, các yêu cầu
Trang 3Các yêu cầu trước khi sử dụng chương trình
Yêu cầu về phần cứng:
Mọi máy tính có thể gài đặt được Windows95, Officce97, khoảng trống trên đĩa cứng 50Mb
Yêu cầu về phần mềm
- MS Windows95, MS Officce97 (có gài Excel) MS Officce2000 thì càng tốt
- Sử dụng phần mềm tiếng Việt ABC 32 bit Trên đĩa CD cũng đã có bộ gài đặt phần mềm này
Thiết lập môi trường làm việc cho phần mềm Excel
Trước khi sử dụng phần mềm này, bạn cần phải thiết lập môi trường làm việc cho phần mềm bảng tính điện tử Excel như sau:
Nếu là Excel97:
- Khởi động Excel, sau đó chọn menu Tools\Options…
- ở thẻ Genaral của hộp thoại Options, bỏ chọn (Unchecked) mục Macro virus protection (như hình dưới)
- Click Ok để hoàn tất phần việc này
Nếu là Excel2000 hoặc ExcelXP:
- Khởi động Excel, sau đó chọn menu Tools\Macro\Security
- ở thẻ Security Level của hộp thoại Security, chọn mục Low… (như hình dưới)
Bỏ chọn mục này
Trang 4 Lưu ý khi sử dụng các phần mềm diệt virus: Cơng trình này được viết bởi ngôn ngữ VBA,
nó hoạt động được là nhờ các Macro lệnh trong Excel, với một chương trình diệt virus sẽ hiểu các Macro này là các macro virus, và khi chương trình này bị mất các macro, nó sẽ không hoạt động được nữa Nên khi thực hiện quét virus cho máy tính phải thực hiện sao lưu tệp chương trình (TKB.XLS), sau khi quét xong virus phục hồi lại như cũ hoặc phải thiết lập tuỳ chọn diệt virus có thể là: không quét các tệp Officce; không diệt các macro; hoặc khi diệt phải hỏi trước
3 Cách hoạt động
Trang 5Modul nhập các dữ kiện đầu vào:
- Danh sách lớp học
- Danh sách giáo viên
- Danh sách môn học
- Bảng phân công giảng dạy
- Các điều kiện ràng buộc
Modul xếp thời khoá biểu
Thời khoá biểu đ∙ được tự
động xếp bằng máy
Tra cứu TKB:
- Theo từng lớp học
- Theo từng giáo viên
- Theo tổ chuyên môn
Hỗ trợ xếp TKB bằng tay:
- Thay đổi tiết dạy
- Kiểm tra lỗi TKB
In ấn TKB:
- TKB theo lớp học
- TKB theo tổ chuyên môn
Để làm việc được với phần mềm này, bạn nên làm theo các bước sau:
- Cập nhật các danh mục: Lớp học, Môn học, Giáo viên
- Sau khi đã có các danh sách Môn học, Lớp học, Giáo viên giảng dạy hãy thực hiện lập bảng phân công giảng dạy
- Thực hiện các thao tác sắp xếp, kiểm tra tính đúng đắn dữ liệu trên bảng phân công giảng dạy một cách đầy đủ
- Thực hiện tính năng Lập TKB tự động Sau bước này bạn sẽ có một TKB do máy lập, TKB này thoả mãn đến 90% những yêu cầu đặt ra, tuy nhiên còn phụ thuộc vào bộ điều kiện ban đầu
- Tiếp theo bạn có thể tra cứu và chỉnh sửa TKB cho thật hợp lý với trường học mình bằng chức năng Tra cứu- Tinh chỉnh TKB
- Thực hiện các thao tác đổi tiết học trong từng lớp học cho hợp lý với TKB của giáo viên,
lớp học Bước này quyết định rất nhiều đến tính đẹp của TKB, nhà trường nên tạo điều
kiện để các chuyên gia lập TKB của trường mình tham gia vào bước này vì họ sẽ là người
xử lý rất thạo những tình huống tế nhị của TKB và họ có rất nhiều mẹo xử lý các tình huống chuyển đổi tiết sao cho hợp lý
- Sau khi đã chỉnh lý xong TKB, thực hiện in TKB của toàn trường, của các tổ chuyên môn, của từng giáo viên giảng dạy và có thể tự tạo ra các TKB theo ý muốn
Trang 64 Khởi động chương trình
Bạn phải nhớ rằng: chỉ khi nào đã hoàn thành các bước gài đặt ở phần 1 một cách tốt
đẹp, khi đó mới có thể sử dụng được chương trình này
Để khởi động, từ màn hình của Windows kích hoạt menu Start\Programs\Hỗ trợ lập TKB2.0\TKB2.0 Màn hình chính của chương trình này hiện ra:
Từ màn hình chính này, người dùng có thể chuyển đến được các chức năng khác nhau của phần mềm như:
- Lập danh mục các môn học
- Lập danh mục các lớp học
- Lập danh mục giáo viên
- Lập bảng phân công giảng dạy
- Tra cứu kết quả
….
5 Thiết lập các thông tin cấu hình
Từ màn hình chính của chương trình, chọn menu Cấu hình, hộp thoại sau xuất hiện cho phép
bạn thiết lập những thông tin về trường mình:
Trang 7Hãy thực hiện điền các thông tin về trường mình lên hộp thoại trên
6 Cập nhật danh mục các Lớp, Môn học
Từ màn hình chính, kích hoạt menu Lập danh mục lớp học, màn hình sau hiện ra cho phép
bạn khai báo các khối lớp và thông tin về các lớp học trong trường:
Hãy nhập danh mục các môn học và lớp học cho TKB của trường Riêng với cột Tên môn học
và Tên lớp yêu cầu bạn phải nhập đủ dữ liệu (không được để trống cho các lớp và môn học)
7 Cập nhật danh mục Giáo viên giảng dạy
Từ màn hình chính, chọn menu Lập danh mục giáo viên Màn hình sau đây hiện ra cho phép
bạn tạo danh sách các tổ chuyên môn, các giáo viên tham gia giảng dạy
Trang 8Trước hết hãy nhập các thông tin về các Tổ chuyên môn trong trường Mỗi tổ chuyên môn sẽ
có một tên, và được phép chọn một tiết để tất cả giáo viên trong tổ làm việc riêng
Chức năng này giúp bạn tạo danh sách các giáo viên tham gia giảng dạy Với mỗi giáo viên cần quan tâm tới 3 thông tin chính:
- Họ tên: là tên đầy đủ của giáo viên
- Bí danh: lầ tên ngắn gọn (có thể là tên gọi của giáo viên) không được dài quá 10 ký tự,
không được rùng lặp bí danh giữa các giáo viên Đây chính là khoá của từng giáo viên phục
vụ việc lập lịch, việc in kết quả
- Thuộc tổ chuyên môn nào: Chọn tổ chuyên môn của giáo viên Những giáo viên cùng
một tổ chuyên môn sẽ được xếp lịch nghỉ trùng tiết họp (nếu có) và được in trên cùng một TKB của tổ đó
- Ngày nghỉ dạy: Phần mềm này cho phép mỗi giáo viên được nghỉ dạy ít nhất một ngày
mình chọn
Bạn có thể chọn lựa giao diện làm việc: trên bảng tính hoặc trên mẫu nhập liệu tuỳ thích
Trang 9Với mẫu nhập liệu trên, bạn có thể làm việc với thông tin từng giáo viên ý nghĩa các nút chức năng trên hộp thoại như sau:
- Thêm: muốn thêm mới một giáo viên hãy Click lên đây Sau đó hãy nhập những thông tin
về giáo viên mới trên hộp thoại
- Bớt: Dùng đễ loại bỏ thông tin một giáo viên ra khỏi danh sách Khi đó giáo viên đang
hiển thị sẽ bị loại bỏ, tuy nhiên trước khi quyết định loại bỏ một giáo viên ra khỏi danh sách máy sẽ yêu cầu bạn kiểm định lại quyết định của mình bởi hộp thoại Yes/No
- Tiến, Lùi: dùng để định vị tới các bản ghi kế sau và trước bản ghi hiện tại
- Đóng: để đóng hộp thoại lại, chuyển về danh sách giáo viên trên bảng tính
Trước khi hoàn thành danh sách giáo viên giảng dạy, bạn nên thực hiện tính năng Kiểm tra dữ
liệu để đảm bảo tính đúng đắn dữ liệu mình vừa nhập bằng cách click lên nút Kiểm tra lỗi:
bạn sẽ biết được các vi phạm dữ liệu trên bảng danh sách giáo viên giảng dạy
8 Lập bảng phân công giảng dạy
Từ màn hình chính của chương trình, chọn menu Lập bảng phân công giảng dạy Màn hình
sau xuất hiện cho phép bạn lập bảng phân công giảng dạy cho tất cả các giáo viên và các lớp
học:
Trang 10§©y chÝnh lµ c¸c rµng buéc c¬ b¶n nhÊt cña TKB Th«ng tin trªn b¶ng ph©n phèi nµy bao gåm:
Gi¸o viªn nµo, d¹y m«n g×, líp nµo, sè tiÕt/tuÇn, cã mét buæi häc 2 tiÕt liÒn nhau? , tr¸nh d¹y tiÕt nµo?
B¹n cã thÓ nhËp d÷ liÖu trùc tiÕp trªn b¶ng tÝnh hoÆc cã thÓ nhËp liÖu th«ng qua mét mÉu nhËp
liÖu khi click lªn nót Dïng mÉu nhËp liÖu:
Trang 11- Bớt: xóa phân công hiện tại cho giáo viên đó
- Cập nhật: cập nhật những thông tin vùa chỉnh sửa vào bản ghi hiện tại
Tiếp theo bạn có thể thực hiện hàng loạt các tiện ích trên bảng dữ liệu như: sắp xếp bảng danh sách theo các tiêu chí, kiểm tra dữ liệu trên bảng phân phối đã hợp lý chưa và thực hiện xếp
TKB tự động:
Tính năng kiểm tra dữ liệu đã nhập trên bảng phân công giảng giạy:
Click nút lệnh Kiểm tra dữ liệu, bạn sẽ biết được vị trí những dòng dữ liệu nào là chưa hợp lý
Tốt nhất bạn phải thực hiện tính năng này trước khi lập lich tự động
Tính năng này giúp bạn kiểm tra các thông tin đã nhập trên bảng phân công giảng dạy đã đúng chưa Ví dụ như: không có tên giáo viên, hoặc tên lớp, hoặc số tiết / tuần, hoặc có tới hơn một giáo viên dạy một môn trên một lớp,… tính năng này sẽ chỉ ra những lỗi đó
Hãy click lên nút Kiểm tra dữ liệu để làm việc này
Sắp xếp dữ liệu trên bảng phân công giảng dạy:
Để tiện theo dõi thông tin nhập trên bảng phân công giảng dạy, có thể sử dụng tính năng sắp
xếp dữ liệu theo các tiêu chí: lớp học, môn học, giáo viên dạy Click lên nút lệnh Sắp xếp danh sách, hộp thoại sắp xếp hiện ra:
Hãy chọn các chỉ tiêu (các cột) theo thứ tự cần sắp xếp, click Sắp xếp để thực hiện Sau khi
sắp xếp danh sách xong, bạn rất dễ kiểm tra được bảng phân công giảng dạy của các giáo viên,
Trang 12Lập TKB tự động:
Trước khi thực hiện chức năng này, bạn phải kiểm tra lại đầy đủ các danh sách: lớp học, môn học, giáo viên, bảng phân công giảng dạy đã đầy đủ và đúng đắn chưa, khi tất cả đã hoàn tất mới có thể thực hiện tính năng này
Hãy chú ý: Khi thực hiện tính năng này TKB cũ trên phần mềm này sẽ bị xoá bỏ và thay vào
đó là TKB mới Nếu bạn muốn lưu lại TKB cũ hãy cất (Save As) thêm một tệp Excel nũa để lưu trước khi chạy tính năng này
Tính năng này sẽ giúp bạn có được một TKB tương đối hoàn chỉnh, từ TKB này bạn có thể chỉnh sửa một chút cho thật hợp lý là bạn đã có một TKB sử dụng được Để kích hoạt chức
năng này, hãy click lên nút lệnh Sắp TKB tự động:
Trước khi quyết định lập lịch, bạn phải khai báo một vài thông số trên hộp thoại này:
- Có tiết chào cờ hay không? Nếu có thì là tiết mấy? Thứ mấy?
- Có tiết sinh hoạt lớp hay không? Nếu có thì vào thứ mấy? Tiết mấy?
- Cho phép giáo viên của các tổ chuyên môn được nghỉ một tiết đã chọn cho tổ?
- Cho phép mỗi giáo viên được nghỉ vào một buổi đã chọn?
Trang 13Sau khi tính năng này được thực hiện, bạn sẽ có 2 TKB: TKB của tất cả các lớp trên toàn trường và TKB theo các tổ chuyên môn
9 Làm việc với TKB đ∙ được tự động lập:
Sau khi tự động lập lich xong, màn hình TKB được lập sẽ xuất hiện:
Với TKB này bạn có thể tra cứu- in ấn TKB theo từng giáo viên, lớp học; tinh chỉnh TKB theo
ý muốn, Hãy click lên nút lệnh Tra cứu- Tinh chỉnh TKB:
Trên hộp thoại này bạn có thể tra cứu được TKB của từng giáo viên, biết được tổng số lớp, số tiết phải dạy, tổng số tiết đã xếp được, các tiết vẫn chưa xếp được, các vi phạm về TKB của