Assignment Quản trị hoạt động bán hàng Fpoly

- Việc kinh doanh sẽ được họp để báo cáo kết quả và thông báo các chính sách và khung giá mới cho sản phẩm kinh doanh nên phòng họp cũng được bố trí • Hạn chế của việc bố trí văn phòng n

ASSIGNMENT QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD: LÊ THỊ KIM THU

NHÓM: HƯNG SƠN

STT Họ Tên SV Mã Sinh Viên

1 Hồ Bá Thịnh PH01981

2 Nguyễn Công Anh PH

3 Nguyễn Phúc Thịnh PH

Hà Nội, tháng 04 năm 2014

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN DOANH NGHIỆP

1.1.1.Thông tin doanh nghiệp

Yên Bình, Huyên Thạch Thất, TP Hà Nội

1.1.2.Sản phẩm kinh doanh

- Bồn Inox Tân Mỹ

- Bồn nhựa Tân Mỹ

- Máy nước nóng năng lượng mặt trời Tân Thái Dương

- Máy nước nóng năng lượng mặt trời Titanium

- Bình nước nóng Galaxy

- Chậu rửa Inox Tân Mỹ

- Các sản phẩm phụ kiện

- Ống dẫn nước nhựa PVC Tiền Phong

- Ống dẫn nước chịu nhiệt Deco25

- Vật liệu xây dựng

1.1.3.Khách hàng mục tiêu

- Các doanh nghiệp, nhà thầu xây dựng

- Các cửa hàng nhỏ lẻ tại khu vực lân cận

1.1.4.Tầm nhìn, Sứ mệnh và slogan

Slogan: Bền vững đến lương lai

Tầm nhìn: bằng sự đam mê và khát vọng, Hưng sơn sẽ phấn đấu trở thành

doanh nghiệp thương mại đa ngành nghề

Sứ mệnh:

- Đối với thị trường: mang lại sản phẩm và dịch vụ tốt nhất bằng tiềm

năng và vững mạnh bền lâu

- Đối với đối tác: đề cao sức mạnh hợp tác cùng phát triển và cam kết

đồng hành trong mọi khoảnh khắc

- Đối với nhân viên: xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp,

năng động và sáng tạo

- Đối với xã hội: mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và hài hòa với lợi

ích xã hội

1.1.5.Xu hướng và lợi thế

triển Tuy nhiên gần đây các chuyên gia, các nhà đầu tư có năng lực đang dự đoán có thể thị trường bất động sản sẽ phát triển trở lại vào cuối năm 2014 và đầu năm 2015 Thị trường bất động sản phát triển kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của ngành xây dựng Đồng thời với đó là thủ đô Hà Nội đang có xu hướng chiến lược phát triển về phía tây Do vậy, đây lại là một điểm mạnh

để đầu tư dự án kinh doanh vật liệu xây dựng

• Thứ nhất, thị trường phát triển và thương hiệu sản phẩm kinh doanh cũng

đã định vị được trên thị trường

• Thứ hai, với quy mô đầu từ là đại lý cấp 1 khu vực cho doanh nghiệp sản

xuất Công ty TNHH Tân Mỹ, cho nên sẽ được ưu đãi về giá và các hỗ trợ trực tiếp

• Thứ ba, có mối quan hệ mật thiết với nhà cung cấp (nhà sản xuất).

1.2. Quy mô nhân lực

Công ty TNHH TM&DV Hưng Sơn được đầu tư số vốn ban đầu là 5 tỷ đồng, với tổng số nhân lực là 51 người, trong đó:

STT Chức vụ Số người

1 Giám đốc 1

2 Trưởng phòng 3

3 Kế toán trưởng 1

4 Trợ lý giám đốc 1

5 Bộ phận báo giá 1

6 Bộ phận PR, marketting 3

7 Bộ phận QL thị trường, thu ngân 15

8 Bộ phận bán hàng tại quầy 2

9 Kế toán thuế 1

10 Kế toán thu chi 1

11 Kế toán tổng hợp 1

12 Thủ quỹ 1

13 Bộ phận nhân sự 2

14 Bộ phận lễ tân 1

15 Bộ phận an ninh 2

16 Bộ phận tạp vụ 1

17 Bộ phận lắp đặt, sửa chữa 6

18 Bộ phận bảo hành 2

19 Bộ phận vận chuyển 6

Tổng 51

GIÁM ĐỐC

PHÒNG KINH DOANH

BỘ PHẬN BÁO GIÁ

BỘ PHẬN PR, MAṚKETING

BỘ PHẬN CHĂM SÓC KHÁCH

HÀNG

BỘ PHẬN CHĂM SÓC KHÁCH

HÀNG

BỘ PHẬN THU NGÂN

BÁN HÀNG TẠI QUẦY

PHÒNG KẾ TOÁN

KẾ TOÁN THUẾ

KẾ TOÁN THU CHI

THỦ QUY

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

PHÒNG HÀNH CHÍNH

BỘ PHẬN NHÂN SƯ

BỘ PHẬN LỄ TÂN

BỘ PHẬN AN NINH

BỘ PHẬN TẠP VU

PHÒNG KY THUẬT

TỔ LẮP ĐẶT, SỬA CHỮA

BỘ PHẬN VẬN CHUYỂN

TỔ BẢO HÀNH

TRỢ LY

cấu tổ chức

1.2.2.Nhiệm vụ

• Chức năng nhiệm vụ của phòng Lễ tân:

Giúp Ban giám đốc thực hiện công tác lễ tân theo kế hoạch đối ngoại của công

ty Trực tiếp tổ chức đón tiếp các đoàn khách mời, khách hàng, đối tác, … của công ty Hướng dẫn các đơn vị phòng ban tiến hành những biện pháp lễ tân trong hoạt động đối ngoại của đơn vị; Phối hợp tổ chức đón tiếp các đoàn khách của công

ty

• Phòng Giám Đốc

Phòng Giám đốc công ty chịu trách nhiệm về các hoạt động của chính công ty, đồng thời thực hiện việc giám sát hoạt động của những phòng ban trong công ty Quyền hành của Ban Giám đốc được phân định rõ ràng Các cuộc họp hàng tháng được tổ chức giữa Ban Giám đốc và các phòng khác của nhằm đánh giá tình hình hoạt động thường kỳ của các mảng kinh doanh và thảo luận các vấn đề quan trọng khác

• Phòng Kinh doanh,

Đây là bộ phận hết sức quan trọng, đóng vai trò chủ chốt trong Công ty Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới Tổ chức thực hiện

kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng

Lập và phân bổ kế hoạch kinh doanh định kỳ hàng năm cho Công ty Lập lệnh nhập hàng cho bộ phận kế toán, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Công ty Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing trong từng thời điểm

• Phòng Tài chính – Kế toán

Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, trang thiết bị, nhập hàng hoá… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty Thực hiện nhập và xuất kho hàng hoá cho công ty

Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện

có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đốc

Phối hợp với phòng hành chính – nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết toán

công nợ với khách hàng Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận…

• Phòng Hành chính – Nhân sự

Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,…

Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thưởng Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi,…

Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty

• Bộ phận chăm sóc khách hàng

Thực hiện các công việc nhằm hỗ trợ và chăm sóc khách hàng như hướng dẫn

tư vấn về sản phẩm và hỗ trợ kịp thời các yêu cầu của khách hàng, đồng thời tạo quan hệ khách hàng

• Bộ phận báo giá

Chịu trách nhiệm báo giá về sản phẩm cho công ty Ngoài ra bộ phận báo giá sản phẩm về cho bộ và tư vấn cho khách hàng Bộ phận báo giá chịu trách nhiệm cập nhật thông tin về giá sản phẩm và hỗ trợ khách hàng

CHƯƠNG II: TÌM HIỂU CÔNG TÁC BỐ TRÍ VĂN

PHÒNG CỦA DOANH NGHIỆP

2.1.Cách bố trí văn phòng của công ty Hưng Sơn

Do vậy, các phòng liền kề với nhau tạo nên sự thuận tiện trong quá trình làm việc mà cần phải di chuyển của các thành viên trong công ty

- Công ty đã bố trí tách riêng phòng giám đốc (quản lý) để tạo nên một không gian riêng tư với sự sắp xếp các thiết bị nội thất đảm bảo nhu cầu làm việc của một nhà quản lý và đồng thời là phòng khách

- Riêng bộ phận kế toán được tách độc lập nằm cạnh phòng quản lý nhằm tạo

sự thuận tiện khi làm việc, phòng này đảm trách công việc lưu trữ hồ sơ, sổ sách

- Việc kinh doanh sẽ được họp để báo cáo kết quả và thông báo các chính sách và khung giá mới cho sản phẩm kinh doanh nên phòng họp cũng được

bố trí

• Hạn chế của việc bố trí văn phòng như trên:

- Về cơ bản thì công ty Hưng Sơn đã bố trí đầy đủ các phòng cho các bộ phận Tuy nhiên, tại vị trí phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật lại không có sự phân định rõ ràng

2.3.Sự phân công lao động trong công ty Hưng Sơn

- Với quy mô nhỏ nên công ty sẽ được giám đốc chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty

- Hoạt động chính của công ty là kinh doanh, do vậy công ty đã phân công nhân lực chủ yếu vào phòng kinh doanh với sô nhân viên là 18 người, trong

đó có một trưởng phòng

- Đặc thù sản phẩm mà công ty Hưng Sơn kinh doanh là các sản phẩm kỹ thuật cần phải có sự chuyên nghiệp mới có thể lắp được Ví dụ: máy nước nóng năng lượng mặt trời, bồn inox,… Do vậy Hưng Sơn đã bố trí riêng một phòng kỹ thuật để đảm bảo lắp đặt sản phẩm theo đơn hàng của khách hàng, thực hiên bảo hành và sửa chữa theo yêu cầu của khách hàng

- Thực hiện chính sách tối đa hoá lợi nhuận và tối thiểu hoá chi phí nên Hưng Sơn đã bố trí bộ phận hậu cần nhằm đảm trách công việc hậu cần (cơm trưa) cho toàn bộ công ty và chịu trách nhiệm quét dọn văn phòng (tạp vụ)

- sản phẩm có kích thước lớn nên cần có sự hỗ trợ vận chuyển Để đảm bảo công việc này, Hưng Sơn đã bố trí phân công một bộ phận chuyên vận chuyển sản phẩm theo đơn đặt hàng do bộ phận kinh doanh chuyển về

CHƯƠNG III: TRANG THIẾT BỊ TRONG VĂN PHÒNG

ST

T

Tên, chủng loại Số lượng Tình trạng Công dụng

1 Máy in đa năng 3 mới

2 Điều hoà 1 mới

3 Quạt treo tường 1 mới

4 Quạt trần 15 mới

5 Màn hình 42inh 1 mới

6 Máy chiếu 1 Mới

7 Màn máy chiếu 1 mới

8 Bộ bàn phòng họp

(20 ghế)

1 Mới

9 Bàn làm việc cá nhân 25 mới

10 Bàn làm việc giám

đốc

1

11 Máy tính để bàn

All-in-one

22 mới

12 Máy tính xách tay 1 mới

13 FTTH Modem 1 Mới

14 Wifi Modem 1 Mới

15 Camera an ninh 10 mới

16 Tủ đựng tài liệu 11 mới

17 Bộ bàn ghế tiếp

khách

2 mới

18 Máy đếm tiền 1 mới

19 Điện thoại bàn - 1 máy

chính

mới

21 Giá sách 1 mới

22 Bàn làm việc trợ lý 1 mới

23 Két sắt 1 mới

CHƯƠNG IV: QUẢN TRỊ HỒ SƠ CÔNG TY

4.1 Phân lọai hồ sơ cần lưu trữ

Phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm, các đơn vị bảo quản cụ thể căn

cứ vào các đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng

có hiệu quả tài liệu

4.1.1 Hồ sơ tối cần thiết

Các hồ sơ cần thíêt cho sự tồn tại của tổ chức Đó là các hồ sơ không thể thay thế được, bao gồm: bản chính của các hợp đồng, bản quyền, công thức, hợp đồng thuê mướn, hợp đồng đại lý, nhãn hiệu đăng ký Các hồ sơ này nên được lưu trữ trong các tủ chống lửa

4.1.2 Hồ sơ quan trọng

Các hồ sơ có thể thay thế hoặc có thể sao lại nhưng rất tốn kém Đó là các hồ

sơ quan trọng về tài chính như: hồ sơ về thuế, các tài khỏan phải trả, tài khỏan phải thu, hóa đơn và sổ lương Các hồ sơ này cũng phải được lưu trữ trong các tủ chống lửa

4.1.3 Hồ sơ thường sử dụng

Các hồ sơ có thể thay thế được hoặc có thể tái bản được, bao gồm: các đơn đặt hàng, thỏa thuận kinh doanh, danh sách nhân viên, danh sách các nhà cung cấp, hợp đồng chuyên chở Các hồ sơ này không cần phải đựng trong tủ chống lửa bởi

vì việc nhân bản lại không khó khăn

4.1.4 Hồ sơ không cần thiết

Các lọai hồ sơ nên hủy bỏ sau khi kết thúc công việc sau khi lưu trữ một vài ngày, vài tuần, hoặc vài tháng Nên hủy bỏ các lọai thư từ giao dịch hàng ngày như: các thông báo nội bộ, thông báo các cuộc họp, lịch công tác

4.2 Lên lịch lưu trữ

Làm bảng thời biểu cho biết cần thời gian bao nhiêu lâu giữ lại hồ sơ được lưu trữ trong bộ hồ sơ đang sử dụng hay đang họat động và cần thời gian bao lâu

để giữ lại các hồ sơ được lưu lại trong bộ hồ sơ không còn họat động:

Cần lưu lại lâu dài các hồ sơ sau: các tài khỏan phải trả, phải nhận, các báo cáo hàng năm, các hợp đồng, hiến pháp, luật lệ, bản quyền, lịch khấu hao, các bảng quyết tóan tài chính, sổ lương, các chứng thư về tài sản, hồ sơ thuế, nhãn hiệu đăng ký

Một số phương thức lưu trữ thông dụng được áp dụng như: lưu theo thứ tự chữ cái, theo số, kết hợp giữa chữ và số (mã số), theo đề tài hoặc chủng lọai, theo địa danh, theo trình tự thời gian Tuy nhiên, mỗi phương thức đều có ưu nhược điểm riêng

4.4 Lưu chuyển hồ sơ

Vì khoảng trống dành cho văn phòng có giới hạn, nên các hồ sơ không còn họat động nên được lưu chuyển vào tủ hồ sơ không còn họat động lọai rẻ tiền Kiểm tra lại thường xuyên xem hồ sơ nào nên tiêu hủy và hồ sơ nào nên lưu trữ vào kho hồ sơ không còn họat động Lưu chuyển tài liệu định kỳ vào bộ hồ sơ không còn họat động theo khỏang cách nhất định theo ba kế họach sau đây: Kế họach một giai đọan, kế họach hai giai đọan, và kế họach giai đọan tối đa - tối thiểu (maximum – minimum period)

Kế họach một giai đọan (one period plan): theo kế họach này, mọi tài liệu được lưu chuyển từ bộ hồ sơ đang sử dụng sang hồ sơ không còn họat động theo định kỳ

Kế họach hai giai đọan (two period plan): kế họach này cũng được gọi là phương pháp nhân bản hay luân phiên Theo kế họach này, công ty có bộ hồ sơ thứ hai Như vậy công ty có một bộ hồ sơ bao gồm các văn bản đang sử dụng cho vào

tủ hồ sơ đang sử dụng, và một bộ hồ sơ bao gồm các văn bản thuộc giai đọan trước được lưu vào tủ hồ sơ không còn họat động được để tại vị trí khó lấy hơn Tới thời gian chuyển hồ sơ, các hồ sơ không còn họat động được lưu chuyển vào kho, và ngăn hồ sơ trống này sẽ dành cho hồ sơ đang sử dụng

Kế họach giai đọan tối đa - tối thiểu: theo kế họach này thì tất cả các công văn giấy tờ được lưu trữ vào tủ hồ sơ đang sử dụng trong một giai đọan tối thiểu nào

đó, thường là 6 tháng, nhưng không được để ở đó lâu hơn thời gian tối đa, chẳng hạn là 18 tháng Vào thời điểm lưu chuyển, tất cả các giấy tờ được ký vào ngày tháng sau thời gian qui định tối thiểu được lưu trữ vào hồ sơ đang họat động, và tất

cả các giấy tờ khác được lưu chuyển vào kho hồ sơ không còn họat động

Phải lên kế họach trước, phải chuẩn bị các bìa đựng hồ sơ còn mới để kẹp các

hồ sơ đang sử dụng trước khi lưu chuyển hồ sơ Ngòai ra, còn phải chuẩn bị các nhãn hiệu dán vào hồ sơ, các ngăn kéo hoặc các hộp Các nhãn này phải được ghi

rõ tên bộ phận, nội dung, ngày tháng sử dụng, ngày tháng lưu chuyển, và bất cứ thông tin nào cần thiết để xác định nội dung của hồ sơ

4.5 Ghi vào đĩa mềm, ổ nhớ di động (USB, SSD, HDD,…)

Vì có rất nhiều tài liệu quan trọng không thể hủy bỏ được nhưng lại chiếm quá nhiều chỗ, nên lưu trữ tài liệu này trên các lọai đĩa mềm hoặc thiết bị ổ nhớ di động Cách lưu trữ này giúp tiết kiệm được 98% khỏang trống

4.6 Hủy bỏ hồ sơ

Đối với một số giấy tờ thông thường hàng ngày thì phải hủy bỏ hàng ngày bằng cách bỏ vào giỏ rác Đối với một số giấy tờ khác, phải hủy bỏ theo lịch Ngòai ra có một số giấy tờ phải thiêu hủy hoặc bỏ vào máy nghiền hủy bỏ hồ sơ

4.7 Công cụ và hệ thống lưu trữ hồ sơ

4.7.1 Các công cụ lưu trữ

Công ty sử dụng các công cụ sau đây:

- Hồ sơ để đứng

- Hồ sơ để nằm

- Hồ sơ để ở hai bên

- Hồ sơ dễ truy tìm

- Hồ sơ bánh xe

- Hồ sơ để trên kệ

- Hồ sơ di động

- Hồ sơ để trên bàn

4.7.2 Hệ thống lưu trữ hồ sơ

Công ty Hưng Sơn áp dụng các phương pháp lưu trưc hồ sơ sau đây:

4.7.2.1 Hồ sơ lưu trữ theo thứ tự chữ cái:

Dựa theo tên của hồ sơ Tên tiếng Việt thì xếp theo tên vì rất hay trùng họ; Tên tiếng nước ngòai thường xếp theo họ Trường hợp trùng tên thì có các qui ước dựa theo họ và chữ lót

Ưu điểm: - Không cần tạo thư mục con, có thể tham chiếu trực tiếp dựa vào

tên hồ sơ Dễ hiểu, nhanh chóng và có thể phát hiện ngay tài liệu bị lưu sai

Nhược điểm: - Có thể có rất nhiều hồ sơ mang cùng tên gây khó khăn cho

việc lưu trữ Khi hệ thống được mở rộng quá lớn thì việc truy lục hồ sơ sẽ tốn nhiều thời gian và công sức

4.7.2.2 Hồ sơ lưu trữ theo số

Thường áp dụng cho các hồ sơ cùng lọai như hóa đơn, thông báo , hoặc xuất phát từ cùng một đơn vị, thì lưu theo thứ tự phát sinh giao dịch Cần phải có một danh mục các mã số (code) giúp cho việc lưu trữ và truy lục dễ dàng