giới thiệu về excel

Microsoft Excel là gì ?• Là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính, bảng tính này giúp dễ dàng hơn trong việc : tín

v 1.0 - 04/2012

Giới thiệu bảng tính điện tử Excel

Nội dung

1 Thao tác cơ bản

2 Ví dụ : Tạo bảng tính

3 In ấn và lưu file PDF

Thao tác cơ bản

Microsoft Excel là gì ?

• Là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng,

mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính, bảng tính này giúp dễ dàng hơn trong việc : tính toán, lập bảng biểu báo cáo, vẽ đồ thị, sử dụng

hàm có sẵn

Khởi động Excel

1 Từ màn hình Windows

2 Di chuyển chuột đến nút Start

3 Di chuyển chuột đến All Programs

4 Từ All Programs, di chuyển chuột và mở mục

Khởi động Excel

Giao diện Excel

Sheet tabs Scrolling buttons Row headings

Cell pointer &

Active cell Name box

Formula bar Title bar

Column headings

Ribbons bar File

Chức năng các thanh Ribbon

• Home : chứa các lệnh thường dùng - cắt, dán, sao chép, định

dạng, các kiểu mẫu, chèn, xoá, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu

• Insert : chèn các loại đối tượng vào bảng tính

• Page layout : chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và in ấn

• Formulas : chèn công thức, đặt tên vùng, công cụ kiểm tra theo

dõi công thức, điều khiển việc tính toán

• Data : các lệnh thao tác dữ liệu, danh sách, phân tích dữ liệu,

• Review : các lệnh kiểm tra lỗi chính tả, dịch từ, thêm chú thích,

• View : thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính

Shortcut menu

Workbook & Worksheet

• Workbook : là một tập tin mà trên đó bạn làm việc và lưu trữ dữ liệu Mỗi

workbook có thể chứa nhiều sheet, nên bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin Một workboot có thể chứa nhiều worksheet và chart sheet và số lượng tuỳ thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn

• Worksheet : là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, còn được gọi là bảng tính

Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng Một worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng

• Chart sheet : cũng là một sheet trong workbook nhưng nó chỉ chứa một đồ

thị

• Sheet tabs : Các worksheet được chia ngăn (tab) tại góc trái dưới của cửa sổ

workbook

Tập tin Excel (Workbook)

Phần mở rộng là XLSX

Xác định địa chỉ ô (Cell)

D5

Thao tác với workbook

• Tạo workbook mới : vào File, bấm New, rồi chọn loại workbook

muốn tạo

• Lưu workbook : nhập nút Save trên thanh tiêu đề hoặc vào File,

chọn Save, chọn thư mục chứa tập tin, đặt tên và nhấp nút Save

• Mở workbook lưu trên đĩa : vào File, chọn Open, chọn thư mục

chứa workbook, chọn tên workbook và nhấp nút Open

• Đóng workbook : vào File, chọn Close

Tạo workbook mới Phím tắt :

Ctrl + N

Mở workbook lưu trên đĩa Phím tắt :

Ctrl + 0

Nơi lưu workbook

Chọn workbook

Đóng workbook Phím tắt :

Ctrl + 0

Thoát Excel

Đóng workbook

Sắp xếp các workbook

Dùng Ctrl + Tab di chuyển qua lại giữa các workbook

Thao tác với worksheet

• Di chuyển qua lại giữa các worksheet : nhấp chuột lên tên của

sheet trên Sheet tab (phím tắt : Ctrl + PgUp hoặc PgDown)

• Đổi tên worksheet : nhấp phải chuột lên sheet cần đổi tên ở sheet

tab, chọn rename, gõ tên mới vào, nhấn phím Enter

• Sắp thứ tự các worksheet : nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp

xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột

• Tạo worksheet mới vào workbook : vào ribbon Home, chọn Insert,

chọn Insert sheet

• Sao chép worksheet : nhấp phải chuột lên sheet, chọn move or

copy đánh dấu chọn mục Create a copy, bấm Ok

• Xoá một worksheet : nhấp phải chuột lên sheet cần xoá, bấm

Chọn worksheet để làm việc

Phím tắt : Ctrl + Page Up Ctrl + Page Down

Hiện đang ở Sheet2

Hiện đang ở Sheet4

Đổi tên worksheet

hoặc nháy đúp lên tên

Đổi tên Sheet2 thành

Bang gia

Sắp xếp các worksheet

Sắp xếp Bang gia về cuối cùng

Tạo worksheet mới

hoặc

Sao chép worksheet

Sao chép Bang gia

thành Bang gia (2)

Xoá worksheet

Xoá Bang gia (2)

Di chuyển trong worksheet

Nhấn phím Di chuyển

→ hoặc Tab Sang một ô bên phải

← hoặc Shift + Tab Sang một ô bên trái

Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet Page Up Lên một màn hình

Page Down Xuống một màn hình

End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống

Split & Freeze Panes

• Chia màn hình ra làm nhiều phần để dễ thao tác và tính toán :

1 Chọn ô tại vị trí cần Split

2 Vào ribbon View, chọn Split

• Để bỏ Split

1 Chọn ô gần vị trí đã Split

2 Vào ribbon View, chọn lại Split

• Freeze Panes để cố định một vùng màn hình giúp dễ dàng trong

nhập liệu, tính toán :

1 Chọn ô tại vị trí cần Freeze

2 Vào ribbon View, chọn Freeze Panes

• Để bỏ Freeze Panes vào lại ribbon View, chọn Unfreeze Panes

Split màn hình

Chia màn hình làm hai phần theo chiều ngang

Freeze Panes

Dùng Freeze Panes để

cố định vùng tiêu đề

Ví dụ : Tạo bảng tính

Tạo bảng tính

Các bước tạo lập bảng tính

Chọn font chữ cho bảng tính Nhập tiêu đề chung, tiêu đề cột

Nhập dữ liệu cơ sở Tính toán các giá trị thứ sinh

Tạo dòng thông tin tổng hợp

Định dạng bảng tính Lưu trữ bảng tính

• Tại ô C3, nhập vào Mô tả

• Tại ô D3, nhập vào Tồn kho (cái)

• Tại ô E3, nhập vào Giá (USD)

• Tại ô F3, nhập vào Thành tiền (USD)

• Mở rộng hoặc thu hẹp các cột

Nhập tiêu đề và các nhãn

F3 E3

D3 C3

B3 A3

A1

Chọn font chữ

4 Giữ trái chuột tại Fill handle rồi kéo đến cuối chuỗi

5 Excel sẽ tự động điền các giá trị trong chuỗi theo quy luật định

trước

Fill handle

Nhập dữ liệu

Tính toán

• Tính cột thành tiền theo công thức sau :

Thành tiền = Tồn kho * Giá

Tính toán

=D4*E4

Sao chép công thức

1 Chọn ô F4

2 Giữ Fill Handle

3 Kéo xuống ô F15

Kiểu, cở chữ, màu chữ

• Tiêu đề in đậm, kích thước 14, màu xanh

• Các tiêu đề cột in đậm, kích thước 12 và chữ màu đen

• Các con số ở các cột Tồn kho, Giá và Thành tiền định dạng có

phân cách giữa hàng nghìn và hàng trăm, kích thước 12, màu đen, lấy 2 số lẻ

• In đậm dòng Tổng

Kiểu, cở chữ, màu chữ

Tiêu đề in đậm, kích thước 14, màu xanh

Kiểu, cở chữ, màu chữ

Tiêu đề cột in đậm, kích thước 12 và chữ màu đen

Kiểu, cở chữ, màu chữ

Các con số ở các cột Tồn kho, Giá và Thành tiền định dạng có phân cách giữa hàng nghìn và hàng trăm, kích thước 12, màu đen, lấy 2 số lẻ

• Bỏ chế độ Merge and Center

• Bấm lại vào nút Merge and Center

• Xuống dòng trong một ô dùng chức năng Wrap text

• Canh trái, canh giữa, canh phải dùng các nút Align Left, Center và

Align Right trên thanh ribbon Home

Merge and Center

Tô nền

1 Chọn vùng địa chỉ A3:F3

2 Nhấp nút Fill Color trên Ribbon Home

3 Chọn màu xanh nhạt từ danh sách màu

Kẻ khung

1 Chọn vùng địa chỉ A3:F16

2 Nhấp nút Borders trên Ribbon Home

3 Chọn kiểu khung viền All Borders từ danh sách

In ấn và lưu file PDF

Xem trước khi in

Phần tiêu đề đầu trang

Phân cách giữa các trang

In - thay đổi hướng giấy

Hướng giấy

Lựa chọn in

sheet hiện tại

Xem cách thể hiện

Lưu file PDF

File > Save As

Lưu file PDF

Cảm ơn sự chú ý

Câu hỏi ?