Giáo trình microsoft powerpoint

- Nếu người dùng lưu trình diễn theo định dạng cũ hơn sẽ bị hạn chế một số chức năng SmartArt, Equation..... - Theo mặc định, chức năng Paste sẽ dán Slide với lựa chọn Use Destination Th

TIN HỌC

Bài giảng

Đoàn Phan Thái

Microsoft PowerPoint 2010

MICROSOFT POWERPOINT 2010

Đoàn Phan Thái

dpthai@btu.edu.vn

CHƯƠNG 4: MICROSOFT POWERPOINT

4.1 Giới thiệu Microsoft PowerPoint:

- Microsoft PowerPoint 2010 là phần mềm hỗ trợ soạn thảo và trình diễn, báo cáo rất nổi tiếng Đây là một thành phần trong bộ Office 2010, được công ty Microsoft phát hành tháng 06/2010

- PowerPoint giúp các bài thuyết trình trở nên sinh động, lôi cuốn nên được sử dụng rất nhiều trong các buổi giới thiệu sản phẩm, hội thảo, báo cáo, bảo vệ luận văn, giảng dạy…

Hình 4.1: Hệ thống menu Ribbon của PowerPoint

4.1.1 Khởi động và thoát chương trình:

a) Khởi động Microsoft PowerPoint:

- Thao tác thực hiện: Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft PowerPoint 2010 Cửa sổ Microsoft PowerPoint 2010 xuất hiện như hình sau:

Hình 4.2: Cửa sổ chương trình

Thanh công cụ truy cập nhanh Thanh tiêu đề Menu Ribbon

Mở hộp thoại Thanh thước

Thanh tình trạng

Vùng soạn thảo Slide

Nhóm nút hiển thị Fit Slide

- Các thành phần trên cửa sổ PowerPoint:

+ Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tiêu đề trình diễn và tên chương trình Nếu trình diễn chưa được lưu trữ thì có tên mặc định là Presentation1, Presentation2, Presentation3

+ Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar): Chứa các nút lệnh thường xuyên sử dụng, cho phép thao tác nhanh khi soạn thảo

+ Hệ thống menu của PowerPoint cũng có dạng Ribbon, chứa các Tab và các chức năng được phân nhóm

+ Thanh thước (Rulers): Gồm có thanh thước ngang và thanh thước dọc Thanh thước dùng để canh lề và khoảng cách dừng Tab, thanh thước dọc dùng để đo lường vị trí các thành phần trên Slide

+ Vùng Slide (Slide Area): Hiển thị và soạn thảo Slide Trên mỗi Slide mặc định sẽ có hai khung chữ nhật (gọi là Placeholder) cho phép người dùng soạn thảo nội dung trình diễn

+ Khung Slides và Outline: Thẻ Slide hiển thị tất cả Slide của trình diễn và cho phép người dùng quản lý dễ dàng Thẻ Outline hiển thị nội dung Placeholder của Slide hiện hành

+ Khung ghi chú (Notes Pane): Ghi chú cho Slide hiện hành, nội dung sẽ không hiển thị khi trình diễn

+ Thanh cuộn (Scroll Bar): Gồm có thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc, dùng hiển thị phần nội dung bị che lấp

+ Thanh tình trạng (Status Bar): Hiển thị thông tin trình diễn như số Slide (Slide Number), tên mẫu thiết kế (Design Template)

+ Nhóm nút hiển thị (View Buttons): Nhóm gồm 4 nút lệnh, cho phép chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị trình diễn khác nhau

● Normal: Hiển thị trình diễn ở chế độ soạn thảo Slide thông thường

● Slide Sorter: Hiển thị thứ tự Slide kiểu Thumbnails

● Reading View: Xem trước nội dung Slide

● Slide Show: Trình diễn Slide (bắt đầu từ Slide hiện hành)

+ Nhóm điều khiển thu phóng (Zoom Control): Nhóm gồm thanh trượt và các nút lệnh cho phép phóng to, thu nhỏ Slide

+ Nút điều khiển Fit Slide to Window: Phóng to, thu nhỏ Slide phù hợp với kích thước cửa sổ

b) Thoát chương trình:

- Thao tác: Thẻ File > Exit (Alt+F4)

Hình 4.3: Thao tác thoát chương trình

- Ngoài ra, người dùng có thể chọn nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ chương trình để thoát

Hình 4.4: Thao tác thoát chương trình

1

2

Close

4.1.2 Các thao tác cơ bản:

4.1.2.1 Tạo trình diễn mới:

- Trình diễn mới là trình diễn rỗng (trắng), chưa có nội dung và thường có tên mặc định là Presentation1, Presentation2, Presentation3 Tên mặc định sẽ tăng tự động sau mỗi lần người dùng tạo mới trình diễn

- Thao tác: Thẻ File > New > Blank presentation > Create

Hình 4.5: Thao tác tạo trình diễn mới

- Trình diễn mới xuất hiện chỉ là trình diễn làm việc tạm thời, chưa được lưu trữ chính thức lên hệ thống Nội dung trình diễn sẽ mất nếu nó không được lưu trữ

1

2

3

4

4.1.2.2 Mở trình diễn đã có:

a) Chức năng Open:

- Chức năng Open cho phép mở các trình diễn đã được lưu trữ trên hệ thống

để tiếp tục soạn thảo

- Thao tác: Thẻ File > Open

Hình 4.6: Thao tác mở trình diễn qua chức năng Open

- Trường hợp, người dùng mở trình diễn theo định dạng Microsoft PowerPoint 97-2003 thì trên thanh tiêu đề (Title Bar) sẽ có thêm dòng chữ

“[Compatibility Mode]” để phân biệt

Hình 4.7: Thao tác mở trình diễn qua chức năng Recent

4.1.2.3 Lưu trình diễn:

- Sau khi soạn thảo xong, người dùng cần lưu trình diễn lên hệ thống để đảm bảo nguồn trình diễn sẵn sàng phục vụ cho những lần thao tác sau này

- Thao tác: Thẻ File > Save

Hình 4.8: Thao tác lưu trình diễn

- Mặc định Microsoft PowerPoint 2010 sẽ lưu theo định dạng có phần mở rộng

là “.pptx” Tuy nhiên, người dùng có thể lưu với các định dạng khác (PowerPoint 97-2003 Presentation, PowerPoint Show, PDF, XPS…) qua ô Save

- Nếu người dùng lưu trình diễn theo định dạng cũ hơn sẽ bị hạn chế một số chức năng (SmartArt, Equation )

- Trong quá trình làm việc, người dùng nên lưu trình diễn thường xuyên để tránh mất mát, hư hỏng trình diễn phòng khi máy tính gặp sự cố bất ngờ Ở lần lưu đầu tiên, hộp thoại Save As sẽ xuất hiện để người dùng đặt tên trình diễn và chọn vị trí lưu trữ Nếu người dùng đã lưu thành công thì ở các lần lưu sau, hộp thoại Save As sẽ không xuất hiện, nội dung mới sẽ được lưu bổ sung vào trình diễn gốc

- Trong trường hợp trình diễn đã được lưu trữ trên hệ thống nhưng người dùng muốn lưu trình diễn với tên khác thì ở thẻ File, chọn Save As Các thao tác thực hiện tương tự như lưu trình diễn lần đầu tiên

Alt + F4 Thoát chương trình

Nhóm phím

xử lý Slide

Ctrl + M Tạo Slide mới (mặc định có kiểu Title

and Content) Ctrl + D Nhân bản Slide Ctrl + C Sao chép Slide Ctrl + V Dán Slide Ctrl + Z (Undo) Chuyển về trạng thái làm việc trước đó Ctrl + Y (Redo) Chuyển đến trạng thái làm việc Undo F5 Trình chiếu từ Slide đầu tiên

Shift + F5 Trình chiếu từ Slide hiện hành Esc Thoát trình chiếu

PageUp Chuyển lên Slide trước PageDown Chuyển xuống Slide sau 4.2 Làm việc với Slide:

4.2.1 Quản lý Slide:

4.2.1.1 Tạo Silde mới:

- Chức năng New Slide trong thẻ Home cho phép tạo thêm Slide mới vào trình diễn

- Thao tác: Thẻ Home > New Slide

Hình 4.10: Thao tác tạo Slide mới

- Slide mới sẽ được thêm vào dưới Slide hiện hành và có Layout mặc định là Title and Content

4.2.1.2 Thay đổi Layout cho Silde:

- Người dùng có thể tạo nhiều kiểu bố cục Layout khác nhau cho Slide tùy thuộc nội dung trình diễn Các kiểu bố cục Layout dựng sẵn: Title Slide, Title and Content, Section Header, Two Content, Comparison, Title Only, Blank, Content with Caption, Picture with Caption

- Thao tác: Thẻ Home > Slide Layout

2

3

1

Hình 4.11: Thao tác thay đổi bố cục Layout kiểu Two Content cho Slide 4.2.1.3 Sao chép và nhân bản Slide:

- Vùng nhớ đệm Clipboard có thể lưu trữ tạm thời nhiều kiểu đối tượng khác nhau: kiểu Slide, kiểu Text, kiểu Image, kiểu Audio… Chức năng Copy cho phép người dùng lưu Slide vào Clipboard để phục vụ công việc sau này

- Thao tác sao chép: Thẻ Home > Copy

2

3

1

4

Hình 4.12: Thao tác sao chép Slide

- Ngoài khả năng sao chép, PowerPoint cung cấp chức năng Duplicate cho phép nhân bản Slide Thao tác: Thẻ Home > Copy > Duplicate

Hình 4.13: Thao tác nhân bản Slide

Hình 4.14: Thao tác cắt Slide

Hình 4.15: Thao tác dán Slide

- Theo mặc định, chức năng Paste sẽ dán Slide với lựa chọn Use Destination Theme, người dùng có thể dán Slide với các định dạng khác nhau qua các lựa chọn của chức năng Paste nâng cao Ý nghĩa các lựa chọn như sau:

+ Use Destination Theme: Thay đổi Slide theo định dạng đích (Mặc định) + Keep Source Formatting: Giữ nguyên định dạng Slide gốc

+ Picture: Chuyển Slide thành dạng hình ảnh

Hình 4.16: Các lựa chọn của chức năng Paste

2

3

1

Keep Source Formatting

4.2.2 Định dạng Slide:

- Thẻ Design gồm các chức năng cho phép người dùng định dạng Slide: Kích thước, hướng hiển thị, màu sắc…

Hình 4.18: Các chức năng trong thẻ Design

- Các biểu tượng chức năng và công dụng được thể hiện theo bảng dưới đây:

Bảng 2: Công dụng một số chức năng trong thẻ Design

Page Setup Định dạng kích thước Slide và hướng hiển thị

Slide Orientation Chuyển đổi hướng hiển thị

Themes Danh sách mẫu Slide theo chủ đề

Colors Thay đổi màu cho Theme

Fonts Thay đổi phông chữ cho Theme

Background Styles Lựa chọn kiểu nền cho Theme

- Hộp thoại Page Setup cho phép điều chỉnh kích thước và hướng hiển thị Slide:

Hình 4.19: Hộp thoại Page Setup

Kích thước Slide

Hướng hiển thị Slide

- Hộp thoại Format Background cho phép chèn và định dạng ảnh nền Slide:

Hình 4.20: Thao tác chèn ảnh nền Slide

- Một số minh họa về Themes và ảnh nền Slide:

Hình 4.21: Thay đổi Themes và chèn ảnh nền cho Slide

2

3

4 Thiết lập nền

Slide như ban đầu

4.2.3 Hiệu ứng chuyển Slide:

- Các hiệu ứng chuyển Slide cùng các thông số điều chỉnh đều trong thẻ Transition:

Hình 4.22: Các chức năng trong thẻ Transitions

- Thẻ Transitions gồm các chức năng cho phép người dùng tạo hiệu ứng chuyển Slide và thiết lập các thông số nâng cao: âm thanh, thời gian hiển thị… Các biểu tượng chức năng và công dụng được thể hiện theo bảng dưới đây:

Bảng 3: Công dụng một số chức năng trong thẻ Transitions

Preview Xem trước hiệu ứng Slide hiện hành

Transition Scheme Danh sách mẫu hiệu ứng Slide

Effect Options Thay đổi thông số tùy từng mẫu hiệu ứng

Sound Thiết lập âm thanh khi chuyển Slide

Duration Xác định độ dài của hiệu ứng

Apply to All Áp dụng hiệu ứng cho toàn bộ các Slide trong

trình diễn

On Mouse Click Click chuột để chuyển sang Slide kết tiếp

After Đặt thời gian tự động chuyển sang Slide kế tiếp

- Một số minh họa về hiệu ứng chuyển Slide:

Hiệu ứng

Checkerboard

Hình 4.23: Các hiệu ứng chuyển Slide

Hiệu ứng Box

Hiệu ứng Gallery

Hiệu ứng Cube

4.2.4 Trình diễn Slide:

- Người dùng sử dụng các chức năng trong thẻ Slide Show để trình diễn Slide:

Hình 4.24: Các chức năng trong thẻ Transitions

- Thẻ Slide Show gồm các chức năng cho phép người dùng quản lý các Slide trình diễn, có thể trình diễn từ Slide đầu tiên, theo thứ tự hay từ Slide bất kỳ… Các biểu tượng chức năng và công dụng được thể hiện theo bảng dưới đây:

Bảng 4: Công dụng một số chức năng trong thẻ Slide Show

From Beginning Trình diễn từ Slide đầu tiên

From Current Slide Trình diễn từ Slide hiện hành

Custom Slide Show Quản lý thứ tự Slide trình diễn

Hide Slide Ẩn Slide (không xuất hiện khi trình diễn)

Use Timings Sử dụng bộ định thời gian khi trình diễn

Show Media Control Hiển thị bộ điều khiển Audio & Video

- Trong khi trình diễn, nếu người dùng muốn kết thúc có thể nhấn phải chuột

và chọn End Show:

Hình 4.25: Chức năng End Show

Kết thúc trình diễn

4.3 Làm việc với đối tượng trên Slide:

4.3.1 Chèn đối tượng:

- Người dùng có thể chèn nhiều đối tượng: Table, Picture, Clip Art, Shape, Chart, WordArt, Video, Audio trong thẻ Insert:

Hình 4.26: Các chức năng ở thẻ Insert

4.3.1.1 Chèn bảng biểu:

- Bảng biểu được chèn vào Slide qua chức năng Table:

Hình 4.27: Thao tác chèn bảng biểu

- Người dùng có thể định dạng bảng biểu (thay đổi mẫu thiết kế, viền khung,

tô màu…) qua thẻ Design và Layout:

Hình 4.28: Các chức năng trong thẻ Design

- Thẻ Layout cho phép người dùng điều chỉnh bảng biểu (thay đổi kích thước, cấu trúc, căn chỉnh nội dung…):

Hình 4.29: Các chức năng trong thẻ Layout

- Một số minh họa về bảng biểu:

Hình 4.30: Các bảng biểu thông thường

4.3.1.2 Chèn hình ảnh:

- Người dùng có thể chèn Picture, Clip Art, Shapes, Chart trong nhóm Images và Illustrations:

Hình 4.31: Chèn hình ảnh và đồ họa trong nhóm Images và Illustrations

- Thẻ Format cho phép người dùng định dạng hình ảnh nhưng tùy thuộc đối tượng là Picture, Clip Art hay Shapes mà hiển thị chức năng khác nhau:

Hình 4.32: Định dạng Picture với các chức năng trong thẻ Format

- Một số minh họa về chèn hình ảnh:

Hình 4.33: Chèn hình ảnh vào Slide

Chèn ảnh nền Chèn hình ảnh

Chèn ảnh nền

Chèn hình ảnh

Chèn hình ảnh

- Nhập nội dung vào Shape: Nhấn phải chuột lên Shape > Add Text/Edit Text

Hình 4.34: Nhập nội dung vào Shape

4.3.1.3 Chèn WordArt, ngày & giờ và đánh số Slide:

- Trong nhóm Text của thẻ Insert, chức năng WordArt để chèn chữ nghệ thuật, chức năng Date & Time để chèn Ngày & giờ và chức năng Slide Number để đánh số Slide:

Hình 4.35: Nhóm chức năng Text

- Kiểu chữ WordArt có thể được định dạng qua thẻ Format:

Hình 4.36: Các chức năng định dạng WordArt trong thẻ Format

- Hộp thoại Header and Footer cho phép người dùng chèn cùng lúc Ngày & giờ và số Slide:

Hình 4.37: Hộp thoại Header and Footer

- Một số minh họa về WordArt, ngày&giờ và đánh số Slide:

Áp dụng cho Slide hiện hành

Áp dụng cho tất cả Slide của trình diễn Ngày và giờ

Slide Number Footer

Date and Time

Hình 4.38: Chèn WordArt, ngày&giờ và đánh số Slide

4.3.2 Hiệu ứng hoạt hình:

- Các hiệu ứng hoạt hình được thiết lập qua thẻ Animations:

Hình 4.39: Các chức năng ở thẻ Animations

- Thẻ Animations gồm các biểu tượng chức năng và công dụng được thể hiện theo bảng dưới đây:

Bảng 5: Công dụng một số chức năng trong thẻ Animations

Animation Pane Khung điều chỉnh hiệu ứng (thứ tự, thông số…) Preview Xem trước các hiệu ứng của Slide hiện hành

Đánh số Slide Chèn hình ảnh Chèn Audio

Chèn Ngày-giờ

(Vietnamese)

Chèn hình ảnh Double Wave 1 WordArt

Animation Styles

Danh sách các hiệu ứng, gồm các nhóm:

- Entrance: Hiệu ứng làm đối tượng hiện ra

- Emphasis: Hiệu ứng làm nổi bật đối tượng

- Exit: Hiệu ứng làm đối tượng ẩn đi

- Motion Paths: Hiệu ứng làm đối tượng di chuyển theo đường dẫn

Effect Options Điều chỉnh thông số cho hiệu ứng

Add Animation Thêm hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng (đối

tượng sẽ có nhiều hiệu ứng) Trigger Tạo ràng buộc kích hoạt hiệu ứng

Start

Thiết lập cách thức hiệu ứng hoạt động:

- On Click: Hiệu ứng hoạt động khi nhấp chuột lên Slide

- With Previous: Hiệu ứng hoạt động cùng lúc với hiệu ứng khác

- After Previous: Hiệu ứng hoạt động ngay sau hiệu ứng khác

Duration Độ dài hiệu ứng

Delay Độ trễ trước khi hiệu ứng hoạt động

- Khung điều chỉnh hiệu ứng Animation Pane:

Hình 4.40: Danh sách các hiệu ứng trong khung Animation Pane

Thay đổi thứ tự hiệu ứng

Thứ tự hiệu ứng

Các hiệu ứng kế tiếp nhau trong lần nhấp chuột thứ 2

Xem hiệu ứng

- Một số minh họa về hiệu ứng hoạt hình:

Hình 4.41: Hiệu ứng hoạt hình

- Khi làm việc với Trigger, người dùng cần sử dụng khung Selection Pane để xác định chính xác tên đối tượng trên Slide Thao tác hiển thị khung Selection Pane: Thẻ Home > Select > Selection Pane

Trigger Hiệu ứng hoạt

động bởi Trigger

Hình 4.42: Xác định đối tượng trong khung Selection Pane

- Trigger là một kỹ thuật cho phép điều khiển hiệu ứng của các đối tượng trên cùng một Slide, các hiệu ứng cùng diễn ra dựa trên sự tác động lên một đối tượng xác định Kỹ thuật Trigger giúp nâng cao sự tương tác và hiệu quả khi trình diễn

Hình 4.43: Thao tác tạo Trigger

2

1

3

4