10 mẹo office dân văn phòng phải biết

Cho ví dụ, để chèn vào một tiêu đề mới được thay đổi vào sau những nơi có tên bạn xuất hiện trong tài liệu, bạn có thể tìm các sự kiện về tên và chèn thêm tiêu đề được thay đổi, tuy nhiê

10 mẹo Office hay và hữu dụng

C2 - * :pẹpT rrB 2)

1 Personnel Sold

2 Bill 87 llllllllllllllll llllllll'lllllllllllllllllllllllllllllllllllllillllllllllllllllllllllll

3 Susan 74 llllllllllllllll lillllllllilllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll

4 Alexis 22 llllllllllllllll mill

5 Jacob 69 llllllllllllllll IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

6 Kate 19 lllllllllllllllllll

7 Sean 33 llllllllllllllll IIIIIIIIIIIIIIIII

8 Laurie 25 llllllllllllllll IIIIIIIII

9 Lilly 82 llllllllllllllll IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIÌIIIII

1 0

* 4

Trong bài này chúng tôi sẽ tổng hợp và giới thiệu 10 mẹo được cho là hay và hữu dụng trong lĩnh vực Office.

1 Soạn thảo tài liệu word trong chế độ Print Preview

Print Preview cho phép bạn kiểm tra tài liệu trước khi in ra Bạn có thể xem tất cả mọi thứ, từ định dạng, các cột, ảnh, header, footer, Chắc hẳn sẽ thú vị hơn nếu bạn có thể thay đổi ngay tại địa điểm này, trong trong chế độ Print Preview? Câu trả lời là bạn hoàn toàn có thể thực hiện điều đó Rất đơn giản, bạn chỉ cần kích biểu

tượng Magnifiertrong thanh trạng thái Print Preview để vô hiệu hóa công cụ đó Trong

Word 2007, hủy chọn Magnifier trong nhômPreview trên thanh công cụ Print

Preview Khi thực hiện xong, con trỏ chuột sẽ vẫn nằm ở vị trí mà bạn soạn thảo trong

chế độ bình thường (Normal view)

Cách thức thực hiện có đôi chút thay đổi trong Word 2010 Bạn cần thêm lệnh Print

Preview Edit Mode vào Quick Access Toolbar Các bước thực hiện tiếp theo không

chính xác như những gì được giới thiệu ở trên những cũng gần giống như vậy

2 Tìm và thay thế cách chèn một đoạn văn bản mới

Các mẹo tìm và thay thế (Find và Replace) luôn được nhiều người ưa thích vì chúng mang lại khá nhiều tiện lợi, chẳng hạn như chèn vào một đoạn văn bản mới Cho ví dụ,

để chèn vào một tiêu đề mới được thay đổi vào sau những nơi có tên bạn xuất hiện trong tài liệu, bạn có thể tìm các sự kiện về tên và chèn thêm tiêu đề được thay đổi, tuy

nhiên có một cách đơn giản hơn: Sử dụng lệnh A& trong giá trị Replace With.

Lệnh A& sẽ làm cho công cụ Find and Replace chèn đoạn văn bản trong mục Find

What vào sau tên của bạn Trong ví dụ tên đơn giản vừa rồi, bạn có thể sử dụng các thiết lập dưới đây:

Find What: John Doe

Replace With: A&, MCSE

Bạn có thể sử dụng kỹ thuật này để chèn một đoạn văn bản vào trước và sau một chuỗi đang tồn tại từ trước

3 Chèn biểu đồ so sánh vào worksheet

Excel là một ứng dụng rất thông minh trong việc lập biểu đồ, tuy nhiên đôi khi bạn lại không muốn sử dụng tất cả các thứ đó mà chỉ muốn so sánh các giá trị một cách trực quan Cho ví dụ, trang bảng tính hiển thị trong hình A liệt kê số sản phẩm được bán bởi mỗi người Vì danh sách trên vẫn ngắn nên bạn có thẻ nhìn thoáng qua và phát hiện ra rằng người có tên Bill đã bán được nhiều sản phẩm nhất và Kate bán được ít nhất Nếu tất cả những gì bạn cần là nhanh chóng tìm ra đâu là giá trị cao nhất và đâu là giá trị thấp nhất trong một danh sách dài thì kiểu hiển thị này không thể giúp bạn so sánh các giá trị Đây là lúc bạn sử dụng biểu đồ vạch để tạo so sánh trực quan Trông chúng có

vẻ phức tạp nhưng là kết quả của hàm REPT() trong Excel

Trong ô C2, chúng tôi đã nhập vào hàm dưới đây:

=REPT(”|”,B2)

Sau đó chúng tôi đã copy hàm này vào C3:C9 Các kết quả sẽ cho phép bạn có được phép so sánh trực quan mỗi giá trị với nhau Đây là một mẹo rất hay và dễ thực hiện, kết quả thu được rất rõ ràng

1 P e rs o n n e l S o ld

2 Bill 8 7 llllllllll lllllllllllll jlllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll

3 S u s a n 7 4 llllllllll llllllllllllllllllllllllllllillllllllllllllllllllllllllllllllll

4 A lexis 2 2 llllllllll IIIIIIIIIII

5 J a c o b 6 9 llllllllll IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

6 K ate 19 lllllllllllllllllll

7 S e a n 3 3 llllllllll IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

8 L aurie 2 5 llllllllll IIIIIIIIIIIIII

9 Lilly 8 2 llllllllllIiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiniiiii

10

Hình A: Sử dụng hàm REPT() để tạo một biểu đồ so sánh trực quan

Trong Excel 2010, bạn có thể tạo một hiệu quả tương tự bằng cách sử

dụng sparklines Hàm REPT() sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn nhưng sparklines tháo

vát hơn và linh động hơn

4 Gỡ ảnh nền ra của logo công ty

Việc thêm logo công ty vào một trình diễn PowerPoint dường như là một nhiệm vụ rất

đơn giản Tuy nhiên, các file đồ họa này thường hiển thị cùng với một ảnh nền, và trừ khi ảnh nền của slide hợp với ảnh nền của logo còn không thì hiện tượng đè chồng này

là một điều không thể chấp nhận Nếu logo của bạn là một file bitmap, giải pháp ở đây rất đơn giản tuy nhiên có thể một số bạn vẫn chưa biết:

1 Trong khung nhìn Normal, kích phải vào ảnh logo và chọn Show

Picture Toolbar để hiển thị thanh công cụPicture.

2 Kích công cụ Set Transparent Color (nút gần cuối) Con trỏ sẽ thay

đổi tương đồng công cụ trong suốt

3 Kích vào ảnh nền Nếu may mắn, ảnh nền sẽ biến mất một cách thần kỳ!

Nếu bạn sử dụng PowerPoint 2007 hoặc 2010, thực hiện theo các bước sau:

1 Kích tab Format.

2 Trong nhóm Adjust, chọn Set Transparent Color từ danh

sách Recolor sổ xuống

3 Kích background của ảnh

Bạn có thể sử dụng tính năng này để remove các ảnh nền khác Chỉ cần kích vào một vùng nào đó và nó sẽ biến mất Nếu bạn không thích cách thay đổi đó, hãy

nhấn [Ctrl]+Z Thứ tồi tệ nhất, bạn có thể phải xóa và cài đặt lại file để bắt đầu lại Thiết lập trong suốt này làm việc tốt nhất với các ảnh bitmap

5 Thêm chỉ thị băng giấy vào một PowerPoint slide

Sử dụng tính năng Crawl In trong PowerPoint, bạn có thể biến một hộp văn bản bình thường thành một dải chỉ thị băng giấy (ticker tape readout) Có một mẹo trong kỹ thuật này, tuy nhiên rất dễ dàng để thực hiện điều đó - bạn phải định vị hộp văn bản theo một cách không thông thường Các bước bên dưới sử dụng trong PowerPoint 2003:

1 Add một hộp văn bản vào slide và đánh thông báo mà bạn muốn cuốn

2 Đây là cách thực hiện: Kéo hộp văn bản xuống cạnh phía dưới bên trái của slide, như thể hiện trong hình B Bạn nên dùng cạnh phải để duy trì slide Bằng cách di chuyển hầu hết hộp văn bản khỏi slide, bạn sẽ cho phép văn bản của mình chạy ra từ góc trái

3 Kích phải vào hộp văn bản và chọn Custom Animation.

4 Chọn Entrance từ danh sách Add Effect và chọn More Effects.

5 Chọn Crawl In từ danh sách các hiệu ứng cơ bản và kích OK

6 Thay đổi thiết lập Start thành After Previous.

7 Thay đổi thiết lập Direction thành From Right.

8 Thay đổi thiết lập Speed thành Very Slow

9 Từ danh sách các hiệu ứng sổ xuống, chọn Timing

10 Từ danh sách Repeat, chọn Until End Of Slide.

11 Kích OK

Us 7 11 C lrk io d á ltio tM

Hình B: Kéo hộp văn bản ra bên cạnh của sdile

Nhấn F5 và xem thông báo mà bạn đã nhập vào hộp văn bản chạy vào màn hình từ

bên phải, chạy qua cạnh dưới và sang phía bên trái của slide

Bạn có thể điều chỉnh thời gian đôi chút Quá trình chạy chữ có thể được thay đổi nhanh hay chậm để làm sao cho người đọc không mất sự hứng khởi

6 Cộng tổng các giá trị trong danh sách Excel đã được lọc

Sử dụng các bộ lọc, bạn có thể lọc ra các dữ liệu cần thiết để xem Tuy nhiên việc cộng

được lọc Bạn có thể thấy số hàng được lọc nằm phía bên trái Có một vấn đề ở đây là hàm SUM() không trả về kết quả mong đợi cho bạn vì nó định giá tất cả các giá trị trong D14:D64, không chỉ các giá trị hiện hữu Không có cách nào cho phép hàm SUM() biết được rằng bạn chỉ muốn định giá các giá trị đã được lọc ra trong dải tham chiếu

K ß »

3

4

23 18 Camaivon Tigers

25 20 Sir Rodney's Marmalade

84

Hình E: Hàm SUM() không làm việc như mong đợi với danh sách lọc

Giải pháp ở đây đơn giản hơn nhiều so với những gì bạn nghĩ Bạn chỉ cần kích AutoSum và Excel sẽ tự động nhập một hàm SUBTOTALO thay vì hàm SUM() Hàm này sẽ xem xét toàn bộ danh sách, D6:D82, nhưng nó chỉ định giá các giá trị được lọc, xem thể hiện trong hình D

: tal 1 • 7 41 * -J 1 * 4 ) « 1

•<» *1 • / II E ■ a a > \ sl ■■■ A - 1

Product

Unit Units Units Reorder

JL

23

9 Mishi Kobe Niku

84

oc

Hình D: Hàm SUBTOTALO định giá các giá trị hiện hữu trong danh sách lọc

7 Điền vào các cell trống trong Excel

Trong một trang bảng tính, các khoảng trống xuất hiện nhiều sẽ tạo cảm giác khó hiểu cho người đọc Nếu không thích một trang bảnh tính có các cell để trống như vậy, bạn

có thể sử dụng các bước dưới đây để điền vào một thứ gì đó

_ A _ B 2

1 [ Company Name Category

2 Aux joyeux ecclésiastiques Beverages Côte de ị

7 Cooperativa de Quesos 'Las Cabras' Dairy Products Queso Ci

Hình E: Các khoảng trống trong trường CompanyName làm người đọc khó hiểu

1 Đầu tiên, chọn dải gồm có các ký tự trắng mà bạn cần phải thay thế bằng các ký tự khác Không chọn các ô tiêu đề cột - chỉ chọn dải gồm

có dữ liệu thực sự Sử dụng trang bảng tính ở trên, dải dữ liệu thực

là A2:A11.

2 Chọn Go To từ menu Edit hoặc nhấn [Ctrl]+G và sau đó kích

nút Special Trong Excel 2007, chọn Go To Specialtừ danh sách Find

And Select trong nhóm Editing trên tab Home.

3 Chọn Blanks và kích OK Excel sẽ chọn tất cả các cell trắng

trong A2:A11

4 Trong cell trắng được chọn đầu tiên (A3), nhập vào một dấu bằng và trỏ đến cell trên Cell đã được chọn, bạn không phải kích A3

5 Nhấn [Ctrl]+[Enter], Excel sẽ copy công thức tương đương vào tất cả

các cell trắng trong dải được chọn

Lúc này, dải sẽ gồm có các giá trị bằng chữ (các giá trị gốc) và các công thức lặp lại các giá trị bằng chữ đó Để thay thế các công thức bằng các kết quả của chúng, chọn dải (A2:A11) và chọn Copy từ menu Edit Trong Excel 2007, kích Copy trong tab

Clipboard

Chọn Paste Special từ menu Edit Sau đó chọn Values và kích OK Trong Excel 2007, chọn Paste Values từ danh sách Paste trong nhóm Clipboard trên tab chủ Lúc này

bạn đã thay thế các công thức bằng các giá trị chữ, như thể hiện trong hình F

2 Aux jo ye u x ecclésiastiques Beverages Côte de [

3 Aux jo y e u x ecclésiastiques Beverages C hartreu

4 B igfoot Breweries Beverages Sasquatc

5 B igfoot Breweries Beverages steeleye

6 B igfoot Breweries Beverages Laughing

7 C ooperativa de Quesos 'Las Cabras' Dairy Products Queso C;

8 C ooperativa de Quesos 'Las Cabras' Dairy Products Queso M

-1-1—EvA tirJ ioiiiHc: Roveraapc rh a n u _L

Hình F: Các cell trống rỗng hiện giờ là tên công ty

8 Chèn watermark vào tài liệu word

Watermark là một ảnh hay một đoạn văn bản xuất hiện phía sau nội dung của một tài liệu nào đó Nó thường có màu xám trắng hay màu trung lập nào đó để không ảnh hưởng nhiều đến mục đích của tài liệu Thông thường, một watermark giúp nhận dạng một công ty hay trạng thái tài liệu Cho ví dụ, watermark có thể nói bí mật (confidential), khẩn cấp (urgent) hoặc hiển thị một biểu tượng đồ họa nào đó Việc chèn watermark vào tài liệu word là một quá trình đơn giản và trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn cách làm này:

1 Kích tab Page Layout

2 Kích Watermark trong Page Background group

3 Chọn một watermark từ thư viện Hoặc

4 Chọn Custom Watermark Hộp thoại Printed Watermark sẽ xuất hiện

với ba tùy chọn Bạn có thề remove một custom watermark nào đó hoặc chèn thêm một ảnh hoặc văn bản nào đó làm watermark mới

1 Kích OK khi bạn đã thực hiện xong phần lựa chọn của mình.

Nếu đang sử dụng Word 2003, bạn có thể chèn watermark theo cách làm dưới đây:

1 Từ menu Format, chọn Background.

2 Kích Printed Watermark.

Để chèn vào một ảnh làm watermark, kích Picture Watermark Sau đó kích Select Picture, điều hướng để tìm file ảnh, sau đó kích Insert.

Để chèn vào một văn bản nào đó, kích Text Watermark và chọn hoặc

nhập vào đoạn văn bản mà bạn muốn

3 Thiết lập các tùy chọn bổ sung

4 KíchOK

Watermark sẽ hiển thị như một phần background của mỗi trang và kết quả nhận được của bạn sẽ như thể hiện trong hình G dưới đây

•Vm ost th r e e decades ago, I ju m p e d at th e chance to jo in th e co m p u te r 'ite rate

w h e n m y e m p lo y e r b o u g h t o n e PC, at a cost o f nearly S5,0 0 3 fo r th e e n tire

c o m p a n y ’ Instead o f going t o lunch, I discove'ed spreadsheets I w a s a y o u n g ,

s ng:e m o th e r and th a t PC w as o p p o rtu n ity Knocking ¡cud upon m y d o o r.

I t d id n 't ta ke long f o r th e w o rd to g e t o u t; pecp:e s ta te d d rop p ing spreadsheets

and flo p p ie s on m y desk Then, a s m a '1 d o o ro p e n e d w h e n a re a estate com pany

asked m e to w r it e 3 d yna m ic sor eadsneet that w o u ld magica y p rin t a m o t ::a tio n

sch e d u le s fo r p rosp e ctive clients M o o n lig h tin g as a d e v e lo p e r led to fu ll-tim e

s e lf-e m p lo y m e n t p ro v id in g a u to m a te d s o iu tio n s fo rs m a il businesses B a ckthen,

w e ca 1 ed t A p p lica tion s D e v e lo p m e n t

E v e n tu a lly, I com bined m y te chnical skills w ith m y love o f w ritin g to fo rg e a n ew

C 3 'e e r, as 3n Ed tor-in-C n e f f o r t he w orld's largest publisher o f technical journals,

The C obb G ro u p W hen th e p ub lishe r m o ved to N e w York in 1938.1 re m ain e d in

c e n tra 1 K e n tu cky,m y fe tim e h o m e Que contacted m e to see i f I m ig h t be

in te re s te d n w ritin g a o o o k o n MS Access and o f course I was O ver th e next ten

years I iv ro te m o re th a n 3 dozen te ch n olo gy books, w h ile c o n tn u in g to o ffe r

d e v e lo p m e n t and genersi co o s u ltin g s e rv ic e s to s m s ' businesses.

B e tw e e n 2-335 and 2 3 3 9 1 to o k on a n e w cna en.ge and co -a u th o re d o v e rtw o

dozen n o n fic tio n b o o ts fo r ch ild re n w ith m y husband B ill W ritin g f o r ch ild re n is

h a rd e r th a n w ritin g fo r adults

W h ile I lo ve w ritin g fo r ch ild ren , my m a in focus rem ains on IT.

Hình G: Watermark là một cách hiệu quả trong việc chia sẻ thông tin về trạng thái hoặc mục đich của tài liệu

9 Lấy tổng bằng cách sử dụng thanh trạng thái của Excel

Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống khi đang ở trong cuộc họp và có ai đó rất quan trọng hỏi về tổng số hay số lượng thiếu hụt mà bạn không có sẵn con số đó trong bảng tính của mình? Lúc này sẽ là rất khó xử cho bạn! Mọi người đều nhìn vào bạn trong khi bạn nhập vào một hàm thích hợp Tuy quãng thời gian này sẽ không lâu nhưng nó làm cho bạn cảm thấy rằng mình kém cỏi, mặc dù thực tế bạn không phải người như vậy

cần tính và kích AutoSum Điều này không đến nỗi tệ, tuy nhiên điều gì sẽ xảy ra nếu ai

đó muốn bạn đưa ra một định giá cho một tập con nào đó Có thể họ muốn biết doanh

số bán hàng trong quý đầu và quý hai trong cả hai miền Nam và Bắc Chắc chắn công việc này sẽ khiến bạn mất nhiều thao tác hơn - và khi dưới áp lực tâm lý, bạn rất dễ mắc lỗi

Có một cách bạn có thể nhanh chóng định giá các giá trị nào đó, đó là sử dụng thanh Status Bạn có thể cộng hoặc lấy trung bình một dải giá trị nào đó mà không cần nhập vào bất cứ thứ gì Bạn chỉ cần chỉ ra giá trị tối thiểu và tối đa trong dải Thậm chí có thể đếm số entry trong một dải, tất cả mà không cần nhập vào một hàm hay một công thức nào

Chọn các giá trị đang được đề cập đến và quan sát phía bên phải thanh Status Cho ví

dụ, để thấy được doanh số bán hàng cho cả hai miền Nam và Bắc trong quý đầu và quý hai trong bảng tính thể hiện trong hình H, bạn hãy chọn B2:C3 Khi thực hiện thao tác này, thanh Status sẽ hiển thị:

Sum= $ 1,415.10

ở bên trái chỉ thị NUM Lưu ý rằng thanh Status sẽ cho biết giá trị tổng của dải được chọn và nhiều lựa chọn khác bằng cách kích phải vào thanh Status và chọn ra lựa chọn thích hợp từ một danh sách các hoạt động Sử dụng tính năng tiện ích này, bạn sẽ có