Tư vấn lựa chọn phần mềm kế toán

Tài liệu này dành cho sinh viên, giảng viên viên khối ngành tài chính ngân hàng tham khảo và học tập để có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành tài chính ngân hàng

Tư vấn lựa chọn phần mềm kế toán

Nếu cty của quý vị chưa có PM kế toán, bài viết này sẽ là

"kim chỉ nam" để quý vị có định hướng lựa chọn PM kế toán, giải pháp ERP tốt nhất, áp dụng vào phần mềm kế tóan - ERP ROSY của chúng tôi sẽ có sự lựa chọn tốt nhất Xin cảm ơn quý vị đã quan tâm

Hiện nay, khi bạn chọn mua bất cứ một sản phẩm nào thì bạn đều phải tìm hiểu tính năng tác dụng của sản phẩm đó, nhưng việc tìm ra tính năng tác dụng của sản phẩm không phải chỉ dựa vào phần quảng cáo giới thiệu của người bán hàng mà bạn phải chủ động đưa ra các câu hỏi đặc thù đối với nhu cầu của mình cũng như sản phẩm, hàng hoá mình sẽ mua Qua đó, bạn có những quyết định đúng đắn và tránh cho bạn những sai lầm không đáng có Cũng giống như các sản phẩm khác thì khi lựa chọn phần mềm kế toán cũng không nằm ngoài những mục đích đó vì thế chúng tôi đúc kết được những vấn đề được hầu hết các khách hàng rất quan tâm Chính vì những lý do

đó chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn những kinh nghiệm mà những khách hàng đi trước đã để lại, có thể giúp cho các bạn lựa chọn khi xem DEMO trình diễn bất cứ một sản phẩm phần mềm nào

I TÍNH ĐỘNG ĐÁP ỨNG ĐƯỢC YÊU CẦU ĐẶC THÙ

1 Chương trình có khả năng thay đổi thêm bớt đầu vào và báo cáo đầu ra theo nhu cầu đặc thù của khách hàng không? 2 Có thay đổi được giao diện sát với nội dung cần quản lý của từng doanh nghiệp không? 3 Tính giá vốn hàng hoá vật tư cùng một doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp hay không? 4 Kết chuyển có thể chi tiết theo bất kỳ yếu tố nào không? 5 Phân bổ có thể theo bất kỳ một tiêu thức nào của doanh nghiệp không? 6 Phương thức, công thức tính lương, tỷ lệ khấu hao các tiêu thức khấu hao TSCĐ có theo yêu cầu doanh nghiệp không? 7 Có thể quản lý 2 đơn vị tính cho cùng một loại sản phẩm không? Nếu đơn vị có nhu cầu 8 Có báo cáo vừa tiếng Việt vừa tiếng Anh hoặc một trong hai không? II TÍNH DỄ SỬ DỤNG 1 Thao tác nhập liệu có tối ưu hay không ? Các đối tượng mà doanh nghiệp quản lý vừa đủ mà không thừa, không thiếu - Các danh mục có được quản lý vừa theo mã vừa theo tên không ? - Có thể sửa được dữ liệu ngay khi tìm kiếm dữ liệu hay phải quay về màn hình nhập liệu ban đầu để sửa Khi xem báo cáo phát hiện sai thì có thể sửa được dữ liệu ngay khi ở màn hình báo cáo không 2 Có hệ thống hướng dẫn sử dụng ngay trên chương trình không ? 3 Thao tác tìm kiếm, truy xuất thông tin, xem in báo cáo có dễ dàng và nhanh chóng hay không ? 4 Quá nhiều màn hình nhập liệu (khó nhớ, phải thoát ra thoát vào nhiều) hay chỉ có một màn hình duy nhất (dễ nhớ, dễ dùng, ít thao tác phụ) 5 Với các bộ phận không cần biết nghiệp vụ kế toán (không biết định khoản)

có thể sử dụng được chương trình không ? III TÍNH QUẢN TRỊ 1 Có tính quản trị xuôi không? Tức là truy xuất ra các thông tin dạng thống kê, báo cáo (theo các hình

thức lọc gộp thông tin) nhanh ngay khi tìm kiếm dữ liệu không ? 2 Các báo cáo trước khi in có thể sắp xếp, lọc gộp dữ liệu lớn, nhỏ (theo bất kỳ trường nào) để giúp cho các nhà quản trị không ? 3 Có tính quản trị ngược không? Tức là khi đang xem báo cáo tổng hợp có thể xem ngay số liệu chi tiết của từng mục tổng hợp 4 Có tính quản trị theo kế hoạch không? Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế như thế nào? Có thể đưa ra các bài toán giả định theo mục tiêu không? 5 Có được các báo cáo tổng hợp so sánh theo thời gian không? 6 Có thể cung cấp các báo cáo theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp không? Khi thêm các báo cáo quản trị mới thì có phải yêu cầu nhà cung cấp lập trình thêm và có mất thêm chi phí không? 7 Khách hàng có thể tự thay đổi trình bày báo cáo theo yêu cầu mà không cần đến nhà cung cấp không? IV TÍNH TỰ ĐỘNG CAO 1 Khách hàng có thể đặt tự động mã một số yếu tố lặp lại thường xuyên cho máy tính không? Ví dụ: Định khoản tự động, tính thuế VAT tự động, đặt sẵn kho hàng, khoản mục chi phí… cho chứng từ nhập vào 2 Xử lý lệch tỷ giá tự động không? (tức là chương trình tự sinh các bút toán lệch tỷ giá khi nhập số liệu và khi điều chỉnh số dư các tài khoản ngoại tệ cuối tháng) 3 Kết chuyển, phân bổ chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý có thực hiện tự động không (tức là chương trình

tự sinh ra các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động) 4 Giá vốn Vlsphh xuất có tính tự động hoàn toàn không? Không cần qua bước tổng hợp trung gian nào - Khi thay đổi giá nhập hoặc giá thành sản phẩm và chương trình tính lại giá vốn thì giá xuất Vật tư, Hàng hoá, Thành phẩm sẽ được cập nhật theo không? V TÍNH LIÊN KẾT, LIÊN HOÀN 1 Các modul TSCĐ, Lao động tiền lương, tính giá thành sản phẩm có cùng trong một phần mềm không, tức là có sự dùng chung một cơ sở dữ liệu? 2 Các bộ phận nghiệp vụ khác (như phòng kinh doanh) có thể cập nhật dữ liệu và khai thác thông tin tại máy của mình không? VI TÍNH CHI TIẾT, BẢO MẬT 3 Chương trình

có quản lý chi tiết tới từng yếu tố (theo đặc thù của doanh nghiệp) mà nhà quản lý cần quan tâm không? Ví dụ: Chi tiết doanh thu, lãi lỗ, công nợ theo từng hợp đồng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng kênh luồng phân phối, từng nhân viên bán hàng, từng vùng, từng loại hàng…hoặc kết hợp các yếu tố trên? 4 Sau khi khoá sổ dữ liệu, các số

dư chi tiết theo các yếu tố cần quản lý trên có được chuyển đúng sang kỳ mới không, hay bị gộp lại? Ví dụ: Số dư công nợ theo hoá đơn, vụ việc, số dư chi phí theo công trình… 5 Chương trình có thể sao lưu dữ liệu tự động không? 6 Cơ chế phân quyền, bảo mật có chi tiết theo từng người với từng nghiệp vụ, từng báo cáo, từng chức năng hay không? 7 Chương trình có lưu vết tên người nhập, người sửa dữ liệu đối với từng bút toán không, từng nghiệp vụ phát sinh? 8 Có cho phép xử lý bù trừ công nợ không?

9 Có cho phép biết được công nợ và tồn kho tức thời khi đang nhập liệu? VII KHẢO SÁT NHÀ CUNG CẤP VÀ KHÁCH HÀNG CỦA HỌ Thông thường, một phần mềm

kế toán phải qua vài kỳ kế toán mới bộc lộ rõ mức độ hiệu quả mà chương trình mang lại, vì thế nếu lựa chọn không đúng thì nhà đầu tư rất dễ rơi vào tình trạng “Bỏ thì thương, vương thì tội” Do vậy, ngoài những thông số chi tiết về kỹ thuật, cần phải xem xét: 1 Số lượng, tỷ lệ và mô hình khách hàng đã mua và đang sử dụng, ý kiến của các khách hàng này về hiệu quả sử dụng sản phẩm 2 Tham giá các khoá đào tạo về

phần mềm kế toán trước khi quyết định lựa chọn phần mềm 3 Tham khảo kỹ các khách hàng đang sử dụng phần mềm mà mình quan tâm, đặc biệt là các khách hàng có cùng lĩnh vực hoạt động, ngành nghề… 4 Các cách thức, phương tiện, nguồn lực hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp như: Tài liệu, hệ thống đào tạo, hỗ trợ trực tuyến trên Internet, quy trình chất lượng chuyển giao, phương thức bảo hành, bảo trì… 5 Các quy trình về chất lượng, chứng chỉ ISO về sản phẩm, dịch vụ VIII VỀ GIÁ CẢ 1 Giá

cả thường phản ánh giá trị mà sản phẩm mang lại cho khách hàng, đồng thời giá cả cũng phản ánh chất lượng của sản phẩm Giá cả của phần mềm kế toán trong môi trường cạnh tranh là do thị trường quy định Hiện tại, giá cả của một phần mềm kế toán nước ngoài từ vài ngàn đến vài chục ngàn đô la Giá phần mềm trong nước rẻ hơn nhiều Các kiến thức để khai thác, ứng dụng phần mềm kế toán một cách hiệu quả không phải là kiến thức phổ thông Do vậy các phần mềm có giá trị quá thấp (dưới 5 triệu VNĐ) thường không đáng tin cậy và chúng ta cũng nhận thấy không có sự xâm phạm bản quyền đối với phần mềm kế toán 2 Về nguyên tắc, giá cả phần mềm phụ thuộc vào các phần hành mà doanh nghiệp sẽ áp dụng, quy mô quản lý và các thông số đặc thù của từng đơn vị IX TÍNH CÔNG KHAI CỦA PHẦN MỀM Các phần mềm phải được trình diễn công khai tại các hội thảo, phải vượt qua sự đối chất trước hàng trăm nhà chuyên môn trong lĩnh vực liên quan và cả của các nhà cung cấp khác Đó là

sự thách thức lớn lao và nguy hiểm nhất đối với phần mềm kế toán

Trên thị trường luôn có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau để bạn lựa chọn Thế nhưng bạn lại băn khoăn không biết phần mềm nào sẽ thích hợp nhất với công ty Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn.

Các phần mềm kế toán luôn là công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duy trì hoạt động cho “bộ não tài chính” của công ty, bởi chúng được sử dụng để phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán như báo cáo công nợ khách hàng chi tiết và chính xác, báo cáo số lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn kho, liệt kê danh sách khách hàng và các mối quan hệ với công ty…

Có hai loại chính của phần mềm kế toán là Phần mềm chung và Phần mềm chuyên biệt cho từng ngành Những phần mềm kế toán được thiết kế chuyên biệt cho từng ngành, từng lĩnh vực kinh doanh sẽ cung cấp nhiều đặc điểm, tính năng cụ thể hơn, song mức giá sẽ cao hơn nhiều, chưa kể dịch vụ trợ giúp sau bán hàng cũng sẽ khó khăn hơn Những phần mềm kế toán chung thường là lựa chọn tốt nhất đối với các chủ doanh nghiệp, bởi vì họ có thể tiết kiệm đáng kể chi phí đầu vào khi gói dịch vụ thường rẻ hơn, dễ sử dụng và dịch vụ hậu mãi cũng đa dạng hơn

Muốn lựa chọn gói phần mềm kế toán phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh của mình, bạn nên quan tâm tới 7 yếu tố sau đây:

1 Quy mô kinh doanh: Một công ty có doanh số bán hàng 50.000 USD/năm sẽ có

những nhu cầu hoàn toàn khác so với công ty có doanh thu nhiều triệu USD Nếu chỉ

là một công ty quy mô nhỏ, bạn đừng đổ quá nhiều tiền để mua một phần mềm kế toán hiện đại, có nhiều tính năng đa dạng, bởi vì bạn sẽ chỉ nhận được nhiều điều phức tạp hơn nhu cầu thực tế của mình

2 Ngành công nghiệp, lĩnh vực kinh doanh: Bạn kinh doanh trong lĩnh vực, ngành

công nghiệp nào? Một vài ngành công nghiệp có những phần mềm chuyên biệt mà bạn

có thể cần đến, do nó được thiết kế phù hợp với những nhu cầu cụ thể của công ty Trong phần lớn các trường hợp, một phần mềm chuyên biệt theo ngành nghề có thể sẽ đắt hơn, nhưng các lợi ích có được sẽ bù đắp chi phí bỏ ra, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi mua bất cứ phần mềm kế toán nào

3 Các thành phần bạn cần: Bạn mong muốn những thành phần nào trong phần mềm

kế toán? Một vài phần mềm rất cơ bản, có những tính năng lưu giữ, tính toán sổ sách đơn giản; trong khi có những phần mềm bao gồm thêm nhiều tính năng khác như tính toán ngân quỹ, hoá đơn, giao diện ngân hàng trực tuyến, xử lý thẻ tín dụng Thậm chí

có phần mềm còn phân tích được sự dao động giá cả và các yếu tố ảnh hưởng đến sự dao động này, từ đó giúp bạn có được cái nhìn cụ thể hơn về sự biến động của thị trường, hỗ trợ bạn ra quyết định chính xác khi cùng một mặt hàng nên mua của đối tác nào, vào thời điểm nào thích hợp

4 Dịch vụ trợ giúp sau bán hàng: Việc mua sắm phầm mềm chỉ là bước đi đầu tiên

trong một quy trình tổng thể Điều cần lưu ý là bạn phải nhận được một dịch vụ trợ giúp sau bán hàng hiệu quả, bao gồm nhiều tư vấn chuyên môn, trợ giúp trực tuyến, trợ giúp qua điện thoại, đào tạo

5 Các nguồn lực tài chính: Bạn có những nguồn lực tài chính nào để đầu tư cho phần

mềm kế toán? Mỗi khoản đầu tư của bạn trong hoạt động kinh doanh đều cần đến sự phân tích chi phí - lợi nhuận nhất định Khi nghiên cứu để lựa chọn phần mềm kế toán thích hợp nhất với công ty bạn, hãy cân nhắc xem phần mềm nào đem lại nhiều lợi ích tốt nhất so với số vốn đầu tư mà bạn sẵn sàng bỏ ra

6 Những lời giới thiệu, tiến cử chuyên nghiệp: Hãy tham khảo ý kiến của các nhân

viên kế toán trong công ty khi lựa chọn phần mềm kế toán, bởi vì họ là một trong những nguồn lực chính mà bạn sẽ phải trông cậy vào trong suốt thời gian cài đặt và sử dụng phần mềm đó Hơn nữa, nhân viên kế toán của bạn nên xác nhận phần mềm kế toán bạn dự định mua là đáng tin cậy và đảm bảo việc quản lý dữ liệu tài chính được hiệu quả nhất Điều quan trọng là nhân viên kế toán và phần mềm kế toán phải phối kết hợp hiệu quả với nhau để góp phần vào thành công chung của công ty bạn

7 Dễ dàng sử dụng: Đây là yếu tố này thường bị các công ty bỏ qua khi lựa chọn

phần mềm kế toán, nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phần mềm

kế toán phát huy hiệu quả tối đa Cho dù phần mềm kế toán có nhiều đa chức năng thiết thực, hay giá thành rẻ, song nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì bạn cũng không nên mua Đừng quá nhiệt tình với việc mua sắm các gói phần mềm cung cấp thêm nhiều tính năng mà công ty bạn không thật sự cần đến, chẳng hạn như tính năng liên kết với các thiết bị hỗ trợ như thiết bị in barcode, máy scan mã vạch, máy in hoá đơn thanh toán và các báo biểu Hãy đảm bảo rằng phần mềm bạn mua phải đơn giản,

có trọng điểm và liên quan mật thiết với những nhu cầu kinh doanh của bạn Bên cạnh

đó, bạn nên tìm kiếm những phần mềm có giao diện dễ hiểu và có khả năng cập nhập khi hoạt động kinh doanh của công ty tăng trưởng

Tổng kết

Bảy nhân tố trên phải được “thuộc lòng” khi bạn tiến hành mua sắm một phần mềm tài chính kế toán cho công ty Hãy nhớ rằng, việc có một công cụ thích hợp trợ giúp bạn trong các hoạt động quản lý kinh doanh là rất quan trọng, đồng thời chi phí không nên được xem là nhân tố hàng đầu khi lựa chọn phần mềm kế toán

Lời khuyên cuối cùng: Bạn sẽ nhanh chóng cảm thấy thất vọng với bất cứ phần mềm mới nào, vì vậy, hãy cẩn thận khi lựa chọn phần mềm đó và nên nhớ lại tất cả những lời khuyên ở trên để sửa chữa sai lầm Điều đó sẽ giúp bạn có một hệ thống tài chính

có tổ chức, cung cấp cho bạn những số liệu tài chính có chất lượng để thực thi một cách hiệu quả kế hoạch phát triển kinh doanh

(Dịch từ Entrepreneur - Nguồn bwportal)

Tại sao Hải Dương lựa chọn phần mềm kế toán MISA?(27/08/2009 -08:21)

Hải Dương trước ngày 1/3/2006 là giai đoạn tiền phát triển CNTT ứng dụng vào công tác quản lý Tài chính Nhà Nước Đã là giai đoạn đầu phát triển thì tất nhiên không có kế hoạch để hoạch định rõ ràng Bởi thế cho nên nhiều sản phẩm phần mềm ở nhiều lĩnh vực khác nhau được các đơn vị sử dụng ngân sách tỉnh tuỳ ý lựa chọn như Quản lý Công sản,

Ông Phạm Văn Đức - Trưởng phòng Tin học Thống Kê

Sở Tài chính tỉnh Hải Dương

Quản lý Đầu tư XDCB, Quản lý Ngân sách, Kế toán Hành chính Sự nghiệp

Phần mềm Quản lý Đầu tư XDCB có vài ba loại, phần mềm Kế toán HCSN có đến 8 loại khác nhau nên điều này dẫn đến một hệ quả: Không thể kiểm tra, kiểm soát tài chính các đơn vị trên máy tính vì cán bộ chuyên quản không thể một lúc học nhiều loại phần mềm kế toán, không thể cùng tập huấn nghiệp vụ chung và đặc biệt không thể tổng hợp thu - chi Ngân sách trên một phần mềm ở cơ quan Tài chính cấp trên Một đặc tính nữa là các phần mềm này đều có tính bảo mật dữ liệu rất thấp và hay bị virus máy tính làm hỏng dữ liệu dẫn đến mắc lỗi trong quá trình tổng hợp lên báo cáo Đặc biệt công tác hỗ trợ các đơn vị khi sử dụng phần mềm chưa được hiệu quả

Tháng 3 - 2006, thực hiện quyết định của UBND tỉnh cho phép Sở Tài chính Hải Dương thành lập Phòng Tin học & Thống kê Tài chính (TH&TKTC) Đây chính là đầu mối cho việc qui hoạch lại hoạt động Tin học ứng dụng vào công tác quản lý Tài chính, Ngân sách tỉnh Trước tiên Phòng TH & TKTC tham mưu cho Lãnh đạo hướng dẫn các đơn vị mua máy vi tính có cấu hình cao, đủ điều kiện cài đặt các phần mềm có dung lượng bộ nhớ lớn Sau đó lập Đề án “Nâng cao năng lực CNTT ngành Tài chính Hải Dương giai đoạn 2006 - 2010” được tỉnh phê duyệt để Tin học ngành Tài chính đủ mạnh, đủ phương tiện đáp ứng yêu cầu Công nghiệp hóa, Hiện đại hóa công tác quản

lý theo nghị quyết Trung ương

Một khóa đào tạo tại Hải Dương

Nhưng khó khăn, thách thức không phải là hoạch định tương lai cho Tin học ngành Tài chính Hải Dương mà là việc sửa chữa những vướng mắc do có quá nhiều loại phần mềm đang được sử dụng Bởi thay thế ngay bằng một phần mềm thì dẫn tới lãng phí,

mà mạnh dạn thay thế thì sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức của cả một bộ phận làm công tác quản lý Tài chính của Tỉnh Sau khi Phòng Tin học & TKTC báo cáo lãnh đạo về những bất cập trong việc sử dụng phần mềm quản lý Tài chính như vậy thì

đã được lãnh đạo ủng hộ, cho phép nghiên cứu và lựa chọn thời điểm thích hợp tiến

hành thống nhất lại phần mềm quản lý Tài chính trên từng lĩnh vực.

Đúng là vạn sự khởi đầu nan, bắt tay vào việc thật khó Kế toán viên nhiều tuổi ở các đơn vị do thói quen không muốn thay đổi phần mềm quản lý, gây khó khăn không nhỏ cho việc thống nhất quản lý của Tỉnh đến tháng 6 năm 2008 do phân cấp quản lý, các trường mầm non trong toàn tỉnh hạch toán độc lập đòi hỏi được trang bị phần mềm kế toán HCSN và phần mềm MISA Mimosa đã được các trường mầm non lựa chọn Cần phải nói thêm rằng trước đó (tháng 3/2006) MISA đã thống nhất phần mềm Kế toán HCSN khối Y tế trong toàn Tỉnh và đây là phần mềm duy nhất được khen ngợi ở các

Cơ quan HCSN Sự khen ngợi không chỉ ở nhiều giải thưởng Sao khuê cho sản phẩm

mà thực chất chính là ở sự tiện lợi trong quá trình sử dụng, sự hỗ trợ chu đáo, nhiệt tình của đội ngũ cán bộ MISA cũng như sự bảo mật số liệu và hàng loạt những tiện ích

Thực hiện Quyết định 33/2008/ QĐ-BTC ngày 2/6/2008 của Bộ tài chính về việc thay đổi Hệ thống mục lục Ngân sách nhà nước đòi hỏi các đơn vị sử dụng Ngân sách phải thay thế, nâng cấp phần mềm kế toán Đây là cơ hội tốt để các tỉnh thống nhất được phần mềm quản lý Tài chính Một yêu cầu đề ra đối với Hải Dương là lựa chọn một phần mềm phổ biến, chất lượng cao, ít tốn kém Trên thông tin đại chúng, MISA có đội ngũ lập trình viên xuất sắc, có nhiều cán bộ giỏi về nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm truyền đạt, đã có trên 20 nghìn khách hàng trên 63 tỉnh thành của cả nước Hơn nữa, ở Hải Dương MISA đã thống nhất được khối Y tế, Khối các trường Mầm non, lúc này không gì hơn là lựa chọn sản phẩm của MISA Tin học ngành Tài chính Hải Dương

đã tạo điều kiện cho MISA mở nhiều lớp tập huấn, giới thiệu sản phẩm và khó khăn bước đầu đã được giải quyết khi có nhiều đơn vị đăng ký thực hiện trước như Bình Giang, Nam Sách, Tứ Kỳ Đến nay MISA đã thống nhất toàn bộ khối Y tế, khối Giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, khối Xã, Phường, Thị trấn trên toàn Tỉnh Sự thành công này bước đầu giúp cho Tỉnh nhà hoàn thiện một phần Hệ thống phần mềm

kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị hạch toán, các cơ quan Tài chính tổng hợp cấp trên Điều này một lần nữa càng khẳng định tên tuổi của MISA - một đơn vị sản xuất phần mềm uy tín, chất lượng trên thị trường phần mềm kế toán Việt Nam hiện nay

Nhân dịp kỷ niệm 15 năm thành lập tập đoàn MISA, chúng tôi chúc cho MISA ngày càng thành công trong sự nghiệp, đem lại nhiều sản phẩm trí tuệ phục vụ các đơn vị quản lý Nhà nước, các doanh nghiệp và góp phần phồn thịnh vào nền kinh tế đất nước

Bạn có thể nói lên sự khác biệt giữa "Phần mềm kế toán" (có trong suy nghĩ của

sếp bạn) với những yêu cầu mà bạn nghĩ (nhất là phần " " của bạn)

Không biết tại sao có 1 số sếp sợ mua "Phần mềm kế toán" (Hay là sợ nhân viên kế toán ko có việc để làm? )

Tại sao các bạn khó khăn khi lựa chọn phần mềm phù hợp? Bởi vì các bạn chưa khẳng định rõ các bạn cần cái gì (toàn nêu tên chức năng lớn và sử dụng " " mà ko có

gì chi tiết cả) và cũng 1 phần là các bạn vẫn chưa rõ "thế nào là sự phù hợp" nên sẽ rất khó trong việc lựa chọn sự phù hợp

Ví dụ:

Bạn nói là bạn cần làm lương, cần làm các báo cáo thuế (những gì hàng tháng, hàng quý, hàng năm phải nộp đó ), tất cả những thứ đó nằm trong phần mềm kế toán (đặc biệt, khái niệm "làm lương" ở đây hiểu là rất đơn giản chứ ko phải 1 phần mềm tính lương cho hàng ngàn người với hàng chục biểu mẫu về Lương) Bạn mới chỉ nêu ra

" " thôi nhưng tôi cũng thừa hiểu rằng ko chỉ là thế, đó còn là các báo cáo tài chính, các báo cáo tổng hợp, chi tiết liên quan tới hàng tồn kho, công nợ, v.v Đó là những

gì mà 1 phòng kế toán có 1 người như bạn phải làm tất cả

Trong khi đó, rõ ràng sếp bạn lại ko hề nghĩ thế Sếp bạn sẽ nghĩ đó là những việc mà bạn phải làm dù ko có phần mềm kế toán (và vì thế ko cần mua phần mềm kế toán) mà chỉ cần quản lý những gì sếp đang kinh doanh mà ở đó hiểu rất đơn giản là: Khách hàng, Nhà Cung cấp, Hàng hóa, Chính sách mua & bán, Tồn kho, Công nợ, Doanh thu, Lãi lỗ Chấm hết!

Và vì thế, có lẽ bạn và sếp cần trao đổi với nhau và thống nhất về nhu cầu của mình Những gì sếp hiểu cũng nằm trong phạm vi của kế toán, và những gì bạn hiểu và là công việc của bạn (thuế, báo cáo tài chính, v.v ) cũng là điều quan trọng đối với công ty

Hội thảo là diễn dàn dành cho các don vị, tổ chức cá nhân, don vị cung cấp, hỗ trợ và sử dụng phần mềm kế toán trao dổi thảo luận nhằm dua ra một tiêu chuẩn chung cho phần mềm kế toán tại nuớc ta, phù hợp với từng Bộ, Ngành riêng biệt và dáp ứng tiêu chuẩn quốc tế

Tại Hội thảo, Vụ Truởng vụ CÐKT - Bộ Tài chính - Bùi Van Mai nhấn mạnh: Hiện nay, theo thống kê có khoảng 40 công ty sản xuất phần mềm kế toán, dó là chua kể dến các tổ chức nuớc ngoài, liên doanh Các sản phảm phần mềm kế toán phổ biến hiện nay trên thị truờng duợc dánh giá là khá uy tín nhu EFFEC, và FastAccouting,

Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số phần mềm kế toán chất luợng thấp, ngôn ngữ viết lạc hậu, nhiều lỗi, hoặc chỉ chạy duợc một số thành phần co bản của kế toán, do vậy chua dáp ứng duợc nhu cầu của công tác hạch toán kế toán dề ra.

Hội thảo dã dua ra một số hạn chế của các sản phẩm phần mềm hiện nay:

- Dễ dàng sửa chữa lại sổ kế toán sau khi dã khoá sổ Các don vị có thể tự ý diều chỉnh lại số liệu vào thời diểm cuối kỳ kế toán theo ý muốn của chủ quan gây sai lệch về dộ trung thực của các số liệu kế toán (mỗi lẫn in ra báo cáo lại có số liệu khác nhau)

- Phần mềm kế toán duợc thiết kế sai với quy trình hạch toán bắt buộc, hoặc hạch toán tắt, bỏ sót một số nghiệp vụ theo chế dộ quy dịnh

- Không tuân thủ các quy dịnh nghiêm ngặt các quy dịnh về tài chính, nhu tính và phân

bổ khấu hao, phân bổ chi phí, tập hợp chi phí không dúng dối tuợng theo quy dịnh

- Một số truờng hợp (thuờng gặp ở don vị dầu tu nuớc ngoài) thực hiện công tác kế toán theo một chuong trình không tuân thủ chế dộ kế toán dã duợc dang ký tại Bộ Tài chính, tuy nhiên họ vẫn có thể in ra các báo cáo tài chính theo những quy dịnh của chế

dộ kế toán doanh nghiệp

- Không tuong thích với các phần mềm khác

Qua thảo luận, dóng góp ý kiến của các cá nhân don vị tham dự, Hội thảo dã nêu một số tiêu chuẩn co bản cho các sản phẩm phần mềm kế toán

- Phần mềm kế toán phải duợc xây dựng dựa trên co sở tuân thủ các quy dịnh kế toán của Nhà nuớc

- Ðảm bảo tính dộng (tính mở) dể có thể phù hợp với dặc diểm hoạt dộng và yêu cầu quản lý của từng loại hình doanh nghiệp và don vị

- Phải dễ sử dụng, không gây khó khan cho các don vị trong quá trình sử dụng Việc thao tác trên máy không yêu cầu kỹ thuật cao Giao diện phần mềm phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm

- Phải có tính quản trị cao dáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh của các doanh nghiệp Các báo cáo tài chính với kế toán quản trị, có thể tự dộng lập báo cáo tài chính hoặc báo cáo quản trị vào thời diểm bất kỳ

- Phải có tính liên kết, liên hoàn dảm bảo có thể nối mạng LAN, hoặc mạng WAN, và máy chủ phải kiểm soát duợc toàn bộ hoạt dộng của các máy khác.

- Phải dảm bảo tính mật thông tin nội bộ cung nhu bên ngoài Các nghiệp vụ dã duợc hợp thức hoá, nếu có sai sót không duợc xoá bỏvà phải duợc sửa chữa theo quy dịnh

Có hệ thống mã khoá hợp lý cho phép những nguời có trách nhiệm truy cập những thông tin cần thiết theo mức dộ trách nhiệm và thẩm quyền

- Ðảm bảo dịch vụ bảo trì, bảo hành trong suốt thời gian hoạt dộng

Hội thảo cung dua ra ý kiến nên thành lập một Trung tâm thẩm dịnh phần mềm kế toán do bộ Khoa học công nghệ & Môi truờng cùng một số co quan có thẩm quyền dứng ra kiểm dịnh tiêu chuẩn phần mềm kế toán

NgọcLý-VASC

VASC thực hiện

http://www.chosaigon.com/show/198287_Lam_the_nao_de_chon_phan_mem_ke_toan_tot.html

How to Select the Right Accounting Software

A process for evaluating the best packages for your organization

BY J CARLTON COLLINS

AUGUST 1999

JofA Looks at Accounting Software

This is the first of three articles This month we will examine how each product handles customization, the importance of a vendor's financial stability, programs' ability to deliver the type of financial reporting your company or client requires and their

capacity for converting numerical data into more accessible graphics Next month we will focus on how to select the database programs under which accounting software runs and how to select accounting packages with an appropriate account number

structure In the last article in the series, we will describe the Web features of the

accounting software, the ability of various packages to handle foreign currency and the year 2000 problem and how to determine whether the "look and feel" of the software meet the needs of all those in your organization who use it In addition, the article will provide resources for more help Exhibit 2: Financial Reporting Capabilities of

Accounting Software

EXECUTIVE SUMMARY

 THERE'S NO SUCH THING as

the best accounting software—no

single product suits every

business But there are probably

several that suit one company's

specific needs The goal is

matching software products to a

user

 THE SINGLE MOST

IMPORTANT question you need

to resolve before deciding on an

accounting software package is

whether it can be customized—

and, if it can, whether the amount

of customization it's capable of

will meet your organization's

requirements

 VENDOR RELIABILITY IS CRITICAL No matter how good a product is, users still have to rely on the vendor It's usually best to avoid vendors with limited resources Typically, the best accounting software vendors are profitable and supported by a staff that's both knowledgeable and large enough to meet the needs of the customer

 SINCE A PRIMARY OBJECTIVE

OF ANY FINANCIAL accounting system is accurate financial

statements on a timely basis, be sure the product you're considering can produce the kind of financial reports you require—and that should include

a wide variety of financial and business reporting ratios

J CARLTON COLLINS, CPA, is a partner of K2 Enterprises, Atlanta, a professional and consulting organization that provides consulting and technology continuing professional education His e-mail address is carlton@k2e.com K2 Enterprises's Web page is www.k2e.com

here's an old saying, If you ask the wrong question, you're likely to get the wrong answer That certainly applies when CPAs ask which accounting software product is the best The fact is, there is no best There is no single product that suits everyone's

needs, but there are probably several that suit one company's specific requirements

So, since the problem is matching software products with a user, the correct question

is: How should I go about finding the packages that are right for my business or

client?

When it comes to accounting software, the search begins by examining both the

products' features and the vendors behind the products Because accounting software contains hundreds—if not thousands—of features, this may seem like an

overwhelming task While such assessments are not exactly easy, they are not overly difficult, because only a handful of features are critical to making the right choice—and we will focus on those features In evaluating a package, here are the key

questions you should ask:

 Does the software provide customization tools?

 Is the vendor financially sound and reliable, and can it provide the technical resources my organization will need?

 Can the product deliver the type of financial reporting I require?

 Will the underlying technology meet my current and future needs?

 s the product's account-number structure suitable for my business?

 Since e-business has become so important, does the package provide Web integration?

 Can it handle foreign currency?

 Is it easy to use?

 How much does it cost?

The articles in this series examine all these questions—with the goal of providing directions for identifying software products that meet your requirements

CUSTOMIZATION

The single most important question you need to resolve before deciding on an accounting software package is whether it can be customized—and, if it can, whether the customization will meet your requirements

In the 1980s, the most successful accounting software developers allowed users to modify their products' source codes—the underlying programming that could be altered only with the vendor's permission—and even then only a programmer with knowledge of the product could modify the source codes to add fields, calculations and capabilities to the product

Many users accepted vendors' invitations to modify the software But they soon discovered modification was a very expensive and complicated job, involving months

of programming Worse, while such efforts were successful for many customers, others were left in chaos when the modifications didn't work properly, leaving their financial recording and reporting tools inoperative or badly compromised

Source code modification had an even graver drawback Once a code was changed—even slightly—the product no longer could be upgraded without losing those modifications So the product's users faced a no-win choice: If they wanted to upgrade, they had to forgo all the modifications that had made the product fit their specific needs The vendors also were unhappy: They couldn't generate new revenue because, after spending a fortune modifying a product, users generally opted to stick with the old version rather than risking—and financing—a second source code modification

A further complication was the fierce competition among vendors to add as many features to their software as possible on the theory that, if they didn't, their products wouldn't rate well against the competition in the comparison reviews featured in many professional magazines and trade journals And as more features were added, the software became more difficult to use

Today, most of the leading accounting software products offer a good alternative to source code modification Instead of changing the underlying codes, the developers now develop their products with built-in customizing tools that are easy to use For example, many of today's products provide user-definable fields—those that aren't earmarked for any particular function but that allow customers to attach their own custom functions and labels to them Thus, users can create special fields to accommodate additional information for customers, vendors, employees, inventory items and jobs User-definable fields now are found in accounting software packages

of all price ranges including the economy-priced Peachtree Complete Accounting for Windows, the mid-priced RealWorld Expertise and the higher-priced Great Plains Dynamics C/S+

HAVE IT YOUR WAY

There are many levels of customization For a summary of the customization

capabilities of some of the popular accounting software packages, see exhibit 1

Exhibit 1: Accounting Software Customization Capabilities

Cus tomize Reports

Cus tomize Forms

Provid

e Blank User Fields

Cus tomize Input Screens

Cus tomize by Level

Modif

y Source Code For the low-end market

For the middle market