Bai10: cơ cấu tổ chức

 Nó là hệ thống của nhiệm vụ, quy trình làm việc, báo cáo các mối quan hệ, kênh thông tin, liên kết với nhau công việc của cá nhân và những nhóm đa dạng... A_Cơ cấu chức năngnhững ngư

2009 – 2011

Theo các bạn, đây là  thời kỳ nào trong lịch 

sử kinh tế thế giới?

THỜI KỲ KHỦNG

HOẢNG

Thời KHỦNG HOẢNG Người “KHỦNG” Sẽ Không “HOẢNG”



• Chức năng cơ bản của quản lý:

Tạo ra sự phân công lao động cho các

nhiệm vụ để thực hiện.

Phối hợp các kết quả để đạt được mục

đích chung.

Cục quản lý tài nguyên Cavendish

(CMR) Một tổ chức ảo và rất linh hoạt

Henry Mintzberg

John Campling

hợp của việc tổ chức

Với 1 hệ thống thích nghi phức hợp thì nó cần có 4

điều kiện:

1 Có nhiều nhân viên làm việc song song mà không

bị chi phối bởi sự phân cấp.

2 Tiếp tục sắp xếp lại khối thống nhất này và tạo ra

nhiều cấp bậc của tổ chức và cơ cấu.

3 Nếu không cung cấp năng lượng thì sẽ mất đi sự

năng động của tổ chức đó.

4 Cho thấy khả năng nhận dạng mô hình và học để

dự đoán sự phát triển tương lai và học để nhận ra

S ự phức tạp của tổ chức là liên quan đến tình huống ở xa trạng thái cân bằng hay sự ổn định và sáng tạo, phát triển theo cách hết sức khó

khăn để dự đoán.

Hệ thống thích nghi phức tạp 

của việc tổ chức

VD: Quản lý sản xuất tại hãng Dyson

VD: MINATEC

Phát triển của công nghệ Nano

HIỆU SUẤT CAO

(Kết nối nhà quản lý cấp cao với lực lượng lao động trực tiếp)

•VD về Shell Hoàng Gia Hà

Lan…

Bạn muốn biết thêm chi tiết về Shell Hoàng Gia Hà Lan truy cập: www.shell.com.

HIỆU SUẤT CAO

(Kết nối nhà quản lý cấp cao với lực lượng lao động trực tiếp)

•Cơ cấu tổ chức là gì?

 Nó là hệ thống của nhiệm vụ,

quy trình làm việc, báo cáo các mối quan hệ, kênh thông tin, liên kết với nhau công việc của cá

nhân và những nhóm đa dạng.

HIỆU SUẤT CAO

(Kết nối nhà quản lý cấp cao với lực lượng lao động trực tiếp)

•Cơ cấu nào cũng

có cả 2 loại:

 Phân bổ sự ấn định mục tiêu thông qua phân công lao

động.

 Cung ứng cho sự phối hợp của kết quả năng suất.

- Tái cơ cấu tổ chức, thay đổi cơ cấu với mục tiêu là cải thiện năng suất.

- Cơ cấu cũng phải thường xuyên thay đổi để tạo ra những lựa chọn tốt

nhất.

CƠ CẤU CHÍNH THỨC

•Bạn có thể biết khái niệm

của cơ cấu tốt nhất thông

qua 1 biểu đồ của tổ chức…

 Nó là cơ sở chỉ ra các mối quan hệ và sự sắp xếp chính thức các vị trí công việc trong 1 tổ chức, 1 biểu đồ tổ chức điển hình xác định các vị trí khác nhau và tiêu đề công việc tốt như

1 dòng của cơ quan và truyền đạt thông tin giữa họ.

CƠ CẤU CHÍNH THỨC

•Bạn có thể hiểu

được gì từ một biểu

đồ tổ chức:

- Phân chia công việc, vị trí và tiêu đề, chỉ ra trách nhiệm công việc.

- Giám sát các mối quan hệ, chỉ ra người này báo cáo với ai?

- Kênh thông tin: chỉ ra dòng chảy chính thức cả sự truyền đạt thông tin.

- Cấp độ của quản lý: lớp đường thẳng đứng của sự quản lý được chia

ra.

CƠ CẤU KHÔNG CHÍNH THỨC

• Phía sau mỗi cơ cấu điển hình chính là 1 cơ cấu không

chính thức.

• Nó có thể chỉ ra ai nói và tương tác với ai bất chấp

những tiêu đề chính thức và mối quan hệ của họ.

• Đường dây của cơ cấu không chính thức có thể cắt

ngang các ngang các cấp độ và dịch chuyển từ khía

cạnh này sang khía cạnh khác của tổ chức.

• Những cơ cấu chính thức có thể rất hữu dụng trong việc

cần hoàn thành 1 công việc của bất kì tổ chức nào.

• Tất nhiên, cơ cấu không chính thức cũng tiềm ẩn những

bất tiện bởi chúng tồn tại bên ngoài hệ thống thẩm quyền chính thức.

CÁC CƠ CẤU TỔ CHỨC TRUYỀN

THỐNG

A_Cơ cấu chức năng.

B_Cơ cấu phân chia.

I Cơ cấu sản phẩm.

II Cơ cấu địa lý.

III Cơ cấu khách hàng.

IV Cơ cấu quy trình sản xuất.

C_Cơ cấu ma trận.

CÁC CƠ CẤU TỔ CHỨC TRUYỀN

THỐNG

•Nguyên tắc tổ chức truyền thông là

nguyên tắc mà kết quả công việc đạt

được khi con người được phép chuyên môn hóa hoặc trở nên thành thạo trong một công việc cụ thể nào đó.

•Các quyết định bao gồm 1 quá trình có

tên “ Sự phân nhóm” Sự phân nhóm

A_Cơ cấu chức năng

những người có cùng trình độ

chuyên môn hóa và thực hiện

cùng nhiệm vụ được nhóm lại

với nhau thành các tổ làm việc.

- Các thành viên của các bộ phận chức năng chia sẻ cho các kỹ năng chuyên môn, mối quan tâm và trách nhiệm của họ.

Doanh nghiệp

Giám đốc điều

hành

Giám đốc marketing

Giám đốc Tài Chính

Giám đốc Sản Xuất

Giám đốc Nhân Sự

VD đầu tiên trong sơ đồ 10.2

• Trong cơ cấu chức năng, những người

có cùng trình độ chuyên môn hóa và

thực hiện cùng nhiệm vụ được nhóm lại với nhau thành các tổ làm việc.

- Các thành viên của các bộ phận chức năng chia sẻ cho các kỹ năng chuyên môn, mối quan tâm và trách nhiệm của họ.

• Cơ cấu chức năng không giới hạn đối

với các doanh nghiệp.

A_Cơ cấu chức năng

• Những thuận lợi chính của các cơ cấu chức năng

bao gồm:

 Quy mô hệ thống kinh tế với việc sử dụng hiệu quả các

nguồn.

 Các nhiệm vụ phù hợp chuyện môn và sự đào tạo.

 Giải quyết các vấn đề kĩ thuật chất lượng cao.

 Đào tạo chuyên sâu và phát triển kĩ năng trong các chức

năng.

 Định hướng nghề nghiệp rõ ràng trong các chức năng.

• Những vấn đề chung trong cơ cấu chức năng bao

gồm những khó khăn trong việc vạch ra trách

nhiệm với những thứ như chống phá giá, chất

lượng sản phẩm và chất lượng dịch vụ, đổi mới kịp

• Một mối quan ngại khác thương được gọi

Tái cơ cấu, nguồn linh

kiện nhập bên ngoài

và tính hiệu quả.

VD: BBC

B_CƠ CẤU PHÂN CHIA

• Có chức năng nhóm lại với nhau những

người làm việc trên cùng 1 sản phẩm hoặc cùng khâu, phục vụ cùng đối tượng khách hàng, hoặc được đặt trong cùng khu vực hoặc vùng địa lí.

• Được minh họa trong sơ đồ 10.3…

Địa lý Vị trí hoạt động Giám đốc quản lý

Khu vực châu á Khu vực châu

âu Khách hàng Khách hàng

được phục vụ

Quản lý các chi nhánh Khách hàng trẻ Người già

Quy trình Bộ phận hoạt

động của cùng

Giám đốc bán hàng

B_CƠ CẤU PHÂN CHIA

• Có chức năng nhóm lại với nhau những

người làm việc trên cùng 1 sản phẩm hoặc cùng khâu, phục vụ cùng đối tượng khách hàng, hoặc được đặt trong cùng khu vực hoặc vùng địa lí.

•Những thuân lợi cơ

cấu phân chia:

Linh hoạt hơn trong việc phản ứng với những thay đổi môi trường.

Mối liên hệ được cải thiện qua từng bộ phận chức năng.

Có trách nhiệm rõ ràng với việc phân phối sản phẩm và dịch vụ

Sự thành thạo phụ thuộc vào khách hàng, sản phẩm và khu vực nhất định.

Không bị rằng buộc trong việc thay đổi quy mô bằng cách thêm hoặc bớt sự phân chia.

• Khó khăn của cơ cấu phân chia:

 Giảm những lợi ích chi phí và tăng các chi phí qua việc tăng gấp đôi các sáng kiến và những nỗ lực qua các khâu

 Tạo ra những ganh đua không lành mạnh

 Nhấn mạnh vào các nhu cầu và mục tiêu

phân chia có hại cho mục tiêu của toàn bộ tổ chức

I.CƠ CẤU SẢN PHẨM

• Cơ cấu sản phẩm nhóm các công việc và các hoạt động

trên 1 sản phẩm và dịch vụ lại với nhau

vd: công ty chế biến thức ăn toàn cầu H.J.Heinz…

công ty chế biến thức ăn toàn cầu

H.J.Heinz

I.CƠ CẤU SẢN PHẨM

• Cơ cấu sản phẩm nhóm các công việc và các hoạt động

trên 1 sản phẩm và dịch vụ lại với nhau

vd: công ty chế biến thức ăn toàn cầu H.J.Heinz…

II.CƠ CẤU ĐỊA LÝ

• Cơ cấu địa lý nhóm mọi người và công việc trong cùng 1 vị trí

lại với nhau.

vd: công ty Club med…

công ty Club med

I.CƠ CẤU SẢN PHẨM

• Cơ cấu sản phẩm nhóm các công việc và các hoạt động

trên 1 sản phẩm và dịch vụ lại với nhau

vd: công ty chế biến thức ăn toàn cầu H.J.Heinz…

II.CƠ CẤU ĐỊA LÝ

• Cơ cấu địa lý nhóm mọi người và công việc trong cùng 1 vị trí

lại với nhau.

vd: công ty Club med…

• Cơ cấu khách hàng nhóm những người và công việc phục vụ cho cùng đối tượng khách hàng lại với nhau

vd: BHP Billiton and 3M…

Doanh nghiệp BHP

Billiton

III.CƠ CẤU QUY TRÌNH SẢN XUẤT

• Cơ cấu quy trình nhóm các công việc hoặc hoạt động nằm trong một phần của cùng quy trình lại với nhau.

vd: quay lại với sơ đồ 10.3…

Địa lý Vị trí hoạt động Giám đốc quản lý

Khu vực châu á Khu vực châu

âu Khách hàng Khách hàng

được phục vụ

Quản lý các chi nhánh Khách hàng trẻ Người già

Quy trình Bộ phận hoạt

động của cùng quy trình

Giám đốc bán hàng Mua sản phẩm Đặt hàng

C_CƠ CẤU MA TRẬN

• Cơ cấu ma trận thường được gọi là tổ chức ma trận, kết hợp giữa cơ cấu chức năng và cơ cấu phân chia được mô tả bên trên

•Những ưu điểm của cơ

cấu ma trận:

 Hợp tác đa năng trong các hoạt động và trong công việc giải quyết các vấn đề

 Tăng độ linh hoạt trong việc thêm bớt hoặc thay đổi hoạt động nhằm đáp ứng

nhu cầu đang thay đổi.

 Phục vụ khách hàng tốt hơn, vì luôn có 1 người quản lý sản phẩm, dự án hoặc

chương trình.

 Đưa ra những quyết định kịp thời khi giải quyết vấn đề diễn ra ở cùng 1 cấp

độ, nơi luôn có những thông tin tốt nhất.

 Quản lý chiến lược được cải thiện từ khi các nhà quản lý hàng đầu không phải

chú trọng vào việc giải quyết các vấn đề không cần thiết mà dành thời gian vào các vấn đề chiến lược.

• Những khó khăn của cơ cấu ma

trận:

 Xảy ra tranh giành quyền lực

 Làm cho các thành viên thất vọng nếu nó tạo

ra các nhiệm vụ lộn xộn và những tranh chấp trong sự ưu tiên công việc

 Các cuộc họp đội trong cơ cấu ma trận cũng mất nhiều thời gian hơn

 Gây ra sự thiếu quan tâm vào những mục

đích tổ chức lớn hơn khác

 Phải thêm lãnh đạo đội cho cơ cấu ma trận

có thể làm cho chi phí tăng cao

SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CẤU TRÚC

MỘT TỔ CHỨC

• Nền kinh tế toàn cầu thực tế và nhu cầu của các

chiến lược đang đặt áp lực ngày càng cao cho tổ chức

• Cấu trúc đổi mới là luôn luôn quan trọng trong

nghiên cứu chất lượng sản phẩm và lợi ích cạnh tranh.

• Cấu trúc ma trận là bước đầu tiên cho những

bước tiếp theo, nâng cao tính linh hoạt và giải

quyết vấn đề một cách tốt hơn.

• Hướng dẫn cho việc huy động cấu trúc ngang:

Tập trung tổ chức xung quanh các quy trình không hoạt động.

Đặt người phụ trách các quy trình cốt lõi.

Giảm hệ thống phân cấp và tăng việc sử dụng

Dạy con người ta bằng cách nào để làm việc giữ

quan hệ đối tác với người khác.

CẤU TRÚC ĐỘI

- Một cấu trúc đội bao gồm nhiều cá

tính khác nhau làm việc cùng nhau với yêu cầu giải quyết vấn đề và khám phá

cơ hội dựa vào cả thời gian làm thêm và thời gian chính

 Nó bao gồm thành viên của những vùng khác nhau cùng đảm nhiệm một công việc.

- Mục đích: phá vỡ các lỗ hổng chức

năng hoặc những cản trở bên trong của

tổ chức và nhiều mối quan hệ bên ngoài hiệu quả cho việc giải quyết những vấn

đề liên tục và làm việc hiệu quả.

CẤU TRÚC MẠNG (NETWORK STRUCTURE)

- Nó là một đường link liên kết các mối quan hệ

với bên ngoài và cung cấp sự phục vụ thiết yếu.

- Cấu trúc mạng thực hiện điều này bằng cách

tham gia vào một loạt cá thay đổi của liên minh chiến lược và duy trì hoạt động bằng hợp đồng kinh doanh.

- Giảm chi phí cho sự sở hữu tất cả các công

nghệ hỗ trợ hoặc trực tiếp người sử dụng.

- Chủ của cấu trúc mạng chỉ cần là những thành

phần cốt lõi.

Khái niệm: Tổ chức không ranh giới tức là loại

bỏ ranh giới nội bộ liên kết các bộ phận cấu

thành và ranh giới bên ngoài liên kết với môi trường bên ngoài.

– Trong bối cảnh nội bộ, làm việc theo nhóm và giao

tiếp, tự phát, như 1 sự cần thiết, và nhanh chóng thay

thế đường dây chính thức của cơ quan.

– Trong bối cảnh bên ngoài, các tính chất có nhu cầu mở rộng mối liên kết rất mạnh mẽ.

2 Sự chia sẻ kiến thức.

 Một cách để hiểu điều này là trong bối cảnh của một tổ chức rất nhỏ, có

lẽ là mới hoạt động Trong công ty nhỏ, mọi người cần ăn khớp với nhau

để giúp đỡ khi cần thiết và khi thích hợp để có thể làm mội việc Không

1 Thay đổi

 Thay đổi là một phần của cuộc sống

tổ chức Ngay cả khi các cấu trúc

truyền thống được sửa đổi, tinh chế

và bị bỏ quên trong việc tìm kiếm

những cái mới, thực hiện tổ chức tạo

ra và thực hiện phải thay đổi

2 Những chuỗi lệnh ngắn hơn:

thấy các chuỗi lệnh, hoặc hệ thống các cơ quan liên kết theo chiều

dọc ở mỗi vị trí với các mức độ liên tiếp cao hơn của sự quản lý

phải nắm rõ nhiệm vụ và không

nhận những hướng dẫn mâu thuẫn.

 Dẫn đến sự nhầm lần cho cấp dưới và làm suy yếu quyền của người giám sát.

3 Chưa thống nhất của lệnh:

 Xu hướng: Sự thống nhất của

lệnh không chiếm ưu thế trong cấu trúc nhóm và những cấu trúc cần sử dụng đội liên chức năng hoặc lực

lượng đặc nhiệm.

Suy ra, xu hướng hiện nay là sự

thống nhất ít hơn trong các lệnh của

tổ chức.

Xu hướng: Nhiều tổ chức đang chuyển

sang tầm kiểm soát rộng như các cấp độ quản lý được loại bỏ và đặc biệt là sự ủy quyền đc tăng lên, quản

lý cá nhân chịu trách nhiệm về số lượng lớn cấp dưới những người hoạt động với sự giám sát ít trực

tiếp hơn.

4 Mở rộng tầm kiểm soát:

5 Sự ủy quyền và trao quyền nhiều

hơn.

• Tất cả các nhà quản lý phải quyết định công việc

mà họ nên tự làm và những gì nên được để lại cho những người khác.

• Có 3 bước để ủy quyền:

 Bước 1: người quản lý giao trách nhiệm giải thích một

cách cẩn thận công việc m hoặc nhiệm vụ một ai đó dự kiến sẽ làm.

 Bước 2: người quản lý chuyển nhượng quyền để hành

động

 Bước 3: người quản lý tạo ra trách nhiệm.

5 Sự ủy quyền và trao quyền nhiều

hơn.

• - 1 nguyên tắc ủy quyền là: không được ủy quyền

mà không cho cấp dưới có đủ thẩm quyền được

thực hiện

• - 1 điều tồn tại trong cấu trúc truyền thống là

người quản lí không sẵn sàng để ủy quyền Gây ra những bất lợi:

 Quá tải đối với người quản lí để quản lí hết công việc

 Cản trở nhiều cơ hội của người khác để tận dụng tối đa

tài năng của họ trong công việc.

Xu hướng: người quản lý được ủy thác nhiều hơn, họ trao

quyền cho mọi người ở tất cả các cấp để đưa ra quyết

định ảnh hưởng đến bản thân và công việc của họ.

Những nguyên tắc nền tảng cho sự ủy

thác hiệu quả

- Cẩn thận chọn người mà bạn uỷ thác.

- Xác định trách nhiệm, làm cho sự phân công rõ ràng.

- Đồng ý về mục tiêu hiệu suất và các tiêu chuẩn

- Đồng ý về thời gian biểu thực hiện.

- Đưa ra thẩm quyền, cho phép người khác để hành động một cách độc lập.

- Bày tỏ sự tin tưởng vào người khác.

- Cung cấp hỗ trợ hiệu suất.

- Đưa ra thông tin phản hồi về việc thực hiện

nhận ra và củng cố sự tiến bộ giúp đỡ khi mọi việc đi sai hướng.

- Không được quên trách nhiệm của bạn về kết quả thực

6 Phân cấp với sự tập quyền trung ương.

• Các hình thức kim tự tháp truyền thống của tổ chức

có thể đưa ra những đặc trưng của một cấu trúc

tập quyền trung ương cao, trong khi phân cấp là

đặc trưng của các cấu trúc mới và tổ chức nhiều xu hướng gần đây.

• Với hệ thống máy tính và các hệ thống thông tin

tiên tiến, các nhà quản lý ở các cấp độ cao hơn có thể dễ dàng được thông báo về một loạt các vấn

đề về hiệu suất ngày này qua ngày khác

 Xu hướng: tiến bộ trong công nghệ thông tin cho phép

duy trì việc kiểm soát tập quyền trung ương.

7 Giảm thiểu việc sử dụng của nhân viên:

• Các vấn đề của nhân viên trong một tổ chức là vô

cùng quan trọng.

• Do sử dụng cùng lúc nhiều dòng nhân viên nên giữa

các nhân viên có thể phát sinh những vấn đề không

mong muốn.

• Trong rất nhiều trường hợp, tổ chức thấy rằng các

nhân viên phát triển đến mức chi phí nhiều hơn trong chi phí hành chính hơn là giá trị.

 Điều này giải thích tại sao cắt giảm nhân viên trong các tổ chức

Qantas Airways

•Một trong hai hãng hàng không lâu đời

nhất thế giới vẫn đang duy trì hoạt động

•Thành lập vào năm 1920, hãng này đã trở thành thương hiệu kinh doanh mạnh nhất cả nước

•Luôn có mặt trong bảng xếp hạng top

10 các hãng hàng không uy tín nhất thế giới trong suốt 6 năm qua

Qantas Airways

•Một trong số các hãng hàng không có lợi

nhuận cao nhất trên thế giới

•Trụ sở chính tại Sydney.

•Vận hành trên hơn 100 chuyến bay 1 tuần

tới 12 cảng hàng không trong 5 quốc gia

•Cơ sở chi phí thấp, dạng cấu trúc và quy

trình truyền thống

•Tăng tần suất các chuyến bay trên và bổ

sung thêm các điểm đến mới