Giới thiệu về phần mềm vietchool.vn

Nếu trường bạn mới bắt đầu sử dụng VietSchool thì công việc đầu tiên và cần thiết là cấu hình hệ thống thông tin trường, cấu hình điểm số, cách tính học lực, hạnh kiểm, đợt điểm; hoàn th

1

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VIETSCHOOL

(Web Version) 1.Trường mới bắt đầu sử dụng VietSchool

Đăng nhập :

Điền đầy đủ các thông tin trên màn hình đăng nhập theo thứ tự từ trên xuống, bấm nút đăng nhập Nếu thành công, chương trình chuyển đến màn hình làm việc chính

Nếu trường bạn mới bắt đầu sử dụng VietSchool thì công việc đầu tiên và cần thiết là cấu hình hệ thống (thông tin trường, cấu hình điểm số, cách tính học lực, hạnh kiểm, đợt điểm); hoàn thành các danh mục như : môn, ban học, hệ số môn theo trường của bạn; nhập giáo viên; nhập học sinh; Phân công dạy

Lưu ý : Điều kiện phân công dạy :

1 Đã nhập danh sách giáo viên và nhập bộ môn của giáo viên đó

a Thông tin trường :

Bạn nhập các thông tin về trường : tên trường; cấp học; nơi trực thuộc; hiệu trưởng; hiệu phó; quản trị phần mềm và số điện thoại kèm theo để nhân viên

hỗ trợ VietSchool có thể liên lạc khi cần và niên học hiện tại

3

b Điểm số :

Bạn có thể cấu hình số cột điểm (của 1 đợt điểm) theo yêu cầu của trường Phần mềm dựa trên cấu hình này sẽ hiện thị số cột điểm để nhập cũng như xuất tập tin điểm

+ Khi thêm cột : Cần xuất lại các tập tin điểm

+ Khi bớt cột : các cột bị bớt đi sẽ mất điểm, sau khi thay đổi bạn phải cập nhật lại tập tin điểm

Bạn nên cấu hình điểm số 1 lần ở đầu năm học

Đánh giá học lực theo yêu cầu của từng trường, có đánh giá dành cho lớp chuyên và không chuyên

5

e Hệ số môn :

Hệ số môn được xét theo ban

Quan hệ môn :

Ví dụ : Môn 2 cộng điểm khuyến khích cho môn 1: Có nghĩa là lấy điểm

môn 2 quy ra điểm cộng vào môn 1 Khi xếp loại hay xuất các báo cáo thì không xét môn 2

Môn 3 = (Môn 2 * 1) + (Môn 1))/3 : Thường áp dụng cho môn ngoại ngữ có học trái buổi, giờ học trái buổi được cộng điểm thêm cho giờ học chính thức

f Cấu hình mail : VietSchool Web không hỗ trợ chức năng này

+ Môn tự chọn : môn tự chọn cho học sinh

Trong Danh mục môn có STT, có nghĩ là thứ tự các môn khi xuất các báo cáo điểm sẽ theo thứ tự mà bạn sắp xếp

- Ban : cấu hình ban học theo trường bạn

- Hệ số môn : sau khi hoàn tất môn học và ban, bạn cũng cần nhập hệ số môn cho từng ban Khi tính điểm trung bình cho học sinh hệ thống sẽ căn cứ vào hệ số mà bạn cấu hình

để tính điểm

3 Nhập danh sách giáo viên

Giáo viên có thể nhập trực tiếp trên phần mềm hay đổ vào từ Excel ( tập tin mẫu do phần

mềm xuất ra) Tên tắt của giáo viên cũng là tên đăng nhập phần mềm, mật khẩu mặc định cho giáo viên mới thêm vào là 123 Khi giáo viên đăng nhập nên đổi một mật khẩu bảo mật hơn

Trong trường hợp giáo viên quên mật khẩu, người quản trị phần mềm có thể cấp lại mật khẩu mặc định cho giáo viên như sau :

Hệ thống  Danh mục  Chọn Người dùng Chọn giáo viên  Nhấp vào nút “Set mật

khẩu mặc định”

7

4 Nhập học sinh

Giáo viên có thể nhập học sinh trực tiếp từ phần mềm hay từ Excel (chỉ nhận tập tin mẫu của phần mềm)

+ Nhập trực tiếp trên phần mềm : Học sinh Lý lịch

Để nhập học sinh vào lớp bạn phải tạo lớp trong Hệ thống  Lớp (nếu chưa có)

Trong lý lịch chọn lớp cần thêm học sinh, thêm học sinh, nhập thông tin và lưu

+ Nhập từ Excel: Tiện ích  Chuyển học sinh từ Excel Bản web chỉ nhập học sinh chưa có trong dữ liệu phần mềm (học sinh mới) Khi nhập từ

Excel thì lớp sẽ được tạo ra tự động theo niên học đó Nếu tên lớp trong niên học đã có thì sẽ không tạo ra lớp mà sẽ chuyển học sinh trên tập excel vào lớp đã có

5 Phân công chủ nhiệm : Hệ thống  Danh mục Lớp Bạn vào danh mục lớp chọn giáo viên chủ nhiệm cho lớp

Điều kiện phân công dạy :

 Đã nhập danh sách giáo viên

 Giáo viên đã có chuyên môn

 Đã có lớp

Bạn chọn giáo viên cần phân công : trên lưới sẽ hiển thị danh sách lớp đã phân công theo chuyên môn của giáo viên đó, ô trống là chưa phân công

+ Nhấp đúp hay sử dụng menu chuột phải vào ô trống để phân công giáo viên dạy dạy lớp

+ Đối với các lớp đã phân công, bạn muốn phân công lại thì có thể sử dụng menu chuột phải để hủy phân công trước, rồi phân công lại

9

2.Quy trình hoạt động :

1 Quản lí học sinh

2 Quản lí học tập :

3 Báo cáo thống kê :

4 Quản trị :

11

5 Công việc cuối năm :

- Trong phần này bạn có thể thêm, sửa, xóa học sinh

- Nếu trường có sử dụng sổ liên lạc điện tử thì trong phần Địa chỉ có chức năng đánh dấu học sinh tham gia sổ liên lạc điện tử theo học kỳ Nếu học sinh tham gia thì phải nhập số điện thoại Một học sinh có thể tham gia tối đa 3 số điện thoại (hệ thống sẽ nhắn tin kết quả học tập hay thông báo của trường vào số điện thoại đăng kí)

- Bạn có thể đánh STT cho học sinh tự động theo bảng chữ cái Đánh cho 1 lớp hay tất

cả các lớp

2 In Danh sách học sinh : Học sinh  In DSHS

- In danh sách học sinh với trích lọc và tùy chọn thông tin in, bạn có thể chọn những thông tin mong muốn và sắp xếp các thông tin đó theo ý bạn

- Bạn cũng có thể thêm cột (ví dụ như : ghi chú, ) và có thể nhập ghi chú cho từng học sinh muốn in (lưu ý : ghi chú này không lưu lại trong CSDL)

- Bạn có xuất danh sách sau khi chọn in ra Excel hay PDF

- Trong phần này cũng có chức năng thống kê sỉ số theo từng lớp, từng khối, toàn trường có tỉ lệ nam nữ, nữ dân tộc, bán trú, nội trú

13

Có thể thêm cột và nhập thông tin cho từng học sinh

3 Tìm kiếm :

- Tìm kiếm theo thông tin cá nhân : họ, tên, giới tính, năm sinh, dân tộc, hoàn cản gia đình, đang học, thôi học, lớp, địa chỉ (họ và tên có thể tìm chính xác hay tương đối)

+ Lớp có thể tìm theo nhiều tên lớp viết liền nhau hay theo 1 phần của lớp :

Ví dụ : 10A211A5 hay A2A5

15

4 Chuyển lớp : Học sinh  Chuyển lớp

- Chuyển lớp có thể giữ lại tên của học sinh ở lớp cũ nhưng vô hiệu (học sinh vẫn còn trong lớp cũ nhưng không tính) hay chuyển và xóa hẳn học sinh đó ở lớp cũ

- Bạn chọn học sinh cần chuyển, nhấn vào mũi tên để chuyển học sinh sang lớp hướng mũi tên

sẽ hiện lên các tùy chọn chuyển

- Khi chuyển lớp điểm số của học sinh (nếu có) sẽ được chuyển theo

5 Miễn môn học : Học sinh  Miễn môn học

- Học sinh miễn môn học nào thì khi tính trung bình sẽ không tính môn đó cho học sinh

- Có thể miễn môn học cho học sinh theo học kỳ hay cả năm

- Chọn học sinh cần miễn môn học, nhấp vào nút mũi tên sẽ hiển thị hộp thoại cho phép bạn chọn thông tin như : môn được miễn, lý do miễn, ngày, học kỳ và ghi chú

- Bạn có thể hủy miễn học sinh khi cần bằng nút “Hủy miễn môn” ở dưới danh sách miễn môn

học

6 Thôi học : Học sinh  Thôi học

- Chọn học sinh thôi học, bấm mũi tên hướng về danh sách thôi học sẽ hiển thị cho phép bạn chọn lý do thôi học , ngày thôi học, lý do

- Học sinh trong danh sách thôi học vẫn có thể nhập học lại ngay lớp cũ bằng cách :

Chọn học sinh cho nhập học lại, bấm vào mũi tên hướng về bên trái, học sinh

sẽ nhập học lại ngay lớp cũ

7 Lưu ban : Học sinh  Lưu ban

Xem danh sách học sinh lưu ban

17

8 Chọn môn thi lại : Học sinh  Chọn môn thi lại

- Học sinh chưa đủ điều kiện lên lớp phải thi lại, giáo viên có thể chọn môn sẽ cho học sinh thi lại

- Chọn lớp  chọn học sinh thi lại Hiển thị các môn học sinh chưa đạt

- Check vào môn cho học sinh thi lại

9 Danh sách thi lại : Học sinh  DS thi lại

- Danh sách học sinh sẽ thi lại và môn sẽ thi sau khi đã chọn môn thi lại

- Danh sách được xem theo khối hay khối và môn

- Có thể quét nhiều ô trong cột để nhập

11 Lên lớp : Học sinh  Lên lớp

- Công việc này được thực hiện vào cuối năm học, bạn có thể thực hiện sau khi có kết quả lần 1 hay sau khi thi lại

- Bạn cần thực hiện lên lớp cho học sinh để có thể bắt đầu năm học tiếp theo

19

- Khi lên lên bạn cũng có thể chọn theo đợt (lần 1, sau thi lại, rèn luyện hè)

- Lên lớp có thể lên tự động hay lên thủ công với nhiều tiêu chí lọc học sinh theo yêu cầu của bạn :

+ Lên lớp tự động: trong danh sách các lớp của năm học hiện tại, bạn có thể cho lớp lên tự động

Ví dụ : 10A1 sẽ tự động lên lớp 11A1 năm tới, hệ thống sẽ tự sinh lớp 11A1 và thêm các học sinh lên lớp của lớp 10A1 vào

Các lớp không lên tự động sẽ phân bổ thủ công ở bước sau đó

+ Lên lớp thủ công với nhiều tiêu chí trích lọc : những lớp không lên tự động ở bước trước, ở bước này bạn vẫn có thể lên lớp tự động

Những học sinh còn lại trong các lớp không lên tự động sẽ được bạn trích lọc theo nhiều tiêu chí như học lực, tên, ngẫu nhiên, điểm theo môn và có thể phân bổ vào các lớp trong năm mới theo ngẫu nhiên hay theo thứ tự

Ví dụ : Bạn trích lọc được 100 học sinh để phân bổ vào 5 lớp trong năm mới thì 100 học sinh này sẽ được chia làm 20 nhóm (mỗi nhóm 5 học sinh)

 Nếu phân bổ theo thứ tự : thì theo thứ tự từ 1  5 của học sinh trong 1 nhóm sẽ được cho vào lớp có thứ tự tương ứng

 Nếu phân bổ ngẫu nhiên : thì sẽ lấy ngẫu nhiên 1 học sinh trong 1 nhóm cho vào 1 lớp bất

1 Xuất điểm sang Excel: Điểm số  Xuất điểm sang Excel

Giáo viên có thể nhập điểm trực tiếp từ phần mềm hay nhập trên tập tin điểm Excel (xuất ra

từ phần mềm) Việc xuất tập tin điểm có thể được thực hiện bởi quản trị cao cấp (xuất điểm cho tất cả giáo viên) hay giáo viên (chỉ xuất được tập tin điểm của chính mình)

Tập tin điểm xuất ra có nhiều dạng khác nhau tùy trường như :

+ Xuất theo từng đợt:

 Theo giáo viên : điểm của tất cả các lớp do giáo viên dạy của đợt điểm đó

sẽ được xuất ra 1 tập tin

 Theo lớp : điểm tất cả các môn mà lớp đó học của đợt điểm đó sẽ được xuất ra 1 tập tin

+ Xuất theo học kỳ :

 Theo giáo viên : điểm của tất cả các lớp do giáo viên dạy của học kỳ đó sẽ

được xuất ra 1 tập tin

 Theo lớp : điểm tất cả các môn mà lớp đó học của học kỳ đó sẽ được xuất

ra 1 tập tin

+ Xuất theo nhiều đợt :

 Theo giáo viên : điểm của tất cả các lớp do giáo viên dạy của các đợt

được chọn sẽ được xuất ra 1 tập tin

 Theo lớp : điểm tất cả các môn mà lớp đó học của các đợt được chọn sẽ được xuất ra 1 tập tin

21

2 Nhập điểm từ Excel : Điểm số  Chuyển điểm từ Excel

Chức năng này cho phép bạn cập nhật điểm từ Excel (tập tin do phần mềm xuất ra)

Điểm số trên tập tin Excel sẽ được cập nhật vào phần mềm Nếu tập tin không hợp lệ hay bạn không

có quyền cập nhật điểm thì chuyển điểm sẽ thất bại

3 Nhập điểm từ trực tiếp từ phần mềm : Điểm số  Nhập điểm tháng hoặc mở biểu tượng trên màn hình Desktop

VD: Trên hình đang chọn đợt điểm THÁNG 9+10 thời gian trong khoảng thống kê sẽ được đặt lại là “từ ngày”= 1/8/2010 và “đến ngày” = 31/10/2010

- chọn học sinh của lớp cần nhập vi phạm, nhấp phải lên học sinh cần nhập và chọn vi phạm cần nhập Lưu ý: Danh mục vi phạm như trên hình chỉ hiển thị khi nhấp phải vào dòng chứa thông tin vi phạm của học sinh Các mục đặt biệt trên danh sách đó là:

Xóa vi phạm: xóa vi phạm hiện tại đang được chọn

Tiết học: đặt tiếp cho vi phạm của học sinh

Môn học: Đặt môn cho vi phạm của học sinh

- Chọn giáo viên cần xuất file nhập vi phạm

- Chọn đợt điểm cho file cần xuất

- Nhấp vào nút xuất file, trình duyệt hoặc các chương trình hỗ trợ tải xuống sẽ tự bắt liên kết

và tải xuống

Chuyển vi phạm từ file nhập vi phạm lên server

- Nhấp chuột vào nút “chọn tệp tin” (Lưu ý: mỗi trình duyệt có thể có một kiểu hiển thị khác nhau nên có thể thay nút chọn tep bằng nút tương ứng nào đó cùng vị trí nếu không thấy nút

25

2 Nhập nhận xét để in phiếu liên lạc : Hạnh kiểm  Nhập ngày nghỉ/ hạnh kiểm nhận xét

- Nhập số ngày nghỉ (nếu tính ngày nghỉ thủ công, ngược lại - tính tự động - thì cột ngày nghỉ

1 Giao diện chính

Thứ tự thao tác trên đợt kiểm tra tập trung và tầm quan trọng của từng chức năng:

Để thao tác trên một đợt kiểm tra thành công đòi hỏi phải thao tác một cách có thứ tự Thứ tự thao tác như sau:

2 Tạo đợt kiểm tra tập trung

Khi tạo đợt kiểm tra bạn

cần quan tâm đến đợt điểm,

tên cột điểm (cột điểm sẽ

được lấy) và hình thức

chấm bài

27

3 Tạo nhóm cho đợt kiểm tra tập trung

Tạo ra các nhóm cho đợt kiểm, sau đó tiến hành chọn lớp cho nhóm > chia phòng > lưu phòng -> phân bổ học sinh vào phòng cho từng nhóm

Các bước này đòi hỏi phải làm tuần tự trong thao tác thêm, sửa.Các thí sinh trong 1 nhóm sẽ được trộn với nhau khi ta phân bổ học sinh

4 Điều chỉnh danh sách

Cho phép chuyển học sinh từ phòng này sang phòng khác

Đánh số báo danh cho tất cả thí sinh trong đợt kiểm tra

6 Đánh mã bài thi

(Đối với đợt kiểm tra đánh theo mã phách)

Đánh dấu chọn “Tính số báo danh”

Đánh dấu chọn các yếu tố cấu thành số báo danh học sinh theo nhu cầu của trường, kết hợp:

Tiền tố nhóm

Tên phòng

Tiền tố

Độ dài số tự tăng

Đánh số tự tăng từ 1 cho mỗi nhóm

Nhấp vào nút đánh số báo danh để tiến hành đánh số báo danh cho học sinh

Lưu ý: Nếu đợt kiểm tra được tạo giống với một đợt kiểm tra nào đó, có thể sử dụng chức năng sao chép số báo danh bằng cách:

Đánh dấu chọn “Sao chép số báo danh”

Nhấp vào nút sao chép số báo danh để sao chép

29

8 In ấn dữ liệu, xuất file

8.1 In danh sách thí sinh & điểm

Mẫu 1: Danh sách thí sinh dự thi theo phòng

Mẫu 2: Bảng điểm kiểm tra tập trung theo phòng

Mẫu 4: Tờ ghi điểm mẫu

8.2 In danh sách điểm theo lớp

Mẫu 1: Danh sách thí sinh dự thi theo lớp:

31

8.3 In mã bài thi

8.4 In sơ đồ vị trí ngồi

8.5 Xuất file nhập điểm sang excel

8.6 Thống kê kiểm tra tập trung

Lưu ý chung khi thao tác trên đợt kiểm tra tập trung: Đợt kiểm tra đã nhập điểm thì mọi thao tác thêm, sửa, xóa trên đợt kiểm tra đó đều không cho phép

 Mẫu phiếu điểm

 Theo dõi kỹ luật

 Học sinh thiếu điểm

 Thống kê điểm thi (Báo cáo PGD)

 Danh sách thi lại, ở lại

 Thống kê

 Kết quả học tập

 2 mặt giáo dục

 Tỷ lệ điểm theo đợt kiểm tra

 Thống kê hiệu suất

 EMIS

 Giáo viên chưa nhập điểm

Để xem báo cáo, thống kê tại màn hình web chính nhấp chuột vào biểu tượng “Start menu” giống như trong Window > vào menu Báo cáo/Thống kê tương ứng > chọn mẫu

Báo cáo/Thống kê cần xem

33

Với chức năng Báo cáo, Thống kê người dùng có thể xem, in ấn hoặc xuất ra excel các báo cáo về điểm số học sinh, vi phạm học sinh, các thống kê về các kết quả dạy và học,… với nhiều tùy chọn khác nhau

Thông thường để xem được các báo cáo, thống kê thì người dùng thường phải chọn hoặc nhập một số thông tin cần thiết như chọn lớp, chọn môn, chọn ngày, nhập tiêu đề cho báo cáo, thống kê …

trong báo cáo thì bỏ đánh dấu nút chọn “Nữ”)

1 Phiếu điểm cá nhân

2 Phiếu điểm tổng hợp

35

3 Cuối năm

4 Phiếu liên lạc

37

5 Sổ điểm lớn

3

39

7 Kết quả học tập

4

41

9 Tỷ lệ điểm theo đợt kiểm tra

10 Báo cáo EMIS

4