Phần 2 sử dụng microsoft word

Giới thiệu và các thao tác cơ bản1.1 Giới thiệu Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản trong môi trường Windows thông dụng nhất hiện nay..  Home, End: Di chuyển con trỏ về đầu/cu

Phần 2: Sử dụng Microsoft Word

Môn học: Tin học văn phòng

Giáo viên: Bùi Ngọc Lâm

1 Giới thiệu và các thao tác cơ bản

1.1 Giới thiệu

Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản trong

môi trường Windows thông dụng nhất hiện nay Microsoft Word có các tính năng :

văn bản đa dạng, dễ sử dụng

thoại

1.1 Giới thiệu (tt)

Có các bộ chương trình tiện ích và phụ trợ giúp tạo các văn bản đặc biệt.

Có các chương trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt,

marcro, tìm kiếm, thay thế và một số thao tác tự động khác.

Có chức năng tạo bảng biểu mạnh như cho phép sắp xếp các dữ liệu, tính toán tiện lợi cho công tác thống kê, báo cáo

1.2.1 Khởi động MS Word 2003

 C1: Start -> Programs -> Microsoft Office ->

Microsoft Office Word 2003

 C2: Kích vào biểu tượng MS Word trên màn

1.2.2 Giao diện cửa sổ MS Word 2003

1.2 Khởi động, giao diện và thoát Microsoft

Word

 Thanh tiêu đề(Title Bar)

 Thanh menu(Menu Bar)

 Thanh Standard

 Thanh Formatting

 Thước(Ruler)

 Vùng soạn thảo(Text Area)

 Thanh cuốn(Scroll bar)

 Thanh Drawing

 Thanh trạng thái(Status bar)

1.2.3 Thoát khỏi MS Word

 C1: File-> Exit

 C2: Kích chuột vào biểu tượng ở góc trên bên phải

của cửa sổ làm việc

1.2.3 Thoát khỏi MS Word

Chú ý: Nếu chưa lưu tập tin vào ổ đĩa thì xuất hiện Message Box, chọn:

Lưu tài liệu và

1.2 Khởi động, giao diện và thoát Microsoft

Word

1.3.1 Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõ

Bảng mã TCVN3(ABC): có 2 loại:

 Font soạn thảo chữ thường có dạng: Vn

Ví dụ: Các Font chữ như: VnTime, VnArial,

 Font soạn thảo chữ hoa có dạng: Vn H

Ví dụ: Các Font chữ như: VnTimeH, VnArialH,…

Bảng mã VNI: Font chữ soạn thảo cho bảng mã VNI có dạng: VNI -

1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word

1.3.1 Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõ

 Bảng mã Unicode:

 Bộ Font Unicode đã cho phép tích hợp tất cả các ký tự của các ngôn ngữ trong

1 Font chữ duy nhất Hiện tại, đây là Font chữ chuẩn của nước ta cũng như nhiều nước khác trên thế giới.

 Ví dụ: Times New Roman, Arial,…

1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word

1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word

1.3.1 Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõ

Kiểu gõ:

 Có rất nhiều kiểu gõ tiếng Việt trong Windows Hai kiểu gõ thông

dụng nhất là kiểu gõ Telex và VNI.

 Qui tắc gõ cho kiểu gõ Telex và VNI:

Kiểu Telex AA EE OO OW; [ UW; W; ] AW DD Kiểu VNI A6 E6 O6 O7 U7 A8 D9 Dấu Sắc Huyền Hỏi Ngã Nặng Hủy bỏ dấu

1.3.2 Giới thiệu bộ gõ Vietkey và Unikey

Bộ gõ Vietkey :

1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word

1.3.2 Giới thiệu bộ gõ Vietkey và Unikey

Bộ gõ Unikey :

hiện nay đã có phiên bản 4.0

1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word

1.4.1 Tạo mới một tài liệu

 C1: Vào menu File  New Trong Task paners chọn

1.4.2 Lưu tài liệu:

 Lưu tài liệu với lệnh Save:

 C1: File ->Save

 C2: Nhấn Ctrl+S

 C3: Kích nút Save

1.4 Thao tác với các văn bản MS Word

1.4.2 Lưu tài liệu:

Chú ý: - Thường xuyên Cập nhật thay đổi (nếu cần) cũng bằng 1 trong 3 cách ở trên.

- Trường hợp lưu với tài liệu đã được đặt tên, MS Word sẽ thực hiện ghi đè nội dung tài liệu hiện hành lên chính tập tin đó.

Chọn thư mục chứa tập tin

Nhập tên tập tin

1.4 Thao tác với các văn bản MS Word

1.4.2 Lưu tài liệu:

 Lưu tài liệu với lệnh Save as: Lệnh Save As cho phép người sử dụng

có thể lưu tài liệu đang soạn thảo thành 1 tập tin tài liệu mới với nội

dung mà người sử dụng đang soạn thảo, đồng thời vẫn giữ lại tên và nội dung của tập tin tài liệu cũ

 Gọi lệnh Save as: File ->Save as hoặc ấn phím F12,

 Xuất hiện hộp thoại Save as và thực hiện các thao tác tương tự như hộp thoại Save as của lệnh Save.

Tools/ Options

1.4 Thao tác với các văn bản MS Word

 Xuất hiện hộp thoại Open:

1.4 Thao tác với các văn bản MS Word

1.4 Thao tác với các văn bản MS Word

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5.1 Nhập nội dung vào tài liệu

A Khái niệm về character, word, sentence.

- Kí tự(charater): bao gồm các kí tự chữ(a,…,z, A,…,Z),

số (0,…,9), kí hiệu (+, -, *, /, %, $,…) được in ra màn hình.

- Từ (Word): nhóm kí tự liên tiếp nhau, các từ được

ngăn cách nhau bằng khoảng trắng (blank).

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5.1 Nhập nội dung vào tài liệu

B Khái niệm về line, paragraph, select text, section

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5.1Nhập nội dung vào tài liệu

C Nguyên tắc nhập văn bản

- Văn bản luôn được nhập bắt đầu từ lề trái Chưa cần lưu tâm đến

dạng thức, phần định dạng sẽ thực hiện sau

- Hạn chế nhấn phím Spacebar để nhập các kí tự trắng ở đầu dòng hoặc đẩy các kí tự, nói chung là không nên tạo hơn hai khoảng trắng liền nhau

- Nguyên tắc cuộn từ (word wrap): khi dòng văn bản đến lề phải, Word

sẽ tự động xuống dòng Nếu một từ vượt quá lề phải của văn bản thì

cả từ sẽ được chuyển xuống dòng dưới

- Phím Enter: kết thúc một đoạn, qua đoạn mới

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5.1Nhập nội dung vào tài liệu

D. Kiểm tra chế độ hoạt động

- Khi đèn Caps Lock tắt: ở chế độ nhập chữ thường

- Khi đền Caps Lock sáng: ở chế độ nhập chữ in

- Khi nhấn phím Insert chữ OVR trên thanh trạng thái đậm lên: ở

chế độ nhập kí tự mới che mất kí tự cũ (gõ chồng)

1.5.2 Di chuyển con trỏ văn bản

di chuyển con trỏ:

 , : Di chuyển con trỏ lên/xuống một dòng

 , : Di chuyển con trỏ sang trái/phải một ký tự

 Ctrl +  hoặc : Di chuyển con trỏ sang trái / phải một từ

 Home, End: Di chuyển con trỏ về đầu/cuối một dòng hiện

hành

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5.2 Di chuyển con trỏ văn bản (tt)

 Page Up, Page Down: Di chuyển con trỏ lên / xuống một

trang màn hình

 Ctrl + Page Up, Ctrl + Page Down: Di chuyển con trỏ lên /

xuống một trang văn bản

 Ctrl + Home, Ctrl + End: Di chuyển con trỏ về đầu / cuối văn

bản

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5.3 Thao tác trên khối văn bản

 Chọn khối:

 Sử dụng chuột: Di chuyển chuột về phía biên trái của văn bản cho đến khi hình ảnh chuột có dạng , khi đó:

Chọn từng dòng: Nhắp 1 lần chuột tại dòng muốn chọn

Chọn nhiều dòng: Nhắp và kéo chuột từ dòng muốn chọn đến dòng

kế tiếp

Chọn một đoạn: Nhắp đúp chuột tại đoạn muốn chọn

Chọn cả văn bản: Nhắp 3 lần chuột liên tiếp hoặc giữ phím Ctrl và

nhắp chuột (hoặc vào Menu Edit/ Select All)

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5.3 Thao tác trên khối văn bản

 Chọn khối:

 Sử dụng chuột: Di chuyển con trỏ chuột vào vùng soạn thảo, khi hình ảnh chuột có dạng thì có các cách chọn chọn sau:

Chọn một từ: Nhắp đúp chuột tại từ muốn chọn

Chọn một phần: Nhắp và giữ chuột tại ký tự đầu tiên của phần

muốn chọn, sau đó kéo chuột đến ký tự cuối cùng của phần đó

Chọn một đoạn: Giữ phím Ctrl và nhắp chuột tại đoạn muốn chọn.

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5.3 Thao tác trên khối văn bản

 Chọn khối:

 Sử dụng bàn phím: Tại vị trí của dấu chèn có thể đánh dấu văn bản bằng các tổ hợp phím sau:

 Shift+ hoặc Shift+: Chọn một dòng

 Shift+ hoặc Shift+: Chọn một ký tự bên trái hoặc bên phải

 Shift+Home hoặc Shift+End: Chọn đến đầu hoặc cuối dòng

 Shift+PgUp hoặc Shift+PgDn: Chọn một trang màn hình trên hoặc dưới

 Ctrl+Shift +  hoặc Ctrl+Shift+: Chọn một từ bên trái hoặc phải

 Ctrl+Shift+Home hoặc Ctrl+Shift+End: Chọn đến đầu hoặc cuối văn bản.

 Ctrl+A: Chọn toàn bộ vùng văn bản.

1.5.3 Thao tác trên khối văn bản

Sao chép khối:

 Chọn khối văn bản cần sao chép và thực hiện các bước:

 B1: Gọi lệnh Copy bằng 1 trong các cách:

1.5.3 Thao tác trên khối văn bản

 B3: Gọi lệnh Paste bằng 1 trong các cách:

 C1: Edit/ Paste

 C2: Kích nút Paste

 C3: Kích chuột phải chọn Paste

 C4: Ctrl+V

 Ngoài ta, ta có thể sao chép trực tiếp bằng cách:

 Chọn khối văn bản và nhấn Ctrl, đồng thời kéo thả

(Drop and Drap) chuột đến vùng đích.

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5.3 Thao tác trên khối văn bản

Di chuyển 1 khối văn bản:

1.5.3 Thao tác trên khối văn bản

 C1: Edit/ Paste

 C2: Kích nút Paste

 C3: Kích chuột phải chọn Paste

 C4: Ctrl+V

 Ngoài ta, ta có thể di chuyển trực tiếp bằng cách:

 Chọn khối văn bản và đồng thời kéo thả (Drop and Drap)

chuột đến vùng đích

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5.3 Thao tác trên khối văn bản

Xóa khối văn bản:

 Chọn khối văn bản cần xoá, ấn phím Delete

 Hoặc có thể dùng phím hoặc tổ hợp phím:

 BackSpace: Xoá một ký tự bên trái con trỏ văn bản.

 Delete: Xoá một ký tự bên phải con trỏ văn bản.

 Ctrl + BackSpace: Xoá một từ bên trái con trỏ văn bản

 Ctrl + Delete: Xoá một từ bên phải con trỏ văn bản.

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5.5 Chức năng gõ tắt

AutoCorrect

Tools/ AutoCorrect Options

Nhập từ được thay thế (từ viết tắt) Kích nút Add

để thêm

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5.6 Sử dụng chức năng Undo và Redo

 C1: Menu Edit  Undo

 C2: Chọn biểu tượng Undo trên Toolbars

 C3: Ctrl+Z

 C1: Menu Edit  Redo/Repeat

 C2: Chọn biểu tượng Redo trên Toolbars

 C3: Ctrl+Y

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

2.1 Định dạng trang

 File -> Page Setup, xuất hiện cửa sổ Page

Setup:

 Top : Lề đầu trang

 Bottom : Lề cuối trang

 Right : Lề bên trái

 Left : Lề bên phải

 Gutter:phần gáy để đóng tập

2 Định dạng và trang trí

 Chọn kiểu in của trang giấy: trong vùng

Orientation :

 In đứng theo chiều giấy: Portrait

 In xoay ngang trang giấy: Landscape

chọn khổ giấy muốn in (A4, A5,…)

2.1 Định dạng trang

2.2.1 Định dạng bằng hộp thoại Font:

 Chọn đoạn văn bản cần định dạng

 Format -> Font hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + D, hộp thoại

Font xuất hiện

2.2 Định dạng ký tự

thường Italic: In nghiêng Bold: In đậm Bold Italic: vừa nghiêng vừa đậm

Kích thước chữ

Kiểu đường gạch chân

Màu đường gạch chân Các hiệu ứng

Màu chữ

Xác định các lựa chọn

và đóng hộp thoại

Xác định các lựa chọn và đóng hộp thoại

Thẻ Font

+ Normal: bình thường

+ Condensed : nén

+ Expand: nới rộng

Thẻ Text Effect

Chọn hiệu ứng

Cỡ chữ

In đậm In nghiêng

Tô nền

2.2.3 Định dạng bằng tổ hợp phím

 Tăng kích thước (Size) : Ctrl + ] hoặc Ctrl + Shift + >

 Giảm kích thước (Size) : Ctrl + [ hoặc Ctrl + Shift + <

 Chữ hoa lớn/thường : Ctrl + Shift + A

 Đổi chữ hoa/thường/hoa : Shift + F3

2.2 Định dạng ký tự

2.2.4 Xóa định dạng

 Chọn đoạn văn bản cần xóa định dạng

 Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + Space bar

2.2 Định dạng ký tự

Đoạn văn bản (Paragraph) là tập hợp các từ được kết

thúc bằng dấu ngắt đoạn do bấm Enter

Chú ý: Để xuống nhưng không bắt đầu một đoạn mới

ta nhấn tổ hợp phím Shift+Enter

Để định dạng, thực hiện các bước sau:

Chọn đoạn văn bản cần định dạng

Vào menu Format  Paragraph

Hộp thoại Paragraph xuất hiện

2.3 Định dạng đoạn

+ Center: canh giữa trang

+ Justify: canh đều cả hai

+ Before: khoảng cách đến đoạn văn trước

đoạn đang chọn Line Spacing: khoảng

Căn chỉnh văn bản theo biên

Ctrl + L Canh thẳng theo biên trái

(Left)

Ctrl + E Canh giữa (Center)

Ctrl + R Canh thẳng theo biên phải

(Right)

Ctrl + J Canh đều theo hai biên

(Justify )

2.4 Thiết lập Tab Stop

 Thiết lập Tab là đặt một điểm dừng (Tab Stop)

mà con trỏ sẽ dịch chuyển đến điểm này khi người

dùng nhấn phím Tab

 Nếu không đặt Tab Stop, khi nhấn Tab thì con

trỏ sẽ nhảy đến vị trí cố định được quy định trong mục

Default Tab Stop (mặc định là 0,5 inch=1.27cm)

2.4 Thiết lập Tab Stop

4.2.4.1 Các loại Tab:

(Left Tab): Là Tab canh trái

(Right Tab): Là Tab canh phải

(Center Tab): Là Tab canh giữa

(Decimal Tab): Là Tab canh lấy chuẩn là dấu phân cách phần thập phân.

(Bar Tab): Là Tab chèn thêm một gạch thẳng đứng “|” tại

vị trí Tab dừng.

 Kích chuột tại vị trí cần đặt Tab trên thanh thước, lúc

đó sẽ xuất hiện dấu Tab trên thước

2.4 Thiết lập Tab Stop

2.4 Thiết lập Tab Stop

Sử dụng hộp thoại

Chọn vị trí muốn đặt Tab

Format  Tabs: Hộp thoại Tab xuất hiện

 Default Tab Stops: Mặc định khoảng cách

Tab

 Alignment: chọn các kiểu Tab

 Tab stop position: Gõ giá trị chỉ định vị trí

cần đặt Tab.

 Leader: chọn kiểu dấu dẫn trước Tab Các

ký tự dẫn này sẽ được tự động thêm vào

2.4 Thiết lập Tab Stop

2.4.4 Xóa Tab:

Có 3 cách sau:

khỏi nó.

hoặc tất cả các điểm dừng đã thiết lập.

các điểm dừng.

2.4 Thiết lập Tab Stop

Presets: Xác định

dạng chia cột theo

mẫu định sẵn

Xác định số cột cần chia theo ý

Xác định bề rộng và khoảng cách giữa các

cột

 Chú ý: Trong trường hợp chia cột xong sau đó mới nhập

văn bản Khi đó người sử dụng phải nhập hết cột này mới tới cột khác Để nhập văn bản cho cột khác khi chưa kết thúc cột thực hiện như sau:

 Vào menu Insert\Break Trong hộp thoại Break chọn

mục Column Break

 Click OK

2.5 Chia cột văn bản

C2: kích vào nút lệnh Columns trên thanh công cụ

và chọn số cột cần chia

2.5 Chia cột văn bản

Drop Caps là một kiểu định dạng đặc biệt thường thấy trên các trang báo.

Cách tạo:

 Chọn đoạn văn cần định dạng

 Vào menu Format  Drop Cap.

 Cửa sổ tạo chữ Drop Cap xuất hiện:

2.6 Tạo chữ Drop Cap

so với đoạn văn bản

Hủy bỏ chữ Drop Cap:

 Chọn chữ kiểu Drop Cap đã tạo.

 Vào Menu Format  Drop Cap.

 Trong cửa sổ tạo chữ Drop Cap, chọn vào mục None

trong Position.

 Chọn OK.

Drop Cap, cần chú ý:

 Nếu tạo : Chia cột trước, tạo chữ Drop Cap sau.

2.6 Tạo chữ Drop Cap

2.7.1 Định dạng Bullets

nhấp chọn nút Customize, chọn Character hoặc Picture để

chọn kiểu ký tự cần thiết khác.

2.7 Thiết lập Bullets và Numbering

2.7.2 Định dạng Numbering

nhấp chọn nút Customize, sau đó thay đổi các giá trị

trước đó

2.7 Thiết lập Bullets và Numbering

 Chú ý: Sử dụng biểu tượng trên thanh Formatting để định dạng Bullets hoặc Numbering.

 Định dạng Bullets bằng biểu tượng:

 Định dạng Numbering bằng biểu tượng

2.7 Thiết lập Bullets và Numbering

 Đánh dấu đoạn văn bản cần tạo khung và bóng nền.

 Định dạng khung cho khối chọn, chọn thẻ Borders hoặc sử

dụng nút lệnh để tạo khung.

2.8 Đóng khung và thiết lập nền

None : không kẻ khung.

Box : Khung viền với kiểu đường

Color: Màu đường viền

Width: Độ đậm nét Chọn phạm

vi áp dụng

 Định dạng khung cho trang văn bản, chọn thẻ Page

Border

2.8 Đóng khung và thiết lập nền

 Whole document : Áp dụng cho

toàn bộ văn bản.

 This section : Áp dụng cho

chương hiện thời.

 This section – First page only:

Áp dụng chỉ cho trang đầu tiên của

chương hiện thời

 This section – All except first

page: Áp dụng cho tất cả các trang

của chương hiện thời ngoại trừ

Chèn vào một số các ký tự

đặc biệt không có trên bàn phím

vào các vị trí thích hợp trong văn

2.10 Chèn chú thích Footnot/Endnot

Chú thích cuối trang Chú thích cuối tài liệu

Số của chú thích tự động

Ký tự đặc biệt chú thích Dấu của chú thích

Để giải thích cho người dùng dễ hiểu nhưng không thể viết trực tiếp tại vị trí văn bản đó mà ta phải sử dụng Endnote/Footnote để ghi chú thích ở cuối tài liệu và cuối trang hoặc cuối section

2.11 Chèn tiêu đề đầu và chân trang

Header/Footer

Để thực hiện lặp lại tiêu đề đầu và chân trang cho các trang văn bản trong tài liệu ta thực hiện như sau:

Vào menu View  Header and Footer, xuất hiện hộp thoại như sau:

Chú ý: Nếu tài liệu có Header/Footer lúc này ta dùng chuột kích đôi vào vùng

Header/Footer để thực hiện hiệu chỉnh sửa chữa.

2.12 Thao tác với hình ảnh

Chèn hình ảnh từ Clip Art:

 Di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn hình ảnh

 Vào menu Insert  Picture  Clip Art, hoặc chọn biểu

tượng trên thanh Drawing.

 Trong cửa sổ Clip Art để chèn ảnh ta thực hiện:

 C1: Chọn nút Go, kích chọn bức ảnh cần chèn vào văn bản.

 C2: Chọn mục Organize clips…Trong cửa sổ Favorites –

Microsoft Clip Organizer, kích chọn mục Office Collections Kích chuột phải lên bức ảnh cần chèn, chọn Copy, sau đó Paste vào cửa sổ soạn thảo, hoặc rê bức ảnh thả

vào màn hình soạn thảo.