GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN, GIẤY TỜ

Các tạo Shortcut cho phần mềm: Sau khi nhấn đúp chuột vào file có tên QUAN LY CVGT tại cửa sổ hiện ra sau đó ta trỏ chuột vào file QUAN LY CONG VAN rồi nhấn chuột phải chọn lệnh Create

phạm đức huy phạm đức huy (Giới thiệu)

(Giới thiệu)

tinhoctrehvt@gmail.com

Phần mềm

Phần mềm

Thành phố Lạng Sơn, tháng 8 năm 2011 Thành phố Lạng Sơn, tháng 8 năm 2011

2

Phần mềm là một công cụ giúp cho việc quản lý công văn, giấy tờ ở các đơn vị trở nên đơn giản và dễ dàng hơn theo phương thức Tin học hoá Có thể biểu mẫu quản lý ở mỗi nơi mỗi khác nhưng các sử dụng thì đơn giản như nhau Hiện phần mềm đang được dùng thử nghiệm tại Phòng Hành Chính - Trường Tiểu học Hoàng Văn Thụ, TP Lạng Sơn

3

I GIAO DIỆN CỦA PHẦN MỀM

Phần mềm không cần cài đặt Người sử dụng chỉ cần thiết tạo Shortcut (Biểu tượng tắt) trên màn hình nền của máy tính là có thể sử dụng ngay với ngôn ngữ giao tiếp hoàn toàn bằng tiếng Việt

Các tạo Shortcut cho phần mềm:

Sau khi nhấn đúp chuột vào file có tên QUAN LY

CVGT tại cửa sổ hiện ra sau đó ta trỏ chuột vào file

QUAN LY CONG VAN rồi nhấn chuột phải chọn lệnh

Create Shortcut :

Chọn nơi đặt biểu tượng tắt tại cửa sổ hiện ra sau

đó, trong mục Browse ta chọn Desktop (màn hình nền

của máy tính.)

Hình 1 Ảnh giao diện phần mềm Quản lý Công văn - Giấy tờ

Hình 2 Lệnh Create Shortcut (Tạo biểu tượng tắt.)

4

Hình 3 Cửa sổ Tạo biểu tượng tắt Nhấn chuột vào nút Browse và chọn Desktop để tạo biểu tượng này trên

màn hình nền máy tính!

Hình 4 Biểu tượng tắt của phần mềm Quản lý công văn trên màn hình nền máy tính

II CÁC PHÂN HỆ CỦA PHẦN MỀM

Phần mềm có 2 phân hệ chính, tương ứng với hai loại công văn Trong mỗi phân hệ lại có những chức năng, tiện ích khác nhau:

1 CÔNG VĂN ĐI

Hình 5 Giao diện phân hệ CÔNG VĂN ĐI

5

- Phía trái là mẫu để nhập công văn đi Bên dưới có một số nút lệnh với những công dụng như sau:

Thêm mới

Để thêm một bản ghi vào bảng cơ sở dữ liệu chứa các công văn đi Trước khi nhập mới, người dùng phải nhấn vào nút này

Lưu Để lưu lại những gì vừa nhập mới hoặc vừa chỉnh sửa dữ liệu

cũ

Xoá bản ghi

Để xoá một bản ghi bất kỳ theo lựa chọn của người dùng trong bảng cơ sở dữ liệu công văn đi Mỗi văn bản hoặc công văn nhập vào được tính là một bản ghi, số bản ghi hiện ra ở cuối màn hình

nhập sẽ bị xoá để nhập lại

Dữ liệu sau khi nhập hoặc chỉnh sửa và lưu sẽ được tự động lưu vào bảng dữ liệu công văn

đi và trong biểu mẫu Để xem nhấn vào nút Mở biểu mẫu

Hình 6 Biểu mẫu công văn đi

6

Tại biểu mẫu này người dùng có thể in ra

- Phía dưới bên phải là các tiện ích với một số nút lệnh với những tiện ích giúp cho việc tìm kiếm, thông kê như sau:

Tìm theo nội dung

Chức năng này đòi hỏi người dùng phải nhớ chính xác và đầy

đủ nội dung của văn bản giống như trong cơ sở dữ liệu đã nhập

Tìm máy lưu cv Để tìm máy lưu công văn, tiện cho việc tìm để xem lại nội

dung công văn mà không nhớ nơi lưu

kiểm tra dữ liệu mới nhập vào

Xem thống kế Mở bảng thống kê danh sách chung các công văn, giấy tờ

Chức năng này dùng trước khi muốn in dữ liệu ra

Hình 7 Phiếu thống kê công văn đi

Khi nhấn vào các nút tìm kiếm sẽ có một hộp thoại hiện ra yêu cầu nhập tham số tương ứng, ví dụ: nhập năm, nhập nội dung, nhập tên v.v

Hình 8 Hộp thoại yêu cầu nhập năm công văn để thực hiện tìm kiếm

7

2 CÔNG VĂN ĐẾN

Phân hệ này khá giống với phân hệ CÔNG VĂN ĐẾN về các nút lệnh chức năng và một số nút lệnh tiện ích Tuy nhiên, về form nhập dữ liệu có đôi chút khác, tuỳ vào cách quản lý của từng đơn vị:

Hình 9 Giao diện phân hệ CÔNG VĂN ĐẾN

Các thức sử dụng các nút lệnh giống ở phân hệ Công văn đi

III CẬP NHẬT TRƯỜNG DỮ LIỆU TỰ ĐỘNG

Phần mềm có 2 phân hệ chính, tương ứng với hai loại công văn Trong mỗi phân hệ lại có những chức năng, tiện ích khác nhau:

Trường dữ liệu tự động là các trường chứa sẵn các dữ liệu giúp người dùng khi sử dụng chỉ cần chọn để nhập cho các bản ghi Người sử dụng có thể cập nhật thêm danh sách các tham

số trong hộp này bằng cách nhấn vào các nút tương ứng phía dưới Sau khi bảng dữ liệu được

mở ra, người sử dụng gõ thêm dữ liệu mong muốn vào (trong khi thực hiện chú ý sử dụng phím Tab) Kết thúc lưu như thông thường Để kiểm tra nhấn vào nút 'Công văn đến'

Hình 10 Minh hoạ các Trường dữ liệu tự động