Ứng dụng phần mềm quản lý công văn CV để nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND xã tân mỹ lạc sơn – hòa bình

Tổng quan về công tác văn thư  Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giả quyết văn bản, lập hồ sơ

LỜI CẢM ƠN

Qua 4 năm học tập và rèn luyện tại trường Trường ĐH Công nghệ thông tin và Truyền thông, Thái Nguyên, được sự chỉ bảo và giảng dạy nhiệt tình của quý thầy cô, đặc biệt là quý thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã truyền đạt cho em những kiến thức về lý thuyết và thực hành trong suốt thời gian học ở trường Và trong thời gian thực tập tại UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn - Hòa Bình em đã có cơ hội áp dụng những kiến thức học ở trường vào thực tế ở UBND xã Tân Mỹ, đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế tại UBND Cùng với sự nỗ lực của bản thân, em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình

Từ những kết quả đạt được này, em xin chân thành cảm ơn:

Quý thầy cô Trường ĐH Công nghệ thông tin và Truyền thông, Thái Nguyên đã truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong thời gian qua Đặc biệt, là thầy Vũ Xuân Nam đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành tốt Khoá luận tốt nghiệp này

Ban lãnh đạo và các anh, chị cán bộ, nhân viên UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn - Hòa Bình đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập

Do kiến thức còn hạn hẹp nên không tránh khỏi những thiếu sót trong cách hiểu, lỗi trình bày Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô và Ban lãnh đạo, các anh chị trong UBND để báo cáo khóa luận đạt được kết quả tốt hơn

Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn đến gia đình và bạn bè của em, những người

đã động viên em rất nhiều về mặt tinh thần, đã giúp em trong lúc mệt mỏi nhất

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của riêng em, được thực hiện trong quá trình thực tập tại UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình Đề tài có sử dụng những thông tin, số liệu, tài liệu của UBND để hoàn thành Em xin cam đoan các kết quả nêu trong báo cáo này là trung thực chưa được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Thái Nguyên, ngày …… tháng… năm 2017

Sinh viên

Bùi Thị Thủy

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 2

1.1 Cơ sở lý thuyết về công tác văn thư 2

1.1.1 Tổng quan về công tác văn thư 2

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư 3

1.1.3.Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 3

1.2 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 5

1.2.1 Yêu cầu của việc quản lý văn bản 5

1.2.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đi – đến 5

1.2.3 Vai trò, chức năng của văn bản 6

1.2.4 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi 7

1.2.5 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến 14

1.2.6 Quản lý văn bản nội bộ 20

1.3 Tổng quan về phần mềm quản lý công văn 21

1.3.1 Một số hình ảnh của Phần mềm Quản lý Công văn 21

1.3.2 Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý công văn 23

1.3.3 Tính năng phần mềm quản lý công văn 24

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TÂN MỸ - LẠC SƠN – HÒA BÌNH 26

2.1 Tổng quan về UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình 26

2.1.1 Giới thiệu khái quát về UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình 26

2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình 27

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình 28

2.2 Thực trạng Quản lý văn bản tại UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn - Hòa Bình 30

2.2.1 Thực trạng quản lý văn bản tại UBND xã Tân Mỹ 30

2.2.2.Ưu – Nhược điểm của công tác quản lý công văn tại UBND xã Tân Mỹ 31

2.3 Quy trình quản lý văn bản hiện hành tại UBND xã Tân mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình 32

2.3.1 Quy trình quản lý văn bản đi 32

2.3.2 Quy trình quản lý vă bản đến 34

2.4 Những khó khăn còn tồn tại trong việc quản lý công văn giấy tờ 36

2.5 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại UBND xã Tân Mỹ 37

2.5.1 Giải pháp chung 37

2.5.2 Nhóm giải pháp cụ thể 37

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN CV TRONG CÔNG TÁCVĂN THƯ TẠI UBND XÃ TÂN MỸ - LẠC SƠN – HÒA BÌNH 39

3.1 Đặt vấn đề 39

3.2 Ứng dụng phần mềm quản lý công văn CV trong quản lý văn bản tại UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa bình 40

3.2.1 Quy trình quản lý văn bản đi ứng dụng phần mềm Quản lý công văn CV 40 3.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến ứng dụng phần mềm quản lý công văn CV 43 3.2.3 Hình ảnh ứng dụng phần mềm quản lý công văn CV trong công tác quản lý văn bản 46 KẾT LUẬN 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CT/PCT UBND Chủ tịch/ phó chủ tịch Ủy ban nhân dân

HĐND - UBND Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân

BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Giới thiệu về tác giả phầm mềm Quản lý công văn CV 21

Hình 1.2 Giao diện đăng nhập phần mềm 22

Hình 1.3 Giao diện chính của phần mềm sau khi đăng nhập 23

Hình 1.4 Hỗ trợ trực tuyến bằng TeamViewer trong phần mềm 25

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Tân Mỹ 27

Hình 3.1 Giao diện đăng nhập phần mềm 46

Hình 3.2 Thêm loại văn bản vào phần mềm 47

Hình 3.3 Thêm cơ quan ban hành vào phần mềm 47

Hình 3.4 Thêm cơ quan nhận công văn 48

Hình 3.5 Thêm phòng ban quản lý nhân viên 48

Hình 3.6 Thêm cán bộ ký công văn 49

Hình 3.7 Thêm cán bộ xử lý công văn 49

Hình 3.8 Thêm vị trí lưu công văn 50

Hình 3.9 Thêm tài khoản sử dụng phần mềm cho cán bộ, nhân viên 51

Hình 3.10 Phân quyền cho nhân viên sử dụng phần mềm 51

Hình 3.11 Thêm công văn đến vào phần mềm để quản lý công văn 52

Hình 3.12 Thêm tập tin công văn đến từ máy tính vào phần mềm 53

Hình 3.13 Danh sách công văn đến sau khi thêm vào phần mềm 53

Hình 3.14 Thêm công văn đi vào phần mềm để quản lý công văn 54

Hình 3.15 Danh sách công văn đi quản lý trong phần mềm 54

Hình 3.16 Hình ảnh công văn đã được soạn trong phần mềm 55

Hình 3.17 Cấu hình email chính gửi công văn trong phần mềm 56

Hình 3.18 Thêm thông cán bộ xử lý và email nhận công văn của cán bộ đó 56

Hình 3.19 Các bước gửi một công văn bằng email 57

Hình 3.20 Tìm công văn đến theo các tiêu chí 58

Hình 3.21 Tìm công văn đi theo các tiêu chí 58

Hình 3.23 In công văn, xuất công văn dưới dạng excel hoặc pdf 59

Hình 3.24 File excel của những công văn được tìm kiếm 60

Hình 3.25 Danh sách công văn cần in sau khi được tìm kiếm 60

Để từng bước thực hiện tốt các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm từng bước đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị rất cần sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị; sự vào cuộc và chấp hành nghiêm các quy định của pháp luật

về công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan, đơn vị, địa phương chưa nhận thức đúng vị trí, tầm quan trọng và việc tuân thủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Xuất phát từ các vấn đề trên em đã lựa chọn đề tài: “Ứng dụng phần mềm Quản

lý công văn CV để nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình”

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Cơ sở lý thuyết về công tác văn thư

1.1.1 Tổng quan về công tác văn thư

 Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giả quyết văn bản, lập

hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức

 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư

- Vai trò của công tác văn thư: công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của văn phòng Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động của cơ quan, đơn vị Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước

- Ý nghĩa của công tác văn thư:

+ Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung + Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết

và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những điều trái pháp luật

+ Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan + Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

 Yêu cầu của công tác văn thư:

- Yêu cầu nhanh chóng: Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Do đó, việc xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời se góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan

- Yêu cầu chính xác: Trong quá trình thực hiện yêu cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau: chính xác về mặt nội dung văn bản; chính xác về mặt thể thức văn bản; chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ

- Yêu cầu bí mật: Trong nội dung văn bản đến, đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước Vì vậy, trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật

- Yêu cầu hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại vì vậy yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng xuất, chất lượng cao

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư lưu trữ bao gồm những nội dung dưới đây:

 Soạn thảo và ban hành văn bản

 Quản lý văn bản đi

 Quản lý và giải quyết văn bản đến

 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

 Quản lý và sử dụng con dấu

 Các loại con dấu

 Bảo quản con dấu

+ Chuyển giao văn bản đến

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến

 Đối với việc quản lý văn bản đi

+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi

+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu

+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường

+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản

 Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ

sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành

 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu

+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, dấu văn phòng, dấu chức danh)

+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội

 Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ thể của

các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội mà văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc

Tóm lại: Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu được đối

với một các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Vì vậy, các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước…

- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức

1.2 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

1.2.1 Yêu cầu của việc quản lý văn bản

Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu sau: Thống nhất: có nghĩa là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự, thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi đến; về mẫu các loại sổ đăng ký văn bản và cách ghi chép; về quản lý văn bản, tài liệu mất,…đều phải tuân theo những quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình

Chính xác: Yêu cầu này được thể hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến, đì hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả, số ký hiệu và ngày tháng của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành Đây là một yêu cầu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung, việc quản lý văn bản đi đến nói riêng

Nhanh chóng, kịp thời: Sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh đòi hỏi mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội nói chung, Nhà nước nói riêng, trong đó có hoạt động quản

lý cần được tiến hành đồng bộ, khẩn trương và đạt hiệu quả cao Có nghĩa là phải chạy đua với thời gian, tranh thủ từng giờ, từng phút, không để lãng phí Công văn giấy tờ

là pương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Đặc biệt đối với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhất định, nếu khồn được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm lỡ công việc và sẽ gây nên tổn thất cho Nhà nước, đơn vị hoặc làm thiệt hại đến lợi ích của cán bộ, công dân Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi văn bản sau khi được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao, không được chậm trễ, nhất là đối với văn bản khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc; đối với văn bản đến, việc chu chuyển văn bản trong cơ quan phải được thực hiện theo con đường ngắn và hợp lý nhất

An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết và lưu giữu văn bản Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về bản đảm an toàn văn bản, tìa liệu Những quy định đó cần được cơ quan, tổ chức cu thể hóa và thực hiện nghiêm túc

1.2.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đi – đến

+ Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đưng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn

bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

+ Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “hỏa tốc” hẹn giờ), “thượng khẩn” và

“khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

+ Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

1.2.3 Vai trò, chức năng của văn bản

 Văn bản quản lý nhà nước có vai trò chủ yếu sau:

- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

- Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý

- Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý

- Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật

 Chức năng của văn bản:

- Chức năng thông tin của văn bản: Đây là chức năng cơ bản của văn bản, các thông tin chưa đựng trong văn bản là sản phẩm đặc biệt có vai trò to lớn trong việc tạo

ra sự vận hành thông suốt, thống nhất trong hệ thống bộ máy nhà nước từ trung ương tới địa phương, là yếu tố quyết định để đưa ra các chủ trương, chính sách, những quyết định hành chính cá biệt nhằm giải quyết các công việc nội bộ của nhà nước cũng như các công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân

- Văn bản có chức năng pháp lý: Thực hiện chức năng này văn bản giúp cho các

cơ quan lãnh đạo, điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nước trong nhiều phạm vi thời gian và không gian Cùng với chức năng thông tin cho hoạt động quản lý

- Chức năng quản lý của văn bản: Thực hiện chức năng quản lý , văn bản được

sử dụng để nghi lại, truyền đạt các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính, đó

là các căn cứ pháp lý để giải quyết các công việc cụ thể trong quản lý nhà nước

- Chức năng văn hóa - xã hội của văn bản: Văn bản quản lý Nhà nước là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để

tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên Văn bản quản lý nhà nước góp phần ghi lại, truyền

bá cho thế hệ mai sau truyền thống quý báu của dân tộc được tích lũy qua nhiều thế hệ, đồng thời nó cũng thể hiện trình độ văn hóa của quốc gia qua từng thời kỳ

1.2.4 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi

 Đăng ký văn bản đi

 Trình văn bản đi

Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho chuyên viên am hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo Sau khi văn bản đã được soạn và in ấn xong thì phải trình lên cho thủ trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi ban hành Trình ký văn bản thường gặp hai trường hợp sau:

Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ

Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (ví dụ các văn bản quy phạm dưới luật, các đề án, kế hoạch dài hạn ) khi trình cho thủ trưởng ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ sơ trình ký để người

ký thẩm tra lại nội dung văn bản đi cần thiết

Khi trình ký văn bản có thể do người phụ trách văn phòng hoặc phòng hành chính, hoặc cũng có thể do các chuyên viên, các bộ phận chuyên môn thực hiện nhưng nhất thiết phải thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra, quản lý

 Xem xét thể thức, ghi số, ghi ngày tháng

Công việc này được giao cho bộ phận văn thư của cơ quan thực hiện Trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo cho người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

Nhiệm vụ cụ thể ở đây là soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản theo quy định hiện hành Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi chuyển đến các đối tượng có liên quan

Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định

Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản là ngày tháng ghi trong các phương tiện đăng ký Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong các phương tiện đăng ký phải giống nhau và phải được ghi rõ ràng, chính xác Đối với những cơ quan lớn (như các bộ, ủy ban nhân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ) do số lượng văn bản hình thành ra nhiều thì các văn bản quy phạm dưới luật (như chỉ thị, quyết định ) và các văn bản thông thường được ghi số riêng để tiện cho việc tra tìm về sau

 Đóng dấu văn bản đi

Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản đã có chữ ký hợp lệ tức là chữ

ký của thủ trưởng cơ quan hoặc người được thủ trưởng cơ quan ủy quyền ký Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (dấu khống chỉ)

Dấu đóng vao văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực dấu theo quy định của nhà nước Dấu chỉ được đóng trùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía trái

Trong một số trường hợp như các bản đề án, chương trình, kế hoạch, báo cáo trình ra hội nghị… muốn thể hiện tính hợp pháp của văn bản thì có thể đóng dấu của

cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản

 Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính để quản lý và tra tìm văn bản theo quy định của nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về công tác văn thư thì tất cả các văn bản đi (văn bản đến) đều phải đăng ký; việc đăng ký văn bản đi phải làm đúng, nhanh và gọn, các văn bản đi kể từ lúc người có thẩm quyền đã ký phải gửi đi ngay trong ngày đó hoặc chậm nhất là ngày hôm sau.việc đăng ký văn bản có những tác dụng sau:

- Tiện cho việc bỏ quản văn bản

- Tra tìm văn bản được thuận tiện

- Tạo thuận lợi cho việc thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản

Ở những cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và số lượng văn bản lớn có thể lập thành 2 sổ:

- Sổ đăng ký văn bản đi thường

- Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật

Về cấu tạo sổ đăng ký văn bản đi được quy định theo phụ lục số VII ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ

sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước 210mm x 279mm Trong đó, Bìa

và Trang đầu của sổ đăng ký văn bản đi được trình bày theo minh họa hình vẽ sau:

(1): Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có)

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị)

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến

(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong sổ

(6): Số thứ tự của quyển sổ

Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng việc đóng dấu được thực hiện trong khoảng trống từ số…đến số… và quyển số

Nội dung phần đăng ký văn bản đi bên trong sổ đăng ký văn bản được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420 x 29mm) gồm 8 cột theo mẫu cụ thể:

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT – BNV

Cách ghi sổ đăng ký văn bản đi:

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng

1, 2 thì thêm số 0 ở trước

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản

Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị , cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu

Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác

 Làm thủ tục gửi văn bản

- Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì

Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước lớn hơn kích thước văn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Thông tư 12/2002/TT – BCA (A11) Tùy số lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn bản lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hợp

Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thể hiện như sau:

(8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1),

Mẫu trình bày bìa phong bì theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT – BNV

(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản

(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần)

(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần)

(4): Địa chỉ E – Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có)

(5): Ghi số, ký hiệu của văn bản có trong phong bì

(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, các nhân nhận văn bản

(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản

(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức

Tùy vào số lượng và độ dày của văn bản, lựa chọn cách gấp văn bản để cho vào

bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản Tương ứng với cách gấp văn bản mà lựa chọn bì có khổ phù hợp Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được gián kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản

Sau khi cho văn bản vào phong bì và phải đóng dấu độ khẩn, mật trên phong bì theo quy định đúng như dấu đóng trên văn bản

- Chuyển phát văn bản đi

Văn bản gửi đi thường qua con đường bưu điện hoặc chuyển trực tiếp Nếu gửi qua bưu điện phải đăng ký xác nhận vào sổ văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày kể từ ngày ký văn bản

+ Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư thì phải lập sổ giao riêng Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “sổ chuyển giao văn bản đi” phần đăng

ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên khổ giấy A4 theo chiều ngang hoặc theo chiều dài bao gồm 05 cột theo mẫu:

Ngày chuyển Số, ký hiệu

văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú

Mẫu sổ chuyển giao văn bản theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 3: Nơi nhận văn bản Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức; Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị,cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan,

tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác

Cột 4: Chữ ký của người tiếp nhận văn bản

Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đi

để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

- Tất cả văn bản đi do văn thư hoặc người người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi

- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

- Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều phải đăng ký vào sổ Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo mẫu sau:

Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là

“sổ gửi văn bản đi bưu điện”

Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

 Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi

- Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong bản hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đã ký

Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dan tộc thiểu số, ngoài bản lưu tiếng việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn Bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “sổ sử dụng bản lưu”

- Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, kịp thời phát hiện những trường hợp chậm trễ hoặc thất lạc Đặc biệt đối với những văn bản quan trọng có thể kiểm tra thông qua phiếu gửi hoặc gọi điện thoại hỏi trực tiếp cơ quan nhận Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi được thực hiện cụ thể như sau:

+ Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản di

+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi thu hồi đúng thời hạn

+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

1.2.5 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến

Văn bản đến là những văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công

 Tiếp nhận văn bản đến

 Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Trường hợp phát hiện thiếu bì, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản có đóng dấu

“hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua fax hoặc qua mạng văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Phân loại bóc bì văn bản đến

Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký

Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Những bì có đóng dấu chỉ mức độ mật hải được bóc trước để giải quyết kịp thời

- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ sơ quan gửi và dấu bưu điện

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu văn bản ghi trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng Đóng dấu đến và đăng

ký văn bản đến

 Đóng dấu đến

Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới văn thư

cơ quan và nhận được ngày nào; trong trường hợp văn bản giải quyết không kịp thời, qua dấu đến có thể tìm nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về ai Dấu “đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theo thông tư số 07/2012/TT-BNV

- Số đến: số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Ngày đến: ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng dưới

1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm

- Giờ đến: Đối với những văn bản có đóng dấu “thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể

cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút)

- Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

- Lưu hồ sơ số: ghi số, ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục hồ sơ

cơ quan

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn

bản đến được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đợn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không cần phải đóng dấu “Đến”

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng trống dưới ngày tháng năm ban hành văn bản

 Đăng ký văn bản đến

Lập sổ đăng ký văn bản đến: căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp

- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng

để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến

- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến nên lập 3 sổ

- Từ trên 5000 văn bản đến nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến

- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn thư riêng

- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức

và công dân thì lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật Cũng như đối với văn bản đi, đăng ký văn bản đến là một khâu quan trọng của quá trình sử lý công văn đến có thể đăng ký bằng sổ, có thể dùng một hoặc nhiều sổ hoặc có thể truy nhập vào máy tính Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì đăng ký

và chuyển giao trong ngày đó Đặc biệt với công văn khẩn thì khi nhận được phải đăng

ký ngay và chuyển giao kịp thời cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết, không được để chậm trễ làm nhỡ việc

Sổ đăng ký văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn và trình bày thực hiện theo mẫu sau:

Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây:

(1) : Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có)

(2) : Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đươn vị)

(3) : Năm mở sổ đăng ký văn bản đến

(4) : Ngày tháng bắt đàu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ

(5) : Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ

Ngày

đến Số đến Tác giả

Số,

ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm theo thông tư 07/2012/TT-BNV

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 đăng trước; năm được ghi bằng hai chữ số năm cuối

Cột 6: Ghi tên loại văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao…)

 Phân phối và chuyển giao văn bản đến

 Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình hoặc chuyển giao ngay sau khi nhận được

Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chắc năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có

thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần)

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến

 Chuyển giao văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữu gìn bí mật nội dung văn bản

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư đơn vị phải vào sổ đưng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị, văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho

cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển qua mạng

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp sổ chuyển giao văn bản đến

Sổ chuyển giao văn bản đến được trình bày và thực hiện theo mẫu:

Sổ chuyển giao văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng

ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “ sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “ từ số… đến số…)”

Phần chuyển giao văn bản đến: phần chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng hoặc theo chiều dài bao gồm 05 cột theo mẫu sau:

Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc

người nhận Ký nhận Ghi chú

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến theo phụ lục kèm theo thông tư 07/2012/TT-BNV

Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản )

1.2.6 Quản lý văn bản nội bộ

 Khái niệm văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ là các văn bản do chính cơ quan, đơn vị trong cơ quan ban hành, gửi cho các đơn vị trong nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và để trao đổi công việc

Phân loại: Quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy mời, sổ sao văn bản… Yêu cầu khi giải quyết văn bản nội bộ: Tất cả các văn bản nội bộ đều phải xử lý nhanh chóng về mặt thời gian nhưng phải đảm bảo giải quyết đúng thủ tục, đúng quy định của nhà nước

 Thủ tục ban hành, chuyển giao và quản lý văn bản nội bộ

 Thủ tục ban hành

Bộ phận chuyên môn có trách nhiệm soạn thảo và trình lanh đạo cơ quan hoặc người được thừa lện thủ trưởng cơ quan ký Cán bộ văn thư cơ quan làm thủ tục ban hành và chuyển giao văn bản tới các đơn vị, bộ phận có trách nhiệm

Đối với văn bản của đơn vị, bộ phận soạn thảo, ban hành thì thủ trưởng đơn vị

hoặc bộ phận ký trực tiếp Mỗi đơn vị hoặc bộ phận cử ra một cán bộ văn thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm thủ tục ban hành văn bản

 Thủ tục chuyển giao và quản lý văn bản nội bộ

Đơn vị nhận được văn bản từ các đơn vị khác trong cơ quan gửi đến thì phải tổ chức tiếp nhận, giải quyết nhanh chóng và đúng thời hạn

- Các bước chuyển giao văn bản nội bộ:

+ Khi nhận văn bản nội bộ, cán bộ văn thư kiểm tra văn bản có bị bóc trước, có đúng địa chỉ không, sau đó ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ…

+ Đăng ký vào sổ văn bản nội bộ: Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao cho các đơn vị có liên quan Đăng ký văn bản nội bộ cần ghi lại một

số thông tin cần thiết của văn bản như: số, ký hiệu, ngày, tháng, trích yếu nội dung của văn bản,… vào phương tiện đăng ký như sổ đăng ký văn bản nội bộ hay phần mềm quản lý văn bản nhằm quản lý chặt chẽ, đảm bảo tra tìm nhanh chóng, kịp thời

Về nguyên tắc tất cả các văn bản nội bộ đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu sẵn một cách rõ ràng và đầy đủ các cột theo quy định

Mẫu sổ đăng ký văn bản nội bộ được quy định như sau:

- Theo dõi việc giải quyết văn bản nội bộ: Thư ký hoặc cán bộ văn thư đơn vị được giao nhiệm vụ theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đúng thời hạn

1.3 Tổng quan về phần mềm quản lý công văn

1.3.1 Một số hình ảnh của Phần mềm Quản lý Công văn

Phần mềm quản lý công văn được viết bởi anh Nguyễn Văn Tiền, viết bằng ngôn ngữ C#

Hình 1.1 Giới thiệu về tác giả phầm mềm Quản lý công văn CV

Phần mềm Quản lý Công văn CV có giao diện đơn giản, thân thiện và dễ sử

dụng Vì vậy, mọi khách hàng, kể cả những người không có nhiều kiến thức về công nghệ thông tin vẫn có thể tiếp cận và sử dụng phần mềm một cách nhanh chóng và thành thạo

Giấy tờ công văn là một trong những thông tin cần thiết cho các hoạt động của nhà nước Nó không chỉ là phương tiện để giao tiếp, truyền thông tin mà còn là phương tiện để quản lý nhà nước Vì vậy công việc quản lý công văn được đánh giá là không thể thiếu đối với công việc quản lý và phát triển xã hội Quản lý công văn tốt thì công việc quản lý nhà nước sẽ được linh hoạt, bền vững, tổ chức và tiết kiệm

Hình 1.2 Giao diện đăng nhập phần mềm

Phần mềm Quản lý công văn CV được thực hiện theo quy trình tự động Các

công văn đến và đi đều theo một luồng quy trình đã được lập trình sẵn Thông qua quy trình này thì công văn quản lý công văn được dễ dàng hơn Hệ thống phần mềm này không những phù hợp cho khối hành chính quản lý mà còn phù hợp cho các đơn vị doanh nghiệp và nhà máy xí nghiệp

Hình 1.3 Giao diện chính của phần mềm sau khi đăng nhập

 Phần mềm cho phép quản lý công văn đi và công văn đến theo nhiều sổ văn bản

đi và văn bản đến Số thứ tự văn bản sẽ được tăng dần trong mỗi sổ văn bản

 Thông tin trong các văn bản đi và đến theo đúng tiêu chuẩn do nhà nước ban hành

 Phần mềm cho phép đính kèm nội dung đi và đến theo định dạng file: text, ảnh, pdf trong hệ thống

 Giao diện Tiếng Việt, trực quan, thân thiện phần mềm dễ dàng nâng cấp và mở rộng theo yêu cầu đặc thù của khách hàng

 Cơ chế phân quyền chi tiết, cơ chế bảo mật nhiều lớp, tự động sao lưu dữ liệu hàng ngày

1.3.2 Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý công văn

- Quản trị thông minh, tiện lợi:

Giao diện phần mềm trực quan, kết hợp các chức năng quản lý công văn, giấy

tờ tiện lợi

 Quản lý công văn, tài liệu thật đơn giản

o Phần mềm quản lý công văn giấy với giao diện thân thiện dễ sử dụng

o Sử dụng được ngay Phần mềm quản lý công văn sẽ hướng dẫn từng bước rõ ràng ngay khi đăng nhập, nếu bạn là người sử dụng mới Bạn không cần phải tốn thời gian tìm hiểu cách sử dụng

o Chỉ cần 5 phút là bạn có thể lướt qua nhanh chóng các tính năng của quản lý công văn

o Hỗ trợ Online thông qua teamview (hỗ trợ trực tuyến)

Nhập xuất dữ liệu nhanh, chính xác:

 Hệ thống cho phép nhập, xuất dữ liệu qua Excel nhanh, tiện dụng

Khả năng phân quyền linh hoạt:

 Phân quyền cho từng thành viên tham gia vào phần mềm

 Với phần mềm quản lý công văn, bạn có thể tạo nhiều user và từng phân

quyền chi tiết cho từng user

 Bạn có thể tạo nhiều công văn và thiết lập phân quyền cho từng user quản lý từng phòng ban riêng biệt

 Thiết lập cụ thể user nào được phép hoặc không được phép thao tác hoặc xem được dữ liệu nào

 Đảm bảo rằng user chỉ thực hiện đúng những chức năng và dữ liệu nào mà bạn cho phép

1.3.3 Tính năng phần mềm quản lý công văn

- Tiếp nhận công văn

- Quản lý công văn:

+ Tạo và quản lý công văn đi: mã công văn, số công văn, ký hiệu, ngày ký, ngày gửi văn bản, cơ quan ban hành, nội dung, người duyệt, phê duyệt của lãnh đạo, mức độ mật, trạng thái, ngày hết hạn

+ Quản lý công văn đến: mã công văn, số, ký hiệu, ngày ký, ngày nhận

- Trạng thái công văn: Đã nhận, chưa nhận, chưa hoàn thành, đang hoàn thành, hoàn hành

- Tính năng tìm kiếm nâng cao: bạn có thể tìm kiếm văn bản nhanh chóng thông qua các trường của văn bản

- Phân quyền:

+ Phân quyền cho từng thành viên tham gia vào phần mềm

+ Với phần mềm quản lý công văn CV, bạn có thể tạo nhiều user và từng phân

quyền chi tiết cho từng user

- Sao lưu:

+ Sao lưu bằng tay: Chỉ cần chọn nơi lưu rồi nhấn sao lưu là xong

+ Sao lưu tự động điền thời giao sao lưu tự động, cứ đến thời điểm là phần mềm tự động sao lưu (cửa sổ này phải mở thì phần mềm mới có thể sao lưu được)

- Phục hồi dữ liệu

Ngoài ra, trong quá trình sử dụng phần mềm nếu gặp vấn đề trục trặc về phần mềm hoặc có phần chưa hiểu rõ về tính năng cũng như công dụng của các thư mục thì người dùng có thể sử dụng tính năng teamviewwer để tác giả phần mềm có thể sửa chữa cũng như hướng dẫn cho người sử dụng ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào một cách thuận lợi và nhanh chóng, chính xác nhất

Hình 1.4 Hỗ trợ trực tuyến bằng TeamViewer trong phần mềm

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TÂN MỸ - LẠC SƠN – HÒA BÌNH

2.1 Tổng quan về UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình

2.1.1 Giới thiệu khái quát về UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình

Diện tích:

Xã Tân Mỹ có tổng diện tích tự nhiên là 3.124,84 ha Trong đó được chia thành 3

nhóm đất chính

- Tổng diện tích đất nông nghiệp: 2.773,15 ha.Chiếm 88,75% tổng diện tích đất

tự nhiên cụ thể như sau:

+ Đất sản xuất nông nghiệp: 902,07ha Chiếm 28,78% tổng diện tích tự nhiên trong đó:

- Đất trồng cây lâu năm diện tích 652,71ha chiếm 20,89% tổng diện tích đất tự nhiên, bao gồm 338,98ha đất trồng lúa và 313,73ha đất trồng cây lâu năm khác

- Đất rừng sản xuất là: 433,33ha chiếm 13,87% tổng diện tích đất tự nhiên Rừng phòng hộ 1.370,50ha chiếm 43,86% tổng diện tích đất tự nhiên

- Rừng đặc dụng diện tích là 44,12ha chiếm 1,41% tổng diện tích đất tự nhiên

* Đất phi nông nghiệp

Diện tích đất phi nông nghiệp của toàn xã là: 287,76ha chiếm 9,21% tổng diện tích đất tự nhiên

* Đất chưa sử dụng: 63,93ha chiếm 2,05% cụ thể như sau:

Về hành chính:

Trụ sở UBND xã đặt tại xóm Khao, xã Tân Mỹ

Xã Tân Mỹ có 21 xóm gồm: xóm Mặc; khang; Tân phong; Nạch; Câu; Bổ Túc;

Khao; Gò Lăng; Đống; Nại; Kho; Khí; Đa; Bùi; Ngheo; Khảnh; Song; Cai; Trội; Lọt: Bu Tổng số hộ 1.547 với tổng nhân số khẩu là: 7.038

- Dân số tự nhiên: dưới 1%

- Gồm có 2 dân tộc: Dân Tộc Mường Chiếm 90%; Dân tộc kinh chiếm 10%

* Tiềm năng phát triển:

- Tài nguyên khoáng sản: Rừng tự nhiên khoáng sản như Vàng; Quặng

Ăngtymon và khoáng sản khác

- Phong cảnh du lịch: Nằm trong tuyến khu du lịch sinh thái Cúc Phương- Ngọc

Sơn - Ngổ luông

- Tiềm năng Khác: Xã Tân Mỹ là một xã có diện tích tự nhiên khá dồi dào có thể

phát triển kinh tế bằng nhiều loại hình; như chăn nuôi Trâu; Bò; Lợn; và trồng các loại cây công nghiệp; như Mía nguyên liệu; Cam; keo lai và một số cây công nghiệp ngắn ngày khác

2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Tân Mỹ

Đứng đầu xã là Hội đồng nhân dân, Hội đồng nhân dân cấp xã là cơ quan quyền

CHỦ TỊCH UBND

PHÓ CHỦ TỊCH PHỤ TRÁCH VĂN HOÁ –

Văn Phòng

Công

an

lực nhà nước ở địa phương (cấp xã), đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Chủ tịch UBND là người đứng đầu ủy ban nhân dân và có nhiệm vụ chỉ đạo việc thực hiện các công việc của xã

Dưới chủ tịch UBND là phó chủ tịch phụ trách công tác kinh tế và phụ trách công tác xã hội

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình

 Thẩm quyền và phạm vi giải quyết công việc

1 Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc giải quyết công việc của tổ chức và công dân theo cơ chế “Một cửa”, 'Một cửa liên thông' từ khâu tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả kết quả thông qua một đầu mối là “ Bộ phận tiếp nhận

và trả kết quả” theo cơ chế 'Một cửa' tại Ủy ban nhân dân; phân công cán bộ, công chức thực hiện các nhiệm vụ tại bộ phận và ban hành quy trình về tiếp nhận hồ sơ, xử

lý, trình ký, trả kết quả cho tổ chức, công dân theo quy định hiện hành

2 Công khai, niêm yết tại trụ sở Ủy ban nhân dân các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Ủy ban nhân dân xã, các thủ tục hành chính, phí, lệ phí, thời gian giải quyết công việc của tổ chức, công dân; bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức và công dân; xử lý kịp thời mọi biểu hiện gây phiền hà, nhũng nhiễu nhân dân của cán bộ, công chức cấp xã

3 Ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm chỉ đạo phối hợp các bộ phận có liên quan của

Ủy ban nhân dân xã hoặc với Ủy ban nhân dân huyện để giải quyết công việc của công dân và tổ chức; không để người có nhu cầu liên hệ công việc phải đi lại nhiều lần

4 Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm bố trí đủ cán bộ, công chức có năng lực và phẩm chất tốt, có khả năng giao tiếp với công dân và tổ chức làm việc ở

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa; chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và áp dụng công nghệ thông tin tạo điều kiện môi trường làm việc và phục vụ nhân dân văn minh, hiện đại

 Tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân

1 Hàng tuần, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã bố trí ít nhất một buổi tiếp dân, lịch tiếp dân phải được công khai để nhân dân biết Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy