Bài giảng tin ứng dụng

Nếu array có nhiều hơn một dòng hoặc nhiều hơn một cột, và chỉ có hoặc là row_num hoặc là column_num được sử dụng, INDEX sẽ trả về toàn bộ dòng hay cột của array Row_num : Dòng trong

Bài giảng Tin Ứng Dụng

Trần Triệu Hải

Giảng viên - Viện ĐH Mở Hà Nội

email:haitt@hou.edu.vn SDT: 0985 966 866

Nội dung môn học

Phần I: Ứng dụng của Excel trong HTTTKT

1 Sử dụng các Hàm cơ bản của Excel

để giải quyết các biểu mẫu kế toán

2 Sử dụng các Hàm CSDL

để khai thác dữ liệu theo một điều kiện cho trước

Phần II: Hàm tài chính

Giải quyết các bài toán thường gặp trong doanh nghiệp:

 Tính Hiệu quả đầu tư:

Phần III: Bài toán tối ưu

 Giúp cho người Quản lý kịp thời đưa ra những quyết định lựa chọn phương án một cách kịp thời và chính xác

I Hàm cơ bản của Excel

1 Hàm về Xâu ký tự (Left, Right, Mid)

2 Hàm Logic (And, Or)

3 Hàm Thống kê (Sum, Average, Min, Max, Count)

4 Hàm Điều kiện (If, SumIf, CountIf)

5 Hàm xếp hạng Rank

6 Hàm Tìm kiếm và tham chiếu (Hlookup, Vlookup)

Lưu ý: Khi sử dụng hàm

 Tên hàm không phân biệt chữ hoa chữ thường.

 Dấu mở ngoặc ( phải liền sát tên hàm

VD: Đúng: If( ; Sai: If (

 Có bao nhiêu dấu mở ngoặc thì phải có bấy

nhiêu dấu đóng ngoặc.

 Nếu đối số là ký tự hoặc chuỗi thì phải đặt trong dấu nháy kép “”

 Nếu đối số là dữ liệu kiểu ngày tháng thì phải

đặt trong ##

1 Hàm về Xâu ký tự

chuỗi.

 VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7)

RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi.

 VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)

MID(“Chuỗi ký tự”, m, n):Tính tu vi tri m lay

n ky tu

 VD: =MID(“Gia Lâm - Hà Nội”,9,2)

2 Hàm Logic

logic, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng.

Các đối số là các hằng, biểu thức logic.

logic, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai.

= OR(A,B)

3 Hàm Thống kê

n): cho tổng của các đối số

Các đối số là các hằng, địa

chỉ ô, miền.

 AVERAGE (đối 1, đối 2, …,

đối n): cho giá trị TBC của

các đối

Một số hàm số quan trọng (4)

hành vi thực hiện nếu sai):

- Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:

nếu [dữ liệu trong ô C6]  300

nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6]  400 nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400

6 Hàm Tìm kiếm và tham chiếu

VLOOKUP(GTri_Tkiem,Vùng_Tkiem,cột_lấy_dữ_liệu,P thức_Tkiem) Vlookup(Lookup Value,Table array,Column index number, range

lookup)

hàm tra cứu theo cột

VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2,1)

HLOOKUP(GTri_Tkiem,Vùng_Tkiem,hàng_lấy_dữ_liệu,PThức_Tkiem)

hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP

Hlookup(Lookup Value,Table array,Row index number, range lookup)

Một số hàm số quan trọng (6)

 COUNT(đối1, đối2,…): đếm số lượng các

ô có chứa số và các số trong các đối số.

 Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền.

Hàm Index

 INDEX DẠNG MẢNG (Array Form)

= INDEX(array, row_num, column_num)

Array : Là một dãy ô hoặc là một hằng mảng

Nếu array chỉ có một dòng hoặc một cột, thì

row_num hay column_num tương ứng là

tùy chọn Nếu array có nhiều hơn một dòng

hoặc nhiều hơn một cột, và chỉ có hoặc là

row_num hoặc là column_num được sử

dụng, INDEX() sẽ trả về toàn bộ dòng hay

cột của array

Row_num : Dòng trong array để lấy giá trị trả

về Nếu bỏ qua row_num thì buộc phải có

column_num.

Column_num : Cột trong array để lấy giá trị trả

về Nếu bỏ qua column_num thì buộc phải

có row_num.

 INDEX DẠNG THAM CHIẾU (Reference Form)

= INDEX(reference, row_num, column_num,

area_num) Reference : Là một tham chiếu tới một hoặc nhiều

dãy ô.Nếu đang nhập một dãy ô gồm nhiều phần rời rạc cho tham chiếu, cần đặt dãy đó trong cặp dấu ngoặc đơn Nếu mỗi vùng trong tham chiếu chỉ có một dòng hoặc một cột, đối

số row_num hoặc olumn_num là tùy chọn,

theo thứ tự này Ví dụ, đối với tham chiếu chỉ gồm một dòng, dùng cú pháp:

INDEX(reference, ,column_num)

Row_num : Là chỉ số Dòng trong tham chiếu.

Column_num : Là chỉ số Cột trong tham chiếu Area_num : Chọn một dãy trong tham chiếu để trả

về giao điểm của column_num và row_num

trong dãy đó Vùng thứ nhất được đánh số là

1, vùng thứ hai là 2, v.v Nếu bỏ qua

 Trả về một giá trị hoặc một tham chiếu tới một giá trị của một bảng (hoặc

một mảng) hàm INDEX() có hai dạng: dạng MẢNG và dạng THAM CHIẾU

Dạng mảng luôn luôn trả về giá trị hoặc mảng các giá trị; còn dạng tham

chiếu luôn luôn trả về kết quả là một tham chiếu

Hàm Index

 INDEX DẠNG MẢNG (Array Form)

Cú pháp: = INDEX(array, row_num, column_num)

Hàm Index

 INDEX DẠNG THAM CHIẾU (Reference Form)

Cú pháp: = INDEX(reference, row_num, column_num, area_num)

Hàm MATCH

 Cho biết vị trí của một giá trị trong một dãy giá trị (một hàng hoặc một cột)

Cú pháp:

 MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type)

lookup_value : Giá trị dùng để tìm kiếm trong hàng đầu tiên của table_array,

giá trị này có thể là một số, một chuỗi, hoặc là một tham chiếu

lookup_array:Cột hoặc hàng dùng để dò tìm

match_type:Là 1, 0 hoặc 1, để chỉ kiểu tìm kiếm

 -1 : MATCH() sẽ tìm giá trị nhỏ nhất mà lớn hơn hoặc bằng lookup_value,

lookup_array phải được xếp theo thứ tự giảm dần (từ lớn đến nhỏ)

 0 : MATCH() sẽ tìm chính xác giá trị lookup_value

 1 : (giá trị mặc định) MATCH() sẽ tìm giá trị lớn nhất mà nhỏ hơn hoặc bằng

lookup_value, lookup_array phải được xếp theo thứ tự tăng dần (từ nhỏ đến lớn)

 Một số lưu ý khi sử dụng hàm MATCH()

- Nếu match_type = 0, và lookup_value là giá trị kiểu text, bạn có thể dùng các ký tự đại diện cho lookup_value

- (dấu * đại diện cho nhiều ký tự / hoặc dấu ? đại diện cho một ký tự)

- Nếu không tìm thấy lookup_value trong lookup_array, hàm MATCH() sẽ

báo lỗi #NA!

CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG EXCEL

#DIV/0! Lỗi chia cho không Kiểm tra các ô trống hoặc

các ô có chứa số 0, có thể đã gây ra lỗi này.

#N/A Lỗi này cảnh báo rằng không phải các ô liên

quan đều có giá trị.

#NAME? Excel không nhận ra tên trong công thức hoặc

kiểm tra tên hàm đã đúng chưa?

#NUM! Kiểm tra các đối của hàm.

#REF! Địa chỉ trong công thức sai

#VALUE Công thức có một đối số hay toán tử sai kiểu

Format Cell

 Tự định dạng: (Custom)

 Cú pháp: gồm 4 phần: Phần dương; Phần âm; Phần zero; Phần chữ

 Các phần này có nghĩa là nếu giá trị được nhập vào trong ô là bao

nhiêu thì nó sẽ xem có tương ứng với phần nào sẽ định dạng theo kiểu

đó, nếu không tìm thấy kiểu định dạng thích hợp thì sẽ đưa về dạng chung nên bạn không cần thiết phải nhập đủ 4 phần

 Ví dụ:

 #,###;[Red](#,###); "-"??;[Red] \"@\" "is not allowed"

- Phần dương #,### : không có gì đặc biệt có dấu “,”ngăn cách hàng ngàn

- Phần âm [Red](#,###): màu đỏ nằm trong ngoặc tròn

- Phần số 0: thì ghi thành một dấu gạch và cách lề một khoảng cở 2 ký tự

- Phần chữ: thì hiện ra thành ““ -” is not allowed” màu đỏ, với là chuổi ký tự mà bạn nhập vào?

Format Cell

 Mã định dạng có điều kiện:

 Cú pháp: Điều kiện 1, mã 1; điều kiện 2, mã 2; điều kiện 3,

mã 3…

 Nếu điều kiện 3 trùng với điều kiện 2 hoặc là một phần trong

điều kiện 2 thì điều kiện 3 sẽ không được xem xét tới Nghĩa là trong phần mã này Excel chỉ quan tâm đến điều kiện mà nó thấy

là được thoả mãn trước tiên.

 Ví dụ: [Blue][>100] #,##0;[Green][<=100]#,##0;[Red]

- Màu xanh nếu số được nhập lớn hơn 100

- Màu xanh lá nếu nhỏ hơn hoặc bằng 100

- Màu đỏ đươc hiểu là nếu không thoả mãn hai điều kiện đầu thì tới phiên thực hiện

- Còn phần thứ 4 (ở đây thì không có phần thứ tư) (nếu có) phải

là chữ

Hàm tính toán số học

 INT(number): hàm làm tròn xuống một số đến số nguyên gần nhất Ví dụ:

Các hàm về ngày tháng

 Hàm TODAY() :Trả về ngày

tháng năm hiện hành

 Cú pháp: = TODAY()

 Kết quả của hàm TODAY() là

một con số, đại diện cho ngày

tháng năm hiện hành

 Ví dụ, hôm nay là ngày

02/01/2008, hàm TODAY() sẽ

cho ra con số 39449.0, để xem

được, cần định dạng lại ô

 Hàm NOW() Trả về ngày tháng năm

và giờ phút giây hiện hành

 Cú pháp: = NOW()

 Kết quả của hàm NOW() là một con

số, đại diện cho ngày tháng năm và thời gian của hệ thống lúc vừa nhập xong công thức.

 Ví dụ, hôm nay, và lúc này là 11 giờ

56 phút ngày 09/01/2008, hàm NOW() sẽ cho ra con số

39456.49643 để xem được, cần định dạng lại ô

 Ghi chú:

 Sự khác nhau giữa hai hàm :

- TODAY nghĩa là hôm nay, mà lúc 7 giờ sáng hay 9 giờ 30 tối thì cũng là hôm nay Kết quả của TODAY() vào những lúc khác nhau trong ngày sẽ giống nhau.

- NOW nghĩa là chính lúc này, là lúc ta vừa nhập xong NOW() và nhấn Enter Kết quả của NOW() vào những lúc khác nhau trong ngày sẽ khác nhau.

Các hàm về ngày tháng

 Hàm DATE() Trả về một ngày tháng năm nào đó

 Cú pháp: = DATE(year, month, day)

 year: Số chỉ năm (có thể là 1 đến 4 chữ số

- Nếu nhỏ hơn 1900, Excel sẽ tự động cộng thêm 1900 vào để tính (ví dụ year = 100 thì Excel sẽ hiểu đó là năm 2000)

- Nếu từ 1900 đến 9999, thì Excel sẽ coi đó chính là năm cần tính

- Nếu nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn 10.000, Excel sẽ báo lỗi #NUM!

 Ví dụ:

DATE(2007, 12, 32) = 01/01/2008

DATE(2007, 13, 25) = 25/01/2008

DATE(7, 25, 32) = 01/02/1909 (số ngày (date) = 32, lớn hơn số ngày nhiều nhất của

một tháng (31), do đó, Excel sẽ lấy ngày là 01, và tăng số tháng (month) thêm 1; số tháng (month) = 25 + 1 = 26 = 2 + (2 x 12), do đó Excel sẽ lấy tháng là 02, và tăng

số năm thêm 2; số năm (year) = 7 + 2 = 9, Excel sẽ cộng thêm 1900 = 1909)

 Chuỗi văn bản cần chuyển đổi có giới hạn từ 01/01/1900 đến 31/12/9999, nếu nằm ngoài khoảng này, hàm sẽ báo lỗi #VALUE!

 phải được nhập trong cặp dấu móc kép ("")

 Nếu date_text chỉ có hai phần, Excel sẽ hiểu như sau: nếu phần sau là một giá trị < 13 và phần đầu là một giá trị < 32, nó xem như phần đầu là ngày,

phần sau là tháng, và lấy năm hiện hành làm giá trị để tính năm; còn nếu phần sau là một giá trị > 12 và phần đầu là một giá trị < 13, nó xem như phần đầu là tháng, phần sau là năm, và cho giá trị tính ngày là 1.

return_type = 1 (mặc định): Chủ Nhật là ngày đầu tuần

return_type = 2: Thứ Hai là ngày đầu tuần

 Ví dụ: Thử xem ngày 6/1/2008 nằm vào tuần nào trong năm nay

WEEKNUM("06/01/2008") = 2

WEEKNUM("06/01/2008", 2) = 1

Các hàm về ngày tháng

 Hàm EDATE() Trả về một ngày nào đó tính từ mốc thời gian cho trước

và cách mốc thời gian này một số tháng được chỉ định Thường dùng hàm này để tính hạn bảo hành cho một sản phẩm, hoặc ngày đáo hạn hợp đồng

 Cú pháp: = EDATE(start_date, months)

 start_date: Ngày dùng làm mốc để tính Nên dùng hàm DATE(), hoặc dùng

một kết quả trả về của một công thức khác, để tránh lỗi nhập trực tiếp ngày tháng dưới dạng text.

months: Số tháng trước hoặc sau mốc thời gian start_date (nếu trước thì

dùng số âm) Trong trường hợp months là số không nguyên, nó sẽ được làm tròn.

3 tháng nữa:

= EDATE(A1, 3) = 30/4/2008

nó được bảo hành tới ngày nào?

= EDATE(TODAY(), 36) = 08/01/2011

 Lưu ý: EDATE() không phải là hàm để tính ngày cuối tháng, mà cho kết quả là

ngày trùng với ngày của mốc thời gian muốn tính (start_date) Nếu như trường

hợp kết quả trả về là một ngày không hợp lệ của một tháng (ngày 31/4 chẳng hạn), thì EDATE() sẽ lấy ngày cuối tháng của tháng đó (30/4).

Các hàm xử lý chuỗi

 LEN (text) : Đếm số ký tự trong một chuỗi

 LOWER (text) : Đổi tất cả các ký tự trong

một chuỗi văn bản thành chữ thường

 UPPER (text) : Đổi tất cả các ký tự trong

một chuỗi thành chữ in hoa

Các hàm xử lý chuỗi

 LEFT (text, num_chars) : Trả về một hay

nhiều ký tự đầu tiên bên trái của một

chuỗi, theo số lượng được chỉ định

 RIGHT (text, num_chars) : Trả về một hay

nhiều ký tự tính từ bên phải của một

chuỗi, theo số lượng được chỉ định

 MID (text, start_num, num_chars) : Trả về

một hoặc nhiều ký tự liên tiếp bên trong

một chuỗi, bắt đầu tại một vị trí cho trước

Các hàm xử lý chuỗi

 PROPER (text) : Đổi ký tự đầu tiên trong chuỗi

thành chữ in hoa, và đổi các ký tự còn lại thành chữ in thường

 FIND (find_text, within_text, start_num) : Tìm vị trí bắt đầu của một chuỗi con (find_text) trong

một chuỗi (within_text), tính theo ký tự đầu tiên

new_text) : Thay thế một phần của chuỗi bằng

một chuỗi khác, với số lượng các ký tự được chỉ định

instance_num) : Thay thế chuỗi này bằng một

chuỗi khác

Các hàm xử lý chuỗi

 TEXT (value, format_text) : Chuyển đổi

một số thành dạng văn bản (text) theo

định dạng được chỉ định

 VALUE (text) : Chuyển một chuỗi thành

một số

 TRIM (text) : Xóa tất cả những khoảng

trắng vô ích trong chuỗi văn bản, chỉ chừa lại những khoảng trắng nào dùng làm dấu cách giữa hai chữ

• TRIM(A2) : Cắt bỏ những khoảng trắng thừa trong chuỗi Tạo ra

chuỗi Họ và tên theo chuẩn.

• FIND(" ",TRIM(A2)) : Tìm vị trí khoảng trắng đầu tiên trong chuỗi.

• FIND(" ",TRIM(A2))-1 : Tìm chiều dài Họ cần tách

• FIND(" ",TRIM(A2)) : Tìm vị trí khoảng trắng đầu tiên trong chuỗi.

• REPLACE(TRIM(A2),FIND(" ",TRIM(A2)),30,"") : Thay thế chuỗi bắt đầu từ vị trí khoảng trắng đầu tiên đến hết chuỗi (chuỗi con trong chuỗi Họ và tên) bằng rỗng.

Tách chữ lót (Cách 1)

 Cú pháp:

 {=MID(TRIM(A2),FIND(" ",TRIM(A2))

+1,MAX((MID(TRIM(A2),ROW($1:$50),1) =" FIND(" ",TRIM(A2)))}

")*ROW($1:$50))- Trong đó:

 ROW($1:$50) : Tạo ra một mảng gồm 50 phần tử từ 1->50

 MID(TRIM(A2),ROW($1:$50),1) : Cắt giữa chuỗi của chuỗi Họ và tên với vị trí bắt đầu từ 1

->50, với chiều dài chuỗi cần cắt là 1 ký tự.-Hàm trên sẽ trả về một mảng gồm 50 phần tử.vừa có ký tự thường, vùa có khoảng trắng và ký tự rỗng.

 MID(TRIM(A2),ROW($1:$50),1)=" " : Toán tử so sánh 50 phần tử tìm được với ký tự

khoảng trắng  Toán tử trên sẽ trả về một mảng gồm 50 phần tử True or False, Nếu so sánh đúng thì trả về True, ngược lại là False.

 MID(TRIM(A2),ROW($1:$50),1)=" ")*ROW($1:$50) : Toán tử tạo ra một mảng gồm 50

phần tử (mảng số)Nếu phần tử nào là False thì sẽ trả về 0, Là TRUE thì trả về số ứng với

vị trí của phần tử TRUE đó.

 MAX((MID(TRIM(A2),ROW($1:$50),1)=" ")*ROW($1:$50)) : Tìm ra phần tử có giá trị lớn

nhất trong mảng số tìm được ở trên.Hàm trên sẽ trả về vị trí khoảng trắng lớn nhất trong chuỗi Họ và tên.

 MAX((MID(TRIM(A2),ROW($1:$50),1)=" ")*ROW($1:$50))-FIND(" ",TRIM(A2)) : Trả về

chiều dài của Tên lót.

 MID(TRIM(A2),FIND(" ",TRIM(A2))+1,MAX((MID(TRIM(A2),ROW($1:$50),1) ="

")*ROW($1:$50))-FIND(" ",TRIM(A2)))Hàm cắt giữa chuỗi Họ và tên với vị trí bắt đầu là

vị trí khoảng trắng đầu tiên+1, với chiều dài chuỗi cần cắt đã tìm ở trên.

 {} : Ký hiệu của hàm mảng, sau khi gõ xong công thức, nhấn Ctrl+Shift+Enter, các toán tử

mảng sẽ bắt đầu hoạt động

 MID(TRIM(A2),ROW($1:$50),1) : Cắt giữa chuỗi của chuỗi Họ và tên với vị trí bắt đầu từ 1

->50, với chiều dài chuỗi cần cắt là 1 ký tự.-Hàm trên sẽ trả về một mảng gồm 50 phần tử.vừa có ký tự thường, vùa có khoảng trắng và ký tự rỗng.

 MID(TRIM(A2),ROW($1:$50),1)=" " : Toán tử so sánh 50 phần tử tìm được với ký tự

khoảng trắng  Toán tử trên sẽ trả về một mảng gồm 50 phần tử True or False, Nếu so sánh đúng thì trả về True, ngược lại là False.

 MID(TRIM(A2),ROW($1:$50),1)=" ")*ROW($1:$50) : Toán tử tạo ra một mảng gồm 50

phần tử (mảng số)Nếu phần tử nào là False thì sẽ trả về 0, Là TRUE thì trả về số ứng với

vị trí của phần tử TRUE đó.

 MAX((MID(TRIM(A2),ROW($1:$50),1)=" ")*ROW($1:$50)) : Tìm ra phần tử có giá trị lớn

nhất trong mảng số tìm được ở trên.Hàm trên sẽ trả về vị trí khoảng trắng lớn nhất trong chuỗi Họ và tên.

 MAX((MID(TRIM(A2),ROW($1:$50),1)=" ")*ROW($1:$50))-FIND(" ",TRIM(A2)) : Trả về

chiều dài của Tên lót.

 MID(TRIM(A2),FIND(" ",TRIM(A2))+1,MAX((MID(TRIM(A2),ROW($1:$50),1) ="

")*ROW($1:$50))-FIND(" ",TRIM(A2)))Hàm cắt giữa chuỗi Họ và tên với vị trí bắt đầu là

vị trí khoảng trắng đầu tiên+1, với chiều dài chuỗi cần cắt đã tìm ở trên.

 {} : Ký hiệu của hàm mảng, sau khi gõ xong công thức, nhấn Ctrl+Shift+Enter, các toán tử

mảng sẽ bắt đầu hoạt động