bài giảng tin van phong đẹp

Chương trình MS Word 2000 Khởi động chương trình Các thành phần trong môi trường làm việc của MS Word Title bar Menu bar Standard Formatting Ruler Scroll bars Status bar Working space Kết thúc chương trình Một số thao tác cơ bản khi soạn thảo Tạo một file văn bản mới Mở file văn bản đã có sẵn Ghi lưu lại file văn bản đang làm việc Đóng file văn bản Di chuyển con trỏ màn hình khi làm việc

TIN VĂN PHÒNG

Title bar Menu

bar

Format ting

Standard

NG SPACE Rulers

Status bars

Scroll bars

Một số thao tác cơ bản khi soạn thảo

 Tạo một file văn bản mới

Sử dụng tiếng Việt khi soạn thảo

 Chương trình gõ tiếng Việt

Bài 2

 Chọn đoạn văn bản làm việc

 Copy, Move, Delete

 Định dạng Font

 Thiết lập Paragraph

 Tao danh sách Bullets & Numbering

 Định dạng Border & Shading

ĐỊNH DẠNG FONT

THIẾT LẬP PARAGRAPH

 Bài 2 (tiếp theo)

TAB

người dùng bấm phím Tab trên bàn

TAB (1)

 Cài đặt Tab

 C1: Format – Tabs

 Tab stop position: vị trí thiết lập Tab

 Alignment: kiểu Tab

 Leader: ký tự dẫn

 C2: thiết lập vị trí Tab trên thanh Ruler

STYLE

 Là một tập hợp các định dạng (font, paragraph, tabs, border,v.v ) được chỉ định cho một đoạn văn bản tùy chọn bởi người dùng

 Tạo Style người dùng

 Format – Style – New Style

 Sử dụng Style

 Chọn đoạn văn bản cần áp dụng style

 Style list

STYLE (1)

 Sửa đổi Style

 Format – Style – Modify

 Xóa Style

 Format – Style – Delete

Chia cột báo chí - Column

 Trình bày văn bản dưới dạng các cột như trình bày ở các tờ báo

 Chọn đoạn văn bản cần chia

 Format - Columns

Column (1)

Kiểu trình bày

MỤC LỤC TỰ ĐỘNG (Table of Content)

 Cách tạo

 Insert – Index and Tables – Table of Content

 Show page numbers: Hiển thị số thứ tự trang

 Right align page numbers: Căn chỉnh số thứ tự trang tại mục lục

 Show level: Cấp độ trình bày tại mục lục

 Cập nhật sự thay đổi mục lục

 Right Click – Update Field – Update entire table

HEADER AND FOOTER

 Các thông tin được đặt trên đỉnh

(header) hoặc dưới đáy (footer) của trang văn bản

 View – Header and Footer

 Header and Footer giống nhau

 Header and Footer khác nhau

 File - Page Setup

BẢN

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN THEO MẪU

 Sử dụng kỹ thuật soạn thảo nhanh

 Auto Text

 Auto Correct

SAO CHÉP ĐỊNH DẠNG

 C1: sử dụng biểu tượng Format

painter trên thanh công cụ Standard

 C2: sử dụng tổ hợp phím tắt

 Ctrl – Shift – C: Copy format

 Ctrl – Shift – V: Paste format

Auto Text & Auto Correct

 Auto Text

 Tạo một Autotext mới

 Chọn đoạn văn bản cần tạo autotext

 Insert – Autotext – New (hoặc Alt - F3)

 Create Autotext Nhập tên đại diện cho Autotext vừa tạo

 Sử dụng Autotext

 Đánh tên đại diện của Autotext

 Bấm F3

 Thêm một số các tính năng tự động sửa lỗi do viết sai chính tả, lỗi khi đánh văn bản

AUTO CORRECT

TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ ĐOẠN VĂN BẢN

 Edit – Find (hoặc Ctrl-F)

 Một số lựa chọn khi tìm kiếm

 Match Case

 Find whole words only

TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ ĐOẠN VĂN BẢN

 Edit – Replace (hoặc Ctrl-H)

 Find What: văn bản cần thay thế

 Replace with: văn bản thay thế

 Replace: Thay thế đoạn văn bản tìm thấy gần nhất

 Replace All: Thay thế tất cả các đoạn văn bản cần thay thế trong file văn bản

CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO FILE VĂN BẢN

CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO FILE VĂN BẢN

 Insert - Symbol

CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO FILE VĂN BẢN

 Picture

 Insert – Picture

 Clip Art

 From file

CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO FILE VĂN BẢN

 Danh mục hình vẽ - Table of Figures

 Các hình vẽ trong danh mục cần phải được gán nhãn trước

 Insert – Caption

CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO FILE VĂN BẢN

 Insert – Picture - WordArt

 Format – Drop cap

 Chart

 Insert – Picture – Chart

CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO FILE VĂN BẢN

CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO FILE VĂN BẢN

 Làm việc với bảng – Table

 Trộn in – Mail Merge

VĂN BẢN MẪU - TEPMPLATE

VĂN BẢN MẪU - TEPMPLATE

BẢNG BIỂU - TABLE

41

Heading Rows Repeat

45

TRỘN IN – MAIL MERGE

một văn bản chính (Main document)

source)

 Main Document

 Data source

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN (2)

 Tạo dựng văn bản dữ liệu nguồn (Data source)

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN (3)

 Tiến hành trộn in (3 steps)

 Bước 1:

 Tools – Mail Merge

 Create – Form Letters

51

SỬ DỤNG MERGED DOCUMENT

MICROSOFT EXCEL 2000



 Giới thiệu MS Excel

 Định dạng dữ liệu trong bảng tính Excel

TUẦN 5

 Môi trường làm việc

 Một số khái niệm

 Thao tác làm việc với bảng tính

MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

 C1: Desktop – Shortcut of MS Excel

 C2: Start – Programs - Excel

MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

WORKSHEET SPACE

MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Column border Row border

THAO TÁC LÀM VIỆC

VỚI BẢNG TÍNH

 Làm việc với workbook

 Tạo workbook mới

 Thay đổi tên của Sheet

 C1: Format – Sheet – Rename

 C2: right click

THAO TÁC LÀM VIỆC

VỚI BẢNG TÍNH

 Active cell

 Tab, Enter, PgUp, PgDown, ,,,

 Lựa chọn vùng dữ liệu làm việc

 Vùng dữ liệu liền nhau

 Vùng dữ liệu không liền nhau

 Xóa nội dung trong ô

 Edit – Clear - Contents

 Xóa toàn bộ ô

 Edit – Delete

 Có thể thêm/ xóa nhiều hàng/cột/ô cùng lúc

THAO TÁC LÀM VIỆC

VỚI BẢNG TÍNH

 Thay đổi độ rộng (width) của các cột

và chiều cao (height) của các hàng

 C1: Dùng chuột

 C2:

 Format – Row – Height

 Format – Column – Width

 Thay đổi độ rộng của cột phù hợp với

dữ liệu chứa

 Format – Column - Autofit

TUẦN 5

 Môi trường làm việc

 Một số khái niệm

 Thao tác làm việc với bảng tính

ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

 Đối với thao tác Sao chép (Copy) dữ liệu

 Sao chép đặc biệt (Past special)

 Sao chép dữ liệu nhiều ô

 Edit – Fill – Down (Ctrl - D)

 Edit – Fill – Right (Ctrl - R)

 Sử dụng Chức năng Auto Fill

ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

 Dữ liệu sau khi được nhập vào bảng tính dưới dạng thô cần được trình bày (định dạng) lại cho phù hợp với kiểu của từng loại dữ liệu hay cách trình

bày của người dùng

 Font

 Paragraph

 …

FORMAT CELLS

FORMAT CELLS

THIẾT LẬP TRANG IN

 File – Page Setup

 Sử dụng chức năng Auto Fill (sao

chép biểu thức tính toán) để xử lý cho các ô cùng cột, hàng

 Tham chiếu ô – Địa chỉ ô

CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ

 Địa chỉ tuyệt đối

 Sử dụng ký tự $ trước cả 2 thành phần cột và dòng của địa chỉ

 VD: C3 = $A$3 + $B$3

 Sao chép sang C4, thì C4 = $A$3 + $B$3

 Sao chép sang D3, thì D3 = $A$3 + $B$3

CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ

 Sử dụng ký tự $ trước thành phần cột hoặc dòng

 Tuyệt đối cột và tương đối dòng: chỉ số cột

không thay đổi, chỉ số dòng thay đổi

 VD: C4 = $A4 + B$4

 Sao chép sang C5 thì C5 = $A5 + B$4

 Sao chép sang C6 thì C6 = $A6 + B$4

 Tương đối cột và tuyệt đối dòng: chỉ số cột thay đổi chỉ số dòng không thay đổi

 VD: C4 = $A4 + B$4,

 Sao chép sang D4 thì D4 = $A4 + C$4

 Sao chép sang E4 thì E4 = $A4 + D$4

Tương đối cột, tuyệt đối dòng

Địa chỉ hốn hợp

Tuyệt đối cột, tương đối dòng

TUẦN 6

Hàm trong Excel

(Function)

Hàm (Function) (1)

dụng, thu được kết quả nhanh chóng và thuận tiện

Hàm (Function) (2)

Function Name ( [ Parameter List ] )

Function Name : Tên hàm

Parameter List : Danh sách các tham số

Các tham số có thể có hoặc không Nếu có thì giữa các tham

số có dấu phẩy phân cách.

IF(A5>10,.T.,.F.)

Hàm có tham số là một biểu thức

Nguyên tắc hoạt động của hàm

HÀM (FUNCTION)

HÀM (FUNCTION)

Thông tin đầu

 Tìm kiếm & tham chiếu (Lookup & Reference)

 …

Hàm (Function) (5)

 Cách sử dụng hàm - công thức trong Excel

Thanh chèn công thức – Formular bar

Hàm (Function) (5)

Giá trị trả về

Công thức hàm

Hàm (Function) (5 - Cont)

Tham số bắt buộc Tham số tùy chọn

Một số hàm đơn giản

 Các hàm xử lý chuỗi văn bản

LEFT(chuỗi văn bản, số ký tự)

RIGHT(chuỗi văn bản, số ký tự)

MID(chuỗi văn bản, vị trí bắt đầu, số ký tự)

– trả về số ký tự nằm ở bên trái của chuỗi văn bản

– trả về số ký tự nằm ở bên phải của chuỗi văn bản

– trả về số ký tự bắt đầu từ vị trí bắt đầu của chuỗi văn bản

TRIM(chuỗi văn bản)

– cắt bỏ các dấu trống ở hai đầu của chuỗi văn bản

Một số hàm đơn giản

 Các hàm xử lý chuỗi văn bản

UPPER(chuỗi văn bản)

LOWER(chuỗi văn bản)

PROPER(chuỗi văn bản)

– trả về chuỗi văn bản đã được viết hoa

– trả về chuỗi văn bản viết thường

Một số hàm đơn giản

 Các hàm xử lý chuỗi văn bản

COCATENATE(chuỗi vb 1, chuỗi vb 2, [ chuỗi vb 3,…chuỗi vb n ])

– nối các chuỗi văn bản lại với nhau – số chuỗi có thể nối ( tối đa là 30 chuỗi)

Toán tử “&”

chuỗi vb 1 & chuỗi vb 2 [ & chuỗi vb 3 & … & chuỗi vb n ]

Một số hàm đơn giản

TODAY() – trả về giá trị ngày.tháng.năm của hệ thống

DAY(tham số kiểu date) – trả về giá trị là Ngày của tham số

MONTH(tham số kiểu date) – trả về giá trị là Tháng của tham số

YEAR(tham số kiểu date) – trả về giá trị là Năm của tham số

Một số hàm đơn giản

 Các hàm xử lý dữ liệu kiểu số

AVERAGE(tham số1, tham số2, )

– trả về giá trị trung bình của các tham số

COUNT(tham số1, tham số2, )

– trả về số lượng các tham số có giá trị là số

MAX(tham số1, tham số2, )

– trả về giá trị lớn nhất trong các tham số

MIN(tham số1, tham số2, )

Một số hàm đơn giản

 Các hàm xử lý dữ liệu kiểu số

INT(số) – trả về giá trị nguyên của số

ROUND(số, số chữ số) – trả về giá trị đã được làm tròn của số

– Số chữ số : số chữ số đằng sau dấu chấm thập phân Nếu số chữ số = 0 ⇒ trả về giá trị nguyên gần nhất

Một số hàm đơn giản

 Các hàm xử lý dữ liệu kiểu số

RANK(số,miền giá trị, [trật tự xếp])

– trả về thứ hạng của số trong miền giá trị

– Nếu trật tự xếp = 1 ⇒ trật tự sắp xếp tăng dần

Nếu trật tự xếp = 0 (ngầm định) ⇒ trật tựh sắp xếp giảm dần

– miền giá trị phải là địa chỉ tuyệt đối

Một số hàm đơn giản

 Các hàm LOGIC

AND(tham số 1, tham số 2, )

– trả về TRUE nếu như tất cả các tham số đều có giá trị là TRUE

– trả về FALSE nếu như có một tham số trong danh sách các tham số

có giá trị là FALSE

OR(Tham số 1, Tham số 2, )

– trả về FALSE nếu như tất cả các tham số đều có giá trị là FALSE

– trả về TRUE nếu như có một tham số trong danh sách các tham số

có giá trị là TRUE

– Các tham số là các biểu thức điều kiện (biểu thức logic)

Nếu Biểu thức Logic cho ta giá trị đúng (TRUE) thì thực hiện công việc 1

Nếu Biểu thức Logic cho ta giá trị sai (FALSE) thì thực hiện công việc 2

Ta có thể lồng nhiều hàm IF vào nhau tùy thuộc vào số điều kiện của bài toán cần xử lý

Trả về giá trị tổng của các ô nằm trong miền cần tính tổng mà các ô tương ứng với chúng nằm trong miền dữ liệu thỏa mãn điều kiện

Nếu có xuất hiện miền cần tính tổng trong hàm thì

Kiểu tìm: 0 – Bảng tham chiếu không sắp xếp

1 - Bảng tham chiếu phải sắp xếp

Bảng tham chiếu phải là địa chỉ tuyệt đối

Bảng tham chiếu phải là địa chỉ tuyệt đối

Kiểu tìm: 0 – Bảng tham chiếu không sắp xếp

1 - Bảng tham chiếu phải sắp xếp

Miền điều kiện xác định cho hàm

Trường dữ liệu có thể là “ tên của trường ” hay số thứ tự của cột

đó trong bảng DL

Xây dựng miền điều kiện (1)

 Nhãn cột của vùng điều kiện

 Điều kiện duy nhất

 Thêm cột điều kiện

Xây dựng miền điều kiện (2)

 Nhãn cột của vùng điều kiện

Sao chép nhãn cột (trường)

từ bảng dữ liệu gốc

Xây dựng miền điều kiện (3)

 Điều kiện duy nhất

Năm bắt đầu = 1998

Xây dựng miền điều kiện (4)

 Điều kiện AND

(Phòng ban = “Nhân sự”) AND (Năm bắt đầu = 1998)

Các điều kiện nằm trên cùng 1 dòng

Xây dựng miền điều kiện (5)

(Phòng ban = “Thương mại”) OR (Năm bắt đầu = 1999)

Các điều kiện nằm trên 2 dòng khác nhau

Xây dựng miền điều kiện (6)

 Điều kiện OR và AND kết hợp

((Phòng ban = “Nhân sự”) AND (Năm bắt đầu = 1999))

OR

Xây dựng miền điều kiện (7)

 Thêm cột điều

kiện

(Năm bắt đầu >= 1997) AND (Năm bắt đầu < 2000)

Cột đưa thêm vào miền điều kiện

Một số hàm cơ bản (1)

DSUM ( Database , Field , Criteria )

Tính tổng giá trị của các bản ghi trong trường FIELD thuộc bảng dữ liệu

DATABASE, các bản ghi này thỏa mãn điều kiện nằm trong vùng CRITERIA

Tính tổng

THỰC LĨNH

của phòng

NHÂN SỰ

Một số hàm cơ bản (1)

Một số hàm cơ bản (1)

Một số hàm cơ bản (1)

DSUM ( Database , Field , Criteria )

DSUM ( A23:P23 , P3 , A26:P27 )

DSUM ( A23:P23 , “Tổng lĩnh” , A26:P27 )

Một số hàm cơ bản (1)

DCOUNT( Database , Field , Criteria )

DAVERAGE (Database , Field , Criteria )

Đếm các bản ghi trong trường FIELD thuộc bảng dữ liệu DATABASE, các bản ghi này thỏa mãn điều kiện nằm trong vùng CRITERIA

Tính giá trị trung bình của các bản ghi trong trường FIELD thuộc bảng dữ

liệu DATABASE, các bản ghi này thỏa mãn điều kiện nằm trong vùng

CRITERIA

Chú ý : Trường FIELD phải là một truờng kiểu số

Một số hàm cơ bản (1)

Tìm giá trị MAX ( MIN ) của các bản ghi trong trường FIELD thuộc bảng dữ liệu DATABASE, các bản ghi này thỏa mãn điều kiện nằm trong vùng

CRITERIA

Một số hàm cơ bản (1)

Trả về giá trị của bản ghi trong trường FIELD thuộc bảng dữ

liệu DATABASE, bản ghi này là bản ghi duy nhất trong bảng DATABASE thỏa mãn điều kiện nằm trong vùng CRITERIA

Nếu giá trị trả về là:

Quản lý cơ sở dữ liệu (1)

 Sử dụng chức năng AutoComplete & Pick From List

 Lọc dữ liệu tự động - Auto Filter

 Lọc dữ liệu theo điều kiện - Advanced Filter

 Sắp xếp dữ liệu – Data Sort

Quản lý cơ sở dữ liệu (2)

 Sử dụng chức năng AutoComplete & Pick From List

Quản lý cơ sở dữ liệu (3)

 Auto Filter – Lọc dữ liệu

Quản lý cơ sở dữ liệu (3)

Quản lý cơ sở dữ liệu (3)

Lọc theo Phòng ban – Phòng ban = Nhân sự

Lọc theo Thâm niên – Thâm niên >=10 năm

Quản lý cơ sở dữ liệu (4)

 Advanced Filter – Lọc dữ liệu theo miền điều kiện

DATABASE

Quản lý cơ sở dữ liệu (4)

DATABASE

CRITERIA

Quản lý cơ sở dữ liệu (4)

dữ liệu tương tự như xây dựng miền điều kiện của các hàm xử

lý với Database

 Nhãn cột của vùng điều kiện

 Điều kiện duy nhất

 Điều kiện AND

 Điều kiện OR

 Điều kiện OR và AND kết hợp

 Thêm cột điều kiện

Quản lý cơ sở dữ liệu (4)

Kết quả để ngay

tại vị trí của

DATABASE

Kết quả để tại vị trí khác trong bảng tính

Địa chỉ của

DATABASE

Địa chỉ của miền điều kiện

Địa chỉ của vùng kết quả Loại bỏ những

giá trị bị trùng lặp

Quản lý cơ sở dữ liệu (5)

 Sắp xếp dữ liệu

Quản lý cơ sở dữ liệu (5)

AFTER

Quản lý cơ sở dữ liệu (5)

Điều kiện sắp

xếp đầu tiên

Tiêu chí sắp xếp Ascending – Tăng dần Descending – Giảm dần Điều kiện sắp

TUẦN 8

TRONG ỨNG DỤNG EXCEL

BÁO CÁO – REPORT

 SubTotals – Grand Totals

 Consolidate

 Pivot Table & Pivot Chart Report

SUBTOTALS – GRAND TOTALS

 Ví dụ minh họa

Cho biết tổng thành tiền của từng loại mặt hàng

SUBTOTALS – GRAND TOTALS

SUB TOTAL

 Các bước tiến hành tạo Subtotal

 B1: Sắp xếp lại bảng dữ liệu theo trường cần tạo Subtotal (VD: phòng ban, cấp bậc, chức vụ, v.v )

 B2: Tạo SubTotal

 DATA -SubTotals

Trường được Subtotal

Hàm xử lý

Trường tính

Subtotal

Thông tin tổng kết ghi ở dưới

Thay thế

SubTotal hiện

thời

Hủy tất cả các

CONSOLIDATE

 Báo cáo hợp nhất (Consolidate ) là báo cáo

được xây dựng nhằm mục đích đưa ra các số liệu

có tính chất tổng kết, dựa trên các dữ liệu từ các bảng (nguồn) dữ liệu khác nhau.

 Các bảng (nguồn) dữ liệu phải có cấu trúc giống

Doanh thu

3 tháng (1 + 2 + 3)

Consolidate

VÍ DỤ BÁO CÁO CONSOLIDATE

năm

 TS_2000

 TS_2001

 TS_2002

tuyển sinh trong 3 năm trên, cho biết:

 Trung bình tổng điểm của từng khu vực

 Số lượng Thí sinh thi vào từng ngành

 v.v

Hủy tham chiếu

PIVOT TABLE

 Pivot Table là một dạng báo cáo được xây dựng theo mục đích riêng của người sử dụng.

 Pivot Table có thể cập nhật dữ liệu từ bảng dữ

liệu gốc mà không cần phải thiết kế lại từ đầu

 Pivot Table có nhiều hình thức khác nhau tùy vào mục đích của người dùng (thêm, bớt, thay thế các trường dữ liệu trong báo cáo)

TẠO PIVOT TABLE

 DATA – Pivot Table & Pivot Chart

Report

 Bao gồm 3 bước sauXác định nguồn dữ liệu và kiểu báo cáo

Định vị bảng dữ liệu nguồn của báo cáo Xác định nơi đặt báo cáo và tùy chọn hình thức của báo cáo

Xác định nguồn dữ liệu và kiểu báo cáo

Step 2

Định vị bảng dữ liệu nguồn của báo cáo

Step 3

Xác định nơi đặt báo cáo và tùy chọn hình thức của báo cáo

Bấm vào đây để lựa chọn các thông tin đưa vào Pivot Table

Kết thúc