Tài liệu gồm các nội dung sau:1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực thư viện thông tin2. Các bước triển khai đề án công nghệ thông tin trong thư viện3. Giới thiệu phần mềm thư viện số Greenstone4. Cài đặt phần mềm thư viện số Greenstone5. Sử dụng phần mềm thư viện số6. Quy trình số hóa tài liệu
Trang 1MỤC LỤC
CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ TIN HỌC HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN –
THƯ VIỆN………
I Khái niệm………
II Hoạt động thư viện - thông tin dưới sự tác động của công nghệ hiện đại……
III Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin tự động hóa………
IV Những khó khăn và thuận lợi cho thư viện khi áp dụng công nghệ thông tin
CHƯƠNG II PHẦN MỀM THƯ VIỆN GREENSTONE………
I Tổng quan về phần mềm thư viện Greenstone………
II Hướng dẫn cài đặt phần mềm thư viện Greenstone………
III Hướng dẫn xây dựng bộ sưu tập số Greenstone………
IV Xuất bộ sưu tập ra đĩa quang………
CHƯƠNG III QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU………
I Giải pháp khả thi cho công việc số hóa tài liệu………
II Yêu cầu kỹ năng, phương tiện………
III Sơ đồ quy trình số hóa………
IV Giải thích quy trình số hóa………
CHƯƠNG IV KHỔ MẪU BIÊN MỤC ĐỌC MÁY MARC21………
I Tổng quan về Marc………
II Marc21………
PHỤ LỤC………
TÀI LIỆU THAM KHẢO………
Trang 2CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ TIN HỌC HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN
1 Khái niệm.
Tin học hóa thư viện hay hệ thống thông tin của thư viện là một việc làm tất yếutrong việc xây dựng và phát triển thư viện ngày nay Hệ thống thông tin là tập hợp cácphần tử tác động qua lại lẫn nhau để tạo ra thông tin Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồmcon người, quy trình, và dữ liệu Con người theo quy trình để xử lý dữ liệu tạo ra thôngtin
Tin học hóa hệ thống thông tin của thư viện nhằm tạo nên một hệ thống thông tin
tự động hóa, trong đó máy tính và cán bộ thư viện hoạt động như là các đối tác, các côngviệc thủ công mà cán bộ thư viện phải làm được giao cho máy tính Để làm được điềunày, các quy trình của cán bộ thư viện được chuyển vào các chương trình máy tính
Đối với hệ thống thông tin của thư viện, máy tính đóng vai trò như là một kho dữliệu và công cụ truy xuất Do đó máy tính hoạt động như một người quản lý kho sáchđồng thời có thể cung cấp các khả năng xử lý để tạo ra thông tin Máy tính có thể phục vụnhư là một công cụ giao tiếp để thu nhận dữ liệu và thông tin từ những máy tính khác,máy tính có thể trình bày thông tin một cách đa dạng
Nói một cách khác, tin học hóa thư viện là sử dụng máy tính và công nghệ mạngmáy tính trong tất cả các hoạt động thư viện nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và mởrộng khả năng cung cấp dịch vụ cho người sử dụng, đồng thời chia sẻ tài nguyên thông tin
và phục vụ thông tin điện tử
Phạm vi tin học hóa thư viện bao gồm tất cả các chức năng thư viện tuân theochuẩn thư tịch và chuẩn kỹ thuật; sử dụng máy tính trong công tác văn phòng và xuất bảnđiện tử; phục vụ dịch vụ thông tin điện tử , dịch vụ thông tin trực tuyến và Internet
Các chức năng thư viện được tin
vụ tra cứu trực tuyến vào thư
viện mình và liên thông với
thư viện bạn Ở đây chương
trình tin học đòi hỏi phải
tuân thủ chuẩn thư tịch của OPAC như là MARC 21, AACR2, Ngôn ngữ Tiêu đề
đề mục, vv và chuẩn kỹ thuật như là giao thức Z39.50, vv Ngày nay các các hệthống tin học hóa thư viện sử dụng OPAC thế hệ thứ ba dựa trên web được gọi làWebPAC;
CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ TỊCH
CƠ SỞ
DỮ LIỆU KHÁC
CƠ SỞ DỮ LIỆU BẠN ĐỌC
Bổ sung Biên mục Lưu hành OPAC
AP định kỳ Báo cáo
Trang 32 Lưu hành: Phục vụ mượn trả tự động với việc quản lý bằng mã vạch;
3 Biên mục: Tuân thủ Chuẩn thư tịch hay kiểm soát thư tịch:
o Phân loại Dewey,
o Biên mục mô tả theo AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules, 2ndedition),
o Biên mục đề mục: Sử dụng Ngôn ngữ Tiêu đề đề mục (SHLs = Subject
Heading Languages) Dựa vào Sears List of Subject Headings và Library of Congress Subject Headings,
o MARC 21 (MAchine Readable Cataloguing = Biên mục máy đọc được),
o Kiểm soát tiêu đề chuẩn: Kiểm soát tính nhất quán của các điểm truy cậpchính được gọi là tiêu đề bao gồm: Tiêu đề tác giả, tiêu đề nhan đề và tiêu
đề đề mục;
4 Bổ sung: Phục vụ các công tác bổ sung theo đúng chính sách phát triển sưu tập;
5 Ần phẩm định kỳ: Bao gồm việc đặt mua, tiếp nhận, theo dõi, vv , đồng thời xử lýcông tác chỉ mục bài tạp chí;
6 Báo cáo: Xử lý báo cáo, thống kê, vv
Ngoài ra còn có chức năng quản trị hệ thống nhằm đảm bảo hệ thống vận hành tốt và
an toàn dữ liệu, bao gồm việc quản lý việc phân quyền, bảo mật và sao lưu, phục hồi dữliệu Một số thư viện còn bao gồm phân hệ quản lý nguồn thông tin điện tử và phân hệtruy hồi từ những kho tin khác và trình bày thông tin dưới dạng thư mục hay toàn văn.Tin học hóa hệ thống thông tin thư viện đòi hỏi phải thiết kế một mạng cục bộ (LAN)với kiến trúc khách/chủ (client/server) Khác với kiểu kiến trúc phân cấp trong đó mọicông việc xử lý đều được thực hiện và kiểm soát tại máy chủ (mainframe, minifraim);kiểu kiến trúc khách/chủ trong đó khách là máy tính cá nhân (PC) hoặc máy trạm(workstation) và chủ là một máy chủ (server) trong một mạng được nhiều người chia sẻ.Trong một mạng LAN hay WAN, máy khách có thể thực hiện một số chức năng xử lýnhất định khi sử dụng dữ liệu/thông tin từ máy chủ Mỗi máy khách có thể kết nối với mộthay nhiều máy chủ (máy chủ OPAC, máy chủ web) Máy chủ có thể là máy tính cỡ lớn,máy tính tầm trung hay máy vi tính tốc độ cao Ngoài ra mạng cục bộ thư viện ngày nayvới kiến trúc khách/chủ sử dụng giao thức TCP/IP và Z39.50, có nghĩa rằng đây phải làmột mạng Intranet/Internet - Mạng cục bộ (LAN) sử dụng cùng công nghệ kết nối giốngInternet có chứa máy chủ web và cung cấp thông tin và dịch vụ trực tuyến khác trong mộtthư viện trên cơ sở web Do đó web trở thành công cụ làm việc hàng ngày của người cán
bộ thư viện và quản lý thông tin để trình bày thông tin, tổ chức thư viện điện tử trên mạng
và xuất bản điện tử Web trở thành một kỹ năng vô cùng quan trọng của người cán bộ thưviện ngày nay ? Một mạng Intranet thư viện cần phải có một hệ điều hành mạng.Window 2000 và Window NT là những hệ điều hành thông dụng Tuy nhiên hiện nay cókhuynh hướng sử dụng Linux vì những lý do sau:
• Tính ổn định: Ít bị đổ vỡ so với các hệ điều hành khác trên PC;
• Tính hoàn chỉnh: Vì nó xuất thân từ UNIX Cho phép phần cứng quản lý nhiềungười dùng CPU cùng một lúc;
• Tính tương thích: Tương thích với SCO UNIX Có bộ giả lập DOS, Windows Hỗtrợ hầu hết các phần cứng PC Linux là một hệ điều hành 32-bit đầy đủ;
Trang 4• Dễ cấu hình: Linux cho ta toàn quyền điều khiển về cách làm việc của hệ thống.Linux làm việc với nhiều loại máy: Linux không đòi hỏi cấu hình máy mạnh, chỉcần một máy 386 (SX hoặc DX), 2MB bộ nhớ, và 10-20MB không gian đĩa để bắtđầu
Linux là một hệ điều hành mạng hoàn toàn phù hợp cho một mạng cục bộ thư viện từnhỏ đến lớn Chương trình ứng dụng hay phần mềm quản lý thư viện cũng là hết sức quantrọng vì rằng nó quyết định phần lớn sự thành công của việc tin học hóa thư viện Mộtphần mềm quản lý thư viện gồm có hai phần:
• Hệ quản trị CSDL thương mại: Chẳng hạn như Access, MS SQL server, Oracle,Linux post gratesSQL, vv Riêng Access là hệ quản trị CSDL nằm trong Window,còn những hệ quản trị CSDL khác được bán trên thị trường và được cập nhật, thayđổi tính năng thường xuyên nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin ngày càngcao Ngoài ra tùy theo yêu cầu quản lý thông tin của từng thư viện, chuyên gia tinhọc sẽ quyết định dùng hệ quản trị CSDL nào cho phù hợp
• Hệ quản trị thư viện: Do chuyên gia tin học phát triển theo yêu cầu của thư viện vàtheo bảng thiết kế hệ thống Bao gồm:
o Phần quản lý thư tịch: Đòi hỏi phải tuân theo chuẩn thư tịch để đảm bảotính đồng nhất về mặt nghiệp vụ của các biểu ghi thư tịch, đặc biệt là OPAC
và chuẩn MARC 21 ;
o Phần giao tiếp: Đòi hỏi phải tuân theo chuẩn kỹ thuật để đảm bảo hệ thốngthông tin thư viện có thể kết nối, liên thông với các hệ thống khác về mặt kỹthuật;
o Giao diện người sử dụng: Tùy theo từng thư viện, mỗi thư viện có thể trìnhbày một giao diện phù hợp với tiện ích và bắt mắt đối với người sử dụng
Qua đó ta thấy rằng không cần thiết phải thống nhất phần mềm mà quan trọng là cácphần mềm thư viện phải thống nhất các chuẩn thư tịch và kỹ thuật Ở nước ta vì thiếu vànhiễu thông tin nên đại bộ phận thư viện vẫn đang sử dụng phần mềm CDS/ISIS - Mộtphần mềm rất bị hạn chế về mặt phát triển hệ thống thông tin thư viện vì những lý dochính yếu sau:
1 Trong phần mềm CDS/ISIS, hệ quản trị CSDL và phần giao tiếp không tách biệtnhau, có nghĩa rằng hệ quản trị CSDL không thể phát triển được tính năng hạn chếcủa nó từ khi được xây dựng cho đến bây giờ - CDS/ISIS trở nên quá phức tạp để
sử dụng nhưng tính năng thì hạn chế nên có nhiều thư viện phải dùng thêm nhiều
hệ quản trị CSDL khác phụ trợ, chẳng hạn như Access, Foxtro
2 Điều quan trọng hơn khiến chúng ta không thể nào chấp nhận CDS/ISIS là phầnmềm này sử dụng dạng biên mục máy đọc được CCF (Common CommunicationFormat) do UNESCO phát triển từ rất lâu và nay không còn được cập nhật CCF
đã bị quên lãng, thay vào đó là những dạng MARC và bây giờ đỉnh cao làUNIMARC và MARC 21
3 Như ta thấy, trong phần mềm CDS/ISIS, chỉ có phần giao tiếp là được cải biên,CDS/ISIS có thể chạy trên môi trường DOS, Window và Web, song không thayđổi và phát triển được hệ quản trị CSDL kém cỏi (không đáp ứng được mọi yêu
Trang 5cầu quản lý thư viện ngày càng tăng)và dạng CCF lỗi thời (không thể trao đổi dữliệu với các hệ thống khác hiện nay đang sử dụng dạng MARC)
Hiện nay, có những phương án sau để chọn một phần mềm quản lý thư viện:
• Tự phát triển phần mềm với sự trợ giúp của chuyên gia tin học, trong đó vai tròchủ đạo vẫn là cán bộ thư viện Phần mềm trước hết phải đảm bảo chuẩn thư tịch
do cán bộ thư viện phân tích, sau đó cùng với chuyên gia tin học soạn thảo dự án
đề nghị Cán bộ thư viện hỗ trợ chuyên gia tin học trong việc phân tích chi tiết hệthống thông tin của thư viện; chuyên gia tin học sẽ tiến hành thiết kế hệ thống vớinhiều giải pháp khác nhau; cán bộ thư viện sẽ quyết định một trong những giảipháp đó
• Mua phần mềm hoàn chỉnh theo quy mô từng thư viện (Turnkey System) của nướcngoài Những phần mềm này thường là đảm bảo các chuẩn, sử dụng tốt; tuy nhiên
chúng ta cần cảnh giác một số chuyên gia nước ngoài mang danh nghĩa "quốc tế"
lợi dụng sự thiếu thông tin và hiểu biết của chúng ta về hoạt động này để tiếp thịnhững phần mềm kém chất lượng Nói chung nhược điểm của các phần mềm nướcngoài là giá thành cao và vấn đề bảo dưỡng khó khăn
• Mua phần mềm của các nhà thầu (vendor) trong nước Nói chung, các phần mềmquản lý thư viện được phát triển trong nước hiện nay có thể đảm bảo về chuẩn kỹthuật, nhưng chuẩn thư tịch thì chưa Đây là một vấn đề chúng ta có thể dễ dàngnhận thức được và xem như là một nghịch lý - Hầu hết các thư viện chưa thấu đáocác chuẩn thư tịch cần thiết trong nghiệp vụ thư viện hiện đại vì các trường lớpchính quy nước ta hiện nay chưa dạy Trong khi hướng phát triển thư viện ngàynay là phải theo hướng chuẩn hóa Những phần mềm thư viện phải được xây dựngtheo hướng đó Các nhà thầu là chuyên gia tin học phải mày mò tự học nhữngchuẩn thư tịch đó một cách chấp vá để xây dựng phần mềm và rao giảng cho cán
bộ thư viện khi tiếp thị!
Hệ quả là chúng ta đua nhau xây dựng cơ ngơi thật tốt, nhưng nhân sự quản lý thìkhông có và phần mềm thì khập khiểng Đúng ra từ những trường lớp chính quy ngànhThông tin Thư viện, chúng ta được học thấu đáo những chuẩn thư tịch Trên cơ sở đó, đặthàng cho nhà thầu cung cấp phần mềm theo yêu cầu của cán bộ thư viện chúng ta
2.Hoạt động thư viện - thông tin dưới tác động của công nghệ thông tin.
2.1 Bùng nổ thông tin và bùng nổ công nghệ.
Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão ngày nay thực chất làcuộc cách mạng công nghệ Nét nổi bật của nó là khoa học đã trở thành lực lượng sảnxuất trực tiếp Sự phát triển khoa của khoa học đã thu hút một bộ phận lớn nhân lực vàolĩnh vực này Do đó, đội ngũ những người làm khoa học tăng lên theo cấp số cộng thì tàiliệu khoa học, những sản phẩm nghiên cứu của họ tăng lên theo cấp số nhân Tất cả đã tạonên một khối lượng thông tin khổng lồ và không ngừng phát triển, dẫn đến hiện tượngbùng nổ thông tin Ngoài ra cộng đồng khoa học được bổ sung thêm nhiều loại ngườidùng tin: các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu, các nhà công nghệ, các nhà giáo dục, cácnhà sản xuất kinh doanh,…Họ không chỉ là những người dùng tin, mà còn là những ngườisản sinh ra những thông tin mới
Trang 6Một nền công nghiệp sản xuất tri thức khoa học, mà cơ sở của nó là truyền tri thứcthông tin, tiếp tục tăng nhanh trong một thế giới xây dựng trên cơ sở của tiến bộ khoa học
có giá trị cao Mặc dù khó có thể biết được số lượng của những tài liệu này là bao nhiêu,nhưng người ta biết chắc rằng số lượng của chúng hiện nay tăng lên rất đáng kể
Một hệ quả nữa của hệ quả bùng nổ thông tin là sự rút ngắn đáng kể thời gian hữuích của một tài liệu Do đó người ta phải thường xuyên bổ sung vốn tài liệu và khôngngừng xử lý chúng, hoặc bằng thủ công hoặc bằng phương tiện tự động hóa
Ngoài ra, bên cạnh những tài liệu văn bản in trên giấy, còn có thêm những tài liệukhông ở dạng sách như: đĩa, ảnh, băng từ, đĩa từ, đĩa quang…Sự xuất hiện của những tàiliệu loại này trong sự chuyển giao thông tin tương ứng với một số yếu tố quan trọng trong
xã hội ngày nay là: sự xuât hiện các phương tiện nghe nhìn Với một tương lai rất hứahẹn, chúng đặt ra cho người làm công tác thông tin tư liệu những vấn đề xử lý và phổ biếnthông tin, dựa trên những kỹ thuật đặc biệt và dựa trên những kênh thông tin rất đa dạng
Sự bùng nổ thông tin gắn liền với sự bùng nổ công nghệ đặc biệt trên ba lĩnh vựcliên hệ chặt chẽ với công tác thư viện - thông tin là: tin học, viễn thông và vi xử lý, hạtnhân của công nghệ hiện đại
Việc sử dụng các công cụ do con người chế tạo ra để thu thập, sinh sản, ghi chép,sắp xếp lại, truyền và khai thác thông tin đã có từ lâu Nhưng chỉ từ khi máy tính điện tử
ra đời (1946) và đặc biệt là cuộc cách mạng vi xử lý vào giữa những năm 70 tạo cơ sở cho
sự ra đời hàng triệu, rồi hàng chục, hàng trăm triệu máy vi tính với năng lực ngày càngcao, giá ngày càng rẻ, thâm nhập khắp mọi nơi trên thế giới, mới thực sự mở ra một chântrời mới cho mỗi cá nhân và xã hội trong việc nắm bắt được những thông tin về những sựkiện và ý tưởng mới và mới tạo khả năng hiện thực cho việc hiện đại hóa hoạt động củacác thư viện
Cuối những năm 80 sang đầu những năm 90, sự phát triển bùng nổ các mạng viễnthông truyền dữ liệu quốc gia và quốc tế trên cơ sở kỹ thuật cáp sợi quang, vệ tinh và vi
ba số đã tạo khả năng nối mạng không những giữa các trung tâm tính toán, mà còn nốiđược đến máy vi tính của từng cá nhân Xuất hiện viễn cảnh của các "siêu lộ thông tin"liên kết hàng trăm triệu người trong từng quốc gia cũng như trong phạm vi khu vực vàtoàn cầu, mà tiêu biểu là liên mạng thông tin toàn cầu Internet
Cùng với việc phát triển mạnh mẽ các kỹ thuật vi xử lý, việc sử dụng ngày càngnhiều các vật mang tin điện tử: băng từ, đĩa từ, đĩa quang đã loại bỏ được những khó khăn
về sự quá tải các kho chứa, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao vàphân phối thông tin với những kênh rất đa dạng
2.2.Xu hướng tin học hóa hoạt động thư viện-thông tin.
Vai trò của tin học trong các đơn vị thư viện- thông tin không ngừng gia tăng vàphát triển với tốc độ rất nhanh Trực tiếp hay gián tiếp các hoạt động và dịch vụ thông tin
Trang 7ngày nay đều dựa trên sự hỗ trợ của máy tính điện tử Đồng thời ta càng thấy rõ vai tròcủa các mạng lưới tích nhập thông tin tự động hóa đang phát triển trong những năm gầnđây.
Nhiệm vụ của các đơn vị thông tin là: thu thập tài liệu, xử lý thông tin, sản xuất racác sản phẩm thông tin, tổ chức các dịch vụ tìm và phổ biến thông tin Đặc điểm của cáchoạt động này là các đơn vị thông tin thường phải quản lý một khối lượng tài liệu rất lớn
và chúng được khai thác lặp đi lặp lại nhiều lần Cũng như các đơn vị hành chính sựnghiệp khác, các đơn vị này cũng cần giải quyết các công việc mang tính chất quản lý,hành chính, văn phòng Các công việc này rất thích hợp với khả năng ứng dụng của máytính điện tử
Mở đầu việc ứng dụng tin học trong công tác thư viện- thông tin thường tập trungvào việc lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục Sau đó mởrộng dần ra các hoạt động kỹ thuật khác, các công việc lưu thông tài liệu và các dịch vụphổ biến thông tin Ngày nay ta thường gặp các hệ thống thông tin tự đông hóa hoàn toànhoặc từng phần các công việc như: bổ sung, biên mục, đánh chỉ số, lập các bộ phiếu, tạo
ra các sản phẩm thông tin, các hoạt động tìm và khai thác dữ liệu, các hoạt động kiểm tra
và quản lý hành chính thông thường
Việc ứng dụng máy tính điện tử trong xử lý thông tin tư liệu mới diễn ra trong gần
40 năm lại đây, nhưng đã đem lại lại hiệu quả thật là to lớn: tập trung thông tin trongnhững bộ nhớ lớn, những CSDL và ngân hàng dữ liệu (NHDL); tăng nhanh tốc độ ở tất cảcác công đoạn xử lý thông tin Sự phát triển của những bộ nhớ lớn truy đạt trực tiếp tạo
cho khả năng tra cứu ngay, tại thời điểm bất kỳ những thông tin mà người dùng yêu cầu
Sự tiến bộ về chất trong quan hệ giữa người và máy tính, cùng với giá thành ngày càng
hạ, giúp cho việc sử dụng máy tính trong công tác thư viện- thông tin ngày càng trở nênphổ cập
Sự kết hợp giữa máy tính và viễn thông dẫn đến sự hình thành và phát triển các hệthống và mạng lưới thông tin tự động hóa, cho phép các thư viện liên kết với nhau trênmạng máy tính để chia se nguồn lực thông tin Ở thư viện nhiều nước tiên tiến, người taxây dựng các thư mục công cộng truy nhập trực tuyến, gọi tắt là OPAC (Online PublicAccess Catalog) Đó là các CSDL được khai thác trên mạng, giúp người sử dụng có thểtruy nhập thông tin thư mục một cách trực tiếp mà không cần sự hỗ trợ trung gian củanhân viên thư viện
Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngoài những tài liệu thôngthường đã xuất hiện nguồn tài liệu điện tử như các sách, tạp chí điện tử ghi trên các đĩamáy tính và đĩa quang CD-ROM Nhờ có các tính ưu việt như dung lượng nhớ lớn, độbền vật lý cao, thao tác vận hành đơn giản, có khả năng lưu trữ văn bản, âm thanh, hìnhảnh…các đĩa quang ngày càng được sử dụng rộng rãi để lưu trữ và phổ biến thông tin, đặcbiệt là thông tin đa phương tiện (multimedia) Trong những năm qua, một lượng thông tinkhổng lồ, bao gồm các CSDL, các từ điển bách khoa, các sản phẩm tham khảo, các cẩmnang kỹ thuật, các chương trình phần mềm,… đã được phát hành dưới dạng CD-ROM.Điều đó sẽ ảnh hưởng tới các quy trình công nghệ và xử lý thông tin truyền thống, đồngthời cũng mở rộng khả năng và nâng cao chất lượng dịch vụ của các cơ quan thư viện-thông tin
Trang 8Bước phát triển mới đây của thư viện là sự xuất hiện thư viện điện tử (electroniclibrary) và thư viện kỹ thuật số (digital library) Đó có thể coi là xu hướng quan trọngnhất của tự động hóa thư viện trong tương lai.
Ứng dụng tin hoạt trong hoạt động thư viện - thông tin là xu thế phát triển tất yếucủa các cơ quan thư viện - thông tin hiện nay và đang diễn ra với tốc độ ngày càng nhanhchóng Theo số liệu của Tạp chí thư viện (Library Journal) tính đến năm 1981, toàn thếgiới chỉ có 301 thư viện tự động hóa, đến năm 1992 thế giới đã có 8789 thư viện tự độnghóa, nghĩa là tăng 29 lần sau 10 năm
Tuy nhiên, các hệ thống thư viện - thông tin tự động hóa phải được thiết kế, xâydựng, cung cấp thông tin và khai thác bởi con người Có nghĩa là các hệ thống này khôngthể thay thế được bưởi con người mà trái lại nó còn đòi hỏi ở con người một chất lượngcao hơn, chuyên sâu hơn trong cả trong lĩnh vực thông tin học và tin học, để có thể khaithác được khả năng ton lớn mà các hệ thống này đem lại
Một điều cần nhấn mạnh là công nghệ thông tin phát triển rất nhanh và xâm nhậpvào mọi lĩnh vực hoạt động của con người Ngày nay cùng với việc giảm giá thành vàđiều kiện sử dụng thuân lợi, máy tính điện tử không còn là vật xa xỉ, mà đã đi vào từnggia đình Sử dụng máy tính điện tử trở thành nhu cầu của mọi người như nói tiếng mẹ đẻ
Đó là cơ sở thuận lợi cho việc tin học hóa hoạt động thư viện - thông tin
Việc ứng dụng của tin học trong hoạt động thư viện - thông tin đã tạo điều kiệncho sự hình thành và phát triển một phân ngành của tin học, đó là Tin học tư liệu
3 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin tự động hóa.
3.1 Nhân sự trong hệ thống thông tin tự động hóa.
Một hệ thống thông tin tự động hóa không thể thiếu yếu tố con người Đó là cáccán bộ chuyên môn có trách nhiệm thiết kế, xây dựng và khai thác hệ thống thông tin Đểxây dựng một hệ thống thông tin tự động hóa cần phải có các loại cán bộ sau:
- Các kỹ sư tin học, có trách nhiệm giám sát việc vận hành và bảo trì hệ thống, tức
là giám sát sự hoạt động của nó
- Các nhà phân tích hệ thống, có trách nhiệm nghiên cứu các ứng dụng, tức lànghiên cứu các công việc phải tin học hóa và chuẩn bị cho nó thích ứng với máy tính điệntử
- Các nhà lập trình, có trách nhiệm biên soạn các chương trình cho máy tính nhằmgiải quyết các công việc do các nhà phân tích hệ thống đặt ra
- Các thao tác viên Đó là những người vận hành và khai thác sự hoạt động của hệthống Một nhiệm vụ quan trọng của nhóm này là nhập dữ liệu và sử dụng hệ thống khi đãhoàn thiện
- Các cán bộ chuyên môn trong lĩnh vực thư viện - thông tin
Trong điều kiện hiện nay khó có thể có được một đội ngũ cán bộ chuyên môn đầy
đủ về mặt chức danh như thế Tùy theo quy mô của hệ thống, một số chức năng có thể domột người đảm nhận Ví dụ: phân tích hệ thống và lập trình Mặt khác các cơ quan thưviện - thông tin cần hợp tác với các trung tâm tin học để nhận được sự hỗ trợ về mặt kỹthuật, thiết kế và cài đặt hệ thống Đối với các trung tâm lớn cần có các kỹ sư tin họcđược đào tạo chính quy để có thể bảo trì sự vận hành của hệ thống và xây dựng các phầnmềm chuyên dụng Các cán bộ này cần có sự hợp tác về nghệ vụ của các cán bộ thư viện
và thông tin
Trang 93.2 Máy tính điện tử và các thiết bị ngoại vi.
Máy tính điện tử (MTĐT) là một thiết bị điện tử xử lý rất nhanh các thông tin đưavào các hoạt động dưới sự điều khiển của chương trình lưu trữ trong bộ nhớ Chươngtrình này bao gồm các lệnh được sắp xếp hợp lý và có thể giao cho máy tính thực hiện.Máy tính thu nhận, lưu trữ các dữ liệu và thực hiện các phép toán số học hay logic trêncác dữ liệu đó mà không cần có sự can thiệp trực tiếp của con người
Máy tính điện tử có ba khả năng: quản lý, xử lý và trao đổi dữ liệu
Máy tính điện tử bao gồm hai bộ phận cơ bản sau:
- Bộ xử lý trung tâm, dùng để xử lý thông tin
- Các thiết bị ngoại vi, đảm bảo việc vào, ra dữ liệu và lưu trữ thông tin
Bộ xử lý trung tâm có (CPU) có ba khối:
- Khối điều khiển (CU): cấp trình tự các thao tác nhỏ nhất cần làm đối với mỗilệnh của MTĐT bằng các tín hiệu điều khiển tương ứng
- Khối tính toán (ALU): thực hiện các phép toán số học và logic
- Bộ nhớ trong (RAM, ROM): chứa các chương trình và dữ liệu
ROM (Read Only Memory) là bộ nhớ chứa các chương trình điều khiển căn bản,các phần mềm hệ thống và ứng dụng do hãng sản xuất cung ứng Các chương trình trongROM không thể thay đổi, không bị mất đi khi tắt máy ROM chỉ cho phép đọc các thôngtin chứa trong đó
RAM ( Random Access Memory) là bộ nhớ chứa các chương trình và dữ liệu khilàm việc Khi tắt máy thông tin trong RAM sẽ bọ mất đi, do đó các thông tin cần lưu trữphải được ghi trên đĩa cứng hoặc đĩa mềm Dung lượng của RAM quyết định tốc độ vàtính linh hoạt của máy tính
Các thiết bị ngoại vi có:
Bộ nhớ ngoài: băng từ, đĩa từ, đĩa mềm, USB dùng để lưu trữ thông tin
Bộ nhớ trong chỉ lưu trữ thông tin đang được bộ vi xử lý làm việc Để lưu trữ mộtlượng thông tin lớn hơn (các chương trình và dữ liệu) người ta phải sử dụng bộ nhớ ngoài.Trong máy vi tính đó là các đĩa từ, bao gồm đĩa cứng và đĩa mềm, kèm theo là các thiết bịdùng để đọc và ghi gọi là ổ đĩa (Disk Drive)
- Thiết bị vào: bàn phím, con chuột, máy quyets hình,… dùng để đọc thông tin choMTĐT
Thiết bị ra: màn hình, máy in, máy vẽ,…dùng để đưa thông tin ra
Ta có thể biểu diễn mối quan hệ giữa chúng bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ cấu tạo máy tính
Trang 10Các thông tin đưa vào máy tính được biểu diễn dưới dạng số nhị phân, nghĩa là chỉbao gồm hai số 0 và 1, ứng với hai trạng thái của vật mang tin từ tính có bị cảm ứng haykhông và do đó có nhận thông tin hay không Khi đó mỗi ký tự được biểu diễn dưới dạngmột chuỗi các số nhị phân Chuỗi đó gọi là mã Có nhiều hệ thống mã dùng cho máy tínhđiện tử khác nhau Có hai hệ thống mã quan trọng đó là:
- EBCDIC (Extended Binary Coded Decimal Interchange Code)
- ASCII (American Standart Code for Information Interchange)
Ví dụ trong hệ mã ASCII:
Số 1 có mã là: 00110001Chữ A có mã là: 01000001Chữ a có mã là: 01100001Mỗi yếu tố thông tin 0 hoặc 1 gọi là một bit, 8 bit là một byte Mỗi byte biểu diễnmột ký tự
Các đơn vị bội của byte (viết tắt là B) là: Kilobyte (KB) bằng 1024 B, Megabyte(MB) bằng 1024 KB, Gigabyte (GB) bằng 1024 MB
Những đặc tính của một thiết bị tin học được thể hiện ở những yếu tố sau:
- Dung lượng của bộ nhớ, thể hiện bằng số ký tự hay số byte mà bộ nhớ có thể lưutrữ
- Thời gian tiếp cận thông tin, ứng với thời gian thực hiện một lệnh hay thời giantruy nhập thông tin trong bộ nhớ, thể hiện bằng đơn vị một phần triệu giây
- Tốc độ đọc, ghi và truyền thông tin Chẳng hạn tốc độ đọc có thể từ 20.000 đến200.000 ký tự/giây, tốc độ in có thể từ 100 đến 1500 dòng/phút
3.3 Các vật mang tin điện tử.
Công nghệ thông tin sử dụng các vật mangg tin
đặc biệt để ghi các thông tin dưới dạng có thể đọc được
bằng máy Đó có thể là băng đục lỗ, băng từ, đĩa từ hoặc
đĩa quang
Băng đục lỗ làm bằng giấy rộng 25,4mm, trên đó
có thể đục bảy hàng lỗ và một hàng dùng để kiểm tra
Mỗi cột lỗ có thể nhận một ký tự Băng đục lỗ hoạt động
theo nguyên lý của quang điện và được sử dụng đối với
máy tính thế hệ đầu Băng Từ
Băng từ là băng nhựa trên đó có phủ một chất có khả năng nhiễm từ Mặt băngrộng 12,7mm được chia thành 7 hay 9 rãnh từ, rãnh cuối cùng dùng để kiểm tra Các ký tựphân cách nhau bằng một khoảng cách xác định Một
băng dài 730m có thể ghi được 46 triệu ký tự
Đĩa từ là một đĩa bằng kim loại hoặc chất dẻo,
trên mặt đĩa có phủ một chất có khả năng nhiễm từ
Việc lưu trữ thông tin trên đĩa từ được thực hiện dựa
trên cơ sở công nghệ điện từ
Có hai loại đĩa từ là đĩa cứng và đĩa mềm
Thông tin được ghi trên đĩa theo từng vòng tròn đồng
tâm, gọi là rãnh (track), mỗi rãnh lại chia thành cung
(sector) Cung là đơn vị nhỏ nhất để ghi thông tin, mỗi
Đĩa từ
Trang 11cung có thể ghi được 512 byte Những đặc trưng của các loại đĩa này là tốc độ quay, tốc
độ truy nhập và chuyển giao thông tin, dung lượng nhớ Chúng thay đổi tùy theo loại đĩa
Đĩa quang là vật mang tin quang học Đĩa quang xuất hiện vào đầu những năm 80.Đĩa quang được chế tạp dựa trên cơ sở công nghệ laser Ở đây các dữ liệu số được ghi lạibằng cách đốt cháy một dãy các lỗ cức nhỏ nhờ một chùm tia laser chiếu vào một phi kimloại mỏng láng trên một đĩa nhựa có đường kính 12cm Bằng cách đó các thông tin trênđĩa từ được mã hóa và ghi lại trên một đĩa chủ, rồi từ đó được nhân bản lên Có nhiều loạiđĩa quang Đĩa quang được sử dụng nhiều trong hoạt động thông tin khoa học hiện nay laCD-ROM Đó là thiết bị nhớ có khả năng ghi một lần nhưng có thể đọc nhiều lần (ROM -Read Only Memory) Nó thường được dùng để lưu trữ các thông tin với khối lượng lớnnhưng không có nhu cầu phải thay đổi hoặc cập nhật bởi người sử dụng
Với lợi thế nổi bật như kích thức nhỏ, dung lượng lớn, độ bền cao, đã được tiêuchuẩn hóa, có phần mềm khai thác nằm ngay trên đĩa, các đĩa quang CD-ROM ngày nayđược sử dụng rộng rãi để lưu trữ, phân phối thông tin và triển khai các ứng dụngmultimedia
CD-ROM có dung lượnglớn, khoảng 600 MB thông tin,tương đương với khoảng300.000 trang in (600 quyểnsách, mỗi quyển 500 trang),
do đó ứng dụng chính của ROM là dùng để lưu trữ thôngtin Bất cứ dạng dữ liệu nào,chữ viết, âm thanh, hình ảnhtĩnh và động, sau khi số hóa đề
có thể được lưu trữ trên ROM dưới những dạng thứcnhất định Vì vậy sách báo, tạpchí, âm nhạc, phim ảnh,chương trình máy tính, đề cóthể được ghi vào đĩa CD-ROM Mỗi đĩa CD-ROM chứa được khoảng 700 triệu ký tự hoặc hàng ngàn hình ảnh đồhọa, hoặc 18 giờ âm thanh, hoặc 74 phút phim với hình ảnh động
CD-Điều đặc biệt có ý nghĩa là mỗi CD-ROM đều có một phần mềm khai thác lưu trữngay trên đĩa (thường chiếm khoảng 1/2 MB), với giao diện sử dụng thích hợp giúp ta dễdàng tìm kiếm và truy nhập tới các thông tin ghi trên đĩa
Trong những năm qua, lượng thông tin khổng lồ chứa trong các CSDL, các sáchtham khảo, cẩm nang kỹ thuật, các phần mềm máy tính, đã được phát hành dưới dạngCD-ROM
Công nghệ CD-ROM cung cấp một phương tiện tốt để lưu trữ các bộ bách khoatoàn thư, các bộ từ điển lớn Một bách khoa toàn thư hàng chục tập chỉ cần lưu trữ trênmột CD-ROM Các thông tin ở đây có thể phân phối dưới dạng có thể đọc lướt qua, được
Đĩa quang
Trang 12dò tìm theo các đề mục, các thông tin tham khảo chéo với hình ảnh, âm thanh hay kết nốivới các thông tin khác chi tiết hơn.
3.4.Các phần mềm hệ thống và phần mềm chuyên dụng.
Phần mềm là tập hợp có cấu trúc các lệnh cho phép thực hiện các công việc tínhtoán và quản lý Các lệnh này có thể biểu diễn bằng ngôn ngữ máy, dựa trên các số nhịphân hoặc bằng ngôn ngữ lập trình, nó sẽ được máy tính dịch ra ngôn ngữ máy
Sự giao lưu giữa người sử dụng máy tính trải qua các khâu sau:
Có hai loại phần mềm là phần mềm hệ thống và phần mềm chuyên dụng
Phần mềm hệ thống là tập hợp các tiến trình điều phối, quản lý, cấp phát, khai tháctài nguyên của máy (bộ xử lý trung tâm, bộ nhớ, các thiết bị vào ra, các chương trình tiệndụng, các bộ chương trình dịch ) và đáp ứng các ứng dụng của người sử dụng Có thểnói phần mềm hệ thống là tập hợp các chương trình cần thiết để điều khiển toàn bộ hoạtđộng của máy tính như: khởi đông máy tính, quản lý bộ nhớ, điều khiển việc vào ra dữliệu, điều khiển việc thực hiện các chương trình
Hạt nhân của phần mềm hệ thống là hệ điều hành và các bộ chương trình dịch.Hiện có nhiều hệ điều hành khác nhau như: Windows, UNIX, Linux, Solaris,
Phần mềm chuyên dụng là phần mềm được biên soạn dành cho người sử dụngnhằm giải quyết một nhiệm vụ xác định Phần mềm chuyên dụng có rất nhiều Một sốđược cung cấp bởi các nhà sản xuất, một số có thể do các tổ chức chuyên môn xây dựng,một số khác có thể do người sử dụng soạn thảo tùy theo yêu cầu của họ
Ta có thể kể một số phần mềm chuyên dụng quen thuộc:
Soạn thảo văn bản có WORD, WordPerfect
Bảng tính điện tử có LOTUS, QUATTRO, EXCELL
Thư tín điện tử có MS.MAI, OUTLOOK EXPRESS
Mỗi phần mềm là tổ hợp các chương trình, mỗi chương trình giải quyết một nhiệm
vụ cơ bản nào đó Việc biểu diễn dữ liệu vào, ra cũng như cấu trúc của các tệp dữ liệuphải được xây dựng chặt chẽ bưởi các format Một số phần mềm có thể chuyển từ formatnày sang format khác Phân tích hệ thống là kỹ thuật cơ bản để biên soạn các phần mềm
Trang 13Phân tích hệ thống bao gồm hai khâu là phân tích chức năng và phân tích tổ chức Người
ta dùng sơ đồ khối để mô tả các kết quả phân tích
Chương trình được thể hiện bằng một dãy có cấu trúc các lệnh Mỗi chương trìnhđều mô tả các dữ liệu cần xử lý, cho chúng những địa chỉ xác định trong bộ nhớ và chỉ ramột dãy các lệnh tương ứng với một dãy công việc cần thực hiện
Trong các hệ thống thư viện - thông tin tự động hóa, phần mềm quản lý và tìmkiếm gọi là phần mềm tư liệu Ví dụ Greestone là một phần mềm tư liệu đang được sửdụng rộng rãi ở nước ta hiện nay Ngoài ra còn có các phần mềm tích hợp quản trị thưviện, cho phép quản lý toàn diện các chức năng hoạt động của một thư viện như: bổ sung,biên mục, lưu thông, tìm tin,…
3.5 Các thiết bị viễn thông.
Sự kết hợp giữa máy tính và các hệ truyền thông, đặc biệt là viễn thông đã tạo ra
sự chuyển biến có tính cách mạng trong các hệ thống giao lưu thông tin Đó là sự ra đờicủa các mạng thông tin máy tính, ở đó các máy tính điện tử ở đầu cuối được nối với đơn
vị trung tâm bằng mạng lưới viễn thông, cho phép con người có thể chia sẻ nguồn lựcthông tin và khai thác thông tin từ xa
Cấu trúc của mạng viễn thông đơn giản được biểu diễn bằng sơ đồ sau:
Thiết bị của hệ thống thông tin bao gồm:
- Một thiết bị cho phép chuyển tín hiệu nhị phân sản sinh bởi máy tính điện tửthành tín hiệu có thể truyền theo tuyến viễn thông và ngược lại Đó có thể là các biến điệnđiện báo (adapter - demodulater) Chúng có thể nối trực tiếp với tuyến điện thoại vàngược lại bằng phương tiện của một bộ ghép nối âm thanh (coupler acoustic) Modem làthiết bị đặt giữa máy tính điện tử hay đầu cuối và một tuyến viễn thông, nó dùng để biếntín hiệu số thành tín hiệu điện, cho phép truyền các tín hiệu đã số hóa
Trang 14- Các tuyến viễn thông có thể là mạng lưới điện thoại công cộng hay mạng lướidành cho việc chuyển giao dữ liệu, hay tuyến thuê bao dành cho người dùng tin.
Năng lực của các tuyến viễn thông thể hiện bằng baud Đó là đại lượng đo tốc độbiến điệu Với tuyến điện báo, tốc độ chuyển trung bình từ 50 đến 2000 baud Với tuyếnđiện thoại, tốc độ chuyển trung bình từ 200 đến 2400 baud, có khi tới 72000 baud đối vớimạng lưới đặc biệt
Sự mở rộng mạng lưới đòi hỏi phải có các thiết bị phụ trợ:
- Các trạm máy đầu mối, dùng để quản lý tuyến truyền tin
- Các máy tính trung tâm, dùng để điều hành các trạm máy tính
Sự phát triển của tin học viễn thông dẫn đến xuất hiện các terninal "thông minh",
nó thực sự là các máy tính điện tử có thể đảm bảo được một vài chức năng xử lý
Mạng lưới phức hợp có hai mức độ:
- Mức độ truyền tin, bao gồm các máy trạm máy tính đầu mối và các tuyến truyềntin nối giữa chúng, có chức năng chuyển giao thông tin trong mạng lưới viễn thông
- Mức độ xử lý và sử dụng, tạo thành bởi các trạm đầu mối và các máy tính điện tử
ở đầu cuối Ở đây các cơ quan dịch vụ thông tin (server) sẽ là môi giới giúp người dùngtin tiếp cận các cơ sở dữ liệu
Các thông tin được chuyển đi chọn gói, đó là tập hợp các tín hiệu có kích thước cốđịnh và có cấu trúc như nhau, ví dụ:
Tất cả người dùng tin (terminal) của mạng lưới loại này đều có thể liên lạc với tất
cả các đầu mối của mạng Tin học viễn thông có triển vọng rất to lớn, nó khắc phục đáng
kể những trở ngại cho việc chuyển giao thông tin hiện nay
4 Những khó khăn và thuận lợi cho thư viện, cơ quan thông tin khi ứng dụng công nghệ thông tin.
Việc ứng dụng của tin học trong hoạt động thư viện – thông tin mới diễn ra trongvòng mấy chục năm gần đây nhưng đã làm thay đổi diện mạo ngành thư viện – thông tin.Công nghệ thông tin đã và đang tạo ra những thuận lợi cũng như thách thức cho ngànhthư viện – thông tin Khi áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý thư viện đãnảy sinh nhiều vấn đề như sau:
4.1 Tổ chức nguồn nhân lực:
Những nhiệm vụ mới không được phân chia đồng đều theo sơ đồ cũ và khối lượngcông việc thêm vào nhằm phát triển và duy trì hoạt động CNTT không phải lúc nào cũngphù hợp với trật tự hiện có Một số việc liên quan đến các bộ phận thư viện truyền thống
NƠI GỬI
THÔNG
TIN
MÃ HÓA THÔNG TIN THÔNG TINGIẢI MÃ THÔNG TINNƠI NHẬN
THÔNG TIN PHẢN HỒI
Trang 15và một số việc khác lại liên quan đến cái mới Nhìn chung công tác tin học hóa thư viện
đã đưa đến cho đội ngũ cán bộ làm việc hiện tại rất nhiều nhiệm vụ mới Nhiều công việcmới sẽ xuất hiện mà trước đó chưa có ai đã từng làm Làm việc trong tình trạng liên tụcthay đổi có nghĩa là phải thường xuyên đương đầu với nhiệm vụ mới và công nghệ mới,cạnh tranh với đồng nghiệp dưới sức ép liên tục để thực thi công việc và không để tụt hậu.Một việc nữa là phải thay đổi các mối ưu tiên và kế hoạch chiến lược của thư viện, thựchiện tất cả những nhiệm vụ này chỉ với một đội ngũ như cũ là cả một vấn đề
Nói về mặt hành chính thì hiện nay nhiều thư viện hiện vẫn có cơ cấu tổ chức theo
hệ thống cũ tức là vẫn dựa trên các phòng ban truyền thống như phòng bổ sung, phòngbiên mục, phòng tạp chí, Nhân viên cảm thấy yên tâm trong khung hành chính này vìnhiều người trong số họ hiện đang có chức vụ và những đặc quyền khác Nhiệm vụ và sựphân cấp thường được định rõ trong hệ thống này vì thế rất khó có thể thay đổi được Córất nhiều lý lẽ để biện minh cho cơ cấu tổ chức thư viện theo kiểu truyền thống vì một sốcán bộ chưa hiểu được hết lợi ích của ứng dụng CNTT với lại họ có tư tưởng ngại thayđổi vì ảnh hưởng đến quyền lợi của họ
Tin học hóa là một hoạt động hoàn toàn mới đối với một đơn vị thư viện thông tin
vì thế người quản lý chưa thể có đủ kinh nghiệm để hiểu và lường được tất cả các côngtác mới có liên quan đến nhiệm vụ tin học hóa Vào thời điểm hiện tại thì có thể vấn đềnày rất phù hợp với hoàn cảnh thế nhưng nó sẽ chưa chắc đã thích hợp trong tương lai.Một số nhiệm vụ mới có thể đưa tới một phòng ban mới và một số nhiệm vụ có thể biếnmất sau một thời gian khi công việc cụ thể đã được hoàn thành Vì vậy chỉ có một cáchtiếp cận khác mới có thể làm cho thư viện đáp ứng được nhiệm vụ mới mà không làmthay đổi cơ bản tổ chức nhân sự về mặt hành chính của thư viện Giải pháp cho vấn đềnày là một số bộ phận của thư viện sẽ phải kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ mới Ví dụ nhưphòng nghiệp vụ có thể làm thêm công tác đào tạo người sử dụng
Khi máy tính trong thư viện ngày một tăng thì việc thiếu các nhân viên có đủ trithức về kỹ thuật đã trở thành rào cản cho sự phát triển lớn mạnh Mạng Internet đã mở ranhiều cơ hội mới, nhân viên có được nhiều tri thức và hiểu biết về kỹ thuật Để mở rộngcác dịch vụ thư viện được nối mạng và được đầu tư nhiều ngân sách hơn nữa cần phải cómột mức độ bảo dưỡng kỹ thuật thật tốt Nhu cầu cần có một bộ phận kỹ thuật trong thưviện là kết quả của sự phát triển của thư viện hiện đại Tuy nhiên nhiều thư viện với quy
mô vừa và nhỏ rất khó xin thêm biên chế cho bộ phận kỹ thuật nên một giải pháp cho vấn
đề đảm bảo kỹ thuật là phát triển cán bộ thư viện về lĩnh vực công nghệ thông tin, như thếvừa không phát sinh biên chế mà vẫn có thể vận hành được hoạt động của hệ thống
Những thay đổi có thể xảy ra trong tương lai đối với hoạt động quản lý, tổ chứcnhân sự: họat động này sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều bởi sự phát triển của thư viện hiện đại.Khó có thể tiên đoán được bản chất và tốc độ thay đổi của thư viện hiện đại nhưng nhữngnhân tố này sẽ xác định tương lai của tổ chức thư viện Nhờ những thành tựu của côngnghệ mới mà một số bộ phận của thư viện sẽ không còn cần nhiều nhân viên nữa như bộphận liên thư viện và bộ phận phân phối tài liệu vì ngày càng có nhiều tư liệu trên mạngcho người dùng tin
Trang 164.2 Những thay đổi trong công tác nghiệp vụ:
So với phương pháp truyền thống khi áp dụng CNTT hoạt động nghiệp vụ đã thay đổi rấtnhiều cụ thể ở một số công đoạn sau:
* Bổ sung:
Trước đây người cán bộ bổ sung phải đến từng nhà xuất bản để lấy danh mục sáchsau đó lựa chọn từng loại tài liệu phù hợp với đơn vị mình rồi mới tiến hành bổ sung,nhưng nay với CNTT người cán bộ chỉ việc truy cập vào các Website của nhà xuất bản đểxem và đặt các cuốn sách cần thiết Thông thường sách của các nhà xuất bản đã có biênmục sẵn nên sẽ tiết kiệm được thời gian trong khâu xử lý tài liệu Bổ sung theo phươngpháp mới sẽ thực hiện được tra trùng và xử lý trùng một cách dễ dàng, điều mà phươngpháp truyền thống không thể thực hiện được Lưu trữ được toàn bộ các thông tin về côngtác bổ sung giúp người quản lý có thể theo dõi hiện trạng thực hiện đơn đặt, kế toán ngânsách bổ sung từ đó giúp cho việc quản lý tài liệu bổ sung và tài chính có hiệu quả
Khi áp dụng CNTT các thư viện có thể tiến hành bổ sung tập thể nhằm để giảm chiphí Để hoạt động bổ sung liên thư viện này có hiệu quả các tổ hợp thư viện cần có nhữngthư viện có sức mua tài liệu tương đương nhau để các thành viên trong tổ hợp gánh chịunhững chi phí ngang nhau Cách tiếp cận theo hình thức liên thư viện cũng có thể được sửdụng để xây dựng những nội dung kỹ thuật số, hỗ trợ cho chi phí số hóa tư liệu và có thểtrở thành một nét đặc trưng của dịch vụ thư viện khi chúng đã trở nên phổ biến hơn Tất
cả những điều này sẽ khiến cho vai trò của người thủ thư bị mai một dần với tư cách làmột người lựa chọn tài liệu
* Biên mục:
Đối với công tác biên mục thì đã xuất hiện hình thức mới đó là biên mục trên mạnghay còn gọi là biên mục sao chép Điều này có nghĩa là người cán bộ biên mục lấy nhữngthông tin thư mục trong danh sách các tài liệu mà đơn vị đã đăng ký bổ sung hoặc có thểtìm tài liệu đó trên mạng thông qua chỉ số ISBN (mỗi cuốn sách chỉ có duy nhất một chỉ
số này) Sau đó có thể thêm một số yếu tố riêng của đơn vị mình như: ký hiệu kho, ngàytháng xử lý tài liệu Việc biên mục này giúp cho cán bộ xử lý tài liệu tiết kiệm đượcnhiều thời gian, đồng nhất các yếu tố xử lý
Giống như công tác bổ sung thì cũng có thể tiến hành biên mục tập trung giữa cácthư viện Hình thức này sẽ giúp cho các thư viện tiết kiệm được kinh phí trong xử lý tàiliệu và đồng nhất các yếu tố mô tả
* Quản lý lưu thông tài liệu:
CNTT đã tạo ra một công cụ rất hữu ích cho người quản lý so với phương phápquản lý truyền thống đó là cho phép thực hiện và quản lý các nghiệp vụ yêu cầu (quamạng và bằng phiếu) như: mượn/trả, gửi/trả, phôtô tài liệu Người quản lý có thể xem
Trang 17bất cứ thông tin về một bạn đọc: thông tin cá nhân, thông tin mượn trả, thông tin về lịch
sử mượn trả đồng thời cũng có thể tra cứu một tài liệu bất kỳ để nắm tình trạng tài liệuđó: ở đâu, do ai nắm giữ, khi nào đến hạn trả Có thể tiến hành thống kê số lượng phục
vụ cũng như tần suất sử dụng tài liệu một cách dễ dàng và thuận tiện
Nhờ áp dụng hệ thống mã vạch, cán bộ thư viện có thể thực hiện thao tác xuất,nhập tài liệu nhanh chóng và chính xác, đưa ra các dữ liệu mượn và trả tài liệu là mộtcông cụ đắc lực cho việc quản lý lưu thông tài liệu, nhất là trong một hệ thống quản lýthông tin hiện đại Có thể nói quản lý lưu thông là một công cụ đắc lực hỗ trợ cho cán bộquản lý rất nhiều trong việc ra quyết định
* Tra cứu và tìm tin trực tuyến:
Tra cứu và tìm tin theo phương pháp hiện đại cho phép người dùng tìm kiếm theocác điểm truy cập khác nhau như theo tên tài liệu, tên tác giả hoặc theo các chỉ số ( phânloại, từ khóa, đề mục chủ đề, ISBN, ISSN ), nước xuất bản, ký hiệu xếp giá, hoặc tìmkiếm năng cao bằng cách tự động tổ hợp các từ tìm kiếm theo các toán tử tùy theo lựachọn Ngoài ra nó còn cung cấp cho người dùng khả năng tìm kiếm toàn văn trên các bảntóm tắt tài liệu hoặc trên các xuất bản phẩm số hóa
Với chức năng này độc giả sẽ không mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm tàiliệu và kết quả tìm tin rất chính xác Đây là một công cụ hữu ích cho bạn đọc trong việctiếp cận nguồn thông tin của thư viện
* Sản phẩm và dịch vụ thông tin:
Xuất hiện nhiều loại hình sản phẩm thông tin mới: các CSDL, các bản tin điện tử,sách điện tử, các trang chủ Các dịch vụ thông tin mới: tra cứu trực tuyến, tra cứu chọnlọc Các sản phẩm và dịch vụ thông tin này được coi là hàng hóa nên người quản lý cầnphải có chiến lược trong việc đánh giá, lựa chọn, phát triển Nếu tổ chức tốt các sản phẩm
và dịch vụ thông tin có chất lượng cao thì đây sẽ là nguồn kinh phí để bổ sung cho hoạtđộng thư viện
* Vấn đề an ninh thư viện:
Khi áp dụng CNTT vào hoạt động thư viện một vấn đề mới đã xuất hiện đó là anninh thư viện Công tác an ninh thư viện ở đây có thể hiểu đó là các hoạt động để bảo vệtài sản của thư viện bằng các thiết bị hiện đại Các thiết bị để đảm bảo cho công tác anhninh thư viện này là các cổng từ, các camera, Thực hiện tốt công tác an ninh thư viện sẽhạn chế được mất mát tài liệu tại các bộ phận phục vụ tự chọn như kho mở, phòng đaphương tiện
4.3 Kinh phí:
Để tiến hành tin học hóa công tác thư viện thì đòi hỏi phải có một nguồn kinh phírất lớn mà ngân sách nhà nước cấp cho các thư viện rất hạn chế nên vấn đề kinh phí luôn
Trang 18là bài toán nan giải cho các nhà quản lý Đầu tư cho thư viện thường không thấy ngayhiệu quả cho nên việc xin kinh phí rất khó khăn do đó việc phát triển thư viện thườngkhông đồng bộ, manh mún Hiện nay rất nhiều thư viện do người quản lý năng động nên
đã xin được viện trợ của các tổ chức nước ngoài để đầu tư cho thư viện của mình Nhưngvấn đề nảy sinh tiếp theo là làm sao có nguồn tài chính để duy trì các hoạt động của thưviện khi đã hết nguồn kinh phí tài trợ, đây cũng là một bài toán khó vì thư viện khôngphải là một đơn vị kinh doanh có thu Để giải quyết bài toán này người quản lý phải năngđộng trong việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng như: dịch tài liệu,làm tổng luận, xây dựng cơ sở dữ liệu, để tạo ra các nguồn thu ngoài ngân sách
4.4 Những yêu cầu đối với nhà quản lý
Đứng trước những cơ hội và thách thức mà CNTT mang lại nhà quản lý cần phảichú ý đến các vấn đề sau:
* Quản lý chiến lược:
Để đem lại sự chuyển đổi sang những hình thái thư viện mới, người quản lý thưviện cần phải có một tầm nhìn rõ ràng, sáng sủa về hình thức của dịch vụ thư viện, cáchthức hoạt động và liệu dịch vụ đó được đánh giá như thế nào trong tương lai Tầm nhìn đókhông được quá xa vời hay không nên được vượt quá sức tưởng tượng của đội ngũ nhânviên để họ có thể chấp nhận được Nhưng tầm nhìn này phải là một động lực hướng dịch
vụ thư viện đi lên phía trước và đảm bảo rằng những người chịu trách nhiệm thực hiện cải
tổ phải thực sự cảm thấy tâm dắc với quá trình ấy Quan trọng không kém là tầm nhìn đóphải bao trùm được quan điểm của người dùng - đây là đối tượng phục vụ chính của thưviện
* Công nghệ thông tin:
Đây là vấn đề then chốt trong việc tin học hóa công tác thư viện nên nó cần đượcquan tâm và đầu tư tốt Người quản lý phải nắm bắt được công nghệ để tiến hành tổ chức
và quản lý tốt các hoạt động của thư viện Phải nắm được các quy trình xử lý tài liệu, tạo
ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin chất lượng cao
* Nhân sự và tổ chức nhân sự:
Vì quản lý nhân sự thuộc quản lý xã hội phức tạp nhất nên nó đòi hỏi người lãnhđạo phải hiểu biết kỹ về các thành viên dưới quyền quản lý của mình về trình độ nhậnthức, khả năng chuyên môn, mức độ sử dụng ngoại ngữ Từ những hiểu biết đó mới cóthể phân công, điều động đúng người đúng việc và có những chế độ ưu đãi thích hợp đểnhân viên của mình yên tâm công tác, cống hiến hết khả năng của họ Người quản lý phải
có những chính sách trong việc bồi dưỡng cho nhân viên về trình độ chuyên môn, khảnăng sử dụng máy tính và ngoại ngữ Người quản lý phải có chiến lược trong việc pháttriển nguồn để tránh hẫng hụt trong các vị trí công tác
Trang 19CHƯƠNG II PHẦN MỀM THƯ VIỆN GREENSTONE
Vậy Greenstone là gì? Greenstone là phần mềm dùng để xây dựng và phân phối các bộ sưu tập thư viện Nó cung cấp một phương pháp mới để tổ chức và xuất bản thông tin trên internet hoặc trên CD-ROM Greenstone là sản phẩm của dự án New Zealand Digital Library của trường đại học University of Waikato, được phát triển và phân phối với sự tham gia của UNESCO Đây là một phần mềm mã nguồn mở.
Từ Greenstone có nghĩa là một loại đá quý được tìm thấy ở New Zealand Trong văn hoá truyền thống Maori nó có giá trị nhất trong tất cả các vật chất được
tìm thấy Nó có thể hấp thụ và chứa đựng wairua, một loại sức mạnh tinh thần
được làm giàu bằng những giá trị truyền thống, tất cả những thứ này tạo nên một biểu tượng phù hợp cho dự án thư viện số này Vẻ đẹp của nó toát lên sự nhân ái,
Trang 20sự trong sáng và tin cậy, sự khắc nghiệt, sự can đảm và hình thù của nó toát lên cả
sự công bằng Tấm khắc được dùng trên logo của Greenstone được gọi là patu
-một vũ khí chiến đấu, đây là -một gia bảo của -một thành viên trong dự án Trong chiến đấu, mọi thứ phải được phân phối một cách nhanh chóng, chính xác và đầy
đủ Chúng tôi muốn phần mềm này cũng có các tính chất này
2 Lịch sử ra đời:
- Năm 1995 một nhóm các giảng viên và sinh viên Đại học Waikato, New Zealand đã xây dựng phần mềm thư viện số Greenstone giúp người dùng dễ dàng xây dựng và phân phối các bộ sưu tập thư viện số.
- Năm 2000 UNESCO và Human Info NGO thấy được ý nghĩa tác dụng của phần mềm nên đã tham gia xây dựng và phát trển Và biến nó thành phần mềm thư viện miễn phí Bạn có thể tải về tại www.greenstone.org
- Hiện nay Greenstone đã được sử dụng ở rất nhiều quốc gia, có giao diện và các bộ sưu tập với nhiều ngôn ngữ - Tiếng Việt.
Trang 213 Tính năng
- Với Greenstone ta có thể truy cập khai thác CSDL qua trình duyệt web ở bất kỳ nơi nào có mạng Internet.
- Greenstone chạy được trên nhiều hệ điều hành: Windows, Unix, Macintosh…
- Tìm kiếm theo từng trường riêng biệt và tìm kiếm toàn văn bản Bạn có thể tìm và đọc toàn bộ nội dung cuốn sách thông qua phần mềm này.
- Cấu trúc duyệt tài liệu được xây dựng hoàn toàn tự động.
- Hỗ trợ xử lý tài liệu với nhiều loại ngôn ngữ trong đó có tiếng Việt.
- Ngoài các bộ sưu tập văn bản, hình ảnh thông thường, Greenstone còn cho phép tạo các bộ sưu tập hình ảnh, âm thanh đa phương tiện (multimedia)
- Khả năng lưu trữ tài liệu là rất lớn, tới hàng Gigabyte dữ liệu.
- Khả năng xuất bản các bộ sưu tập ra CD, với đầy đủ tính năng để có thể tự cài đặt
4.2 Bộ sưu tập
Một thư viện số do Greenstone tạp ra chứa được nhiều bộ sưu tập Mỗi bộ sưu tập, tập trung vào chủ đề nào đó Ví dụ, bộ sưu tập Luận văn, bộ sưu tập Sách… Các bộ sưu tập có thể bổ sung cập nhật Kích thước bộ sưu tập có thể lên đến hàng gigabyte dữ liệu Bộ sưu tập có thể xem là đơn vị của một thư viện số Greenstone.
Trang 224.4 Duyệt tài liệu
Greenstone cho phép định nghĩa trước các cấu trúc để duyệt tài liệu trong mỗi bộ sưu tập dựa trên những metadata trong bộ sưu tập đó.
Hình minh họa duyệt tài liệu
Với những tài liệu phân cấp theo bảng mục lục, ta có thể duyệt theo chính mục lục đó, rất tiện lợi, như hình dưới đây.
Trang 234.7 Plugin
Là một chương trình con được dùng trong quá trình xây dựng bộ sưu tập Do nguồn vào có nhiều dạng tài liệu khác nhau (pdf, word, text…) nên cần plugin chuyển chúng về một dạng thống nhất là XML của Greenstone và trích thông tin từ những tài liệu nguồn đưa vào tập tin XML này.
4.8 Thư viện hiện đại là xu thế tất yếu khách quan trong thời đại điện tử:
- Chức năng thông tin của thư viện được nhấn mạnh
và đề cao trong bối cảnh “bùng nổ thông tin”, “khủng hoảng thông tin” diễn ra trên thế giới, đòi hỏi các thư viện phải thay đổi phương thức hoạt động, chuyển thành cơ quan quản lý và cung cấp thông tin.
- Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ,
sự phát triển của mạng viễn thông toàn cầu, mạng Internet đã và đang tác động tích cực vào hệ thống thông tin-thư viện của các quốc gia, làm thay đổi việc lưu trữ và phương thức cung cấp thông tin trong các thư viện.
- Nhu cầu, yêu cầu của bạn đọc thay đổi Xuất hiện các nhu cầu mới, đa dạng, phong phú đòi hỏi truy cập thông tin bình đẳng.
- Sự phát triển nhanh của vật mang tin điện tử, xuất hiện sách điện tử Sự tiến hóa của vật mang tin ảnh hưởng lớn đến cách thức lưu trữ, quản trị, tìm và phổ biến thông tin.
Trang 244.8 Lợi ích của thư viện hiện đại
• Đối với người sử dụng thư viện.
- Người sử dụng thư viện được tiếp xúc ngang bằng,
tự do sử dụng và khai thác thuận lợi mọi tài liệu, mọi thông tin có tại thư viện trong nước và ngoài nước.
- Người sử dụng dễ dàng nắm bắt và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng.
- Người sử dụng thư viện được hưởng thụ các thành quả của khoa học và công nghệ để tiếp cận tới các nguồn tin điện tử, khai thác mạng thông tin của các ngành, mạng quốc gia, mạng toàn cầu Internet Nhờ hệ thống thư viện hiện đại mà thông tin thu được luôn đúng lúc, đúng thời điểm và đúng đối tượng.
- Người sử dụng thư viện được hưởng thụ nhanh chóng và đầy đủ tinh hoa của các dân tộc trên thế giới.
- Người sử dụng thư viện được hưởng thụ các sản phẩm thông tin – thư viện có chất lượng cao và được phục vụ bằng các dịch vụ thông tin- thư viện hoàn hảo.
• Đối với cán bộ thư viện:
- Cán bộ thư viện có thể tra cứu tìm kiếm nhanh chóng các thông tin trên ROM, trên mạng Internet, trong các cơ sở dữ liệu, ngân hàng dữ liệu bằng hệ thống tìm tin tự động hóa.
CD Tăng năng suất lao động của cán bộ thư viện – thông tin.
- Cán bộ thư viện sẽ tiến tới làm chủ công nghệ tiên tiến.
- Vị thế của cán bộ thư viện được đánh giá cao.
• Đối với xã hội.
- Thư viện hiện đại góp phần thúc đẩy xã hội phát triển theo chiều hướng tiến
bộ, góp phần tích cực chuyển giao công nghệ tiên tiến vào các nước đang phát triển.
- Thư viện hiện đại góp phần đắc lực trong việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao Thúc đẩy quá trình thông tin hóa xã hội một cách nhanh chóng.
Trang 25BÀI 2: CÀI ĐẶT GREENSTONE
1.Yêu cầu cấu hình tối thiểu:
Trên màn hình hiển thị 3 biểu tượng:
2.1 Cài Java 1.4 trở lên.
Click chuột vào biểu tượng Java
