CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B

Bài báo cáo gồm các chương sau:CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC BCHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC BCHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B.

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

CB QLGD, GV Cán bộ quản lý giáo dục, giáo viên

LỜI CẢM ƠN!

Để hoàn thành bài báo cáo thực tập của mình tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệttình của các Thầy, Cô giáo trong bộ môn Thông tin – Thư viện Trường Cao Đẳngnghề Văn Lang Hà Nội và các cán bộ Thư viện đang công tác tại Trường Tiểu họcĐông Ngạc B

Xin chân thành cảm ơn sự dạy dỗ, chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô giáo trongsuốt 3 năm học tại Trường và sự giúp đỡ nhiệt tình, tận tâm chỉ bảo của toàn thểcán bộ, Giáo viên nói chung và cán bộ Thư viện nói riêng đang công tác tại TrườngTiểu học Đông Ngạc B trong suốt thời gian tôi thực tập tốt nghiệp và hoàn thànhbài báo cáo

Đặc biệt, Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành và lòng biết ơn sâu sắc tới Giảngviên hướng dẫn Cấn Đình Thái - Người đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành bàibáo cáo này

Đồng thời xin gửi lời cảm ơn tới cô Đào Thị Uyên đang công tác tại Thư việnTrường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã tạo điều kiện cho em tham khảo,nghiên cứu tài liệu trong thời gian nghiên cứu đề tài

Với sự cố gắng cao nhất và trong khả năng cho phép em đã hoàn thành đề tàinghiên cứu Song với trình độ còn nhiều hạn chế của một sinh viên mới tốt nghiệp,bài báo cáo không tránh khỏi những khiếm khuyết Do vậy, rất mong nhận được sựđóng góp ý kiến của các quý thầy, cô

chân thành cảm ơn!

SV: Tô Thị Khánh Linh

MỤC LỤC

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 1

LỜI CẢM ƠN! 2

PHẦN 1: MỞ ĐẦU 5

1 Tính cấp thiết của đề tài 5

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài 6

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 6

5 Bố cục của bài báo cáo 7

PHẦN 2: NỘI DUNG 8

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B 8

1.1 Khái quát về trường tiểu học Đông Ngạc B 8

1.2: Quá trình hình thành và phát triển thư viện trường 11

1.3: Đội ngũ cán bộ thư viện 14

1.4 Đặc điểm người dùng tin 14

1.5 Vốn tài liệu 15

CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B 17

2.1 Những vấn đề chung về tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống trong Thư viện nói chung và Thư viện Trường tiểu học Đông Ngạc B nói riêng 17

2.1.1 Khái niệm về tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống 18

2.1.3 ý nghĩa của tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống 19

2.2 Phương thức tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống trong Thư viện Trường tiểu học Đông Ngạc B 20

2.2.1 Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho công tác tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống 21

2.2.1.1 Đăng ký tài liệu 21

2.2.1.2 Xử lý tài liệu 24

2.2.1.3 Định kí hiệu xếp giá 26

2.2.1.4 Định từ khóa và tóm tắt tài liệu 26

2.2.2 Phương thức tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống trong thư viện 27

2.2.2.1 Kho đóng 29

2.2.2.2 Kho mở 31

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B 33

3.1 Nhận xét 33

3.2 Kiến nghị 35

TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

PHỤ LỤC 39

PHẦN 1: MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thế kỷ XXI – Thế kỉ thông tin và nền kinh tế tri thức, trong thế kỉ này, hơnbao giờ hết thông tin nói chung và đặc biệt thông tin khoa học và Giáo dục nóiriêng đã có ý nghĩa quan trọng và quyết định sự phát triển toàn diện của mỗi Quốcgia Vì vậy, việc đảm bảo nguồn tin đầy đủ, nhanh chóng và chất lượng cho mọilĩnh vực và đời sống xã hội đang là vấn đề có tính cấp thiết Có thể khẳng định rằng

từ kinh tế, chính trị, văn hóa không một lĩnh vực nào không cần đến thông tin Từ

đó nhận ra rằng Thư viện đóng một vai trò quan trọng trong xã hội Sự phát triểncủa thư viện nhìn từ mọi góc độ có những sự thay đổi đáng kể từ phương thức hoạtđộng đến loại hình, quy mô, đặc biệt là phương thức tổ chức kho lưu trữ

Hòa với xu thế phát triển chung của thời đại và của các Trung tâm thông tin –thư viện, Thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B đang khẳng định vai trò củamình trong việc đáp ứng nhu cầu tin cho người dùng tin (NDT), đồng thời giảiquyết vấn đề làm thế nào để tài liệu được bảo quản, sử dụng lâu dài và tất cả vốntài liệu( VTL) được đưa đến cho NDT một cách hiệu quả nhất khi chưa có điềukiện áp dụng những phương pháp hiện đại vào lưu trữ Trong những năm gần đây,

sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông đã làm thay đổi cách thứccon người tạo ra thông tin, phổ biến, truy cập và sử dụng thông tin Một trongnhững phát triển nổi bật nhất của công nghệ web là sự ra đời của thư viện số Thưviện số giúp người dùng tin truy cập vào các nguồn tài nguyên điện tử mọi lúc, mọinơi một cách dễ dàng hơn Thư viện số đang phát triển ngày càng nhiều và mở rộng

về phạm vi, chiều sâu cũng như chiều rộng, cung cấp thông tin học thuật, các sảnphẩm trí tuệ và các minh chứng văn hóa nhằm hỗ trợ việc học, giảng dạy và nghiêncứu của một tổ chức, một quốc gia và trên toàn thế giới Tuy nhiên, liệu có phảithời đại công nghệ thông tin cũng có nghĩa là sự kết thúc của những cái truyềnthống? Vâng, đó là một nguy cơ có thể xảy ra Tuy nhiên kho lưu trữ hiện đại vẫn

có những điểm không giống như kho lưu trữ truyền thống, vì cán bộ thư viện đangđối mặt với nhiều thách thức trong lưu trữ số: thách thức về công nghệ; thách thức

về tổ chức và thách thức về pháp lý

Từ những thách thức trên chúng ta nhận ra rằng mặc dù thư viện hiện đại đãxuất hiện áp dụng những công nghệ mới đã khắc phục những nhược điểm mà thưviện truyền thống chưa đáp ứng được nhưng mặt khác, nó cũng có những hạn chếnhất định Vì vậy tôi chọn đề tài “tổ chức kho lưu trữ truyền thống trong thư việntrường tiểu học Đông Ngạc B” làm đề tài báo cáo thực tập của mình Nhằm mụcđích khảo sát, đánh giá thực trạng phương pháp tổ chức kho lưu trữ truyền thốngcủa trường Tiểu học Đông Ngạc B, tìm hiểu mặt mạnh, mặt yếu từ đó đưa ra những

đề xuất, giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

* Bài báo cáo nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng công tác lưu trữ truyền thống củathư viện và xây dựng các luận chứng mang tính khoa học và thực tiễn nhằm xây dựngđịnh hướng chiến lược phát triển thư viện (TV), Qua đó đánh giá được những mặt tíchcực và hạn chế, đồng thời đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nâng cao hiệu quả tổchức bộ máy lưu trữ truyền thống

* Nhiệm vụ của bài báo cáo là:

- Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của thư viện trường tiểu học ĐôngNgạc B

- Nêu rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thốngtrong thư viện

- Mô tả thực trạng của công tác tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống trong thư viện

- Phân tích, đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức bộ máy lưutrữ truyền thống trong thư viện

- Đưa ra giải pháp và góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy lưu trữtruyền thống trong thư viện

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Tìm hiểu bộ máy lưu trữ truyền thốngtrong thư viện

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là phòng thư viện trường tiểu học Đông Ngạc B-

4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Bài báo cáo sử dụng chủ yếu các phương pháp sau;

- Phương pháp thống kê phân tích.

- Phương pháp so sánh đối chiếu

5 Bố cục của bài báo cáo.

Bài báo cáo gồm các chương sau:

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC BCHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNGTRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆUQUẢ TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG TRONG THƯ VIỆNTRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B

PHẦN 2: NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B

1.1 Khái quát về trường tiểu học Đông Ngạc B

Trường tiểu học Đông Ngạc B có tiền thân là trường Kiêm Bị, nay là các trườngTiểu học, THCS trên địa bàn xã Theo đó, trường Kiêm Bị Đông Ngạc ra đời năm

1921 đến nay đã tròn 90 năm Trường đã nhiều lần đổi tên: Trường tiểu học Pháp Việt( 1921 - 1955), trường PT cấp I Đức Thắng ( 1955 - 1958) Đến năm học 1959 - 1960trường tách thành trường Phổ thông cấp I Đức Thắng và trường Phổ thông cấp II ĐứcThắng Đến năm học 1962 - 1963 đổi tên thành trường cấp I Đông Ngạc và trường cấp

II Đông Ngạc

Từ đó đến nay, nhà trường không ngừng phát triển cả về số lượng và chấtlượng Từ 4 lớp học ban đầu, trải qua 9 thập kỷ với những dấu ấn lịch sử, ngày naytrường Kiêm Bị Đông Ngạc đã phát triển thành 3 nhà trường có tổng số học sinh trên3.500 em Trong đó, trường THCS và trường Tiểu học Đông Ngạc A đã được côngnhận là trường chuẩn Quốc gia và trường Tiểu học Đông Ngạc B đã 2 lần được Thủtướng Chính phủ tặng Bằng khen

Hình 1: Hình ảnh trường Tiểu học Đông Ngạc B

Trường Tiểu học Đông Ngạc B được thành lập tháng 8 năm 2000 sau khi tách ra từtrường tiểu học Đông Ngạc Từ hơn 700 học sinh năm 2000 đến nay nhà trường đã cógần 1200 học sinh Trong 11 năm qua, thầy và trò nhà trường đã không ngừng cố gắngkhắc phục những thiếu thốn, khó khăn về cơ sở vật chất, từng bước hoàn thiện chấtlượng đội ngũ phấn đấu phấn đấu xây dựng và giữ vững danh hiệu trường Trường tiêntiến xuất sắc – Tập thể lao động xuất sắc cấp thành phố trong nhiều năm liền Trong 11năm qua, chất lượng đội ngũ giáo viên nhà trường không ngừng được nâng cao: trong

đó cô giáo Ngô Thị Bích Hằng, Nguyễn Thị Thanh Huyền, Nguyễn Thị Vân, Vũ ThịHuế đã đạt giải trong các Hội thi giáo viên giỏi cấp thành phố Trường đã có 36 lượtgiáo viên đạt Giáo viên dạy giỏi cấp huyện, có 64 sáng kiến kinh nghiệm cấp huyện,

29 sáng kiến kinh nghiệm cấp thành phố, 1 đồ dùng đạt giải B cấp thành phố Chấtlượng giáo dục ngày càng được khẳng định và luôn nằm trong tốp các trường dẫn đầuhuyện trong các kì thi học sinh giỏi, thi viết chữ đẹp Trong 11 năm qua, đã có 135 emđạt giải trong các kì thi Học sinh giỏi, Viết chữ đẹp cấp huyện, thành phố, thi thể thaocấp thành phố.Tiêu biểu là em Hoàng Minh Anh đạt giải Nhất và em Lê Phương Hàđạt giải Nhì, em Nguyễn Minh Anh đạt giải Khuyến khích cuộc thi Nét chữ - Nếtngười toàn quốc Năm học 2010 – 2011, trường có 06 học sinh đạt giải Thi giải toánqua Internet Phong trào văn nghệ thể dục thể thao của nhà trường đặc biệt sôi nổi, tiêubiểu là em Phí Minh Long huy chương Bạc, Nguyễn Phương Thảo huy chương Đồng,Nguyễn Thanh Thuỷ đã đạt huy chương Vàng giải cờ tướng toàn quốc Trường liêntục được công nhận Trường tiên tiến xuất sắc về Thể dục thể thao cấp thành phố Độivăn nghệ của nhà trường đã 3 lần đạt giải trong Hội diễn văn nghệ cấp thành phố (1giải Nhất, 1 giải Nhì, 1 giải Khuyến khích) Công đoàn trường liên tục được công nhậnCông đoàn vững mạnh xuất sắc cấp huyện, đã 3 lần được Liên đoàn lao động thànhphố tặng Bằng khen và vinh dự được tặng cờ thi đua “Công đoàn vững mạnh xuất sắc”năm học 2010 – 2011 Liên đội nhà trường được công nhận mạnh cấp thành phố trong

10 năm và đã 2 lần được trung ương Đoàn tặng Bằng khen Với những thành tích xuấtsắc trong hoạt động, trong 11 năm qua trường đã vinh dự 2 lần được Bộ trưởng BộGD&ĐT tặng Bằng khen (năm 2005 và năm 2010), được Thủ tướng chính phủ tặngBằng khen năm 2006

Bản thân đã được Bộ trưởng Bộ GD&ĐT tặng Bằng khen có thành tích xuất sắc trongthực hiện nhiệm vụ năm học 2008 – 2009

Đội ngũ cán bộ hiện nay gồm:

T

Ngày tháng năm sinh

Trình độ đào tạo

Hình 2: Đội ngũ cán bộ giáo viên nhà trường

1.2: Quá trình hình thành và phát triển thư viện trường

Trong suốt quá trình hình thành và phát triển của trường để có được những thànhtích đáng trân trọng như trên, thầy và trò nhà trường đã không ngừng đoàn kết mộtlòng, nỗ lực hết mình trong công việc Và không thể không kể đến vai trò của phòngthư viện trong trường Nơi cung cấp những tài liệu tham khảo, giảng dạy cho cán bộgiáo viên và học sinh trong toàn trường Thư viện đã đóng góp một phần không nhỏvào những thành tích trường đã đạt được

Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện trường tiểu học Đông Ngạc B gắnliền với quá trình hình thành phát triển của trường Từ những ngày đầu tiên mới thành

lập Thư viện chỉ đơn giản là một phòng lưu giữ đồ dùng học sinh, vài ba quyển sách,VTL còn ít ỏi Qua 11 năm phấn đấu và không ngừng nâng cao chất lượng đến nay thưviện đã phát triển hơn rất nhiều thể hiện ở trang thiết bị, cơ sở vật chất, diện tích, Sốlượng bạn đọc đến thư viện cũng nhiều hơn đáng kể Là một thư viện trường học Thưviện có chức năng và nhiệm vụ như sau.

+ Chức năng

Hoạt động chủ yếu của Thư viện là phục vụ cho công việc giảng dạy và học tậpcủa cán bộ giáo viên và hoạt động trong nhà trường, góp phần tích cực vào việc nângcao chất lượng giáo dục, hoạt động của thư viện phải được gắn liền với chương trình,nội dung học tập của nhà trường

Thư viện là cơ sở vật chất trọng yếu nó đảm bảo số lượng và chất lượng SGK, SGV,STK và cũng là trung tâm sinh hoạt văn hóa khoa học

Thư viện còn giúp các em xác định được phương pháp học tập của mình

+ Nhiệm vụ

Tổ chức hiệu quả hoạt động của tổ công tác TV và mạng lưới cộng tác viên, triểnkhai phương thức phục vụ bạn đọc theo mô hình tự chọn hoặc bán tự chọn với nhiềuhình thức hoạt động TV phong phú, phù hợp với cấp học và điều kiện thực tế của nhàtrường Xây dựng văn hóa đọc, tạo niềm vui cho học sinh khi đến thư viện Đây lànhiệm vụ trọng tâm của thư viện

Khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn kinh phí cho công tác TV: chi đủ vàđúng định mức phân bổ ngân sách (dành từ 2% đến 3% định mức ngân sách/ 01 HSchi cho công tác TVTH) Tăng cường công tác xã hội hóa phấn đấu ít nhất kinh phí xãhội hóa đầu tư cho thư viện bằng 50% trở lên kinh phí chi cho thư viện, huy động cácnguồn lực cùng tham gia xây dựng TV trường học

Đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị chuyên dụng trong TV theo hướngchuẩn hóa, đồng bộ, thân thiện, phù hợp với cấp học và đối tượng phục vụ

Quan tâm xây dựng vốn tài liệu thư viện đảm bảo về chất lượng và số lượng, cânđối về thành phần kho tài liệu, phong phú về chủng loại Thường xuyên chọn lọc và bổsung tài liệu mới phù hợp với cấp học vào TVTH Tiếp tục tổ chức hiệu quả phongtrào “Góp một cuốn sách nhỏ, đọc ngàn cuốn sách hay”, tặng sách cho học sinh diện

chính sách; quyên góp xây dựng tủ SGK dùng chung và tặng cho các bạn vùng cònkhó khăn.

Đảm bảo 100% học sinh có đủ SGK, 100% Giáo viên có đủ sách Nghiệp vụ,quan tâm hỗ trợ học sinh diện chính sách, hoàn cảnh khó khăn Tích cực xây dựngngăn sách tham khảo, tủ sách Giáo dục đạo đức, giáo dục pháp luật, tủ sách tra cứu.Tích cực ứng dụng CNTT trong công tác TVTH: Bố trí và kết nối Internet chocác máy tính trong TV, sử dụng phần mềm Quản lý TV và phục vụ bạn đọc

Tham gia tốt Hội thi cán bộ TV giỏi cấp huyện và thành phố khối Tiểu học cấp

cơ sở tháng 1/2012 và 2/ 2012, cấp huyện tháng 3 năm 2012, cấp Thành phố vào đầutháng 4/2012

Tổ chức và tham gia tốt các đợt bồi dưỡng, sinh hoạt chuyên đề nhằm nâng caochất lượng nhân viên thư viện Thực hiện định mức biên chế cán bộ TV theo TT35/2006/TTLT BGD&ĐT-BNV, ngày 23/8/2006 của Liên bộ GD&ĐT và Bộ Nội vụ

Tổ chức thăm quan học tập tại một số đơn vị có thư viện trường học hoạt động cóhiệu quả, một số mô hình thư viện mới, hiện đại Các đơn vị chỉ đạo tổ công tác thưviện và mạng lưới cộng tác viên thư viện boạt động hiệu quả

Thực hiện tổ chưc tuyên truyền giới thiệu sách cho học sinh theo khối lớp, theolớp trong giờ ngoại khóa, giờ sinh hoạt dưới cờ, đáp ứng nhu cầu đổi mới phươngpháp dạy, phương pháp học và giáo dục toàn diện học sinh Xây dựng văn hóa đọc, tạoniềm vui cho học sinh và giáo viên khi đến thư viện

Giống như những thư viện khác, khi tham gia thư viện bạn đọc phải tuân thủ nộiquy của thư viện

Hình 3: Nội quy thư viện

1.3: Đội ngũ cán bộ thư viện

Gồm 3 đồng chí với các nhiệm vụ sau:

1 Đ/C Trần Thị Thúy – Tổ trưởng: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm phòng thư việnhọc sinh, vào sổ quản lý theo dõi hoạt động thư viện, dạy tiết học trong thư viện của 5khối, xếp lịch giao ban và điều hành họp tổ TV, làm báo cáo công tác thư viện hàngtháng

2 Đ/C Nguyễn Hạnh Nguyên: Hỗ trợ việc sắp xếp, bsaor quản sách, hỗ trợ công tác đồdùng

3 Đ/C Nguyễn Thị Thảo: Phụ trách thư viện giáo viên, hỗ trợ ghi chép sổ sách thưviện, quản lí sách trong thư viện, quản lí phần mềm thư viện, dạy tiết học trong thưviện

1.4 Đặc điểm người dùng tin

Người dùng tin là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động của thư viện Đốivới mỗi loại hình thư viện sẽ có một đối tượng NDT khác nhau Với thư việntrường tiểu học Đông Ngạc B đối tượng NDT là toàn thể cán bộ viên chức và họcsinh trong nhà trường

NDT là cán bộ, giáo viên: Đây là những người có trình độ chuyên môn cao,

họ tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của trường Vì đây là đội ngũ NDT này

có trình độ chuyên môn cao nên tài liệu họ cần là các tài liệu tra cứu, STK, SNVphục vụ cho việc giảng dạy Ngoài ra còn có những tài liệu bổ trợ cho chuyênngành giảng dạy

NDT là học sinh: Đây là nhóm NDT chiếm số lượng đông đảo nhất, họ lànhững độc giả chủ yếu và thường xuyên của thư viện Họ đến với thư viện với nhucầu chủ yếu là đọc sách tham khảo, đọc truyện, sách, báo…đây là nhóm có nhu cầugiải trí cao, cập nhật những thông tin về văn hóa, thể thao, thiếu nhi…

Hình 4: Phòng đọc

1.5 Vốn tài liệu.

VTL là một trong những yếu tố rất quan trọng để cấu thành nên phòng thư viện,

là đối tượng trong hoạt động thông tin thư viện như công tác bổ sung, xử lý, tổchức kỹ thuật, tuyên truyền giới thiệu, khai thác sử dụng và phục vụ bạn đọc.phòng thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B đã xây dựng và phát triển nguồn tàinguyên thông tin cho trường học, nhằm đáp ứng cho NDT đặc biệt là đội ngũ cán

bộ giáo viên, học sinh trong nhà trường Nguồn lực thông tin phù hợp với chứcnăng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của một thư viện trường học Cũng do đặc

thù là thư viện trường học nên VTL trong thư viện có đặc trưng về chủ đề môn họcnhư: Toán, tiếng việt, ngoại ngữ, khoa học, lịch sử, địa lý, âm nhạc, mỹ thuật.Ngoài ra còn có các tài liệu về báo, tạp chí, tranh ảnh, truyện…

Hiện nay VTL trong trường có khoảng hơn 5.000 cuốn trong đó bao gồm:

- TKGV (tham khảo giáo viên): 324 cuốn

- SGK (sách giáo khoa): 2123 cuốn

- SNV (Sách nghiệp vụ): 883 cuốn

- TKHS (tham khảo học sinh): 2238 cuốn.(truyện, báo, tạp chí)

Ngoài ra còn có tranh ảnh, băng đĩa phục vụ giảng dạy được đặt ở phòng đồ dùng

Hình 5: Kho tài liệu

CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B

2.1 Những vấn đề chung về tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống trong Thư viện nói chung và Thư viện Trường tiểu học Đông Ngạc B nói riêng.

Vốn tài liệu của các thư viện luôn được coi là nền tảng, cơ sở để tổ chức hoạt độngcủa thư viện, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi thư viện Để có VTLphong phú, đa dạng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của NDT, bên cạnh việc thư việnthường xuyên phải bổ sung VTL thì cần có cách thức lưu trữ chúng một cách hợp lý.Việc tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống đối với thư viện có ý nghĩa vô cùng quantrọng, tổ chức VTL tốt, có trật tự, có hệ thống, đảm bảo tính khoa học làm cho khosách của thư viện nói chung và từng cuốn sách nói riêng được bảo quản tốt, nâng caotuổi thọ cho TL Bảo quản VTL sẽ nâng cao chất lượng phục vụ, tiết kiệm ngân sáchcho TV trong việc bổ sung, phục hồi, phục chế các TL bị mất mát, hư hỏng

Để Tổ chức tốt kho lưu trữ truyền thống, TV luôn cố gắng làm sao hướng tất cảvào việc thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc một cách tốt nhất, đầy đủ nhất và sử dụng tối

đa VTL của TV, làm cho kho sách có một trật tự nhất định Điều đó có nghĩa là trướctiên phải quy định một hệ thống các kho hợp lý, phân chia kho thành nhiều kho riêng

lẻ nhưng có liên quan đến nhau Bên cạnh đó, TV cũng đã nghiên cứu, áp dụng tổ chứccác loại hình kho khác nhau, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của TV, cũng nhưthành phần VTL và bạn đọc

Trong quá trình tổ chức kho lưu trữ, TV đồng thời phải giải quyết hai nhiệm vụ tráingược nhau, nhưng có quan hệ biện chứng với nhau Dó là việc sử dụng tích cực VTL

và bảo quản chúng lâu dài VTL được sử dụng thường xuyên, đáp ứng đầy đủ, nhanhchóng thu hút nhu cầu của bạn đọc thì VTL cũng nhanh bị hư hỏng Nhiệm vụ củacông tác tổ chức kho lưu trữ là phải giải quyết được vấn đề đó Bộ máy lưu trữ đượcchia thành hai loại hình là bộ máy lưu trữ truyền thống và bộ máy lưu trữ hiện đại Đã

có nhiều ý kiến cho rằng, tài liệu điện tử ra đời sẽ không còn cần đến việc lưu trữ.Điều này chưa đúng bởi theo nghĩa rộng, tổ chức bộ máy lưu trữ bao gồm từ việcnhận, xử lý, sắp xếp cho đến việc bảo quản chúng Như vậy tổ chức bộ máy lưu trữ làmột loạt các quá trình, thao tác liên tục, với mục đích vừa sử dụng VTL vừa bảo quản

chúng được lâu dài Do vậy, mọi TL có trong thư viện đều được lưu trữ và bảo quảnmột cách tốt nhất, hợp lý để chúng luôn trong tư thế sẵn sàng phục vụ NDT

2.1.1 Khái niệm về tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống

Năm 1934 nhà thư viện học người Nga U.V.Grigorev đã đưa vào trong thành ngữkhoa học khái niệm “ tổ chức kho sách thư viện” Ông cùng một số nhà thư viện họckhác đã nghiên cứu những vấn đề về tổ chức kho lưu trữ với một phương pháp luậnđúng đắn, góp phần làm phong phú thêm lý luận thư viện học

Dưới danh từ tổ chức kho sách thư viện, người ta hiểu đây là một loạt các nghiệp

vụ nhằm làm cho VTL có một trật tự nhất định Yêu cầu của việc tổ chức kho lưu trữ

là trước hết phải phân chia VTL thành nhiều kho, phù hợp với điều kiện thực tế của

TV và giữa các kho có mối liên quan với nhau tạo thành một chỉnh thể thống nhấtnhằm phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả nhất

Kho lưu trữ truyền thống là kho lưu trữ lại tài liệu dưới dạng kho sách, báo, tranhảnh Với hệ thống tra cứu bằng tủ mục lục Không sử dụng đến những công cụ hỗ trợnhư internet, máy tính, băng đĩa

Tổ chức kho lưu trữ truyền thống theo nghĩa rộng cùng bao gồm một loạt nhữngquá trình và thao tác liên tục, với mục đích vừa sử dụng VTL tốt nhất cho bạn đọc, vừabảo quản tài sản đảm bảo nhất theo cách thủ công

Tổ chức kho lưu trữ truyền thống trong thư viện được quy định bởi các yếu tố:

* Quy mô, loại hình thư viện

* Chức năng – nhiệm vụ của TV

* Cơ sở vật chất, trang thiết bị của TV

* Số lượng, chất lượng VTL

Nhiệm vụ tổ chức kho lưu trữ truyền thống tối ưu là làm sao đạt được:

* Tạo ra một trật tự trong kho

* Bảo quản tốt TL

* Tạo thuận lợi cho việc sử dụng

* Nâng cao hiệu quả sử dụng: Tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ và bạn đọc+ Để tổ chức kho lưu trữ truyền thống có hiệu quả, bên cạnh việc đáp ứng bốn tiêuchí trên, còn phải phát huy được hết các nguồn lực của TV Bởi một TV có VTL đadạng, phong phú, nhiều tài liệu quý hiếm nhưng không được lưu trữ tốt và hợp lý cũng

chế và kém hiệu quả Vì vậy, công tác tổ chức lưu trữ VTL cần được xem xét, nghiêncứu chặt chẽ Khi đó hoạt động của TV mới có hiệu quả cao.

2.1.2 Vai trò của tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống

Hình ảnh của TV thường gắn liền với những giá sách chứa đựng nguồn thông tinlớn lao Thông thường, thư viện càng lớn và lâu đời, thì càng tỉ lệ thuận với kho sáchtrong TV đó Đến với TV Alexandria, hình ảnh về những kho sách tại đây đã gây ấntượng mạnh ngay từ lần đầu tiên Bên trong một tòa nhà cao lớn, hiện đại, những giásách được xếp vòng quanh bức tường của TV như những viên gạch gắn kết với nhau,tạo dựng nên một lâu đài sách Người ta tự hỏi tại sao, bằng cách nào con người lại cóthể tổ chức được kho sách vừa khoa học, ngăn nắp, trật tự và tìm kiếm dễ dàng, hiệuquả mà không cần đến những công cụ hiện đại?

Điều đó được lý giải bởi nó được xuất phát từ nhu cầu của thực tiễn Thư viện lànơi lưu giữ kho tàng thông tin, tri thức của nhân loại Trải qua bao năm tháng đổi thay,cùng với sự phát triển của xã hội về mọi mặt, sự thay đổi trong tư duy, nhận thức,nguồn tri thức được tích lũy theo thời gian không ngừng tăng lên Hàng năm, khốilượng thông tin mà con người tạo ra cứ tăng vụt mạnh như vũ bão và không có khi nàodừng lại Những con số phản ánh nguồn thông tin cú kéo dài vô tận Một cơ quanthông tin, thư viện để duy trì và tồn tại hoạt động cũng phải phát triển nguồn vốn tàiliệu của mình để phù hợp với sự vận động mau chóng của xã hội, đồng thời đáp ứngnhu cầu của NDT Do đó VTL trong mỗi Cơ quan thông tin TV ngày một lớn dần hơn

và việc tổ chức kho lưu trữ có hiệu quả cũng trở thành một yếu tố cấp bách

Nhờ tổ chức kho lưu trữ tốt mà một cán bộ có thể không nhớ được đầy đủ nhữngtài liệu có trong TV của mình, nhưng họ có thể biết được tài liệu đó có hay không cótrong TV và nếu có Cán bộ cũng sẽ xác định được vị trí của TL mà họ cần tìm Do đócông tác này tiết kiệm được nhân lực, phương tiện cho thư viện

Mặc dù những phương tiện hiện đại ngày càng được áp dụng nhiều hơn vào quátrình hoạt động của thư viện đặc biệt trong tổ chức lưu trữ

2.1.3 ý nghĩa của tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống

Khi tổ chức VTL, TV sẽ phải phân chia kho sách của mình ra thành những bộ phậnnhỏ hơn theo những dấu hiệu cụ thể Cán bộ và NDT có thể nắm bắt được cách thức

tổ chức và theo những chỉ dẫn, phân chia có quy tắc nhất định đó, sẽ nhanh chóng tìm

ra được VTL cần tìm Cách thức lưu trữ càng hợp lý thì càng dễ dàng, thuận tiện cho