Cty Cp Hạ Long

Cty Cp Hạ Long

Mục Lục

Phần Mở Đầu 3

Chơng I.Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long 4

I.Tổng quan về công ty Cổ phần Hạ Long 4

1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 4

2.Chức năng hoạt động của công ty 4

3.Sơ đồ tổ chức của công ty 4

4.Chức năng ,nhiệm vụ các phòng ban trong công ty 5

II.Tổng quan về đề tài nghiên cứu 7

1.Lý do lựa chọn đề tài 7

2.ý nghĩa của đề tài nghiên cứu 7

Chơng II.Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phơng Pháp Luận Cơ Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chơng Trình 8

I.Tổng quan về phơng pháp luận cơ bản 8

1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức 8

2.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 9

3Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin 9

3.1.Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin 9

3.2.Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin 9

4.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 10

5.Tiêu chuẩn chất lợng của một hệ thống thông tin 12

II.Các phơng pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chơng trình 13

1.Các phơng pháp thu thập thông tin 13

2.Các công cụ mô hình hóa 13

2.1.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 13

2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 14

III.Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý 16

1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu 16

2.Các phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu 17

2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin ra 17

2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hóa 18

3.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsof Access 19

Chơng III.Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cán Bộ Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long 21

I.Phân tích hệ thống 21

1.Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ 21

2.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ 22

3.Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ 24

4.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống 24

4.1.Sơ đồ ngữ cảnh 24

4.2.Sơ đồ DFD mức 0 26

4.3.Sơ đồ DFD mức 1 27

II.Thiết kế cơ sở dữ liệu 29

1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra 29

2.Thiết kế cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access 35

3.Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể 39

4.Thiết kế giải thuật của chơng trình 40

Kết Luận 44

Danh mục các tài liệu tham khảo 45

Phần Mở Đầu

Thế giới đang bớc vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến

đổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc cách mạng thông tin Nó đã và đang thâm nhập ,tác động sâu sắc ,trực tiếp lên mọi mặt ,mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin một cách chính xác kịp thời ,đầy đủ ,góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh ,thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát triển.Vì vậy ,trong quá trình quản lý các cơ quan,doanh nghiệp phải thấy đợc vai trò của công nghệ thông tin Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao đợc năng lực sản xuất ,giúp cho các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trờng trong và ngoài nớc

Qua quá trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và hệ thống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình

Từ những đặc trng ,họat động chủ yếu của công ty,em đã hiểu đợc nhu cầu của công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý

Công ty cổ phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực khách sạn ,ngoài ra công ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nh lữ hành chuyên tổ chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh doanh thơng mại Trong xu thế thị trờng kinh doanh du lịch và dịch vụ ngày càng phát triển ,việc quản lý cán bộ là một vấn đề quan trọng của công ty Vì vậy ,ứng dụng tin học vào quản lý cán bộ là rất cần thiết góp phần nâng cao chất lợng ,hiệu quả của

đội ngũ cán bộ để công ty hoạt động có hiệu quả Do đó em lựa chọn đề tài:

"Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần

Hạ Long”.

Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Văn Th đã tận tình chỉ bảo hớng dẫn ,giúp đỡ em hoàn thành đề án này

ty cổ phần Hạ Long “trực thuộc công ty du lịch và thơng mại Than Việt Nam Ngày 1/3/2004 Công ty cổ phần Hạ Long lại đợc chuyển về thuộc quyền quản lý của công ty than Uông Bí theo quyết định 248\QĐ_HĐQT ngày 23/2/2004 của chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty Than Việt Nam.

Sự ra đời của công ty cổ phần Hạ Long là một sự thiết yếu không chỉ theo kịp với tiến độ phát triển của ngành du lịch Việt Nam mà còn đáp ứng mong muốn ,nhu cầu của công ty và của du khách

Công ty cổ phần Hạ Long đặt tại 297 Kim Mã,Ba Đình Hà Nội,là một khách sạn đạt tiêu chuẩn sao (1 sao) ,số lợng nhân viên là 45 trong đó 23 nữ và 22 nam Với vị trí đẹp và nguồn nhân lực trẻ khỏe ,thông minh và sáng tạo cùng với cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại Nh vậy ,công ty đã đạt đợc những thành tựu không nhỏ với doanh thu năm 2003 là 11 tỷ.Những thành công nh trên đã tạo cho công ty một bớc đi vững chắc trong thị trờng kinh doanh du lịch và dịch vụ

2.Chức năng hoạt động của công ty

Công ty cổ phần Hạ Long mặc dù chỉ là chi nhánh nhỏ của công ty than Uông

Bí nhng lĩnh vực hoạt động của nó rất rộng trong đó chức năng hoạt động chính là kinh doanh khách sạn ,phục vụ mọi đối tợng khách với mức giá phù hợp.Đây là nguồn doanh thu chủ yếu của công ty.Ngoài kinh doanh khách sạn ,công ty cũng hoạt động trong cả lĩnh vực lữ hành chuyên tổ chức ,cung cấp thiết kế các tour du lịch ,nhận và gửi khách ,phục vụ nhà hàng ăn uống ,kinh doanh thơng mại ,xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng tiêu dùng và đời sống 3.Sơ đồ tổ chức của công ty

4 Chức năng ,nghiệm vụ của các phòng ban trong công ty

Tổ chức bộ máy của công ty

Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí công việc Xác định nhu cầu về số lợng lao động và các yêu cầu về trình độ chuyên môn cho các cán bộ nhân viên Xắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đào tạo

Quản lý ,theo dõi công tác lao động ,tiền lơng ,bảo hiểm xã hội,bảo hộ lao

động ,an toàn vệ sinh lao động

Thực hiện các biện pháp khuyến khích ngời lao động

Tổ chức thực hiện công tác quản trị ,hành chính

b.Phòng Tài chính _Kế toán:

Chức năng:

Tham mu giúp giám đốc tổ chức ,quản lý,điều hành thực hiện công tác kế toán tài chính

Nhiệm vụ:

Tổ chức quản lý ,hớng dẫn theo dõi ,thực hiện tổng hợp tình hình các mặt hoạt động về tài chính kế toán ,thống kê,tài vụ ,vốn,tài sản trong công ty đảm bảo theo đúng chế độ,chính sách phù hợp với công ty

Thực hiện thu chi đúng nguyên tắc ,hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lợng mặt tài chính

c.Phòng Kinh doanh thơng mại:

Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả ,lập kế hoạch và phát triển các sản phẩm ,dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ

Nghiên cứu thị trờng ,đối tợng khách hàng hiện tại là ai ,khách hàng trong

t-ơng lai là ai và nhu cầu của họ

Định giá cho sản phẩm và dịch vụ

Xúc tiến bán hàng ,phân phối sản phẩm ,dịch vụ tới khách hàng

d.Phòng Kinh doanh du lịch lữ hành:

Nắm đợc lịch trình ,tính chất đoàn khách đi hớng dẫn,thông cho khách cùng thống nhất

Gọi điện đến các đơn vị để chào các chơng trình

Hớng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hớng dẫn cụ thể chơng trình ,yêu cầu của đoàn khách

Xây dựng chơng trình ,tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để ký kết hợp đồng

e.Phòng Kinh doanh khách sạn:

Bộ phận buồng :quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phận khác ,có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửa chữa,bảo d-ỡng

Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịch vụ khách sạn Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triển khách ,dự tính phòng khách và công việc cụ thể ,tham gia vào công tác marketing,cung cấp thông tin về nguồn khách ,nhu cầu của khách

II Tổng quan về đề tài nghiên cứu:

1.Lý do lựa chọn đề tài:

Công ty Cổ phần Hạ Long là loại hình kinh doanh dịch vụ ,công ty tạo ra lợi nhuận từ nhiều mảng kinh doanh nhng chủ yếu là kinh doanh khách sạn.Do đó việc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu của khách là rất quan trọng Phải quản lý

sao cho tốt ,xắp xếp cán bộ công nhân viên vào đúng vị trí ,đúng năng lực để họ

có thể phát huy hết khả năng đóng góp cho công ty

Sử dụng tin học trong quản lý cán bộ của công ty giúp ích cho việc tìm kiếm, tổng hợp những thông tin dữ liệu cần thiết và giúp tiết kiệm thời gian,nếu có sai thì việc cập nhật sửa chữa cũng dễ dàng thuận tiện.Chính vì vậy em đã lựa chọn

đề tài này

2 ý nghĩa của đề tài nghiên cứu :

Đặc trng của ngành kinh doanh dịch vụ là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất Muốn vậy công ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực của mình.Trong thời buổi ngày nay có rất nhiều công ty làm dịch vụ,việc quản lý, nắm rõ thông tin càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học kỹ thuật, của tri thức vì thế việc quản lý nhân sự bằng Word, Excel sẽ không còn thích hợp nữa vì nó vừa tốn thời gian mà dễ gây nhầm lẫn Vì vậy em thấy vấn đề này có thể giải quyết một phần trong đề tài của mình Nếu chúng ta không có một phần mềm quản lý nhân sự thì việc quản lý sẽ khó khăn hơn, cồng kềnh và vất vả hơn Nếu có đợc phần mềm này đi vào hoạt

động ta có thể giảm bớt đợc một lợng giấy tờ trong công ty và các phòng ban có thể linh hoạt hơn trong việc điều động nhân sự của mình Khi có quyết định về nhân sự nh từ chức, thôi việc, bổ nhiệm, thăng chức, điều động nhân viên từ vị trí này sang vị trí khác sẽ rất đơn giản và nhanh chóng thuận tiện, tránh đợc những sai sót trong quá trình làm việc

Chơng II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phơng Pháp Luận Để

Đối tượng tiếp nhận

Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đờng truyền , phần cứng), các

ch-ơng trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục, quy trình và con ngời

-Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt

động quản lý nhân sự và những vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ gồm phần mềm quản lý nhân sự

mà còn cần đến các thiết bị máy tính, các phòng ban và đối tợng để thu thập và xử

lý dữ liệu để sử dụng chúng vào các mục đích khác nhau

2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức:

Hệ thống thông tin trong một tổ chức có những chức năng sau:

3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ ,thông tin.Hệ thống thông tin ngày càng có vai trò quan trọng ,to lớn trong cuộc sống ,ảnh hởng đến việc ra quyết định và chất lợng của quyết định Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất l-ợng cao Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất phân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn ,đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng,góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức

Có thể nói ,phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Một hệ thống thông tin hoạt động tốt

là bộ phận không thể thiếu của cơ quan ,tổ chức hiện đại nào

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin :

1.Những vấn đề về quản lý

2.Những yêu cầu mới của nhà quản lý

3.Sự thay đổi của công nghệ

4.Thay đổi sách lợc chính trị

3.2 Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin

Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại ,thiết kế một hệ thống mới ,thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra những chuẩn

đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic,mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên

quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

Dới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc

để phát triển một hệ thống thông tin :

Nguyên tắc 1:Sử dụng các mô hình

Nguyên tắc 2 :Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3:Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và

từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

4.Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Để phát triển một hệ thống thông tin trong một tổ chức phải trải qua 7 giai

đoạn Sau đây là mô tả sơ lợc các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

Giai đoạn 1:Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:1.1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2.Làm rõ yêu cầu

1.3.Đánh giá khả năng thực thi

1.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống

đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đợc Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây:

2.1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2.Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

2.3.Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4.Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

2.5.Đánh giá lại tính khả thi

2.6.Thay đổi đề xuất của dự án

2.7.Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của một hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập từ giai đoạn trớc Mô hình lôgíc của hệ thống mới

sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ đợc chấp nhận vào (các Inputs).Mô hình lôgíc sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lôgíc bao gồm các công đoạn sau:

3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2.Thiết kế xử lý

3.3.Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc

3.5.Hợp thức hóa mô hình lôgíc

Giai đoan 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Mô hình lôgíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống sẽ làm Khi mô hình này đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phơng tiện để thực hiện hệ thống này.Đó là việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hóa mô hình lôgíc Mỗi một phơng

án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là một mô tả chi tiết Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án giải pháp:

4.1.Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học

4.2.Xây dựng các phơng án của giải pháp

4.3.Đánh giá các phơng án của giải pháp

4.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án đợc lựa chọn Thiết kế vật

lý ngoài gồm 2 tài liệu kết quả cần có: trớc hết là một tài liệu bao chứa tất cả các

đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa Những công đoạn chính của quá trình thiết kế vật lý ngoài :

5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2.Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra

5.3.Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hóa

5.4.Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những ngời chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sử dụng và thao tác cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống nh sau:

6.1.Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2.Thiết kế vật lý trong

6.3.Lập trình

6.4.Thử nghiệm hệ thống

6.5.Chuẩn bị các tài liệu hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới đợc thực hiện Để chuyển đổi đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này gồm các công đoạn:

7.1.Lập kế hoạch cài đặt

7.2.Chuyển đổi

7.3.Khai thác và bảo trì

7.4.Đánh giá

5.Tiêu chuẩn chất lợng của một hệ thống thông tin

Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lợng thông tin

do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Từ sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng.Hoạt

động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin đợc đánh giá qua chất lợng của thông tin mà nó cung cấp

Xem xét tiêu chuẩn chính là việc đặt ra mục tiêu chất lợng mà phần mềm cần đạt đợc Sau đây là những tiêu chuẩn cần thiết nhất cho một hệ thống thông tin

a.Phỏng vấn

Phỏng vấn là hỏi trực tiếp ngời có liên quan đến thu thập thông tin Đó là cách

đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức Phỏng vấn cho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp đợc những ngời chịu trách nhiệm trong thực tế, số ngời này có thể không đợc ghi trong văn bản tổ chức Qua đó, chúng ta có thể thu đợc những nội dung khái quát về hệ thống mà khó có thể thu thập đợc qua nghiên cứu tài liệu

Phỏng vấn đợc thực hiện qua các bớc

- Chuẩn bị phỏng vấn

-Tiến hành phỏng vấn

b.Nghiên cứu tài liệu

Phơng pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức nh: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức

c.Sử dụng phiếu điều tra

Phơng pháp này đợc sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng và trên một phạm vi địa lý rộng Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu nh nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp

d.Quan sát

Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc

qua phỏng vấn nh tài liệu đợc lu ở đâu, có đợc sắp xếp hay không sắp xếp, do ai quản lý

2.Các công cụ mô hình hóa

Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống, phân tích viên sử dụng một số các công cụ mô hình hóa để mô tả lại hệ thống thông tin hiện tại.Một số công cụ mô hình hóa th-ờng đợc sử dụng là : Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu

2.1 Sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động

Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

-Xử lý

Thủ công Giao tác ngời – máy Tin học hóa hoàn toàn

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng

thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối t-ợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ này chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

-Nguồn hoặc đích của luồng dữ liệu(tác nhân): đợc biểu diễn bằng hình chữ nhật, đợc đặt tên bằng một danh từ.Tác nhân nằm ngoài phạm vi của hệ thống hay một phần của hệ thống.Tác nhân có thể là:

+Một tổ chức hay một đơn vị của tổ chức bên ngoài hệ thống(hay một phần của

hệ thống) gửi hay nhận thông tin từ hệ thống mà ta nghiên cứu

+Những ngời hay nhóm ngời có tơng tác với hệ thống

+Các hệ thống thông tin khác có trao đổi thông tin với hệ thống

Nguồn hoặc đích

-Dòng dữ liệu :là các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến một vị trí khác trong hệ thống.Đợc biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hớng của dòng dữ liệu, trên mũi tên là tên của dòng dữ liệu

Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu

-Tiến trình (Process) là một công việc hay một hành động có tác động lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, đợc lu trữ, thay đổi hay đợc phân phối Đợc biểu diễn bằng một hình tròn và tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ thể hiện khái quát công việc mà nó thực hiện

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ

đồ.Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1

III Cơ Sở Dữ Liệu Cuả Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu

Để thiết kế đợc cơ sở dữ liệu trớc hết ta phải hiểu đợc các khái niệm cơ bản liên quan đến cơ sở dữ liệu

Trớc khi có máy tính điện tử tất cả các thông tin vẫn phải đợc thu thập, lu trữ,

xử lý, phân tích và cập nhật Các dữ liệu này đợc ghi lên bảng, ghi trong sổ sách, trong các phích bằng cứng, hộc Catalog thậm chí ngay trong trí não của những nhân viên làm việc Làm nh vậy cần rất nhiều ngời, cần rất nhiều không gian nhớ

và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi và nặng nhọc và kết quả các báo cáo thờng là không đầy đủ và không chính xác Ngày nay ngời ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu HQTCSDL là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu Microsoft Access, Foxpro

là những ví dụ về HQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân

Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ bản sau:

- Thực thể (Entity) là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng hay khái niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Một số thực thể có vẻ vật chất nh vật t, máy móc, khách hàng, sinh viên, nhân viên còn một số thực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm chẳng hạn tài khoản, dự án, nhiệm vụ công tác

- Mỗi thực thể đều có đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính (attribute) Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thờng không chia nhỏ

đợc nữa Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể

mà ta muốn lu trữ.VD: thực thể nhân viên đợc đặc trng bởi các thuộc tính họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, quê quán

- Bảng (Table) nh bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danh sách cán bộ ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể

-Mỗi bảng có những dòng (row) mỗi dòng còn đợc gọi là một bản ghi (record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể – tức là một biểu hiện riêng biệt của thực thể

-Mỗi bảng có những cột (column) Mỗi cột còn đợc gọi là một trờng (field) Giao giữa một dòng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của cá thể trên dòng đó

-Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan

2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra.

Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính đợc tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác nh thực lĩnh

Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra

*Chuẩn hóa mức 1 (1.NF)

-Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợc phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có ý nghĩa dới góc độ quản lý

-Gắn thêm cho danh sách con một tên , tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm một thuộc tính định danh của danh sách gốc

*Chuẩn hóa mức 2 (2.NF)

-Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không phải chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới

-Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách

*Chuẩn hóa mức 3 (3.NF)

-Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc

tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan

hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

-Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hóa

Theo phơng pháp này ta không mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra mà ta sẽ dùng các mô hình để biểu diễn Trớc hết ta phải tìm hiểu một số khái niệm

Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu đợc dùng để biểu diễn các đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong thế giới thực mà ta muốn lu trữ thông tin

về chúng

VD: nhân viên, phòng ban

Liên kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Khái niệm liên kết đợc dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

1@1 Liên kết loại Một – Nhiều

Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B

và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A

N@M Liên kết loại Nhiều – Nhiều

Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A

N M

Một phòng ban có nhiều cán bộ cùng làm việc và cũng có cán bộ trong một thời gian làm ở nhiều phòng ban khác nhau Để biểu diễn quan hệ nhiều nhiều giữa các thực thể ngời ta dùng một thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ một nhiều

1 N 1 N

3 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Microsoft Access là một phần mềm trong bộ tổ hợp phần mềm Microsoft

Office do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất.Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang đợc dùng phổ biến ở nớc ta và nhiều nơi trên thế giới, phiên bản đầu tiên của Microsoft Access ra đời năm 1989, từ đó đến nay các phiên bản khác nhau của Access đã lần lợt ra đời mang số hiệu 1.0, 1.1, 2.0 rồi

đến Access 95, Access 97, Access 2000 và mới nhất là phiên bản Access XP Microsoft Access tổ chức lu trữ dữ liệu trên một file duy nhất (*.MDB hoặc *.MDE), trên file dữ liệu cũng đợc tổ chức thành các bảng có quan hệ với nhau, ta có thể tìm kiếm, thêm, xóa, lọc dữ liệu một cách dễ dàng nhờ các câu lệnh SQL.Các báo cáo của Microsoft Access rất phong phú, dễ tạo và dễ điều khiển

Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trên thế giới hiện nay theo mô hình quan hệ, cùng với Microft FoxPro hay Visual FoxPro, DB2, SQL/DS và Oracle Từ trớc đến nay ở Việt Nam nói đến quản lý cơ sở dữ liệu là ngời ta nghĩ ngay đến FoxPro, FoxBase Dùng FoxPro trong quản lý hầu nh ta có thể yên tâm vì FoxPro có thể làm đợc mọi việc.Tuy

Phòng ban có Chức vụ có Nhân viên

nhiên nếu đi sâu vào tìm hiểu Access ta có thể thấy rằng phần mềm này thể hiện nhiều đặc tính u việt hơn FoxPro, nổi bật hơn cả là tính đơn giản và hiệu quả Access có thể đáp ứng đợc hầu hết các nhu cầu về quản trị cơ sở dữ liệu nhng vẫn giữ tính thân thiện và dễ sử dụng cả cho ngời lập trình và cho ngời sử dụng Các khái niệm lý thuyết cơ sở dữ liệu thể hiện khá đầy đủ trong Access Nó là một hệ thống có tính hớng đối tợng và có thể dùng trên hệ thống mạng để chia sẻ với nhiều ngời dùng cơ sở dữ liệu; nhất là hiện nay rất nhiều công ty đã nối mạng để

mở rộng phạm vi và môi trờng kinh doanh của mình Access dễ dàng quản lý, thể hiện và chia sẻ thông tin trong các công việc quản lý dữ liệu hàng ngày

Trên đây là những u điểm của Microsoft Access so với các phần mềm khác Chắc rằng trong thời gian sắp tới ngời tiêu dùng ở Việt Nam sẽ khám phá ra những u điểm này và sử dụng Microsoft Access một cách rộng rãi và phổ biến hơn

ChơngIII Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản

Lý Cán Bộ Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long

I Phân Tích Hệ Thống

1 Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ:

Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự điển hình có thể đợc mô tả nh sau:

Hồ sơ nhân sự Báo cáo nhân sự

Danh mục chức vụ Danh sách nhân viên Danh mục dân tộc theo đơn vị

hệ chơng trình quản

lý Cán Bộ trong cơ

quan

Lý lịch cá nhân Báo cáo tổng hợp lơng Danh mục trình độ VH Báo cáo tổng hợp

Danh mục phòng ban trình độ văn hóa

Đầu vào của hệ thống là các dữ liệu liên quan đến đối tợng mà chơng trình cần quản lý Các dữ liệu này gồm có danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục các phòng ban, danh mục chức vụ, các thông tin đợc nêu trong hồ sơ cán bộ

nh mã cán bộ, ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, tiểu sử gia đình ngoài ra còn có các thông tin về bản thân nh tình trạng sức khỏe, hôn nhân, trình độ chính trị

Đầu ra của hệ thống có thể khác nhau tùy theo yêu cầu của từng cơ quan

và doanh nghiệp Thông thờng đầu ra đợc thể hiện dới các dạng báo cáo đặc trng theo một số tiêu chí nhất định Báo cáo về danh sách cán bộ đợc coi là báo cáo quan trọng nhất, bắt buộc phải có Ngoài ra còn có các báo cáo về lơng, quá trình làm việc, kỉ luật, khen thởng

Các hệ thống không những trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lu trữ các thông tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ mà còn giúp các nhân viên phòng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lợc và chiến lợc bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác

Quản lý nhân sự có nghĩa là sử dụng có hiệu quả lực lợng lao động Vì vậy

hệ chơng trình quản lý nhân sự phải có một cơ sở dữ liệu để lu giữ các dữ liệu liên quan đến nhân sự trong công ty.Chơng trình cho phép cập nhật, sửa chữa, hủy

bỏ các thông tin , hay đa ra đợc các thông tin theo yêu cầu của ngời sử dụng đáp ứng đợc yêu cầu quản lý.Giúp cho ngời sử dụng tiết kiệm đợc công sức, thời gian trong việc quản lý nhân sự

2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ:

Sơ đồ luồng thông tin IFD (information flow diagram) dùng để mô tả hệ

thống thông tin dới dạng động ,tức là ta sẽ mô tả sự di chuyển các dữ liệu về nhân

sự ,các xử lý liên quan đến công tác quản lý cán bộ trong thế giới bên ngoài dới dạng sơ đồ.Ta thấy hệ thống thông tin quản lý cán bộ liên quan đến ba đối tợng chủ yếu là cán bộ công nhân viên ,cán bộ làm công tác trực tiếp quản lý nhân sự

và lãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp ,những ngời cần các thông tin do hệ thống

đem lại để ra các quyết định

Lãnh đạo