Giả sử bạn có 1 phần mềm kế toán và bạn biết phần mềm viết bằng ngôn ngữ gì, bạn biết địa chỉ lưu giữ dữ liệu, và quan trọng nhất bạn biết table nào có nội dung nào, bạn có thể truy cập
Trang 1LẤY DỮ LIỆU TỪ NGUỒN KHÁC ACCESS
Microsoft Database Query có thể lấy dữ liệu từ nhiều nguồn Giả sử bạn có 1 phần
mềm kế toán và bạn biết phần mềm viết bằng ngôn ngữ gì, bạn biết địa chỉ lưu giữ
dữ liệu, và quan trọng nhất bạn biết table nào có nội dung nào, bạn có thể truy cập
vào dữ liệu thông qua Database Query
1 Lấy từ Visual Foxpro:
a Trước tiên bạn phải cài đặt driver cho Visual Foxpro database:
- Mở menu Data, Import External data - Import Data
- Trong màn hình hiện ra bạn click new source
- Trong màn hình kế tiếp chọn Other/Advanced, click next
- Kế đến chọn Microsoft OLE DB for Visual FoxPro, click next
- Chọn trong mục số 1, click nút vuông kế bên mục số 1
Trang 2- chọn free table
- nhấn nút browse, chọn đường dẫn đến folder chứa dữ liệu phần mềm, OK
- OK lần nữa hoặc Cancel, vì bạn không muốn lấy 1 bảng dữ liệu, bạn muốn tạo
query cơ
b Tạo query: làm bình thường như các bài trên đã hướng dẫn
2 Lấy từ nguồn khác: Oracle, SQL, v.v
Trang 3Làm tương tự như Visual Foxpro
TIẾP THEO: LẤY DỮ LIỆU TỪ NGUỒN EXCEL
Uhm Các bạn thích Excel Thì đây: Excel
Bạn có thể tạo bộ cơ sở dữ kiệu từ Excel OK
1 Bạn phải tổ chức dữ liệu 1 cách khoa học:
- Phải có các bộ mã: mã KH, mã NCC, mã NVL, mã HH, mã TK Mỗi bộ mã 1
bảng Excel, có thể cùng sheet nhưng khác cột Mã không được trùng nhau, tên
field không được trùng nhau bạn có thể kết hợp Mã, tên, và số dư đầu kỳ cho mỗi
bảng mã
- Thiết lập các table dữ liệu thô, tốt nhất là tách ra mỗi bộ dữ liệu 1 master, 1
Child Tạo sẵn các field có thể liên kết giữa master và child bằng quan hệ One to
many Có thể dùng field có sẵn như DSHH.MaHH và DataNX.Ma_HH,
DSTK.MaTK và DataKT.TKno, nhưng có khi phải tạo thêm 1 field như
CTNX.SoCT và DataNX.So_CT, CTKT.SoCT và DataKT.So_CT
Các dữ liệu thô này không có công thức hoặc chỉ có công thức nhân (nhân đơn giá
ra thành tiền) thậm chí không cần thành tiền, trừ số tiền trong hạch toán tài khoản
không có số lượng đơn giá
Mỗi table dữ liệu thô nên để riêng 1 sheet
Trang 4Tất cả table phải bắt đầu từ dòng 1, với dòng 1 là dòng tên field không merge cell
- các field như tên hàng, đơn vị tính, tên tài khoản, tên KH, mã số thuế chỉ nên
đặt trong master, trong detail không cần và không nên Trong detail chỉ cần các
field mã và mã Càng đơn giản càng tốt
2 Bạn phải đặt tên vùng dữ liệu (name) cho mỗi table tên chọn theo nội dung
chính của dữ liệu và không nên dài quá như có thể đặt: DSHH, DMTK, DSKH,
DSNCC, CTNX, DataNX, CTKT, DataKT
Tôi đã định đặt tên vùng dữ liệu giới hạn bằng số dòng không trống, nhưng sau khi
học cách đặt name trên GPE và làm thử, MS Query không nhận dạng được các
table này Vậy là phải đặt name bằng đủ số dòng của Excel ( 2^16>65.000 dòng)
Bạn chọn hết cả các cột của vùng dữ liệu muốn đặt tên và vào menu insert - name
- Define, chọn name, thí dụ:
DSHH=(A:E)
DSKH=(F:K)
DMTK=(L:O)
CTNX=Sheet2!A:H
Trang 5
3 Nhập liệu:
Bạn có thể tham khảo trên GPE cách thức nhập liệu cùng lúc 2 sheet liên quan như
nhập liệu phiếu nhập kho liên quan đến 2 sheet CTNX và DataNX, (dùng VBA),
hoặc bạn sử dụng form nhập liệu Làm sao cho dữ liệu càng nhẹ càng tốt (ít công
thức)
4 Lưu file và đóng lại
5 Tạo file mới lấy các query và tạo các báo cáo từ query đó khi chọn External
database - new query, chọn from Microsoft Excel, chọn tên file dữ liệu thô trên,
làm bình thường như hướng dẫn của các bài trên
Theo thử nghiệm của tôi trước khi viết bài này, Excel lấy dữ liệu từ Excel cũng
nhanh, nhưng khi cần Edit Query, anh Bill bắt chọn lại các field từ đầu Nếu gặp
màn hình đòi add field lại, các bạn nhấn cancel , sau dó khi anh Bill hỏi có edit
query không thì nhấn Yes Chậm hơn mấy bước so với lấy từ Access