Hệ thống thông tin quản lý dự án

Sự cần thiết của hệ thống thông tin quản lý dự án (HTTT QLDA); Khái niệm về HTTT QLDA; Các thuộc tính của thông tin; Nhu cầu thông tin của các đối tượng khác nhau trong DA; Yêu cầu phần cứng và phần mềm cho HTTT QLDA; Ví dụ thực tế về ứng dụng web trong QLDA; Các chiến lược phát triển HTTT QLDA

(c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 1

Hệ Thống Thông Tin

Quản Lý Dự Án

Nguyễn Duy Long, Th.S &

Luu Truong Van, Th.S.

05/2004

Tự Giới Thiệu

 Giảng viên Khoa KT Xây Dựng (4/00-…), Đại Học Bách Khoa

TP.HCM

 Kinh Nghiệm và học thuật:

• Nghiên Cứu Sinh Tiến Sỹ (8/04-…), ngành Quản Lý Kỹ Thuật và

Dự Án, Đại Học Berkeley (UC Berkeley), California, Hoa Kỳ

• Trợ Lý Nghiên Cứu Chính/Giảng Viên bán thời gian (7/03-3/04),

Đại Học Thành Phố Hong Kong, Hong Kong

• Cao Học chuyên ngành Kỹ Thuật và Quản Lý Xây Dựng

(9/01-4/03), Viện Công Nghệ Châu Á (AIT), Thái Lan

• Phó Phòng Dự Án (99-00), CTy Xây Lắp, Tổng CTy XD Số 1

(c) Nguyen Duy Long & L

uu Truong Van 2004

3

Nội Dung Trình Bày

 Sự cần thiết của hệ thống thông tin quản lý dự

án (HTTT QLDA)

 Khái niệm về HTTT QLDA

 Các thuộc tính của thông tin

 Nhu cầu thông tin của các đối tượng khác nhau trong DA

 Yêu cầu phần cứng và phần mềm cho HTTT

QLDA

 Ví dụ thực tế về ứng dụng web trong QLDA

 Các chiến lược phát triển HTTT QLDA

Harmo nize

Reasse ss

Dot-bomb Priorities

Crite ria

Stakeholders

Churn Ambiguity

Guessing Games

Tool s

Non-linear

Tim e-fra me

O -V

QLDA NGÀY NAY!!!

(c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004 5

“Knowledge is of two kinds: We know a subject

ourselves, or where can find information about it”

Kiến thức có hai loại: Chúng ta biết một chủ thể, hay chúng ta biết chúng ta có thể tìm kiếm thông tin ở

đâu về nó

Samuel Johnson, 1709-1784

(c) Nguyen Duy Long & L

uu Truong Van 2004

7

HTTT QLDA: Sự Cần Thiết

 Vì thế, một hệ thống để thu thập, sắp xếp và

phân phối thông tin là cần thiết cho mỗi DA

 HTTT QLDA chính xác và hoàn chỉnh phải thiết lập để tạo nền tảng cho dự án vận hành

 HTTT QLDA là nơi lưu trữ nhưng thông tin cần thiết cho việc hoạch định, tổ chức, hướng dẫn,

và kiểm soát dự án hiệu quả cũng như cung cấp cho các bên liên quan (stakeholders) một “kho” thông tin về tình trạng của dự án

HTTT QLDA: Định Nghĩa

 Một HTTT điện tử để quản lý chi phí, tiến độ,

hoạch định, báo cáo, dự báo và kiểm soát hầu hết các khía cạnh của DA

 Bao gồm nhiều công cụ và kỹ năng (cả bằng tay lẫn tự động) dùng để thu thập, phân tích, và

cung cấp các kế hoạch và thành quả của QLDA

(c) Nguyen Duy Long & L

uu Truong Van 2004

9

HTTT Trong Hệ Thống QLDA

Hệ Thống QLDA

Nguồn: Cleland và Ireland, 2002

HTTT QLDA

HTTT QLDA: Các Loại Thông Tin

• Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA

• Các chính sách, thủ tục, chỉ thị về DA

• Các tập tin từ các DA khác

• Đề cương, luận chứng, hồ sơ thầu của DA trước

• Ngân sách, tiến độ, các thước đo thực thi kỹ thuật của các DA

trước

những công việc đang thực hiện

• Vật liệu đã thay thế

• Hồ sơ nhân viên cũ

• Hợp đồng đã thanh lý

(c) Nguyen Duy Long & L

 Đáng tin cậy (reliable)

 Mức độ chi tiết (level of detail)

 Các đồ họa, hình ảnh, và minh họa khác

 Toán học và các con số

Nhu Cầu Thông Tin

Các Bên Loại Thông Tin Cần

Chủ đầu tư/Khách

hàng

• Tình trạng và tiến triển của DA

• Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật

• Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của DA

Lãnh đạo công ty • Tình trạng và tiến triển của DA

• Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật

• Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên

• Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của DA

(c) Nguyen Duy Long & L

uu Truong Van 2004

13

Nhu Cầu Thông Tin

Các Bên Loại Thông Tin Cần

Giám Đốc DA • Tình trạng và tiến triển của DA

• Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật

• Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên

• Các yêu cầu mới hay các thay đổi về tiêu chí kỹ thuật

• Giải quyết vấn đề hay chậm trể trong các quyết định quan trọng

Nhu Cầu Thông Tin

Các Bên Loại Thông Tin Cần

Thành Viên DA • Tình trạng và tiến triển của DA

• Các thay đổi về mục tiêu DA

• Các yêu cầu mới cho dự án

• Giải quết vần đề

• Thay đổi về phân công công việc

(c) Nguyen Duy Long & L

Cơ sở dữ liệu

Ban DA

Ban DA

HTTT QLDA: Giá Trị

nào và có đầy đủ không?

lai?

việc hoạch định và thực thi các DA khác?

cho các DA khác?

như thế nào?

Các câu hỏi cần đặt ra:

(c) Nguyen Duy Long & L

 Thỏa mãn nhu cầu của nhiều đối tượng khác

nhau: quản lý, QLDA, hoạch đinh và lên tiến độ,

kế toán DA, kiểm soát thay đổi…

 Chấp nhận việc nhập dữ liệu của người sử dụng trên nguyên tắc “tức thời” (real time)

 Thu thập thống kê việc truy cập của người sử

dụng

(c) Nguyen Duy Long & L

 Xuất các yêu cầu về phần cứng

• Ở mức độ chi tiết khác nhau

• Theo cơ cấu phân chia công việc (WBS) thích

hợp

 Có thể sàn lọc dữ liệu ở mức thấp nhất dữ liệu sẵn có

 Có thể chặn tất cả những dữ liệu trùng lặp

Ví Dụ: Trang Web về QLDA

Ví Dụ: Trang Web về QLDA

A Vehicle to Communicate with Project Managers and Sponsors

Thuật Ngữ Công Nghệ

Phương Pháp QLDA

Các Mô Hình QLDA

Sự Phát Triển QLDA

(c) Nguyen Duy Long & L

uu Truong Van 2004

21

Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân

Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân

Cập Nhật Tiến Độ: Bằng Biểu Đồ

(c) Nguyen Duy Long & L

Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân

Biểu Thị Cập Nhật Bằng Primavera

(c) Nguyen Duy Long & L

HTTT: CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN

 Ba phương pháp để phát triển các HTTT:

• Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống

(System Development Life Cycle Method)

• Phương pháp phát triển phân tích cấu trúc

(Structured Analysis Development Method)

• Phương pháp mẫu hệ thống (System

Prototype Method)

(c) Nguyen Duy Long & L

uu Truong Van 2004

27

PHƯƠNG PHÁP VÒNG ĐỜI

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

 Điều tra sơ bộ: Công tác này gồm ba phần:

• Làm rõ yêu cầu: xác định chính xác người

khởi sướng muốn hệ thống gì

• Nghiên cứu khả thi: khả thi kỹ thuật, kinh tế,

và hoạt động

• Phê duyệt yêu cầu: xác định các phần khả

thi của hệ thống và có được sự chấp thuận cho các công việc kế tiếp

PHƯƠNG PHÁP VÒNG ĐỜI

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

 Xác định yêu cầu của hệ thống:

Trọng tâm của phân tích hệ thống là hiểu chi tiết về tất cả các mặt quan trọng của lĩnh vực kinh doanh đang khảo sát Nhà phân tích cần nghiên cứu qui trình để trả lời các câu hỏi sau:

xuyên?

nghiêm trọng của nó? Và nguyên nhân đằng sau nó

là gì?

(c) Nguyen Duy Long & L

uu Truong Van 2004

29

PHƯƠNG PHÁP VÒNG ĐỜI

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

 Thiết kế hệ thống: Thiết kế tạo ra các chi tiết

thể hiện hệ thống sẽ như thế nào để đáp ứng các yêu cầu đã được xác định trong quá trình phân tích hệ thống:

• Thiết kế tính logic

• Thiết kế vật chất

Các nhà phân tích hệ thống bắt đầu quá trình

thiết kế bằng cách xác định các báo cáo và kết quả mà hệ thống sẽ tạo ra

PHƯƠNG PHÁP VÒNG ĐỜI

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

 Phát triển phần mềm:

• Bước này bao gồm bổ sung và lắp đặt các

chương trình tự thiết kế hay các phần mềm thương mại hiện có

• Việc tài liệu hóa (documentation) là rất quan

trọng để kiểm tra chương trình và thực hiện việc bảo trì một khi hệ thống đưa vào vận hành

 Kiểm tra hệ thống (system testing)

• Cho phép một lượng giới hạn người sử

dụng sử dụng hệ thống để các nhà phân tích thấy được họ có sử dụng trong các cách không được tiên liệu không

(c) Nguyen Duy Long & L

• Sự triển khai là một quá trình để các nhân

viên hệ thống kiểm tra và đưa vào sử dụng các thiết bị mới, đào tạo người sử dụng, lắp đặt các ứng dụng mới, hay xây dựng các

tập tin dữ liệu cần thiết

CÁC CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

thống hiện hữu và định rõ những yêu cầu cho hệ thống mới.

điểm của hệ thống nhằm đáp ứng các yêu cầu được vạch

ra trong các công tác phân tích.

(c) Nguyen Duy Long & L

uu Truong Van 2004

33

CÁC CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

việc chuyển tải các thiết kế vào các ứng dụng.

Q&A