Thủ thuật khi dùng word-exel

Thủ thuật khi dùng word-exel

Th¸i Nguyªn th¸ng 7/2009

a Lấy lại các thanh công cụ (Standard), thanh định dạng (Formatting).

Nhấn chuột phải vào thanh Menu

b) Lưu ý:

• Mỗi lần chỉ lấy được một thanh như vậy để lấy

đủ các thanh chúng ta phải thao tác 3 lần (nhấn

chuột phải trên thanh Menu rồi chọn tên các

thanh)

• Khi muốn sắp xếp các thanh xuất hiện theo ý muốn chúng ta có thể khắc phục bằng cách nhấn chuột trái vào góc bên trái của mỗi thanh

có 4 dấu chấm Lúc đó chuột chuyển thành chữ thập có 4 mũi tên ra 4 hướng Giữ chuột trái và

rê chuột về vị trí thích hợp

2 Thêm, bớt các chức năng trên Menu và

thanh công cụ chuẩn.

• Để thao tác nhanh khi soạn thảo, chúng ta nên thêm các nút lệnh trên thanh định dạng

• Ví dụ: thêm chức năng trộn các ô (Merge cells) , chia các ô (Split cells), chỉ số trên(superscript), chỉ số dưới (subscript)

3.Các bước thực hiện thêm các nút lệnh trên thanh định dạng (Formatting).

• Chọn Tools\Customize xuất hiện hội thoại

như hình vẽ, sau đó chọn Commands.

Chọn tên của chức năng trên Menu cần thêm bớt.

Trong hộp Categoires chọn một trong các Menu.

Trong hộp Commands, chọn các nút lệnh cần thiết rê chuột đặt

lên thanh công cụ (mỗi lần rê chuột chỉ được một nút lệnh).

4 Các bước thực hiện bỏ các nút lệnh trên

thanh định dạng (Formatting).

• Việc loại bỏ các nút lệnh trên thanh định dạng ta thực hiện các thao tác ngược lại Ví dụ muốn bỏ nút lệnh nào ta tiến hành tuần tự như sau:

• Chọn Tools\Customize Khi chọn Customize…

xuất hiện hộp hội thoại hình sau:

tương ứng trên thanh công cụ kéo ra giữa màn hình soạn thảo

5.Chú thích tiếng Việt vào các nút lệnh trên Menu

6 Các thao tác chú thích tiếng Việt vào nút lệnh.

Trong thuộc tính Name sửa tên của chú thích

bằng tiếng Anh và cho phép ta thêm chú thích bằng tiếng Việt

7 Các bước chú thích trên Menu sổ dọc

MéT Sè CHøC N¨NG CÇN THIÕT TRONG QU¸

TR×NH SO¹N TH¶O V¨N B¶N

1 Lưu văn bản với tên khác

Mục đích: Nếu chúng ta cần văn bản có cấu trúc như văn bản hiện thời (văn bản đang mở), nhưng văn bản mới khác văn bản cũ về thời gian ban hành, nơi nhận và một số nội dung trong văn bản… thì việc chọn chức năng là giải pháp hợp lý nhất

Các bước thao tác

• + Mở loại văn bản cần biên soạn có nội dung tương tự với văn bản mới cần soạn Chọn File\Save As và đặt tên mới cho văn bản

• + Tiến hành hiệu chỉnh văn bản theo yêu cầu.

• + Kết thúc văn bản nhấn Ctrl+S để lưu văn bản

3.Tìm kiếm (Find…) và thay thế (Replace…):

Tìm kiếm (Find…)

Thông thường các chức năng này mọi người đều biết, nhưng để áp dụng trong thực tế giúp cho hiệu chỉnh văn bản đúng yêu cầu quy chuẩn về văn bản như: Cách bỏ dấu(, ), (.), (:), (;), các khoảng trống giữa các từ, các lỗi chính tả … thì việc sử dụng 2 chức năng đó là rất cần thiết

Tìm các khoảng trống thừa giữa 2 từ Tìm các lỗi sai chính tả.

- Thay thế (Replace)

Sau khi tìm thấy lỗi chúng ta tiến hành thay thế

hàng loạt hoặc việc thay thế các lỗi cần thiết cho

bỏ dấu, không nhất thiết phải tìm kiếm mà trực tiếp thay thế luôn

Các bước tiến hành thay thế: Edit\Replace\

• Find what: nhập từ cần tìm.

• Replace with: nhập từ cần thay thế.

• Sau đó nhấn vào nút (thay thế toàn bộ)

Hội thoại cho biết tổng số

từ đã được thay thế

a) Sử dụng Auto Text.

• Đánh dấu cụm từ cần định nghĩa gõ tắt

(ví dụ: Cộng hòa xã ….).

• Chọn Insert\Auto Text\Auto Text…

4 Định nghĩa gõ tắt cho đoạn văn bản hoặc cụm từ

Trong chức năng AutoText

• Để sử dụng chức năng gõ tắt này ta thực hiện như sau:

b) Sử dụng chức năng Auto Text

để tạo các mẫu văn bản nhanh

chóng.

Các bước thao tác giống như cách thực hiện ở trên nhưng nếu muốn tạo một mẫu văn bản thì đánh dấu toàn bộ văn bản

(Ctrl+A) Sau đó thao tác như các bước

trên

c) Sử dụng AutoCorrect Options để định nghĩa cụm từ gõ tắt.

Trong văn bản các cụm từ thường được lặp

đi lặp lại nhiều lần Ví dụ ngành giáo dục

và đào tạo; Sở Giáo dục và Đào tạo; giáo viên; cán bộ công chức… chúng ta nên dùng chức năng để tăng tốc độ soạn thảo

và sửa lỗi chính tả

* Định nghĩa gõ tắt:

• Chọn cụm cần gõ tắt VD: Sở Giáo dục và Đào tạo

• Sau đó chọn Tools\AutoCorrect.

• Tại Replace: nhập cụm ký tự gõ tắt.

• Tại With: Nhập cụm từ cần thay thế.

• Mặc định sau khi đánh dấu cụm từ cầm thay thế

thì khi thao tác AutoCorrect tự động hiện ra (ta

không cần nhập vào)

• Sau đó nhấn nút

Muốn sử dụng chức năng gõ tắt ta chỉ việc

gõ cụm ký tự đã định nghĩa rồi nhấn thanh

cách (Space Bar) trên bàn phím

Hiện thông báo văn những thay đổi của văn bản ;

Mục đích: Giúp theo dõi quá trình văn bản đã thay đổi những gì? (thay đổi bao gồm cấu trúc, từ và cụm từ

đã thay đổi) Điều này rất quan trọng khi văn bản đã hiệu chỉnh đầy đủ chính xác nhưng sau vài giờ hoặc vài ngày không biết vì lý do nào đó mà đã bị thay đổi

5 Đóng mở chức năng theo dõi thay đổi văn bản

Hình sau minh họa chức năng của Markup cho ta

thấy nội dung văn bản đã được thay đổi

Từ đã được xóa

đi là “â” thay vào bằng chữ “ă”

Các thao tác bật tắt chức năng theo dõi thay

Muốn hiện lên những thay đổi ta chọn View\Markup

Tắt thông báo thay đổi của văn bản ta nhấn tiếp vào

Lưu ý khi đang soạn thảo cần tắt chế

độ “Markup” hiển thị thông báo để tránh phiền hà trong soạn thảo.

C Thiết lập một số chức năng trong Option để khắc phục một số lỗi.

1 Loại bỏ đường kẻ lượn sóng màu (đỏ hoặc

xanh) bên dưới các từ hình H: 57M

Khắc phục hiện tượng này ta thực hiện như sau:

- Chọn Tools\Option \ Spelling Grammar bỏ dấu kiểm tra như hình 1 ta được hình 2 sau đó nhấn OK hiện tượng trên không còn nữa

2 Khắc phục lỗi nhảy cách ký tự khi gõ dấu:

Ví dụ khi ta gõ từ Hà Nội thì nó nhảy thêm khoảng

trống vào giữa chữ H và chữ à cụ thể là: “H à N

ội”

* Chọn Tools\Option

* Cách khắc phục:

Ta nên chọn chức năng

tại nút lệnh hội thoại

xuất hiện như hình 1

hình 1

Bỏ dấu chọn tại mục

như hình này rồi nhấn

OK hiện tượng nhảy chữ được khắc phục

3 Khắc phục lỗi khi dùng AutoShapes

Thường khi vào chức năng Draw thì xuất hiện khung hình

Cách khắc phục để không xuất hiện khung hình:

• Trong quá trình soạn thảo nhiều khi ta phải ghép nhiều file thành 1 file Để không mất thời gian mở từng file thì ta làm như sau:

GHÐp nhiÒu File trong

Word

Chọn thực đơn Insert chọn File

Chọn file cần ghép sau đó chọn Insert

NHóNG EXCEL VµO WORD

• Giúp cho khi soạn thảo văn bản có

bảng biểu cần tính toán các phép tính tỷ lệ %, nhân, chia… mà các

bảng trong Word không thực hiện

được.

• Cho ta bảng tính uyển chuyển xê

dịch dễ dàng, căn trái, căn phải thuận lợi Thực hiện các thao tác như trên Excel.

Nhấn chuột trái thì bảng tính xuất hiện như hình:

Trong bảng tính ta thao tác tương tự như trong Excel

Bước 1: Chuẩn bị mẫu và danh sách Bước 2: Tiến hành trộn.

Bước 3: In các các mẫu đã được trộn.

Trén th­: Mai Merge

a.Chuẩn bị Biểu mẫu

Danh sách

b Các thao tác trộn:

- Mở bảng mẫu như hình:

c) Lấy thanh trộn thư (Mail Merge).

Chọn: Tools\Lestters and Maillings\Show Mail Merge Toolbar

Trên giao diện soạn thảo của Word xuất hiện

thêm thanh công cụ giúp trộn thư

Thanh được thêm

Tại hội thoại này ta mở file dữ liệu nguồn.Trên

thanh trộn thư các nút lệnh ẩn đã được xuất hiện

ta chọn lệnh

Trong hội thoại này

ta chọn các trường

(Fields) đặt vào

nơi cần trộn và nhấn nút Insert Mỗi lần chỉ đưa ra

1 trường kết quả

Trên thanh Mail Merge, nhấn vào View Merged Data thì xuất

hiện thông tin tên trường đưa vào mẫu:

Mét sè hµm hay dïng trong Excel

1.Các hàm nêu trong tài liệu thường hay dùng trong nhà trường để chuẩn hóa dữ liệu như hàm

Trim() dùng cắt khoảng trống Dư thừa; hàm Proper() nâng ký tự đầu của 1 từ lên chữ hoa, hàm and (&) nối các cột, hàm left() lấy chuối ký tự bên trái, Right() lấy chuỗi ký tự bên phải, Mid() lấy chuỗi ký trong chuỗi, hàm counta()…Ngoài ra hàm chn() chuẩn hóa ngày; hàm sodau(), sothu2()…

tách điểm từ 1 cột thành nhiều cột do Dự án viết để

hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu của học sinh khi cập nhật vào chương trình (một hình bên dưới minh họa các

dữ liệu cần chuẩn hóa)

Sử dụng kết hợp các hàm để chuẩn hóa (cắt bớt khoảng trắng giữa các từ và bên phải bên trái của họ và tên, nâng ký tự đầu của họ, lót, tên thành chữ hoa) và ghép cột họ lót và tên.

Chuẩn hoá ngày sinh qua hàm: =chn(địa chỉ ô)

Tách điểm chung trong một cột thành

mỗi điểm nằm trên một cột

Tên hàm Cú pháp Giải thích

Left =left(a,n) a là ô chứa chuỗi ký tự

n là số ký tự bên trái chuỗi được lấy ra

Right =right(a,n) a là ô chứa chuỗi ký tự

n là số ký tự bên phải chuỗi được lấy ra

Mid =Mid(a,n,m) a là ô chứa chuỗi ký tự

n là vị trí ký tự đầu tiên được lấy ra

m số ký tự được lấy ra kể từ vị trí n

Criteria: Tiêu chuẩn để đếm

Áp dụng hàm trong trường hợp thống kê

số lượng theo điều kiện Ví dụ: Khi có danh sách cán bộ giáo viên có các cột giới tính; mã ngạch bậc lương thì ta áp dụng hàm này để thống kê số nữ có ngạch bậc

là 15113

Sử dụng hàm để đếm trong vùng “K4:L5” có bao nhiêu số 10 kết quả đếm có 2 số 10 trong vùng đó

Chuyển đổi mã font

• Mục đớch của chuyển đổi:

• Thống nhất bộ Font trong quỏ trỡnh soạn

thảo văn bản.

• Thuận lợi cho việc giao dịch điện tử.

• Chuyển đổi cỏc văn bản đó cú từ mó

ABC (TCVN3) sang mó Unicode.

•Yờu cầu: Cú bộ gừ Unikey hoặc chuyển đổi

mó font Vietkeyoffice

Hình 1 thể hiện đoạn văn bản đang dùng mã TCVN3 (kiểu

font VnTime)

•

- Hình 2 thể hiện đoạn văn bản đã được đổi

sang mã Unicode

Cỏc bước tiến hành chuyển đổi mó Font

• Bước 1: Thiết lập mã nguồn, mã đích trong

UniKey Toolkit

• Để chuyển đổi bạn phải có bộ gõ Unikey

• Mở UniKey Toolkit bằng cách nhấn phím tổ

hợp Ctrl+Shift+F6 xuất hiện hội thoại để tiến hành xác định mã nguồn, mã đích

• Nếu chuyển đổi mã Font từ TCVN3 sang Unicode bạn chọn như hình bên:

• Nhấn vào nút đóng

• Bước 2: Đánh dấu văn bản hay đoạn văn bản cần chuyển đổi

• Bước 3: Copy văn bản hay đoạn văn bản (Ctrl+C)

• Bước 4: Thực hiện lệnh chuyển mã bằng cách nhấn tổ hợp Phím: Ctrl+Shift+F9

• Bước 5: Dán văn bản đã được chuyển đổi bằng tổ hợp phím Ctr+V

• Lưu ý: Trong quá trình chuyển đổi văn bản

có thể không đọc được như đoạn dưới

đây

Chuy n ể đổi mã font Chuyển đổi mã font

- Thống nhất bộ Font trong quá trình soạn thảo văn bản

- Thuận lợi cho việc giao dịch điện tử

- Chuyển đổi các văn bản đã có từ mã ABC (TCVN3) sang mã

Unicode

• Nguyên nhân không đọc được là do chưa xác định kiểu font chữ Ô bên trái mã Font

đã được đổi sang mã Unicode, nhưng

kiểu font là: Vntime

• Cách khắc phục: đánh dấu văn bản đó và chuyển đổi sang Times New Romam kết quả như ô bên phải phía trên.

Các hình sau là các bước chuyển đổi và kết quả

của chuyển đổi

Yêu cầu cài đặt Adobe PDF hoặc cài máy in ảo

• Các bước tiến hành

mở văn bản word

chọn \ hội thoại xuất

hiện yêu cầu đặt tên

Nén dữ liệu

Mục đích làm giảm dung lượng file hoặc của thư mục chứa các file để giao dịch điện tử thuận tiện hoặc copy dữ liệu; gộp nhiều files thành 1 file

Có nhiều công cụ để nén dữ liệu winzip; winzar

Chọn nén ở dạng WinRar thường làm giảm dung lượng nhiều hơn so với nén ở dang zip

Các bước tiến hành nén

* Chọn file hoặc folder (thư mục) cần nén bằng cách kích chuột trái vào file hoặc folder khi đó file hoặc folder chuyển màu xanh

thuộc tính khi nén (xóa file

hiện tại sau khi nén; tạo

file có định dạng Exe khi

kích đúp vào file thì tự giải

nén)

Tab Advanced nhằm thiết lập

tính bảo mật như đinh dạng

NTFS tạo Password cho file

nén

Để tạo Password cho file nén chọn nút Set Password

xuất hiện hình bên

Nhập Password vào ô Enter

password vào xác nhận lại Password vào ô Reenter Password for verification

hình bên dưới.

Chọn

Nếu chọn: sẽ hiện các ký tự đặt làm

Password, không phải xác nhận Password Chức

năng này đòi hỏi khi giải nén cần phải nhập

Password.

Nếu chọn thì sau khi giải nén chương

trình tự động tạo folder có tên là tên file nén

• Chọn chương trình tự động nén file với tên là tên file và đuôi là “Rar” (phần trong nháy kép” ngay tại nơi lưu file gốc (file

chưa nén)

• Chọn nén của gửi email (cách nén cần thiết cho gửi email).

• Chọn tạo file nén và chuyển file đã nén

Giải nén (Extract): Để xem được nội dung của file

nén bắt buộc phải giải nén

• Bước 1: Chọn file cần giải nén.

• Bước 2: Nhấn chuột phải vào file nén đã được

chọn xuất hiện hội thoại bên tại hội thoại này có

3 lựa chọn để giải nén

• Lựa chọn yêu cầu tìm đến thư mục cần chứa file sau khi giải nén.

• Lựa chọn cho phép giải nén tại nới chứa file nén.

• Lựa chọn tạo thư mục có tên là tên file chứa file đã giải nén cũng có tên là tên file khi nén.

• Hình bên hiển thị khi giải nén theo lựa chọn thứ nhất () tại hội thoại cho phép chọn nơi lưu trữ file và thiết lập các

thuốc tính khi xuất file

Giíi thiÖu mét sè Website cung cÊp hÖ thèng v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt

http://www.moet.gov.vn website của Bộ giáo dục

http://www.Srem.com.vn website Dự án

http://www google.com.vn website tìm kiếm thông tin

http://vdict.com trang này giúp dịch các ngôn ngữ khác sang tiếng Việt hoặc ngược lại ngoài ra nó còn có chức năng phiên âm từng từ và các nghĩa của từ