Kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin pot

Trong một tổ chức hoạt động, thông tin là một nguồn lực quan trọng dé dam bảo cho mọi hoạt động của các thành viên trong tô chức phù hợp với mục đích hoạt động của cá nhân và đơn vị mình

# x #

Ñ KK Ni©Ñ VE YE TSP TEs s CY SCYSY SY OTOL §ề TF YS SV YL CS CF Vr s XX Tews SS gerss Ñ f€ €õ OS os os Sosy NO NIẾN 8 VE IC CANOES CROSS CNN xX 8 uy SF Sp so yggy FS ovyssy Cy vs § » BO A Ss <8 N Vy vgy CLS và §

Nhiều dự án CNTT triển khai trong các tổ chức, kê cả các tổ chức lớn

như hệ thống hành chính nhà nước, đã không đạt mục tiêu mong muốn Trong nhiều nguyên nhân được mô xẻ, thì một nguyên nhân không kém phần quan trọng, thậm chí là quan trọng nhất, vẫn là nhận thức chưa đây

đủ về hệ thống thông tin , kéo theo đó là nhiều vấp váp trong tiễn trình

tô chức xây dựng Với loạt bài dưới đây, các tác giả mong muốn giúp người đọc có được nhận thức cơ bản về hệ thống thông tin, công nghệ và

tô chức xây dựng hệ thông đó

I.Vai trò của thông tin trong tô chức hoạt động

1.Khái niệm về thông tin

Khái niệm về thông tin đã được giải thích nhiều trong các từ điển nhưng chưa thể nêu lên được hết các khía cạnh quan trọng của nó Lý thuyết thông tin giúp cho chúng ta có thêm nhận thức về thông tin Hướng

nghiên cứu chủ yêu của lý thuyết thông tin là chú trọng vào độ tin cậy

của các thông báo Trong lĩnh vực điều khiển học người ta cho răng thông tin không phải là nội dung mà cũng không phải là ý nghĩa Thông

tin ít liên quan đến những øì chúng ta đang nói mà liên quan rất nhiều

đến những øì chúng ta sẽ nói, mặt khác, thông tin không đồng nhất với

dữ kiện

Bàn luận sâu hơn, từ ý nghĩa của thông tin ta có thể rút ra các dữ kiện; một dữ kiện có phải là thông tin hoặc không còn tuỳ thuộc vào ngữ cảnh

và con người cụ thê tiếp nhận chúng Một số dữ kiện nói lên những øì

chúng ta đã biết thì các dữ kiện đó không phải là thông tin Thông tin được sử dụng để làm gia tăng sự đúng đăn trong mọi hoạt động Có thể

nói răng thông tin là một trong những yếu tố cầu thành nên thế giới

khách quan; nó vừa là sức mạnh, đồng thời, cũng vừa là năng lượng trong xã hội con người

Thông tin là sức mạnh: Thật vậy, thông tin đã được sử dụng, đang được

sử dụng và sẽ được xác định để sử dụng làm nên tảng cho mọi hoạt động

đảm bảo sự thành công của bất kỳ tô chức hoạt động nào Có thể nói

trong một tô chức hoạt động, nếu thành viên nào kiểm soát được thông

tin thì thành viên đó có nhiều quyền lực Sự bất ổn và sai lệch trong các

hoạt động của một tổ chức có thê tăng hoặc giảm do những người kiểm

soát được thông tin chi phối Họ có thê tác động đến những thành viên

khác và các sự kiện trong tổ chức hoạt động băng cách cung cấp các

thông tin với các mức độ chính xác và thời điểm khác nhau Điều này là nguy hiểm, bởi vì cung cấp thông tin không chính xác và không đây đủ

có thể gây tác hại đến đồng sự tiếp nhận thông tin đó và cả tổ chức hoạt động

Thông tin là năng lượng: Muốn thu được thông tin thì phải tiêu tốn năng

lượng Ngược lại, thông tin được sử dụng nhằm đạt được năng lượng Một khái niệm liên quan đến năng lượng và thông tin là “entropy”

Entropy đối nghịch với thông tin Khi tổ chức hoạt động thiếu thông tin

thì có sự gia tang vé entropy Theo LeMoigne (1978): “Thông tin là một đối tượng đã được chỉnh dạng, nó được tạo ra bởi con người đang là đại diện cho một kiểu sự kiện mà người đó có thê nhận thức và xác định

được trong thực tế” Định nghĩa này giúp cho chúng ta có cách nhìn về thông tin phải là gì: Thông tin là những gì mà người ra quyết định cần để

lam ra quyét dinh

2.Đối tượng khai thác sử dụng thông tin

Như đã phân tích ở trên: thông tin phải là những øì mà người ra quyết định cân để làm ra quyết định Về cơ bản, mọi thành viên trong xã hội luôn luôn vận động và hành xử theo các quyết định của bản thân mình

Vì vậy, mọi thành viên trong xã hội con người cần khai thác và sử dụng thông tin để mưu cầu cuộc sống cho bản thân Trong một tổ chức hoạt

động, thông tin là một nguồn lực quan trọng dé dam bảo cho mọi hoạt

động của các thành viên trong tô chức phù hợp với mục đích hoạt động của cá nhân và đơn vị mình Trước đây người ta hiểu răng thông tin chỉ nhăm để phục vụ cho các công việc quản lý điều hành của người lãnh đạo Gần đây người ta nhận biết rằng thông tin được sử dụng trong

những tình huỗng cần đề ra các quyết định của mọi thành viên, của mọi cấp trong mọi tổ chức hoạt động Trong hoạt động tác nghiệp, thông tin

can được sử dụng bởi các nhân viên; trong hoạt động quản lý, điều hành, thông tin cần được sử dụng bởi những người lãnh đạo, quản lý ở mọi

cấp Hơn nữa, thông tin có thê được chỉnh dạng thêm để phục vu cho người lãnh đạo cấp cao trong việc đề ra các quyết định về chiến lược

hoạt động của tô chức

3.Tầm quan trọng của thông tin đối với tô chức hoạt động

Thông tin có vai trò rất quan trọng đối với người lãnh đạo, quản lý trong

mọi tổ chức hoạt động đề hoàn thành các mục tiêu ngăn hạn, trung hạn

và dài hạn Công việc lãnh đạo và quản lý đòi hỏi thông tin phải chính

xác và kịp thời để đề ra các quyết định đúng đắn, đem lại hiệu quả trong các hoạt động Trong thực tế đã có nhiêu quyết định sai lầm là kết quả của việc khai thác, sử dụng thông tin thiếu chính xác hoặc không đây đủ Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiều người quản lý đã nhận thây

răng thông tin là nguồn sức mạnh trong việc cạnh tranh Thông tin giúp

cho họ có khả năng khôn khéo hơn trước các đôi thủ cạnh tranh của

mình ở những thời điểm cạnh tranh quyết liệt, đặc biệt khi đưa ra thị

trường những sản phẩm mới Nếu không có thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời để phục vụ công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành thì tình

huodng mat kha nang kiém soat, mat kha nang diéu khién c6 thé xay ra va

sẽ đem lại những tốn thất cho tô chức

Thông tin - nguồn tài nguyên thứ sáu:

Theo quan niệm trước đây, trong một tô chức hoạt động sản xuất kinh doanh có năm nguôn tài nguyên: Con người, máy móc - thiết bị, tài

chính, nguyên vật liệu và sự quản lý Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh

chóng của xã hội ngày nay, thông tin có thể được xem như là một nguôn

tài nguyên mới của mọi tổ chức hoạt động Mặc dầu thông tin không phải là nguồn tài nguyên hiện hữu như các loại tài nguyên khác nhưng

nó là tài nguyên được sử dụng để kết hợp các nguồn tài nguyên khác cùng nhau tương tác theo phương thức tối ưu và có hiệu quả Kết quả

cuỗi cùng là mang lại hiệu quả trong các hoạt động của một tổ chức

Chất lượng và tính kịp thời của thông tin là yếu tô rất quan trọng chỉ sau yếu tố con người trong công việc lãnh đạo và quản lý Vẫn đề chủ yếu

hiện nay đang đặt ra cho những người làm công tác lãnh đạo và quản lý

là thường xuyên phải xử lý khối lượng thông tin rất lớn dé đề ra được các quyết định đúng đăn Với khôi lượng thông tin càng lớn và càng đa

dạng thì việc xử lý và quản lý thông tin càng khó khăn Kê hoạch hoạt

động tốt cũng như việc quản lý điều hành có hiệu quả thông qua các quyết định đúng đăn đều phải dựa vào nguồn thông tin thường xuyên

được cập nhật và có chất lượng cao Với các yêu câu về thông tin như vậy cùng với nhịp độ nhanh chóng của các mặt hoạt động trong xã hội

ngay nay làm phát sinh nhu câu đối với những người lãnh đạo, quản lý là

thay đổi cách thức làm việc và tiếp nhận một thành viên mới trong đội

ngũ quản lý và xử lý thông tin - đó là máy tính điện tử Việc khai thác máy tính điện tử để đáp ứng các nhu câu sử dụng thông tin là yêu tổ rất quan trọng để công việc lãnh đạo và quản lý trở nên năng động và hiệu quả Máy tính điện tử không thể can thiệp vào quá trình tư duy của các nhà lãnh đạo và quản lý: nhưng nó làm phát triển năng lực cá nhân và là

công cụ để mở rộng trí tuệ của con người Từ cách nhìn này, máy tính

điện tử là phương tiện quan trọng để cung cấp các thông tin cần thiết cho

bất kỳ một tô chức hoạt động nào

IILHệ thống và hệ thống thông tin

I.Khái niệm về hệ thông

Mặc dầu thuật ngữ hệ thông đã được sử dụng rất nhiều, ở đây chúng ta

bàn ý nghĩa của thuật ngữ hệ thống một cách chỉ tiết hơn

Theo nghĩa chung nhất, một hệ thống g6m một tập hợp các thành phân tương tác lẫn nhau để hoàn thành một số mục đích nào đó Các hệ thống

luôn tồn tại chung quanh ta Chăng hạn, con người có được cảm giác là

do hệ thông thân kinh phức tạp, một tập hợp bao gồm các thành phân:

não bộ, thân kinh cảm giác và các tế bào cảm giác dưới da hoạt động

cùng nhau làm cho chúng ta cảm nhận được sự nóng, lạnh, sự sợ hãi v.v Con người giao tiếp với nhau bằng ngôn ngữ; một hệ thống bao øôm các thành phân là các từ ngữ, các dấu hiệu thể hiện các ý nghĩa giúp

cho con người hiểu lẫn nhau Chúng ta đang sống phụ thuộc vào hệ

thống kinh tế mà trong đó các hàng hóa và dịch vụ này được trao đôi ngang giá với các hàng hóa và dịch vụ khác và bằng cách như vậy (ít

nhất theo lý thuyết) con người thực hiện việc trao đổi nhu câu và lợi ích

lan nhau

Mot hoat dong san xuất kinh doanh cũng là một hệ thống Các thành phân của hệ thống này bao gồm tiếp thị, sản xuất sản phẩm, buôn bán,

nghiên cứu, vận chuyên, kế toán và lao động Tất cả các thành phần hoạt động cùng nhau để đem lại lợi ích chung cho toàn hệ thống Trong phạm

vi hep hơn, mỗi một thành phân này cũng là một hệ thống

2.Các đặc trưng quan trọng của hệ thông

Mục đích của hệ thống là lý do đề tồn tại hệ thống Chang han, mot

trong những mục đích của hệ thống luật pháp là nghiên cứu các vấn đề

về quyên bầu cử và quyền công dân và trên cơ sở đó sẽ ban hành luật pháp phù hợp để giải quyết vẫn đề này Hệ thống đốt trong của động cơ

rõ ràng có mục đích đốt cháy nhiên liệu để tạo ra năng lượng và năng

lượng này có thê được sử dụng cho các hệ thông khác của động cơ

Đê đạt được mục đích, các hệ thông tương tác với môi trường của

chúng, đó là các thực thé ton tại bên ngoài hệ thống Các hệ thống có

tương tác với môi trường bên ngoài là các hệ thông mở Ngược lại các

hệ thống không có sự tương tác với những øì chung quanh chúng được

gọi là hệ thông đóng Tất cả các hệ thông đang hoạt động đều là hệ

thống mở Hệ thống đóng chỉ tồn tại về mặt khái niệm nhưng là van dé quan trọng trong việc nghiên cứu các hệ thống

Các phan tử điều khiến hệ thông liên quan chặt chẽ với sự hoạt động của

hệ thống cho dù hệ thống là đóng hoặc mở Các hệ thống hoạt động tốt gọi là hệ thong điều khiển được tức là mức độ hoàn thành mục đích của

hệ thống là chấp nhận được Chang hạn, con người là một hệ thống, khả năng hoạt động của con người là tốt nhất trong điều kiện nhiệt độ cơ thê

là 37.5 độ C Khi nhiệt độ cơ thể thay đổi từ 37.5 độ C đến 37.8 độ C thì không ảnh hưởng nhiều đến khả năng hoạt động của con người, mặc dầu

có một vài hạn chế xảy ra Tuy nhiên khi nhiệt độ tăng lên cao, chang

hạn từ 38 độ C trở lên thì sẽ làm suy giảm khả năng hoạt động của con

người rất lớn Hệ thống sẽ hoạt động chậm chạp và mệt mỏi cho đến khi

điều kiện nhiệt độ cơ thể trở lại bình thường Nếu điều kiện nhiệt độ

không phù hợp tiếp tục kéo dài đủ lâu, kết cục hệ thống bị phá hủy

Ví dụ này minh họa điều quan trọng về thành phân điều khiến trong bất

kỳ kiểu hệ thống nào Tất cả hệ thông đều có một số các mức độ hoàn thành mục đích chấp nhận được, gọi là các tiêu chuẩn của hệ thong Muc

độ hoàn thành mục đích trong thực tế của hệ thống được so sánh với các tiêu chuẩn Các hoạt động so với tiêu chuẩn có sự chênh lệch quá cao

hoặc quá thâp cần phải được chú ý để điều chỉnh cho thích hợp Thông

tin được rút ra từ việc so sánh giữa kết quả đạt được và tiêu chuẩn và

được thông báo đến các phân tử điều khiển gọi là thông tin phản hồi Tóm lại, các hệ thông sử dụng một mô hình điều khiến cơ bản gồm:

a) Tiêu chuẩn chấp nhận được về mức độ hoàn thành mục đích của hệ thống

b) Phương pháp đề đo lường mức độ hoàn thành thực tế

c) Phương tiện để so sánh giữa mức độ hoàn thành thực tế và tiêu chuẩn d) Phuong pháp phản hồi thông tin

Các hệ thông mà có thê điều chỉnh các hoạt động của chúng sao cho mức độ hoàn thành mục đích của hệ thống là chấp nhận được, về nguyên

tắc, các hệ thông đó sẽ tôn tại lâu dài

Khái niệm tương tác với môi trường bên ngoài gắn liên với đặc trưng của các hệ thông mở là yếu tố cơ bản cho việc điều khiến hệ thống Tiếp nhận và đánh giá thông tin phản hồi cho phép hệ thống xác định sự hoạt

động của nó có hữu hiệu hoặc không Chang han, néu hé thống hoạt động sản xuất kinh doanh với đầu ra là các sản phẩm hoặc dịch vụ mà giá cả cao và chất lượng thấp, người sử dụng có lẽ không chấp nhận

Thông tin phản hồi cho biết doanh số thấp, thông tin đó thông báo cho phân tử điều khiến biết răng: phương thức sản xuất sản phẩm trong hệ thống cần phải được điều chỉnh để nâng cao chất lượng và hạ giá thành

sản phẩm, mặt khác giá cả dịch vụ cần phải được cải thiện dé cho su

hoạt động của hệ thông phù hợp với điều mong doi

Ngược lại, các hệ thống đóng chấp nhận các hoạt động của chúng chỉ chừng nào chúng có được các thông tin phù hợp theo quyết định của hệ

thống và không cân bất kỳ thứ gì từ môi trường bên ngoài Các thông tin

phù hợp theo quy định của hệ thống đóng sẽ không được đảm bảo sau