Chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức

CHƯƠNG 5: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Tổ chức (danh từ): cấu trúc, thực thể (bao gồm nhiều người có quan hệ với nhau, cùng hướng về những mục tiêu chung)

Tổ chức (ñộng từ): quá trình thực hiện hoạ ñộng tổ chức doanh nghiệp

1 ðịnh nghĩa

ð nh ngh ĩ a: Là quá trình nhằm thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị quản trị, phân chia công

việc cho từng bộ phận, ñồng thời xác lập các mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức

M  i quan h  Ngang: là mối quan hệ giữa các bộ phận ngang cấp

- Phòng – phòng

- Phân xưởng – phân xưởng

- Tổ ñội – tổ ñội

- Cá nhân – cá nhân

M  i quan h  D  c: là mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới

Chức năng này cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng nghiêm trọng ñến hiệu quả của hoạt ñộng quản trị

2 Thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

ð nh ngh ĩ a: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là một tổng thể các bộ phận khác nhau, nhưng có mối

quan hệ ñược phân công chuyên môn hóa, có những trách nhiệm và quyền hạn nhấ ñịnh ñược bố trí ở các cấp và các khâu khác nhau, nhằm thực hiện mục tiêu ñề ra

Cấp: Công ty -> Xí nghiệp -> Phân xương -> Tổ ñội (phân công theo chiều dọc, mỗi cấp thực hiện

nhiều chức năng)

Khâu: Phòng hành chính, phòng nhân sự, phòng kế toán, phòng quản trị thiết bị, … (mỗi khâu thực

hiện một chức năng riêng lẻ)

2.1 Các quan ñiểm thiết kế

Hai quan ñiểm thiết kế phổ biến:

- Cấu trúc cơ học (cứng nhắc, cổ ñiển)

- Cấu trúc hữu cơ (linh hoạt, hiện ñại)

Tiêu thức Cấu trúc cơ học

(Mô hình cổ ñiển)

Cấu trúc cơ học (Mô hình linh hoạt)

Quyền lực Tập quyền Phân quyền

Phạm vi áp dụng Quy mô nhỏ

Môi trường ổn ñịnh

Quy mô lớn Môi trường biến ñộng

2.2 Các căn cứ thiết kế cơ cấu bộ máy tổ chức quản trị

- Mục tiêu chiến lược

- Môi trường hoạ ñộng (cơ hội ñồng thời cũng là nguy cơ)

- Quy mô của doanh nghiệp (ảnh hưởng các mối quan hệ của doanh nghiệp, quy mô càng lớn, quan hệ càng rộng)

- Chu kỳ ñời sống phát triển của tổ chức

- Loại hình sản xuấ

o Sản xuất hàng loạt (quan ñiểm cơ học)

o Sản xuấ ñơn chiếc (quan ñiểm hữu cơ)

- ðặc ñiểm con người

o Nhà quản trị

o Nhân viên

- ðịa bàn hoạ ñộng

2.3 Các nguyên tắc thiết kế

ðây là những chuẩn mực hành vi mà chúng ta phải tuân theo

Tính tối ưu Phù hợp với các căn cứ thiết kế

Tính linh hoạt Phản ứng linh hoạt trước mọi tình huống

Tính kịp thời Từ lúc ra quyế ñịnh ñến lúc thực hiện là ngắn nhấ

ðộ tin cậy ðảm bảo tính chính xác của nội dung quyế ñịnh

Tính cân ñối Tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm

Tính thống nhất chỉ huy Cấp dưới chịu trách nhiệm với một cấp trên

Tính chuyên môn hóa Giúp người thừa hành nâng cao ñược kỹ năng

Tính hiệu quả ðạt hiệu quả cần thiết với chi phí thấp nhấ

2.4 Các dạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

a Kiểu trực tuyến (H Fayol)

o ðặc ñiểm: Quyền l

theo tuyến

o Ưu ñiểm: Thống nh

o Nhược ñiểm

 Công việc qu phòng ban c

 Hạn chế vi

 Việc phối h

K  t lu  n: Kiểu tổ chức này thích h

ổn ñịnh

b Kiểu chức năng (F.W Taylor

o ðặc ñiểm: Công vi

cấp trên trực tiếp

o Ưu ñiểm

 Chuyên môn hóa công vi

 Thu hút ñư

n lực tập trung vào một người, và công việc quả

ng nhất chỉ huy (nguyên tắc một thủ trưởng)

c quản trị không chuyên môn hóa (không có s phòng ban chức năng)

việc sử dụng các chuyên gia có trình ñộ cao

i hợp giữa các bộ phận tương ñối khó khăn

c này thích hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, môi tr

ng (F.W Taylor – ñầu thế kỷ 20) m: Công việc quản trị ñược thực hiện theo chức năng, c

Chuyên môn hóa công việc (có sự giúp việc của các phòng ban ch

ñược chuyên gia có trình ñộ cao

ản trị ñược tiến hành

không chuyên môn hóa (không có sự giúp việc của các

, môi trường kinh doanh

ăng, cấp dưới có nhiều

a các phòng ban chức năng)

o Nhược ñiểm

 Vi phạm ch

K  t lu  n: Kiểu tổ chức này thích h

doanh ổn ñịnh

L U Ý: ðối với hai kiểu tổ chức này:

o Tính quan liêu, bàn gi

o Không cho phép m

o Cạ nh tranh c ủ a các nhóm dâng cao, và quy

quy ế t

c Kiểu trực tuyến – chức nă

o ðặc ñiểm: Thể hiệ

 Quan hệ tr dưới thông qua các ch

 Quan hệ thông qua các

 Quan hệ phòng ban ch nghị

Nhà quản tr phụ trách (khi c

ñể cấp dư

Nhà quản tr

có thời gian t

Các bộ ph

o Ưu ñiểm

m chế ñộ một thủ trưởng (các mệnh lệnh có thể mâu thu

c này thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nh

c này:

Tính quan liêu, bàn gi ấ y, ch ố ng ñố i l ạ i s ự thay ñổ i Không cho phép m ọ i ng ườ i nhìn th ấ y toàn c ả nh doanh nghi ệ p

a các nhóm dâng cao, và quy ế t ñị nh ph ả i ñư a lên c

c năng:

ện ba mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghi trực tuyến (chiều dọc, từ trên xuống): quan hệ gi

i thông qua các chỉ thị, mệnh lệnh chức năng (chiều ngang): quan hệ giữa các b thông qua các ñề xuất, kiến nghị

tư vấn (tham mưu – chiều dọc, từ dưới lên): quan h phòng ban chức năng với cấp quản trị thông qua các ý ki

n trị ñược toàn quyền quyết ñịnh mọi vấn ñề trong trách (khi cấp trên ủy quyền cho cấp dưới quản lý thì t ưới hoàn thành nhiệm vụ)

n trị ñược sự tham mưu của các chuyên gia theo ch

i gian tập trung cho các hoạ ñộng mang tính chiến lư phận chức năng không có quyền ra lệnh trực tiếp cho c

mâu thuẫn với nhau)

p có quy mô nhỏ, môi trường kinh

a lên c ấ p cao nh ấ t gi ả i

n trong doanh nghiệp

giữa cấp trên với cấp

a các bộ phận ñồng cấp

): quan hệ giữa các thông qua các ý kiến ñề xuất, kiến

trong ñơn vị mà mình

n lý thì tạo mọi ñiều kiện

a các chuyên gia theo chức nằng, từ ñó

n lược

p cho cấp dưới

 Tận dụng ựư

o Nhược ựiểm

 Mất thời gian trong vi

 Chi phắ qu

d Cơ cấu quản lý theo kiểu ma tr

công việc

o đặc ựiểm:

 Ngoài lãnh

 Các thành viên c

ựề án nhấ

 Sau khi ựề

o Ưu diểm

 Sử dụng nhân l

 Phù hợp v

 Việc hình thành và gi

o Nhược ựiểm

 Dễ xảy ra tranh ch

 đòi hỏi cán b

K  t lu  n: Sự bất lợi trong qu

giành nguồn tài nguyên chung

ng ựược ưu ựiểm của cả hai kiểu cơ cấu trực tuyế

i gian trong việc ra và thực hiện quyết ựịnh Chi phắ quản lý có thể gia tăng

u ma trận (mang tắnh chất tạm thời, tự ựộng giả

Ngoài lãnh ựạo theo tuyến và theo chức năng, còn có lãnh Các thành viên của bộ phận theo tuyến và theo chức năng

ấ ựịnh (các phòng ban, phân xưởng cử người tham gia

ề án hoàn thành, các thành viên trong ựề án trở

nhân lực có hiệu quả (ựối với lao ựộng nhàn rỗ

p với tình hình biến ựộng

c hình thành và giải thể dễ dàng

y ra tranh chấp giữa lãnh ựạo ựề án với lãnh ựạo bộ

i cán bộ quản lý có trình ựộ nhấ ựịnh

i trong quản lý khi các nhóm thuộc những ựề án khác nhau có th

n tài nguyên chung

ến và chức năng

ải tán khi hoàn thành

òn có lãnh ựạo theo dự án

ăng ựược gán với mộ

i tham gia ựề án)

ở về vị trắ cũ

i)

ộ phận

án khác nhau có thể tranh

2.5 Các phương pháp thiết kế

a Phương pháp tương tự

o Trên cơ sở phân tích các cơ cấu tổ chức có sẵn -> ñề xuất mô hình mới cho phù hợp với doanh nghiệp

o Thiết kế nhanh

o Có thể không thích hợp -> có chọn lọc và chỉnh sửa

b Phương pháp cơ cấu hóa mục tiêu

o Thiết kế cơ cấu tổ chức dựa trên cụ thể hóa hệ thống mục tiêu

c Phương pháp ñịnh mức – chức năng

o Dựa vào các quy ñịnh, sẽ chọn một cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp nhất

d Phương pháp phân tích tương quan

o Dựa vào việc phân tích tương quan, xác ñịnh mức ñộ tác ñộng ñến yếu tố cơ cáu tổ chức quản trị

K  t lu  n: Thông thường sử dụng kết hợp cả bốn phương pháp

3 Hình thành các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Phân chia theo tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) Tầm hạn quản trị là số ượng nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có thể quản lý

Tầm quản trị hẹp (một NQT có tối ña hai nhân viên)

Tầm quản trị rộng (một NQT có từ 4 nhân viên trở lên)

Ưu ñiểm, nhược ñiểm (xem SGK)

L u ý:

- Tầm hạn quản trị có một giới hạn nhấ ñịnh

- Các yếu tố ảnh hưởng ñến tầm hạn quản trị

o Trình ñộ của nhà quản trị

o Trình ñộ của người dưới quyền

o Sự phức tạp của công việc

o Việc sử dụng các thiết bị trong quản trị

4 Tuyển dụng và ñào tạo nhân viên

4.1 Tuyển dụng

ðịnh nghĩa: Tuyển dụng là việc tìm kiếm người có khả năng và trình ñộ phù hợp ñể giao phó một chức vụ (công việc) ñang bỏ trống

Tiến trình bốn bước

Bước 1: Xác ñịnh nhu cầu nhân lực của tổ chức trong từng thời kỳ, ứng với từng công việc Có hai cơ sở ñể thực hiện:

- Dựa vào mục tiêu chiến lược hoạ ựộng của doanh nghiệp

o Lao ựộng trực tiếp, dựa trên cơ sở:

 định mức thời gian (lượng thời gian tiêu hao ựể sản xuất ra mộ ựơn vị sản phẩm)

 định mức sản lượng (lượng sản phẩm ựược tạo ra trong mộ ựơn vị thời gian)

 định mức ựứng máy (số lượng máy mà mỗi người sử dụng)

o Lao ựộng gián tiếp (người quản lý ựiều hành) Ờ yếu tố quyế ựịnh: cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, dựa vào

 Tiêu chuẩn ựịnh biên (số người cho từng chức năng)

 Tiêu chuẩn chức danh (số người cho từng chức danh)

- Dựa vào thực trang nguồn nhân lực hiện có

Bước 2: Xác ựịnh các tiêu chuẩn cần thiết về nhân viên ựối với từng công việc Các tiêu chắ:

o Năng lực

o Trình ựộ

o Kinh nghiệm

o Phẩm chấ ựạo ựức

Bước 3: Thu thập ứng viên (xem SGK)

o Nguồn bên trong

o Nguồn bên ngoài

Bước 4: Tuyển chọn ứng viên

o Nghiên cứu hồ sơ

o Phỏng vấn, trắc nghiệm về trình ựộ

o Kiểm tra sức khỏe

4.2 đào tạo nhân viên

Ba loại hình ựào tạo

- đào tạo khi mới nhận việc => nhân viên làm quen với công việc mới

- đào tạo trong quá trình làm việc => nhân viên nâng cao khả năng xử lý công việc

- đào tạo cho công việc trong tai => nhầm chuẩn bị ựội ngũ các nhà quản trị trong tương lai

5 Quyền lực

5.1 định nghĩa

Quyền lực là năng lực gây ảnh hưởng, là sức tác ựộng của chủ thể lên ựối tượng Quyền lực càng cao, sự tác ựộng càng ớn, hiệu quả càng thuận lợi

Quyền lực là phương tiên, có quyền lực sẽ có nhiều thứ khác

Quyền lực là mục ñích, có những thứ khác => muốn có thêm quyền lực

Cơ sở bổ sung quyền lực cho nhà quản trị (John French & Raven)

- Quyền lực trừng phạt (cưỡng bức)

o ðặc ñiểm: khả năng ñưa ra những hình phạt => ngăn cản một người nào ñó ñạt ñược phần thưởng của họ

o Mọi sự tác ñộng ñều không có ý nghĩa nếu NQT không có quyền lực này

 Nhân viên có trách nhiệm tuân thủ nếu không bị trừng phạ

Tác ñộng trong một phạm vi hẹp nhưng ñược phần ñông còn lại ủng hộ

- Quyền lực liên kết (liên kết)

o Khả năng liên minh ñể tạo ra thế lực (liên minh bên trong & bên ngoài)

- Quyền lực khen thưởng (khuyến khích)

o Khả năng tạo ra những ñiều mà người khác mong muốn

o Phụ thuộc vào nguồn lực khen thưởng mà NQT có

- Quyền lực pháp lý (hợp pháp):

o Khả năng ñưa ra những quyế ñịnh mà người khác phải thi hành

o NQT cần có quyền này ñể bắt buộc nhân viên tuân thủ các yêu cầu của NQT

o Thể hiện thông qua chức vụ

- Quyền lực tư vấn

o Khả năng tạo ra sự tác ñộng qua lại với các cá nhân khác

o NQT có quyền tư vấn, khi mọi người trung thành, sẵn sàng làm mọi việc cho NQT

ñó

- Quyền lực thông tin

o Khả năng tiếp cận hoặc sở hữu những thông tin hữu ích

- Quyền lực chuyên môn

o Khả năng về kinh nghiệm, chuyên môn, nghiệp vụ trong việc giải quyết vấn ñề

QUYỀN LỰC VỊ TRÍ QUYỀN LỰC CÁ NHÂN

Pháp lý

5.2 Nguồn gốc của quyền lực

- Quyền lực vị trí

o Quyền lực vị trí là do cấp trên ban xuống cho nhà quản trị

o Loại quyền này mong manh, dễ mất, vì cấp trên có thể thay ñổi sự giao quyền này

- Quyền lực cá nhân

K T LU N: Nhóm quyền lực nào quan tr

5.3 Tính xói mòn của quyền l

Quyền lực của NQT có lúc mạnh, lúc y

- Nguyên nhân xói mòn:

o Trừng phạt:

 Cấp dưới kháng c không công b

 Sự trừng ph

o Liên kết:

 ðối tượng

 Việc liên minh không t

o Khen thưởng

 Khi nguồn l

5.4 Phân quyền – ủy quyền

Tập quyền=tập trung quyền lực vào các

Phân quyền=phân chia quyền lự

Phân quyền là quá trình chuyển giao quy

Phân quyền là cơ sở ñể thực hiệ

Ủy quyền là giao phó quyền hạn và trách nhi

việc Ủy quyền là một hoạ ñộng c

LÝ DO PHÂN QUY Ề N ( ñọ c sách)

c nào quan trọng hơn -> tùy thuộc tình huống

n lực

nh, lúc yếu

i kháng cự lại sự trừng phạt của cấp trên (sử không công bằng, )

ng phạt không có tính răn ñe (chỉ ñe dọa mà không ph

ng ñược lên kết tới mất vị trí (nguyên nhân khách quan)

c liên minh không tạo ñặc ân, ñặc lợi (nguyên nhân ch

n lực khen thưởng không còn nữa

c vào các nhà quản trị cấp cao

ực vào các nhà quản trị cấp thấp

n giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp dưới

ện ủy quyền

n và trách nhiệm cho người khác ñể thay mặt b

ng cụ thể trong quá trình phân quyền

c sách)

ử dụng không ñúng,

a mà không phạt thật)

trí (nguyên nhân khách quan)

i (nguyên nhân chủ quan)

t bạn thực hiện công

TI Ế N TRÌNH PHÂN QUY Ề N ( ñọ c sách)

M Ứ C ðỘ PHÂN QUY Ề N

- Quy mô của tổ chức (quy mô càng lớn, phân quyền càng rộng)

- Sự quan trọng của nhiệm vụ (nhiệm vụ càng quan trọng, phân quyền càng hẹp)

- Tài năng của cấp dưới (cấp dưới càng giỏi, phân quyền càng rộng)

- Mức ñộ tin cậy của cấp trên ñối với cấp dưới (cấp dưới càng tin cậy, phân quyền càng rộng)

NGUYÊN T Ắ C PHÂN QUY Ề N

- Giao quyền cho cấp dưới phải tương xứng với mục tiêu cần ñạt

- Sự ủy quyền không làm mấ ñi hay thu nhỏ trách nhiệm của người ủy quyền

- Quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của người ủy quyền và người ñược ủy quyền phải tương xứng

- Nhiệm vụ ủy quyền phải rõ ràng

- Ủy quyền phải tương xứng

- Cung cấp ñầy ñủ thông tin

- Kiểm tra quá trình ủy quyền

Người lãnh ñạo phải giới thiệu người ñược ủy quyền với mọi người khác

TÍNH KHOA H Ọ C VÀ NGH Ệ THU Ậ T TRONG GIAO QUY Ề N ( ñọ c sách)

NH Ữ NG CÔNG VI Ệ C KHÔNG NÊN Ủ Y QUY Ề N

- Những công việc có tính bảo mậ

- Những công việc không thuộc quyền hạn của mình

NH Ữ NG CÔNG VI Ệ C NÊN Ủ Y QUY Ề N

- Những công việc thuộc lĩnh vực chuyên môn của người khác

- Những công việc mang tính chất phát triển

VÌ SAO M Ộ T S Ố NHÀ QU Ả N TR Ị NG Ạ I Ủ Y QUY Ề N

- Sợ không kiểm soát ñược

- Sợ nhân viên không thực hiện tốt nhiệm vụ

- Ngại tốn thời gian và công sức cho việc lập kế hoạch và huấn luyện nhân viên

- Sợ người ủy quyền sẽ làm tốt hơn mình

TI Ế N TRÌNH PHÂN QUY Ề N ( đọ c sách)

M Ứ C ðỘ PHÂN QUY Ề N

- Quy mô tổ chức (quy mô lớn, phân quyền rộng)

- Sự quan trọng nhiệm vụ (nhiệm vụ quan trọng, phân