Bài tập thực hành tình huống quản trị

Bài tập thực hành tình huống quản trị

CHƯƠNG 5

CHỨC NĂNG

TỔ CHỨC

5.1 Khái niệm và tầm quan trọng của tổ chức

5.2 Tầm hạn quản trị

5.3 Các nguyên tắc

tổ chức quản trị

5.4 Một số kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

5.5 Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ

5.1 Khái niệm và

tầm quan trọng

của tổ chức

5.1.1 Khái niệm và chức năng tổ chức

5.1.2 Tầm quan trọng của công tác tổ chức

là một chức năng của quá trình quản trị đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức

Mục đích của chức năng tổ chức là tạo nên môi trường thuận lợi để phối hợp có hiệu quả các nỗ lực của tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung

b Cho phép sử dụng tối đa

và hợp lý các nguồn lực trong và ngoài tổ chức

c Tạo ra sức mạnh tổng hợp do có sự thống nhất chỉ huy

d Tạo điều kiện thuận lợi cho

việc áp dụng khoa học – kỹ

thuật; cũng như hạn chế

được tối đa những vấn đề

bất cập nảy sinh do xung đột

và sử dụng lao động hợp lý.

5.2 Tầm hạn quản trị

5.2.1 Định nghĩa

5.2.2 Các yếu tố chi phối tầm hạn quản trị

5.2.1 Định nghĩa

a Tầm hạn quản trị chỉ số lượng cấp dưới mà một nhà quản trị cấp trên có thể điều hành một cách trực tiếp

b Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp có liên quan

đến các tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức, tầm hạn càng hẹp thi tầng nấc trung gian

càng lớn, thì số các mối quan hệ mà nhà quản trị

phải giải quyết càng nhiều, càng có tính phức tạp

5.2.2 Các yếu

tố chi phối tầm hạn quản trị

a Năng lực của nhà

quản trị (đôn đốc và

phối hợp cấp dưới)

b Trình độ của cấp dưới (chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng )

c Mức độ ủy quyền cho cấp dưới

d Tính chất ổn định của công việc

5.3 Các nguyên tắc tổ chức quản trị

5.3.1 Cơ cấu tổ chức

quản trị phải gắn với mục

tiêu hoạt động của tổ chức 5.3.2 Cơ cấu tổ chức quản

trị phải thể hiện tính cân đối

và chuyên môn hoá

5.3.3 Cơ cấu tổ chức quản trị phải đảm bảo

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau trong

tổ chức, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu quản trị khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản

trị nhất định phục vụ mục tiêu chung của tổ chức

Thiết lập hệ thống quyền lực trong tổ chức thực chất là nhà quản trị sẽ phải xác định ai phải làm gì? Có quyền gì để thực hiện nhiệm vụ, ai phải báo cáo ai? Nên tập trung hay phân tán quyền lực trong tô

5.3.2 Cơ cấu tổ

chức quản trị phải

thể hiện tính cân đối

và chuyên môn hoá

a Tính cân đối của tổ chức được thể hiện

Cân đối về nhiệm vụ - quyền hạn giữa các

hóa được thể hiện

Các chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận phải được xác định rõ ràng để mọi thành viên trong tỏ chức nắm được, hiểu được rõ phần việc của mình trong tổ chức

chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận hay phân hệ phải được phân chia theo nhiệm vụ được giao chứ không phải theo phạm vi công việc phải thực hiện

để tránh chồng chéo trong quá trình hoạt động

sáng tạo của cấp dưới

b Mô hình cơ cấu tổ chức phải được cấu trúc sao cho dễ mở rộng, dễ thu gọn mà không làm mất đi sự ổn định của tổ chức

c Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thích nghi với mọi nhiệm vụ, mọi mục tiêu ở các giai đoạn phát triển khác nhau của

tổ chức và sự thay đổi của môi trường

b Tính hiệu quả được thể hiện ở chỗ mục tiêu của tổ chức đạt được tốt nhất với chi phí ít nhất, vì thế cơ cấu tổ chức quản trị phải tối ưu

Số lượng các cấp quản

trị phải đạt mức tối thiểu

so với yêu cầu quản trị

Các mối quan hệ giữa các cấp, các khâu quản trị phải hợp lý tức đơn giản, chặt chẽ, không chồng chéo, không bỏ sót chức năng quản trị

b Nguyên tắc này đảm bảo có

sự chỉ huy thông suốt và phối

hợp nhịp nhàng giữa các cấp

và các bộ phận trong tổ chức

5.4 Một số kiểu cơ

cấu tổ chức quản trị

5.4.1 Cơ cấu trực tuyến

5.4.2 Cơ cấu chức năng 5.4.3 Cơ cấu hỗn hợp

5.4.1 Cơ cấu trực tuyến

a Mô hình

b Đặc điểm

Nhà quản trị ở mỗi tuyến có toàn quyền quyết định và lãnh đạo tất cả các chức năng nhiệm

vụ thuộc tuyến mình phụ trách

Các mối liên hệ quản trị trong tổ chức được thực

hiện theo một đường thẳng

Người thừa hành trong tổ

chức chỉ chịu sự lãnh đạo

của 1 cấp chỉ huy trực tiếp

C.Ưu điểm Cấu trúc đơn giản, gọn nhẹ,

thích hợp với quy mô nhỏ

Dễ kiểm soát,

dễ điều chỉnh

Tập trung được quyền lực quản trị

d Nhược điểm

Hạn chế sử dụng các chuyên gia vào các lĩnh vực quản trị

Mối liên hệ giữa các đơn vị,

cá nhân khác tuyến rất cồng kềnh vì phải đi đường vòng

5.4.2 Cơ cấu chức năng

5.4.2 Cơ cấu chức năng

a Mô hình b Đặc điểm Nhiệm vụ quản trị được phân

chia cho các đơn vị riêng biệt theo chức năng quản trị

Những người thừa hành cấp dưới đồng thời phải thực hiện các mệnh lệnh từ nhiều cấp

c Ưu điểm

Thu hút được các chuyên gia vào hoạt động quản trị

Khó kiểm soát và phối hợp các hoạt động trong tổ chứcTạo nên các lợi ích chuyên

biệt trong tổ chức

5.4.3 Cơ cấu hỗn hợp

a Mô hình b Đặc điểm Nhiệm vụ quản trị vừa được phân chia theo chức năng

nhiệm vụ, vừa được phân chia theo tuyến quản trị

Các đơn vị chức năng chỉ thuần tuý làm nhiệm vụ chuyên môn, không có quyền lãnh đạo cấp dưới

Người thừa hành chỉ nhận lệnh (chịu sự lãnh đạo) của một cấp trên

trong hoạt động của tổ chức

Mất nhiều thời gian để các nhà quản trị cấp cao đưa ra các quyết định quản trị

Nhà quản trị phải xử lý các mối quan hệ phức tạp nảy sinh trong quá trình ra quyết định quản trị

b Đặc điểm

5.4.4 Cơ cấu ma trận

a Mô hình Nhiệm vụ quản trị trong tổ chức

được phân chia đồng thời theo chức năng quản trị và theo sản phẩm, dự án hoặc chương trình,

hoặc theo tuyến

Mỗi nhóm người thừa hành phải chịu

sự chỉ huy của 2 cấp : cấp lãnh đạo chức năng và cấp lãnh đạo tuyến

c Ưu điểm

Bảo đảm phát huy được ưu

thế của chuyên gia thuộc

Miền Bắc Miền Nam

A1 A2 … An B1 B2 …. Bn

5.4.4 Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý/lãnh thổ

a Mô hình

Ban lãnh đạo tổ chức

Hiểu biết về nhu cầu khách hàng

Tạo điều kiện để đào tạo những nhà tổng quản trị

c Nhược điểm

Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung Tạo nên tình trạng

trùng lắp trong tổ chức

Sản phẩm X Sản phẩm Y

A1 A2 … An B1 B2 … Bn

5.4.5 Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm

a Mô hình

Ban lãnh đạo tổ chức

Phân định trách nhiệm rõ ràng đối với mỗi loại sản phẩm

với khách hàng

c Nhược điểm

Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề của khách hàng Các nhóm khách hàng không

phải luôn xác định rõ ràng

5.5 Các giai đoạn hình thành cơ cấu

5.5.1 Giai đoạn

phân tích

a Nhiệm vụ của giai đoạn

Phân tích và tổng hợp các mối

liên hệ giữa mục tiêu của tổ

chức và mô hình của tổ chức

Xác định các chức năng cần thiết và mô hình cơ cấu của tổ chức phù hợp để thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đã đề ra

Với tổ chức đã có sẵn, giai đoạn này tập trung phân tích những hạn chế của tổ chức để tìm ra cách thức cải tiến tổ chức

b Yêu cầu của giai đoạn đáp ứng được mục tiêu và phương Mô hình cơ cấu tổ chức nào sẽ

hướng hoạt động của tổ chức ?

Quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận và các cấp được thiết kế ra sao ?

Hệ thống truyền thông trong

tổ chức được thiết kế và

triển khai như thế nào ?

5.5.2 Giai

đoạn thiết kế

a Nhiệm vụ

của giai đoạn

Chi tiết hoá các phân tích và tính toán các thông số cần thiết như số lượng các bộ phận

và phân hệ, số lượng nhân viên, trình độ chuyên môn, khối lượng công việc, xây dựng các bảng phân tích công việc và các biểu

cung cấp thông tin cần thiết

Xây dựng các quy chế, nguyên tắc hoạt động và thiết lập những quy tắc hoạt động cho các bộ phận, phân hệ trong tổ chức

b Yêu cầu của giai đoạn

Phải đảm bảo tính chuyên môn hoá

Phải đảm bảo tính đồng bộ,

hợp lý, khoa học và hiệu quả Cơ cấu tổ chức phải phù hợp

5.5.3 Giai đoạn

xây dựng

a Nhiệm vụ của giai đoạn

Chính thức xác định mô

hình cơ cấu tổ chức

Thể chế hoá cơ cấu tổ chức chức vụ quản lýBổ nhiệm các

b Công việc cụ thể của giai đoạn Phân chia công việc

Giao nhiệm vụ cho

5.6 Các hình thức phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản trị

5.6.1 Tập quyền 5.6.2 Phân quyền

5.6.3 Những yếu tố ảnh hưởng

đến quyết định tập quyền hay

phân quyền trong tổ chức 5.6.4 Uỷ quyền

5.6.1 Tập quyền

a.Khái niệm là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung

vào cấp quản trị cao nhất trong tổ chức

b.Lý do phải thực hiện tập quyền

tập quyền chi phí thấp vì không phải đào tạo những nhà quản trị phân quyền

thêm do phải nảy sinh nhiệm

vụ cung cấp thông tin từ các

cấp dưới quyền đưa ra

các nhà quản trị cấp cao

lo ngại tính trùng lắp chức năng nên dễ dẫn tới chi phí lớn cho hoạt động quản trị tổ chức

5.6.2 Phân

quyền

a Khái niệm

là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho

những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ

bậc khi tổ chức phát triển đến 1 quy mô, trình độ

nhất định làm cho 1 người hay 1 cấp không thể

đảm đương được mọi công việc quản trị

ra ở các cấp quản trị

Phạm vi tác động bởi các quyết định được

đề ra ở mỗi cấp quản trị

c Lý do để thực hiện phân quyền

việc phân quyền tương đối lớn sẽ khuyến khích phát triển trình độ, năng lực của các nhà quản trị cấp dưới

việc phân quyền nhiều

có thể dẫn tới một không khí cạnh tranh trong nội bộ

do có quyền hạn tương đối lớn, có khả năng tự quản nhiều hơn nên các nhà quản trị cấp dưới sẽ muốn tham gia giải

5.6.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định tập quyền hay phân quyền trong tổ chức

a Chi phí của các quyết định

Quyết định càng tạo ra

nhiều chi phí càng cần tập

trung quyền vào các nhà

quản trị cao cấp

Chi phí có thể đo lường bằng

tiền, danh tiếng của tổ chức, trách

nhiệm xã hội hay lòng trung thành

của nhân viên

b Sự thống nhất

về chính sách

5.6.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định tập quyền hay phân quyền trong tổ chức

5.6.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định tập quyền hay phân quyền trong tổ chức

c Văn hóa tổ chức

Tổ chức có văn hóa cởi mở, nhân

viên được khuyến khích tham gia vào

việc ban hành các quyết định quản trị

thường có xu hướng phân quyền

Trái lại, tổ chức nào không cởi

mở, nhân viên không được

khuyến khích tham gia vào quá

trình ra các quyết định quản trị

thường có xu hướng tập quyền

d Sự sẵn sàng của các nhà quản trị cấp trên

Cấp trên sẵn sàng chấp

nhận những lỗi nhỏ của

cấp dưới sẽ dễ ùy quyền và

giao quyền cho cấp dưới

5.6.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định tập quyền hay phân quyền trong tổ chức

e Cơ chế kiểm soát

Tổ chức nào có cơ chế kiểm

soát hoạt động có hiệu quả mới

có thể áp dụng chính sách phân

quyền rộng rãi

Trái lại, tổ chức không có

cơ chế hoạt động hiệu quả

sẽ không thể áp dụng

chính sách này

f Ảnh hưởng của môi trường

Môi trường bên ngoài và bên trong

đều ảnh hưởng đến việc phân

quyền hay tập quyền (chính sách,

bảo hiểm xã hội và y tế, lạm phát )

5.6.4 Uỷ quyền

c Quy trình ủy quyền có hiệu quả

a Khái niệm

Ủy quyền là hành vi của cấp

trên trao cho cấp dưới một

số quyền hạn để họ nhân

danh mình thực hiện những

công việc nhất định trong

khi vẫn chịu trách nhiệm về

công việc đã ủy quyền

b Phân loại

chính thức

Không chính thức

5.6.4 Uỷ quyền

5.6.4 Uỷ quyền

c Nguyên tắc

Sự giới hạn kiểm tra: người

ủy quyền không được giao trách nhiệm và quyền lực cho người khác nếu không kiểm tra đợc công việc của họ cũng như các quyết định của họ Quyền hạn theo tỷ

lệ: quyền hạn phải

được chuyển giao

tương ứng và cùng

lúc với trách nhiệm Quyền hạn duy nhất: Người ủy

quyền phải chịu trách nhiệm về hoạt động của người được ủy quyền mặc dù đã ủy quyền cho họ

5.6.4 Uỷ quyền

c Quy trình ủy quyền có hiệu quả

Bước 1: Quyết định

những nhiệm vụ có thể ủy

quyền và kết quả cần đạt

được; những việc nào

người quản trị phải tự

giải quyết? Những việc

nào có thể giao quyền

cho cấp dưới? Khi giao

Bước 3: Cung cấp nguồn lực: Nhân lực, Tài lực, Vật lực, Thông tin, Quan hệ, Cơ chế hoạt động

Bước 4: Duy trì các kênh thông tin

mở (Cấp trên khi giao quyền không

nên phó thác hoàn toàn cho cấp

dưới và cần luôn có hệ thống thông

tin mở phản hồi kịp thời

Bước 5: Thiết lập hệ thống kiểm tra có hiệu

lực: Ủy quyền phải được kết hợp với sự

kiểm tra trách nhiệm, tiến độ công việc và

cần can thiệp kịp thời khi có sự cố

Bước 6: Khen thưởng đối với việc ủy quyền có hiệu quả bằng tiền, hoặc đề bạt lên cấp cao hơn, hoặc tăng

5.7 Bài tập thực hành tình huống quản trị

Ông An là tổng giám đốc của công ty cổ phần An Tâm Trong tháng tới ông phải thực hiện một chuyến công tác ra nước

ngoài 2 tháng Vì thế, ông phải thực hiện việc uỷ quyền điều hành doanh nghiệp của mình cho cấp dưới Song, ông An rất băn khoăn là sẽ quyết định giao quyền điều hành doanh

nghiệp cho ai Ông Quyết là phó tổng giám đốc, phụ trách tài chính rất tài ba trong công việc liên quan tới tài chính, nhưng

là người ngại va chạm Bà Lan là giám đốc nhân sự, có nhiều kinh nghiệm trong quan hệ với nhân viên, nhưng ít kinh

nghiệp trong công việc Marketing và tài chính; anh Hùng là giám đốc bộ phận Marketing, đã từng là trợ lý cho ông An

Anh rất năng nổ, tháo vát trong công việc nhưng nóng tính, hay đốp chát nên dễ gây hiểu lầm cho mọi người

Anh (chị) hãy dùng kiến thức về chức năng tổ chức của quản trị học để tư vấn giúp ông An giải quyết tình huống này.