ly thuyet notes(hoan chinh)

s  Thanh trên cùng bên phải: là danh sách các nút chức năng hay còn gọi là thanh tác vụ. Bên dưới thanh tác vụ là danh sách các thư trong thư mục được chọn.. Thao tác các chức năng cơ

TRÊN LOTUS NOTES

Giảng viên : Nguyễn Bá Huy

Phòng Công Nghệ Thông Tin – VDC2

NỘI DUNG MÔN HỌC

Giới thiệu Lotus Notes – Các chức năng của hệ thống Lotus –

Cài đặt – Cấu hình –

I Giới thiệu Lotus Notes

Là sản phẩm nổi tiếng của hãng IBM thuộc dòng

Groupware (làm việc nhóm)

Xây dựng trên mô hình Client/Server bao gồm:

1 Phần cài trên máy chủ (Server) gọi là Lotus Domino Server cung cấp các dịch vụ truyền thông và hệ thống quản trị Database.

2 Phần cài đặt trên các máy Clients gồm:

khai thác tài nguyên.

Lotus

- Sử dụng tệp ID và mật khẩu do người quản trị cấp

- Quyền khai thác dữ liệu tuỳ theo mức độ người dùng

Tự động hoá công việc

- Các dịch vụ hoạt động ở dạng ngầm để thực hiện các lệnh hay tiến trình.

- Cho phép tự động hoá các quy trình nghiệp vụ hỗ trợ cho nhóm làm việc.

- VD: Quy trình duyệt một công văn, xây dựng một dự án, kế hoạch, lấy ý kiến mọi người về vấn đề nào đó,

- Quản lý công việc theo tiến trình hay luồng công việc phải được xử lý theo đúng trình tự được sắp xếp sẵn.

III Cài đặt Lotus Notes

Các bước cài đặt Notes Client

Cài từ CD-Rom chứa bộ cài đặt -> chọn thư mục Notes ->

chọn Setup.exe (hoặc từ ổ cứng)

Hình 1: Máy đang cài đặt

III Cài đặt Lotus Notes

Hình 4: Nhập thông tin người dùng

III Cài đặt Lotus Notes

Hình 5: Có thể thay đổi đường dẫn cài đặt chương trình

III Cài đặt Lotus Notes

Hình 7: Hội thoại cài đặt

-> Nhấn Install để bắt đầu tiến trình cài đặt

III Cài đặt Lotus Notes

Hình 9: Các bước cài đặt hoàn tất

IV Cấu hình Lotus Notes

Tại sao phải cấu hình trước khi sử dụng?

Khai báo các thông số cần thiết để kết nối đến máy chủ Domino Server.

Các bước cấu hình Lotus Notes:

Khởi động Lotus Notes theo 1 trong 2 cách sau:

-> Lotus Notes

IV Cấu hình Lotus Notes

Hình 12: Điền thông tin người dùng Notes và máy chủ Domino

Chọn Next

để tiếp tục

Thông tin trong ô Your name và ô Domino Server do người

quản trị cung cấp.

- Set up connection to a local area network (LAN)

- Set up a phone connection to a Domino or remote network

Hình 13: Chọn chế độ kết nối bằng mạn LAN

Chọn Next để

tiếp tục

IV Cấu hình Lotus Notes

Thông tin về “ Tên máy chủ/Tên Domain” trong ô Domino Server name và địa chỉ IP trong ô Server address la do

người quản trị cung cấp

Hình 14: Chọn chế độ kết nối bằng mạn LAN

Chọn Next để

tiếp tục

Giao thức kết nối

Tên máy chủ Domino

Địa chỉ IP máy chủ Domino

IV Cấu hình Lotus Notes

Gõ mật khẩu vào ô Password và nhấn nút OK để tiếp tục

Hình 15: Nhập mật khẩu cho user “admin”

IV Cấu hình Lotus Notes

Bỏ qua các mục chọn và nhấn Next để tiếp tục

Hình 16: Màn hình cấu hình các dịch vụ

Khởi động và thoát khỏi Lotus Notes –

Các giao diện cơ bản trên Notes –

Thay đổi màn hình Welcome –

Đổi mật khẩu –

Bài tập –

I Khởi động và thoát khỏi Lotus Notes

Khởi động Lotus Notes

Khởi động Lotus Notes theo 1 trong 2 cách sau:

-> Lotus Notes

Thoát khỏi Lotus Notes:

Chọn menu File -> Exit Notes hoặc bấm vào nút (X) để

đóng ứng dụng.

Nhấn tổ hợp phím CTRL + BREAK để ngừng 1 tác vụ

đang chạy trên Notes.

Nằm dưới thanh tiêu đề chứa các nhóm lệnh cơ bản sau: File,

Edit, View, Create, Action, Help.

II Các giao diện cơ bản trên Notes

Hình 19: Thanh thực đơn lệnh

đơn lệnh chúng ta có thể nhấn chuột vào các biểu tượng trên thanh này.

Thanh trạng thái: Nằm dưới cùng cửa sổ Notes cung cấp

thông tin hệ thống Notes như sau:

II Các giao diện cơ bản trên Notes

Hình 20: Thanh tác vụ

Desktop của Windows.

II Các giao diện cơ bản trên Notes

Hình 22: Thẻ tổ chức Database

IV Đổi mật khẩu

Hình 25:Hộp hội thoại nhập mật khẩu

Nhập mật khẩu mới vào ô:

Enter New Password Nhập mật khẩu mới lần nữa:

Re-enter New Password

Hình 29: Đổi mật khẩu thành công

Nhấn OK để đổi mật khẩu

Giao diện và khởi động Notes Mail – Thao tác các chức năng cơ bản –

Câu hỏi ôn tập –

I Giao diện và khởi động Notes Mail

Khởi động Notes Mail

s  Thanh trên cùng bên phải: là danh sách các nút chức năng hay còn gọi là thanh tác vụ.

 Bên dưới thanh tác vụ là danh sách các thư trong thư mục được chọn.

I Giao diện và khởi động Notes Mail

Hình 34: Liệt kê danh sách các thư trong thư mục hiện tại

Hình 33: Thanh tác vụ Mail

 INBOX (1): Chứa thư nhận được, số trong

ngoặc () là số thư chưa đọc.

 DRAFTS: Chứa thư nháp (đang soạn dở và

lưu lại chưa gửi đi).

 SENT: Chứa mọi thư đã gửi đi.

 TRASH: Chứa mọi tài liệu (bản ghi) đã xoá

trong hộp thư.

Hình 35: Các thao tác

I Giao diện và khởi động Notes Mail

Các thao tác với hòm thư:

 VIEWS: Chọn các kiểu

xem khác nhau.

 ALL DOCUMENTS: Xem

toàn bộ thư trong Inbox.

 MAIL THREADS: Chứa

thư mục do User tạo ra.

 RULES: Chứa các luật

nhận thư để phân phát về các thư mục xoá bỏ luôn.

 STATIONERY: Chứa các

mẫu thư.

Hình 36: Các thao tác (tiếp theo)

II Thao tác các chức năng cơ bản

Đọc thư: Nhấp đúp vào thư cần đọc Nội dung thư sẽ mở ra

Đây là thao tác đơn giản nhất.

II Thao tác các chức năng cơ bản

Nội dung thư: Có thể thao tác các chức năng với thư này như:

Reply, Forward,…(sẽ được giới thiệu chi tiết sau)

Hình 38: Thư đang được mở ở chế độ đọc

II Thao tác các chức năng cơ bản

Tạo thư mới: Từ màn hình chính chọn nút NEW MEMO

Gửi cho ai ?

Đồng gửi

Tiêu đề

II Thao tác các chức năng cơ bản

Tạo thư mới: Chọn địa chỉ trong sổ địa chỉ nhấn nút ADDRESS…

Hình 40: Màn hình soạn thảo Email từ sổ địa chỉ

II Thao tác các chức năng cơ bản

Tạo thư mới: Chọn địa chỉ trong sổ địa chỉ nhấn nút ADDRESS…

II Thao tác các chức năng cơ bản

Tạo thư mới có đính kèm file: Chọn FILE -> ATTACH…

Hình 42: Gửi mail có đính kèm file

II Thao tác các chức năng cơ bản

Tạo thư mới có đính kèm file: Chọn FILE -> ATTACH… sẽ xuất hiện hộp thoại sau để chọn file Sau đó chọn nút CREATE (Có thể đính kèm nhiều file trong 1 thư)

II Thao tác các chức năng cơ bản

Tạo thư mới có đính kèm file: Muốn bỏ file đính kèm nào thì nhấp chuột vào file đó, sau đó nhấn phím DELETE trên bàn phím.

Hình 44: Màn hình chế độ soạn thư có file đính kèm

II Thao tác các chức năng cơ bản

Sau khi soạn thư xong: Nhấn SEND để gửi thư đi

Ngoài ra thanh tác vụ còn một số nút như sau:

SEND and FILE… Gửi thư và lưu một bản

SAVE As DRAFT Ghi thư lại để soạn tiếp mà chưa gửi

DELIVERY OPTIONS… Thiết lập các thông số gửi thư

TOOLS Thiết lập các thông số cho User như: chữ ký,…

Hình 45: Một số nút tác vụ khác

II Thao tác các chức năng cơ bản

Trả lời thư nhận được: Có 2 cách

lời Chọn nút Reply -> Reply

Hình 46: Trả lời thư nhận được

II Thao tác các chức năng cơ bản

Trả lời thư nhận được: Có 2 cách

Hình 47: Trả lời thư nhận được (Cách 2)

 Reply with History: Trả lời bao gồm nội dung thư

được trả lời nằm phía dưới thư mới

 Reply without Attachment(s): Trả lời bao gồm nội

dung thư được trả lời nằm phía dưới nhưng không chứa file đính kèm trong thư trả lời

 Reply with Internet – Style History: Trả lời bao gồm

nội dung thư được trả lời nằm phía dưới thư mới theo phong cách Internet.

II Thao tác các chức năng cơ bản

Hình 48: Chuyển tiếp thư nhận được

Chuyển tiếp thư (Forward): Có 2 cách

s Chuyển tiếp thư nhận được: Có 2 cách

Hình 49: Chuyển tiếp thư đang mở

II Thao tác các chức năng cơ bản

Chuyển tiếp thư nhận được: Với các tuỳ biến, người dùng có thể đưa thêm vào nội dung thư chuyển tiếp Sau đó gõ địa chỉ người nhận như phần gửi thư mới.

II Thao tác các chức năng cơ bản

II Thao tác các chức năng cơ bản

Xoá hẳn tất cả các thư trong

Trash

Xoá hẳn thư đang chọn

Phục hồi thư đang chọn

Phục hồi tất cả các thư trong

Trash

II Thao tác các chức năng cơ bản

Tạo thư viện các báo cáo và các thư mẫu:

Chuyển sang Stationery.

Kích chọn nút New  Stationery – Memo

Cách thức soạn thư mẫu hoàn toàn tương tự các thao tấc soạn thảo thư thông thường.

Kích Save để lưu thư mẫu lại  gõ tên cho thư mẫu trong hộp thoại  Ok để hoàn tất thao tác soạn thảo thư mới

II Thao tác các chức năng cơ bản

Tạo thư tín từ các mẫu:

Chuyển sang Stationery.

Kích chọn nút New  Memo – Using Stationery

Chọn mẫu từ danh sách sẵn có

Chọn  Ok

Gửi thư gắn kèm File.

Muốn gửi kèm các tệp với thư thì:

Chọn 

Hoặc chọn thực đơn: File  Attach Chọn file cần đính kèm trong hộp Create Attach Create

- Có thể đính kèm nhiều tệp trong một thư

- Để xóa thì chọn tệp cần xóa  Delete Enter

Khi nhận được thư có tệp đính kèm, để mở tệp nhấp đúp

chuột vào biểu tượng  xuất hiện hộp thoại  Open.

View: xem trước nội dung của tệp bằng Lotus Notes Edit: sửa nội dung

Save: lưu nội dung Delete: xóa tệp

Các lựa chọn khi đóng cửa sổ soạn thảo.

Send and save: gửi thư và lưu lại một bản sao Send only: chỉ gửi mà không lưu

Save only : chỉ lưu mà không gửi Discard: dừng mọi việc và thoát khỏi Cancel: giữ nguyên màn hình soạn thảo để tiếp tục

Tạo một thư mục mới.

Từ thanh công cụ  Folder  Create Folder Đặt tên cho thư mục  Ok

Chuyển các thư vào trong thư mục.

Chọn các thư muốn chuyển vào cùng thư mục

Từ thanh công cụ  Folder  Movie To Folder Chọn tên thư mục từ danh sách  Move

Đổi tên thư mục.

Nhấn chuột vào tên thư mục cần đổi tên

Trên thanh thực đơn  Action  Folder Options

Đặt tên cho thư mục trong hộp thoại  Ok

Xóa thư mục.

Nhấn chuột vào tên thư mục cần xóa

Trên thanh thực đơn  Action  Folder Options

Trong cửa sổ làm việc  Tool  Preferences

Chọn thẻ Mail  Signature: xuất hiện cửa sổ Preferences

Chọn mục: Automatically append a signature …

Use:  Text gõ nội dung chữ ký Ok

Các thao tác với CSDL có trên máy phục vụ –

Làm việc với các tài liệu –

Câu hỏi ôn tập –

Xóa biểu tượng khỏi Workspace

- Workspace  Remove From Workspace  Yes

Quyền khai thác cơ sở dữ liệu

- Manager: Toàn quyền với cơ sở dữ liệu

- Designer: Quyền thiết kế cơ sở dữ liệu

- Editor: Truy cập và chỉnh sửa mọi tài liệu trong cơ sở dữ liệu

- Author: Người dùng quyền này sẽ được quyền tạo, xem, sửa, xóa đối với các tài liệu do chính người dùng đó tạo ra, được quyền đọc mọi tài liệu khác.

- Deposit: Người dùng quyền này chỉ được phép tạo ra tài liệu ma không có quyền chỉnh sửa tài liệu đã tạo

- Reader: Được quyền đọc tài liệu trong cơ sở dữ liệu

- No Access: Không có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu

Tạo mới các CSDL từ các mẫu có sẵn

- File  Database  New  nhập các thông số  Ok

II Làm việc với các tài liệu

Màn hình giao diện của CSDL

II Làm việc với các tài liệu

Màn hình giao diện của CSDL

Một CSDL luôn được chia thành các vùng rõ rệt

- Bên trên là định dạng và tiêu đề của CSDL đang mở

- Bên trái là các liên kết để nhấn chuột vào đó thì thay đổi các chế độ hiển thị nội dung CSDL

- Bên phải là vùng rộng nhất để hiển thị danh sách các tài liệu trong CSDL hoặc nội dung chi tiết của một tài liệu.

- Phía trên bên phải là thanh tác vụ (các nút thao tác), bao gồm các chức năng cơ bản nhất để thao tác với CSDL.

Các chức năng cơ bản nhất:

II Làm việc với các tài liệu

Tạo mới một tài liệu trên Notes

Subject: Tên tài liệu

Category: Loại tài liệu

Reviewers: Danh sách người hiệu chỉnh

II Làm việc với các tài liệu

Tạo mới một tài liệu trên Notes

Review Options: Các thông số thiết đặt khi tài liệu cần có người hiệu chỉnh

- Type of review: chỉ một người hiệu chỉnh tại một thời điểm hoặc cho nhiều người hiệu chỉnh đồng

thời.

- Time Limit Option: lựa chọn giới hạn thời gian đối với mỗi lần hiệu chỉnh.

- Notify originator after: cách thức thông báo lại cho người khởi tạo tài liệu này.

Content: nội dung của tài liệu.

II Làm việc với các tài liệu

Tạo mới một tài liệu trên Notes

Các nút chức năng:

- Save & Close: Lưu và đóng tài liệu lại.

- Submit for Review: hoàn tất việc nhập tài liệu và chuyển yêu cầu đến cho người dùng khác.

- Mark Private: thiết đặt tài liệu là tài liệu cá nhân.

- Cancel: hủy bỏ công việc đang làm.

II Làm việc với các tài liệu

Tạo mới một tài liệu trên Notes

Ví dụ: thực hiện tạo một tài liệu cần có người hiệu

chỉnh Ở đây, người hiệu chỉnh tài liệu thể hiện trong