Ứng dụng Outlook part 1 pdf

Sử dụng Google Docs và Microsoft Office cho mục đích khác nhau Giải pháp đơn giản nhất hiện nay là dùng Office để tạo những file dùng chủ yếu khi ngoại tuyến, và dùng Google Docs để chia

Kết hợp Microsoft Office và Google Docs

Microsoft Office (từ đây sẽ gọi là Office) 2010 sắp ra mắt, bạn đang băn khoăn liệu có nên mua một bản hay chuyển sang dùng Google Docs, vừa miễn phí lại có thể truy cập được ở mọi nơi? Vậy đã bao giờ bạn nghĩ đến việc kết hợp cả hai bộ ứng dụng ấy lại với nhau chưa? Bài viết sau sẽ giúp bạn sử dụng tốt những tính năng ưu việt của Office cùng với sự tiện lợi do "đám mây" Google Docs mang lại

Khi nào thì nên dùng Google Docs hoặc Office?

Google Docs

Tính năng mạnh nhất của Google Docs là tạo ra các tài liệu với khả năng chỉnh sửa thời gian thực cho nhiều người dùng tại cùng một thời điểm Do Google Docs có thể theo dõi từng file, bạn có thể thấy chính

xác những gì đã bị thay đổi, hoặc đổi ngược lại phiên bản cũ hơn của file đó

Vấn đề lớn nhất với Google Docs đó là bạn luôn cần Internet để truy cập Ngoài ra, Google Docs không hỗ trợ nhiều tính năng chỉnh sửa và công thức nâng cao như chưa hỗ trợ toàn diện cho tất cả định dạng của Office và không cho phép upload những file Office lớn, đặc biệt là những file thuyết trình nhiều hình ảnh

Microsoft Office

Lý do lớn nhất mà bạn dùng Microsoft Office đó là sự hỗ trợ tối đa cho công việc văn phòng không cần kết nối mạng Bạn có khả năng truy cập tới tất cả những chức năng mà Office hỗ trợ, làm việc với file dung lượng lớn Vấn đề ở đây là sự thiếu hụt về chức năng làm việc nhóm nếu bạn không dùng một máy chủ SharePoint Phiên bản Office Web vẫn còn phải cải thiện nhiều mới bắt kịp Google Docs

Giải pháp:

1 Sử dụng Google Docs và Microsoft Office cho mục đích khác nhau

Giải pháp đơn giản nhất hiện nay là dùng Office để tạo những file dùng chủ yếu khi ngoại tuyến, và dùng Google Docs để chia sẻ và chỉnh sửa những file cần sự phối hợp trong quá trình làm việc Chẳng hạn, bạn cần một bảng tính theo dõi yêu cầu của khác hàng, Google Docs là lựa chọn tuyệt vời để theo dõi trực tuyến Ngược lại, nếu bạn làm việc trên

tài liệu chuyên biệt, bạn có thể dùng Office để tạo, chỉnh sửa và chia

sẻ khi bạn hoàn tất

2 Dùng OffiSync để chỉnh sửa file Google Docs trên Microsoft Office

Nếu bạn muốn dùng Google Docs để chia sẻ nhưng cần khả năng chỉnh sửa nâng cao cảu Office, bạn có thể dùng plug-in OfficeSync để mở và lưu tài liệu trực tiếp lên Google Docs Bạn còn có thể đặt quyền truy cập, chuyển đổi giữa Office và Google Docs trong giây lát, chia sẻ tài liệu với mọi người Trong tương lai gần, Google sẽ cung cấp plug-in riêng của họ (Docverse) với chức năng tương tự

Vấn đề duy nhất gặp phải khi dùng OffiSync đó là bạn cần phải có kết nối mạng để có thể mở tài liệu Giải pháp tiện lợi nhất là mở sẵn tài liệu tại một khu vực có Internet, lưu vào máy và bạn có thể yên tâm ngắt kết nối

Phiên bản miễn phí của OffiSync có một vài hạn chế như bạn không thể truy cập vào tài liệu trong các thư mục Google Sites, truy cập file với định dạng gốc,… Với 12 USD một năm hoặc 30 USD dùng không giới hạn, OffiSync không phải là quá đắt

Chia sẻ file ở định dạng gốc

Bất cứ khi nào bạn upload một file lên Google Docs, file đó sẽ được chuyển sạng định dạng của Google, và khi bạn download file đó về máy, định dạng sẽ được chuyển về ban đầu Đôi khi, định dạng bị sai hoặc thiếu sót trong quá trình chuyển đổi Nếu bạn muốn chia sẻ với

độ an toàn tuyệt đối, bạn có thể tự upload file lên Google Docs, sau đó

bỏ chọn ô "Convert documents, presentations, and spreadsheets"

Nhược điểm của phương pháp này đó là bạn không thể chỉnh sửa

những tài liệu nguyên gốc Mọi người phải upload lại nếu họ đã thay đổi nội dung của chúng Chẳng mấy chốc, bạn sẽ đạt đến giới hạn 1GB của tài khoản Google miễn phí

3 Tải file lên Google Docs từ Explorer

Bạn có thể dùng phần mềm DocList Uploader để tải hàng loạt file lên Google Docs thay vì tự tay upload từ file một Chỉ đơn giản là chạy ứng dụng, đăng nhập vào tài khoảng Google của bạn là bạn đã có thể

upload file bằng cách kéo-thả Bạn cũng có thể tải nhiều file từ Google Docs về máy tính với cách tương tự

4 Đồng bộ Outlook với Google Calendar và Gmail

Trong bài viết này, chúng ta chủ yếu tập trung vào google Docs,

nhưng cũng không thể nhắc đến việc đồng bộ Outlook với các ứng dụng của Google Bạn có thể cài đặt Outlook dùng chế độ IMAP hoặc POP3 để có thể tương thích tối đa với Gmail và Google Calendar Bạn cũng có thể dùng ứng dụng Google Calendar Sync để đồng bộ lịch giữa hai dịch vụ nếu ngại cài đặt các thông số

5 Dùng các add-on của Google Apps

Google Apps Marketplace cung cấp cho bạn nhiều ứng dụng để dùng với tên miền Google Apps của bạn, do đó, bạn có thể nhanh chóng thêm vào những tùy chọn làm việc chung, chẳng hạn như ứng dụng GQueues, một ứng dụng quản lí công việc tích hợp tối đa cho Google

Calendar vá Google Apps Với ứng dụng Gbridge, bạn có thể cài đặt VPN để chia sẻ file từ xa, Manymoon cung cấp chức năng tương tự như lại miễn phí

Hi vọng với những mẹo vặt trên, việc chia sẻ và biên tập tài liệu trực tuyến của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn

Sao chép thư trong Microsoft outlook từ máy này sang máy khác

Tuy cùng là sản phẩm của Microsoft nhưng cách sao chép thư từ máy này sang máy khác của Microsoft Outlook lại hoàn toàn khác hẳn với Outlook Express

Tại máy nguồn:

Ví dụ bạn tải thư ở máy cơ quan hoặc máy ở tiệm net

- Mở Microsoft Outlook lên, vào File > Import and Export Trong cửa sổ hiện ra, bạn chọn mục Export to a file rồi nhấn Next

- Chọn tiếp Personal Folder File (.pst) > Next Bây giờ, bạn hãy bấm chọn mục Inbox trong cửa sổ hiện ra và nhấn nút Next, bấm phím Browse rồi lựa chọn chỗ lưu file lưu trữ thư inbox, nhớ đặt tên cho file này để khỏi lộn

- Trong dòng Options, bạn đánh chọn rồi nhấn Replace duplicates

with item exported rồi nhấn Finish

- Trong Encryption Setting, bạn chọn mục No Encryption để giữ nguyên các lá thư mà không nén lại Và khi chọn thiết lập này, có thể dung lượng file lữu trữ inbox sẽ tăng lên nhưng bù lại, các lá thư sẽ được bảo vệ tốt hơn và giữ nguyên dạng ban đầu khi tải về

và sao chép qua máy khác

- Nếu muốn bảo mật các lá thư của mình, trong dòng Password bạn điền mật mã bảo vệ vào hai ô Password và Verify Password

- Bây giờ, bạn hãy bấm OK để chương trình tạo file lưu trữ inbox cho bạn

Tại máy đích:

- Copy file lưu trữ inbox về máy đích (ví dụ máy ở nhà của bạn) rồi mở Microsoft outlook lên

- Vào File> Import and Export…, chọn Import from another

program or file rồi nhấn nút Next

- Chọn tiếp Personal Folder File (.pst) > Next

- Bấm Browse rồi lựa file lưu trữ inbox vừa đem về Chọn Next > Finish

Ngay lập tức, các thư sẽ được phục hồi một cách chính xác và hoàn chỉnh

GO Contact Sync: đồng bộ danh bạ Gmail và MS Outlook

Không giữ được danh sách email liên lạc là điểm bất tiện nhất khi thiết lập tài khoản IMAP/POP3 để sử dụng Gmail trong Microsoft Outlook Nếu không biết cách xuất danh bạ từ Gmail thành file *.csv rồi nhập vào Microsoft Outlook, GO Contact Sync sẽ rất hữu ích với bạn.

GO Contact Sync giúp bạn đồng bộ danh bạ giữa Gmail và Microsoft Outlook rất dễ dàng và nhanh chóng Qua đó, việc gửi thư cho những người quen cũ bằng tài khoản Gmail thiết lập trong Microsoft Outlook

sẽ thuận tiện hơn rất nhiều

GO Contact Sync là phần mềm miễn phí, mã nguồn mở, dung lượng 1,08MB, tải tại đây (tương thích với mọi phiên bản Windows và

Microsoft Outlook 2003/2007/2010 Beta)

Sau khi cài đặt, bạn kích hoạt GO Contact Sync thông qua shortcut trên Start menu > All Programs Trong giao diện chính của GO

Contact Sync, dưới trường Google Account, bạn nhập tên và mật

khẩu đăng nhập tài khoản Gmail đã thiết lập trong Microsoft Outlook

vào hai hộp Username và Password

Tiếp đến, bạn điền tên tùy thích cho phiên đồng bộ danh bạ vào

hộp Sync Profile dưới trường Sysc Options

Khung phía dưới gồm năm tùy chọn đồng bộ danh bạ giữa Microsoft

Outlook và Gmail khác nhau: Merge Prompt (đồng bộ danh bạ hai

chiều và hiện hộp thoại hỏi bạn cách xử trí nếu phát hiện địa chỉ email

bị trùng lúc cập nhật), Merge Outlook Wins (đồng bộ danh bạ hai chiều và sẽ chéo đè lên địa chỉ email bị trùng của Gmail), Merge

Google Wins (đồng bộ danh bạ hai chiều và sẽ chép đè lên địa chỉ email bị trùng của Microsoft Outlook), Outlook To Google Only (chỉ đồng bộ danh bạ theo chiều từ Microsoft Outlook sang Gmail), Google

To Outlook Only (chỉ đồng bộ danh bạ theo chiều từ Gmail sang

Microsoft Outlook)

Khai báo tài khoản Gmail và chọn chế độ đồng bộ danh bạ

Ở đây, do chỉ cần chuyển danh bạ từ Gmail sang Microsoft Outlook nên

hãy đánh dấu chọn Google To Outlook Only

Dưới trường Automization, nếu đánh dấu tùy chọn Auto Sysc thay vì bấm nút Sync, quá trình đồng bộ danh bạ sẽ diễn ra và tự động lặp lại sau khoảng thời gian do bạn xác định trong hộp Sync Interval (mặc

định là 120 phút)