Giao. trinh Word 2000 doc

Định dạng kiểu chữ cho văn bản:Việc định dạng văn bản có thể đợc thực hiện thông qua việc sử dụng lệnh trong thực đơn hoặc trực tiếp từ các nút lệnh trên thanh công cụ.. Trớc hết, phải l

Phần thứ nhất

Chơng trình soạn thảo văn bản

MicroSoft Word 2000

Bài mở đầuLàm quen với MicroSoft Office Word 2000

MicroSoft Office Word (gọi tắt là Word) là một trong “Văn phòng tứ bảo”,

nó sánh vai cùng với MicroSoft Excel, MicroSoft Access và MicroSoft Power Point tạo thành Office - một bộ chơng trình phần mềm đầy đủ và tuyệt hảo trong mọi công việc văn phòng

MicroSoft Word đảm nhận chức năng soạn thảo văn bản, chạy trên môi ờng Windows Nó không ngừng đợc nâng cấp, cải tiến và hoàn thiện dần qua các phiên bản, phiên bản gần đây nhất là Office XP

tr-1 Khởi động và thoát khỏi chơng trình

a Khởi động:

- Cách 1: Bấm kép vào biểu tợng của chơng trình trên màn hình nền

- Cách 2: Chọn Start - Programs - MicroSoft Word

b Thoát:

- Bấm vào nút lệnh X - (Close) ở góc trên bên phải của cửa sổ chơng trình

- Chọn File - Exit

2 Tuỳ biến cửa sổ làm việc:

a Làm ẩn hiện các thanh công cụ

- Cách 1: Chọn View - Toolbars rồi bấm vào tên của thanh công cụ cần ẩn

hay hiện

- Cách 2: Đa trỏ chuột lên vị trí bất kỳ trên thanh menu, bấm nút phải chuột

rồi chọn tên thanh công cụ cần ẩn hay hiện

Các thanh công cụ thờng dợc sử dụng là Standard (thanh công cụ chuẩn); Formating (thanh công cụ định dạng); Drawing (thanh công cụ vẽ)

b Di chuyển các thanh công cụ:

Đa chuột vào chỗ trống trên thanh công cụ, giữ nút trái và kéo đến vị trí mới Ngoài việc làm ẩn hiện và di chuyển các thanh công cụ, chúng ta còn có thể

bổ sung hoặc gỡ bỏ các nút trên thanh công cụ

3 Các thao tác với tập tin văn bản.

- Shift + End : Đánh dấu từ vị trí con trỏ đến cuối dòng

- Shift + Home : Đánh dấu từ vị trí con trỏ đến đầu dòng

- Shift + phím mũi tên : Đánh dấu từng ký tự hoặc từng dòng

- Ctrl + Shift + End : Đánh dấu từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản

- Ctrl + Shift + Home : Đánh dấu từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản

- Ctrl + A : Đánh dấu toàn bộ văn bản

* Bằng chuột:

Giữ nút trái chuột và rê qua những vị trí cần đánh dấu

b Định dạng kiểu chữ cho văn bản:

Việc định dạng văn bản có thể đợc thực hiện thông qua việc sử dụng lệnh trong thực đơn hoặc trực tiếp từ các nút lệnh trên thanh công cụ

Trớc hết, phải lu ý bôi đen đoạn văn bản cần định dạng

* Vào Format - Font, hộp thoại Font hiện ra, trong đó tại phiếu chọn Font:

- Font : Cho phép chọn các kiểu chữ khác nhau, những kiểu chữ đối

với tiếng Việt có dấu đều đợc bắt đầu bằng Vn, nếu có thêm chữ H ở phía sau là kiểu chữ in hoa

- Font Style : Dáng chữ (chuẩn, nghiêng, đậm, đậm nghiêng)

- Size : Chọn kích cỡ ch

- Font Color : Chọn màu sắc

- Under Line Style : Kiểu đờng gạch chân

 Ngoài ra, có thể tham khảo thêm cách chọn khoảng cách giữa các ký tự trong

phiếu chọn Character Spacing và một số hiệu ứng đặc biệt trong phiếu chọn Text Effects.

Nhấp OK để xác nhận đồng ý, Cancel để huỷ bỏ thao tác này

* Bạn có thể thực hiện nhanh các thao tác vừa nêu bằng cách sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ Formating

+ Bấm vào nút lệnh (Align Right) hoặc Ctrl + R để căn theo lề phải.

+ Bấm vào nút lệnh (Justify) hoặc Ctrl + J để căn thẳng ở cả hai mép lề.+ Bấm vào nút lệnh (Increase Indent) hoặc Ctrl + M để đẩy đoạn văn bản dịch sang phải một Tab (mặc định là 1,27cm)

+ Bấm vào nút lệnh (Decrease Indent) hoặc Ctrl + Shift + M để đẩy đoạn văn bản đi lùi về phía lề trái từng Tab

Bài 2.

Thao tác trình bày trang văn bản

1 Thiết kế trang in.

Chọn lệnh File - Page Setup, hộp thoại Page Setup hiện ra:

b Tại phiếu chọn Paper Size:

- Paper Size : Chọn cỡ giấy phù hợp với cỡ giấy dùng để in văn bản

(khổ giấy in thông dụng là A4)

- Orientation : Chọn hớng in, với Portrait (in theo chiều dọc) và

Lanscape (in theo chiều ngang)

2 Thao tác với đoạn văn bản - Kỹ thuật dàn trang.

Đánh dấu đoạn văn bản, chọn Format - Paragraph, trong đó:

- Alignment : Căn lề, trong đó có 4 sự lựa chọn tơng ứng với 4 nút lệnh đã

giới thiệu ở bài 1

- Indentation : Khoảng cách của đoạn văn bản đó so với lề trái (Left) và lề

phải (Right)

- Special : Chọn cho dòng đầu thụt vào (First Line) hoặc các dòng còn

lại thụt vào (Hanging) khoảng cách đợc xác định trong ô By

- Spacing : Khoảng cách giữa các đoạn, trong đó:

+ Before : Khoảng cách của đoạn đợc chọn với đoạn trớc nó

+ After : Khoảng cách của đoạn đợc chọn với đoạn sau nó

- Line Spacing : Khoảng cách các dòng, có thể chọn theo tỷ lệ gấp rỡi

(1.5lines), gấp đôi (Double) hay chọn theo đơn vị điểm pt.Khung At ở bên cạnh để nhập vào tỷ lệ hoặc khoảng cách tuỳ ý, chẳng hạn nếu muốn giãn dòng với tỷ lệ 1.3 lần, ta chọn Multiple 1.3

Nhấp vào OK để xác nhận

3 Xem trớc khi in.

Word cung cấp một công cụ giúp ta hình dung một cách rõ nét hơn văn bản

mà ta đang soạn thảo, nhằm kịp thời có những chỉnh sửa cần thiết trớc khi quyết

định đa văn bản ra giấy

Chọn File - Print Preview, trong đó:

- Nút để chuyển đổi giữa hai chế độ xem và soạn thảo

- Nút cho hiện một trang hiện tại

- Nút tiếp theo cho phép hiện nhiều trang đồng thời

Có thể lựa chọn tỷ lệ zoom, bật tắt thớc, co đoạn văn bản vừa vặn trong một trang, zoom đầy màn hình ở các nút lệnh tiếp theo

Bấm Close để thoát khỏi chế độ này

Bài 3Các kỹ năng biên tập văn bản.

- Gõ từ cần tìm vào khung Find what

- Gõ từ sẽ thay thế vào khung Replace with

Lựa chọn:

+ Replace : Đồng ý thay thế từ vừa tìm đợc

+ Replace All : Đồng ý thay thế tất cả các từ tìm đợc

+ Find Next : Bỏ qua từ vừa tìm đợc và tìm từ tiếp theo

+ More : Đa thêm thông tin về cách tìm kiếm và thay thế

4 Thiết lập các điểm mốc dừng con trỏ (Tab)

Chọn Fomat - Tab, trong đó:

- Tab stop position : Nhập độ dài bớc nhảy (cm)

- Alignment : Chọn kiểu Tab (Trái, giữa, phải)

- Leader : Thuộc tính tạo vệt chân bớc nhảy

Bấm vào Set để xác nhận điểm Tab vừa chọn; Clear để gỡ bỏ điểm Tab

Bài 4Chèn các đối tợng đặc biệt vào văn bản

1- Chèn ký tự đặc biệt

Xác định điểm chèn, vào Insert - Symbol:

Lựa chọn bảng ký tự trong khung Font (Symbol hay Wingdings), bấm kép vào ký tự cần chèn

Với những ký tự cần chèn thờng xuyên trong văn bản, hãy định nghĩa nó bằng tổ hợp phím tuỳ chọn, bấm vào Shortcut Key để thực hiện

2- Chèn công thức toán học phức tạp

Chọn Insert - Object, lựa chọn công cụ MicroSoft Equation 3.0 - OK

Bấm chuột vào các nút chứa các ký tự, ký hiệu đặc biệt trên thanh công cụ Equation để lựa chọn

3- Chèn hình ảnh.

Chọn Insert - Picture - Clipart để chèn các hình ảnh do Word cung cấp.Chọn Insert - Picture - From File nếu bạn có các File hình ảnh đợc cất giữ trong một th mục nào đó

Chọn nhóm hình ảnh và lựa chọn hình ảnh cần chèn

*Định dạng thuộc tính cho hình ảnh:

Bấm chuột vào hình ảnh để làm xuất hiện thanh công cụ Picture, trên đó chứa các nút lệnh giúp ta định dạng các thuộc tính cho hình ảnh Trong đó cần quan tâm nhất đến nút lệnh Text Wrapping, nút lệnh cho phép chọn cách thức

đặt hình ảnh trong văn bản Khi cha chọn thuộc tính này, hình ảnh đợc coi nh một ký tự, sau khi chọn bất kỳ một thuộc tính nào trong nút lệnh này, hình ảnh

sẽ chính thức trở thành một đối tợng, và ta có thể dễ dàng thay đổi kích thớc hay

di chuyển nó đến các vị trí khác nhau trong văn bản bằng thao tác Kéo và Thả

4- Chèn chữ nghệ thuật

Chọn Insert - Picture - WordArt

Chọn mẫu khối chữ trong khung Word Art Gallery - OK

Nhập nội dung khối chữ trong khung Edit WordArt Text, chọn Font chữ rồi bấm vào OK để xác nhận

Thanh công cụ WordArt xuất hiện đồng thời mỗi khi khối chữ đợc chọn, trên đó chứa các nút lệnh dùng để thay đổi thuộc tính, nội dung của khối chữ:

Bài 5 ứng dụng một số thao tác tự động trong soạn

thảo văn bản

1 Tạo đoạn văn bản tự động.

- Tạo và định dạng hoàn chỉnh đoạn văn bản mẫu

- Bôi đen, chọn Insert - Auto Text - Auto Text

- Nhập vào khung "Enter AutoText entries here" một vài ký tự dễ nhớ, chẳng hạn tên của bạn, rồi chọn Add để xác nhận

Lần sau, bạn sẽ không mất công tạo lập lại đoạn văn bản giống nh vậy nữa,

mà chỉ cần gõ tên của mình, rồi nhấn phím F3

2 Đặt chế độ gõ tắt.

Chọn Tools - Auto Correct

Nhập ký hiệu gõ tắt trong khung Replace; Nhập từ đầy đủ trong khung With, chọn Add để xác nhận

Lu ý check vào lựa chọn "Reaplace text as you type"

Trong khi soạn thảo văn bản, các từ đầy đủ sẽ tự động xuất hiện ngay sau khi ta gõ các ký hiệu viết tắt

3 Đánh số thứ tự và ký tự đặc biệt đầu dòng.

- Xác định các đoạn văn bản cùng cấp, bôi đen

- Chọn Format - Bullets And Numberings, trong đó:

+ Chọn Bulleted nếu muốn sử dụng các ký tự đặc biệt

+ Chọn Numbered nếu muốn sử dụng các số hay các chữ cái…

Có thể sử dụng các mẫu cho trớc hoặc bấm vào nút Customize để có sự lựa chọn đa dạng hơn

Bài 6 Thao tác với bảng biểu

1 Chèn một bảng biểu mới

Đặt con trỏ tại vị trí bắt đầu bảng biểu, chọn Table - Insert Table

Chọn số cột cho bảng trong khung Number of columns

Chọn số dòng cho bảng trong khung Number of rows

Bấm OK để xác nhận

Sau khi chèn xong, độ rộng của các cột và các dòng bằng nhau, tuỳ vào từng bảng biểu, ta thực hiện thao tác điều chỉnh nh sau:

- Đa trỏ chuột vào đờng kẻ dọc và kéo về hai phía để tăng giảm độ rộng cột

- Độ rộng dòng thờng đợc xác định bằng cách chọn khoảng cách giữa các

đoạn (Spacing) hoặc tỷ lệ giãn dòng (Line Spacing) trong hộp thoại Paragraph (Đã giới thiệu ở bài 2)

 Chỉ điều chỉnh độ rộng cột đến một mức độ tơng đối, sau đó tiến hành

nhập dữ liệu cho bảng biểu, sau khi nhập xong mới điều chỉnh lại một lần nữa cho hợp lý.

2 Thao tác định dạng bảng biểu.

Bấm vào nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn để làm xuất hiện thanh công

cụ Tables and Borders, bấm chuột vào nút lệnh đầu tiên để đa trỏ chuột về trạng thái bình thờng Trên thanh công cụ này có các nút lệnh để thực hiện các thao

tác nh: Kẻ lại đờng viền khung, liên kết và phân tách ô, căn chỉnh dữ liệu trong

ô, sắp xếp dữ liệu ở các cột…

Nếu sử dụng Menu, ta thực hiện nh sau:

- Liên kết các ô: Bôi đen các ô cần liên kết, chọn Table - Merge Cells

- Phân tách ô: Đặt con trỏ vào ô cần phân tách, chọn Table - Split Cell, chọn

số cột, số hàng cần chia, nhấp OK

- Kẻ lại viền khung: Bôi đen bảng biểu cần kẻ khung, chọn Format - Borders and Shading, trong mục Setting chọn Grid rồi lần lợt lựa chọn kiểu viền cho các đờng khác nhau trong bảng

3 Chèn và xoá bảng biểu, cột, dòng, ô.

* Chọn Table - Insert và lựa chọn:

- Columns to the Left : Chèn thêm cột vào bên trái cột đang chọn

- Columns to the Right : Chèn thêm cột vào bên phải cột đang chọn

- Rows Above : Chèn thêm dòng phía trên dòng đang chọn

- Rows Below : Chèn thêm dòng vào phía dới dòng đang chọn

* Muốn xoá, xác định bảng, cột, dòng, ô cấn xoá, bấm vào Table - Delete

và lựa chọn

Bài 7Trình bày văn bản dạng cột báo.

1 Thao tác chia cột báo

- Biệt lập đoạn văn bản cần chia cột (chừa ra một dòng trống phía sau)

- Bôi đen (bôi đen vừa vặn), chọn Format - Columns

- Presets : Chọn cách chia cột

- Number of Columns : Số các cột

- Width and Spacing : Độ rộng cột và khoảng cách giữa 2 cột

- Check vào lựa chọn "Line between" nếu cần xuất hiện đờng kẻ giữa 2 cộtNhấp OK để xác nhận

2- Tạo chữ to đầu đoạn:

Bôi đen chữ đầu đoạn, chọn Format - Drop Cap

- Position : Vị trí đặt chữ

- Options : Chọn thuộc tính kiểu chữ (Font), số dòng đặt chữ (Lines to drop),

khoảng cách từ chữ to đến chữ tiếp theo

3- Chèn hộp chứa văn bản Text Box

Chọn Insert - Text Box, giữ nút trái chuột và kéo cho đến khi đạt đợc kích thớc mong muốn, ta sẽ đợc một hộp chứa văn bản

Việc thay đổi kích thớc hay di chuyển khung Text Box đợc thực hiện tơng

tự nh đối với hình ảnh, chữ nghệ thuật (đã giới thiệu ở bài 4)

Có thể lựa chọn màu sắc nền, màu sắc đờng viền khung và độ lớn của nét viền khung thông qua các nút lệnh trên thanh công cụ vẽ

Bài 8 Công cụ vẽ hình của Word

1- Thiết lập môi trờng vẽ

Chọn Draw - Grid

- Display gridlines on screen : Hiển thị lới trên màn hình

+ Vertical every : Chiều dọc mắt lới

+ Horizontal every : Chiều ngang mắt lới

- Snap object to grid : Bắt dính đối tợng theo lới

- Snap object to object : Bắt dính hai đối tợng với nhau

Việc đặt lới sẽ cho phép vẽ các đối tợng, định khoảng cách giữa các đối ợng hoặc di chuyển vị trí của chúng một cách chính xác

t-2- Các lệnh vẽ cơ bản

- Line : Vẽ đờng thẳng

- Arrow : Vẽ mũi tên

- Rectange : Vẽ hình chữ nhật (đè Shift trong khi vẽ để có hình vuông)

- Elipse : Vẽ hình Elip (đè Shift trong khi vẽ để có hình tròn)

- AutoShapes : Chọn các hình vẽ mẫu tự động

- Chọn AutoShapes - Lines:

+ Curve : Vẽ các đờng cong

+ Freeform : Vẽ các đờng thẳng nối tiếp nhau

+ Scribble : Vẽ kiểu nét bút

3- Định dạng đối tợng vẽ

Chọn Format - AutoShapes hoặc bấm kép vào đối tợng, trong đó:

- Color and Lines : Chọn màu sắc nền, màu sắc đờng viền, kiểu viền và độ

lớn của đờng viền

- Size : Chọn chính xác kích thớc của đối tợng, chọn góc xoay

đối tợng

- Layout : Cách thức đặt đối tợng trong văn bản

4- Hiệu chỉnh đối tợng vẽ

Đánh dấu đối tợng và bấm vào Draw để lựa chọn:

- Group : Nhóm hai hay nhiều đối tợng với nhau

- Ungroup : Bỏ nhóm

- Regroup : Kết nhóm trở lại

- Order : Đa đối tợng lên trớc hay sau đối tợng khác

- Rotate or Flip : Xoay hay lật đối tợng

- Edit Points : Biên tập lại các điểm của đờng đa tuyến

Chẳng hạn vào một buổi sáng khi đến cơ quan, ngài Giám đốc khó tính giao cho bạn in 500 giấy mời để gửi đến 500 vị khách hàng của Công ty để giao cho phòng Tiếp thị vào đầu giờ chiều Bạn sẽ xoay xở thế nào nếu cha biết in trộn là gì? Nếu nh cha nắm đợc "tuyệt chiêu" này thì bạn chẳng còn cách nào là phải đi thuê, hoặc giả nghe ngài Giám đốc quở trách, còn khi đã qua BACHKHOA7, bạn sẽ có 3 tiếng đồng hồ còn lại của buổi sáng để uống Cafe và tán gẫu.

2- Các bớc tiến hành:

Trớc hết hãy tạo ra mẫu giấy mời và định dạng cho thật đẹp

Click vào Tools - Mail Merge, chọn Create - Form Letters - Active Windows

Chọn Get Data nếu cha có tập tin dữ liệu (chẳng hạn ở đây là danh bảng danh sách 500 vị khách mời), nếu đã có tệp này trên đĩa thì chọn Open Data Source để mở tệp này ra

Trong trờng hợp phải chọn Get Data, bấm liên tục vào Remove Field Name

để xoá hết các trờng có sẵn trong danh sách trờng, sau đó nhập các tên trờng mới (tên khách hàng, địa chỉ, ) - Tên trờng dài không quá 25 ký tự, không chứa khoảng trắng, dấu tiếng Việt, ký tự đầu tiên phải là chữ cái Khi đã nhập xong danh sách các trờng, chọn OK và đặt tên cho tệp này

Chọn Edit Data Source để nhập dữ liệu vào tệp trên theo kiểu Form, có thể chọn chế độ nhập theo kiểu bảng biểu bằng cách chọn View Data Source Nhập xong chọn OK

Thanh công cụ Mail Merge xuất hiện, trên đó:

Insert Merge Field : Chèn tên trờng vào vị trí con trỏ

Merge to new Document : Trộn thành một tệp mới

Merge to Printer : Trộn và chuyển dữ liệu cho máy in

Find Record : Tìm một bản ghi

Edit Data Source : Sửa tập tin dữ liệu

Bài 10 Thao tác với một tệp văn bản nhiều trang

1- Chèn số trang tự động

Chọn Insert - Page Numbers, trong đó:

Position : Chọn vị trí đánh số trang đầu trang hay cuối trang

Alignment : Chọn vị trí đặt số trang (trái, phải, hay giữa trang)

Bỏ dấu check trong mục "Show number on first page" nếu không muốn số trang hiện ở trang đầu tiên

Chọn Format để định dạng kiểu số trang, chọn số bắt đầu

2- Soạn thảo tiêu đề đầu trang và cuối trang

Chọn View - Header and Footer

Nhập nội dung cho tiêu đề đầu và cuối trang và định dạng

ở chế độ này, có thể chèn số trang tự động, chèn ngày tháng của hệ thống

Có thể chọn tiêu đề thống nhất cho tất cả các trang, chọn tiêu đề không giống nhau giữa trang chẵn và trang lẻ

3- Ngắt trang

Ngắt trang hay còn gọi là ngắt cứng, là thao tác quan trọng trong việc xử lý các văn bản có nhiều trang Nếu không bạn có thể gặp phiền phức trong quá trình định dạng, các trang có thể bị lẫn lộn nhau khi bạn thay đổi khoảng cách các đoạn văn bản hay chọn lại tỷ lệ giãn dòng

Đặt con trỏ vào vị trí cần ngắt, đè phím Ctrl và Enter