NỘI DUNG GỒM : TẠO 1 BẢNG TÍNH CĂN BẢN – KHỞI ĐỘNG MỘT SỐ BẢNG TÍNH MỚI – BỔ SUNG CÁC TIÊU ĐỀ CỘT – THÊM DỮ LIỆU – CHỈNH SỬA DỮ LIỆU – THAM CHIẾU R1C1 – ĐỊNH HƯỚNG TRONG EXCEL I.TẠO 1 B
Trang 1BÀI 11 NGÀY 7.12.2009 SOẠN THEO KS NGUYỄN MINH ĐỨC
BỘ SÁCH MICROSOFT OFFICE CỦA KS NGUYỄN MINH ĐỨC VIẾT RẤT CHI TIẾT – RẤT HAY TƯƠNG DƯƠNG VỚI SÁCH CỦA KS NGUYỄN TRƯỜNG SINH NAY NGƯNG XUẤT BẢN ĐÓ LÀ QUYỂN : “ HƯỚNG DẪN HỌC NHANH VÀ DỄ DÀNG EXCEL 2007 “ GIÁ BÌA
74 NGÀN NHƯNG NẾU MUA TẠI 2 HIỆU SÁCH ĐÃ GIỚI THIỆU SẼ BỚT 25-30% UTBINH ĐÃ THAM KHẢO SÁCH NÀY VÀ SOẠN BÀI VIẾT CUNG CẤP CHO CÁC BẠN TỰ HỌC NHƯ UTBINH VẬY CÓ LẺ MỘT SỐ CHI TIẾT KHÔNG CẦN THIẾT NHƯNG VÌ THẤY CÁI NÀO CŨNG CẦN NÊN BỔ SUNG LUÔN VÀO ĐÂY NỘI DUNG GỒM : TẠO 1 BẢNG TÍNH CĂN BẢN – KHỞI ĐỘNG MỘT SỐ BẢNG TÍNH MỚI – BỔ SUNG CÁC TIÊU ĐỀ CỘT – THÊM DỮ LIỆU – CHỈNH SỬA DỮ LIỆU – THAM CHIẾU R1C1 – ĐỊNH HƯỚNG TRONG EXCEL
I.TẠO 1 BẢNG TÍNH CĂN BẢN
Lần đầu tiên khởi động Excel , nó hiển thị cho bạn một Bảng Tính trống và mới Một Bảng Tính gồm các Ô , ở đâu bạn gỏ nhập thông tin và công thức Nó chiếm hầu hết Cửa Sổ Lưới Ô là phần quan trọng trong cửa sổ Excel , đây là nơi bạn thực hiện hầu hết các công việc : Nhập dữ liệu , viết công thức , xem kết quả
Lưới chia Bảng Tình thành các Hàng ( Có các mẫu Tự A,B,C , ) và các Cột ( Có các con số 1 ,2 ,3 , ).
Đơn vị nhỏ nhất trong Bảng Tính là Ô Các Ô là nơi giao nhau giữa Hàng
và Cột Địa chỉ Ô C6 là giao nhau của Cộ thứ 3 và Hàng thứ 6 Ô có Hình chữ nhật Excel cho phép bạn gỏ khoảng 32.000 ký tự vào trong này
Một Bảng Tính có thể giữ 16.000 và 1 Triệu Hàng Mỗi 1 File Bảng Tính có thể có một số Trang Bảng Tính vô hạn
Khi bạn nhập thông tin , bạn nhập nó vào mỗi lần 1 Ô Bạn không cần phải tuân theo thứ tự xác lập nào Ví dụ , bắt đầu gỏ nhập vào Ô A4 mà không phải bận tâm đến bất cứ dữ liệu nào trong các Ô xuất hiện ở những Hàng trước đó
Ô hiện hành là Ô C6 Ô này có Khung viền màu đen sậm Mậu tự Cột và Số Thứ tự Hàng tương Ứng được tô màu vàng Thanh công thức báo cho bạn địa chỉ của Ô đang hoạt động
Trang 2 Bạn có 26 Cột được đặt tên theo mẫu tự từ A đến Z Sau Cột Z sẽ được đặt tên tiếp theo là AA – AB – AC cho đến AZ và sau đó là BA – BB – BC Tất cả
có 256 Cột (COLUMN) và 65.536 Dòng ( ROW )
1 KHỞI ĐỘNG MỘT SỐ BẢNG TÍNH MỚI :
Khi bạn nhấp Shortcut của Chương Trình Excel tại Desktop , nó mở ra 1 File Bảng Tính Nếu bạn muốn tạo một số bảng Tính khác , chỉ cần nhấp Nút Office > New
> Blank and Recent > Create Nó hiện ra một Bảng Tính Trống và Mới
Một số Bảng Tính là một tập hợp một hoặc nhiều Trang Bảng Tính Sự phân biệt này không quan trọng bởi vì bạn chỉ cần sử dụng Một Trang bảng Tính trong mỗi số Bảng Tính do mình tạo ra
2 BỔ SUNG CÁC TIÊU ĐỀ CỘT :
Bạn nên tạo một Trang Bảng Tính mà mỗi cột được tạo một Tiêu Đề ngay
cà Trang Bảng Tính đơn giản nhất
Ví dụ : Tạo Trang Bảng Tính lưu trữ danh sách Mail có 6 Cột
Thông tin mà bạn đưa vào trong Bảng Tính không cần phải sít xao , theo các Cột thứ tự Không có gì ngăn cản bạn bắt đầu nhập con số và Text trong các ô ngẫu nhiện Tuy nhiên , huầ hết các trang Bảng Tính trong Excel đều THỐNG NHẤT MỘT VÀI LOẠI BẢNG bởi vì đó là cách dễ dàng và hiệu quả nhất để xử lý một lượng lớn thong tin có cấu trúc
Một Trang Bảng Tính Hồ Sơ của Vụ Mua Bán , bạn phải có 3 Tiêu Đề sau : Date Purchased ( Ngày bán hàng ) – Items ( tên sản phẩm ) – Price ( Giá
cả )
Dộ Rộng của 1 Cột ( Column Width ) : Không thật sự phản ảnh cho biết có bao nhiêu Ký Tự ( Hoặc Mẫu Tự ) trong 1 Ô Excel 2007 sử dụng các Font chữ Tỷ lệ ( Ký tự W có độ rộng hơn ký tự I ) Độ rộng chuẩn của 1 Cột là
Trang 38,43 ký tự Khi bạn rê để mở rộng Cột , một Tooltip xuất hiện cho biết kích thước ký tự và độ rộng
3 THÊM DỮ LIỆU :
Bạn bắt dầu thêm dữ liệu vào các Hàng bên dưới Tiêu Đề Cột Ví dụ : Cột 1 dành cho Ngày , tháng – Cột 2 dành cho Text , Cột 3 dành cho số Hãy nhớ Excel không đưa ra bất cứ quy tắc nào để bạn gỏ nhập vì vậy bạn cũng có thể gỏ Text trong cột Price ( Giá cả ) Nhưng nếu bạn không giữ được tính nhất quán trong mỗi cột thì bạn không thể dễ dàng phân tích ( hoặc hiểu được ) thông tin sau này
II.CHỈNH SỬA DỮ LIỆU :
Khi gỏ nhập trong 1 Ô , Excel xóa nội dung đã có trước trong Ô đó Bạn cũng có thể xóa nội dung trong 1 Ô bằng cách chọn nó rồi nhấn Phím Delete
Đặt Ô trong chế độ chỉnh sửa bằng cách nhấp Phím F2 ( Hoặc nhấp Đúp vào Ô cần chỉnh sửa ) > Khi đó có con trỏ xuất hiện , dùng phím Mủi tên để
di chuyển ngang qua Text và gỏ thực hiện các thay đổi > Xong nhấn Phím Enter để xác nhận chỉnh sửa hoặc Phím Esc để bỏ qua việc chỉnh sửa và lấy lại giá trị cũ trong Ô hoặc nhấp Phím F2 lần nửa rồi chuyển sang Ô mới
Khi bạn đang ở trong chế độ Edit , Excel không cho bạn di chuyển sang Ô khác Nếu không phải trong chề độ Edit , khi bạn dùng Phím Mủi tên nó sẽ nhảy sang Ô khác
Bạn có thể nhấp Phím Mủi tên Undo nhiều lần để trở lại tình trạng trước đó
Khi nhập dữ liệu dài , bạn thấy Dữ liệu của Ô kế tiếp phủ lấp lên dữ liệu đang gỏ Bạn nên nới rộng Cột đang gỏ để thấy toàn bộ dữ liệu trong Ô
Trong 1 Ô bạn có thể nhập được nhiều Dòng văn bản như mong muốn Mỗi khi muốn tạo 1 Dòng mới bạn nhấp Alt và nhấn Enter để xuống dòng
và bắt đầu gỏ nhập Sau khi hoàn tất bạn nới rộng hay thu hẹp cột lại Dưới đây là một số ví dụ :
Trang 4SỬ DỤNG KIỂU THAM CHIẾU R1C1 :
Hầu hết đều biết các Cột thì theo mẫu tự và các Dòng thì theo Con số Hệ thống này giúp các bạn dễ dàng hiểu được sự khác biệt giữa 2 bảng Tính Nó cho phép
Trang 5Tuy nhiên Excel cũng cho phép bạn sử dụng một hệ thống địa chỉ khác được gọi
là R1C1 Trong hệ thống này các Cột và Hàng đều được nhận biết bằng Con Số
Ô A10 nay thành Ô R10C1 ( Đọc là Hàng 10 Cột 1 ) Thứ tự này đảo ngược với định nghĩa Ô quy ước Định nghĩa này không được phổ biến lắm Nhưng nó trở nên hữu dụng khi bạn cần xử lý các bảng Tính có trên 26 Cột và nó bắt đầu xử dụng lại mẫu tự AA , AB , AC để nhận biết các Cột Phương pháp này có thể trở nên kỳ quặc Ví dụ bạn tìm Ô AX1 thì bạn không thể nhận biết rõ rằng Ô này nằm trong Cột 50 Địa chỉ Ô R1C1 dùng trong trường hợp này là R1C50 và bạn hiểu ngay nơi để tìm Ô
Để sử dụng R1C1 , bạn vào : Nút Office/Excel Options/Formulas/Chọn R1C1 reference style.
R1C1 là một cài đặt chuyên biệt File Có nghĩa là một người nào đó gởi cho bạn
1 bảng Tính đã lưu với R1C1 thì bạn sẽ xem thấy các địa chỉ Ô R1C1 lúc mở File
đó bất kể kiểu Ô nào bạn đang dùng trong bảng Tính của mình
III.ĐỊNH HƯỚNG TRONG EXCEL
1 SỬ DỤNG PHÍM :
Di chuyển từ Ô này sang Ô kia có 2 cách : Sử dụng Phím Mủi Tên mỗi lần nhấp
là sang 1 Ô bất cứ chiều nào – Nha[61 lên 1 Ô bằng cú nhấp chuột
Bạn có thể sử dụng Tổ Hợp Phím Tắt để xử lý công việc nhanh chóng hơn Tổ Hợp Phím Tắt có Home thường hữu dụng nhất , nó đưa bạn về pần đầu của 1 Háng hoặc bên trên cùng của Bảng Tính
Cách nhấp Phím : Tổ hợp Phím Tắt có dấu + phải được nhấp vào cùng lúc Ví
dụ : Ctrl+Home : Bạn giữ Phím Ctrl rồi nhấp Phím Home Tổ hợp Phím
End,Home : Nhấp Phím End trước , nhả nó ra , rồi nhấp Phím Home
CÁC TỔ HỢP PHÍM TẮT
( Hoặc Tab ) Di chuyển 1 Ô sang Phải
( Hoặc Shift+Tab ) Di chuyển 1 Ô sang Trái
Di chuyển 1 Ô lên Trên
( Hoặc Enter ) Di chuyển 1 Ô xuống Dưới
Page Up Di chuyển lên 1 màn hình
Page Down Di chuyển xuống 1 màn hình
Home Di chuyển sang Ô đầu tiên ( Cột A ) của hang hiện tại
Ctrl+Home Di chuyển Ô đầu tiên ở Hàng trên cùng ( tức A1 )
Ctrl+End
( Hoặc End,Home) Di chuyển sang cột cuối cùng của hang được chiếm giữ sau cùng Ô này nằm ở cạnh bên Phải cuối cùng của dữ liệu
Trang 62 CÁCH SỬ DỤNG PHÍM CTRL+ :
Khi nhấp Tổ hợp Phím này , nó nhảy đến cạnh của dữ liệu Các Ô cạnh bao gồm các Ô nằm kề với các Ô trống khác Ví dụ : Bạn nhấp Ctrl+ trong khi đang ở trong một nhóm các Ô thông tin , thì bạn sẽ lướt về phía bên Phải , lên bên trên tất cả các Ô đã được lắp dầy , và chỉ dừng trước Ô trống kế cận Nếu bạn nhấn Ctrl+ lần nửa , thì bạn lướt qua tất cả các Ô trống nằm gần đó và dừng lại ở Ô kế tiếp nằm phía bên Phải của Ô có thông tin Nếu không có bất cừ Ô nào có chứa dữ liệu nằm phía bên Phải , thì bạn sẽ cuộn đến cạnh của Trang Bảng Tính
Ctrl+ hữu dụng nếu bạn có nhiều Bảng Dữ Liệu trong cùng 1 Trang Bảng Tính Ví dụ : Bạn có 2 Bảng Dữ Liệu Một Bảng nằm trên cùng Bảng Tính
và 1 bảng nằm dưới cùng Bạn dùng Ctrl+ để nhảy đến cuối Bảng đầu tiên lướt qua các Hàng của nó Nhấp Ctrl+ lần nửa và bạn sẽ lướt qua tất
cả Hàng trống , cuộn đến phần đầu của Bảng Thứ 2
3 TÍNH NĂNG GO TO :
Nó chỉ hữu dụng khi bạn sử dụng nó nhiều lần bởi Cửa Sổ Go To giữ lại danh sách các địa chỉ Ô vừa mới được dung Tính năng này giúp bạn nhảy đến 1 Ô ở xa rồi nhanh chóng trở về với vị trí khởi đầu bằng cách chọn hạng mục cuối cùng trong danh sách
Trong danh sách Go To , các Ô địa chỉ được viết hơi khác Dấu hiệu $ được thêm trước Tên Cột và Tên Hàng : C32 trở thành $C$32 Đây là quy ước
mà Excel sử dụng để cố định tham chiếu Ô ( Bạn sẽ học nhiều về Tham Chieyu61 Ô trong Chượng 8 )
Cửa sổ Go To giúp bạn lướt qua 1 Trang Bảng Tính Nó cho bạn xem Menu khi vào Home > Editing > Find & Select > Xuất hiện Menu con
Trang 7 Ở đây bạn tìm thấy nhiều lệnh chuyên biệt giúp bạn nhảy đến một Ô có chứa Công Thức ( Formulas ) – Lời Bình Chú ( Comments ) – Chế độ định dạng có điều kiện ( Conditional Formatting ) – các tính năng Excel cao cấp khác Muốn di chuyển xuống các Ô có chứa nội dung đặc biệt bạn nhấp lệnh Find
IV.BÀI THỰC HÀNH 01
Trang 8I.NHẬP NỘI DUNG :
1 Tạo Nút Print Preview : Bạn tạo nút này để canh chỉnh Bảng Tính so với Trang Giấy In Nút Office > Excel Options > Chọn Customize bên cột Trái > Chọn Print Preview > Nhấp Nút Add ở giữa > Đã hiện ra Print Preview bên cột Phải > Ok >
Đã thấy Nút này trong Quick Access
2 Chọn Font Times New Roman – Size 8 > Nhập Văn bản nội dung 3 hàng trên bên Trái > Mỗi lần xuống Dòng nhấp Enter
3 Nhập văn bản Hàng 4 và Hàng 5 > Nới Rộng Hàng > Rê tạo Khối từng Hàng và chọn Merge Cells > Chọn Size phù hợp > Chọn Middle và Center
4 Nhập Cột Số TT : Gỏ Số > Giữ Ctrl và nhấp Enter để xuống Dòng trong Ô rồi gỏ tiếp : TT Bạn đã có 2 Dòng chữ trong 1 Ô > Ô Số Lượng thực hiện giống vậy
5 Khi muốn chỉnh sửa nội dung của Ô nhấp F2 hoặc nhấp đúp lên Ô > Hiện ra con trỏ để bạn bôi đen định dạng lại chúng hoặc gỏ thêm hay loại lỗi trong Ô
6 Nhập số : Sau khi nhập số vào Number > Chọn Custome > Chọn #,##0 để bạn
có các số phân cách 1.000 hoặc nhập 00 vào General để có số cặp 01-02-03
7 Nhập nội dung xong > Enter > Tiếp tục nhập hết cột rồi chuyển sang Cột kế
8 Nhập Số Thứ Tự : Gỏ 1 > Để con trỏ vào Ô số 1 đáy Phải > Hiện dấu + > Giữ Phím Ctrl và rê xuống > Đã hiện ra các Số Thứ Tự tiếp theo
II.ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH :
1 Sau khi nhập các nội dung vào các Cột , bạn nhấp lên bất cứ cạnh nào của tên cột để làm vừa khít nội dung với bề ngang của Cột Bạn cũng có thể dùng Auto Fit : Chọn các Ô cần vừa khít Cột – Dòng > Format > Chọn AutoFit Row Height hoặc AutoFit Column Width
2 Nhấp Nút Print Preview để xem > Nhấp Nút Zoom xem to hơn > Nhấp Page Setup để định dạng Bảng Tính so khổ giấy In > Chọn Tab Margins , canh chỉnh Left và Right sao cho Bảng Tính nằm giữa ( Vừa nhập số vừa xem kết quả , nếu chưa vừa ý thì nhập tehm6 hoặc bót ra ) > Chọn nút Horizontally > Nhấp Nút Close Print Preview để trở ra Bảng Tính
3 Canh giữa tăng Tỷ lệ : Khi thấy Bảng Tính nhỏ so Trang Giấy In thì nhấp Page Layout > Nhấp nút tăng hay giảm Scale cho đến khi mép Phải của Bảng Tính đè lên Mép giấy in ( Đường Đứng có chấm bên Phải ) hoặc cách 1 Cột
4 Tính Thành Tiền từng Hàng : Nhấp chọn Ô > =Số Lượng * Cột Đơn Giá > Enter Khi đã có kết quả Thành Tiền của Hàng đầu , nhấp lên Ô này > Con trỏ thành dấu + > Rê xuống để có các kết quả của các Hàng dưới
5 Tính Tổng Cộng : Chọn Ô > Nhấp Hàm SUM > Enter