THUYẾT TRÌNH PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CÔNG ViỆC

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CÔNG ViỆC GVHD: PGS. TS. TRẦN KIM DUNG NHÓM TRÌNH BÀY: NGUYỄN HỮU QUÝ PHAN KIM NGÂN LÊ THANH HỒNG NGỌC LƯU THỊ NGỌC TRẦN PHAN TÚ MY PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

GVHD: PGS TS TRẦN KIM DUNG NHÓM TRÌNH BÀY:

1 NGUYỄN HỮU QUÝ

2 PHAN KIM NGÂN

PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ CÔNG ViỆC

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

Khi tổ chức cần rà soát theo chu kỳ hoạt động

Khi áp dụng công nghệ mới, phương pháp mới

Khi xuất hiện công việc mới

phân tích và thiết kế công việc?

I PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

ĐỊNH NGHĨA

-Điều kiện tiến hành công

việc

- Trách nhiệm, quyền hạn

-Điều kiện tiến hành công việc

- Trách nhiệm, quyền hạn

LỢI ÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Đánh giá kết quả thực hiện công việc

Đánh giá giá trị công

việc

I PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

I PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Xác định mục

đích của phân

tích công việc

Bước 1 Bước 2 Bước 3

Thông tin cơ bản có sẵn Lựa chọn các công việc tiêu biểu

Bước 4 Bước 5 Bước 6

Xây dựng bảng mô tả công việc và

bảng tiêu chuẩn công việc

Các bước tiến hành phân tích công việc

I PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Điều kiện làm việc

Các hoạt động thực tế của nhân viên

Những phẩm chất mà nhân viên cần có

Các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm

việc

Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc

Những thông tin cần thu thập

I PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Phương pháp

Các phương pháp thu thập thông tin

I PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Tài liệu cần xây dựng khi phân tích công việc:

Bảng mô tả công việc:

 Nhận diện công việc.

 Tóm tắt công việc.

 Các mối quan hệ trong thực hiện công việc

 Chức năng, trách nhiệm trong công việc.

 Quyền hạn.

 Tiêu chuẩn mẫu.

 Điều kiện làm việc.

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRỢ LÝ BÁN HÀNG

CHỨC DANH: TRỢ LÝ BÁN HÀNG

MỐI QUAN HỆ: Báo cáo với trưởng phòng kinh doanh

Giám sát hai nhân viên mới

Làm giờ hành chánh, làm thêm giờ khi cần thiết

Lương: theo bậc lương của công ty, trên cơ sở căn cứ vào năng lực và kết quả công việc; Chế độ thưởng theo chế độ chung của Công ty

Tài liệu cần xây dựng khi phân tích công việc :

Bảng tiêu chuẩn công việc:

 Trình độ văn hoá, chuyên môn.

 Trình độ ngoại ngữ

 Kinh nghiệm công tác trong nghề;

 Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình.

 Kỹ năng làm việc.

 Phẩm chất cá nhân.

 Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc.

I PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

BẢNG TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TRỢ LÝ BÁN HÀNG

TRÌNH ĐỘ: Cử nhân ngành kinh tế, thương mại

Chứng chỉ về hoạt động bán lẻ /chứng chỉ thương mại

NGOẠI NGỮ: Tiếng Anh - Chứng chỉ C hoặc tương đương

KINH NGHIỆM: Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm trong ngành bán lẻ

GIỚI TÍNH: Nữ - Ngoại hình dễ nhìn

YÊU CẦU: Kỹ năng nghe đặt hàng qua điện thoại

Kiến thức cơ bản về trưng bày hàng hoá

Kỹ năng đào tạo huấn luyện nhân viên khác

KỸ NĂNG KHÁC: Kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt

Khả năng làm việc độc lập tốtKhả năng làm việc dưới áp lực cao

ĐẶC ĐIỂM

CÁ NHÂN: Trung thực, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc.

Mô tả công viêêc và tiêu chuẩn công viêêc theo chỉ số KPI

II THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

 Khái niệm: Thiết kế công việc là quá trình

kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau để hợp thành một công việc trọn vẹn nhằm giao

phó cho một cá nhân hoặc một nhóm các nhân viên thực hiện.

 Mục tiêu: Làm sao để công việc có hiệu

quả cao, tạo ra sản phẩm, dịch vụ có giá trị

gia tăng cho khách hàng.

II THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

5 W và 1 H: Cấu trúc công việc cơ bản:

II THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

o Đặc trưng của cấu trúc tổ chức doanh nghiệp

o Dòng công việc

o Khả năng của người lao động

o Điều kiện lao động

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết kế công việc

II THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

 Dòng công việc là: cách mà công việc được xắp xếp để đạt

được mục tiêu về sản phẩm, dịch vụ của tổ chức

Phân tích dòng công việc là: Quá trình kiểm tra, xem xét các

công việc đã được tạo ra hoặc tạo thêm giá trị trong quá trình kinh doanh như thế nào.

Mục tiêu tìm ra:

o Các bước hoặc công việc nào cần loại bỏ bớt

o Các bước hoặc công việc nào cần kết hợp lại

o Các bước hoặc công việc nào cần đơn giản thêm

II THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

 Đơn giản hóa công việc

 Mở rộng cộng việc (làm giàu công việc)

 Luân chuyển công việc

 Làm phong phú hóa công việc

Các phương pháp thiết kế công việc cho cá nhân

II THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

Các thành viên trong nhóm được trao quyền để quyết định giữa họ với nhau về việc làm thế nào để hoàn thành công việc.

Các thành viên trong nhóm được đào tạo các kỹ

năng khác nhau sau đó được luân chuyển để làm

các nhiệm vụ khác nhau trong các nhiệm vụ của nhóm

Các phương pháp thiết kế công việc cho nhóm

III PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

Chiếm 50% thị phần các cao ốc loại A, tốc độ tăng trưởng 30% - 50% một năm

6

5 4 3

Tỉ lệ nghỉ việc năm 2007 là 11%

Sử dụng ERP, CRM vào quản lý nhân lực và khách hàng

24 KTS trình độ cao + 200 NVVP + 800 CNSX

Thu nhập tại công ty thuộc nhóm 25% công ty có mức lương cao nhất trên thị trường

Thiết kế - Thi công và trang trí nội thất

2 1

Giới thiệu tập đoàn TTT

III PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

Vấn đề của tập đoàn TTT

Tỉ lệ nghỉ

việc cao

III PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

Mục tiêu của cuộc khảo sát

1. Quan điểm của CBQL về các khía cạnh khác nhau trong hoạt động quản lý

2. Sự thỏa mãn của CBNV với các thành phần khác trong công việc

3. Mức độ cam kết của TTTT

III PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

Bước 1:

- Họp với lãnh đạo: TGĐ, Trưởng phòng HC-NS, trợ lý

TGĐ, trợ lý Phát triển nguồn nhân lực.

- Tìm hiểu chính sách

- Tham gia một số hoạt động của công ty

III PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

Bước 2: Đưa ra vấn đề cần làm rõ trong cuộc khảo sát

1.Quan điểm, nhận định của CBQL về những khía cạnh khác nhau trong hoạt động quản lý

2.Sự thỏa mãn của CBNV đối với thành phần của công việc 3.Mức độ cam kết của CBNV đối với TTT

III PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

Bước 3: Phỏng vấn 3 CBQL và 3 nhân viên từ các bộ phận khác nhau

-> thiết kế nội dung bản khảo sát

III PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

Bước 4: Dựa trên kết quả phỏng vấn và nội dung làm việc với ban lãnh đạo, hoàn thiện nội dung khảo sát, chuyển cho ban lãnh đạo điều chỉnh lần cuối

III PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

Bước 5: Tiến hành khảo sát toàn thể CBNV công ty dựa trên nội dung đã thiết kế sẵn trong bản khảo sát

Bước 6: Bổ sung thêm thông tin vào kết quả khảo sát

Phỏng vấn một số CBNV qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp

III PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

KẾT QUẢ KHẢO SÁT

III PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

1 KẾT QUẢ ĐỊNH LƯỢNG

2 KẾT QUẢ ĐỊNH TÍNH

Nhận xét về hệ thống quản lý và điều hành của doanh nghiệp

Mức độ quan tâm chăm

-Áp lực của công việc

-Hiệu quả của công tác

quản lý đánh giá kết quả

hoàn thành nhiệm vụ

Nội dung

CBNV

(1) = (2) + (3)

Nội dung

CBNV

(1) = (2) + (3)

CBQL

(2)

NV

(3)

Nhu cầu / mong đợi của CBNV khi làm việc cho TTT

Thu nhập cao Quan

KẾT QUẢ ĐỊNH LƯỢNG

Nội dung So với CBNV/ CBQL

Hệ thống quản lý và điều hành của doanh

Mức độ hài lòng với các thành phần của công

việc của CBNV

Giống nhau (từ tiêu chí

“áp lực công việc cao”)

Nhu cầu / mong đợi của CBNV khi làm việc cho

So sánh giữa dự đoán của Ban TGĐ với ý kiến của CBQL/ CBNV

KẾT QUẢ ĐỊNH LƯỢNG

Lý do nhân viên rời TTT?

1 Cơ hội phát triển nghề nghiệp bên ngoài hấp dẫn hơn

2 Áp lực công việc cao

3 Lương thưởng không công bằng

4 Đánh giá kết quả hoàn thành công việc không công bằng

5 Một số trưởng bộ phận chưa có năng lực phù hợp

Điều gì khiến CBNV sẽ làm việc với nhiệt huyết cao cho TTT?

1 Lương thưởng và các chế độ đãi ngộ hợp lý, công bằng

2 Áp lực công việc không quá cao

3 Môi trường làm việc thoải mái

4 Được học hỏi thêm về chuyên môn nghiệp vụ

5 Đánh giá đúng, công bằng, khách quan, chính xác

KẾT QUẢ ĐỊNH TÍNH

CÂU HỎI BỔ SUNG THÊM

Điều gì của TTT khiến CBNV không hài lòng nhất

1 Mức tăng lương chưa tương xứng với mức tăng của giá cả sinh hoạt

2 Tiền lương chưa tương xứng với khối lượng và áp lực công việc

THẢO LUẬN

Nguyên nhân cốt lõi của vấn đề trên?

NGUYÊN NHÂN NGHỈ VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN TTT

Chính sách

trả công,

khen thưởng

Chính sách đánh giá

Áp lực công việc

Vấn đề

NGUYÊN NHÂN NGHỈ VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN TTT

Vấn đề ở đâu?

Việc phân tích và thiết kế công việc của tập đoàn TTT chưa thực hiện tốt nên đã xảy ra vấn đề:

•Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc không rõ ràng

•Chưa xác định rõ giá trị công việc của nhân viên

2.Xây dựng bản đánh giá KPI

3.Phối hợp với trưởng bộ phận thiết kế lại công việc cho phù hợp để giảm áp lực công việc.