Bài giảng Topica Phân tích thiết kế công việc

 Hiểu được quy trình, các bước thực hiện phân tích công việc, những thông tin cần thiết và phương pháp thu thập thông tin để thực hiện phân tích công việc.. o Cụ thể hơn phân tích côn

Nội dung

 Khái niệm và ý nghĩa phân tích công việc, thiết kế công việc

 Nội dung tiến trình phân tích công việc

 Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

 Bản mô tả và tiêu chuẩn công việc

 Các yếu tố ảnh hưởng và các phương pháp thiết kế công việc

 Hiểu được khái niệm và ý nghĩa của

phân tích công việc – một công cụ cơ

bản nhất của quản trị nguồn nhân lực

 Hiểu được quy trình, các bước thực

hiện phân tích công việc, những

thông tin cần thiết và phương pháp

thu thập thông tin để thực hiện phân

tích công việc

 Hiểu được nội dung chính và sự cần

thiết của việc xây dựng bản mô tả và

tiêu chuẩn công việc

 Hiểu được khái niệm, ý nghĩa của

việc thiết kế công việc

 Hiểu được các yếu tố cơ bản ảnh

hưởng đến thiết kế công việc

 Áp dụng các phương pháp thiết kế

công việc

Thời lượng học

 5 tiết

 Học viên cần đọc tài liệu trong 1 giờ và đóng vai một người lao động trong thực tế

và trả lời những câu hỏi thường gặp:

o Người lao động thực hiện những tác nghiệp gì?

o Khi nào công việc được hoàn tất?

o Công việc được thực hiện ở đâu?

o Công nhân viên làm việc đó như thế nào?

o Tại sao phải thực hiện công việc đó?

o Để thực hiện công việc đó cần phải hội

đủ những tiêu chuẩn, trình độ nào?

 Tìm hiểu doanh nghiệp và nhà quản trị cần làm gì để cung cấp và xác định đúng đắn, công việc phù hợp với lao động thực hiện công việc đó

BÀI 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI

Tình huống dẫn nhập

Thành Trung – một thanh niên được tuyển dụng vào vị trí

kế toán của một Công ty, là người khá nhanh nhẹn và tốt bụng nên được nhiều người trong Công ty quí mến Ngoài vững về chuyên môn kế toán – tài chính, Trung còn rất thạo

về máy tính Do vậy, mỗi khi máy tính của ai trong Công ty

bị hỏng hay trục trặc thì thường không gọi cho công ty dịch

vụ sữa chữa – bảo hành máy tính bên ngoài, mà trực tiếp nhờ luôn Trung

Lúc đầu Trung rất vui vẻ giúp đỡ mọi người, nhưng sau đó, do có quá nhiều người nhờ nên Trung thường xuyên phải làm thêm giờ để hoàn thành công việc (công việc chính của Trung là

kế toán tổng hợp) Vì vậy, Trung sau đó bắt đầu có những biểu hiện khó chịu, bất mãn Anh cảm thấy mình bị đối xử không công bằng vì phải làm thêm việc trong khi không được trả thêm lương

Câu hỏi

1 Biểu hiện thái độ và phản ứng của nhân viên nói trên có thường xảy ra trong các doanh

nghiệp hay tổ chức mà bạn biết hay không?

2 Nếu là người phụ trách của phòng nhân sự, Bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?

3 Không phải mọi khía cạnh yêu cầu của công việc đều có thể trình bày trong bản mô tả

công việc, bản mô tả công việc cần được trình bày như thế nào là hợp lý?

3.1 Phân tích công việc

3.1.1 Khái niệm công việc

Công việc được hiểu bao gồm một số tác nghiệp cụ

thể cần được hoàn thành nếu một tổ chức muốn đạt

được các mục tiêu của mình

Công việc có thể đòi hỏi một số tác nghiệp cụ thể

do một người hoặc nhiều người tham gia thực hiện

nhằm hoàn thành theo yêu cầu đặt ra của tổ chức

đối với từng công việc cụ thể

Trên cơ sở khái niệm công việc trên sẽ giúp chúng

ta hiểu rõ thêm khái niệm phân tích công việc

3.1.2 Bản chất của phân tích công việc

3.1.2.1 Khái niệm

 Khái niệm phân tích công việc:

o Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức

o Cụ thể hơn phân tích công việc còn được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng người lao động cần thiết phải có để thực hiện công việc Phân tích công việc là công

cụ thiết yếu của mọi chương trình quản trị nguồn nhân lực, là công cụ cơ bản nhất để triển khai chiến lược nguồn nhân lực của tổ chức, thông qua các hoạt động như: tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá thành tích, đãi ngộ…

 Phân tích công việc tập trung vào trả lời những câu hỏi sau đây:

o Người lao động thực hiện những tác nghiệp gì?

o Khi nào công việc được hoàn tất?

o Công việc được thực hiện ở đâu?

o Công nhân viên làm công việc đó như thế nào?

o Tại sao phải thực hiện công việc đó?

o Để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ những tiêu chuẩn, trình độ nào?

3.1.2.2 Ý nghĩa của phân tích công việc

Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, mức độ ưu tiên ra sao, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện

Công việc

Phân tích công việc

công việc; các mối quan hệ giữa các cấp quản trị, quan hệ giữa nhà quản trị với nhân viên và quan hệ đồng nghiệp trong thực hiện công việc Phân tích công việc yếu kém, thiếu tính khoa học sẽ không tạo ra được sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp cũng như không thể đánh giá chính xác yêu cầu của các công việc,

do đó không thể tuyển dụng được đúng người lao động cho đúng công việc, không đánh giá được đúng năng lực thực hiện công việc của người lao động và do đó không thể có chính sách đãi ngộ đúng, kịp thời kích thích, thúc đẩy người lao động

Phân tích công việc là công cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu suất của sản xuất kinh doanh

Hình 3.1: Phân tích công việc

 Phân tích công việc được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

o Khi tổ chức doanh nghiệp được thành lập và chương trình phân tích công việc được tiến hành lần đầu tiên

o Khi doanh nghiệp cần có thêm một số công việc mới

o Khi các công việc phải thay đổi do việc đổi mới công nghệ, cải tiến quy trình

kỹ thuật, đổi mới về phương pháp, thủ tục hoặc thay đổi, cải tổ hệ thống

 Phân tích công việc sẽ giúp doanh nghiệp:

o Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, điều động, thuyên chuyển và thăng thưởng lao động

o Hạn chế những bất công bằng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc

o Tạo động lực, kích thích người lao động làm việc tích cực hơn qua việc sắp xếp các mức đãi ngộ, thăng thưởng

Tác dụng của phân tích công việc

o Tiết kiệm thời gian và sức lao động thông qua việc tiêu chuẩn hóa công việc, từ

đó giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác

o Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình

độ của họ

o Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn

3.1.3 Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

Quá trình phân tích công việc cần thu thập, phân tích và sắp xếp có hệ thống thông tin, đặc điểm và yêu cầu đối với một công việc cụ thể

Doanh nghiệp cần xây dựng được hai loại tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc và

bản tiêu chuẩn công việc

 Bản mô tả công việc: Là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát

và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp nhà quản trị và người lao động hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

 Bản tiêu chuẩn công việc: Là văn bản liệt kê

những yêu cầu về năng lực cá nhân như: trình

độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm

cá nhân thích hợp nhất cho công việc Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp nhà quả trị và nhân viên hiểu được công việc cần người lao động như thế nào để thích hợp và thực hiện công việc tốt nhất

Để có thể xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được chính xác,

cần thu thập được các loại thông tin sau đây:

 Thông tin về các yếu tố bên ngoài của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, mức độ quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, sự tiêu hao năng lượng trong

quá trình làm việc, những rủi ro khó tránh

 Thông tin về các hoạt động thực tế của người

lao động tiến hành tại nơi làm việc như các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc, cách thức phối hợp với đồng nghiệp, cách thức thu thập xử l ý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật

 Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên

thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, mong muốn, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc…

Bản mô tả công việc

Hoạt động thực tế của người lao động

 Thông tin về các loại phương tiện, máy móc, thiết bị kỹ thuật cho thực hiện công việc, số lượng, chất lượng, quy trình kỹ thuật và tính năng tác dụng, cách thức vận hành, bảo dưỡng, bảo quản…

 Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc

3.2 Tiến trình thực hiện phân tích công việc

Tiến trình thực hiện phân tích công việc được thực hiện qua 4 bước: Xác định phạm vi phân tích công việc; chuẩn bị phân tích công việc; thu thập và phân tích dữ liệu; xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

3.2.1 Xác định phạm vi phân tích công việc

 Xác định mục đích của phân tích công việc

 Xác định công việc cần phần tích

3.2.2 Chuẩn bị phân tích công việc

 Xác định thông tin, dữ liệu cần thiết có liên quan

 Xác định nguồn thông tin, dữ liệu

 Lựa chọn phương pháp cụ thể để thu thập thông tin phân tích

3.2.3 Thu thập và phân tích dữ liệu

 Thu thập các thông tin, dữ liệu cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có)

 Kiểm tra, xác minh độ tin cậy, tính chính xác của thông tin

 Phân tích thông tin và xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc

 Báo cáo kết quả

3.2.4 Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

 Bản mô tả công việc:

Do đặc thù về quy mô, trình độ và cách thức tổ chức của các doanh nghiệp và do mục đích phân tích công việc khác nhau nên trong thực tế không có biểu mẫu thống nhất cho bản mô tả công việc

Phân tích công việc

Tuy nhiên, các bản mô tả công việc thường bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

o Nhận diện công việc: Tên công việc và những

thông tin giúp nhận diện công việc (cấp bậc công việc; nhân viên thực hiện công việc; cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện công việc; mức tiền lương trả cho nhân viên thực hiện công việc;

người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả công việc

o Tóm tắt công việc: Mô tả tóm tắt mục đích và

thực chất đó là công việc gì, mục đích công việc

o Các hoạt động và mối quan hệ trong thực hiện công việc: Mô tả chức năng, nhiệm vụ, trách

nhiệm, thái độ của người lao động trong thực hiện, hoàn thành công việc; mô tả mối quan hệ, mức độ phụ thuộc trong thực hiện công việc, những tác động, tương tác của môi trường đến công việc

o Điều kiện làm việc: Mô tả điều kiện thực hiện công việc, nơi làm việc và

những tính chất liên quan khác của môi trường làm việc (thời gian làm việc, mức độ ổn định, an toàn của việc thực hiện công việc…)

o Thiết bị cho thực hiện công việc: Liệt kê những công cụ, thiết bị và những

thông tin cần thiết để đảm bảo thực hiện công việc

o Quyền hành của người thực hiện công việc: Mô tả giới hạn hay phạm vi

quyền hạn trong các quyết định về các mặt như nhân sự, tài chính, thời gian giám sát, chỉ đạo nhân viên dưới quyền

o Tiêu chuẩn trong đánh giá người thực hiện công việc: Người thực hiện công

việc cần đạt được các tiêu chuẩn cụ thể như khối lượng công việc, chất lượng công việc (số lượng sản phẩm, doanh số, mức tiêu hao nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm, mức độ thỏa mãn của khách hàng…)

 Bản tiêu chuẩn công việc:

Từ bản mô tả công việc, nhà quản trị sẽ tiến hành xây dựng bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện

Những yếu tố chính trong bản tiêu chuẩn công việc là:

o Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, kinh nghiệm làm việc, các kỹ năng có liên quan đến thực hiện công việc (sử dụng, vận hành thiết bị, máy móc )

o Tuổi đời, giới tính, sức khỏe, điều kiện hoàn cảnh bản thân

o Các đặc điểm cá nhân liên quan đến thực hiện công việc như: tính trung thực, sự chính xác, cẩn thận, tỉ mỉ, sự nhanh nhẹn, khả năng hòa đồng với đồng nghiệp

Mô tả công việc

Đặc điểm cá nhân

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN KINH DOANH

I Thông tin chung:

Bộ phận

Quản lý trực tiếp

II Mục đích công việc

Trực tiếp thực hiện hoạt động bán hàng dự án của công ty

III Nhiệm vụ cụ thể:

1 Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những những mối quan hệ

kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác

2 Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình Trưởng kênh bán hàng duyệt Thực hiện theo kế hoạch

được duyệt

3 Hiểu rõ và thuộc tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm

của đối thủ cạnh tranh

4 Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận và giải

quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểu mâu của các quy trình này

5 Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc

khách hàng Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Trưởng nhóm kinh doanh

6 Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho Trưởng nhóm bán hàng

xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho Trưởng nhóm giữ, một bản chính cho phòng kế toán giữ

7 Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn,

cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao

8 Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng…

9 Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm

khi khách hàng đã thanh toán xong

10 Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

11 Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị; duy trì các mối

quan hệ khách hàng

12 Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó

13 Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định

IV Tiêu chuẩn

1 Trình độ Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế thương mại, Marketing

2 Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, các phần mềm liên quan đến công việc

3 Nhiệt tình, năng động, độc lập, nhạy bén

4 Có khả năng thúc đẩy kinh doanh, kỹ năng giao tiếp

5 Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm kinh doanh trở lên

3.3 Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

3.3.1 Phương pháp phỏng vấn

 Nội dung phương pháp:

Thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm người lao động cùng thực hiện công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhóm thực hiện công việc đó Phương pháp thường được sử dụng khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện công việc của người lao động, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc

 Ưu điểm của phương pháp:

Phương pháp phỏng vấn cho phép phát hiện nhiều thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc Đồng thời giúp cho nhà quản trị có thêm thông tin để giải thích các yêu cầu và chức năng công việc

 Hạn chế của phương pháp:

Hạn chế của phương pháp này là người được phỏng vấn có thể cung cấp thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi phỏng vấn Phương pháp này đòi hỏi người phỏng vấn thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm việc trực tiếp với người lao động và thời gian sàng lọc thông tin phỏng vấn

 Để nâng cao chất lượng thông tin phỏng vấn phân tích công việc, nên chú ý:

o Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn để có thể đưa ra những câu hỏi cần thiết, phù hợp

o Chọn người thực hiện công việc có năng lực

nhất và chọn người có khả năng mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc tốt nhất

o Thiết lập mối quan hệ thân mật, tự nhiên với người được phỏng vấn và giải thích cho họ

rõ ràng về mục đích của phỏng vấn

o Những câu hỏi đưa ra cần rõ ràng mang gợi ý để người được phỏng vấn có thể

dễ trả lời và thỏa đáng câu hỏi đã nêu

o Cơ cấu thông tin cần thu thập phải hợp lý để khi tiến hành phỏng vấn không bị

bỏ sót những thông tin quan trọng

o Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người được phỏng vấn

3.3.2 Phương pháp bản câu hỏi

 Nội dung phương pháp:

Là phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin phân tích công việc Thông qua việc liệt kê những câu hỏi được nghiên cứu và chuẩn bị kỹ lưỡng, bản câu hỏi sẽ được đưa tới đối tượng để điền vào các câu trả lời Tổng kết các câu trả lời của người lao động/nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có được những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp

Phương pháp phỏng vấn

 Ưu điểm:

Nhìn chung, phương pháp bản câu hỏi cung cấp thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian khi tiến hành thu thập thông tin qua kết quả trả lời các câu hỏi, phương pháp này tiến hành khá đơn giản, thuận tiện cho cả người tiến hành và người trả lời câu hỏi so với hình thức phỏng vấn trực tiếp

 Những vấn đề cần lưu ý để nâng cao chất

lượng thông tin thu thập qua bản câu hỏi:

o Cấu trúc các câu hỏi: Nội dung các câu hỏi

cần hướng vào chức năng, nhiệm vụ chính, các tác nghiệp mà người lao động phải thực hiện thêm tại nơi làm việc Tuy nhiên, các câu hỏi cần bám sát trọng tâm vấn đề phải nghiên cứu và bản câu hỏi nên ngắn gọn

o Cách thức đặt câu hỏi: Các câu hỏi cần thiết

kế đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời ngắn gọn Bên cạnh đó cần có những câu hỏi “đóng” hay “mở” tùy theo đối tượng và công việc cần phân tích

o Nơi tiến hành: Nên để cho người lao động thực hiện bản câu hỏi tại nơi làm

việc, tránh để người lao động thực hiện ở nhà hoặc bên ngoài doanh nghiệp nhằm đảm bảo không kéo dài thêm thời gian, tăng sự tập trung và tính chính xác khi trả lời các câu hỏi

3.3.3 Phương pháp quan sát tại chỗ

 Nội dung của phương pháp:

Quan sát tại nơi làm việc là phương pháp khá phổ biến, cho phép nhà quản trị khi tiến hành phân tích công việc có thể xác định được đầy đủ và chi tiết

về thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, trang thiết bị kỹ thuật, máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc

 Ưu điểm:

Phương pháp này được sử dụng nhiều đối với những công việc có thể định lượng, có thể đo lường, dễ xác định, quan sát thấy, những công việc không mang tính chất tình huống

 Nhược điểm:

Phương pháp quan sát có thể cung cấp các thông tin thiếu chính xác do hội chứng Hawthone (khi biết mình đang được quan sát, người lao động có thể làm việc với

Phương pháp câu hỏi

Phương pháp quan sát tại chỗ