Phân tích thiết kế phần mềm quản lý tiến độ và chi phí dự án CNTT tại công ty cổ phần truyền thông văn hóa việt

LỜI CẢM ƠNKhóa luận tốt nghiệp của em: “Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý tiến độ vàchi phí dự án công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần truyền thông văn hóa Việt – HàNội” đã được

LỜI CẢM ƠN

Khóa luận tốt nghiệp của em: “Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý tiến độ vàchi phí dự án công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần truyền thông văn hóa Việt – HàNội” đã được hoàn thành cùng với sự hướng dẫn của TS Trương Văn Tú và các anhchị tại Công ty Cổ phần truyền thông văn hóa Việt – Hà Nội

Lời cảm ơn đầu tiên, em gửi đến thầy giáo TS Trương Văn Tú, người đã hướngdẫn và giúp đỡ tận tình em trong suốt quá trình thực tập và làm khóa luận Em cũngxin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế -Trường ĐH Công nghệ thông tin & Truyền thông đã hướng dẫn, tạo điều kiện cho emhọc tập, nghiên cứu trong bốn năm học qua

Em xin chân thành cảm ơn các anh chị tại Công ty Cổ phần truyền thông văn hóaViệt – Hà Nội đã tạo điều kiện cung cấp cho em những thông tin nghiệp vụ về quản lýcác dự án công nghệ thông tin, các hóa đơn chứng từ liên quan đến quá trình làm khóaluận tại doanh nghiệp Xin cảm ơn bạn bè và gia đình đã trao đổi, thảo luận, giúp đỡ

em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Thái Nguyên, ngày tháng năm 2013

Sinh viên thực hiện

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan toàn bộ nội dung trong khóa luận này là do em nghiên cứu các tàiliệu, khảo sát công tác tại Công ty Cổ phần truyền thông văn hóa Việt – Hà Nội, từ đó

viết cơ sở lý thuyết liên quan đến việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp: “Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý tiến độ và chi phí dự án công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần truyền thông văn hóa Việt – Hà Nội” và tự xây dựng chương trình thực hiện các

chức năng đã phân tích trong khóa luận

Khóa luận tốt nghiệp không sao chép từ bất kỳ một chương trình hay một sản phẩm nào khác.

Người cam đoan

Nguyễn Thị Thu Hương

MỤC LỤC CHƯƠNG 1.TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1

1.1 Những vấn đề chung về quản lý dự án 1

1.1.1 Quản lý dự án 1

1.1.2 Quản lý tiến độ dự án 9

1.1.3 Quản lý chi phí dự án 16

1.2 Tìm hiểu về ngôn ngữ lập trình Visual C# và hệ quản trị cơ sở dự liệu Microsoft SQL Server 20

1.2.1 Ngôn ngữ lập trình Visual C# 20

1.2.2 Giới thiệu về SQL SERVER 26

1.3 Vài nét về công ty Cổ phần Truyền thông Văn Hóa Việt 31

CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VÀ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 33 2.1 Khảo sát thực trạng quản lý tiến độ và chi phí các dự án của công ty Cổ phần Truyền thông Văn Hóa Việt 33

2.2 Phân tích hệ thống quản lý tiến độ và chi phí các dự án của công ty Cổ phần Truyền thông Văn Hóa Việt 34

2.3 Thiết kế hệ thống quản lý tiến độ và chi phí các dự án của công ty Cổ phần Truyền thông Văn Hóa Việt 37

2.3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 37

2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 38

2.3.2.1 Mức ngữ cảnh 38

2.3.2.2 Mức đỉnh 39

2.3.2.3 Mức dưới đỉnh chức năng quản lí hồ sơ dự án 40

2.3.2.4 Mức dưới đỉnh chức năng quản lí tiến độ dự án 41

2.3.2.5 Mức dưới đỉnh chức năng quản lí chi phí dự án 42

2.3.2.6 Mức dưới đỉnh chức năng báo cáo dự án 43

2.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu 44

2.4.1 Mô hình thực thể liên kết 44

2.4.2 Các bảng dữ liệu 45

2.4.3 Sơ đồ thực thể liên kết 48

CHƯƠNG 3.THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VÀ CHI PHÍ CÁC DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VĂN HÓA VIỆT 49 3.1 Mô tả bài toán 49

3.2 Giao diện và một số chức năng của chương trình 50

3.2.1 Giao diện đăng nhập 50

3.2.2 Giao diện chính của hệ thống 51

3.2.3 Giao diện cập nhật khách hàng 52

3.2.4 Giao diện cập nhật phòng ban 52

3.2.5 Giao diện cập nhật nhân viên 53

3.2.6 Giao diện cập nhật hồ sơ dự án 54

3.2.7 Giao diện cập nhật danh sách công việc 55

3.2.8 Giao diện kiểm tra tiến độ công việc 56

3.2.9 Giao diện cập nhật chi phí nhân công 57

3.2.10 Giao diện cập nhật chi phí nhân công 58

3.2.11 Giao diện cập nhật chi phí nhân công 59

3.2.12 Giao diện cập nhật tính tổng chi phí dự án 60

KẾT LUẬN 61

TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1:Bảng danh mục phòng ban 43

Bảng 2.2: Bảng nhân viên 44

Bảng 2.3: Bảng khách hàng 44

Bảng 2.4: Bảng hồ sơ dự án 44

Bảng 2.5: Bảng danh sách công việc 44

Bảng 2.6: Bảng kiểm tra tiến độ công việc 45

Bảng 2.7: Bảng chi phí nhân công 45

Bảng 2.8: Bảng chi phí máy móc thiết bị 45

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án 15

Hình 1 2: Cách biểu diễn sơ đồ mạng công việc 22

Hình 1 3: Sơ đồ mạng công việc 23

Hình 1 4: Mô hình Client/Server 33

Hình 1.5: Các loại file lưu trữ 28

Hình 2.1: Quy trính sản xuất công ty Cổ phần truyền thồng văn hóa Việt 36

Hình 2.2: Phân tích hệ thông quản lý tiến độ dự án 37

Hình 2.3: Phân tích hệ thống quản lý chi phí dự án 38

Hình 2.4: Biểu đồ phân cấp chức năng 39

Hình 2.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 43

Hình 2.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 44

Hình 2.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí hồ sơ dự án` 45

Hình 2.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí tiến độ dự án 46

Hình 2.9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí chi phí dự án 47

Hình 2.10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng báo cáo dự án 48

Hình 2.11: Sơ đồ thực thể liên kết 51

LỜI MỞ ĐẦU

 Lí do chọn đề tài

Một xã hội phát triển không ngừng, một nền kinh tế ngày càng lớn mạnh và vấn

đề quản lý luôn là bài toán khó khăn nhất trong bài toán kinh doanh cũng như nhiềulĩnh vực đời sống xã hội Khi thực hiện dự án, người quản lý phải phân tích chi tiết dự

án cần thực hiện, đưa ra một kế hoạch đầy đủ và các thông tin liên quan để quản lý chỉđạo và thực hiện tốt công việc

Dự án đầu tư thường kéo dài trong nhiều năm, với nhiều giai đoạn phát triểnphức tạp Để quản lý một dự án trong toàn bộ vòng đời từ khi bắt đầu đến khi kết thúcđòi hỏi một nguồn lực lớn và có kiến thức rộng rãi Dự án hoàn thành đúng tiến độ, đạtchất lượng và trong phạm vi tài chính hạn hẹp vừa là mục tiêu vừa là thách thức đốivới bất kỳ các đơn vị và cá nhân tham gia quản lý dự án

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này kết hợp với những tìm hiểu thực

tế tại Công ty cổ phần Truyền thông văn hóa Việt tôi lựa chọn đề tài “Phân tích vàthiết kế phần mềm quản lý tiến độ và chi phí dự án công nghệ thông tin tại Công

ty Cổ phần truyền thông văn hóa Việt – Hà Nội”

Công nghệ thông tin phát triển cùng với sự ra đời của các ngôn ngữ lập trìnhcho phép chúng ta có thể thiết kế và xây dựng các phần mềm quản lý dưới nhiềuhình thức khác nhau Với sự hỗ trợ của các loại cơ sở dữ liệu quan hệ, ta có thểkết hợp chúng với: ASP, C#, PHP, VB… để có thể xây dựng và triển khai ứngdụng với nhiều mục đích khác nhau C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL khôngnằm ngoài mục đích dùng để xây dựng các phần mềm quản lý tối ưu Mỗi Script

và loại cơ sở dữ liệu đều có điểm mạnh và điểm yếu Tuy nhiên, với độ phức tạp

và quy mô ứng dụng chọn C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL là một lựa chọntốt nhất cho mọi loại hình quản lý

 Mục tiêu của đề tài

“Quản lý tiến độ và chi phí các dự án” được thực hiện dựa trên các chuẩn mực

quản lý dự án của Công ty Cổ phần Truyền thông văn hóa Việt, nó là công cụ giúpcông việc quản lý thông tin tiến độ, chi phí các dự án được thuận tiện, dễ dàng, tiếtkiệm thời gian, tiền của và hiệu quả cao, chuyên nghiệp hơn

Cũng qua đề tài này em đã bổ sung được nhiều kiến thức mới, ôn lại kiến thức

cũ, thực hiện nhuần nhuyễn các thao tác trên from, report, menu và nắm được cách

tổ chức, sắp xếp, lưu trữ và quản lý dự án

 Phạm vi nghiên cứu

Quản lý tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc xác định thời gian thựchiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiên các côngviệc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định.Quản lý chi phí dự án là quá trình phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động của

dự án nhằm đảm bảo thực hiên tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của

dự án

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

Nhằm giúp một dự án hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kýthuật và chất lượng trong phạm vi dự toán được duyệt và theo đúng tiến độ thờigian cho phép

Nhằm giúp liên kết các hoạt động, các công việc của dự án đồng thời tăngcường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên thamgia dự án

Tạo điều kiện phát hiện những vướng mắc phát sinh và điều chỉnh kịp thời trướcnhững thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán trước được

Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án

Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý tiến độ và chi phí dự án côngnghệ thông tin

Chương 3: Thiết kế phần mềm quản lý tiến độ và chi phí các dự án của công

ty Cổ phần Truyền thông Văn hóa Việt

CHƯƠNG 1.

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1 Những vấn đề chung về quản lý dự án

1.1.1 Quản lý dự án

 Khái niệm về dự án

Theo Ngân hàng thế giới “Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chiphí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trongmột thời gian nhất định”

Cũng có tài liệu cho rằng dự án phải nhằm vào việc sử dụng có hiệu quả cácđầu vào để thu được đầu ra vì mục tiêu cụ thể Đầu vào ở đây là các nguồn lao động,vật tư, tiền vốn và đất đai Đầu ra là các sản phẩm, dịch vụ hoặc là sự giảm bớt đầuvào Sử dụng đầu vào được thể hiện trong các biện pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức

Theo điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng (ban hành kèm theo Nghị định số 177/

CP ngày 20 tháng 10 năm 1994 của Chính phủ), dự án đầu tư được hiểu như sau:"Dự

án đầu tư là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạonhững đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặcnâng cao chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ nào đó trong một khoảng thời gian xácđịnh."

Theo Luật đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005 “Dự án đầu tư là tập hợpcác đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụthể, trong khoảng thời gian xác định”

Có rất nhiều cách định nghĩa dự án Tùy thuộc theo mục đích mà nhấn mạnhmột khía cạnh nào đó

Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: Cách hiểu “tĩnh” vàcách hiểu “động” Theo cách hiểu “tĩnh” thì dự án là hình tượng về một tình huống

(một trạng thái) mà ta muốn đạt tới Theo cách hiểu thứ hai: “Dự án là một lĩnh vực

hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới”.

Trên phương diện quản lý: “Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”

Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính: (1) Nỗ lực tạm thời, nghĩa là mọi dự ánđầu tư đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án

đã đạt được hoặc dự án bị loại bỏ, (2) Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất Sản phẩmhoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩmtương tự đã có hoặc dự án khác

 Đặc trưng cơ bản của dự án

- Dự án có mục đích, kết quả xác định Tất cả các dự án đều phải có kết quả được

xác định rõ Kết quả này có thể là một tòa nhà, một dây chuyền sản xuất hiện đại hay

là chiến thắng của một chiến dịch vận động tranh cử vào một vị trí chính trị Mỗi dự ánlại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại

có một kết quả riêng, độc lập Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ hình thànhnên kết quả chung của dự án Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, đượcphân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiệnvà quản lý nhưng đềuphải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn thànhvới chất lượng cao

- Dự án có chu kì phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn Dự án là một sự

sáng tạo, giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành,phát triển, có thời điểm bắt đầu, kết thúc… Dự án không kéo dài mãi mãi Mọi dự ánđều có chu kì sống, nó bắt đầu khi một mong muốn hoặc một nhu cầu của người yêucầu và nếu mọi việc tốt đẹp nó sẽ được kết thúc sau khi bàn giao cho người yêu cầumột sản phẩm hoặc dịch vụ như là một sự thỏa mãn cho nhu cầu của họ

Theo mô hình này: mức độ sử dụng các nguồn lực (vật tư, máy móc thiết bị…)tăng dần và đạt cao nhất ở giai đoạn thực hiện dự án, nó tỷ lệ với chi phí của dự án.Chu kì sống của dự án được coi là biến động vì nó diễn ra theo các giai đoạn rấtkhác nhau, chúng được phân biệt bằng bản chất các hoạt động của chúng cũng nhưbằng số lượng và loại nguồn lực mà chúng đòi hỏi Ví dụ: với các dự án đầu tư xâydựng giai đoạn xác định dự án và chuẩn bị đầu tư cần các nhà dự báo, lập quy hoạch,

họ có các phiếu giao việc hoặc hợp đồng lập một quy hoạch tổng thể giao thông vậntải vùng hoặc quy hoạch chi tiết giao thông vận tải chuyên ngành Giai đoạn chuẩn bịđầu tư: trước hết cần các tư vấn thiết kế, chuyên gia dự báo, chuyên gia phân tích kinh

tế - xã hội… Còn giai đoạn thực hiện dự án đòi hỏi các nhà kế hoạch phải xây dựng kếhoạch chi tiết để thực hiện dự án, các nhà thiết kế kỹ thuật và một số lượng lớn cácnguồn lực đặc biệt là vật tư thiết bị.

- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác với

quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩmsản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại

là duy nhất, hầu như không lặp lại như Kim tự tháp Ai Cập hay đê chắn lũ SôngThames ở London Tuy nhiên, ở nhiều dự án khác, tính duy nhất ít rõ ràng hơn và

dễ bị che đậy bởi tính tương tự giữa chúng Nhưng điều khẳng định là chúng vẫn cóthiết kế khác nhau, vị trí khác nhau, khách hàng khác… Điều ấy cũng tạo nên nétduy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án

- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên

hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơquan quản lý nhà nước… Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà

sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau Giữa các bộ phận quản lý chứcnăng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhau và cùng phối hợpthực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau Tínhchất này của dự án dẫn đến hai hậu quả nghiêm trọng: (1) không dễ các bên tham gia

có cùng quyền lợi, định hướng và mục tiêu; (2) khó khăn trong việc quản lý, điều phốinguồn lực… Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cầnduy trì thường xuyên mối liên hệ với các bộ phận quản lý khác

- Môi trường hoạt động “va chạm” Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia

nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau vàvới các hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị… Trong đó

có “hai thủ trưởng” nên không biết phải thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếpnào nếu hai lệnh lại mâu thuẫn nhau… Do đó, môi trường quản lý dự án có nhiềuquan hệ phức tạp nhưng năng động

- Tính bất định và rủi ro cao Hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn, vật tư và

lao động rất lớn để thực hiên trong một khoảng thời gian nhất định Mặt khác, thờigian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi rocao Tuy nhiên các dự án không chịu cùng một mức độ không chắc chắn, nó phụ thuộcvào: Tầm cỡ của dự án, mức độ hao mòn của dự án, công nghệ được sử dụng, mức độđòi hỏi của các ràng buộc về chất lượng, thời gian, chi phí, tính phức tạp và tính khôngthể dự báo được của môi trường dự án…

Ngoài các đặc trưng cơ bản trên, dự án còn có một số đặc trưng như:

+ Tính giới hạn về thời gian thực hiện

+ Bị gò bó trong những ràng buộc nghiêm ngặt: yêu cầu về tính năng của sảnphẩm dịch vụ, yêu cầu về chức năng của công trình, các chỉ tiêu kỹ thuật, các định

mức về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, thời hạn bàn giao… Các ràng buộc trênphụ thuộc vào bối cảnh của dự án.

 Dự án công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công

cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổithông tin số

Dự án công nghệ thông tin là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực côngnghệ thông tin

Ví dụ dự án công nghệ thông tin: Dự án xây dựng hệ thông tính cước và chăm sóckhách hang tại các bưu điện tỉnh thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

 Phân loại dự án

Dự án trong thực tế rất đa dạng, có thể phân loại theo nhiều cách khác nhau

 Theo quy mô dự án:

Dự án lớn: được đặc trưng bởi tổng kinh phí huy động lớn, số lượng các bên thamgia đông, thời gian dàn trải, qui mô rộng lớn Chúng tôi đòi hỏi phải thiết lập các cấutrúc tổ chức riêng biệt, với mức phân cấp trách khác nhau, đề ra quy chế hoạt động vàcác phương pháp kiểm tra chặt chẽ Người quản lý các dự án này khó có thể đi sâu vàotừng chi tiết trong quá trình thực hiện Nhiệm vụ chủ yếu của họ là một mặt thiết lập

hệ thống quản lý và tổ chức, phân chia dự án thành các bộ phận và phối kết hợp các dự

án bộ phận đó, cho phép mỗi mức thực hiện tốt trách nhiệm của mình; mặt khác đảmnhận các mối quan hệ giữa dự án với bên ngoài

Việc xây dựng cả một hệ thống tin học lớn là một ví dụ Dự án về Tin học hóa cáchoạt động điều hành và quản lý nhà nước tại các Bộ ngành và địa có thể xem như là dự

án lớn đối với mỗi nơi Người quản lý chính của dự án này phải là một nhà tổ chức tốt,xác định rõ mục tiêu đặt ra, cũng như các dự án nhánh cần phải thực hiện và theo dõiphối hợp, thúc đẩy quá trình thực hiện toàn bộ dự án Vai trò này ở các địa phươngđang là cấp UBND tỉnh, thành

Dự án trung bình và nhỏ: không đòi hỏi kinh phí nhiều, thời gian ấn định ngắn,không quá phức tạp… Ví dụ viết tài liệu nghiên cứu, khả thi hay lập trình cho 1 modulđơn nào đó có thể coi như 1 dự án nhỏ, việc tin học hóa điều hành và quản lý tại mộtvăn phòng UBND tỉnh là một dự án mực trung bình… Người chủ dự án thường kiêmluôn cả việc quản lý dự án (đối nội) lẫn việc quan hệ với các chuyên gia bên ngoài.Kinh nghiệm các nước cho thấy những dự án trung bình hoặc nhỏ là những dự án

ít hơn 15 người trong 1 năm Đó có thể là dự án mà 5 người làm trong 3 năm hoặc 15

người làm trong 1 năm Dĩ nhiên càng ít người tham gia thì việc quản lý dự án càng đỡphức tạp hơn.

Về lý thuyết, quản lý dự án lớn hay nhỏ cũng đều theo những phương pháp luậnnhư nhau cả Dự án lớn có thể coi là chương trình; chương trình thường được phânthành các dự án nhỏ hơn Trong trường hợp đó sẽ tồn tại nhiều mức quản lý dự ánkhác nhau, và để phân biệt có thể gọi những người quản lý bằng những tên khác nhaunhư người quản lý chương trình, người quản lý dự án, người điều hành dự án, nhómtrưởng… Thậm chí mỗi người tham gia vào dự án cũng phải biết cách tổ chức và quản

lý công việc mà mình được giao

 Theo nội dung của dự án

Dự án trong sự phát triển công nghệ thông tin có thể phân thành 3 loại chính:

+ Dự án ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí và hoạt động nghiệp

vụ Ví dụ như dự án tin học hóa hoạt động quản lý nhà nước tại các Bộ ngành

và địa phương

+ Dự án xây dựng cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin trong đó có xây dựng về

cơ sở hạ tầng và kĩ thuật là dự án Mạng truyền thông dữ liệu quốc gia; xây dựng

cơ sở hạ tầng về thông tin như dự án các cơ sở dữ liệu quốc gia; phát triển tiềmnăng nhân lực như dự án xây dựng các khoa công nghệ thông tin tại các trườngđại học chính của cả nước…

+ Các dự án nhằm thực hiện nhiệm vụ đã phân công cho các bộ ngành như pháttriển nền Công nghiệp, công nghệ thông tin; đảm bảo đủ cán bộ tin học cho đấtnước…

Nội dung của mỗi dự án có thể bao gồm nhiều vấn đề khác nhau, nhưng lienquan chặt chẽ và hỗ trợ lần nhau Ví dụ như các hạng mục trong dự án tin học hóavăn phòng, như xây dựng hệ thống thông tin, xây dựng mạng máy tính, phục vụ cho

dự án…

 Dự án một người hay dự án nhiều người

Một dự án có thể được thực hiện bởi một người hoặc nhiều người Việc quản lý dự

án sẽ khó khăn hơn khi có từ hai người trở lên Nên sử dụng số người tối thiểu (và vẫn

có những những thời hạn nhất định cho họ)

Như đã nêu trên, các dự án công nghệ thông tin tầm cỡ khó có thể do một ngườithực hiện mà xong được Do vậy, vấn đề quản lí dự án một cách nghiêm túc là hếtsức cần thiết và không phải là dễ dàng; đặc biệt vai trò phối hợp của những người

quản lý ở mức trên trong những dự án như vật rất quyết định cho sự thành bại củatoàn bộ dự án.

 Nội bộ hay bên ngoài

Dự án nội bộ là dự án của một đơn vị tổ chức thực hiện nhầm phục vụ cho yêu cầucủa chính tổ chức đó Dự án bên ngoài là dự án được thực hiện để đáp ứng yêu cầu chomột đơn vị nơi khác Ví dụ như một người ký hợp đồng thực hiện một dự án cho đơn

vị nào đó

 Khái niệm quản lý dự án

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.

Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu Đó là việc lập kế hoạch, điều phốithực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giámsát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định

Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính

nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hànhđộng thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thốnghoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống

Điều phối thực hiện: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao

động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian Giaiđoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án(khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bịphù hợp

Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực

hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quátrình thực hiện Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ cuối vàcuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của

Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án

 Đặc điểm quản lý dự án

- Tổ chức quản lý dự án là một tổ chức tạm thời Tổ chức quản lý dự án được hình

thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn Trong thời gian tồn tại dự án, nhàquản lý dự án thường hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng Sau khi kết thúc

dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị

- Quan hệ giữa chuyên viên quản lý dự án với phòng chức năng trong tổ chức.Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng Người đứngđầu dự án và những người tham gia quản lý dự án, là những người có trách nhiệm phốihợp mọi nguồn lực, mọi người từ các phòng chuyên môn nhằm thực hiện thắng lợimục tiêu của dự án Tuy nhiên, giữa họ thường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự,chi phí, thời gian và mức độ thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật

Nội dung quản lý dự án:

Hình 1.2: Nội dung quản lý dự án

Mục tiêu

Chất lượng

Bốn yếu tố mục tiêu, chi phí, thời gian và chất lượng có mối quan hệ chặt chẽ vớinhau trong quá trình quản lý dự án Trong đó 2 vấn đề chi phí và thời gian luôn đượcchú trọng trong quản lý dự án.

 Vấn đề chi phí và thời gian trong quản lý dự án công nghệ thông tin

- Vấn đề chi phí

Cùng với chất lượng và thời gian, chi phí là một trong bốn vấn đề quan trọng nhấttrong việc quản lí dự án phần mềm Làm thế nào để dẫn dắt dự án đi đến kết thúc màkhông vượt quá chi phí ban đầu? Đây là một vấn đề rất khó khăn vì trong quá trìnhthực hiện dự án chúng ta sẽ gặp phải rất nhiều các khó khăn có thể phát sinh và làmtiêu tốn chi phí của dự án Ví dụ khách hàng yêu cầu phát triển thêm một số phần,nhân viên bỏ việc, phải trả tiền lương làm thêm giờ…

Ngay từ đầu dự án, ngân sách đã được tính toán dựa trên số phân tích về hệ thống,

số người lập trình, người lãnh đạo, thời gian làm việc của từng người…

Các lý do dẫn đến việc vượt quá chi phí:

- Về mặt nhân sự:

Đánh giá thấp hoặc không chính xác khả năng làm việc của nhân viên trong dự

án Nhân viên không đáp ứng đuợc yêu cầu của công việc, hoặc có vấn đề với môi truờngphát triển dự án

Các vấn đề ngoài lề: Năng suất đối tác thấp, phát sinh yêu cầu mới từ bên ngoài Vậy làm thế nào để quản lý đuợc chi phí:

Phát hiện sớm các triệu chứng về giá Ví dụ : chi phí vượt giá hợp đồng

Phân tích nguyên nhân thực sự

Dự tính ảnh hưởng theo quan điểm về giá

Chỉnh dự án theo giá chấp nhận Ví dụ : có vấn đề về nhân sự hoặc có vấn đề về nguời dùng hoặc có vấn đề về đối tác

-Vấn đề thời gian :

Tiến độ là một trong ba yếu tố quan trọng cần quản lý trong khi thực hiện dự án Quản lý tiến độ là các hoạt động để hoàn thành dự án sao cho đúng thời hạn và khôngvượt ngân sách bằng một kế hoạch tiến hành có cân nhắc kỹ, bằng việc kiểm tra liên tụctiến độ đạt đuợc theo các chỉ số cụ thể và thực hiện phương án điều chỉnh ngay nếu cần Quản lý tiến độ cần được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án

Mục tiêu của quản lý tiến độ là :

+ Đúng hạn (Deadline)

+ Không vượt ngân sách (Cost).

+ Tiến hành trôi chảy (Smoothly)

Việc quản lý tiến độ nên tuân theo các giai đọan sau :

 Giai đoạn lên kế hoạch :

+ Kế hoạch phải được cân nhắc kỹ

+ Kế hoạch phải tính đến mọi hoạt động cần thiết

+ Các thành viên phải nhất trí với nhau

 Giai đoạn kiểm tra :

+ Phát hiện vấn đề càng sớm càng tốt

+ Phát hiện sớm thì chi phí khắc phục thấp

+ Kiểm tra tiến độ nên thực hiện đều đặn

+ Muốn quản lý thực sự được tiến độ cần có báo cáo chính xác

+ Báo cáo chính xác cấn có chỉ số chính xác

+ Báo cáo chính xác phải dựa trên hiểu biết thực sự về quản lý dự án

 Giai đoạn thực hiện :

Nếu có vấn đề xảy ra:

+ Tìm nguỵên nhân thực sự của vấn đề

+ Tìm các ảnh hưởng mà vấn đề gây ra

+ Tìm giải pháp hạn chế thấp nhất ảnh hưởng

1.1.2 Quản lý tiến độ dự án

 Khái niệm quản lý tiến độ dự án

Quản lý tiến độ dự án bao gồm việc thiết lập các công việc, xác định thờigian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thựchiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu chấtlượng đã định

Mục đích của quản lý tiến độ dự án là làm so để dự án hoàn thành đúng thời giantrong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định vềchất lượng

Quản lý tiến độ là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần chocông việc dự án Trong môi trường dự án, quản lý tiến độ quan trọng hơn trong môitrường hoạt động kinh doanh thông thường vì nhu cầu kết hợp phức tạp và thườngxuyên liên tục giữa các công việc, đặc biệt trong trường hợp dự án phải đáp ứng mộtthờ hạn cụ thể của khách hàng

Xây dựng ước lượng thời gian theo các nguyên tắc sau:

- Đánh giá các tài liệu

- Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng và cụ thể hay không?

- Các yêu cầu chức năng có hỗ trợ các yêu cầu nghiệp vụ không?

- Quan trọng nhất là các yêu cầu kỹ thuật có được phác thảo rõ ràng và đầy đủhay không?

Đảm bảo ước lượng bao gồm các thành phần:

- Danh sách các giả định dùng trong việc xây dựng ước lượng

- Phạm vi biến động cho ước lượng được đưa ra

- Khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực

Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT – Program evaluation and review technique) và phương pháp đường găng (Critical path method - CPM)

Một trong những kỹ thuật cơ bản để quản lý tiến độ dự án là kỹ thuật tổng quan

và đánh giá dự án (PERT) và phương pháp đường găng (CPM) Kỹ thuật tổng quan vàđánh giá dự án lần đầu được sử dụng trong hải quân Mỹ vào năm 1958 để lập kế hoạch

và quản lý chương trình phát triển tên lửa xuyên lục địa Tham gia chương trình cókhoảng 200 nhà cung ứng, 9000 nhà thầu, hang ngàn nhà bác học và công nhân kỹthuật bậc cao Dự liến thực hiện chương trình trong 7 năm Nhờ áp dụng kỹ thuật quản

lý dự án nên thời gian thực hiện dự án xuống chi đã giảm còn 4 năm

Phương pháp đường găng (CPM) được công ty Dupont và Remington Rand pháttriển trong cùng một thời kỳ để trợ giúp việc quản lý xây dựng và bảo trì các nhà máyhóa chất Tuy có những nét khác nhau, ví dụ PERT xem thời gian thực hiện các côngviệc dự án là một đại lượng biến đổi nhưng có thể xác định nhờ lý thuyết xác suất cònCPM lại sử dụng các ước lượng thời gian xác định, nhưng cả hai kỹ thuật đều chỉ rõmối quan hệ liên tục giữa các công việc, đều dẫn đến tính toán đường găng, cùng chỉ

ra thời gian dự trữ các công việc

Về phương pháp thực hiện, có 6 bước cơ bản được áp dụng chung cho cả PERT

và CPM:

+ Bước 1: Xác định các công việc cần thực hiện của dự án

+ Bước 2: Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc

+ Bước 3: Vẽ sơ đồ mạng công việc

+ Bước 4: Tính toán thời gian và chi phí ước tính cho từng công việc dự án

+ Bước 5: Xác định thời gian dự trữ của các công việc và sự kiện

+ Bước 6: Xác định đường găng

 Dự tính thời gian thực hiện từng công việc

Có 2 phương pháp chính để dự tính thời gian thực hiện các công việc: phươngpháp tất định và phương pháp ngẫu nhiên, Phương pháp tất định bỏ qua các yếu tố bấtđịnh trong khi phương pháp ngẫu nhiên tính đến sự tác động của các nhân tố ngẫunhiên khi dự tính thời hạn thực hiện các công việc

Phương pháp ngẫu nhiên

Trong khi lập kế hoạch tiến độ, việc dự án hoàn thành vào một ngày nào đó làmột yếu tố bất định vì nó chịu tác động của nhiều yếu tố ngẫu nhiên Mặc dù khôngthể biết chắc chắn ngày cụ thể nào là ngày hoàn thành dự án nhưng các nhà quản lý dự

án có thể dự tính được ngày sớm nhất và ngày muộn nhất từng công việc và do đó toàn

bộ các công việc dự án phải hoàn thành Trên cơ sở này, sử dụng các phương pháptoán học có thể xác định tương đối chính xác ngày dự án sẽ hoàn thành Giả sử thờigian hoàn thành từng công việc như sau: thời gian cực đại – thời gian dự tính bi quantương ứng trường hợp công việc tiến hành trong điều kiện không thuận lợi là a, thờigian cực tiểu – thời gian dự tính lạc quan tương ứng trường hợp công việc tiến hànhthuận lợi là b và thời gian hoàn thành công việc – tương ứng trường hợp dự án tiếnhành bình thường là m Giả định thời gian hoàn thành từng công việc dự án tuântheoquy luật phân phối β thì giá trị trung bình (thời gian trung bình để thực hiện từngcông việc) được tính như sau:

Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng công việc

Các thông số trong sơ đồ mạng công việc:

- Thời điểm sớm của sự kiện

=0

- Thời điểm muộn của sự kiện

- Thời gian dự trữ của sự kiện

Bước 2: Tính thời gian thực hiện và phương sai mỗi công việc

Trong đó:

: Thời giant rung bình để thực hiện công việc

a: Thời gian cực đại – thời gian dự tính bi quan tương ứng với trường hợp công việckhông được tiến hành trong điều kiện không thuận lợi

b: Thời gian cực tiểu – thời gian dự tính lạc quan tương ứng với trường hợp cộng việcđược tiến hành trong điều kiện thuận lợi

m: thời gian thông thường hoàn thành công việc – tường hợp dự tính thời gian côngviệc tiến hành bình thường

Như vậy khi phương sai càng lớn thì tính không chắc chắn về thời gian hoàn thành dự

án tăng

Giả sử các công việc độc lập với nhau thì thời gian hoàn thành dự án là tổng thời gian

kỳ vọng thực hiện các công việc trên tuyến găng và phương sai hoàn thành dự án cũng

là tổng phương sai của các công việc trên tuyến găng đó

Trong đó:

: phương sai hoàn thành dự án

i: là các công việc găng

: phương sai của các công việc găng và được tính như sau:

Bước 3: Dùng phương pháp đường găng để xác định các công việc găng và đườnggăng Đường găng là đường nối các sự kiện găng Sự kiện găng là sự kiện có thời gian

dự trữ bằng 0

Độ dài thời gian hoàn thành các công việc găng

i là công việc găng

Bước 4: Xác định khả năng hoàn thành dự án trong thời gian mong muốn

Giả sử thời gian hoàn thành các công việc của dự án biến động tuân theo quy luậtchuẩn và giả trị trung bình trong phân phối chuẩn( tương ứng với thời gian trung bình

ở đây) là thời gian hoạt động kỳ vọng theo đường găng thì đại lượng z trong phân phốichuẩn được tính như sau:

Trong đó:

S: Thời gian dự kiến hoàn thành toàn bộ dự án

D: Độ dài thời gian hoàn thành các công việc găng

: Độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành các công việc găng

A6 Sau A3 4-6 1 2 9 3 3 64/36

a, Xác định thời gian sớm nhất hoàn thành dự án

b, Xác định xác suất hoàn thành dự án, muộn nhất là 16 ngày

= Min (8 – 4 ; 13 – 3) = 4

= 8 – 4 = 4

= 4 – 2 = 2

= Min ( 2 – 2 ; 3 – 2) = 0

Hình 1.3: Cách biểu diễn sơ đồ mạng công việc

Các thông số trong sơ đồ mạng công việc:

- Thời điểm sớm của sự kiện

- Thời gian dự trữ của sự kiện

Sơ đồ mạng công việc :

Hình 1.4: Sơ đồ mạng công việc

Đường găng: 1-2-4-5-6-7

Thời gian ngắn nhất hoàn thành dự án là: D= 2 + 2+ 4 + 2 + 5 = 15

1

0 0

0

2 2 2

0

3 4 3

1

4 4 4

0

5 8 8

0

6 13 13

0

7 15 15

Trong quản lí dự án, điều chỉnh tiến độ thời gian thực hiện các công việc có thểlàm tăng hoặc giảm nguồn lực liên quan khác Nhiều trường hợp muốn rút ngắn thờigian thực hiện công việc thì cần tăng thêm chi phí và ngược lại muốn giảm bớt chi phícho công việc phải kéo dài thêm thời gian thực hiện Nguyên tắc này là cơ sở để xâydựng một số phương pháp quản lí dự án.

Dự toán ngân sách được thực hiện cùng lúc với dự tính thời gian của dự án Theonghĩa rộng, dự toán ngân sách dự án bao gồm cả việc cơ cấu phân tách công việc vàviệc xác định xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào (nhân lực, thiết bị,nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công việc của dự án Theonghĩa hẹp có thể định nghĩa như sau:

Dự toán ngân sách là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự ánnhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án

Kế hoạch ngân sách là một trong những kế hoạch quan trọng nhất quyết định đến

sự thành bại của dự án Dự toán ngân sách có những tác dụng chủ yếu sau:

- Dự toán ngân sách là là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức Kế hoạchngân sách phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị

- Đánh giá chi phí dự tính của một dự án trước khi hiệu lực hóa việc thực hiện

- Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự toán của dự án

- Là cơ sở để chỉ đạo và quản lí tiến độ chi tiêu cho các công việc dự án

- Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo tiến trình dự án (kiểm tratiến độ dự án; báo cáo những chi tiêu không phù hợp với kế hoạch, tìm nguyên nhân

và biện pháp khắc phục…)

 Tầm quan trọng của việc quản lí chi phí

 Những dự án về công nghệ thông tin có hồ sơ theo dõi kém hiệu quả cho việcđạt được mục đích về giá cả

 Chi phí trung bình vượt quá dự toán ban đầu theo nghiên cứu từ năm 1995 củaCHAOS là 189% đã được cải thiện 145% trong nghiên cứu 2001

 Ở Mĩ các sự án CNTT bị hủy làm tốn trên 81 tỉ đô la năm 1995

 Khái niệm quản lý chi phí dự án

 Chi phí là tài nguyên được hi sinh hay tính trước để đạt được một mục tiêu rõràng hay để trao đổi cái gì đó Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ

 Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự ánđược hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách

 Quy trình quản lý chi phí dự án

Quản lí chi phí dự án bao gồm những qui trình bảo đảm cho dự án được hoàn tất trong

sự cho phép của ngân sách Những qui trình này bao gồm:

 Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên: xác định nguồn tài nguyên cần thiết và sốlượng để thực hiện dự án

 Ước lượng chi phí: ước tính chi phí về các nguồn tại nguyên để hoàn tất một dự án

 Dự toán chi phí: phân bổ toàn bộ chi phí ước tính vào từng hạng mục công việc

để thiết lập một đường mức (Base line) cho việc đo lường việc thực hiện

 Kiểm soát – Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi chi phí dự án

 Lập kế hoạch ngân sách (Chi phí).

 Lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào bản chất của dự án và tổ chức

 Một số câu hỏi cần cân nhắc

- Các khó khăn nào sẽ gặp khi thực hiện các công việc cụ thể trong dự án?

- Có phạm vi nhất định nào ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên?

- Tổ chức đã thực hiện những công việc nào tương tự như dự án?

- Tổ chức đó có đủ người, trang thiết bị và vật tư để thực hiện dự án?

 Ước lượng chi phí

 Đầu ra quan trọng của quản lí chi phí dự án là ước tính chi phí

 Có nhiều loại ước tính chi phí và những công cụ cùng với những kí thuật giúptạo ta chúng

 Điều quan trọng là phát triển một kế hoạch quản lý chi phí trong đó mô tả sựdao động chi phí sẽ được quản lý trong dự án ra sao

 Các loại ước tính chi phí

Bảng 1.1: Các loại ước tính chi phí

Loại ước tính Khi nào làm? Tại sao làm? Độ chính xác

Độ lớn thô

(RCM)

Rất sớm trong chu trình 3-5 năm trước

Cho biết chi phí thô để quyết định lựa chọn

-25% + 75%

Ngân sách Sớm 1-2 năm xong Đưa tiền vào các

kế hoạch ngân sách

-10% + 25%

Xác định Muộn hơn trong

dự án < 1 năm xong

Cung cấp chi tiết

để mua, ước lượngchi phí thật sự

-5% + 10%

 Các phương pháp ước tính chi phí

- Tương tự hay trên - xuống: sử dụng chi phí thực tế trước đó, các dự án tương tựlàm nền tảng cơ bản để làm ước tính mới

- Dưới lên: ước lượng riêng từng nhóm làm việc và tính toán con số tổng cộng

- Mô hình điểm chức năng

- Dùng thông số: sử dụng các đặc điểm riêng biệt trong dự án áp dụng phươngthức toán học để ước tính chi phí Mô hình COCOMO là mô hình thông dụng

 Tại sao phải quản lý dự án

- Vì mỗi một dự án thông thường không hoàn thành đúng hạn, chi phí vượt quá dự

án, chất lượng không đảm bảo

- Theo thống kê của Standish Group (2006)

• Có tới 50% trong tổng số các dự án phần mềm thất bại

• Chỉ có 16,2% dự án là hoàn thành đúng hạn và lằm trong giới hạn ngân sách,đáp ứng tất cả tính năng và đặc tính như cam kết ban đầu

• Có 52,7% dự án được hoàn thành và đi vào hoạt động nhưng không hoàn thànhđúng thời hạn và bội chi, thêm nữa không đáp ứng đầy đủ tính năng và đặc tínhnhư thiết kế ban đầu

• Và có 31,1% dự án thất bại trước khi hoàn thành

• Hơn 83,8% dự án thất bại và không đáp ứng những yêu cầu ban đầu

Do vậy chúng ta phải quản lý dự án Quản lý dự án đem lại cho chúng ta nhiềulợi ích và giải quyết các mục tiêu mà dự án đã đề ra

 Mục tiêu của quản lý dự án: là hoàn thành các công việc dự án theo đúngyêu cầu kỹ thuật và chất lượng ,trong phạm vi ngân sách được duyệt và theođúng tiến độ thời gian cho phép

- Quản lý các yếu tố :

• Thời gian: đúng thời hạn

• Chi phí: không vượt quá dự toán

• Sản phẩm đầy đủ các chức năng đã định

• Thỏa mãn về yêu cầu khách hàng: thỏa mãn về nhu cầu và thỏa mãn về tiếntrình

 Lợi ích của quản lý dự án :

Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án

 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa cácnhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho

 Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao

Công nghệ thông tin phát triển cùng với sự ra đời của các ngôn ngữ lập trìnhcho phép chúng ta có thể thiết kế và xây dựng các phần mềm quản lý dưới nhiềuhình thức khác nhau Với sự hỗ trợ của các loại cơ sở dữ liệu quan hệ, ta có thểkết hợp chúng với: ASP, C#, PHP, VB… để có thể xây dựng và triển khai ứngdụng với nhiều mục đích khác nhau C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL khôngnằm ngoài mục đích dùng để xây dựng các phần mềm quản lý tối ưu Mỗi Script

và loại cơ sở dữ liệu đều có điểm mạnh và điểm yếu Tuy nhiên, với độ phức tạp

và quy mô ứng dụng chọn C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL là một lựa chọntốt nhất cho mọi loại hình quản lý

1.2 Tìm hiểu về ngôn ngữ lập trình Visual C# và hệ quản trị cơ sở dự liệu Microsoft SQL Server

1.2.1 Ngôn ngữ lập trình Visual C#

 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình C#

 Trong ngôn ngữ C#, mọi thứ liên quan đến khai báo lớp điều được tìm thấy trongphần khai báo của nó

 Định nghĩa một lớp trong ngôn ngữ C# không đòi hỏi phải chia ra tập tin header

và tập tin nguồn giống như trong ngôn ngữ C++ Hơn thế nữa, ngôn ngữ C# hỗ trợkiểu XML, cho phép chèn các tag XML để phát sinh tự động các document cho lớp

 Ngôn ngữ C# khá đơn giản, chỉ khoảng 80 từ khóa và hơn mười mấy kiểu dữ liệuđược xây dựng sẵn

 Tuy nhiên, ngôn ngữ C# có ý nghĩa cao khi nó thực thi những khái niệm lập trìnhhiện đại C# bao gồm tất cả những hỗ trợ cho cấu trúc, thành phần component, lậptrình hướng đối tượng Những tính chất đó hiện diện trong một ngôn ngữ lập trình hiệnđại Và ngôn ngữ C# hội đủ những điều kiện như vậy, hơn nữa nó được xây dựng trênnền tảng của hai ngôn ngữ mạnh nhất là C++ và Java

 C# cũng hỗ trợ giao diện interface, nó được xem như một cam kết với một lớpcho những dịch vụ mà giao diện quy định Trong ngôn ngữ C#, một lớp chỉ có thể kếthừa từ duy nhất một lớp cha, tức là không cho đa kế thừa như trong ngôn ngữ C++,tuy nhiên một lớp có thể thực thi nhiều giao diện

 Khi một lớp thực thi một giao diện thì nó sẽ cung cấp chức năng thực thi giao diện

 Ngôn ngữ C# cũng hỗ trợ việc truy cập bộ nhớ trực tiếp sử dụng kiểu con trỏ củaC++ và từ khóa cho dấu ngoặc [] trong toán tử

 Các mã nguồn này là không an toàn (unsafe) Và bộ giải phóng bộ nhớ tự độngcủa CLR sẽ không thực hiện việc giải phóng những đối tượng được tham chiếu bằng

sử dụng con trỏ cho đến khi chúng được giải phóng

 Từ khóa

Bảng 1.2 Các từ khóa trong ngôn ngữ lập trình C#

(Nguồn: Trang 30, Giáo trình các giải pháp lập trình C#, Nguyễn Ngọc Bình

Phương )

 Chương trình đơn giản

Dưới đây là một ứng dụng đơn giản xuất ra màn hình dòng chữ “Xin Chào!” viếtbằng ngôn ngữ C#:

using System;

using System.Collections.Generic;

 Kiểu dữ liệu xây dựng sẵn được mô tả trong bảng

Bảng 1.3 Các kiểu dữ liệu được xây dựng sẵn của ngôn ngữ lập trình C#

(Nguồn: Trang 35, Giáo trình giải pháp lập trình C#, Nguyễn Ngọc Bình Phương )

Việc chuyển đổi giá trị ngầm định được thực hiện một cách tự động và đảm bảo

là không mất thông tin Ví dụ: chúng ta có thể gán ngầm định một số kiểu short (2byte) vào một số kiểu int (4 byte) một cách ngầm định Sau khi gán hoàn toàn khôngmất dữ liệu vì bất cứ giá trị nào của short cũng thuộc về int:

short x = 10;

int y = x; // chuyển đổi ngầm định

Tuy nhiên, nếu chúng ta thực hiện chuyển đổi ngược lại, chắc chắn chúng ta sẽ bịmất thông tin Nếu giá trị của số nguyên đó lớn hơn 32.767 thì nó sẽ bị cắt khi chuyểnđổi Trình biên dịch sẽ không thực hiện việc chuyển đổi ngầm định từ số kiểu int sang

số kiểu short:

short x;

int y = 100;

x = y; // Không biên dịch, lỗi !!!

Để không bị lỗi chúng ta phải dùng lệnh gán tường minh, đoạn mã trên được viết lạinhư sau:

 Vòng lặp for

Vòng lặp for bao gồm ba phần chính:

+ Khởi tạo biến đếm vòng lặp

+ Kiểm tra điều kiện biến đếm, nếu đúng thì thực hiện các lệnh bên trong

vòng for

+ Thay đổi bước lặp

Cú pháp sử dụng vòng lặp for như sau:

for ([ phần khởi tạo]; [biểu thức điều kiện]; [bước lặp])

<Câu lệnh thực hiện>

 Câu lệnh lặp foreach

Vòng lặp foreach cho phép tạo vòng lặp thông qua một tập hợp hay một mảng Đây

là một câu lệnh lặp mới không có trong ngôn ngữ C/C++ Câu lệnh foreach có cú

pháp chung như sau:

foreach ( <kiểu tập hợp> <tên truy cập thành phần > in < tên tập hợp>)

<Các câu lệnh thực hiện>

Do lặp dựa trên một mảng hay tập hợp nên toàn bộ vòng lặp sẽ duyệt qua tất cả cácthành phần của tập hợp theo thứ tự được sắp Khi duyệt đến phần tử cuối cùng trong

tập hợp thì chương trình sẽ thoát ra khỏi vòng lặp foreach.

 Độ ưu tiên toán tử

Bảng 1.4: Thứ tự độ ưu tiên các phép toán trong C#

(Nguồn: Trang 40, Giáo trình giải pháp lập trình C#, Nguyễn Ngọc Bình Phương )

1.2.2 Giới thiệu về SQL SERVER

SQL là một hệ thống quản trị CSDLQH (RDBMS) nhiều người dùng kiểu Client/Server Đây là hệ thống cơ bản dùng lưu trữ dữ liệu cho hầu hết các ứng dụng lớnhiện nay

Một ứng dụng kiểu Client/Server bao gồm 2 phần: Một phần chạy trênServer(máy chủ) và phần khác chạy trên các workstations (máy trạm)

Hình 1.5: Mô hình Client/Server

Phần Server: chứa các CSDL, cung cấp các chức năng phục vụ cho việc tổ chức

và quản lý CSDL, cho phép nhiều người sử dụng cùng truy cập dữ liệu Điều nàykhông chỉ tiết kiệm mà còn thể hiện tính nhất quán về mặt dữ liệu Tất cả dữ liệuđều được truy xuất thông qua server, không được truy xuất trực tiếp Do đó, có độbảo mật cao, tính năng chịu lỗi, chạy đồng thời, sao lưu dự phòng…

Phần Client (Ứng dụng khách): Là các phần mềm chạy trên máy trạm cho phépngưới sử dụng giao tiếp CSDL trên Server

SQL Server sử dụng ngôn ngữ lập trình và truy vấn CSDL Transact-SQL, một

version của Structured Query Language Với Transact-SQL, bạn có thể truy xuất dữliệu, cập nhật và quản lý hệ thống CSDL quan hệ

Với mỗi Máy chủ bạn chỉ có một hệ thống QTCSDL SQL Server Nếu muốn cónhiều hệ thống QTCSDL bạn cần có nhiều máy chủ tương ứng

 Các thành phần của một CSDL trong SQL Server

Mỗi CSDL có các đối tượng sau:

 Tables:

Table là đối tượng chính của CSDL dùng lưu trữ dữ liệu cần quản lý Mỗi table

có 1 hay nhiều Field Mỗi Field ứng với một loại dữ liệu cần lưu trữ

Table còn có các thành phần liên quan như:

Constraint – Ràng buộc:

Constraint là các chỉ định ràng buột dữ liệu trong bảng hoặc các bảng khác nhautheo một quy tắc nào đó

Triggers – Bẫy Lỗi:

Trigger thường chứa các mã lệnh kiểm tra dữ liệu, có tính năng tự động thựchiện khi có hành động nào đó xảy ra đối với dữ liệu trong Table như Insert,Update, Delete

Indexs – Chỉ mục:

Hổ trợ cho việc sắp xếp và tìm kiếm nhanh thông tin trên table

 Diagram – Sơ đồ quan hệ:

Thể hiện mối quan hệ dữ liệu giữa các table

 Views – Khung nhìn hay table ảo:

Là đối tượng dùng hiển thị dữ liệu được rút trích, tính toán từ các Table theo nhucầu của người dùng.

 Stored Procedure – Thủ tục nội:

Chứa các lệnh T-SQL dùng thực hiện một số tác vụ nào đó Stored Proc có thểnhận và truyền tham số Stored Proc được biên dịch trước, do đó thời gian thực hiệnnhanh khi được gọi Có nhiều Stored Proc hệ thống được định nghĩa với tiền tố

“sp_” có nhiệm vụ thu thập thông tin từ các bảng hệ thống và rất có ích cho việcquản trị

 User Defined Function:

Hàm do người dùng định nghĩa

 Users:

Chứa danh sách User sử dụng CSDL Người quản trị hệ thống cao nhất có User

Name là dbo, tên đăng nhập (Login Name) hệ thống mặc định là sa Tài khoản sa luôn tồn tại và không thể bỏ đi Để thay đổi mật khẩu của sa, cách nhanh nhất là:

Mở trình Query Analyzer

Thực hiện thủ tục hệ thống: EXEC SP_PASSWORD NULL, <NewPass>

 Roles: Các qui định vai trò và chức năng của User trong hệ thống SQL Server

 Rules: Các qui tắc ràng buộc dữ liệu được lưu trữ trên Table

 Defaults: Các khai báo giá trị mặc định

 User Defined Data Type:

Kiểu dữ liệu do người dùng tự định nghĩa

 Full Text Catalogs:

Tập phân loại dữ liệu Text

 Tạo lập CSDL trên SQL SERVER

 Các Loại File Lưu Trữ CSDL:

Khi tạo một CSDL, SQL Server sẽ tạo những file lưu trữ Có 2 loại file như sau:– File dữ liệu: bao gồm

– File chính (Primarydata file): Mỗi CSDL chỉ có 1 file dữ liệu chính có phần

mở rộng là MDF

 Các file dữ liệu phụ( Secondary data files):

Các file này chứa các dữ liệu và đối tượng không nằm vừa trong Primary file.Một số CSDL có thể lớn đến nỗi phải cần nhiều file dữ liệu phụ hay cần sử dụng cácfile phụ trên các ổ đĩa riêng để phân dữ liệu qua nhiều đĩa Các file dữliệu phụ tiếptheo nên có phần mở rộng là NDF

 Các file nhật ký (Log files): lưu trữ nhật ký giao tác (LDF) (Transaction log) thựchiện trên CSDL, nhằm mục đích phục hồi CSDL khi có sự cố

Khi sử dụng nhiều file dữ liệu, SQL Server tự động trải dữ liệu qua tất cả cácfile dữ liệu Điều này làm giảm tranh chấp và các điểm nóng (hotspot) trong dữ liệu.Tuy nhiên, đối với file nhật ký, SQL không trải thông tin trên các file nhật ký.Khi 1 file nhật ký đầy, thông tin sẽ được ghi tiếp vào file khác

Tạo CSDL:

Để tạo CSDL bạn có thể dùng câu lệnh Create Database trong Query Analyzerhoặc sử dụng tiện ích Enterprise Manager

 Bằng lệnh CREATE DATABASE:

Cú pháp : CREATE DATABASE DatabaseName

[ ON [PRIMARY] ( <Thông tin File Dữ Liệu>) ,… ] [LOG ON ( <Thông tin File Log>) ,… ]

Hình 1.6: Các loại file lưu trữ