tổ chức quản trị dự án

Các vấn đề phát sinh trong quản trị dự án Tùy thuộc loại hình dự án cụ thể, có các vấn đề phát sinh, đòi hỏi sự giải quyết của quản trị gia dự án sau đây: 1/ Mục tiêu chung và mục tiêu t

CHƯƠNG 4 TỔ CHỨC QUẢN TRỊ DỰ ÁN

I QUẢN TRỊ GIA DỰ ÁN (Project Manager)

1 Định nghĩa

Quản trị gia dự án là nhà quản trị trong một tổ chức xác định, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện dự án theo các mục tiêu đề ra của tổ chức đó, trong thời gian xác định

2 Sự cần thiết có quản trị gia dự án

- Để tổ chức thực hiện dự án, cần xác định quản trị gia dự án

- Ban lãnh đạo của tổ chức (Hội đồng quản trị, Ban giám đốc…) có trách nhiệm xác định quản trị gia của dự án cụ thể, căn cứ vào tầm quan trọng của dự án đối với các mục tiêu đề ra của tổ chức

- Việc sớm xác định quản trị gia dự án sẽ tạo điều kiện thuận lợi để khởi công thực hiện dự án Quản trị gia dự án càng sớm tham gia vào dự án sẽ hiểu càng nhiều về lịch sử và quá trình hình thành của dự án được giao phó, càng dễ dàng cho việc dự tính tình huống và giải quyết các vấn đề cụ thể liên quan đến tổ chức thực hiện thành công

dự án

3 Các vấn đề phát sinh trong quản trị dự án

Tùy thuộc loại hình dự án cụ thể, có các vấn đề phát sinh, đòi hỏi sự giải quyết của quản trị gia dự án sau đây:

1/ Mục tiêu chung và mục tiêu thành phần của dự án không rõ ràng

2/ Trong quá trình thực hiện dự án, có sự thay đổi về nhiệm vụ, nguồn lực và thời gian

3/ Các nguồn lực dự tính ban đầu để thực hiện dự án không đầy đủ, đòi hỏi việc huy động bổ sung các nguồn lực mới

4/ Thời hạn hoàn thành dự tính đối với dự án không khả thi; để hoàn thành dự án với thời hạn mong muốn đòi hỏi huy động các nguồn lực bổ sung

5/ Kế hoạch dự tính vạch ra trong lịch trình thực hiện dự án không hoàn thành, đòi hỏi việc điều chỉnh kế hoạch dự tính ban đầu

6/ Các công việc cần thực hiện cho dự án không có sự phối hợp đồng bộ, lỏng lẻo, gây hậu quả làm chậm trễ tiến trình thực hiện

7/ Các thành viên tham gia vào dự án (đội dự án) hợp tác với nhau không chặt chẽ

8/ Phát sinh một số mâu thuẫn giữa tổ chức dự án với các bộ phận chuyên môn chức năng trong cùng tổ chức

Việc giải quyết các vấn đề phát sinh trên thuộc vai trò của quản trị gia dự án

4 Vai trò của quản trị gia dự án

Để có thể giải quyết các vấn đề phát sinh trong tổ chức thực hiện dự án, quản trị gia dự án phải đảm nhận các vai trò sau đây:

- Nhà lập kế hoạch

- Nhà tổ chức

- Người điều hành

- Người kiểm tra, giám sát

Việc sử dụng các nguồn lực được giao để tổ chức thực hiện dự án, thỏa mãn các mục tiêu thành phần và mục tiêu tổng quát đã được đề ra cho dự án

Thực tế cho thấy, quản trị gia dự án thực sự có rất nhiều trách nhiệm nhưng lại có ít quyền hạn

5 Trách nhiệm của quản trị gia dự án

Để thực hiện vai trò của mình, quản trị gia dự án có các trách nhiệm cụ thể dưới đây:

- Soạn thảo các hợp đồng có liên quan đến thực hiện dự án

- Hoạch định kế hoạch thực hiện dự tính đối với dự án

- Bảo đảm tính đúng đắn của các thiết kế chi tiết

- Sử dụng nguồn tài chính được giao hợp lý

- Điều hòa việc cung ứng các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án theo yêu cầu

- Áp dụng công nghệ thích hợp cho dự án

- Bảo đảm chất lượng dự án được hoàn thành theo yêu cầu

6 Các tố chất của quản trị dự án

Trách nhiệm thì nhiều nhueng quyền hạn thì không bao nhiêu là đặc điểm vai trò của quản trị gia dự án

Nhằm thực hiện vai trò của mình, quản trị gia dự án cần có được các đức tính sau đây:

6.1 Kỹ năng lãnh đạo

- Có năng lực thực hiện chức danh

- Gương mẫu trong hành vi công việc

- Có tình thân ái với thành viên xung quanh

- Năng động tích cực trong mọi hoạt động

6.2 Năng lực chuyên môn

- Có kinh nghiệm về chuyên môn

- Có kiến thức về dự án

6.3 Khả năng quan hệ

- Biết lắng nghe các ý kiến khác nhau

- Có thể thuyết phục người xung quanh

6.4 Khả năng tổ chức

- Làm việc theo kế hoạch

- Hành động có mục tiêu

- Biết phân tích các tình huống

6.5 Cá tính tích cực

- Luôn thể hiện tính sáng tạo

- Linh hoạt, không máy móc giải quyết các tình huống

- Có tính kiên nhẫn trong việc làm

- Có tinh thần bền bỉ trong hoạt động

6.6 Tinh thần xây dựng

- Có tính thần thông cảm với người xung quanh

- Có thái độ động viên thành viên khác

- Biết vận dụng yếu tố tâm lý trong giải quyết tình huống

7 Các tiêu chuẩn lựa chọn quản trị gia dự án

- Căn cứ vào tầm trọng của dự án đối với các mục gtieeu đề ra của tổ chức Ban lãnh đạo của tổ chức lựa chọn đối tượng cụ thể cho chức danh quản trị gia dự án theo các tiêu chuẩn sau đây:

- Có kiến thức chuyên môn (theo yêu cầu ) giỏi

- Đã là một quản trị gia có kinh nghiệm

- Có cá tính chắc chắn

- Có tính thực tế hiệu quả

- Có quan hệ tốt với nhân viên thừa hành

- Gắn bó chặt chẽ với tổ chức dự án

- Đã từng trải qua nhiều lĩnh vực chuyên môn hóa khác nhau

- Là một người linh hoạt, năng động

8 Sự khác biệt giữa quản trị gia dự án và phụ trách các bộ phận chức năng

Một nhà tổng quát, am hiểu nhiều lĩnh

vực

Đi sâu vào lĩnh vực chuyên môn (một nhà chuyên môn)

Nhìn nhận và đánh giá vấn đề toàn diện

và có tính chất hệ thống

Nhìn nhận và đánh giá vấn đề theo chuyên môn, riêng lẽ, áp dụng phương pháp phân tích trong công việc

Là người có mối quan hệ rộng rãi, dễ

dàng

Là một cố vấn và người kiểm tra – giám sát từng lĩnh vực chuyên môn

Giải quyết vấn đề:

+ Làm gì?

+ Khi nào?

+ Làm bao nhiêu?

Giải quyết vấn đề:

+ Ai sẽ làm?

+ Làm như thế nào?

II TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN

1 Các hình thức tổ chức thực hiện quản lý dự án

1.1 Hình thức tổ chức theo chức năng

1.1.1 Định nghĩa

Tổ chức theo chức năng là hình thức dự án được đặt trong một bộ phận chức năng của

tổ chức, mà bộ phận chức năng này quan tâm đặc biệt đến sự thành công của dự án

1.1.2 Sơ đồ tổ chức

1.1.3 Ví dụ

- Dự án nghiên cứu triển khai một sản phẩm mới, mà sản phẩm mới này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty Trường hợp này, bộ phận tiếp thị phải tổ chức thục hiện dự án này

Giám đốc

Sản xuất Tiếp thị

Tài chính Nhân sự

DA

- Trường hợp dự án của Chính phủ các thuật ngữ trong sơ đồ cần thay đổi phù hợp Ví dụ thay vì thuật ngữ giám đốc là thủ tướng chính phủ , thay vì các trưởng bộ phận chức năng là các bộ trưởng thuộc các ngành chức năng

1.1.4 Ưu điểm

- Linh hoạt trong quản trị tài chính và nhân lực

- Tạo điều kiện tốt trong quan hệ giữa các thành viên còn lại trong bộ phận

- Bảo đảm sự thống nhất liên tục về quy trình thực hiện, quan hệ hợp tác, trách nhiệm và quyền hạn trong bộ phận chức năng

1.1.5 Nhược điểm

- Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm toàn bộ về dự án

- Các quyết định quản trị bị ảnh hưởng bởi các ép lực nội bộ, gây ra sự thiếu khách quan khi xem xét đến các quyền lợi của khách hàng

1.2 Hình thức tổ chức theo dự án

1.2.1 Định nghĩa

Tổ chức theo dự án là hình thức dự án được tách rời khỏi các bộ phận chức năng vốn có của tổ chức, nhưng được xác lập mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận chức năng này, theo nhu cầu đòi hỏi của dự án

1.2.2 Sơ đồ tổ chức

1.2.3Ví dụ

Trong đóng tàu biển, thường phân làm 3 cụm bộ phận lớn:

- Cụm võ tàu

- Cụm máy tàu

- Cụm thiết bị hàng hải trên tàu

- Để nghiên cứu triển khai sản xuất cụm võ tàu tại Công ty, dự án C được hình thành

Giám đốc

Dự án A Dự án B Dự án C

Sản xuất Tài chính

Tiếp thị Tài chính

1.2.4Ưu điểm

1/ Bảo hành tính độc lập của dự án

2/ Mở rộng quyền hạn quản trị gia dự án

3/ Tạo điều kiện phối hợp hài hòa hoạt động của các thành viên trong dự án

1.2.5Nhược điểm

Việc huy động nguồn lực trong trường hợp có nhiều dự án cùng triển khai trong công ty có thể dẫn đến khuynh hướng không đồng đều

Có nguy cơ dẫn đến sự cạnh tranh về sử dụng nguồn lực giữa các dự án khác nhau

Đòi hỏi bố trí lại nhân sự trong công ty khi dự án đã kết thúc

Gây ra sự căng thẳng về chức năng,nhiệm vụ đối với chính công ty đề xuất ra thực hiện dự án

1.3 Hình thức tổ chức MIX

1.3.1 Định nghĩa

Tổ chức MIX là hình thức dự án được tổ chức thực hiện đan xen với các bộ phận chức năng của tổ chức

1.3.2 Sơ đồ tổ chức

1.3.3 Đặc điểm

1/ Cho khả năng khắc phục một số tồn tại mà các hình thức tổ chức theo chức năng và theo dự án thường gặp

2/ Áp dụng trong công ty khi tổ chức thực hiện đồng thời một số ít dự án với quy

mô không lớn

1.4 Hình thức tổ chức tham mưu

1.4.1 Định nghĩa

Tổ chức tham mưu là hình thức dự án được tổ chức thực hiện độc lập, nhưng có

sự liên kết chặt chẽ với các bộ phận chức năng của tổ chức

Giám đốc

Dự

án B

Thiết kế

Tài chính

Dự

án A

Công Nghệ

1.4.2 Sơ đồ tổ chức

`

1.4.3 Đặc điểm

1/ Đảm bảo mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên dự án với các bộ phận chức năng liên quan, khắc phục tồn tại hình thức tổ chức “MIX”

2/ Áp dụng trong công ty tổ chức thực hiện rất ít dự án, mà công ty đặc biệt quan tâm đến sự hình thành của dự án này

1.5 Hình thức tổ chức ma trận đơn giản

1.5.1 Định nghĩa

Tổ chức ma trận giản đơn là hình thức dự án được tổ chức thực hiện dưới sự điều phối của một quản trị gia chương trình duy nhất, mà quản trị gia chương trình này chịu trách nhiệm về thành công của dự án trước giám đốc công ty

1.5.2 Sơ đồ tổ chức Giám đốc

Quản trị gia

Dự án

Tài chính

Công Nghệ

Thiết kế

Dự án A

Dự án B

Dự án C

Giám đốc

Dự án

Tài chính

1 2

Tài chính

3 4

Tài chính

5 6

1.5.3 Đặc điểm

- Quản trị gia chương trình chịu trách nhiệm trực tiếp điều phối sự hoạt động của

dự án, phụ trách các bộ phận chức năng chịu trách nhiệm gián tiếp về các hoạt động này

- Hình thức tổ chức ma trận giản đơn được áp dụng trong công ty lớn, khi tổ chức thực hiện đồng thời một số dự án có quy mô tương đối lớn

1.6 Hinh thức tổ chức ma trận phức hợp

1.6.1 Định nghĩa

Tổ chức ma trận phức hợp là hình thức dự án được tổ chức thực hiện dưới sự điều phối của từng quản trị gia độc lập đối với từng dự án mà các quản trị gia này trực thuộc sự điều hành của một quản trị gia chương trình duy nhất trong một tổ chức cũng như chịu sự điều phối của phụ trách các bộ phận chức năng trong tổ chức này

1.6.2 Sơ đồ tổ chức

1.6.3 Đặc điểm

1/ Quản trị gia chương trình và phụ trách các bộ phận chức năng trong tổ chức cùng chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động dự án

2/ Hình thức tổ chức ma trận phức hợp được áp dụng trong tập đoàn lớn, khi tổ chức thực hiện đồng thời một số dự án có quy mô rất lớn và phức tạp

Giám đốc

Quản trị gia

Dự án

Tài chính

Công Nghệ

Thiết kế

Dự án A

Dự án B

Dự án C

2 Các hình thức tổ chức quản lý thực hiện dự án ở Việt Nam

2.1 Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án

Quy định tại điều 33 và điều 34, 35 của Nghị định 12/CP, làm rõ thêm ở điều 11 của Thông tư 03/2009/TT-BXD ngày 26/03/2009 quy định chi tiết một số nội dung của Nghị định 12/2009/NĐ-CP về QLDA đầu tư xây dựng công trình

- Trường hợp chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thì chủ đầu tư thành lập Ban Quản lý dự án để giúp chủ đầu tư làm đầu mối quản lý dự án Ban Quản lý dự án phải

có năng lực tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án theo yêu cầu của chủ đầu tư Ban Quản lý dự án có thể thuê tư vấn quản lý, giám sát một số phần việc mà Ban Quản

lý dự án không có đủ điều kiện, năng lực để thực hiện nhưng phải được sự đồng ý của chủ đầu tư

Đối với dự án có quy mô nhỏ, đơn giản có tổng mức đầu tư dưới 7 tỷ đồng thì chủ đầu tư có thể không lập Ban Quản lý dự án mà sử dụng bộ máy chuyên môn của mình để quản lý, điều hành dự án hoặc thuê người có chuyên môn, kinh nghiệm để giúp quản lý thực hiện dự án

2.2 Hình thức chủ đầu tư thuê tổ chức tư vấn quản lý điều hành dự án

- Trường hợp chủ đầu tư thuê tổ chức tư vấn quản lý điều hành dự án thì tổ chức

tư vấn đó phải có đủ điều kiện năng lực tổ chức quản lý phù hợp với quy mô, tính chất của dự án Trách nhiệm, quyền hạn của tư vấn quản lý dự án được thực hiện theo hợp đồng thoả thuận giữa hai bên Tư vấn quản lý dự án được thuê tổ chức, cá nhân tư vấn tham gia quản lý nhưng phải được chủ đầu tư chấp thuận và phù hợp với hợp đồng đã

ký với chủ đầu tư

Chủ đầu tư

Tổ chức tự thực hiện dự

án 1 Tổ chức tự thực hiện dự án 2 Tổ chức tự thực hiện dự án 3

Tự thực hiện Ban QLDA

Chủ đầu tư lập ra

Có bộ máy đủ

đủ năng lực

Khi áp dụng hình thức thuê tư vấn quản lý dự án, chủ đầu tư vẫn phải sử dụng các đơn vị chuyên môn thuộc bộ máy của mình hoặc chỉ định đầu mối để kiểm tra, theo dõi việc thực hiện hợp đồng của tư vấn quản lý dự án

III TỔ CHỨC TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG

3 Tổ chức tư vấn

Tổ chức tư vấn đầu tư và đầu tư xây dựng bao gồm:

- Các công ty tư vấn chuyên nghiệp, thuộc các thành phần kinh tế được thành lập

và hoạt động theo quy định của pháp luật

- Các cơ quan nghiên cứu, các trường đại học, các Hội khó học – Kỹ thuật, các Hội nghệ thuật có liên quan đến lĩnh vực xây dựng có tổ chức họp pháp, có tư cách pháp nhân và có chứng chỉ năng lực tư vấn đầu tư và xây dựng

3 Nội dung tư vấn

Tùy theo năng lực, các tổ chức tư vấn khác, để thực hiện một phần nhiệm vụ của công tác tư vấn:

- Lập các dự án (tiền khả thi, khả thi)

- Thiết kế, soạn thảo HSMT, tổ chức đấu thầu

- Giám sát và quản lý quá trình thi công xây lắp, nghiệm thu công trình

- Có thể ký kết hợp đồng lại với các tổ chức tư vấn khác để thực hiện một phần nhiệm vụ cả công tác tư vấn

Chủ đầu tư Chủ nhiệm điều hành dự án

Tổ chức thực hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II

Thuê tư

vấn

Thuê nhà thầu B

Thuê tư vấn

C (3 tuần)

…

3 Quản lý nhà thầu nước ngoài nhận tư vấn, khảo sát, thiết kế, quản lý xây dựng hoặc thi công xây lắp tại Việt Nam

III.1 Nguyên tắc

- Phải lập hồ sơ để được cấp giấy phép về tư vấn xây dựng hoặc xây dựng công trình

- Giấy phép thầu xây dựng được cấp cho nhà thầu nước ngoài theo từng công trình

- Giấy phép thầu xây dựng cấp cho nhà thầu nước ngoài là chứng chỉ pháp lý để nahf thầu nước ngoài thực hiện hợp đồng tư vấn xây dựng hoặc thực hiện xây lâp công trình

III.2 Điều kiện để nhà thầu nước ngoài được cấp giấy giấy phép thầu xây dựng công trình

III.2.1 Tư cách pháp nhân

Nhà thầu nước ngoài phải có chứng chỉ về tư cách pháp nhân, có chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép kinh doanh về tư vấn xây lắp hoặc xây lắp do nước ngoài cấp, đã thắng thầu theo thể thức đấu thầu hoặc được chọn thầu theo quy định

III.2.2 Liên danh với tổ chức Việt Nam

Có văn bản cam kết liên danh hoặc hợp đồng liên kết với một tổ chức tư vấn xây dựng hoặc tổ chức xây lắp Việt Nam có năng lực phù hợp: Để thực hiện hợp đồng và cam kết thực hiện các quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến hoạt động của mình

III.2.3 Năng lực về vốn

- Phải có vốn cổ phần thực tế đã phát hành hoặc vốn pháp định tối thiểu như sau: + Đối với nhà thầu chính xây dựng:

- Đối với nhà thầu tư vấn thiết kế

- Đối với nhà thầu phụ hoặc thầu theo từng việc (kể cả công tác khảo sát) không dưới 20% mức quy định tại các điểm 3.2.1 và 3.2.2

III.2.4 Khả năng doanh thu

Có tổng doanh thu hàng năm trong 2 năm gần nhất, theo loại nghề nhận thầu như sau:

- Đối với nhà thầu thi công xây lắp

- Đối với nhà thầu phụ thi công xây lắp, theo từng loại việc trong xây dựng

- Đối với nhà thầu tư vấn xây dựng, phải có bản kê khai về năng lực chuyên gia

và các công trình và giá trị đã thực hiện trong 3 năm gần nhất

III.2.5 Điều kiện về vật tư và công nghệ

- Phải sử dụng tối đa vật tư và thiết bị xây dựng sẵn có tại Việt Nam

- Sản xuất cấu kiện theo năng lực sãn có tại Việt Nam

- Có áp dụng công nghệ quản lý và xây dựng tiên tiến ở công trình

III.2.6 Điều kiện về nhân sự

Chỉ được đưa vào Việt Nam các cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và thợ cả mà Việt Nam không đủ khả năng đáp ứng

- Phải đăng ký tên người đại diện có thẩm quyền của hãng để thực hiện hợp đồng tại Việt Nam, khi thay đổi phải đăng ký lại

III.3 Hồ sơ xin cấp giấy phép thầu xây dựng công trình

Do nhà thầu nước ngoài nộp: 1 bộ gốc và 3 bộ chụp

III.4 Hồ sơ đăng ký nhận thầu tư vấn xây dựng

- Đơn xin thầu xây dựng công trình

- Bản sao báo cáo quá trình đấu thầu, đánh giá và kết quả đấu thầu của Chủ đầu

tư gửi Bộ kế hoạch $ Đầu tư hoặc UBND tỉnh cấp (không phải công chứng) hoặc quyết định đầu tư hoặc giấy phép đầu tư dự án đối với công trình vốn trong nước

- Các giấy chứng chỉ pháp nhân của nhà thầu nước ngoài gồm: Giấy phép thành lập và Điều lệ công ty (hoặc giấy phép kinh doanh)

- Chứng chỉ hành nghề của nước sở tại cấp cho nhà thầu (bản sao, có công chứng của nước ngoài mà doanh nghiệp đăng ký)

- Các bản kê khai

- Bản vẽ tổng thể công trình và các khối lượng xây lắp chính mà nhà thầu nhận thầu

- Hợp đồng liên danh hoặc Bản ký kết hợp đồng hợp tác liên danh giữa nhà thầu nước ngoài với tổ chức xây dựng của Việt Nam để thực hiện việc nhận thầu xây dựng công trình

- Hồ sơ đăng ký nhận thầu tư vấn xây dựng: Nộp cho cơ quan cấp giấy phép gồm

1 bộ gốc và 3 bản chụp Bộ gốc gồm có:

+ Đơn xin Giấy phép thầu tư vấn xây dựng