Các nguyên tắc chung: - Email dùng line điện thoại chỉ được sử dụng cho kết nối internet, không dùng để gọi điện trừ các trường hợp khác thì phải có ý kiến của TP HCQT.. - Các phương tiệ
Trang 1QUI ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI
Mã tài liệu: HCQT-QĐ008
Trang 2Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi chú
Họ và tên
Chữ ký
Trang 3CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
PHAN VŨ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TP HCM, ngày 01 tháng 03 năm 2011
QUY CHẾ
VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI
(Ban hành theo Quyết định số … /QĐ-PV ngày … tháng … năm 2011 của Tổng
Giám Đốc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ)
I/ MỤC ĐÍCH:
- Đảm bảo việc sử dụng đúng quy định, mục đích
II/ PHẠM VI:
- Áp dụng cho toàn bộ công ty
III/ ĐỊNH NGHĨA:
- Không có
IV/ NỘI DUNG:
1 Các nguyên tắc chung:
- Email dùng line điện thoại chỉ được sử dụng cho kết nối internet, không dùng để gọi điện trừ các trường hợp khác thì phải có ý kiến của TP HCQT
- Chỉ có máy của tổng đài mới được gọi đi quốc tế, mọi trường hợp gọi đi hay fax quốc tế phải liên hệ qua tổng đài
- Các phương tiện thông tin liên lạc như điện thoại, Fax, dùng để phục vụ cho nhu cầu công việc chung của công ty, nhân viên không được dùng vào việc riêng
- Quản lý các bộ phận có trách nhiệm quản lý chặt chẽ sử dụng phương tiện thông tin liên lạc ở bộ phận của mình, đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả
- Mọi cán bộ, nhân viên không được sử dụng điện thoại trong cơ quan vào việc riêng - Nếu sử dụng vào việc riêng phải dùng tiền cá nhân trả cho bưu điện
2 Quản lý và sử dụng điện thoại cố định:
2.1 Các đối tượng được cấp điện thoại cố định.
- Mỗi phòng ban được cấp một điện thoại con riêng theo số lines của công ty hiện có
- Đối với các quản lý, nhân viên do đặc thù công việc riêng thì sẽ được cấp lines riêng Phòng HCQT chịu trách nhiệm lập biên bản bàn giao cho quản lý hoặc cá nhân sử dụng theo quy định quản lý tài sản
Trang 4- Việc cấp các loại line điện thoại được thực hiện theo biên bản bàn giao tài sản theo quy định quản lý và sử dụng tài sản của công ty
3 Điện thoại di động:
- Các chức danh cần sử dụng điện thoại để phục vụ cho công việc được công ty cung cấp phí điện thoại di động để liên hệ cho công việc
- Trong trường hợp phát sinh công việc mới hoặc thay đổi công việc cần nhu cầu điện thoại di động thì nhân viên đó hoặc quản lý hoặc phòng HCQT đề xuất cho nhân viên được hưởng phụ cấp điện thoại
- Mức phụ cấp điện thoại di động được quy định như sau:
Stt Chức danh Số tiền
1 Chủ tịch HDQT 2.000.000
3 Tổng Giám đốc 2.000.000
4 Phó Tổng Giám đốc 1.500.000
5 Giám đốc chuyên môn 300.000
6 TP và tương đương 200.000
7 Chuyên viên (nếu có) 200.000
4 Quản lý định mức sử dụng:
- Trường hợp người được cung cấp điện thoại vượt mức khoán thì phải thanh toán lại cho công ty số tiền vượt mức theo hoá đơn của bưu điện vào tháng lương tương ứng
- Nhân viên tổng đài chịu trách nhiệm theo dõi định mức điện thoại trên đây
- Đối với các trường hợp vượt mức chi phí, thì nhân viên văn thư liên hệ với cá nhân đó
để thông báo Trường hợp người sử dụng vượt chi phí có lý do chính đáng thì phải làm giấy giải trình cho Giám đốc xem xét, sau đó chuyển cho nhân viên văn thư
- NV văn thư đính kèm các bản giải trình (nếu có) kèm theo bảng tổng hợp so sánh bill điện thoại trình Giám Đốc HCQT duyệt
- Sau đó, nhân viên văn thư chuyển bản chính cho bộ phận tính lương để trừ vào lương tháng của cá nhân liên quan
5 Gọi điện qua tổng đài:
- Đối với các chức danh được cung cấp các số lines riêng thì không được gọi điện qua tổng đài
- Đối với các chức danh không được cung cấp thì có thể gọi điện thoại bàn nhưng thời gian gọi không quá 7 phút
Trang 5- Đối với trường hợp cần gọi điện thoại di động hay liên tỉnh thì không được gọi quá 7 phút
- Máy tổng đài chỉ do nhân viên tổng đài (hoặc người biết sử dụng máy tổng đài được nhân viên tổng đài uỷ quyền) sử dụng Bất kỳ CBCNV nào không được tự ý sử dụng máy tổng đài, máy Fax để gọi điện thoại khi không có ý kiến của Tổng đài viên
- Tổng đài viên phải có thái độ lịch sự trong khi thực hiện công việc, sẵn sàng giải thích thắc mắc cho khách hàng, CBCNV Công ty … về điện thoại trong khả năng của mình
- Tổng đài viên phải có sổ điện thoại của một số CBCNV công ty, các đối tác của Công ty
- Khi thực hiện cuộc gọi, trường hợp không thể kết nối được, tổng đài viên có trách nhiệm thông báo lại cho người yêu cầu được biết
- Tổng đài viên theo dõi các cuộc gọi điện thoại, quốc tế, fax quốc tế theo mẫu: HCQT-QĐ008-M01
V Bổ sung, sửa đổi Quy định
Trong quá trình thực hiện quy định này, nếu có vấn đề phát sinh hoặc vướng mắc, các đơn vị báo cáo, đề xuất về phòng HCQT để tổng hợp trình ban giám đốc xem xét và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHAN VŨ
TỔNG GIÀM ĐỐC
