Tự học Excel 2010 part 17 docx

Bạn dùng Field List để chỉ ra loại dữ liệu nào sẽ được đưa vào báo cáo PivotTable, và sắp x p chúng trong báo cáo.. Một PivotTable mới tinh, phía bên phải là PivotTable Field List, chưa

có nhiều vấn đề cần xử lý) Bằng cách tạo thêm một PivotTable nữa d a vào PivotTable đã có, bạn sẽ có được một cái nhìn cụ thể hơn, dễ xem hơn về dữ liệu nguồn

Thêm nữa, việc tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu nguồn từ một PivotTable đã có, sẽ ít chi m dụng bộ nhớ hệ th ng hơn là tạo 2 PivotTable từ một dữ liệu nguồn Thi t nghĩ đây cũng là một vấn đề cần cân nhắc khi chúng ta phải xử lý những dữ liệu lớn

4.2.3 Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable

Excel có một s công cụ được thi t k đặc biệt cho các báo cáo PivotTable Bạn sẽ thấy những

công cụ này trên Ribbon Options và Design, xuất hiện khi có một PivotTable được kích hoạt

Khi kích hoạt một PivotTable, bạn sẽ thấy có thêm Ribbon Options và Design

3.1 Tìm hiểu PivotTable Field List

Có lẽ công cụ mà bạn sẽ phải đụng đ n thường xuyên nhất khi làm việc với PivotTable là Field List Bạn dùng Field List để chỉ ra loại dữ liệu nào sẽ được đưa vào báo cáo PivotTable, và sắp

x p chúng trong báo cáo

Khi bạn vừa ra lệnh tạo mới một PivotTable, bạn sẽ có một báo cáo rỗng Khi đó, PivotTable Field List hiển thị tất cả những Field có trong dữ liệu nguồn Đây là một ví dụ:

Một PivotTable mới tinh, phía bên phải là PivotTable Field List, chưa có field nào được ch n

Để thêm một field nào vào trong báo cáo PivotTable, bạn chỉ cần đánh dấu vào hộp kiểm ngay bên cạnh tên field Excel sẽ thêm field đó vào một trong 4 vùng nằm ở phần dưới của PivotTable Field List

B n vùng này là:

1 Report Filter: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng để l c toàn

bộ dữ liệu nguồn Nói cách khác, PivotTable chỉ hiển thị những dữ liệu nào thỏa mãn điều kiện của Report Filter

2 Columns Label: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng làm tiêu

đề cột cho báo cáo PivotTable

3 Row Label: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng làm tiêu đề

hàng cho báo cáo PivotTable

4 Values: Những Field nào được thêm vào trong vùng này sẽ được tính tổng theo mặc định

và hiển thị trên vùng nội dung chính (main body) của PivotTable, nói cách khác, đây chính là những th ng kê từ dữ liệu nguồn, mà bạn mu n có khi sử dụng PivotTable Khi bạn đánh dấu kiểm vào một field nào đó, làm sao Excel bi t bạn mu n đem field đó vào vùng nào ? Đơn giản thôi: N u field chỉ chứa những dữ liệu là s , thì nó sẽ được đem vào trong

vùng Values, còn n u field có chứa những loại dữ liệu khác (text, ngày tháng ) thì nó sẽ được đem vào trong vùng Row Labels Tuy nhiên, việc Excel đem field vào trong vùng nào thì không

quan tr ng Bởi vì bạn có thể di chuyển các field từ vùng này sang vùng khác, n u thấy cần thi t Xem ví dụ sau đây, minh h a một PivotTable cùng với Field List của nó Bạn sẽ bi t cách tạo ra PivotTable này trong bài sau Còn bây giờ, hãy lướt qua các vùng mà tôi đã đánh s trong hình, tương ứng với 4 vùng của Field List mà tôi vừa trình bày ở trên

1 Region được đặt trong vùng Report Filter, và nó nằm trong vùng Filter của báo cáo (ở

trên cao, góc trái), có chức năng l c toàn bộ dữ liệu nguồn

2 Date được đặt trong vùng Row Labels, và nó là các tiêu đề hàng của báo cáo PivotTable

3 Store được đặt trong vùng Column Labels, và nó là các tiêu đề cột của báo cáo

PivotTable

4 Camping (chính xác hơn, là Sum of Camping) được đặt trong vùng Values, và nó là các

dữ liệu đã được l c ra trong báo cáo PivotTable

Bài ti p theo sẽ trình bày cách sử dụng Field List để sắp x p cách trình bày một PivotTable theo như ý bạn mu n

PivotTable Field List, với các field đã được thêm vào trong 4 vùng bên dưới

3.2 Sử dụng PivotTable Field List

Ở bài trước, bạn đã bi t rằng khi đưa một Field vào trong một vùng của Field List, thì nó sẽ nằm

ở đâu trong PivotTable, hay nói cách khác, việc đưa Field vào một trong b n vùng của Field List

sẽ ảnh hưởng th nào đ n cấu trúc của PivotTable Bài này sẽ trình bày cho bạn thay đổi cấu trúc

đó bằng cách sử dụng Field List

Trước h t, mời bạn mở file SportingGoodsRawData.xlsx (ở cu i bài này) Yêu cầu đặt ra là

th ng kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bán được theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region)

Bạn theo các bước sau:

1 Nhấn con trỏ vào bất kỳ ô nào trong vùng dữ liệu

2 Nhấn nút PivotTable từ Ribbon Insert để mở hộp thoại Create PivotTable

3 Nhấn OK Excel sẽ tạo một PivotTable "rỗng" như hình sau:

Hình 3.4 PivotTable, lúc ban đầu

4 Trong Field List, ch n (click vào hộp kiểm ở ngay bên trái) các Field Store, Region,

Camping, và Date

Tới lúc này, bảng tính của bạn sẽ gi ng hình 3.5

PivotTable với cấu trúc theo mặc định, chưa chỉnh sửa Bạn thấy đấy Field Camping và Store đều được đặt trong vùng Values, bởi Excel thấy chúng chứa toàn các dữ liệu kiểu s Field Region và Date được đem vào trong vùng Row Labels bởi chúng có chứa những dữ liệu kiểu ngày tháng và text

Dĩ nhiên, cấu trúc này của PivotTable không phải là thứ chúng ta cần, chính xác hơn, về cơ bản thì nó chả có ích lợi gì, bởi vì mục đích của chúng ta là th ng kê lượng hàng phục vụ cho dã

ngoại (Camping) đã bán được theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng

(Region) Tất cả những gì cần làm để đạt được mục đích, là sắp x p lại các field trong các vùng của Field List

Bạn có thể di chuyển một field sang vùng khác bằng hai cách:

 Click vào field mu n di chuyển và rê (drag) nó vào trong vùng khác

 Nhấn vào nút mũi tên xổ xu ng bên cạnh tên field (ở trong một vùng nào đó), rồi ch n

lệnh Move to XXXX (với XXXX là tên của vùng bạn mu n dời field này đ n)

Dùng nút mũi tên xổ xu ng để dời field Region vào vùng Report Filter

Và th c hiện những việc sau:

 Dời field Region vào vùng Report Filter

 Dời field Store (đang mang tên là Sum of Store) vào vùng Column Labels

PivotTable của bạn lúc này sẽ gi ng như hình sau:

PivotTable sau khi được chỉnh sửa

Cu i cùng, bạn hãy định dạng cho giá trị trong PivotTable theo dạng tiền tệ:

 Nhấn vào nút mũi tên xổ xu ng cạnh field Sum of Camping trong vùng Values

 Ch n Value Field Settings trong danh sách mở ra, để mở hộp thoại Value Field

Settings

Ch n Value Field Setting cho field Sum of Camping

 Nhấn vào nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells quen thuộc

Nhấn nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells

 Ch n loại định dạng Currency (tiền tệ), rồi nhấn OK hai lần để trở về PivotTable

PivotTable của bạn cu i cùng sẽ gi ng như sau, và đó cũng là tất cả những gì chúng ta mu n