Chương 10: Truyền thông trong tổ chức pdf

Tiến trình truyền thông Truyền thông là tiến trình chuyển đổi thông tin từ người này đến người khác thông qua những biểu tượng đầy ý nghĩa... Tiến trình truyền thôngThông điệp qua một h

Chương 10

Truyền thông trong tổ chức

Mục đích nghiên cứu

thông

chế chúng

Tiến trình truyền thông

 Truyền thông là tiến

trình chuyển đổi thông

tin từ người này đến

người khác thông qua

những biểu tượng đầy ý

nghĩa

Tiến trình truyền thông

Thông điệp qua một hoặc nhiều

kênh

Phản ứng của người gởi về phản hồi có thể gây nên phản hồi thêm cho người nhận

Người nhận phản ứng bằng lời và cử chi cho người

gởi

Người nhận nhận và mã hóa thông điệp

Người gởi có ý

tưởng

Người gởi mã hóa ý tưởng vào thông điệp

Tiến trình truyền thông

 Người gởi là nguồn thông tin và là người khởi xướng tiến trình truyền thông

 Mã hóa là tiến trình chuyển dịch ý tưởng hoặc cảm xúc bằng phương tiện -chữ viết, ánh mắt hoặc lời nói – mà truyền tải được ý nghĩ mong muốn

gồm:

 Sự thích hợp

 Đơn giản

 Cơ cấu (tổ chức)

 Lặp lại

 Trọng tâm

Tiến trình truyền thông

 Người nhận là người nhận và đọc

hoặc giải mã thông điệp của người

gởi

 Giải mã là phiên dịch thông điệp

sang một hình thức có ý nghĩa cho

người nhận

 Một trong những đòi hỏi chính đối

với người nhận là khả năng lắng

nghe Lắng nghe liên quan đến

việc tập trung vào thông điệp,

không chỉ là lắng nghe đơn thuần

Tiến trình truyền thông

(nói hoặc viết) và ngôn ngữ cử chỉ mà người gởi

muốn chuyển tải cho người nhận

 Thông điệp không lời

 Thông điệp bằng lời

 Thông điệp chữ viết

Các ví dụ về văn hóa

Tiến trình truyền thông

đến người nhận

 Sự phong phú thông tin là khả năng truyền tải thông tin của kênh

Mức độ phong phú của các kênh thông tin

Kênh thông tin

Thảo luận mặt đối mặt

Chuyện trò qua điện thoại

Thư tín, bản ghi nhớ

(định hướng cá nhân)

Các văn bản viết chính thống

Các tài liệu số học chính thống

(Dữ liệu in từ máy tính, các báo cáo

ngân sách)

Sự phong phú thông tin

Cao nhất Cao

Trung bình Thấp

Thấp nhất

Tiến trình truyền thông

 Kênh từ trên xuống liên quan đến tất cả các cách thức chuyển thông điệp từ nhà quản trị xuống nhân viên

 Kênh từ dưới lên là tất cả cách thức mà nhân viên

sử dụng để chuyển thông điệp đến giới quản trị

 Kênh ngang là tất cả các phương tiện được sử dụng

để chuyển và nhận thông điệp bằng các mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức với nhà cung cấp

hoặc với khách hàng

 Kênh phi chính thức là tất cả các phương thức phi chính thức để người gởi và người nhận truyền thông

đi xuống, đi lên và theo chiều ngang

 Hệ thống thông tin mật

Tiến trình truyền thông

 Phản hồi là sự phản ứng của người nhận đối với

thông điệp của người gởi

 Thông tin phản hồi phải hữu ích

 Thông tin nên mang tính mô tả hơn là đánh giá.

 Nên cụ thể hơn là tổng quát.

 Phản hồi nên đúng lúc, kịp thời.

 Không nên phản hồi dồn dập quá nhiều.

Những trở ngại của thông tin

 Cấp độ quyền hành và

vị trí

 Sự chuyên môn hóa

giữa các bộ phận

 Các mục tiêu khác

nhau

 Mối quan hệ giữa các

nhân viên

 Mâu thuẫn về các giả định

 Từ ngữ

 Cảm xúc

Mức độ thông hiểu đối với thông điệp

từ tổng giám đốc

100%

90%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

Quản trị cấp cao Phó chủ tịch Giám sát chung Lãnh đạo nhóm Công nhân tác

Bóp méo thông điệp ban đầu

Tỷ lệ nhận thông điệp ban đầu một cách chính

xác

Hạn chế những rào cản

cực

không lời

tin mật

Thúc đẩy truyền thông hiệu quả

hoạch định truyền thông