Thông tin truyền thông trong tổ chức - Chương VII doc

Thông tin qua lại giữa các cá nhân• Quá trình thông tin là sự tương tác mang tính biểu tượng giữa hai người • Người truyền tin cố gắng thiết lập một sự hiểu biết chung với người nhận thô

Chương VII

Thông tin Truyền thông trong tổ chức

Không nêu đúng từ trên màn chiếu mà bằng lời nói

hãy diễn tả khái niệm cho bạn đoán

• Truyền thông

• Giao tiếp

• Hành vi

• Tổ chức

• Nguồn thông tin

• Mã hóa

• Giải mã

• Kênh thông tin

Thông tin qua lại giữa các cá nhân

• Quá trình thông tin là sự tương tác mang tính biểu tượng giữa hai người

• Người truyền tin cố gắng thiết lập một sự hiểu biết chung với người nhận thông qua việc sử dụng những biểu tượng chung

• Năng lực của chúng ta trong việc sử dụng biểu tượng cho phép chúng ta học từ

những kinh nghiệm của những người

Con người trong mỗi thời kỳ có những biểu

tượng khác nhau

• Sự trình bày biểu tượng bằng ngôn ngữ luôn luôn là sự xấp xỉ, gần đúng với

những gì thực sự xãy ra

• Ngay khi chúng ta truyền đi những thông tin về các đối tượng vật chất, ý nghĩa có thể bị nhập nhằng không rõ hoặc không hòan hảo do chúng ta không có khả năng trong việc tìm ra cơ sở chung trong thông tin

Các yếu tố cơ bản của thông tin

Mô hình này được sử dụng rộng rãi trong thông tin liên lạc

để phân tích quá trình thông tin

• Quá trình bắt đầu với nguồn hoặc ngừơi gửi

• Thông điệp là những tín hiệu mà nguồn truyền cho

người nhận: có thể là ngôn ngữ hay hành vi phi ngôn ngữ

• mã hóa là quá trình chuyển những thông điệp dự định thành những biểu tượng

• Kênh là phương tiện qua đó thông điệp di chuyển từ

người gửi đến người nhận

• người nhận nhận thông tin và có trách nhiệm giải mã nó

• phản hồi là thông điệp truyền hiệu quả của việc nhận

thông tin

• Nhiễu: bao gồm mọi thứ từ những từ tối nghĩa, không rõ ràng của thông điệp cho đến những thiết bị phát, thu

nhận, giải mã bị hư hỏng….

Một số ví dụ về thông tin

Một chàng trai đang đeo đuổi con gái ông lão Nhưng khi Ông già hỏi chàng trai:

“anh có thích con gái tôi không?

Chàng trai trả lời: “không ! Cay lắm!”

Vì sao vậy?

Các nhân tố ảnh hưởng tới sự chính xác

• Sự chính xác phụ thuộc vào từng bước

của quá trình thông tin

• Quá trình mã hóa, truyền tin, giải mã,

phản hồi là cốt yếu cho việc thông tin có hiệu quả

• Thông tin chính xác khi người gửi và

người nhận có chung một hệ thống tham chiếu, tức là mã hóa và giải mã phải giống nhau

Mô hình thông tin qua lại giữa các cá nhân

Phong cách thông

tin của

nhân vật trung tâm

1 Truyền tin cẩn thận

2 Cởi mở và hai chiều

3 Ngay thẳng

4 Lắng nghe cẩn thận

5 Phi chính thức

Ảnh hưởng bên trong

trên đồng sự

1 Đáng tin cậy

2 Giàu thông tin

Kết cục với đồng sự

1 Sự rõ ràng về vai trò

2 Thỏa mãn với nhân vật trung tâm

3 Thỏa mãn chung đối với công việc

4 Hiệu quả của nhóm làm

Aristotle cho rằng có 3 khía cạnh quan trọng trong

việc phân tích thông tin thuyết phục:

nguồn, thông điệp, người nghe

• Những đặc tính của nguồn (người gửi thông tin)

có làm cho người nhận tin cậy hay không? do

sự thành thạo về chuyên môn và do đáng tin cậy

• người nhận sẽ bị thuyết phục nhiều hơn khi

người gửi có cùng những đặc tính giống người nghe

• Những thông điệp thuyết phục nhất bao gồm:

• sự trình bày logic, có lý cao, thể hiện hình thức tốt, hợp lý

• thông điệp gây ra sự vui vẽ, hài lòng thường hấp dẫn sự

chú ý và phản hồi từ người nghe

• khi mức độ sợ hải tăng lên quá căng thẳng con người

không thể đương đầu với vấn đề bằng việc né tránh hoặc từ chối thông tin

• Những thông điệp mang tính nghe lén là rất có sức thuyết phục bởi vì người nghe không lo sợ rằng nó mang tính lợi dụng có chủ đích

• Khi thôngđiệp không có sự nhất quán giữa hành vi ngônngữ

và phi ngôn ngữ thì con người bị ảnh hưởng mạnh của

hành vi phi ngôn ngữ

Thông tin trong nhóm

• quá trình thông tin nhóm vẫn có người gửi,

thông điệp, người nhận nhưng còn có những

người khác trong nhóm, và bị ảnh hưởng bởi

cách thức mà nhóm hình thành

• Những biến số ảnh hưởng tới tần số và phương hướng thông tin trong nhóm là cơ hội tương tác, địa vị, sự vững chắc của nhóm

• Cơ hội tương tác ảnh hưởng mạnh tới tần số và

sự phù hợp của thông tin

• Nhóm luôn quan tâm đến người có địa vị cao,

Mạng thôngtin có các dạng sau

Mạng vòng

Mạng bánh xe Tất cả các kênh

Mạng dây chuyền

Vai trò của thông tin

• Người giữ cửa

• Người liên lạc

• Những người lãnh đạo tư tưởng

• Người liên lạc ở đường biên

Thông tin trong tổ chức

• hướng của dòng thông tin: từ trên xuống, từ

dưới lên, theo chiều ngang, phi chính thức

• Thông tin hiệu quả phụ thuộc vào chất lượng của quá trình thông tin ở cả hai cấp độ: trong quan hệ qua lại giữa các cá nhân và trong tổ chức

• Có nhiều chiến lược tăng hiệu quả thông tin

như: làm tăng sự phản hồi, sắp đặt dòng thông tin, sự lặp lại, ngôn ngữ đơn giản, đúng lúc

Những cản trở của thông tin hiệu quả

• Sự bỏ sót

• sự lược bỏ

• Áp lực thời gian

• Những biệt ngữ

• Những phán quyết về giá trị

• sự quá tải thông tin

• Sự khác biệt trong hệ tham chiếu

• nghe có chọn lựa

• Những vấn đề của ngữ nghĩa khoa học

Phản ứng đối với quá tải thông tin

• Không để ý

• Sắp xếp và sẽ xử lý sau

• Chọn lọc, gạt bỏ

• Tương đương, gần đúng

• Nhiều kênh hay phân cấp xử lý thông tin