Quản trị sự thay đổi pps

Mục tiêu căn bản của quản trị sự thay đổi và hoànthiện kỹ năng quản trị sự thay đổi thay đổi cho phép chấp nhận và hòa nhập với sựthay đổi của tổ chức để tìm đến trong sự sự thành công c

QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

Làm thế nào quản lý quá

trình thay đổi

Phần 1

Mục tiêu

Kỹ năng về quản trị sự thay đổi rất cần thiết cho tổ chức thành công trong môitrường kinh doanh hiện đại Mục tiêu căn bản của quản trị sự thay đổi và hoànthiện kỹ năng quản trị sự thay đổi thay đổi cho phép chấp nhận và hòa nhập với sựthay đổi của tổ chức để tìm đến trong sự sự thành công chung của tổ chức cónhững thay đổi để thành công riêng của các thành viên:

• Hiểu sự thay đổi

• Mô tả làm thế nào thực hiện chương trình thay đổi

• Nhận dạng và vượt qua sự trở ngai thay đổi

• Sự dụng kiến thức để đóng góp thay đổi hiệu quả cho tổ chức

• Hiểu sự tác động về những thay đổi của tổ chức

• Hiểu những yêu cầu về quá trình thay đổi trong tổ chức

Chi chú

Thay đổi là gì?

Thay đổi là hằng số của thế giới kinh doanh Điều rất quan trong cho một tổ chức :

• Hiểu sự thay đổi

• Thúc đẩy thay đổi

• Thực hiện, thích nghi và đối phó với sự thay đổi

• Thay đổi giá trị - Giá trị của sự thay đổi

Cần phải nhìn nhận rằng có sự khá biệt rất lớn về sự cảm nhận của con người liên quan đến sự thay đổi Cách dễ nhất để tìm thấy và hiểu nó là sử dụng mô hình đơn giản dưới đây Nói cách khác, bạn biết bạn đang ở đâu và bạn muốn đến đâu- bạn phải làm gì bây giờ để đến được nơi đó

Mặc dù là lý thuyết nhưng thực tế có thể là rất nhiều khó khăn hơn, đặc biệt khi bạn hiểu

là không chỉ riêng mình bạn mà mọi người đều có thể bị tác động do sự thay đổi đều muốn biết được điều căn bản minh họa nói trên

Cố gắng trả lời những câu hỏi và bạn sẽ thấy sự thay đổi bắt nguồn từ đâu

Tác động tạo ra sự thay đổi

Tác động để thay đổi có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau, bên trong và bên ngoài::

Chúng ta

đang ở đâu?

Chúng ta muốn đến đâu?

Bài tập: Xác định tác động chủ yếu đến thay đổi của tổ chức bạn.

Tổ chức thích nghi với thay đổi

Để là một tổ chức thích ứng với thay đổi, cần có ba tiền đề cơ bản

• Khả năng sáng tạo

• Tính chuyên nghiệp trong thực hiện

• Không khí hợp tác ( Văn hóa)

Tổ chức thích ứng với sự thay đổi yêu cầu ba tài nguyên căn bản cho phép họ thực hiệnthay đổi:

• Định hình được thay đổi

• Năng lực

• Sự nối kết

Tài nguyên này không phụ thuộc vào loại hình thay đổi nào, mật độ và mức độ thay đổixuất hiện

Các loại thay đổi

Có rất nhiều loại thay đổi, mỗi loại có đặc điểm riêng và tác động khác nhau đến tổ chức.Thay đổi tăng dần

Các đặc điểm:

• Diễn ra nhiều nhất

• Đột phá mang tính cách mạng

• Có thể được hoạch đinh

• Có thể không nhận thấy được

• Khó lường

• Có thể xuất phát từ văn hóa

Thay đổi chuyển hóa

• Trọng tâm là thực hiện và kiểm soát

• Nhấn mạnh vào con người liên quan vì tổ chức không thay đổi nhưng con người

đã thay đổi

Các khía cạnh thay đổi

Thay đổi xuất hiện với nhiều khía cạnh khác nhau:

• Do từ các nhà lãnh đạo

• Do quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ, hoạt động của tổ chức

• Xuất phát từ nhu cầu cải thiện

• Đổi mới tổ chức

Thay đổi từ lãnh đạo

Thay đổi từ lãnh đạo có thể nhận ra từ:

• Một tổ chức có lãnh đạo mới sẽ đi cùng với ông ta là những ý tưởng mới và cáchtiếp cận mới trong kinh doanh

• Lãnh đạo của tổ chức nhận ra sự thay đổi là điều kiện sống còn của tổ chức vàthúc đẩy nó trong toàn tỏ chức

Thay đổi từ quá trình

• Đổi mới là yêu cầu cải thiện quá trình

• Yêu cầu tính hiệu quả gia tăng

• Yêu cầu của khách hàng cho thấy quá trình phục vụ họ không phù hợp

• Thực tiễn xuất hiện và cần được đưa vào trong quá trình hoạt động của tổ chức.Thay đổi từ sự cải tiến

Cải tiến các lĩnh vực trong tổ chức như:

• Phát triển các kỹ năng mới qua huấn luyện

• Thực hiện benchmarking trong tổ chức để đạt được tiêu chuẩn ngành hay cạnhtranh

• Thực hiện những thực tiễn tốt nhất trong lĩnh vực hoạt động

• Thực hiện các hoạt động cải tiến và đổi mới liên tục

Đổi mới tổ chức

Là loại thay đổi mang tính cấp tiến nhất trong toàn bộ tổ chức:

• Tối đa hóa lợi ích từ các hoạt động

• Cải tiến và thay đổi qui trình kinh doanh

• Điều chỉnh hoạt động kinh doanh vì các nhân tố thị trường

Chi chú

Phần 2

chuẩn bị thay đổi

Tiền đề cho thay đổi

• Áp lực thay đổi

• Nếu thiếu thì mức độ ưu tiên thấp và hành động ít

• Chia sẻ một viễn cảnh mới

Nếu thiếu thì quá trình thay đổi không bền vững

Khả năng (năng lực) cho thay đổi

Nếu không có thì có thể gặp thất vọng và lo sợ Một tổ chức cần có năng lực thay đổi.Điều này có thể liên quan:

• Nguồn lực phân bổ không hợp lý

• Có những kỹ năng cần thiết

• Thực hiện truyền thông và hệ thống kiểm soát

• Động viên và khen thưởng

Những bước hành động đầu tiên

• Nếu thiếu chỉ là nổ lực ngẫu nhiên và khởi đầu thay đổi sẽ thất bại Hãy kiểm tralại những tiền đề thay đổi để triển khai

Đối với bất kỳ tiến trình thay đổi nào, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng khởi đầu phảimang tính tích cực

• Thay đổi để có “kết quả tạm chấp nhận” là điểm khởi đầu của tiến trình thay đổi

• Tạo cho sự thay đổi là khả thi và thực tế trong các hành động đầu tiên

Áp lực thay đổi

Đối với hầu hết mọi người, họ sẽ ở trong vùng thõa mái nhất cho đến khi thúc ép họ bước

ra khỏi vùng đó Áp lực đưa họ ra khỏi vùng đó có thể bắt nguồn từ:

• Qui trình trong nội bộ thay đổi

• Môi trường kinh doanh thay đổi

Thay đổi là hiệu quả nhất khi mọi người liên quan hiểu rõ ràng:

• Tại sao thay đổi là cần thiết?

• Những thay đổi đổi trong các hoạt động của họ là gì ?

• Nơi nào thay đổi sẽ mang lại thay đổi căn bản của tổ chứcc?

Phát triển niềm tin

Mọi người cần tin thay đổi sẽ cho họ đầy đủ những hỗ trợ và cam kết vì vậy viễn cảnh vềthay đổi cần được nhìn nhận rõ ràng trong tổ chức Viễn cảnh sẽ phụ thuộc vào nhữngyếu tố của tổ chức, như là:

• Mục đích

• Văn hóa

• Giá trị

• Sứ mệnh

Viễn cảnh là trung tâm và phụ thuộc vào

• Truyền và hình dung ra bức tranh về tương lai

• Lôi cuốn mọi người về lợi ích dài hạn

• Bao gồm những mục tiêu thực tế và có thể đạt được

• Rõ ràng đủ để hướng dẫn ra quyết định

• Linh hoạt đủ để cho phép các hoạt động khởi xứng điều chỉnh cho các tình huốngthay đổi

• Phải dễ giải thích và hiểu

Nếu không có viễn cảnh rõ ràng, cơ hội để thành công trong thay đổi hầu như không có,

và điều này có thể tác động tiêu cực đến sự sống còn của tổ chức Điều quan trọng là nhìnlại và hiểu những lý do tại sao thay đổi thất bại

Phần 3

Những trở ngại đối với sự thay đổi và tại sao không thay đổi được

Có rất nhiều lý do có thể làm việc thay đổi sụp đổ bắt nguồn từ:

• Sai ý tưởng

• Ý tưởng đúng nhưng làm trong thời gian không phù hợp

• Lý do để tạo ra sự thay đổi là sai

• Mọi người không sẵn sàng để thay đổi

• Mọi người gạt qua sự thay đổi

• Giải quyết mâu thuẫn mất quá nhiều công sức

Có nhiều lý do tại sao quá trình thay đổi không diễn ra Lý do có thể là độc lập nhữngphần lớn đều kết hợp với nhau Có nhiều lý do có thể xuất hiện làm cho quá trình thay đổikhông hiệu quả thì cần hiểu tại sao chúng xuất hiện

Chú ý

Lý do chống lại sự thay đổi

Mọi người chống lại sự thay đổi vì điều này rất bình thường

• Đánh giá khác nhau của tình huống

• Kinh nghiệm xấu trước đây

• Sức ỳ

• Mệt mỏi, chán nản

• Lo sợ

• Cái tôi của cá nhân

Những yếu tố này có thể nhóm gộp lại thành 3 loại: những khía cạnh xã hội của sự thayđổi, khía cạnh tâm lý và bản chất của sự thay đổi Các yếu tố này cần được làm rõ vàthông tin các phần tiếp theo minh họa rõ hơn làm thế nào để giảm sự chống đối trongthay đổi

Đối phó với sự mơ hồ

Tính không chắc chắn là phần tất yếu của tình huống khi xuất hiện sự thay đổi

• Sự mơ hồ sẽ mang lại sự không chắc chắn vì các thông điệp khác nhau mang lại

• Sự mơ hồ sẽ gia tăng mức độ không thuận lợi với quá trình thay đổi

• Sự mơ hồ có thể chỉ được loại trừ qua quá trình truyền thông tương ứng với cáchoạt động thay đổi

Phần 4

Tại sao bạn cần thay đổi lãnh đạo?

Thay đổi các nhà lãnh đạo là yêu cầu trong bất kỳ tiến trình thay đổi nào về phương diện:

• Tập trung và nổ lực thay đổi

• Thiết lập chiều hướng thay đổi

• Xác định khía cạnh tổ chức

• Tạo sự kiên định

Tập trung vào nổ lực thay đổi

Thay đổi thường là những hoạt động không mong muốn của rất nhiều người vì vậy cần

có một người lãnh đạo để có thể:

• Tập trung vào yêu cầu chủ yếu

• Nguồn năng lực chủ yếu của quá trình thay đổi

• Đưa ra thông tin phản hồi ngay lập tức để tối ưu hóa tập trung nổ lực thay đổi

Thiết lập định hướng để thay đổi

Thay đổi lãnh đạo cần phải có tầm nhìn về viễn cảnh vì vậy chiều hướng thay đổi có thểđược thiết lập

• Đưa ra yêu cầu đối của tổ chức

• Truyền thông hiệu quả đến mức các định hướng thay đối trở thành xu hướng thayđổi chung của tổ chức

• Thay đổi có thể diễn ra vì nổ lực tập trung

Những nhà lãnh đạo thay đổi

Các nhà lãnh đạo thay đổi thường có các đặc tính sau đây để đối phó với vấn đề làm thếnào để quá trình thay đổi luôn đem lại hiệu quả:

• Họ luôn yêu cầu quá trình thay đổi.

• Họ có thể bước ra từ bất kỳ phần nào trong tổ chức

• Họ cần sự hỗ trợ tài nguyên và ủng hộ của cấp trên

• Họ tập trung vào tương lai

Đặc điểm cá nhân của các nhà lãnh đạo thay đổi bao gồm:

• Cam kết về cách thức hoạt động tốt hơn

• Can đảm thách thức quyền lực hiện tại trên nền tảng và giá trị của tổ chức

• Những phát kiến cá nhân đi cùng với phạm vị được xác định

• Tự động viên mình và người khác

• Thực hiện và thúc đẩy mọi người hành động

• Khôi hài, hài hước cho bản thân và trong các tình huống

• Quản trị rủi ro

• Nhấn mạnh cạnh tranh đổi mới

• Đáp ứng nhanh

• Hành động đón đầu

• Truyền thông mọi lúc

• Học hỏi và tham gia các quá trình thay đổi mà họ đang dẫn dắt

Chống lại tính tự mãn

Các nhà lãnh đạo thay đổi cần có khả năng nhận ra các khả năng có thể đưa lại sự tự mãn

và giải quyết

• Không nhận biết khủng hoảng

• Tín hiệu hiện hữu cho thấy công ty được cho là thành công mà điều này lại khôngđược đánh giá cao

• Tiểu chuẩn hiệu quả hay hiệu năng không mang tính thác thức

• Các tiếp cận mang tính “Chỉ nói là thay đổi”

• Cơ cấu của tổ chức được hình thành để tập trung vào mục tiêu nhỏ hẹp

• Hệ thống đo lường bên trong tạo ra sự dễ dàng cho mọi người đạt được mục tiêu

mà không thực sự nổ lực vươn đến

• Không có thông tin phản hổi từ bên ngoài về thành công của tổ chức

• Từ chối và bảo thủ

• Các nhà quản lý tập trung vào thành công quá khứ

Điều quan trọng là nguồn gốc sự thõa mãn và sự chống đối thì luôn đối nghịch lại cáchthức chuyên nghiệp và sự tương tác vì thế chúng có thể được hiểu đầy đủ và được giảiquyết trong tiến trình thay đổi Các nhà lãnh đạo thay đổi có trách nhiệm thực hiện đượcđiều này

Chi chú

Phần 5

Truyền thông và thực hiện thay đổi

Chuyển tiếp là quá trình chuyển đổi từ tình huống cũ sang tình huống mới Lưu ý rằngtrong bất kỳ quá trình thay đổi nào, chuyển tiếp là vấn đề tâm lý và phải được bắt đầu vớiviệc loại bỏ tình huống cũ Chuyển tiếp là quá trình chuyển dịch qua vùng trung gian giữa

cũ và mới Trong vùng trung gian này, sự phát triển mới có thể được diễn ra nếu quảnlý

sự thay đổi có hiệu quả

Truyền thông thay đổi

Tối ưu hóa tác động truyền thông trong quá trình thay đổi, các gợi ý hành động như sau:

• Hãy đơn giản

• Sử dụng các phương pháp ẩn dụ và tương tự, loại suy

• Sử dụng nhiều diễn đàn thảo luận để diễn tả từ ngữ

Tình huống hiện tại

Chuyển tiếp

CHUYỂN TIẾP

Cần cách làm mới

Xóa bỏ tình huống củ

Lợi thế của truyền thông rõ ràng mà mục đích của nó là phản ánh ra bên ngoài để mọingười hiểu đựoc vì cậy điều này làm mọi người tham gia vào quá trình thay đổi trở nên

• ‘Họ biết hết rồi, chúng ta phải công bố nó’

• ‘Người giám sát đã biết, chúng ta cho qua đi’

• ‘Chúng tôi không biết rõ ràng nên chúng tôi sẽ giữ im lặng cho đến khi mọichuyện hoàn hảo trước khi cho họ biết’

Những giả định trên về sự thay đổi cần truyền thông như thế làm cản trở sự thành côngtrong thực hiện thay đổi

Ghi chú

Những điểm kiểm soát quan trọng trong sự thay đổi

• Sự liên quan đến các bên hữu quan

• Xuất phát từ cấp cao và truyền xuống cấp dưới

• Đo lường và kiểm soát

GRASS

Quản lý sự thay đổi kém sẽ dẫn đến GRASS

G – guilt: các nhà quản lý xấu hổ khi bảo nhân viên làm theo

R – resentment: gia tăng bực bội hay oán giận

A – anxiety: Lo lắng- mọi người sống với thành công quá khứ

S - self-absorption: Mọi người chỉ nghĩ đến mình

S – stress: ốm đau, mất mát và kém năng suất… etc

Liên quan của các bên hữu quan

Khi bắt đầu, nên xác định ai sẽ bị tác động do quá trình thay đổi xãy ra – các bên hữuquan

• Truyền thông rõ ràng đến các bên hữu quan

• Tham dự và thông báo cho họ về các hoạt động và kết quả

• Thiết kế quá trình tham gia cho họ

Xuất phát từ cấp cao – truyền xuống cấp dưới

Thay đổi cần xuất phát từ lãnh đạo cấp cao Vì vậy, quan trọng là:

• Có dấu hiệu cho thấy sự hỗ trợ và ủng hộ từ cấp cao

• Quản lý cấp cao ‘vừa đi vừa nói’

• Hệ thống quản lý phải thúc đẩy quá trình thay đổi và sự đáp ứng nhanh nhạy

Đo lường và kiểm soát

Quá trình thay đổi thành công sẽ có:

• Mục tiêu phải rõ ràng và từng giai đoạn

• Có thước đo cụ thể các hoạt động

• Hệ thống đo lường và báo cáo chính xác, có thể tiếp cận đựoc và nhanh chóng

• Hệ thống sữa lỗi luôn đảm bảo tiến trình như dự định

Hãy luôn tâm niệm: “ Nếu bạn không thể đo lường, bạn không thể quản lý nó”

Thực hiện thay đổi

Thực hiện thay đổi có thể chia làm 4 giai đoạn

• Giai đoạn 1 – Nghiên cứu và chuẩn bị

• Giai đoạn 2 – cam kết và tập trung

• Giai đoạn 3 – Hành động ở cường độ cao

• Giai đoạn 4 – Xem xét và cam kết

bảo đảm rằng mọi qúa trình, chính sách và con người liên quan đến tiến trình thay đổiphải được thống nhất để thúc đẩy thực hiện sự thay đổi

Quá trình thay đổi có thể được xem như là một dự án và được đề cao qua

• Hệ thống truyền thông hữu hiệu

• Làm việc nhóm hiệu quả

• Hoạch định dự phòng

• Liên tục giám sát và xem xét

• Xem xét sự tác động tình cảm

Quá trình thay đổi có thể diễn ra do áp lực của các tác nhân và có thể bị chống đối và cần

có sự phân loại các người chống đối và tác nhân để dễ quản lý

• Xác định tác nhân- đánh giá tầm quan trọng từ 1 đến 10

• Xác định người chống đối – đánh giá tầm quan trọng từ 1 đến 10

• Tổng hợp đánh giá điểm về con người và tác nhân

• Xác định những người chống đối cần giải quyết trước tiên để bảo đảm an toàn choquá trình thay đổi

• Lập kế hoạch giải quyết vấn đề người chống đối

Những nguy hiểm trong thực hiện

Thường có hai loại nguy hiểm tồn tại:

• Dịch chuyển các nhân tố bên trong và bên ngoài mà tác động đến lợi ích của quátrình thay đổi như dự định

• Có thể đến từ khách hàng, phát triển công nghệ và hoạt động của đối thủ cạnhtranh

Để bảo đảm an toàn trước nguy hiểm này, hãy học cách đặt câu hỏi, lắng nghe và đápứng nhanh

Điều chỉnh phạm vi dự án thay đổi

• Có thể thiếu nguồn tài nguyên, không tập trung hặc mâu thuẫn lợi ích

• Bảo đảm bằng việc kiểm tra và đánh giá quá trình một cách linh động và có sự tàitrợ cao

Băng việc biết về những nguy hiểm tiềm ẩn, điều thiết lập cơ chế kiểm soát và kế hoạch

dự phòng để tránh chúng và ít ra tránh những tác động tiệu cực đối với chúng

Ghi chú

Đối phó thay đổi

Sau đây là các hướng dẫn:

• Thay đổi ở đây là luôn hiện hữu và bình thường

• Nhận ra nhu cầu thay đổi

• Tìm ra những thay đổi và loại trừ sự không chắc chắn

• Đối mặt với những phản ứng tiêu cực liên quan đến sự thay đổi

• Thương lượng vì thế nhu cầu riêng của bạn có thể được hiểu và thõa mãn

• Thích nghĩ và linh hoạt

• Xem thay đổi như là cơ hội

• Tiếp thu với thái độ tích cực

Mặc dù hoạch định tốt cho sự thay đổi với sự chủ tâm về khả năng quản lý sự thay đổi,nhưng thay đổi vẫn thất bai Tại sao?