Một bản tóm tắt (Summary) là cực kì hữu ích khi bạn đã có một bài thuyết trình dài với nhiều luận điểm, thông tin được đề cập. Mặc dù bài thuyết trình lý tưởng nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, nhưng không phải bài thuyết trình nào cũng có ít thông tin đến nỗi chỉ nghe 1 lần là nhớ hết được.
Đối với bản tóm tắt tồn bộ bài thuyết trình, bạn cũng cần phải thực hiện nó ngắn gọn và đơn giản. Đừng đưa ra những lời giải thích đầy đủ giống như bạn đã làm trong các phần trước của bài thuyết trình. Khi trình bày tóm tắt của bạn, cũng đề cập đến nó 1 cách ngắn gọn, ngọt ngào và đáng nhớ. Bạn có thể sử dụng cách viết tắt để giúp khán giả dễ nhớ hơn. Và sẽ thật tuyệt vời nếu bạn có thể pha vào 1 chút hài hước; điều đó sẽ làm mọi thứ dễ nhớ và để lại cho khán giả với một ấn tượng tốt hơn về bạn.
VD: sau khi chia sẻ giải pháp của bạn thì kết luận lại vấn đề: “những giải pháp nêu trên sẽ giúp các bạn có được sự đồng cảm, cho bạn thấy bạn không hề cô đơn và ý thức được nhất định bạn sẽ có riêng câu trả lời nếu bạn không ngừng đấu tranh chống lại BS”
Câu 4: phân tích các yếu tố cản trở bài thuyết trình lấy VD Thứ nhất, chưa chuẩn bị kỹ càng
Đây là lỗi cơ bản hầu như ai cũng mắc. Bạn cho rằng diễn thuyết chỉ cần nói những ý chính gạch đầu dịng, những điều qua loa, không cần hiểu kỹ, nếu không nhớ đã có slide hỗ trợ, nếu có người phản hồi sẽ “tùy cơ ứng biến”… Tuy nhiên đó là suy nghĩ chủ quan và sai lầm
Trước khi thuyết trình bạn phải phân tích trước để biết đối tượng người nghe là ai, đang muốn gì để có sự chuẩn bị nội dung cũng như hình ảnh minh họa phù hợp
Sau khi hồn thành nội dung và slide phải có sự đọc lại, biên tập lại nội dung, bổ sung hình ảnh minh họa và dành thời gian nhẩm lại bài nói, ơn tới ôn lui cho nhuần nhuyễn. Có như vậy bạn mới tự tin hơn, nhớ lâu hơn và không bị ấp úng khi nói trước đám đông.
VD: hơm sau bạn phải thuyết trình về một chủ đề được giáo viên giao theo nhóm. Nhưng ngày trước thuyết trình bạn không hề đọc lại bài power point mà người bạn khác đã chuẩn bị thì đến hơm thuyết trình bạn không thể chủ động được nội dung mà mình mình muốn nói thay vào đó bạn bị ngắt quãng do không biết được nội dung mà người bạn của bạn muốn bạn truyền tải
Thứ hai, thiếu một thông điệp rõ rang
Rất nhiều người thuyết trình với hàng chục trang bản thảo, hàng chục slide nhưng cuối cùng vẫn mơ hồ về 1 thông điệp rõ ràng muốn gửi gắm, cuối cùng muốn nói về nội dung gì, có mục
đích gì…
Không nắm rõ được thông điệp cốt lõi mình muốn nêu bật qua nội dung bài thuyết trình thì bạn không bao giờ có thể thuyết trình được mê say cũng như truyền đạt được nó đến người nghe thấu hiểu và cảm nhận.
VD: bạn được nhận đề tài thuyết trình tìm hiểu về rác thải nhựa nhưng bạn chỉ trình bày ra rất nhiều những con số về khối lượng rác thải nhựa hằng năm hay từ các nguồn và những nghiên cứu về rác thải nhựa nhưng bạn chỉ nêu ra mà không dẫn dắt đến một thông điệp chia sẽ nào thì người nghe sẽ cảm thấy nhàm chán và không có hứng thú lắng nghe những gì bạn nói.
Thứ ba, lạm dụng slide PowerPoint
Nhiều người coi thuyết trình là việc đọc lại các slide PowerPoint đã được “nhồi” vơ số chữ nghĩa, hình ảnh vào đó. Và việc duy nhất khi đứng trước đám đông là đọc lại những slide đó.
Điều đó rất tệ hại vì cho thấy bạn chẳng hiểu gì nội dung cả mà chỉ đọc như con vẹt từ những gì hiển thị
Tốt nhất nên trình bày PowerPoint sáng sủa, ngắn gọn và ít chữ, có hình minh họa sinh động, cịn lại những lời diễn giải là bạn tự hiểu và nói ra
VD: khi thuyết trình đặc biệt là những chủ đề hàn lầm như hệ thống pháp luật về bảo vệ môi trường ở Việt Nam. Đây là chủ đề rộng có rất nhiều tài liệu tham khảo và nó cũng rất khơ khan đối với người nghe nhưng bạn chỉ viết đọc những hang chữ dài dằng dặc những số hiệu văn bản và tên của văn bản pháp luật trên Slide thì người nghe không thể tập trung quá lâu cho bài thuyết trình nhàm chán và khó hiểu như thế được.
Thứ tư, thiếu cảm xúc, nhiệt huyết
Phải thực sự yêu mến chủ đề mình nói, phải dồn mọi cảm xúc, phải thổi ngọn lửa nhiệt tình vào những gì bạn muốn chia sẻ thì bài nói của bạn mới có cảm xúc, lịng nhiệt huyết
Nếu thiếu cảm xúc, sự say mê và nhiệt huyết thì tất cả những gì bạn nói chỉ như cơm nguội đều đều, như 1 bài học thuộc lòng từ sách mà thôi. Khán giả sẽ chán mà bỏ đi khi bạn chưa kịp trình bày hết các slide.
Vì thế hãy nói bằng tất cả say mê và hứng thú của mình, những cảm xúc ấy sẽ giúp bạn “che đậy” được những gì cịn vụng về trong kỹ năng thuyết trình của mình
VD: khi bạn thuyết trình mà chỉ đọc slide với giọng điều ngang đều từ đầu đến cuối bài thuyết trình thì bài thuyết trình sẽ trơi tuột và không đọng lại bất cứ điều gì cho người nghe nhưng khi bạn đặt cảm xúc của mình vào bài thuyết trình thì bài thuyết trình của bạn sẽ có điểm nhấn nhá làm cho người nghe có đủ cảm xúc như tị mị, đồng cảm, hồi hộp thì họ sẽ có hứng thú với bài thuyết trình như vậy
Thứ năm, lẩn tránh ánh mắt của khán giả, thiếu tưông tác
Thuyết trình phải tự tin, lôi cuốn nhưng bạn lại tỏ cho mọi người thấy mình không tự tin, không bản lĩnh và cịn run sợ khi lẩn tránh ánh mắt của khán giả
Và cũng vì sự thiếu tự tin mà bạn thiếu tưông tác với khán giả, không nhìn thẳng vào mắt người nghe, không có những hoạt động khuấy động không khí, truyền nhiệt huyết tới mọi người.
Bài diễn thuyết vì thế sẽ không lơi cuốn, hấp dẫn, không đọng lại gì trong đầu người tham gia.
VD khi bạn thuyết trình mà không có sự tưông tác bằng mắt với khán giả thì họ sẽ cảm thấy không bị chủ ý và dễ bị phân tâm bởi những điều khác
Thứ sáu, lỗi trang phục
Một lỗi thường mắc nữa khi nói trước đám đông là lỗi trang phục, ăn mặc luộm thuộm. Trang phục khá quan trọng, nó giúp bạn tỏa sáng, tự tin hơn trước mọi người nhưng nếu bạn ăn mặc không phù hợp, không đứng đắn thì sự cảm mến bước đầu của người khác dành cho bạn là không cịn. Ấn tượng ban đầu không tốt thì nội dung sau bạn nói cũng khó đi vào tai người nghe
VD: khi thuyết trình luận án tốt nghiệp trước hội đồng gồm các thầy cô nhưng bạn lại mặc một chiếc quần bò rách. Điều này làm cho thầy cô mất thiện cảm đối với bạn và sẽ cản trở bạn truyền tải cảm xúc đến hội đồng.
Thứ bảy, kết thúc bài nói không có điểm nhấn
Có thể bạn dành tâm huyết cho bài nói của mình nhưng nếu kết thúc không tưông xứng,
chưng hửng sẽ làm người nghe hẫng hụt. Hoặc bạn kết thúc bài diễn thuyết bằng câu nói đơn giản, nhạt nhẽo thì vơ hình sẽ làm cho người khác thấy mọi nội dung trước đó cũng trở nên không quan trọng
VD: bạn đang thuyết trình rất nhiều ý kiến cá nhân về cách để vượt qua Body shaming nhưng đến cuối bài thuyết trình bạn lại không tóm gọn lại được ý nghĩa thực sự của những giải pháp thì bài thuyết trình sẽ không được trọn vẹn
Câu 5: phân tích ngơn ngữ cơ thể cần thiết để giúp bài thuyết trình thành công
Chúng ta biết rằng: “Một thông điệp tồi mà được truyền tải tốt có ấn tượng mạnh hơn một thông điệp tốt mà được truyền tải kém”
a) Yếu tố ngôn từ Nguyên tắc 5C Clear: Rõ rang Concise: Ngắn gọn Correct: Chính xác Complete: Hồn chỉnh Courteous: Lịch sự
b) Giọng nói Cao độ (cao/ thấp) Cường độ (lớn / nhỏ) Ngữ điệu (độ nhấn Tốc độ (nhanh /chậm) Chất giọng
Phát âm
Cảm xúc của giọng nói c) Ngơn ngữ hình thể
(1) Giao tiếp bằng mắt: Mục đích: Kiểm sốt sắc khí & sự tập trung của khách hàng; Gia tăng trọng lực cho việc trình bày; Giúp thu nhận thông tin; Làm khách hàng thoải mái
Cách thức giao tiếp bằng mắt
- Mắt hướng về khách hàng & có sự điều chỉnh để bao quát tồn bộ - Nhìn thẳng & thân thiện thể hiện sử tự tin & tạo sự tin cậy
- Khéo léo nhận ra sự phản hồi ngắm từ khách hàng để có sự điều chỉnh kịp thời - Tìm kiếm sự đồng cảm
(2) Cử chỉ, điệu bộ, sự di chuyển:
Thứ nhất, cử chỉ, điệu bộ, cách đi đứng phải sinh động, tự nhiên.
Thứ hai, tránh đứng yên một chỗ, nên di chuyển để tránh sự nhàm chán & tạo nên tâm điểm của sự chú ý.
Tư thế điệu bộ chuẩn:
- Tư thế đứng thẳng, tay vuông với đầu, hai chân mở ra.
- Điệu bộ: Tay bng tự nhiên hay nắm nhẹ phía trước
- Có thể dùng tay để minh họa ý tưởng trình bày khi cần thiết (3) Tác phong và cử chỉ làm xao nhãng
- Không vệ sinh thân thể kỹ lưỡng - Ăn mặc không phù hợp
- Bước chân liêu xiêu, đong đưa.
- Không di chuyển, đứng yên một chỗ - Ngón tay “chỉ” xuống khán giả
- Bàn tay che miệng hoặc thọc tay vào túi quần - Hay bàn tay nghịch vào nhau liên tục
- Nghịch “bút” trên tay
(4) Trang phục khi thuyết trình
- Lên kế hoạch về trang phục cho phù hợp nhằm tạo sự tự tin (tạo cảm giác thoải mái khi thuyết trình).
- Không được ăn mặc kém trang trọng hơn khách hàng.
- Nếu không rõ lắm về khách hàng, nên mặc trang phục truyền thống cho doanh nhân.
(5) Quan sát ngơn ngữ hình thể của khách hang
- Phát hiện suy nghĩ, cảm xúc của khách hàng qua ngơn ngữ hình thể của họ để có cách trình bày hoặc điều chỉnh ngơn ngữ hình thể của bản thân cho phù hợp.
- Lưu ý rằng ngơn ngữ hình thể của khách hàng đơi lúc phản ánh chính xác ngơn ngữ hình thể của bản thân người thuyết trình
Câu 6: hãy trình bày những thông điệp không lời khi thuyết trình
Mặc dù khi thuyết trình những gì được nói ra là rất quan trọng, nhưng những thông điệp không bằng lời mà người thuyết trình thể hiện cũng có ảnh hưởng mạnh mẽ và đặc biệt quan trọng đến sự tiếp thu và lôi cuốn người nghe. Người trình bày có thể thể hiện các thông điệp không bằng lời qua ánh mắt, sự di chuyển, cách thể hiện tay, miệng hay những cái nhíu mày, những hành động vơ tình hay có ý thức. Tất cả những cử chỉ, hành động của người thuyết trình đều là những thông điệp không bằng lời mà người nghe có thể giải mã theo ý nghĩa này hoặc ý nghĩa khác. Để có được những thông điệp không bằng lời phù hợp và hỗ trợ tích cực cho bài trình bày, người thuyết trình cần phải lưu ý những điểm sau đây:
(1) Trông thật đẹp! Dù thích hay không thì người thuyết trình vẫn bị đánh giá bởi hình thức và vẻ bên ngồi. Trong tất cả các dịp trừ những buổi thuyết trình nhỏ trong nhà, hãy cố gắng lưu ý đến cách ăn mặc và chọn những bộ trang phụ phù hợp thể hiện một phòng cách chuyên nghiệp.
Theo kinh nghiệm thực tế, người thuyết trình tốt là người ăn mặc chỉnh tề ít nhất là cũng phải bằng hoặc hơn người ăn mặc đẹp nhất trong phịng.
Ví dụ: có thể so sánh ngay để nhận ra việc quan trọng của ăn mặc đẹp và chình tề trong buổi thuyết trình, có thể mường tượng, một người phụ nữ mặc quần âu, sơn vin, trang điểm nhẹ nhàng vừa lịch sự vừa thoải mái, với một người đàn ông râu ria xồm xồm, đầu tóc bù xù, mặc một chiếc quần không sơ vin, trông cực kì tùy tiền, tưởng tưởng là có thể đánh giá được chắc chắn người [phụ nữ sẽ được đánh giá cáo hơn về cái nhìn đầu tin, gây thiện cảm tốt hơn trong buổi thuyết trình.
(2)Nên để cơ thể mềm mại và linh hoạt. Người thuyết trình có tác phong nhanh nhẹn thể hiện sự nhiệt tình trong buổi thuyết trình thường được đánh giá rất cao. Muốn vậy khi thuyết trình hãy thả lỏng cơ thể và sử dụng các cử chỉ mềm mại, tự nhiên một cách phù hợp để làm nổi bật các nội dung thuyết trình. Tránh sử dụng những động tác cứng nhắc hoặc lặp đi lặp lại không có ý nghĩa hoặc
có ý nghĩa đối lập với nội dung trình bày. Hãy nhớ rằng khi ngôn ngữ không bằng lời mâu thuẫn với ngôn ngữ bằng lời thì người nghe ln tin vào ngơn ngữ không bằng lời
Ví dụ: đừng quá cố làm những cử chỉ quá lố, vì khi thuyết trình bạn sẽ dễ mất kiểm sốt, nếu cứ nghĩ đến việc làm cử chỉ đó sẽ dẫn đến gượng gạo, mất tự nhiên, gây mất thiện cảm hơn với người nghe, ví dự như việc đưa tay lên vuốt tóc, nếu là cử chỉ tự nhiên thì sẽ không gây khó chịu, tuy nhiên nếu là cử chỉ bạn tự thêm vào, thi thoảng dừng lại để vuốt tóc lên, bạn sẽ không thể kiểm sốt được số lần mình hành động đó, từ đó làm người nghe khso chịu vì hành động đó của bạn, cũng gây mất thiện cảm hơn. Hãy để các cử chỉ trong buổi thuyết trình diễn ra thật tự nhiên nhất, và những củ chỉ không tốt thì hãy cố kiểm sốt lại.
(3) Cần trình bày một cách chủ động dựa trên những từ khóa quan trọng có tính chất định hướng. Khi thuyết trình tránh đọc giấy hay đọc những gì đã được ghi lại trên bản thảo mà hãy nói một cách thoải mái, chủ động và tự nhiên. Hãy sử dụng các từ khóa trên slides hoặc trong giấy ghi nhớ để làm gợi ý cho và định hướng nội dung trình bày.
Ví dụ: khi thuyết trình về vấn đề ơ nhiễm mơi trường: Đối với slide về hiện trạng phát sinh rác thải nhựa: có thể trình bày trên slide con số, bơi đỏ, tỷ lệ so với thể giới, chiếm bao nhiêu phần trăm tổng lượng rác thỉa, hãy đứa ra các con số cụ thể cịn lại khi thuyết trình bạn sẽ tự dẫn dắt thêm bớt các câu từ giúp người nghe hiểu các con số đó, chứ không nên ghi hết trong slide.
(4) Thay đổi ngữ điệu và sử dụng khoảng lặng. Hãy chia các nội dung trình bày thành những phần nhỏ và thay đội ngữ điệu, âm lượng cũng như nhịp độ nói phù hợp với tính chất và nội dung của từng phần. Nên sử dụng “Khoảng lặng” trước và sau một ý quan trọng để cho phép người nghe có thời gian tiếp nhận ý tưởng của bạn
Ví dụ: khi trình bày về trọng nam khinh nữ: hãy dành ra những khoảng lặng với ý mà bạn đang nói, như thông điệp hay một câu hỏi khiến người nghe phải suy ngẫm: Tại sao chúng ta lại trọng nam khinh nữ? Mẹ bà chúng ta chẳng phải là nữ sao? Nếu bạn có tư tưởng đó với bạn khác giới vậy bạn cũng khinh thường những người đẻ ra mình sao? Những người phụ nữ phải chịu đựng hi sinh cho bạn, cho gia đình? Vậy nên hãy xóa bỏ những vấn nạn trên giúp đất nước ngày một tốt đẹp hơn, xóa tan mọi đau khổ của những người phụ nữ đã phải chịu đựng vì tư tưởng này.
(5) Rời khỏi bục đứng. Khi thuyết trình nên tránh việc đứng im tại bục. Sự di chuyển giúp cho người thuyết trình trông tự nhiên và thoải mái hơn. Do đó, trong quá trình thuyết trình nên quan sát và chọn một vài chỗ trong phòng để di chuyển tới. Kể cả khi phải đứng gần với các thiết bị trợ giúp hình ảnh, thi
thoảng hãy rời xa chúng để di chuyển gần tới người nghe và giúp người nghe có thể nhìn thấy cả người và cảm nhận được sự nhiệt tình của người trình bày.
Ví dụ: khi bạn di chuyển xung quanh trong buổi thuyết trình, bạn có thể thu hút hơn sự chú ý của người nghe, nếu có 1 nhóm đang nói chuyện trong lúc bạn thuyết trình thfi đây quả thực là