báo cáo lập trình quản lý

- Phát triển thêm các chức năng quản lý, hỗ trợ tìm kiếm thông tin hàng hóa, nhân viên, khách hàng, hóa đơn, phiếu nhập… - Đưa ra các thống kê báo cáo với nhiều tiêu chí khác nhau giúp n

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN LẬP TRÌNH QUẢN LÝ

TÊN ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ VẬT TƯ

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, do chính sách mở cửa cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường ở Việt nam xuất hiện ngày càng nhiều các loại hàng hóa đa dạng về mẫu mã, chủng loại, xuất xứ…Cùng với đó là sự phát triển của hệ thống các cửa hàng, siêu thị, đại lý bán buôn, bán lẻ cung cấp hàng hóa đến người tiêu dùng Với các cửa hàng có nhiều loại mặt hàng với số lượng khách hàng và nhân viên lớn thì việc quản lý bán hàng bằng phương pháp thủ công thực sự gây ra khó khăn trong việc quản lý (tốn nhiều thời gian, tiền bạc và thường mắc phải nhiều sai sót) Đặc biệt nhu cầu tra cứu thông tin hàng hóa, nhân viên, hóa đơn, các thống kê báo cáo mất rất nhiều công sức với phương pháp này

Do vậy, một phần mềm giúp giảm bớt khó khăn trong việc quản lý bán hàng là một nhu cầu thiết yếu

Từ nhu cầu thực tế trên, em đã chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản

lý bán hàng” làm đề tài của mình, với mong muốn sẽ đáp ứng được nhu cầu thực tế của các cửa hàng, giảm bớt được gánh nặng cho người quản lý cũng như các nhân viên bán hàng

Đề tài nghiên cứu hướng tới các mục tiêu sau:

- Khắc phục những hạn chế của hệ thống quản lý bán hàng cũ mà vẫn tuân theo quy trình nghiệp vụ bán hàng của các cửa hàng, đại lý

- Phát triển thêm các chức năng quản lý, hỗ trợ tìm kiếm thông tin hàng

hóa, nhân viên, khách hàng, hóa đơn, phiếu nhập…

- Đưa ra các thống kê báo cáo với nhiều tiêu chí khác nhau giúp người quản

lý dễ dàng đánh giá được tình hình kinh doanh của cửa hàng, từ đó

đưa ra phương hướng kinh doanh phù hợp hơn

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Các hệ thống bán hàng: cửa hàng, siêu thị tư nhân với quy mô vừa và nhỏ

- Đề tài có tính thực tế, có thể áp dụng tại các cửa hàng, siêu thị nhỏ

Trong thời gian thực hiện bài tập lớn, em xin gửi lời cám ơn tới thầy cô trong khoa công nghệ thông tin trường đại học kinh tế kỹ thuật công nghiệp đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bài tập này Em xin cám ơn thầy Vũ Văn Đốc – giảng viên khoa Công Nghệ Thông Tin đã trực tiếp hướng dẫn, góp ý, chỉ bảo giúp em có thể hoàn thành bài tập này

Do hiểu biết còn hạn chế, kinh nghiệm còn thiếu nên bài tập của em còn có nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô và các bạn để em có thể hoàn thiện chương trình hơn nữa

Em xin chân thành cám ơn !

Chương I: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THIẾT BỊ

MÁY TÍNH TRONG SIÊU THỊ

1.1 Giới thiệu về hệ thống quản lý thiết bị máy tính trong siêu thị

Do xã hội phát triển bùng nổ của nền kinh tế thị trường, các mặt hàng giờ đây trở nên đa dạng về mẫu mã và chủng loại Việc quản lý bán hàng bằng phương pháp thủ công sổ sách đã không còn đáp ứng được nhu cầu thực tế Nó bộc lộ những hạn chế sau:

- Thời gian dành cho việc lưu trữ và tìm kiếm quá lớn

- Số thao tác trùng lặp nhiều

- Bộ phận quản lí cần nhiều nhân lực

- Tốn nhiều thời gian cho việc tra cứu và lập báo cáo thống kê

- Gây nhiều bất lợi trong quản lí sổ sách

- Dữ liệu không được an toàn do chỉ lưu trữ bằng sổ sách

- Sai sót ở những công đoạn khác nhau khó phát hiện và xử lý kịp thời

Hệ thống quản lý bán hàng áp dụng tin học sẽ khắc phục những nhược

điểm của hệ thống cũ và có những ưu điểm vượt trội:

- Hệ thống bán hàng được thực hiện bằng phương pháp tự động hóa

- Dễ dàng sử dụng, không xáo trộn hệ thống quản lý cũ

- Giảm tối đa công đoạn thủ công

- Việc tính toán số liệu, cập nhật, tìm kiếm thông tin được thực hiện trên máy tính có độ chính xác cao, nhanh chóng và thuận lợi

- Các mẫu hóa đơn, chứng từ, thống kê báo cáo được nhập sẵn trong máy

- Các dữ liệu trên máy được đảm bảo an toàn, duy trì được sự thống nhất dữ liệu

1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý thiết bị máy tính trong siêu thị

Hình 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý

Người quản lý (quản trị hệ thống) : Là người có quyền hạn cao nhất trong hệ thống, theo dõi hoạt động của cửa hàng và có trách nhiệm mọi mặt về hoạt động kinh doanh của cửa hàng

Tổ bán hàng: Là tổ có trách nhiệm duy trì hoạt động của cửa hàng, giúp đỡ khách hàng trong quá trình mua bán hàng hóa giới thiệu sản phẩm, thanh toán

và lập hóa đơn cho khách hàng

Tổ kho hàng: Có trách nhiệm thống kê hàng hóa, phụ trách việc nhập hàng hóa trong cửa hàng

1.3 Khảo sát nghiệp vụ của hệ thống quản lý bán hàng

Nghiệp vụ của hệ thống bán hàng luôn theo một quy trình rõ ràng bao gồm các nghiệp vụ sau:

và kiểm kê số lượng sản phẩm theo đơn đặt hàng Nếu hàng hóa đủ tiêu chuẩn thì sẽ được nhập vào kho

Hàng hóa mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý kho lưu giữ các thông tin mặt hàng vào hệ thống quản lý Các thông tin bao gồm : Mã vạch, giá bán, tên sản phẩm, loại sản phẩm, đơn vị tính, ảnh

Mỗi mặt hàng sẽ được đánh dấu một mã vạch biểu thị cho mã số hàng hóa

Mã vạch là hình ảnh tập hợp ký hiệu các vạch (đậm, nhạt, dài, ngắn) thành nhóm vạch và định dạng khác nhau để các máy đọc gắn đầu Laser (như máy quét Scanner) nhận và đọc được các ký hiệu đó Bằng công nghệ thông tin, các

mã vạch này được chuyển hóa và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu Mã vạch sẽ được trình bày kèm theo mã số và tập hợp thành những hình ảnh và ký tự số

tạo nên thang số được gọi mã số hàng hóa

Việc đánh mã vạch lên hàng hóa được thực hiện theo nguyên tắc:

- Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính pháp lý giữa bên bán (cửa hàng, siêu thị) và bên mua (khách hàng) Mỗi mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng để phân biệt với các mặt hàng khác

- Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch barcode quốc tế đối với những mặt hàng có in sẵn mã vạch của

nhà sản xuất Nếu một mặt hàng nào đó không có sẵn mã vạch, hay nếu

có mã vạch không theo chuẩn thì mặt hàng đó sẽ được dùng mã nội bộ

của siêu thị làm mã bán hàng

- Nghiệp vụ bán hàng:

Xuất hiện khi khách đến mua hàng

Khi khách đến mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ có nhiệm vụ giới thiệu sản phẩm, thực hiện chức năng bán hàng: tính tiền và lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng

Người thực hiện: Nhân viên bán hàng

- Nghiệp vụ thống kê báo cáo:

Xuất hiện khi cần kiểm tra tình hình kinh doanh của cửa hàng

Kiểm tra doanh số bán hàng, tổng doanh thu, lượng hàng còn trong kho, số lượng hàng hóa bán trong ngày, trong tháng hay trong một khoảng thời gian nào đó, số lượng hàng còn tồn đọng trong kho

- Chịu trách nhiệm : Người quản lý

- Nghiệp vụ nhập hàng:

Xuất hiện khi nhập hàng hóa từ nhà cung cấp

Cách thực hiện: Lập phiếu nhập, lưu thông tin hàng hóa vào cơ sở dữ

liệu

Chịu trách nhiệm: Nhân viên tổ kho hàng

1.4 Tác nhân của hệ thống

1.4.1 Người quản lý hệ thống: Là ng ười theo dõi tình hình hoạt động kinh

doanh của cửa hàng

Mô tả Người theo dõi những hoạt động của cửa hàng đồng thời

đưa ra những đánh giá về tình hình hoạt động kinh doanh

Đặc trưng Hiểu rõ hoạt động kinh doanh của cửa hàng

Thao tác Xây dựng cấu trúc tổ chức và tình trạng hoạt động của cửa

duy trì hoạt động của cửa hàng

Tên tác nhân Nhân viên bán hàng

Mô tả Người có trách nhiệm giới thiệu sản phẩm của cửa hàng cho

khách,thu tiền hàng, lập hóa đơn bán hàng cho khách

Đặc trƣng Cần am hiểu nghiệp vụ bán hàng của cửa hàng

Thao tác Giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, sau khi khách hàng

quyết định mua thì mời khách hàng tới quầy thu ngân để thanh toán và lập hóa đơn cho khách

Yêu cầu Phần mềm cần hoạt động tốt giúp nhân viên bán hàng có

thể tra cứu thông tin hàng hóa một cách nhanh chóng nhằm

có thể giải đáp những thắc mắc của khách về thông tin sản phẩm

Vai trò User

Bảng 1.2: Nhân viên quản lý thu ngân

1.4.3 Nhân viên kho hàng: Chịu trách nhiệm về nhập hàng hóa, kiểm kê mặt

hàng, báo cáo tình trạng hàng hóa

Tên tác nhân Nhân viên kho hàng

Mô tả Người có trách nhiệm thực hiện nhập hàng, nghiệp vụ kiểm

kê, báo cáo…

Đặc trƣng Am hiểu nghiệp vụ nhập hàng, kiểm kê, báo cáo

Thao tác Lập phiếu nhập hàng, kiểm kê, báo cáo

Yêu cầu Phần mềm cần hoạt động hiệu quả, chính xác và nhanh

Thông tin vào Người dùng muốn sử dụng được các chức năng của hệ

thống thì cần phải đăng nhập vào hệ thống

Thông tin vào Thông tin vào bao gồm: tên đăng nhập và mật khẩu

Xử lý thông tin Sau khi người dùng nhập dữ liệu và tiến hành đăng

nhập, hệ thống sẽ kiểm tra thông tin đăng nhập có hợp

lệ hay không

Dữ liệu Tài khoản, mật khẩu đăng nhập

Thông báo Thông báo khi đăng nhập thành công, không thành

công

Đối tượng sử dụng Tất cả người dùng

1.5.2 Đổi mật khẩu:

Thông tin vào Chức năng này cho phép người dùng có thể thay

đổi mật khẩu đăng nhập vào hệ thống

Thông tin vào Mật khẩu cũ,mật khẩu mới

Xử lý thông tin Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mật khẩu cũ và

mật khẩu mới

Dữ liệu Mật khẩu cũ, mật khẩu mới

Thông báo Thông báo khi thay đổi mật khẩu thành công,

không thành công

Đối tƣợng sử dụng Tất cả các đối tượng

1.5.3 Quản lý thông tin nhân viên:

Thông tin vào Cho phép ngườii dùng quản lý nhân viên làm việc trong

cửa hàng: thêm mới, sửa, cập nhật thông tin của nhân viên, xóa nhân viên

Thông tin vào Các thông tin về nhân viên trong cửa hàng : họ tên, năm

sinh, quê quán, địa chỉ, chứng minh thư, số điện thoại, tài khoản, mật khẩu, ảnh, quyền

Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đƣa vào

Dữ liệu Mã nhân viên, họ tên, năm sinh, quê quán, địa chỉ, số

chứng minh nhân dân,điện thoại,tài khoản đăng nhập, mật khẩu, quyền, ảnh

Thông báo Đƣa ra thông báo thực hiện thành công, không thành

Thông tin vào Cho phép người dùng quản lý thông tin của khách hàng:

thêm, sửa, xóa thông tin khách hàng

Thông tin vào Các thông tin về khách hàng : Tên, địa chỉ, điện thoại,

tên đơn vị, mã tài khoản, mã thuế

Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin vào : Nếu hợp lệ thì

cho phép cập nhật vào cơ sở dữ liệu ngược lại thì yêu cầu nhập lại

Dữ liệu Mã khách hàng, Tên khách hàng, đơn vị , địa chỉ,

điện thoại liên hệ, mã tài khoản, mã thuế

Thông báo Đưa ra thông báo khi thực hiện thành công, không

Thông tin vào Chức năng này cho phép người dùng quản lý thông

tin của các nhà cung cấp hàng hóa cho cửa hàng

Thông tin vào Các thông tin về nhà cung cấp : Tên, địa chỉ, điện thoại

, mã tài khoản, mã thuế

Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin vào : Nếu hợp lệ thì

cho phép cập nhật vào cơ sở dữ liệu ngƣợc lại thì yêu cầu nhập lại

Dữ liệu Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, đơn vị , địa

chỉ, điện thoại liên hệ, mã tài khoản, mã thuế

Thông báo Đưa ra thông báo khi thực hiện thành công, không

thành công

Đối tƣợng sử dụng Người quản lý

1.5.6 Quản lý thông tin hàng hóa:

Thông tin vào Quản lý thông tin hàng hóa trong kho: Thêm, sửa, xóa

thông tin của hàng hóa

Thông tin vào Các thông tin của hàng hóa: Mã vạch, tên sản phẩm, mô

tả, loại sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá, ảnh

Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin vào: Nếu đúng

thì cập nhật thông tin mặt hàng vào cơ sở dữ liệu ngược lại thì yêu cầu nhập lại

Dữ liệu Mã sản phẩm, mã vạch, tên sản phẩm, mô tả, mã loại

sản phẩm, mã đơn vị tính, đơn giá, ảnh

Thông báo Thông báo khi cập nhật thông tin thành công, không

thành công

Đối tƣợng sử dụng Nhân viên kho hàng

1.5.7 Quản lý đơn vị tính:

Thông tin vào Cho phép người quản trị thực hiện các thao tác thêm,

sửa, xóa

Thông tin vào Tên đơn vị tính

Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin vào

Dữ liệu Mã đơn vị tính, mô tả đặc tính

Thông báo Đưa ra thông báo khi thực hiện thành công, không

thành công

Đối tƣợng sử dụng Nhân viên kho hàng

1.5.8 Quản lý thông tin khuyến mại:

Thông tin vào Người dùng quản lý các thông tin liên quan đến khuyến

mại: thêm đợt khuyến mại, sửa thông tin, xóa khuyến mại

Thông tin vào Nội dung khuyến mại, ngày bắt đầu, ngày kết thúc,

mức khuyến mại, trạng thái

Xử lý thông tin Kiểm tra thông tin đƣa vào nếu hợp lệ thì cập nhật

vào database ngƣợc lại thì yêu cầu làm lại

Dữ liệu Mã khuyến mại, nội dung khuyến mại, ngày bắt

đầu, ngày kết thúc, mức khuyến mại, trạng thái

Thông báo Đưa ra thông báo khi đã thực hiện thành công,

không thành công

Đối tƣợng sử dụng Người quản lý

1.5.9 Quản lý loại sản phẩm:

Thông tin vào Quản lý thông tin các loại sản phẩm trong kho: Thêm,

sửa, xóa thông tin của loại sản phẩm

Thông tin vào Tên loại sản phẩm

Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin vào

Dữ liệu Mã loại sản phẩm, tên loại sản phẩm

Thông báo Thông báo khi cập nhật thông tin thành công, không

thành công

Đối tƣợng sử dụng Nhân viên kho hàng

1.5.10 Quản lý hóa đơn:

Thông tin vào Người dùng quản lý thông tin hóa đơn : lập hóa

đơn, xem, tra cứu hóa đơn, hủy hóa đơn

Thông tin vào Các thông tin của hóa đơn: mã hóa đơn, ngày,

người lập, khách hang

Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đƣa vào

Dữ liệu Mã hóa đơn, ngày tháng, mã người lập, mã khách hang

Thông báo Đưa ra thông báo khi đã thực hiện thành công,

không thành công

Đối tƣợng sử dụng Người quản lý, nhân viên bán hàng

1.5.11 Quản lý phiếu nhập:

Thông tin vào Người dùng quản lý phiếu nhập : lập phiếu, xem, tra

cứu phiếu nhập, hủy phiếu nhập

Thông tin vào Mã phiếu nhập, ngày nhập, nhà cung cấp, người lập

Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đưa vào

Dữ liệu Mã phiếu nhập, ngày nhập, mã nhà cung cấp, mã

người lập

Thông báo Đưa ra thông báo khi đã thực hiện thành công,

không thành công

Đối tượng sử dụng Nhân viên kho hàng

1.5.12 Báo cáo kết quả kinh doanh

Thông tin vào Cho phép người dùng đưa ra báo cáo về kết quả

hoạt động kinh doanh của cửa hàng

Thông tin vào Khoảng thời gian cần xem kết quả kinh doanh

Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đưa vào: Nếu hợp lệ

thì thực hiện thao tác

Dữ liệu Ngày bắt đầu, ngày kết thúc

Thông báo Hiển thị báo cáo cho người dùng xem

Đối tượng sử dụng Người quản lý

1.5.13 Báo cáo sản phẩm bán trong ngày

Thông tin vào Cho phép người dùng đƣa ra báo cáo về kết quả

kinh doanh trong ngày

Thông tin vào Ngày cần xem thông tin

Xử lý thông tin Lấy về thông tin các sản phẩm bán trong ngày đã chọn

Dữ liệu

Thông báo Hiển thị báo cáo cho người dùng xem

Đối tƣợng sử dụng Người quản lý

1.5.14 Báo cáo sản phẩm tồn kho

Thông tin vào Cho phép người dùng đưa ra báo cáo kiểm tra sản phẩm

tồn kho

Thông tin vào Mốc thời gian

Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin vào

Dữ liệu

Thông báo Hiển thị báo cáo cho người dùng xem

Đối tượng sử dụng Người quản lý

1.5.15 Sản phẩm bán trong một khoảng thời gian

Thông tin vào Cho phép người dùng đưa ra báo cáo các sản phẩm

được bán trong một khoảng thời gian

Thông tin vào Khoảng thời gian

Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin vào

Dữ liệu

ngày đầu, ngày cuối

Thông báo Hiển thị báo cáo cho người dùng xem Thông báo khi

có lỗi xảy ra

Đối tượng sử dụng Người quản lý

1.6 Mục đích yêu cầu đối với hệ thống

Với mục đích là tin học hóa việc quản lý bán hàng trong hệ thống các siêu thị, cửa hàng, giúp cho việc quản lý bán hàng trở nên đơn giản hơn, ứng dụng này được hướng tới các mục đích sau:

- Vấn đề quản lý bán hàng:

Với các thao tác được thực hiện một cách nhanh chóng, đơn giản và chính xác,

hệ thống đáp ứng được vấn đề về quản lý bán hàng theo đúng quy trình nghiệp

vụ cơ bản của các cửa hàng, siêu thị hiện nay

- Quản lý và tra cứu thông tin:

Phần mềm đảm bảo việc quản lý và tra cứu thông tin sản phẩm, hóa đơn,

khách hàng, nhân viên,… một cách nhanh chóng và chính xác với hệ thống tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau

- Vấn đề thống kê báo cáo:

Phần mềm đáp ứng được việc thống kê báo cáo theo các tiêu chí khác nhau, đưa ra các thông tin chính xác, đáng tin cậy giúp người quản lý có thể dựa vào

đó để đánh giá tình hình hoạt động của cửa hàng và đưa ra phương

hướng kinh doanh hiệu quả hơn

1.7 Ưu điểm nhược điểm

1.7.1 Ưu điểm

- Đăng kí, tìm kiếm, cập nhật nhanh

- Phát hiện lỗi nhanh, đưa ra số liệu chính xác

- Giảm nhân lực và thời gian quản lý

- Bao quát được tổng thể hệ thống

1.7.2 Nhược điểm

- Yêu cầu cửa hàng phải lắp đặt hệ thống máy tính

- Nhân viên bán hàng phải có trình độ tin học nhất định, phải được

hướng dẫn về cách sử dụng hệ thống mới có thể làm việc được

- Phải luôn bao quát được hệ thống

- Phải cập nhật một cách kịp thời thay đổi thực tế của cửa hàng

1.8 Một số mẫu hóa đơn báo cáo