Bài giảng lập tiến độ dự án (project scheduling)

Hiểu được tầm quan trọng của lập tiến độ dự án và quản lý tốt thời gian thực hiện dự án.Định nghĩa các hoạt động nhu nền tảng cho việc phát triển dự án.Mô tả cách thức nhà quản lý sử dụng sơ đồ mạng, và sự phụ thuộc để hộ trợ việc sắp xếp trình tự hoạt động.

BÀI GIẢNG LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

(Project Scheduling)

 Sử dụng sơ đồ Gantt cho việc họach định và theo dõi thông tin về tiến độ dự án

 Mô tả và phân biệt kỹ thuật CPM và PERT trong lập tiến độ : sự phát triển, sự ứng dụng và những giới hạn

Hiểu và sử dụng phân tích lộ trình tới hạn

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

 Các nhà quản lý dự án thường cho rằng việc bàn giao dự án đúng thời gian là một thách thức lớn nhất của họ

 Các vấn đề về tiến độ là lý do chủ yếu đối với các mâu thuẩn của dự án và đặc biệt là trong

suốt nữa giai đọan sau của các dự án

VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

 Mục đích : đặt các hoạt động dự án vào khung thời gian cụ thể với việc thực hiện và kiểm soát

 Đầu vào : Danh mục hoạt động (hoặc WBS), Ước lượng thời gian thực hiện của hoạt động, mối liên hệ có trước của hoạt động

 Công cụ : Sơ đồ Gantt; biểu đồ CPM hoặc PERT

 Kết quả

 Sơ đồ Gantt của các hoạt động dự án với các hoạt động tới hạn

 Các điểm mốc

 Các kế hoạch khác có liên hệ với tiến độ (sơ đồ khối lượng

nguồn lực, phân công nhân sự, tiến độ kiểm soát,

CÁC TIẾN TRÌNH LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

 Sắp xếp trình tự họat động

 Phát triển lịch trình dự án

ĐỊNH NGHĨA HỌAT ĐỘNG

 Việc lập tiến độ dự án bắt đầu từ tài liệu cơ bản về khởi sự một dự án

 Tuyên ngôn dự án bao gồm thông tin về thời hạn bắt đầu, thời hạn kết thúc và ngân sách dự án

 Báo cáo phạm vi và WBS giúp xác định việc gì sẽ được làm

 Định nghĩa họat động bao gồm việc phát triển WBS chi tiết hơn cùng những lời giải thích bổ sung để hiểu rõ tất cả các công việc được làm, vì vậy bạn có thể phát triển ước lượng thời gian phù hợp

SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÁC HỌAT ĐỘNG

 Bao hàm việc tóm tắt lại các họat động và định rõ sự phụ thuộc

 Sự phụ thuộc có tính chất bắt buộc : logic cứng

 Sự phụ thuộc tùy ý : logic mềm

 Sự phụ thuộc bên ngòai : bao hàm những mối liên hệ giữa họat động dự án và họat động không phải dự án

 Bạn phải định rõ sự phụ thuộc để sử dụng phân tích lộ trình tới hạn

SƠ ĐỒ MẠNG

 Sơ đồ mạng là kỹ thuật được ưa thích để trình

bày trình tự sắp xếp các họat động

 Sơ đồ mạng là sự trình bày dưới dạng biểu đồ

các mối liên hệ logic trong số,hoặc sự sắp xếp theo trình tự của, các họat động dự án

SƠ ĐỒ MẠNG : MỘT VÀI KHÁI NIỆM CƠ BẢN

 Hoạt động và sự kiện (Activity & Event)

 Biểu đồ hoạt động theo sơ đồ mạng :

SƠ ĐỒ MẠNG AOA

Lưu ý: giả định thời gian thực hiện các họat động tính theo ngày; A=3 có nghĩa là họat động A có thời gian thực hiện là 3 ngày

SƠ ĐỒ MẠNG AOA

 Họat động được biểu diễn bằng m i tên ũi tên

 Sự kiện được biểu diễn bằng điểm nút

 Chỉ có thể trình bày mối liên hệ kết thúc-Bắt đầu

(Finish to start)

SƠ ĐỒ MẠNG AON CỦA DỰ ÁN X

Lưu ý: giả định thời gian thực hiện các họat động tính theo ngày; A=3 có nghĩa là họat động A có thời gian thực hiện là

3 ngày

A(3)

B(5) C(4) D(5)

E(3) F(2) G(3)

H(5)

I(3)

J(2)

SƠ ĐỒ MẠNG AON

 Mũi tên cho thấy mối liên hệ giữa các hoạt động

 Cho thấy nhiều loại liên hệ phụ thuộc giữa các hoạt động

bởi các phần mềm quản lý dự án

CÁC LOẠI LIÊN HỆ PHỤ THUỘC

GIỮA CÁC HOẠT ĐỘNG

 Bạn liên kết các hoạt động bằng việc định nghĩa sự phụ thuộc giữa

các thời hạn bắt đầu và kết thúc của các hoạt động

 Có 4 loại liên hệ phụ thuộc giữa các hoạt động trong Microsoft Project

Hoàn thành – Bắt đầu

Loại phụ thuộc Ví dụ Mô tả

FF

A

B

SS

Bắt đầu – Bắt đầu

A

B

Hoàn thành – hoàn thành

CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG VIỆC

PHÁT TRIỂN SƠ ĐỒ MẠNG AON

 Các hoạt động trong sơ đồ mạng hướng từ trái sang phải, không được tạo thành vòng lặp

 Một hoạt động không thể bắt đầu cho đến khi hoạt động liên quan có trước được hoàn thành

 Mũi tên trên sơ đồ mạng chỉ ra mối liên hệ có trước hoặc tiếp theo sau hoạt động

 Mỗi hoạt động nên có một số nhận dạng duy nhất

 Số nhận dạng của một hoạt động sẽ lớn hơn bất kỳ số nhận dạng của hoạt động nào đứng trước nó

 Kinh nghiệm chỉ ra rằng khi có nhiều hoạt động bắt đầu thì một điểm nút bắt đầu được sử dụng để chỉ rõ sự bắt đầu; tương tự một điểm nút

ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN THỰC HIỆN

MỖI HOẠT ĐỘNG

 Sau khi định nghĩa các hoạt động và quyết định sự phụ thuộc giữa chúng, bước kế tiếp trong lập tiến độ là ước lượng thời

gian thực hiện của từng hoạt động

 Thời gian thực hiện (D) bao gồm thời gian làm việc thực tế trên mỗi hoạt động cộng với thời gian trôi đi

 Nổ lực là số ngày làm việc hoặc số giờ làm việc được yêu cầu để hoàn thành một công việc Nổ lực không bằng với thời gian thực hiện

 Mọi người đang làm các công việc nên tạo ra những ước lượng và một chuyên gia nên tóm tắt lại những ước lượng này

PHÁT TRIỂN LỊCH TRÌNH

 Phát triển lịch trình sử dụng kết quả của những tiến trình lập tiến độ khác để xác định thời hạn bắt đầu và kết thúc của dự án và các hoạt động của nó.

 Mục tiêu cơ bản là tạo ra một lịch trình dự án thực tế nhằm cung cấp nền tảng cho việc theo dõi tiến

trình dự án theo kích thước thời gian của nó.

 Các công cụ và kỹ thuật quan trọng bao gồm sơ đồ Gantt , biểu đồ CPM hoặc PERT , phân tích lộ trình tới hạn

SƠ ĐỒ GANTT

 Cung cấp một định dạng chuẩn cho việc trình bày thông tin về lịch trình của dự án bằng việc liệt kê các hoạt động và các thời hạn bắt đầu – kết thúc tương ứng của nó theo thời gian lịch

 Được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L.Gantt

 Mỗi hoạt động được biểu diễn bằng một thanh nằm ngang

với thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể

 Ưu điểm: Dễ xây dựng, người đọc dễ nhận biết các công

việc và thời gian thực hiện của nó cũng như tổng thời gian thực hiện dự án

 Nhược điểm: Không thể hiện được mối liên hệ phụ thuộc giữa các hoạt động

SƠ ĐỒ GANTT CỦA DỰ ÁN X

LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN THEO SƠ ĐỒ MẠNG

Các phương pháp phân tích sơ đồ mạng :

 Phương pháp CPM (Critical Path Method)

 Thời gian hoàn thành mỗi công việc là hằng số

 Nhấn mạnh đến sự đánh đổi giữa thời gian và chi phí

 Phương pháp PERT (Program Evaluation and Review Technique)

 Nhấn mạnh đến việc ước lượng thời gian hoàn thành công việc không chắc chắn

CPM và PERT giống nhau về phương pháp xác định đường găng với những hoạt động không thể bị chậm trễ nên thường được gọi chung là CPM/PERT nhưng khác nhau về việc ước tính thời gian thực hiện của các hoạt động

 3 loại thời gian ước tính:

 Thời gian lạc quan: a

 Thời gian thường xảy ra nhất: m

 Thời gian bi quan: b

 Thời gian kỳ vọng: te = (a+4m+b)/6

 Phương sai: 2 = (b-a)2/36

ƯỚC TÍNH THỜI GIAN

HOÀN THÀNH DỰ ÁN (PERT)

LỘ TRÌNH TỚI HẠN

(Critical Path)

 Lộ trình là đường dẫn nối tiếp các hoạt động có liên hệ phụ thuộc nhau từ hoạt động bắt đầu đến hoạt

động kết thúc của sơ đồ mạng

 Lộ trình tới hạn là lộ trình dài nhất xuyên suốt sơ đồ mạng và là lộ trình xác định thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án

 Các hoạt động nằm trên lộ trình tới hạn gọi là hoạt động tới hạn , các hoạt động này có thời gian dự trữ (Foat/Slack) bằng 0

sơ đồ mạng AON :

HỘP HOẠT ĐỘNG

chờ đợi (F)

Mô tả số hoạt động (No)

Thời gian thực hiện (D)

Bắt đầu muộn

(LS)

Kết thúc muộn

(LF)

Sơ đồ mạng AON :

TÍNH TOÁN CÁC THÔNG SỐ CƠ BẢN

Xác định ES và EF (Forward Pass)

 Đi xuôi dòng sơ đồ mạng tính ESj

 Bắt đầu từ hoạt động đầu tiên, ta có

Sơ đồ mạng AON :

TÍNH TOÁN CÁC THÔNG SỐ CƠ BẢN

Xác định LS và LF (Backward pass)

 Đi ngược dòng sơ đồ mạng tính LFj

 Bắt đầu từ hoạt động cuối cùng, ta có

LF cuối = EF cuối

LS cuối = LF cuối - D cuối + 1

 Tại một hoạt động chỉ có một hoạt động tiếp sau :

LF i = LS J - 1

 Tại một hoạt động có nhiều hoạt động tiếp sau (Hoạt động mở) :

LF i = Min { LS j } - 1

Sơ đồ mạng AON của dự án X

Sự đánh đổi thời gian và chi phí hoặc điều

chỉnh tiến độ của dự án

 Trong thực tế, có nhiều trường hợp thời gian mong muốn

hoàn thành dự án nhỏ hơn thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án theo đường găng

 Để đảm bảo thời gian quy định, ta phải rút ngắn thời gian

đường găng

 Biện pháp rút ngắn đường găng thường làm cho chi phí của dự án tăng lên

 Sự thách thức: lập lại tiến độ dự án để rút ngắn thời gian

hoàn thành với mức chi phí tăng lên nhỏ nhất

Các bước điều chỉnh rút ngắn thời

gian đường găng

1 Tìm đường găng chuẩn, tổng chi phí và thời gian hoàn thành theo tiến độ chuẩn

2 Tính chi phí tăng thêm khi rút ngắn một đơn vị thời

gian cho từng hoạt động

3 Chọn các hoạt động trên đường găng mà chi phí rút ngắn một đơn vị thời gian là nhỏ nhất Cắt giảm thời gian hoạt động này theo yêu cầu và trong phạm vi tối

đa cho phép

4 Kiểm tra lại đường găng để tìm đường găng mới

5 Lặp lại bước 3 & 4 nếu cần thiết

Điều chỉnh tiến độ dự án : Ví dụ

Hoạt

động

Hoạt động có trước

Thời gian chuẩn (tuần)

Tổng chi phí chuẩn ($000)

Thời gian ngắn nhất (tuần)

Chi phí gia tăng/rút ngắntuần ($000/tuần)

Đồ thị đánh đổi thời gian và chi phí

 Khối lượng nguồn lực

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC

Không đều  Không tốt

Thời gian

Khối lượng nguồn lực A

Đều  Tốt

Thời gian

Khối lượng nguồn lực A

 Cân bằng nguồn lực

 Cân bằng nguồn lực là quá trình lập thời gian biểu cho các công tác sao cho việc sử dụng nguồn lực là cân bằng nhau trong suốt quá trình thực hiện dự án và không vượt quá nguồn lực sẵn có

 Việc cân bằng nguồn lực có thể được thực hiện bằng cách dịch chuyển các công tác:

 trong thời gian dự trữ cho phép  không thay đổi thời gian thực hiện DA

 vượt quá thời gian dự trữ cho phép nếu nguồn lực hạn chế  kéo

dài thời gian thực hiện dự án

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC

 Các bước thực hiện cân bằng nguồn lực

 Vẽ sơ đồ thanh ngang (Gantt) theo phương thức triển khai sớm

 Vẽ sơ đồ khối lượng của mỗi nguồn lực

 Chọn nguồn lực cân bằng (nguồn lực dao động nhiều nhất, khan hiếm, đắt tiền,…) Dịch chuyển các công việc có sử dụng nguồn lực này trong thời gian dự trữ của chúng để cân bằng việc sử dụng nguồn lực này trong suốt dự án

 Vẽ lại sơ đồ khối lượng cho tất cả các nguồn lực Chọn nguồn lực cần cân bằng kế tiếp và lặp lại các bước trên

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC

CÂN BẰNG NGUỒN LỰC : VÍ DỤ

CÁC BƯỚC CÂN BẰNG NGUỒN LỰC DỰ ÁN

1 Thực hiện lập tiến độ cơ bản không có giới hạn về nguồn

lực và chuẩn bị sơ đồ Gantt với tất cả các hoạt động được

bắt đầu ở thời điểm sớm nhất khi có thể

2 Chuẩn bị biểu đồ khối lượng cho mỗi nguồn lực

3 Chọn nguồn lực nào dao động nhiều nhất Dịch chuyển các công tác có sử dụng nguồn lực này trong thời gian dự trữ của chúng để cân bằng nguồn lực này suốt thời gian sử dụng dự án

4 Vẽ lại sơ đồ khối lượng cho tất cả các nguồn lực Chọn

Lịch trình thực hiện dự án

A(3)

B(5) C(4)

BIỂU ĐỒ KHỐI LƯỢNG NGUỒN LỰC

12 10

Giới hạn nguồn lực

LÒCH TRÌNH SAU KHI CAÂN BAÈNG

A(3)

B(5) C(4)

D(2) E(4)

F(2)

G(6)

W 1 W 2 W 3 W 4 W 5 W 6 W 7 W 8 W 9 W 10 W 11 W 12 W 13

3/3 10/3 17/3 24/3 31/3 7/4 14/4 21/4 28/4 5/5 12/5 17/5 24/5

CÂN BẰNG NGUỒN LỰC

8 10

THẢO LUẬN

động phổ thông) cho từng công tác như sau:

Công tác

Công tác trước

Thời gian (tuần)

Công lao động/

 Giả thiết mỗi tuần làm việc 5 ngày Hãy:

 Vẽ biểu đồ thanh ngang của dự án

 Vẽ biểu đồ khối lượng nguồn lực

 Cân bằng nguồn lực nhằm sử dụng hiệu quả nguồn lực

 Nếu sự sẵn có của nguồn lực (nguồn lực tối đa) là:

 11 công lao động/ tuần

 10 công lao động/ tuần

 9 công lao động/ tuần

thì thời gian hoàn thành dự án tương ứng là bao nhiêu?

THẢO LUẬN

 Chúc các bạn thành công