Bài giảng giám sát dự án (monitoring)

Lập tiến trình thu thập phân tích dự án, các thông tin một cách liên tục và hệ thống nhằm mục đính kiểm soát và ra quyết định dự án. Cần có sự nối kết giữa các văn bản,các tổ chức khác nhau để có thể đạt được hiệu quả cao.

 Giám sát và hệ thống

giám sát

 Xây dựng chỉ số đo

lường việc thực hiện

 Khung theo dõi kết quả

ĐỊNH NGHIÃ GIÁM SÁT

Là tiến trình thu thập, phân tích và sử dụng thông tin một cách liên tục và có hệ thống nhằm mục đích kiểm soát và ra quyết định

HỆ THỐNG GIÁM SÁT

 Là một loạt những quy

trình/thủ tục mà qua đó

thông tin được yêu cầu

truyền đi trong phạm vi

các tổ chức tới các cấp

quản lý khác nhau để hổ

trợ cho việc ra quyết

định

 Một hệ thống giám sát

có thể được thiết lập để

nối kết một vài tổ chức

với nhau.

CÁC BỘ PHẬN CƠ BẢN CUẢ

HỆ THỐNG GIÁM SÁT

 Bộ phận cung cấp dữ liệu

Bộ phận này có chức năng thu thập thông tin,điền và nộp các thông tin thông qua các biểu mẫu giám sát

 Bộ phận xử lý dữ liệu

Chức năng cuả bộ phận này là thiết kế, phân phối và tập hợp các biểu mẫu dùng cho giám sát đánh giá, sau đó tiến hành xử lý dữ liệu thu thập được thành những thông tin thích hợp và báo cáo

 Bộ phận sử dụng dữ liệu

Lý do giám sát

Cung cấp thông tin quản lý chính xác và đúng lúc để

ra quyết định và kiểm soát

 Số lượng và chất lượng cuả đầu ra

 Thời gian

 Vật lực

 Tài chính

GIÁM SÁT TIẾN TRÌNH DỰ ÁN:

NỘI DUNG

 Tiến trình dự án

 Tiến trình thực tế và kế hoạch ?

 Sự chậm trễ, nguyên nhân và những hành động điều chỉnh

 Dự báo thời gian hoàn thành dự án

 Kiểm soát chi phí

 Thực chi thực tế và kế hoạch

 Vượt (dưới mức) chi phí kế hoạch, nguyên nhân và các hành động điều chỉnh

 Dự báo chi phí hoàn thành thực tế

 Kiểm soát chất lượng và kết quả thực hiện

 Chất lượng thực tế và kế hoạch, các đặc điểm và các tiêu chuẩn của công việc và kết quả

NÊN GIÁM SÁT CÁI GÌ ?

 Các nguồn lực :

– Sự huy động

– Việc sử dụng

– Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi

 Các hoạt động

– Khối lượng các hoạt động dự án (với sự mô ta)û

– Tiến trình các hoạt động (với các thời hạn của những điểm mốc chủ yếu)

– Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi

NÊN GIÁM SÁT CÁI GÌ ?

 Kết quả

– Khối lượng và thời hạn của những kết quả cụ thể và kết quả cuối cùng (với sự mô tả)

– Mục tiêu đã đạt được

– Chất lượng và những đặc điểm

– Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi

 Những cái khác :

– Kết quả thực hiện và những nổ lực của đội dự án

– Các chỉ số thành quả của các mục tiêu dự án

– Sự nhận thức và sự ủng hộ của các thành viên có liên

TẦM QUAN TRỌNG CUẢ GIÁM

SÁT

 Bằng chứng thực hiện

 Sự hiểu biết có tổ chức

 Chức năng phản hồi

 Cố vấn chính sách

 Điều phối

Chỉ báo như là một

công cụ quản lý

 Chỉ báo là “một biến số được dùng để

hay một quy trình”

 Chỉ báo là yếu tố chứa đựng tất cả những

lý dưới dạng con số

CHỈ BÁO CÓ THỂ KIỂM CHỨNG KHÁCH QUAN

(Objectively Verifiable Indicator – OVI)

 OVI nên miêu tả một tình huống rõ ràng cuả mục tiêu muốn đạt được ở cuối một giai đoạn nhất định.

 OVI được định nghiã tốt bao gồm các điểm sau:

– Variable : thành tố được đo lường (Cái gì?)

– Quantity : Tình trạng thực tế và tình trạng muốn đạt

được (bao nhiêu?)

– Target group : Những người bị tác động (Ai?)

– Place : Nơi thu thập thông tin (Ở đâu?)

– Period : Thời hạn có liên quan (Khi nào?)

OVI còn gọi là chỉ báo hoạch định

Chỉ báo “thông minh”

( SMART Indicators )

– Specific : Cụ thể, rõ ràng

– Measurable : Có thể đo lường được

– Achievable : Có thể đạt được/Thực tế

– Relevant : Có liên quan/phù hợp

– Time- bound : Có thời hạn

LỰA CHỌN CHỈ BÁO

Chỉ số đo lường phải :

1 Có giá trị (Valid)

2 Nhạy cảm (Sensitive)

3 Có thể đo lường được (Measurable)

4 Đơn giản (Simple)

Để lựa chọn một chỉ số giám sát thích hợp,bạn nên thiết kế một bảng câu hỏi dành cho nhà quản lý mà

CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP DỮ LIỆU

 Tham quan thực địa

 Thực hiện điều tra sử dụng những biểu mẫu giám sát thiết kế phù hợp

 Các báo cáo tiến trình định kỳ (cả kết quả thực hiện kế

hoạch và thực tế - báo cáo ngoại lệ)

 Các cuộc họp : sử dụng biên bản cuả các cuộc họp đánh giá tiến trình thường kỳ

 Các cuộc thảo luận không chính thức bằng các phương tiện truyền thông như điện thoại, thư tín, fax, email,

TẦN SUẤT THU THẬP DỮ LIỆU

 Phải nhằm nắm bắt được những gì đang thật sự diễn ra.

 Tùy thuộc vào cấp quản lý

 Tùy thuộc vào tính chất công việc

Khung đo lường kết quả

(Kế hoạch thu thập thông tin liên quan đến chỉ tiêu trong khung logic)

Kết quả Chỉ số

đo lường

Nguồn dữ liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu +do ai tiến hành

Cường độ thu thập

Cường độ và cách thức báo cáo

Ai sẽ nhận báo cáo

MỘT VÀI VẤN ĐỀ

QUAN TRỌNG

 Đội ngũ thiếu sự cam kết đối với việc

giám sát

 Giám sát được xem là nghiã vụ cuả bộ

phận bên ngoài

 Thông tin nghèo nàn và không có liên

quan

ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

quan trọng đối với các dự án phát triển mà nó có kết quả hoặc mục tiêu không hữu hình

ĐÁNH GIÁ SO VỚI GIÁM SÁT

 Một sự kiện có tính

chất ngắn hạn

 Người đánh giá ở bên

ngoài dự án

 Nhìn lại quá khứ để

biết chúng ta đạt

CÁC CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ

 Sự phù hợp/ sự liên quan (Relevance)

Kết quả cuả dự án có liên quan đến mục tiêu cuả tổ chức không, có mang lại hiệu quả/ lợi nhuận không?

 Hiệu quả (Effectiveness)

Mục tiêu dự án có đạt không?

 Hiệu suất (Efficiency)

Sử dụng nguồn lực để thực hiện dự án có hiệu quả không (tối thiểu hoá chi phí; tối đa hoá kết quả)

 Sự tác động (Impact)

Hiệu quả lâu dài mà dự án mang lại

 Tính bền vững (Sustainability)

Khả năng ảnh hưởng tích cực kéo dài sau khi dự án kết thúc

CÁC LOẠI ĐÁNH GIÁ

 Đánh giá chính sách hoặc chương trình

Dự án có phù hợp với chiến lược và chính sách kinh doanh cuả công

ty hay không; đánh giá ảnh hưởng cuả dự án đến việc thực hiện chiến lược cuả tổ chức

 Đánh giá khả năng xử lý sự cố trong quá trình

NHỮNG THÀNH VIÊN LIÊN QUAN

ĐẾN DỰ ÁN : Chúng ta kiểm soát cho ai

GHI NHỚ : Những can dự viên khác nhau cần những thông tin khác nhau cho những mục đích khác nhau trong những khuôn khổ khác nhau

 Người giám sát chúng ta là ai ?

– Đội quản lý dự án

– Chủ sở hữu dự án (quản lý cấp cao)

– Các nhà đầu tư, Ngân hàng, Nhà tài trợ

– Các cơ quan chính phủ

– Những nhóm người sử dụng, Phương tiện truyền thông công cộng và những nhóm quan tâm khác

– Các cố vấn, các Nhà thầu và các Nhà cung cấp

 Họ cần biết các gì? Cho mục đích gì? và có thường xuyên không?

 Những khuôn khổ nào mà chúng ta cần để cung cấp thông tin đã giám sát

NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT

 Kiểm soát công việc chứ không phải người thực hiện

 Kiểm soát phải dựa trên công việc đã hoàn thành

 Đối với công việc phức tạp, kiểm soát dựa trên động cơ làm việc và sự tự giác

 Những phương pháp thu thập dữ liệu nên đưa vào quá trình làm việc

 Dữ liệu kiểm soát phải được chuyển đến cho người thực hiện công việc

 Một hệ thống kiểm soát được thiết kế cho những công việc bình thường

CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT

 Bảng kế hoạch dự án

 Xác định những tiêu chuẩn cần thiết để kiểm

soát

 Các bản báo cáo

 Đo lường tình trạng của dự án và phân tích, nhận dạng những xu hướng điều chỉnh

 Sơ đồ tiến độ thực hiện dự án

 Theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án

 Biểu đồ nhân quả

 Cho thấy mối quan hệ giữa kết quả (sự biến

BIỂU ĐỒ NHÂN QỦA

Là một công cụ được sử dụng để trình bày mối quan hệ giữa một kết qủa với các nguyên nhân tiềm tàng (chính, phụ) có thể ghép lại giống như một xương cá.

Vấn đề

Nhân lực Phương pháp

Hậu qủaNguyên

nhân

BIỂU ĐỒ NHÂN QỦA KIỂM SOÁT

VÀ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN

Điều chỉnh

Định hướng

Chất lượng

Bảo quản Khuyến

khích Kinh nghiệm

Lịch sửa chữa

Bảo dưỡng Phụ tùng

CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM/ KẾT QUẢ

KIỂM SOÁT DỰ ÁN TRUYỀN THỐNG

 Thiết lập các kế toán chi phí (cho từng nhóm hoặc từng gói công việc riêng lẽ trong WBS) bao gồm : Sự mô tả công việc, trách nhiệm cá nhân, ngân sách và những nguồn lực khác được phân bổ Các kế toán chi phí này được quản lý và được giám sát một cách riêng lẽ

 Các công việc của kế toán chi phí được lập tiến độ trong sơ đồ Gantt, và ngân sách dự kiến tương ứng theo thời gian, cung cấp cơ sở (baseline) cho việc kiểm soát

 Tiến độ được kiểm soát bằng cách theo dõi tiến trình và so sánh giữa nó với lịch trình ban đầu

 Chi phí được kiểm soát bằng việc phân tích sai lệch chi phí so sánh chi phí thực tế và chi phí kế hoạch

 Bất lợi : Trong quản lý dự án, phân tích sai lệch chi phí tự nó thì không đầy

KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRUYỀN THỐNG

Nhiệm

vụ

Tháng 1

Tháng 2

Tháng 3

Tháng 4

Tháng 5

Tháng 6

Ngân sách

600

CP dự tính 150 (100%) CP thực tế

(100%) CP thực tế 150

CP dự tính 150 (75%)

CP thực tế 150

CP dự tính 0

CP thực tế 0

KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN SỬ

DỤNG GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC

Nhiệm

vụ

Tháng 1

Tháng 2

Tháng 3

Tháng 4

Tháng 5

Tháng 6

Ngân sách

CP dự tính 150 (75%)

CP thực tế 150 Giá trị thu được 170(85%) CP dự tính 0 CP thực tế 0

GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC

(Earned Value)

 Là một sự phát triển của PERT/Chi phí và tiêu chuẩn C/SCSC

(Cost/Schedule Control System Criteria)

 Là một công cụ phối hợp giữa hoạch định và

kiểm soát

 Là một công cụ để theo dõi tiến trình chi phí

và thời gian của dự án

CÁC THUẬT NGỮ CƠ BẢN

 BCWS (Budgeted Cost of the Work Scheduled)

 ACWP (ActualCost of the Work Performed)

 BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed)

 SV (Schedule Variance)

 CV (Cost Variance)

 BAC (Budgeted at Completion)

 FCAC (Forecast Cost at Copletion)

KẾ HOẠCH GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC

(Earned Value Plan)

 BAC : Ngân sách dự tính cho việc hoàn thành

toàn bộ công việc

 BCWS : Chi phí dự tính cuả công việc cụ thể

theo tiến độ ở một thời điểm cho trước (đơn giản :

Giá trị công việc theo kế hoạch)

BCWS = BAC * %công việc được hoạch định cho đến thời điểm xem xét

THỰC TRẠNG GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC

(Earned Value Status)

 BCWP : Chi phí (hoặc giá trị) dự tính cuả công

việc đã thực hiện cho đến thời điểm hiện tại

Còn gọi là Giá trị thu được

BCWP = BAC * PC

PC : % công việc đã làm cho đến thời

điểm xem xét

ACWP : Chi phí thực tế của công việc đã thực

PHÂN TÍCH THÀNH QUẢ (1)

(Performance Analysis)

SV > 0  Vượt tiến độ

SV = 0  Đúng tiến độ

SV < 0  Chậm tiến độ

CV > 0  Không vượt chi phí

CV = 0  Đúng chi phí

CV < 0  Vượt chi phí

PHÂN TÍCH THÀNH QUẢ (2)

(Performance Analysis)

Chỉ ra mức độ sớm hay trễ của dự án so với kế hoạch

TV = SD – BCSP

SD (Status Date) : Ngày xem xét

BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed) là thời hạn mà

ở đó BCWS = BCWP

Là sự khác biệt giữa chi tiêu theo kế hoạch và chi tiêu thực tế đối với công việc hiện tại

CÁC CHỈ SỐ THÀNH QUẢ

(Performance Indices)

SPI = BCWP/ BCWS

(Schedule Performance Index)

CPI = BCWP/ACWP

(Schedule Performance Index)

Khi SPI và CPI đều lớn hơn 1 cho thấy công việc

đã thực hiện vượt tiến độ và dưới mức ngân sách;

nếu SPI và CPI nhỏ hơn 1 thì ngược lại

DỰ BÁO THÀNH QUẢ CHI PHÍ

TƯƠNG LAI

(Forecasting Future Cost Performance)

Lưu ý

 FCAC được tính toán bằng cách ngoại suy xu hướng kết quả

đạt được tử thời điểm xem xét đến khi kết thúc dự án

 Giả định năng suất hiện tại sẽ tiếp tục duy trì cùng tỷ lệ cho

đến khi kết thúc dự án

án (FCTC)

KIỂM SOÁT DỰ ÁN THEO GIÁ

 Các hoạt động của dự án có mức độ hoàn thành khác nhau

 Khó lượng hoá PC cho toàn bộ hiện trạng dự án và có thể gây tranh cải  việc đánh giá mục tiêu ở những dự án

phức tạp không đúng

 Giải quyết bằng việc sử dụng mô hình giá trị thu

được tích luỹ (Bảng báo cáo kết quả giá trị thu được) để thấy được toàn cảnh dự án

BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ

GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC

Hoạt

động

BÁO CÁO GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC

thực trạng của dự án rất nhanh

động thuộc trách nhiệm của từng bộ phận chức năng

kỳ vọng để nhận dạng những khu vực có vấn đề

quản lý

Chúc các bạn thành công