Nhập dữ liệu: Để nhập dữ liệu của bạn vào file này và để dữ liệu tự động lên các sổ, bạn hãy nhập vào các sheet theo mô tả trong bảng dưới đây: DMNV Nhập danh sách các nhân viên: Ma_NV,
Trang 1SỔ KẾ TOÁN SQL
BỘ SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL Tác giả: Nguyễn Duy Tuân – www.bluesofts.net
File “Sổ kế toán SQL” có các sổ kế toán: NKC, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, sổ tổng hợp 131,
141, 331, 156, bảng cân đối tài khoản, Các bạn làm kế toán không có phần mềm có thể ứng dụng nó để tự động lên sổ sách Công việc của bạn chỉ là thiết lập tham số, nhập liệu danh mục, và chứng từ.
File sổ kế toán này, việc trích lấy dữ liệu, tác giả chỉ dùng một hàm BS_SQL với phép truy vấn CSDL bằng SQL của A-Tools Chỉ lọc ra những mã có phát sinh thực sự, không tạo công thức thừa, các vùng dữ liệu được co giãn đúng với thực tế biến động, không tham chiếu thừa trong công thức Ví những lý do này mà bộ sổ trong file này chạy rất nhanh và nhẹ.
Các kỹ thuật được ứng dụng trong file này:
1 Tạo Name (Define Name)
2 Tạo Name động (Name chứa công thức)
3 Data Validation
4 Conditional Formatting
5 Công thức mảng – Formula Array
6 Ứng dụng hàm Tất cả các sổ kế toán trong file này chỉ dùng có 6 hàm: SUM, IF,
VLOOKUP, INDIRECT, ISNA, BS_SQL1.
Cách chạy sổ: Các sổ đã được lập bởi công thức động BS_SQL, bạn muốn xem theo tài
khoản nào thì chọn tài khoản đó sổ lập tức cập nhật lại Với sổ cái, sổ chi tiết khi ta chọn các tài khoản:131, 141, 331, 334 thì mục theo dõi chi tiết sẽ hiện ra danh sách các mã theo nhóm tài khoản này Ví dụ chọn tài khoản 131 thì danh dách mã chi tiết là các mã khách hàng, 141 danh sách mã là nhân viên.
1 BS_SQL: Hàm này nằm trong Add-in A-Tools
Trang 2Nhập dữ liệu: Để nhập dữ liệu của bạn vào file này và để dữ liệu tự động lên các sổ, bạn
hãy nhập vào các sheet theo mô tả trong bảng dưới đây:
DMNV Nhập danh sách các nhân viên: Ma_NV, Ten,
NKC, KHO.
DMKH Nhập danh sách các khách hàng: Ma_KH,
Ten,… Ma_KH quan hệ với cột Ma_KH trong sổ
NKC, KHO.
DMNB Nhập danh sách các người bán: Ma_NB, Ten,
… (danh mục nhà cung cấp)
Ma_NB quan hệ với cột Ma_NB trong sổ NKC, KHO.
DMVLSPHH Nhập danh sách các hàng hóa: Ma_VLSPHH,
trong sổ KHO.
DMTK Nhập danh sách các tài khoản: MaTK, Ten,… MaTK quan hệ với cột
NOTK, COTK trong sổ NKC, KHO.
ChungTu-Header + Nhập các thông tin cơ bản của chứng từ như: So_CT, Ngay_CT, Dien_Giai, Ma_KH,
Ma_NV, Ma_NB,…
+ Cột So_CT quan
hệ với cột So_CT
trong sổ NKC – Details.
+ Các cột nhập mã trong sổ này có quan
hệ với các cột mã trong các sổ danh mục.
NKC-Details + Nhập số dư đầu các tài khoản, chi tiết cho
các đối tượng Ngày của dư đầu phải < ngày đầu kỳ (NGAY1).
+ Nhập các chứng từ - định khoản các số tiền phát sinh.
(Tóm lại, sổ NKC ghi tất cả các số dư đầu kỳ
và các giao dịch bằng tiền trong kỳ.)
+ Cột So_CT quan
hệ với cột So_CT
trong sổ “ChungTu-Header” – Tổng hợp chứng từ.
+ Các cột nhập mã trong NKC có quan
hệ với các cột mã trong các sổ danh mục.
KHO-Details + Nhập số dư đầu các tài khoản kho 15*, chi
tiết cho các vật liệu, hang hóa Ngày của dư đầu phải < ngày đầu kỳ (NGAY1).
+ Nhập các chứng từ kho chi tiết: mã hang,
số lượng, đơn giá, thanh tiền.
+ Cột So_CT quan
hệ với cột So_CT
trong sổ “ChungTu-Header” – Tổng hợp chứng từ.
+ Các cột nhập mã trong NKC có quan
hệ với các cột mã trong các sổ danh mục.
Trang 4Quan hệ CSDL:
Trang 5Các Name dùng trong công thức:
STT Tên Name Tham chiếu vùng Ứng dụng
Trang 651 NKC_THANH_TIEN ='NKC-Details'!$I$4:$I$100 Dùng cho các sổ KT
=IF('So Cai'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!
$C$4,TKDM,5,0)),"",VLOOKUP('So Cai'!
$C$4,TKDM,5,0)))
Sổ cái
=IF('So Cai'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!
$C$4,TKDM,2,0)),"",VLOOKUP('So Cai'!
$C$4,TKDM,2,0)))
Sổ cái
=IF('So Cai'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!
$C$4,TKDM,3,0)),"",INDIRECT(VLOOKU P('So Cai'!$C$4,TKDM,3,0))))
Sổ cái
=IF('So Cai'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!
$C$4,TKDM,4,0)),"",INDIRECT(VLOOKU P('So Cai'!$C$4,TKDM,4,0))))
Sổ cái
=IF('So Chi Tiet'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,5,0)),"",VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,5,0)))
Sổ chi tiết
=IF('So Chi Tiet'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,2,0)),"",VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,2,0)))
Sổ chi tiết
=IF('So Chi Tiet'!
$C$4="","",INDIRECT(VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,3,0)))
Sổ chi tiết
=IF('So Chi Tiet'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi Tiet'!
$C$4,TKDM,4,0)),"",INDIRECT(VLOOKU P('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,4,0))))
Sổ chi tiết
Lưu ý: Các Name trong bảng trên không được xóa Các Name này được tự cập nhật khi dữ liệu
trong các sheet thay đổi.
Tất cả các sổ kế toán tác giả lập đều để mở công thức, các bạn có thể tự nâng cấp theo ý mình Nơi trao đổi góp ý về sổ kết toán SQL tại http://bluesofts.net/forum
