Xử lý mâu thuẫn theo hướng tích cựcXây dựng bối cảnh: Nâng cao năng lực tự nhận thức Tập trung vào hướng tích cực Phiếu hoạt động – làm việc theo nhóm ba người Trí thông minh xúc cảm:
Trang 1XỬ LÝ MÂU THUẪN
ĐƯA RA PHẢN HỒI VÀ LÀM CHỦ NHỮNG TÌNH
HUỐNG HỘI THOẠI KHÓ KHĂN
Trang 2Xử lý mâu thuẫn theo hướng tích cực
Xây dựng bối cảnh: Nâng cao năng lực tự nhận thức
Tập trung vào hướng tích cực (Phiếu hoạt động – làm việc theo nhóm ba người)
Trí thông minh xúc cảm:
Tự nhận thức
Năng lực cá nhân {
Làm chủ bản thân
Nhận thức xã hội
Năng lực xã hội { Làm chủ mối quan hệ
(Hoạt động nhóm theo kỹ thuật “Khăn trải bàn”) Bảng kiểm tự đánh giá trí thông minh xúc cảm: Thảo luận theo cặp
“Người ta đã chứng minh rằng năng lực làm chủ bản thân và các kỹ năng xã hội có tác động tới 110% trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ
chức”
Trang 3CÁC MỨC ĐỘ MÂU THUẪN
Bạn giải quyết mâu thuẫn bằng cách nào?
Đấu tranh
Trốn tránh
Đóng băng
Bài tập về các mức độ mâu thuẫn:
Chọn một mâu thuẫn xảy đến với bạn trong thời gian gần đây Đó có thể là sự bực dọc nho nhỏ đến cuộc khủng hoảng lớn Mô tả mâu thuẫn đó vào khung cho
- Sự bực dọc
- Sự xô xát
- Hiểu lầm
- Căng thẳng
BẢNG HỎI: ĐẤU TRANH, TRỐN TRÁNH HAY “ĐÓNG BĂNG” :
Hoàn thành bảng hỏi, phân tích câu trả lời của bạn Sử dụng hướng dẫn để thảo luận về các kết luận với một HV khác.
Trang 4Khung tự khám phá bản thân
Dành một chút thời gian để hoàn thành Bài tập tự khám phá bản thân
Chọn ra ba người
mà bạn gặp khó
khăn trong mối
quan hệ.
Những tính cách hoặc hành vi của người đó khiến bạn bực tức hoặc phiền lòng.
Tập trung vào phản ứng của bạn Bạn cảm thấy bực tức thế nào Viết ra một vài từ cho đến khi bạn có được từ chính xác.
Tại sao bạn cảm thấy như vậy? Đưa ra các lý do liên quan đến bạn chứ không phải người đó Tập trung vào những vấn đề cá nhân chưa được giải quyết, những nhu cầu bị dồn nén hoặc những tính cách bạn không thể chấp nhận.
Tóm tắt ba cột dưới dạng một đoạn văn tự nhận thức Thông thường bạn không muốn chia sẻ điều này với người khác.
Một người làm việc
cùng
Một người sống
chung hoặc bạn
thân
Cha mẹ hoặc con
cái của bạn
Ví dụ:
Một người làm việc
cùng
Huy
Anh ta lúc nào cũng chỉn chu.
Anh ta rất thiếu linh hoạt, luôn làm theo kế hoạch và cứng nhắc về chuyện giờ giấc.
Tôi cảm thấy bị kiểm soát và luôn căng thẳng, không được tự
do sử dụng sáng kiến của mình Tôi bực bội
vì lúc nào cũng phải làm theo sự chỉ bảo của anh ta.
Tôi rất khó đúng giờ và tuân thủ qui định Tôi không thể kìm nén cảm xúc để làm theo anh ta Trước đây tôi luôn bị cha mình kiểm soát
Tôi muốn được tự do hành động theo ý mình.
Khi anh ta cố đưa tôi
vào khuôn phép, tôi
cảm thấy bực bội và
ngột ngạt bởi nó làm tôi
liên tưởng đến quá khứ
bị cha tôi kiểm soát
Những giận giữ trong quá khứ với cha tôi đã
bị trút vào Huy.
Trang 5LẮNG NGHE TÍCH CỰC
Lắng nghe tích cực:
Định nghĩa Lắng nghe tích cực là gì?
Bốn mức độ lắng nghe
Mức 1
Mức 2
Mức 3
Mức 4
Lắng nghe giả tạo
“Trông tôi như thể
đang lắng nghe
nhưng thực chất
không hẳn như vậy”
Lắng nghe hội thoại
“Tôi tham gia vào cuộc nói chuyện, lắng nghe, nói, suy nghĩ, nói, suy nghĩ…”
Lắng nghe tích cực
“Tôi tập trung cao
độ vào điều bạn đang nói, ghi lại các sự kiện, chú tâm và tích cực suy ngẫm lại những điều nghe được.”
Lắng nghe sâu
“Tôi tập trung vào bạn
nhiều hơn là bản thân tôi và cảm nhận sâu sắc
về con người và cảm xúc của bạn”
Trang 6Sử dụng lắng nghe tích cực khi nào?
Khi nói về……….
THÔNG TIN
- Có bức tranh rõ ràng
Mục tiêu của người nói: nói ra điều bạn muốn.
Mục tiêu của người nghe: tìm ra và xác nhận
điều người kia muốn nói
Đặt câu hỏi đề tìm hiểu về nhu cầu của người
nói Kiểm tra lại để đảm bảo bạn đã nghe và
hiểu rõ các chi tiết có liên quan Đảm bảo cả
hai thống nhất về các sự kiện.
Đừng vội vàng đi thẳng đến các giải pháp
XOA DỊU
- Phản hồi trước lời phàn nàn hoặc chỉ trích
nhắm vào bạn
Mục tiêu của người nói: cho bạn biết bạn chính
là nguyên nhân gây ra vấn đề.
Mục tiêu của người nghe: cho người kia biết bạn
đã nghe rõ điều họ nói và cố gắng gạt cảm
xúc ra khỏi tình huống
Khi có người nói họ không hài lòng về bạn, phê
phán và phàn nàn về bạn, điều tốt nhất bạn
nên làm là lắng nghe tích cực
KHẲNG ĐỊNH
- Khẳng định, ghi nhận, khám phá vấn đề
- Mục tiêu của người nói: kể cho người khác
nghe về vấn đề.
- Mục tiêu của người nghe: giúp người nói hiểu
được vấn đề họ đang đề cập
- Lắng nghe tích cực Phản ánh lại cảm xúc của
họ bằng một thông điệp súc tích.
- Người nghe giúp người nói hiểu rõ hơn và làm
rõ những vấn đề của chính người đó
- SỬ DỤNG LẮNG NGHE TÍCH CỰC KHI
BẠN ĐƯA RA LỜI KHUYÊN SẼ KHÔNG CÓ TÁC DỤNG LẮNG NGHE TÍCH CỰC GIÚP XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ
Trang 7Phản hồi mang tính khích lệ
PHẢN HỒI TRUNG THỰC, KHÁCH QUAN VÀ KHÍCH LỆ KỊP THỜI LÀ MỘT TRONG NHỮNG PHƯƠNG CÁCH HỮU HIỆU NHẤT ĐỂ THAY ĐỔI CÁ NHÂN VÀ TẬP THỂ.
Sử dụng Khung Phát triển (GROWTH) như một công cụ phản hồi khi xử lý các tình huống khó.
G (Goal (mục tiêu) – bạn cần đạt mục tiêu gì?) – Mô tả điều bạn nhận thấy và diễn đạt những điều bạn mong đợi.
R (Reality (thực tế) – hiện trạng đang diễn ra thế nào?) – Yêu cầu phản hồi từ người đó, giúp họ chấp nhận và có trách nhiệm cá nhân.
O (Options (giải pháp) – bạn có thể làm gì?) hỗ trợ người đó
W (What (cái gì) - bạn sẽ làm gì?) để đạt kết quả tốt hơn
T (Time (thời gian) – làm như thế nào và khi nào?) - những lựa chọn.
H (Habits (thói quen) – làm thế nào để duy trì thành công bền vững?)
Trang 8MỆNH ĐỀ “TÔI”
KHUNG MỆNH ĐỀ “TÔI”:
• Giúp bạn hiểu rõ về tình huống và điều đã xảy ra;
• Giúp bạn phát biểu mà không đổ lỗi cho cảm xúc của mình hoặc ảnh hưởng
của hoàn cảnh;
• Giúp bạn nói rõ điều muốn thực hiện để tìm ra giải pháp, hoặc đơn giản bạn
muốn hai người cùng giải quyết vấn đề;
• Giúp bạn giải thích ích lợi của kết quả mà bạn đang hướng tới;
• Giúp bạn khuyến khích một cuộc hội thoại có ý nghĩa.
Hoạt động: Sử dụng Khung mệnh đề “Tôi” để viết câu trả lời của chính bạn Làm việc theo nhóm ba người, sử dụng kỹ thuật “đánh số thứ tự” và chia sẻ câu trả lời của các bạn
Trang 9PHẢN HỒI “BẮC CẦU”
Nhận xét tích cực
“Tôi thực sự đánh giá cao hỗ trợ của anh/chị đối với trường chúng tôi…
Sẽ tốt hơn nhiều nếu…
Anh/chị khuyến khích các phụ huynh khác và chia sẻ với họ những điểm
mạnh của nhà trường…
Bởi vì…
Điều đó đảm bảo tất cả chúng ta hỗ trợ lẫn nhau và hợp tác cùng nhau để
dành những điều tốt đẹp nhất cho con em chúng ta…”
Trang 10Hướng dẫn phản hồi
• Làm rõ mục tiêu
• Thu thập dữ liệu hoặc bằng chứng xác thực
• Lập kế hoạch và chuẩn bị
• Đưa ra phản hồi “nhanh chóng”
• Giữ im lặng và thực hành “lắng nghe tích cực”
• Chịu trách nhiệm, tập trung vào giải pháp và ghi nhận sự tiến bộ
Trang 1118/06/14 11
QUẢN LÝ CUỘC HỌP XUẤT SẮC
Họp, họp, họp… nhưng chẳng giải quyết được vấn đề gì!
họp nhóm là yếu tố quyết định của các tổ chức Dù chúng ta có thích
hay không, việc một nhóm người ngồi lại với nhau, mặt đối mặt, là cách làm đúng đắn – và là cách làm DUY NHẤT – để xử lý thông tin và đạt mục tiêu”.
Trang 1218/06/14 12
Các yếu tố tạo nên cuộc họp hiệu quả
Để có các cuộc họp thành công, chúng ta cần loại bỏ những lý do khiến
cuộc họp thất bại
Các nhà nghiên cứu đã chỉ ra 10 lý do cốt lõi khiến các cuộc họp thất
bại
Chúng ta hãy cùng nhau tìm ra 10 lý do đó:
– HV làm việc theo nhóm, bầu ra một nhóm trưởng Trên giấy khổ to, viết
ra tiêu đề: “Lý do khiến các cuộc họp thất bại”
– Cả nhóm thực hành động não trong hai hoặc ba phút (ghi nhớ các qui
ước của kỹ thuật động não) và viết ra các lý do khiến cuộc họp thất bại, càng nhiều càng tốt
– Khi đã hết ý tưởng, cả nhóm cùng nhau lựa chọn 10 lý do quan trọng
nhất.
– Chuẩn bị trình bày trước cả lớp.
– Giảng viên chia sẻ kết quả nghiên cứu để so sánh với kết quả của các
nhóm
Trang 1318/06/14 13
CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN CUỘC HỌP HIỆU QUẢ
CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH “TRƯỚC KHI, TRONG KHI VÀ SAU KHI”
Đây là một quá trình trước khi kế hoạch nhằm khuyến khích tư duy xung quanh một cuộc họp cụ thể
Cần làm gì………
TRƯỚC KHI
TRONG KHI
SAU KHI
…ĐỂ ĐẢM BẢO CÓ CUỘC HỌP HIỆU QUẢ
Trang 1418/06/14 14
CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH VÀ XÂY DỰNG
CHƯƠNG TRÌNH HỌP NHÓM
bạn
ra suôn sẻ và tập trung
CÔNG CỤ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH HỌP
dẫn dắt cuộc họp, phân bổ thời gian.
Theo nhóm 3 người, tham khảo tài liệu phát tay và sử dụng phiếu lập chương trình họp và suy nghĩ về một cuộc họp mà bạn sẽ phải tổ chức với nhân viên hoặc một nhóm làm việc khác trong tương lai gần Làm việc theo nhóm để lập
kế hoạch cho cuộc họp đó
Trang 1518/06/14 15
VAI TRÒ TRONG CUỘC HỌP
VIỆC XÁC ĐỊNH NHỮNG NGƯỜI CHÍNH SẼ DẪN DẮT CUỘC HỌP
LÀ ĐIỀU RẤT QUAN TRỌNG
MỘT SỐ VAI TRÒ QUAN TRỌNG TRONG CUỘC HỌP GỒM:
CHỦ TỌA
NGƯỜI ĐIỀU KHIỂN THẢO LUẬN CHÍNH
NGƯỜI HỖ TRỢ ĐIỀU KHIỂN THẢO LUẬN
NGƯỜI GHI BIÊN BẢN CUỘC HỌP
NGƯỜI ĐIỀU KHIỂN THỜI GIAN
NHỮNG VAI TRÒ KHÁC: bạn có thể điền thêm theo yêu cầu của mình
Trang 1618/06/14 16
MỘT SỐ CÁCH TỔ CHỨC ĐỂ KHUYẾN KHÍCH
SỰ THAM GIA
THỜI ĐIỂM DÀNH CHO HỌC VIÊN THỰC HÀNH:
BẠN SẼ LÀM VIỆC THEO NHÓM BỐN NGƯỜI
NHÓM CỦA BẠN SẼ NHẬN HƯỚNG DẪN VỀ CÁC CHỦ ĐỀ SAU:
Graffiti
Khăn trải bàn
Suy nghĩ – trao đổi theo cặp – chia sẻ
Sơ đồ xương cá
Tham quan phòng trưng bày
Theo nhóm bốn người, các bạn hãy lựa chọn công cụ mà nhóm sẽ sử dụng Khi đã quyết định, mỗi thành viên trong nhóm sẽ thiết kế một hoạt động đơn giản bằng cách sử dụng công cụ đó Mỗi thành viên sẽ lần lượt thực hiện hoạt động đó với các thành viên còn lại trong nhóm mình
Trang 1718/06/14 17
MẪU BIÊN BẢN CUỘC HỌP
BIÊN BẢN CUỘC HỌP
LÀ GÌ Là một hình thức đơn giản để lưu tài liệu và ghi lại các quyết định, kết
quả và hoạt động rút ra sau mỗi cuộc họp
TẠI SAO
Sử dụng mẫu biên bản cuộc họp giúp trao đổi thông tin về các kết quả chính của cuộc họp với mọi thành viên tham gia và đảm bảo những hoạt
động đã được thống nhất sẽ được thực hiện đúng thời hạn
NHƯ
THẾ
NÀO
Ghi lại các thông tin chung về cuộc họp, gồm một phần mô tả ngắn gọn
về các điểm chính trong cuộc họp
Ghi lại bất kỳ quyết định/hành động nào đã được xác định đối với mỗi nội dung trong chương trình họp Ghi lại tên người chịu trách nhiệm thực hiện từng hoạt động và theo dõi hoạt động đó Ghi lại các vấn đề mới cần thảo luận trong cuộc họp tiếp theo, xác định ngày giờ và địa điểm cho cuộc họp tiếp theo và phát cho MỌI thành viên trong nhóm trong vòng 24 tiếng
Trang 1818/06/14 18
NHỮNG CUỘC HỌP VUI VẺ
HÃY NHỚ VIỆC LẬP KẾ HOẠCH HIỆU QUẢ LÀ CHÌA KHÓA ĐƯA ĐẾN THÀNH CÔNG