Kiểm soát chi phí tại Công ty Du lịch Công Đoàn

Kiểm soát chi phí tại Công ty Du lịch Công Đoàn

PHẦN I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VIỆC KIỂM SOÂT CHI PH TRONG

DOANH NGHIỆP DU LỊCH VĂ DỊCH VỤ

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ VÀ PHÂN LOẠI CHI PHÍ :

1 Khái niệm chi phí :

a) Khái niệm chi phí theo quan điểm của kế toán tài chính :

Theo kế toán tài chính, kế toán được nhận thức như những khoản phítổn phát sinh gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp để đạt được một sảnphẩm, một dịch vụ, của cải nhất định Nó được định hướng bằng một lượngtiền chi ra, một mức giảm sút giá trị tài sản, một khoản nợ dịch vụ, thuế Tóm lại, theo quan điểm của kế toán tài chính, chi phí của doanh nghiệp làtoàn bộ các hao phí lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiếtkhác mà doanh nghiệp phải bỏ ra trong quá trình hoạt động kinh doanh biểuhiện bằng tiền và tính cho một thời kỳ nhất định

b) Khái niệm chi phí theo quan điểm của kế toán quản trị :

Mục đích của kế toán quản trị trong lĩnh vực chi phí là cung cấp thôngtin chi phí thích hợp, hữu ích kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản trị

Vì vậy, đối với kế toán quản trị không chỉ đơn thuần nhận thức chi phí nhưquan điểm của kế toán tài chính, chi phí còn được nhận thức theo phươngpháp nhận diện thông tin ra quyết định Lý do này, chi phí có thể là dòng phítổn thực tế gắn liền với hoạt động hằng ngày khi tổ chức thực hiện, kiểm tra,

ra quyết định, chi phí cũng có thể là dòng phí tổn ước tính để thực hiện dự án,

hy sinh cơ hội kinh doanh Trên cơ sở này, khi nhận thức chi phí trong kếtoán quản trị chúng ta cần chú ý đến sự lựa chọn, so sánh theo mục đích sửdụng, môi trường kinh doanh hơn là chứng cứ - chứng từ

2 Phân loại chi phí :

Không phải các thông tin về chi phí do kế toán tài chính tập hợp được

cứ để nguyên như thế mà cung cấp cho nhà quản trị Hằng ngày các nhà quảntrị phải ra nhiều quyết định, với mỗi quyết định khác nhau cần có nhữngthông tin khác nhau Đối với chi phí, nhà quản trị cần có những thông tin vềchi phí theo những khía cạnh khác nhau trước khi ra quyết định Đó là nhữngthông tin hết sức hợp lý vì vậy cần phải phân loại chi phí theo các tiêu thứckhác nhau

2.1 Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế :

a) Chi phí nhân công :

Yếu tố chi phí nhân công bao gồm :

- Các khoảng tiền lương phải trả cho người lao động

- Các khoản trích theo lương như KPCĐ, BHXH, BHYT của người laođộng

Tổng chi phí lao động chính là tổng quỹ lương, BHXH của doanhnghiệp Như vậy, sự nhận thức yếu tố chi phí lao động giúp nhà quản trị xácđịnh được tổng quỹ lương của doanh nghiệp Ở góc độ khác, sự nhận thức nàycũng chính là cơ sở để nhà quản trị hoạch định mức tiền lương bình quân chongười lao động, tiền đề điều chỉnh chính sách lương để đạt được sự cạnh tranh

về nguồn lao động

b) Chi phí nguyên vật liệu :

Yếu tố chi phí nguyên vật liệu bao gồm giá mua, chi phí mua củanguyên vật liệu dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán.Yếu tố này bao gồm :

- Chi phí nguyên vật liệu chính : Đây chính là chi phí mua và giá muacủa những loại nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp trong hoạt động sảnxuất kinh doanh Nó thường phát sinh trong lĩnh vực sản xuất, cấu thành nên

cơ sở vật chất chính của sản phẩm hoặc giữ vai trò quan trọng trong giá thànhsản phẩm

- Chi phí nhiên liệu : Là giá mua và chi phí mua của nhiên liệu dùngvào sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán Thực chất nhiên liệu cũng lànguyên vật liệu phụ nhưng nó giữ vai trò quan trọng trong danh mục nguyênvật liệu, vì vậy, cần xếp nó vào một thành phần để quản lý và đôi khi để kiểmsoát khi có sự xáo trộn do tình hình biến động nguồn nhiên liệu, năng lượngtrên thị trường

- Chi phí nguyên vật liệu phụ : Đây chính là giá mua và chi phí muacủa những loại nguyên vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăngchất lượng, độ bền, vẻ thẩm mỹ của sản phẩm hoặc những loại nguyên vậtliệu dùng trong công việc hành chính, văn phòng máy móc, thiết bị

- Chi phí phụ tùng thay thế : Bao gồm giá mua và chi phí mua của cácloại phụ tùng thay thế dùng vào sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán Thựcchất phụ tùng thay thế cũng là nguyên vật liệu phụ, tuy nhiên chúng bao gồmnhững bộ phận, chi tiết dùng thay thế trong máy móc thiết bị khi sửa chữa

- Chi phí nguyên vật liệu khác : Bao gồm tất cả giá mua và chi phí muacủa những loại nguyên vật liệu chưa thuộc vào các yếu tố trên như chi phínguyên vật liệu đặc thù, chi phí về phế phẩm, phế liệu tận dụng

Sự nhận thức chi phí nguyên vật liệu giúp cho nhà quản trị xác địnhđược tổng giá phí nguyên vật liệu cần thiết cho nhu cầu sản xuất kinh doanhtrong kỳ Trên cơ sở đó, nhà quản trị sẽ hoạch định được tổng mức luânchuyển, tổng mức dự trữ cần thiết của nguyên vật liệu để tránh tình trạng ứđọng vốn hoặc thiếu nguyên vật liệu, gây cản trở cho quá trình sản xuất kinhdoanh Xa hơn nữa, đây cũng là cơ sở hoạch định các mặt hàng thiết yếu đểchủ động trong công tác cung ứng vật tư cần thiết

c) Chi phí công cụ dụng cụ :

cụ dụng cụ là tiền đề để nhà quản trị hoạch định mức luân chuyển qua kho,định mức dự trữ, nhu cầu thu mua công cụ dụng cụ cho hợp lý.

d) Chi phí khấu hao tài sản cố định :

Yếu tố này bao gồm khấu hao của tất cả tài sản cố định dùng vào hoạtđộng sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán Qua dòng chi phí khấu hao, giúpnhà quản trị nhận biết được mức chuyển dịch, hao mòn tài sản Từ đây, nhàquản trị hoạch định tốt hơn chiến lược đầu tư, đầu tư mở rộng để đảm bảo cơ

sở vật chất, thiết bị thích hợp cho tiến trình sản xuất kinh doanh

e) Chi phí dịch vụ thuê ngoài :

Bao gồm giá phí gắn liền với các dịch vụ từ bên ngoài cung cấp chohoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp như dịch vụ điệnnước, bảo hiểm tài sản, thuê nhà cửa phương tiện Qua dòng chi phí này nàhquản trị sẽ hiểu rõ hơn tổng mức dịch vụ liên quan đến hoạt động của doanhnghiệp để thiết lập quan hệ trao đổi, cung ứng với các đơn vị dịch vụ tốt hơn

f) Chi phí khác bằng tiền :

Yếu tố này bao gồm tất cả các chi phí sản xuất kinh doanh mà doanhnghiệp thường thanh toán trực tiếp trong kỳ kế toán Đây cũng là dòng tiềnmặt chi tiêu nhỏ tại doanh nghiệp Vì vậy, sự nhận thức yếu tố này giúp nhàquản trị hoạch định được ngân sách tiền mặt chi tiêu nhỏ, hạn chế những tồnđọng tiền mặt, tránh bớt những tổn thất, thiệt hại trong quản lý vốn bằng tiền

2.2 Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế :

a) Chi phí nhân công trực tiếp :

Khoản mục chi phí này bao gồm :

- Tiền lương công nhân trực tiếp thực hiện quy trình sản xuất

- Các khoản trích theo lương tính vào chi phí sản xuất của công nhântrực tiếp thực hiện quy trình sản xuất như KPCĐ, BHXH, BHYT

Song song với chi phí lao động trực tiếp là dòng chi phí lao động giántiếp liên quan đến chi phí của công nhân viên hoặc người lao động thực hiệncác công việc phục vụ bảo hành, bảo trì máy móc thiết bị

b) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp :

Bao gồm toàn bộ những khoản chi phí liên quan đến chi phí nguyên vậtliệu sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm Đây chính là chi phínguyên vật liệu chính Ngoài chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyênvật liệu trực tiếp còn bao gồm chi phí của nguyên vật liệu (kể cả nhiên liệu)dùng trực tiếp trong sản xuất sản phẩm Khi nhận dạng khoản mục chi phínguyên vật liệu trực tiếp, chúng ta dễ nhầm lẫn về chi phí nguyên vật liệuphụ Bởi lẽ, chi phí nguyên vật liệu phụ không những liên quan trực tiếp đếnquá trình sản xuất sản phẩm mà còn bao gồm những dòng chi phí liên quanvới quá trình phục vụ, quản lý sản xuất Trong quản lý chi phí, để dễ dàngnhận diện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chúng ta có thể xem xét trên hồ sơ

kỹ thuật sản xuất, đặc biệt là định mức vật tư trực tiếp Chi phí nguyên vật

liệu trực tiếp thường được thiết lập định mức từng loại trong chế tạo từng sảnphẩm; chi phí nguyên vật liệu phụ không liên quan trực tiếp, vì vậy khó thiếtlập định mức theo từng loại, chúng thường được ước tính tỉ lệ trên chi phínguyên vật liệu trực tiếp hoặc chi phí trực tiếp Về phương diện hạch toán, chiphí nguyên vật liệu trực tiếp được hạch toán trực tiếp cho từng quá trình sảnxuất sản phẩm Ngược lại chi phí nguyên vật liệu phụ rất khó hạch toán trựctiếp cho quá trình sản xuất mà đòi hỏi phải tập hợp chung sau đó mới phân

bổ Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến sai lầm trong các quyết định liênquan đến chi phí

c) Chi phí sản xuất chung : Bao gồm :

- Chi phí lao động gián tiếp, phục vụ, tổ chức quản lý sản xuất tại phânxưởng

- Chi phí nguyên vật liệu dùng trong máy móc thiết bị, phục vụ sảnxuất

- Chi phí công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất

- Chi phí khấu hao máy móc thiết bị, tài sản cố định khác dùng tronghoạt động sản xuất

- Chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất : điện, nước, sửa chữa,bảo hiểm tài sản tại xưởng sản xuất

Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều thành phần có đặc điểm khácnhau, chúng thường liên quan đến nhiều quá trình sản xuất sản phẩm, ít biểuhiện một cách cụ thể qua mối liên hệ nhân quả

Vì vậy chúng ta có thể khẳng định đây là một bộ phận chi phí sản xuấtkhó xây dựng định mức và cũng chính là bộ phận chi phí dẫn đến việc địnhlượng, quyết định sai sót, đặc biệt là đối với những quy trình sản xuất, bộphận mà chi phí này chiếm tỷ lệ lớn

d) Chi phí bán hàng :

Chi phí bán hàng còn được gọi là chi phí lưu thông, là những dòng phítổn cần thiết để đảm bảo cho việc thực hiện chính sách bán hàng Khoản mụcchi phí bán hàng thường bao gồm :

- Chi phí về lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí củatoàn bộ lao động trực tiếp hay quản lý trong hoạt động bán hàng, vận chuyểnhàng hóa tiêu thụ

- Chi phí về nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ dùng trongviệc bán hàng, vận chuyển hàng hóa tiêu thụ

- Chi phí khấu hao thiết bị và tài sản cố định dùng trong việc bán hàng :nhà kho, phương tiện vận chuyển

- Chi phí thuê ngoài liên quan đến việc bán hàng

- Chi phí khác bằng tiền

gián tiếp đến hoạt động bán hàng Đây là mục chi phí mà việc hạch toán, phân

bổ phức tạp và đôi khi chúng gây nên sự nhận thức sai lệch thông tin chi phítrong từng sản phẩm, bộ phận khi báo cáo kết quả kinh doanh

e) Chi phí quản lý doanh nghiệp : Bao gồm :

- Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí củangười lao động, quản lý ở các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp

- Chi phí vật liệu, năng lượng, nhiên liệu dùng trong hành chính quảntrị văn phòng

- Chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao thiết bị, tài sản cố địnhkhác dùng trong công việc hành chính quản trị văn phòng

- Chi phí dịch vụ điện, nước, điện thoại, bảo hiểm phục vụ chung chotoàn doanh nghiệp

- Các khoản thuế, lệ phí chưa tính vào giá trị tài sản

- Các khoản chi phí liên quan đến sự giảm sút giá trị tài sản dùng trongsản xuất kinh doanh do biến động thị trường : dự phòng nợ phải thu khó đòi,

dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một khoản mục chi phí gồmnhiều thành phần có đặc điểm khác nhau và khá phức tạp Đây là khoản mụcchi phí liên quan khá chặt chẽ đến quy mô, trình độ tổ chức quản trị củadoanh nghiệp Vì vậy sự phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp gặp rất nhiềukhó khăn, dẫn đến đánh giá sai lầm thành quả đóng góp, kiềm chế tính năngđộng và sáng tạo của các bộ phận

f) Chi phí khác :

Ngoài những chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp, trong thành phần chi phí của doanh nghiệp còn tồn tại nhữngdòng chi phí khác Về cơ bản, đây chính là dòng chi phí hoạt động tài chínhchi phí hoạt động bất thường, dòng chi phí này thường chiếm tỷ lệ nhỏ

2.3 Phân loại theo cách ứng xử chi phí :

tỷ lệ thuận và ngược lại Biến phí không thuần nhất một hình thức tồn tại màcòn tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau

- Biến phí thực thụ : Đây là một loại biến phí mà sự biến động củachúng thực sự thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động như chi phí nguyênvật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp Với cách ứng xử này, để thực sựkiểm soát biến phí thực thụ tốt hơn, nhà quản lý không chỉ kiểm soát tổng số

mà còn phải kiểm soát tốt biến phí trên một mức độ hoạt động ở mức độ khác

nhau Hoạch định, xây dựng và hoàn thiện định mức biến phí thực thụ sẽ làtiền đề tiết kiệm, kiểm soát tốt biến phí và giá thành sản phẩm một cách chặtchẽ.

- Biến phí cấp bậc : Khác với biến phí thực thụ, biến phí cấp bậc cũng

là biến phí Tuy nhiên sự thay đổi của chúng chỉ xảy ra khi mức độ hoạt độngđạt đến một giới hạn nhất định Để kiểm soát tốt chi phí cấp bậc, chúng ta cầnphải lựa chọn mức độ hoạt động thích hợp và xây dựng hoàn thiện định mứcbiến phí ở từng cấp bậc tương ứng

b) Định phí :

Định phí là những mục chi phí ít thay đổi hoặc không thay đổi theomức độ hoạt động của đơn vị Nếu xét trên tổng chi phí, định phí không thayđổi; ngược lại, nếu quan sát chúng trên một đơn vị mức độ hoạt động, địnhphí tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động Như vậy, dù doanh nghiệp có hoạtđộng hay không hoạt động thì vẫn tồn tại định phí; ngược lại khi doanhnghiệp gia tăng mức độ hoạt động thì định phí trên một đơn vị mức độ hoạtđộng sẽ giảm dần Định phí tồn tại dưới nhiều hình thức

- Định phí bắt buộc : Là những dòng định phí liên quan đến khấu haotài sản dài hạn, chi phí sử dụng tài sản dài hạn và chi phí liên quan đến lươngcủa các nhà quản trị gắn liền với cấu trúc tổ chức quản lý sản xuất kinhdoanh Đặc điểm cơ bản của định phí bắt buộc :

+ Tồn tại lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Không thể cắt giảm đến bằng không trong một thời gian ngắn

Với những đặc điểm cơ bản trên, việc kiểm soát định phí bắt buộc phảibắt đầu từ lúc triển khai dự án, xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý

- Định phí không bắt buộc : Còn được xem như chi phí bất biến quảntrị Dòng chi phí này phát sinh từ các quyết định hàng năm của các nhà quảntrị : chi phí quảng cáo, nghiên cứu giao tiếp

c) Chi phí hỗn hợp :

Chi phí hỗn hợp là những khoản mục chi phí bao gồm các yếu tố biếnphí và định phí pha trộn lẫn nhau Ở mức độ hoạt động nào đó chi phí hỗnhợp thể hiện đặc điểm của định phí, ở mức độ hoạt động khác chúng có thểthể hiện đặc điểm của biến phí

Với mục đích lập kế hoạch, kiểm soát chi phí và chủ động trong quản

lý chi phí, chi phí hỗn hợp được phân tích và lượng hóa theo yếu tố bất biến

và khả biến

2.4 Các cách phân loại chi phí khác :

a) Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp :

- Chi phí trực tiếp là những chi phí quan hệ trực tiếp đến việc sản xuấtmột loại sản phẩm, một công việc hoặc một hoạt động, một địa điểm nhấtđịnh và hoàn toàn có thể hạch toán quy nạp trực tiếp cho sản phẩm, công việc

- Chi phí gián tiếp là chi phí liên quan đến nhiều sản phẩm, công việc,nhiều đối tượng khác nhau, nên tập hợp quy nạp cho từng đối tượng bằngphương pháp phân bổ gián tiếp.

b) Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được :

- Chi phí kiểm soát được là những chi phí mà ở cơ quan cấp quản lýnào đó nhà quản trị xác định được chính xác sự phát sinh của nó đồng thờinhà quản trị cũng có thẩm quyền về sự phát sinh của nó

- Chi phí không kiểm soát được là những chi phí mà nhà quản trị khôngthể dự đoán chính xác sự phát sinh của nó hoặc không có thẩm quyền ra quyếtđịnh về loại chi phí đó

Để hiểu được dòng chi phí kiểm soát được và dòng chi phí không kiểmsoát được ta phải căn cứ vào hai yếu tố cơ bản :

+ Đặc điểm phát sinh của chi phí trong quá trình hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp

+ Sự phân cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

c) Chi phí cơ hội :

Chi phí cơ hội có thể định nghĩa là một khoản lợi nhuận tiềm tàng bịmất đi hay phải hy sinh để lựa chọn, thực hiện hoạt động này thay thế mộthoạt động khác Chi phí cơ hội không xuất hiện trên sổ sách kế toán nhưng lại

là cơ sở để lựa chọn phương án hành động

II KIỂM SOÁT VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ :

b) Bản chất của kiểm soát trong quá trình quản lý :

Bản chất của kiểm soát là việc thiết lập các kế hoạch và xây dựng cácmục tiêu có liên quan, từ đó thiết kế nên những hành động cụ thể để đạt đượcnhững mục tiêu đã xây dựng Đồng thời trong quá trình thực hiện các mục

tiêu cần phải đưa ra các biện pháp và hành động phụ trợ để đạt được mục tiêutốt hơn Theo đó thực hiện kiểm soát là dựa vào các định mức, chuẩn mực,các kế hoạch đã định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cấp dưới và

đề ra các biện pháp quản trị thích hợp nhằm đạt được các mục tiêu của doanhnghiệp

c) Vai trò của kiểm soát đối với công tác quản trị :

Do hoạt động sản xuất kinh doanh của con người là hoạt động có ý thứcnên người ta phải quản lý hoạt động này để tạo điều kiện cho hoạt động sảnxuất kinh doanh kỳ sau Do đó kiểm soát là một chức năng quan trọng trongcông tác quản trị nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn của quá trình kinh doanh từviệc ra quyết định đến việc lập kế hoạch và giám sát việc lập kế hoạch đó đểđạt mục tiêu mong muốn

2 Kiểm soát chi phí :

a) Khái niệm :

Kiểm soát chi phí là việc sử dụng các phương pháp thích hợp nhằmđánh giá việc thực hiện kế hoạch chi phí từ đó xác định các nguyên nhân ảnhhưởng đề ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp thông qua đó đánh giá tráchnhiệm của các bộ phận có liên quan

b) Vai trò của kiểm soát chi phí đối với công tác quản lý :

Kiểm soát chi phí mang tính liên tục trong việc quản lý, điều quantrọng không phải nhà quản lý xác định được đâu là chi phí biến đổi, chi phí cốđịnh mà điều quan trọng là nhà quản lý phải nhận diện đâu là chi phí kiểmsoát để đưa ra biện pháp kiểm soát thích hợp Nên bỏ qua những chi phíkhông thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát chi phí sẽkhông mang lại hiệu quả so với công sức mà mình đã bỏ ra

III NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ PHỤC VỤ CHO VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP DL - DV :

1 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp du lịch dịch vụ :

Việc tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp du lịch dịch vụ phảiđảm bảo yêu cầu kế toán nói chung trong một đơn vị du lịch : ghi chép, tínhtoán, phản ánh đầy đủ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của hoạtđộng du lịch, xác định kết quả từng phần (từng bộ phận) và toàn bộ hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp

Đặc điểm của du lịch dịch vụ ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toántrong doanh nghiệp du lịch thể hiện ở các nội dung sau :

- Đối tượng hạch toán chi phí có thể là từng bộ phận hay toàn bộ hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp

- Đặc điểm sản phẩm du lịch :

+ Du lịch cung cấp các sản phẩm không tồn tại dưới dạng vật chất, vìvậy khách du lịch không thể đánh giá sản phẩm du lịch bằng các tiêu chuẩn

chỉ có thể đánh giá bằng các giác quan hoặc cảm nhận thông qua thực tế haydanh tiếng đã được phục vụ.

+ Sản phẩm dịch vụ du lịch được sản xuất, tiêu thụ và sử dụng trongcùng lúc trên cùng địa điểm Chính vì vậy, kinh doanh dịch vụ du lịch không

có thành phẩm lưu kho làm phần đệm điều chỉnh theo sự thay đổi thất thườngcủa nhu cầu thị trường

+ Sản phẩm du lịch xa nơi ở của khách, không thể di chuyển được vàkhách thường phải trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền trước khi thấy sản phẩm

Những đặc điểm trên ảnh hưởng rất lớn đến việc hạch toán chi phí kinhdoanh, tính giá thành và kết quả kinh doanh du lịch

2 Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí phục vụ cho việc kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp :

Nhà quản lý sau khi đã triển khai thực hiện chi phí thì phải đồng thờikiểm soát chi phí đó và kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện đó Phươngpháp để kiểm tra đánh giá thường được sử dụng là phương pháp so sánh Đểthực hiện chức năng này, nhà quản lý cần được cung cấp các báo cáo thựchiện để đánh giá, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản lý nhận

ra những vấn đề hạn chi phí hế cần có sự điều chỉnh

a) Tổ chức thu thập thông tin lập dự toán chi phí :

Sự cần thiết và ý nghĩa của việc lập dự toán chi phí : Bất kỳ một tổchức nào muốn hoạt động hiệu quả đều phải có một kế hoạch Dự toán là cáchthể hiện về lượng các mục tiêu của quản lý và là công cụ được dùng để phântích quá trình hướng tới các mục tiêu kế hoạch Một dự toán càng chính xác

và hợp lý bao nhiêu thì việc tiến hành thực hiện kế hoạch và quản lý cànghiệu quả bấy nhiêu Một bảng dự toán hiệu quả phải gắn chặt với chức năngquản trị và các hệ thống kế toán Đối với một doanh nghiệp việc lập dự toánnhất là dự toán chi phí có thể coi là quan trọng :

- Nó cung cấp toàn bộ các thông tin về chi phí kế hoạch một cách có hệthống của một bộ phận nào đó

- Dự toán trước được những khó khăn để có biện pháp ngăn ngừa vàhạn chế rủi ro có thể xảy ra trong kinh doanh

- Là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát và điều chỉnh kịp thời

- Xác định rõ các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp để làm căn cứ đánhgiá việc thực hiện sau này

Một trong những cơ sở để dịch vụ được cung cấp đến khách hàng tốtnhất là tổng dự toán chi phí bỏ ra - đây là tổng mức chi phí cần thiết cho việccung cấp các dịch vụ hoàn hảo nhất, đồng thời cũng là kế hoạch để quản lýcác chi phí có thể phát sinh trong quá trình thực hiện

b) Tổ chức kế toán chi tiết trong quá trình hoạt động :

Chi phí nguyên vật liệu phát sinh từ nguyên liệu mua trực tiếp bênngoài chi phí nguyên vật liệu được xác định thông qua "Bảng kê" Đây làchứng từ chi tiết phản ánh tình hình nguyên liệu được sử dụng tại bộ phận nhàhàng Căn cứ vào số lượng khách đặt tiệc và yêu cầu của khách lưu trú, kếtoán chi tiết sẽ lên bảng kê nguyên vật liệu cả số lượng và giá trị Cuối kỳ, kếtoán lên báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

BÁO CÁO CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP

Tháng năm 200

STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng cộng

+ Kế toán chi tiết chi phí nhân công trực tiếp :

Căn cứ để xác định tiền lương của lao động là các chứng từ theo dõi laođộng như bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương Bảng chấm công làchứng từ theo dõi ngày công của người lao động làm cơ sở để lập bảng tínhlương hàng tháng và xét khen thưởng của quý hoặc cuối năm Kế toán trưởng

có thể tham gia trực tiếp vào việc kiểm soát và theo dõi chi phí lao động Đểgiúp cho công tác quản lý lao động tiến hành đúng kế hoạch thì bảng chấmcông phải được ghi nhận và theo dõi đúng đắn nhằm kiểm soát tốt nhiệm vụcông việc của các nhân viên được chính xác Vì vậy, người quản lý có mộtquyền hạn nhất định đối với nhân viên và phải chịu trách nhiệm của mình :

- Kiểm soát việc chấm công

- Kiểm soát chất lượng công việc

- Chuyển bảng chấm công đến bộ phận thích hợp để phân tích

Cuối tháng bộ phận kế toán tổng hợp toàn bộ công việc cùng với bảngchấm công để lập bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp

BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP

Đơn giá Thành tiền

Tổng cộng

+ Kế toán chi tiết chi phí sản xuất chung :

Bản chất chi phí sản xuất chung là chi phí liên quan gián tiếp đến quátrình hoạt động kinh doanh, tuy nhiên khoản mục chi phí này được cấu thành

từ nhiều yếu tố chi phí có đặc điểm vận động khác nhau và có yêu cầu quản lýkhác nhau Vì vậy, trong việc lập dự toán cũng như trong quá trình phân tích

sự biến động chi phí sản xuất chung cần phân loại riêng rẽ khoản mục chi phínày thành biến phí sản xuất chung, định phí sản xuất chung

Toàn bộ chi phí sản xuất chung khi phát sinh sẽ được kế toán ghi vào

sổ chi tiết TK627 Cuối kỳ kế toán lên bảng báo cáo chi phí quản lý chung

BÁO CÁO CHI PHÍ QUẢN LÝ CHUNG

I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY :

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty :

Công ty TNHH một thành viên Du lịch Công đoàn Đà Nẵng là sự sápnhập của Công ty Du lịch Dịch vụ Công đoàn Đà Nẵng với Khách sạn Du lịchCông đoàn Thanh Bình thuộc Liên đoàn Lao động Thành phố Đà Nẵng TheoQuyết định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam số 1623/QĐ-TLĐ đếnLiên đoàn Lao động Thành phố Đà Nẵng số Công văn 1138 ngày 09.9.2005

về việc thành lập Công ty TNHH một thành viên Du lịch Công đoàn ĐàNẵng

- Căn cứ Luật Công đoàn năm 1990

- Căn cứ Nghị định 63/NĐ-CP ngày 14.9.2001 của Chính phủ về việcchuyển các doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp của các tổ chức chính trị,

tổ chức chính trị - xã hội thành Công ty TNHH một thành viên

- Căn cứ Nghị quyết 36/NQ-BCH ngày 02.7.2004 của BCH Tổng Liênđoàn Lao động Việt Nam về việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế côngđoàn

- Căn cứ Công văn số 893/TLĐ ngày 27.5.2004 của BCH Tổng Liênđoàn Lao động Việt Nam về việc sắp xếp chuyển đổi doanh nghiệp Côngđoàn

- Căn cứ Tờ trình số 33/TTr-LĐLĐ ngày 18.7.2005 của Liên đoàn Laođộng Thành phố Đà Nẵng

Vì sự sáp nhập này cho nên quá trình hình thành, phát triển, đặc điểmsản xuất kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của Công ty TNHH một thành viên

Du lịch Công đoàn Đà Nẵng có mối quan hệ chặt chẽ với quá trình hình thành

và phát triển của Khách sạn Công đoàn Thanh Bình

Khách sạn Công đoàn Thanh Bình lúc đầu chỉ là cư xá của sĩ quanngụy Sài Gòn trước năm 1975, sau giải phóng bộ đội biên phòng tiếp nhận,cho đến tháng 6 năm 1978 khách sạn là Liên hiệp Công đoàn trong một thờigian ngắn, sau đó đổi tên là nhà nghỉ dưỡng sức

Đến cuối năm 1993 do sự sắp xếp và những thay đổi trong ngành dulịch Việt Nam đã tạo điều kiện cho nhà nghỉ dưỡng sức hội nhập nền kinh tế,nền khách sạn chung của cả nước và đổi tên thành Khách sạn Công đoànThanh Bình

Khách sạn nằm ở số 02 đường Ông Ích Khiêm, thành phố Đà Nẵng,một mặt đối diện với biển Thanh Bình, đây là một vị trí rất thuận lợi cho việc

nghỉ dưỡng tại khách sạn Vì vậy, khách sạn có lợi thế để cung cấp và thựchiện các hợp đồng về các kỳ nghỉ dưỡng, nghỉ hè.

Trong những năm qua, Khách sạn Công đoàn Thanh Bình đã khôngngừng đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, nâng cao chất lượng phục vụ

và khách sạn đã thu hút được một lượng lớn khách du lịch trong và ngoàinước đến lưu trú Trong tương lai, khách sạn sẽ đạt được nhiều thành côngtrong hoạt động kinh doanh củng cố vị trí của mình trên thị trường du lịch

Sau khi sáp nhập Đoàn Chủ tịch quyết định :

- Tên công ty : Công ty TNHH một thành viên Du lịch Công đoàn

Đà Nẵng

- Tên viết tắt : Công ty TNHH Du lịch Công đoàn Đà Nẵng

- Tên tiếng Anh : Danang Trade Union Tourist Co.Ltd

- Tên giao dịch : CODATOURS

- Trụ sở chính : 02 Ông Ích Khiêm, quận Hải Châu - TP Đà Nẵng

- Vốn điều lệ của công ty : 5.547.910.670đ (năm tỷ năm trăm bốn mươi

bảy triệu chín trăm mười nghìn sáu trăm bảy mươi đồng chẵn)

- Chủ sở hữu của công ty : Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam

- Địa chỉ : Số 82 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm - Hà Nội

- Đại diện chủ sở hữu của công ty : Liên đoàn Lao động TP Đà Nẵng

- Địa chỉ : Số 48 Pasteur, quận Hải Châu - TP Đà Nẵng

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty :

a) Chức năng :

Công ty là một đơn vị Nhà nước, kinh doanh dựa trên nguyên tắc hạchtoán độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản mở tại ngân hàng, có con dấuriêng Cơ cấu tổ chức công ty thực hiện theo mô hình chủ tịch công ty kiêmgiám đốc (sau đây gọi là giám đốc) Liên đoàn Lao động TP Đà Nẵng chịutrách nhiệm bổ nhiệm các chức danh quản lý của công ty (giám đốc, kế toántrưởng, phó giám đốc) Công ty hoạt động kinh doanh theo luật doanh nghiệp

và điều lệ công ty đã được Liên đoàn Lao động TP Đà Nẵng phê duyệt

b) Nhiệm vụ :

- Kinh doanh ngành nghề đã đăng ký

- Thực hiện đúng pháp luật, bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xãhội, bảo vệ môi trường, phát huy bản sắc văn hóa Việt Nam

- Thực hiện các nghĩa vụ do Nhà nước quy định

- Chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên

- Tích cực tham gia các phong trào mà Liên đoàn đề ra

II ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH CỦA CÔNG TY :

1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh du lịch - dịch vụ :

Du lịch là một ngành kinh tế tổng hợp, hoạt động trên nhiều lĩnh vực :sản xuất (sản xuất chế biến hàng ăn, hàng uống ); lưu thông; dịch vụ Hoạtđộng du lịch không khí đa dạng, phong phú về nghiệp vụ kinh doanh mà còn

đa dạng về chất lượng của từng hoạt động Tính đa dạng đó phụ thuộc vàonhu cầu và khả năng thanh toán của khách Kinh doanh du lịch hoạt động trênnhiều lĩnh vực nhưng đều cùng nhằm mục đích phục vụ một cách đầy đủ nhucầu của khách trong thời gian lưu trú tại điểm du lịch Các hoạt động nàyđược tiến hành cùng lúc tạo nên tính đa dạng, phong phú phức tạp của kinhdoanh du lịch Xu thế sáp nhập Công ty Du lịch Dịch vụ Công đoàn ĐàNẵng với Khách sạn Du lịch Công đoàn Thanh Bình đã tạo ra một bước pháttriển mới đó là sự đa dạng hơn về các ngành nghề kinh doanh Nếu như trướckia hoạt động kinh doanh của khách sạn chỉ dừng lại ở việc kinh doanh về lưutrú dịch vụ ăn uống thì bây giờ ngành nghề kinh doanh của công ty đã được

mở rộng :

- Kinh doanh lữ hành

- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng dịch vụ, vui chơi, giải trí

- Kinh doanh vận chuyển khách du lịch

- Đại lý ký gởi, mua bán hàng hóa

2 Tổ chức bộ máy quản lý :

* Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý :

Ghi chú : : Quan hệ trực tuyến

: Quan hệ chức năng

* Chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý :

- Giám đốc công ty : Chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động của công

ty đồng thời giám sát, phân công nhiệm vụ đến các phòng ban Giám đốc làngười quyết định cao nhất và cuối cùng tất cả các công việc, kế hoạch củacông ty đối với Liên đoàn Lao động TP Đà Nẵng

- Phó giám đốc trung tâm điều hành : Chịu trách nhiệm trước giám đốc

về các phần hành mà mình quản lý, tham gia ký kết các hợp đồng về tour dulịch, hợp đồng xe ôtô, hướng dẫn đôn đốc các hướng dẫn viên

- Phó giám đốc Khách sạn Công đoàn Đà Nẵng : Điều hành mọi hoạtđộng tại Khách sạn Công đoàn Đà Nẵng dưới sự chỉ đạo của giám đốc công

ty, đóng góp các ý tưởng mới nhằm thu hút khách đến với công ty

- Phó giám đốc Khách sạn Thanh Bình : Chịu trách nhiệm trước giámđốc về mọi hoạt động tại các bộ phận : buồng, bàn, lễ tân tại Khách sạnThanh bình Phân công, phân nhiệm cho cấp dưới, đề xuất với giám đốc cácphương án kinh doanh mới

- Phòng tài vụ : Thực hiện công tác quản lý tài chính, hạch toán kếtoán, tham mưu cho giám đốc về tình hình kinh doanh cũng như thu chi trongtương lai, kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo công việc cho các kế toán viên vàthủ quỹ

- Phòng nhân sự : Ký kết hợp đồng lao động, phân công trực ban, lập

kế hoạch nhân sự cho công ty

- Phòng thị trường : Quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, tham gia kýkết các hợp đồng : tiệc trà, hội nghị, cưới hỏi

III TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY :

Bình

PGĐ.KS

CĐ ĐàNẵng

PGĐ.TTđiềuhành

Ghi chú : : Quan hệ trực tuyến

: Quan hệ chức năng

b) Chức năng và nhiệm vụ :

- Kế toán trưởng : Đứng đầu, điều hành bộ máy kế toán, chịu tráchnhiệm trước giám đốc về tình hình tài chính trong công ty và các văn bản liênquan, chịu trách nhiệm trước cơ quan hữu quan về các báo cáo tài chính tạiđơn vị, phân công, chỉ đạo công việc cho cấp dưới

- Kế toán tổng hợp : Tổng hợp số liệu của các kế toán viên để lên cácbáo cáo tài chính, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về kết quả hạch toán

- Kế toán thanh toán : Theo dõi thu, chi và công nợ với khách hàng, xácđịnh giá vốn hàng bán, theo dõi tiền gởi ngân hàng của công ty

- Thủ quỹ : Có nhiệm vụ bảo quản tiền, chịu trách nhiệm thu chi

2 Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị :

Công ty TNHH Du lịch Công đoàn Đà Nẵng áp dụng hình thức kế toánchứng từ ghi sổ và kế toán máy, để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinhdoanh, trình độ quản lý và nghiệp vụ kế toán

Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ tổng hợp dùng để phân loại, phản ánhcác nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến nội dung kinh tế, tài khoản và các chỉtiêu báo cáo cho quản lý

Ngoài ra, kế toán thường tiến hành đối chiếu, kiểm tra giữa sổ cái và sổ

* Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ :

: Ghi định kỳ : Đối chiếu, kiểm tra

B KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH CÔNG ĐOÀN ĐÀ NẴNG :

I SỰ CẦN THIẾT PHẢI KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY :

Bước vào nền kế toán thị trường với cương vị là thành viên của tổ chứcthương mại thế giới WTO, Việt Nam nói chung cũng như các doanh nghiệpnói riêng luôn đứng trước sự cạnh tranh gay gắt của các cường quốc khác Đểtồn tại và phát triển thì giải pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu của mọi doanhnghiệp về tối đa hóa lợi nhuận là phải kiểm soát được chi phí bỏ ra để nângcao hiệu quả hoạt động kinh doanh Muốn đạt được điều đó thì nhà quản trịphải quản lý doanh nghiệp một cách có hệ thống và hiệu quả Ngày nay, đểnắm bắt được thị trường thì các công ty phải không ngừng thu thập thông tin

vì nó là liều thuốc đặc hiệu cho công tác quản lý Thực tế qua quá trình pháttriển và đổi mới đất nước cho thấy các nhà quản lý muốn thực hiện tốt chứcnăng của mình thì phải có nguồn thông tin đảm bảo, chính xác, nhanh chóng

và kịp thời Hơn nữa, Công ty TNHH Du lịch Công đoàn Đà Nẵng hoạt độngtrong lĩnh vực du lịch dịch vụ - không chỉ đa dạng phong phú về nghiệp vụkinh doanh mà còn đa dạng về chất lượng của từng hoạt động, cho nên vấn đềkiểm soát chi phí đối với nhà quản lý là rất phức tạp và khó khăn Họ cầnnhững nguồn thông tin kịp thời để đưa ra những quyết định kịp thời, đúng đắnnhằm đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp

Xuất phát từ những yêu cầu cần thiết của thông tin mà việc kiểm soátchi phí ở các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Du lịch Công đoàn

Đà Nẵng nói riêng thật sự quan trọng và cần thiết Vì vậy, vấn đề cần quantâm ở đây là để có thông tin thích hợp phục vụ cho nhà quản trị thì cần thiếtphải tổ chức kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ nhằm cung cấp thông tin đápứng yêu cầu quản lý tốt hơn

II ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI ĐƠN VỊ :

1 Đặc điểm chi phí phát sinh tại đơn vị :

Công ty hoạt động trong lĩnh vực du lịch dịch vụ nên không tạo ra sảnphẩm hàng hóa mà chỉ tạo ra sản phẩm dịch vụ phục vụ khách, người laođộng sử dụng tư liệu lao động và kỹ thuật của mình cùng một số loại vật liệunhiên liệu phù hợp với từng loại hoạt động dịch vụ để tạo ra sản phẩm lao vụphục vụ khách du lịch Do đặc điểm của ngành nên chi phí các hoạt độngcũng thay đổi, tùy thuộc vào hoạt động cụ thể mà chi phí phát sinh sẽ nhiềuhay ít

Chi phí kinh doanh dịch vụ du lịch được chia thành 2 loại : chi phí trựctiếp và chi phí quản lý chung

+ Chi phí trực tiếp :

- Hoạt động kinh doanh hướng dẫn du lịch : Đối với hoạt động này, chiphí trực tiếp được xác định là những chi phí phục vụ trực tiếp khách du lịchtrong quá trình đi tham quan, bao gồm :

Tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên hướng dẫn

du lịch

Các dịch vụ mua ngoài trả trong quá trình đưa khách đi tham quan :tiền trả cho các khoản ăn, uống, ngủ, tiền thuê phương tiện đi lại, vé đò phà,

vé vào các cửa di tích

Các khoản chi phí khác bằng tiền : công tác phí của cán bộ hướng dẫn

du lịch, chi phí giao dịch, hoa hồng môi giới

- Hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trú, hàng ăn uống và các dịch vụkhác Chi phí trực tiếp tính cho các dịch vụ này gồm :

Tiền lương, các khoản trích theo lương của nhân viên bếp, nhà ăn,buồng ngủ và nhân viên phục vụ các dịch vụ khác

Chi phí vật liệu trực tiếp xuất dùng cho các dịch vụ : xà phòng, giấy

vệ sinh, kem đánh răng, thực phẩm tươi sống, hoa quả

Chi phí về công cụ dụng cụ

Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trực tiếp cung cấp dịch vụ Chi phí dịch vụ mua ngoài : chi phí điện, nước, điện thoại

Chi phí trực tiếp khác bằng tiền

+ Chi phí quản lý chung :

Ở các doanh nghiệp du lịch, chi phí quản lý là các chi phí gián tiếp cótính chất chung trong toàn doanh nghiệp Các chi phí này được tập trung chomọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các chi phí quản lý kinhdoanh, chi phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác liên quan đếnhoạt động của cả doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toánchi tiết theo từng nội dung : chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương củanhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng, khấuhao tài sản cố định dùng cho quản lý, các khoản thuế, phí và lệ phí có tínhchất chi phí, chi phí lãi tiền vay

2 Tình hình phân bổ chi phí tại công ty :

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp :

Tại công ty, chi phí này được quản lý cụ thể theo từng bộ phận, từngdịch vụ Vì vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không cần phân bổ mà đượctập hợp trực tiếp cho từng đối tượng theo định mức tiêu hao

+ Chi phí nhân công trực tiếp :

Chi phí này được tính dựa vào hệ số lương và mức lương tối thiểu theoquy định của Nhà nước nên chi phí này cũng được tập hợp trực tiếp cho từngđối tượng do đó cũng không tiến hành phân bổ

+ Chi phí sản xuất chung :

Trong quá trình hoạt động, ngoài những chi phí phát sinh có thể tậphợp trực tiếp cho từng bộ phận còn có những chi phí phát sinh phục vụ cùng

chung, phải căn cứ vào chứng từ trong nội bộ công ty và chứng từ bên ngoàicông ty.

Tại công ty, chi phí sản xuất chung được tập hợp theo từng bộ phận vàtính phân bổ cho từng bộ phận theo phương pháp thích hợp Tiêu chuẩn màcông ty phân bổ chi phí sản xuất chung thường sử dụng là doanh thu tiêu thụtrong kỳ

3 Yêu cầu quản lý chi phí tại đơn vị :

Chi phí là một trong những thông tin quan trọng hàng đầu trong quátrình tổ chức, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị.Với tư cách là nhà kế toán, các thông tin mà nhà quản lý cần hầu hết đều liênquan đến chi phí Tại đơn vị, ban giám đốc luôn đặt mục tiêu làm thế nào đểvừa cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách vừa kiểm soát chi phí một cách cóhiệu quả

a) Quản lý chi phí nguyên vật liệu :

Với đặc điểm là du lịch dịch vụ thì việc nguyên vật liệu sử dụng tại các

bộ phận chiếm tỷ lệ khá cao trong tổng chi phí hoạt động kinh doanh nhất là ở

bộ phận nhà hàng Vì vậy, việc quản lý tốt nguyên vật liệu đóng vai trò kháquan trọng trong việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tại đơn vị,việc thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu hoạt động thường dophòng thị trường và trưởng các bộ phận chủ động mua Để thực hiện đượcviệc thu mua, nhân viên thị trường phải đi khảo sát thị trường, tìm kiếm cácnhà cung ứng tốt nhất để đặt vấn đề Tiêu chí lựa chọn đánh giá nguyên vậtliệu và nhà cung ứng của công ty là : chất lượng tốt, khả năng cung cấp kịpthời, uy tín, giá cả phù hợp, phương thức thanh toán đơn giản thuận tiện cho

cả hai bên Khi chọn được nhà cung cấp thì phòng thị trường cùng trưởng các

bộ phận và nhân viên kế toán tiến hành thương lượng để ký hợp đồng Sau khi

ký hợp đồng thì nhân viên kế toán cùng trưởng các bộ phận kiểm tra số lượng,chất lượng, chứng chỉ chất lượng, hóa đơn hàng hóa và tiếp nhận hàng Trongquá trình hoạt động công ty đánh giá chất lượng nguyên vật liệu được cungứng thông qua chất lượng của dịch vụ, sự hài lòng của khách đối với dịch vụ

mà công ty đã cung ứng

Nhìn chung, công tác quản lý nguyên vật liệu cho các bộ phận tại công

ty cho thấy được việc kiểm soát khâu đầu vào và kiểm soát chi phí nguyên vậtliệu phát sinh được tiến hành khá chặt chẽ, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệmđược chi phí, tránh tình trạng lãng phí nguyên liệu cho công ty

b) Quản lý nhân công :

Do đặc thù của lĩnh vực du lịch dịch vụ nên công ty thường sử dụng hainguồn lao động : nhân viên của công ty và nhân viên thuê ngoài

Lực lượng lao động phải đảm bảo sức khỏe, đáp ứng yêu cầu về chuyênmôn Tiền lương của lao động hiện nay được đánh giá dựa trên định mức vềlao động tiền lương Công ty thường xuyên xem xét, đánh giá lại nhằm có sựđiều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế tại công ty cũng như môi trường bên

ngoài Việc tổ chức tốt lực lượng lao động nhằm cung ứng kịp thời nguồn laođộng, phân công lao động hợp lý để phát huy tối đa hiệu quả lao động là mộtvấn đề hết sức cần thiết và điều này đã được thực hiện tương đối tốt tạicông ty.

c) Quản lý chi phí khác :

Ngoài việc quản lý tốt chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công thìcông ty đã không ngừng kiểm soát các chi phí khác phát sinh ngoài hai chi phítrên Với loại hình du lịch là ngành đặc biệt, có nhiều đặc điểm, tính chất, phatrộn của nhiều ngành nên chi phí phát sinh là rất đa dạng Vì vậy, việc quản lý

nó cũng đặt ra cho quý cơ quan không ít khó khăn Để quản lý tốt khoản mụcnày đòi hỏi nhà quản trị phải có tầm nhìn xa là được cung cấp thông tin kịpthời, chính xác nhằm hạn chế tối đa việc thất thoát chi phí của công ty

III TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY :

1 Thiết kế bộ máy kiểm soát :

a) Sơ đồ bộ máy kiểm soát :

Ghi chú : : Quan hệ chỉ đạo

: Quan hệ cung cấp thông tin

b) Chức năng nhiệm vụ của các thành viên :

- Nhà quản trị : Điều hành, quản lý và đưa ra quyết định sau cùng vềmọi hoạt động tại đơn vị

- Trưởng bộ phận : Theo dõi, kiểm tra, kiểm soát chi phí phát sinh tại

bộ phận mình quản lý, kịp thời cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị

- Phòng thị trường : Phân tích thị hiếu của khách, thu thập thông tinnhằm đề bạt những kiến nghị của khách cũng như của phòng cho nhà quản trị

- Phòng kế toán : Kiểm soát chứng từ, cập nhật thông tin tài chính kịpthời, đưa ra kế hoạch, hướng kinh doanh mới cho nhà quản trị và các phòngban tham khảo, tham gia kiểm soát các chi phí phát sinh

- Phòng nhân sự : Đưa ra các chính sách về thu hút nhân tài, đào tạonhân viên cho các bộ phận nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thịtrường, đưa ra các biện pháp nhằm đi sâu đi sát với từng nhân viên từ đó tạođiều kiện cho họ phát huy hết khả năng của mình cống hiến cho công ty