Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15

Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Toàn cầu hóa, mở cửa kinh tế là nhân tố khách quan tạo ra cơ hội phát triển nhanh chóng cho các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam nói riêng. Tuy nhiên cùng với sự phát triển nhanh chóng của các doanh nghiệp xây dựng đặt ra cho các nhà quản lý những vấn đề mới phát sinh cần phải giải quyết như: hiệu quả sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụng các nguồn lực, chất lượng, giá cả, và thực hiện chiến lược. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu: ngăn ngừa và phát hiện những gian lận và sai sót trong quá trình kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh, quản lý kinh tế của doanh nghiệp nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, độ tin cậy của các thông tin trên báo cáo tài chính, cung cấp thông tin đúng đắn và kịp thời nhằm phục vụ cho các nhà quản lý trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Xuất phát từ những lý do trên, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trở thành vấn đề có tính cấp bách trong quản lý tại các doanh nghiệp xây dựng, có ý nghĩa về cả lý luận và thực tiễn trong giai đoạn hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, Tác giả đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15” làm đề tài nghiên cứu cho luận án thạc sỹ của mình.

Tôi xin cam đoan mọi số liệu sử dụng trong luận văn này là trung thực và kếtquả nghiên cứu trong luận án này chưa được sử dụng để bảo vệ một học vị nào tạibất cứ cơ sở đào tạo nào.

Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ trong quá trình thực hiện và hoànthành luận văn đã được cảm ơn Mọi thông tin trích dẫn sử dụng trong luận văn đều

đã ghi rõ nguồn gốc

Tác giả luận văn

Trịnh Thị Lan Anh

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong Bộ môn Kế toán, Kiểm toán

và Phân tích, tới các thầy cô của Viện Đào tạo Sau Đại học, Trường Đại học Kinh tếQuốc dân, và tới tập thể cán bộ công nhân viên Công ty Cổ phần LICOGI 15 đãquan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự biết ơn sâu sắc tới TS Trần Mạnh

Dũng (CPA) người hướng dẫn khoa học, đã tận tâm giúp đỡ tôi hoàn thành luận

văn tốt nghiệp này

Tuy nhiên do nhận thức còn hạn chế và thời gian nghiên cứu có hạn nên luậnvăn không thể tránh khỏi những thiếu sót Tôi xin chân thành cảm ơn những ý kiếnđóng góp của các thầy cô giáo trong trường, của các thầy cô trong Hội đồng phảnbiện và của quý độc giả đã giúp cho luận văn ngày càng hoàn thiện

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc tới gia đình đã động viên giúp đỡtôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn

Tác giả luận văn

Trịnh Thị Lan Anh

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ

TÓM TẮT LUẬN VĂN

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan các đề tài nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 5

1.4 Câu hỏi nghiên cứu 5

1.5 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 6

1.6 Phương pháp nghiên cứu 6

1.7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 6

1.8 Kết cấu của đề tài 7

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 8

2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp 8

2.1.1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ 8

2.1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 10

2.1.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp 16

2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xây lắp 17

2.2.1 Đặc điểm của chi phí sản xuất 17

2.2.2 Đặc điểm của chi phí xây lắp ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ về chi phí 21

2.2.3 Đặc điểm của kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xây lắp 23

Kết luận Chương 2 31

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI 15 33

3.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần LICOGI 15 33

3.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần LICOGI 15 36

3.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần LICOGI 15 40

3.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần LICOGI 15 42

3.2.1 Môi trường kiểm soát chi phí 42

3.2.2 Hệ thống kế toán chi phí 46

3.2.3 Thủ tục kiểm soát 50

3.2.4 Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất 54

3.3 Đánh giá thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15 72

3.3.1 Các kết quả đạt được của đề tài 72

3.3.2 Những mặt hạn chế của đề tài 74

3.3.3 Nguyên nhân của các tồn tại của đề tài 76

Kết luận Chương 3 77

CHƯƠNG 4: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI 15 78

4.1 Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí 78

4.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15 78

4.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15 79

4.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phi tại Công ty Cổ phần LICOGI 15 80

4.2.1 Hoàn thiện các nhân tố trong môi trường kiểm soát 80

4.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán 84

4.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh 89

4.3 Những đóng của đề tài nghiên cứu 96

4.4 Những hạn chế của đề tài nghiên cứu và hướng đề xuất cho các nghiên cứu trong tương lai 96

4.5 Kết luận đề tài nghiên cứu 96

KẾT LUẬN 98

Chữ viết tắt Viết đầy đủ (tiếng việt)

CN XD&SXVLXD Chi nhánh xây dựng và sản xuất vật liệu xây dựng

Bảng 3.1: Cơ cấu lao động tại công ty cổ phần LICOGI 15 40

Bảng 3.2: Biên bản bàn giao vật liệu 55

Bảng 3.3: Nhật trình xe máy thi công Công trình đường cao tốc Nội Bài – Lào Cai 61

Bảng 3.4: Hợp đồng thuê thiết bị thi công 63

Bảng 3.5: Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành 65

Bảng 3.6: Giấy đề nghị thanh toán 67

Bảng 4.1: Bảng phân tích sự biến động chi phí NVL trực tiếp 86

Bảng 4.2: Bảng phân tích chi phí sản xuất chung 88

Bảng 4.3: Bảng tổng hợp chi phí công trình Nhà máy Thủy điện Bắc Hà 89

SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ 16

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ quy trình sản xuất xây lắp tại Công ty CP LICOGI 15 36

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 37

Sơ đồ 3.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 41

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Toàn cầu hóa, mở cửa kinh tế là nhân tố khách quan tạo ra cơ hội phát triểnnhanh chóng cho các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp xây dựng ViệtNam nói riêng Tuy nhiên cùng với sự phát triển nhanh chóng của các doanh nghiệpxây dựng đặt ra cho các nhà quản lý những vấn đề mới phát sinh cần phải giải quyếtnhư: hiệu quả sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụng các nguồn lực, chất lượng, giá

cả, và thực hiện chiến lược

Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và thủ tục kiểm soát đượcthiết kế nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu: ngăn ngừa và pháthiện những gian lận và sai sót trong quá trình kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh,quản lý kinh tế của doanh nghiệp nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, độ tin cậy của cácthông tin trên báo cáo tài chính, cung cấp thông tin đúng đắn và kịp thời nhằm phục

vụ cho các nhà quản lý trong việc đưa ra các quyết định kinh tế

Xuất phát từ những lý do trên, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trở thànhvấn đề có tính cấp bách trong quản lý tại các doanh nghiệp xây dựng, có ý nghĩa về

cả lý luận và thực tiễn trong giai đoạn hiện nay Nhận thức được tầm quan trọng của

vấn đề này, Tác giả đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15” làm đề tài nghiên cứu cho

luận án thạc sỹ của mình

1.2 Tổng quan các đề tài nghiên cứu

Các công trình nghiên cứu trước đây về đề tài hoàn thiện hệ thống kiểm soátnội bộ đều có mục tiêu và phạm vi nghiên cứu nhất định Qua quá trình tham khảocác công trình nghiên cứu có thể chia thành 02 nhóm đề tài sau:

Thứ nhất, nhóm các đề tài nghiên cứu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

tại các chuyên ngành và các lĩnh vực cụ thể

Thứ hai, nhóm các đề tài nghiên cứu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

giới hạn trong một nội dung cụ thể

Tuy nhiên, theo tác giả được biết cho đến nay chưa có một công trình nghiêncứu nào về hệ thống kiểm soát nội bộ gắn với việc tăng cường kiểm soát chi phí tại

Công ty Cổ phần LICOGI 15 Chính vì vậy, thực hiện đề tài nghiên cứu về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15” có ý nghĩa rất quan trọng cả về lý luận và thực tiễn có gắn với việc

kiểm soát nội bộ tại một đơn vị cụ thể

Kết cấu của đề tài

Luận án được thiết kế theo một cấu trúc lôgíc và hợp lý, bao gồm 4 chương

cụ thể:

Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chiphí tại doanh nghiệp xây lắp

Chương 3: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc kiểm soátchi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15

Chương 4: Phương hướng và các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểmsoát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC

KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI DOANH NGHIỆP XÂY LẮP

2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp

2.1.1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo mục 10, Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 – Đánh giá rủi ro

và kiểm soát nội bộ thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục kiểm

soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuânthủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót

Để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng cóhiệu quả tài sản của đơn vị HTKSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kếtoán và các thủ tục kiểm soát”

2.1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Theo mục 12, Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VSA) số 400: Môi trường

kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của các thànhviên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của

hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Cụ thể có 6 nhân tố trong môi trườngkiểm soát cần được xem xét:

2.1.2.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống thông tin bao gồm các yếu tố có liên hệ chặt chẽ với nhau nhằmthực hiện các chức năng thu thập, phân loại, tổng hợp, lưu trữ và cung cấp thông tincho người sử dụng Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị baogồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và

hệ thống bảng tổng hợp - cân đối kế toán

2.1.2.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát được nhà quản lý thiết kế và thực thi nhằm ngăn ngừa vàhạn chế tới mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra dẫn đến việc không đạt đượccác mục tiêu đã thiết lập của đơn vị Thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựngdựa trên ba nguyên tắc cơ bản, đó là nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân

công, phân nhiệm rõ ràng và chế độ ủy quyền.

2.1.2.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến

hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộđơn vị

Về tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để

không giới hạn phạm vi hoạt động, được giao một quyền hạn tương đối Một đặcđiểm quan trọng, cần thiết của người làm công tác kiểm toán nội bộ đó là họ độc lậpvới những cá nhận thực sự chịu trách nhiệm chuẩn bị số liệu

Về nhân sự: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có

năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành

2.1.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp 2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp

2.2.1 Đặc điểm của chi phí sản xuất

2.2.1.1 Chi phí sản xuất

* Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Khoản mục chi phí này bao gồm toàn bộ chi phí nguyên vật liệu sử dụng trựctiếp trong từng quá trình sản xuất sản phẩm như chi phí nguyên vật liệu chính, chiphí nguyên vật liệu phụ … Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọnglớn trong tổng giá thành sản phẩm dịch vụ, nhưng dễ nhận diện, định lượng chínhxác, kịp thời khi phát sinh

* Chi phí nhân công trực tiếp

Khoản chi phí này bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương tínhvào chi phí sản xuất như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… củacông nhân trực tiếp thực hiện từng quá trình sản xuất Trong quản lý, chi phí nhâncông trực tiếp được định mức theo từng loại sản phẩm, dịch vụ

* Chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung bao gồm tất cả các chi phí sản xuất cần thiết khácphát sinh trong phạm vi phân xưởng sản xuất Chi phí sản xuất chung thường baogồm: Chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí nguyên vật liệu dùng cho quản lý phânxưởng, chi phí công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất, chi phí khấu hao máy móc thiết

bị, tài sản cố định khác dùng trong hoạt động sản xuất

2.2.1.2 Chi phí ngoài sản xuất

* Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêuthụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ trong kỳ

* Chi phí quản lý doanh nghiệp

Khoản chi phí này bao gồm tất cả chi phí liên quan đến công việc hànhchính, quản trị ở phạm vi toàn doanh nghiệp Ngoài ra, chi phí quản lý doanhnghiệp còn bao gồm cả những chi phí mà không thể ghi nhận vào những khoản mụcchi phí nói trên

2.2.2 Đặc điểm của chi phí xây lắp ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ về chi phí

Thứ nhất, các doanh nghiệp xây lắp hoạt động sản xuất phân tán

Hoạt động xây dựng của doanh nghiệp được tiến hành trên các địa bàn rộng

lớn Công ty phải tiến hành di chuyển lực lượng thi công, các yếu tố sản xuất, máymóc, thiết bị sản xuất, con người…đến nơi trực tiếp thi công Vấn đề này đặt chocác nhà quản lý những câu hỏi liên quan đến việc kiểm soát các nguồn lực và tiếtkiệm chi phí.

Thứ hai, sản phẩm xây lắp là một loại sản phẩm đặc thù

Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc…có quy môlớn, kết cấu phức tạp, mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắpkéo dài

Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công đến khi hoàn thành công trình bàn giaođưa vào sử dụng thường kéo dài

Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủđầu tư (giá đấu thầu)

Hoạt động sản xuất xây lắp thường diễn ra ngoài trời chịu nhiều ảnh hưởngcủa các điều kiện tự nhiên, do đó việc thi công xây lắp mang tính thời vụ và cónhiều rủi ro bất ngờ dẫn đến thiệt hại

Thứ ba, hoạt động xây lắp nói chung cần có sự đầu tư lớn về vốn

Sản phẩm xây lắp có quy mô lớn và đòi hỏi phải có sự đầu tư rất lớn về vốn.Đối với những công trình trọng điểm, nguồn vốn đầu tư lớn, thời gian thi công kéodài tùy thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp về kỹ thuật

2.2.3 Đặc điểm của kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp

2.2.3.1 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Trong ngành xây dựng cơ bản, đặc biệt là lĩnh vực xây lắp chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp chiếm 60%-70% tỷ trọng công trình Kiểm soát nguyên vật liệuthường thể hiện ở hai khía cạnh: kiểm soát mua nguyên vật liệu nhập kho công ty -xuất kho cho các công trình, hoặc kiểm soát mua nguyên vật liệu - xuất thẳng chocác công trình

*Lập kế hoạch và dự toán chi phí NVL trực tiếp

Mục đích của dự toán nguyên vật liệu trực tiếp nhằm xác định lượng nguyênvật liệu đáp ứng cho nhu cầu sản xuất Hàng tháng, hàng quý đơn vị phải lập kếhoạch và dự toán ngân sách cho việc mua NVL, đảm bảo hoạt động sản xuất không

bị gián đoạn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp

2.2.3.2 Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm các khoản phải trả cho người lao độngtrực tiếp sản xuất ra sản phẩm Chi phí nhân công chiếm khoảng 20% trong tổng chiphí Do đó kế toán phải xác định chính xác tổng quỹ lương phải trả để làm cơ sởtính chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, để làm căn cứ trích bảo hiểm xã hội

2.2.3.3 Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công

Do đặc thù của ngành xây lắp có chi phí sử dụng máy thi công lớn và phứctạp Vì vậy việc kiểm soát chặt chẽ chi phí sử dụng máy thi công góp phần quyếtđịnh đến chất lượng công trình

2.2.3.4 Kiểm soát nội bộ với chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là những chi phí không thể gắn chúng với một hoạtđộng hay một sản phẩm cụ thể nào cả Chi phí sản xuất chung bao gồm chi phíphục vụ sản xuất, kinh doanh chung phát sinh ở phân xưởng, đội, công trình…phục

vụ sản xuất sản phẩm như: lương nhân viên quản lý, kinh phí công đoàn, các khoảnbảo hiểm trích theo lương theo tỷ lệ quy định

2.2.3.5 Kiểm soát nội bộ với chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí khác

Việc kiểm soát nội bộ liên quan đến chi phí chung của doanh nghiệp baogồm: chi phí tiền lương nhân viên quản lý doanh nghiệp, các khoản trích theolương, chi phí văn phòng, công cụ dụng cụ lao động …Xây dựng quy chế tài chínhcủa công ty Kiểm soát chặt chẽ chứng từ thanh toán để tránh trường hợp thanh toántrùng lặp Trước khi ký duyệt chứng từ phải kiểm tra kỹ nội dung thanh toán, đốichiếu với định mức và quy chế tài chính do công ty đề ra

2.2.3.6 Kiểm soát nội bộ chi phí tài chính

Chi phí tài chính bao gồm các khoản chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đếncác hoạt động đầu tư tài chính, chi phí cho vay và đi vay vốn, chi phí góp vốn liêndoanh, liên kết…dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoản, khoản lỗ phát sinh khi bánngoai tệ, lỗ tỷ giá hối đoái

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM

SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN LICOGI 15

3.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần LICOGI 15

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần LICOGI 15

Công ty là đơn vị thành viên của Tổng Công ty Xây dựng và Phát triển Hạtầng (LICOGI) trực thuộc Bộ Xây dựng Tiền thân của Công ty là xí nghiệp cơ giới

và xây lắp số 15 trực thuộc sự quản lý của Liên hiệp các xí nghiệp thi công cơ giớithuộc Bộ Xây dựng

Ngày 02/01/1996 Công ty đổi tên thành Công ty Cơ giới và Xây lắp số 15(viết tắt là LICOGI) Tháng 8 năm 2005, Công ty được chuyển đổi thành Công ty

Cổ phần LICOGI 15 với số vốn đăng ký là 10.200.000.000 đồng Việt Nam

3.1.2 Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần LICOGI 15

Công ty cổ phần LICOGI 15 có địa bàn hoạt động rộng khắp các tỉnh thành

Do địa bàn hoạt động phân tán ảnh hưởng khả năng kiểm soát tập trung về chi phí,đến việc vận hành, tổ chức công việc nói chung

Do đặc điểm của Công ty là hoạt động xây lắp thường diễn ra ngoài trời vàchịu sự tác động của các yếu tố tự nhiên, do đó việc thi công xây lắp mang tính thời

vụ và có nhiều rủi ro bất ngờ dẫn đến việc phá đi làm lại hoặc ngừng sản xuất

Tại Công ty vốn được sử dụng chủ yếu cho việc đầu tư mua sắm máy mócthiết bị phục vụ thi công, thực hiện việc chi tiêu mua sắm các yếu tố phục vụ sảnxuất kinh doanh

Đặc thù của Công ty là thi công xây lắp nên chi phí khấu hao tài sản cố định,chí phí sử dụng máy thi công luôn phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong giá thànhsản phẩm

Vấn đề đặt ra cho Công ty là độ chính xác và tin cậy của của dự toán là cơ sởcho việc xây dựng định mức chi phí và kiểm soát chi phí xây lắp sẽ càng sát vớithực tế hơn

Việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng viên gạch rấtphức tạp và yêu cầu đặt ra đối với nhà quản lý là giám sát chặt chẽ việc cung ứng,bảo quản, cấp phát sử dụng vật tư, hoàn thiện quản lý thiết bị nâng cao năng suất đểgiảm giá thành sản phẩm, nhằm thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm gạch tại CN XD &SXVLXD Trường Lâm – Tĩnh Gia – Thanh Hóa.

3.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần LICOGI15

Công ty Cổ phần LICOGI 15 là một đơn vị kinh tế hoạt động độc lập, có đầy

đủ tư cách pháp nhân Cơ cấu tổ chức quản lý ở công ty được mô tả tại sơ đồ về cơcấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần LICOGI 15

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần LICOGI 15 được tổchức theo mô hình kết hợp giữa trực tuyến và chức năng

3.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần LICOGI 15

3.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty

và quyết định gắn với trách nhiệm của Ban Giám đốc và trưởng các phòng ban

3.2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần LICOGI 15 được xây dựng gọn nhẹtheo mô hình trực tuyến chức năng Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trongCông ty góp phần tạo ra môi trường kiểm soát nội bộ tốt, mỗi bộ phận chịu tráchnhiệm chính về mảng công việc của mình, đảm bảo cho hệ thống hoạt động thôngsuốt và hiệu quả, góp phần ngăn ngừa những sai phạm, gian lận sai sót trong hoạtđộng kế toán tài chính và kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty

3.2.1.3 Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự là một trong những mục tiêu trọng tâm hàng đầu, màtrong những năm qua luôn được Ban lãnh đạo Công ty chú trọng, phát triển nguồnnhân lực, có kế hoạch sử dụng con người, đầu tư lâu dài chất xám để phục vụ công

ty Chính sách tuyển dụng người có năng lực, trình độ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp

3.2.1.4 Công tác kế hoạch

Công tác kế hoạch là một khâu quan trọng trong tiến trình thực hiện côngviệc sản xuất kinh doanh của Công ty Kế hoạch của công ty được thực hiện cơ sởcác kế hoạch trong ngắn hạn và dài hạn

3.2.1.5 Ban kiểm soát

Ban kiểm soát của Công ty cổ phần LICOGI 15 gồm 3 thành viên, thay mặtcho các cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hànhCông ty Ban kiểm soát có chức năng nhiệm vụ là kiểm tra tính hợp lý, hợp phápcủa các chứng từ phát sinh, kiểm soát chi phí của công ty, tham gia vào việc lập dựtoán chi phí, góp phần nâng cao chất lượng và độ tin cậy của dự toán

3.2.2 Hệ thống kế toán chi phí

3.2.2.1 Hệ thống chứng từ chi phí

Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, ghi sổ trên máy tính và sửdụng phần mềm kế toán Greensoft Accounting Việc lập và luân chuyển chứng từtheo đúng quy định của nhà nước, tuân thủ theo đúng quy chế của Công ty

3.2.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán chi phí

Hệ thống tài khoản kế toán mà Công ty sử dụng để hạch toán và kiểm soátchi phí phù hợp với Chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định số15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành vàThông tư số 244/2009/TT – BTC ngày 31/12/2009 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế

độ kế toán doanh nghiệp của Bộ trưởng Bộ Tài chính

3.2.2.3 Hệ thống sổ kế toán chi phí

Công ty áp dụng phần mềm kế toán để phục vụ cho việc phản ánh, ghi chépcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên hệ thống sổ kế toán chi phí của Công ty kháđầy đủ để theo dõi chi phí Khi cần bất cứ loại sổ chi tiết hay sổ tổng hơp nào cũng

có thể in từ máy ra theo từng thời điểm muốn kiểm tra

3.2.2.4 Hệ thống báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh

Các báo cáo chi phí là công cụ đắc lực phục vụ thanh quyết toán công trình,theo từng khoản mục chi phí cụ thể : như tiền lương, nhân công, bảo hiểm, chi phíNVL công ty xuất phục vụ công trình, chi phí máy thi công, chi phí khác bằng tiền

mà công ty chi hộ Nhìn chung công ty chưa chú trọng tới việc tổng hợp chi phí vàphân tích sự biến động của chi phí, để từ đó tìm ra các biện pháp cắt giảm những chiphí bất hợp lý

3.2.3 Thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát tại Công ty Cổ phần LICOGI 15 được xây dựng dựa trên

ba nguyên tắc cơ bản là phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyêntắc ủy quyền và phê chuẩn

* Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng

Trong điều lệ Công ty và quy chế quản lý tài chính của Công ty đã quy định

rõ chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, từng người trong quá trình xử lý cácnghiệp vụ, cũng như quá trình tham gia vào vận hành công việc

* Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Trong điều lệ của Công ty đã quy định rõ nguyên tắc bất kiệm nhiệm củaChủ tịch hội đồng quản trị Ban kiểm soát không có thành viên nào kiêm nhiệmchức vụ quản lý trong công ty, không có thành viên nào là nhân viên phòng kế toántài chính

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng Việc thực hiện nguyên tắcnày tại Công ty Cổ phần LICOGI 15 nhằm tránh tình trạng quyền lực tập trung quánhiều vào một số người Trách nhiệm và quyền hạn được phân công cụ thể cho từngcấp quản lý để các biện pháp quản lý phù hợp hơn với tình hình thực tế

3.2.4 Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất

3.2.4.1 Hoạt động kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm các hoạt động kiểm soátnhập xuất nguyên vật liệu chính không qua kho (chuyển thẳng đến công trình) tạiCông ty, các hoạt động kiểm soát nhập xuất nguyên vật liệu phụ, hoạt động kiểmsoát đối với vật liệu sử dụng không hết để tại công trình thi công

3.2.4.2 Hoạt động kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công là một nhân tố cấu thành nên giá thành sản phẩm Kiểmsoát công đoạn theo dõi khối lượng công việc thực hiện với chức năng tính toán tiềnlương, các chứng từ liên quan đến tiền lương được chuyển lên phòng kế toán đểkiểm tra, theo dõi, tổng hợp và lưu giữ Chứng từ thanh toán lương cần được kýduyệt bởi Kế toán trưởng và Giám đốc công ty

3.2.4.3 Hoạt động kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công

Chứng từ để hạch toán chi phí máy thi công được kiểm tra bởi các bộ phận

có liên quan, tách rời chức năng thực hiện với chức năng tính toán và ghi sổ chi phímáy thi công, kế toán phải kiểm tra việc tính toán và sự đầy đủ của chứng từ chi phímáy thi công trước khi nhập dữ liệu vào máy, sử dụng nhật trình xe máy thi công đểtheo dõi giờ làm việc của máy thi công, đối với máy thi công thuê ngoài có sựkhoán gọn về tiền thuê

3.2.4.4 Hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất chung

Các khoản chi phí như khấu hao tài sản cố định, các khoản trích theo lương,tiền điện, tiền nước, công tác phí, lưu trú … được kiểm soát dựa trên các quy địnhcủa nhà nước và quy chế tài chính của công ty Việc kiểm tra theo dõi việc ghi chép,hạch toán và kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ thanh toán

3.2.4.5 Hoạt động kiểm soát chi phí tài chính

Công tác kiểm tra kiểm soát các khoản vay ngắn hạn, dài hạn của công ty,mục đích sử dụng các khoản vay Các khoản lãi vay ngân hàng được kế toán kiểmtra tính lại trước khi hạch toán vào máy Các chứng từ lãi vay huy động vốn của cán

bộ công nhân viên hàng tháng đều được kiểm tra kỹ và được ký duyệt bởi kế toán

và giám đốc công ty trước khi nhập số liệu vào máy

3.2.4.6 Hoạt động kiểm soát chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí khác

Trong chi phí này thì chi phí vật liệu, tiền lương, khấu hao tài sản cố địnhđược kiểm soát tương tự như trên, còn chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằngtiền, công tác phí được kiểm soát dựa trên quy chế tài chính của công ty

3.3 Đánh giá thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí của Công ty

3.3.1 Các kết quả đạt được

Hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần LICOGI 15 đã góp phần quan trọngtrong việc quản lý, bảo vệ tài sản của đơn vị nói chung, tính chính xác của số liệu kếtoán, và góp phần kiểm soát chi phí trong sản xuất kinh doanh nói riêng Hệ thốngKSNB giúp Công ty tiết kiệm chi phí, nâng cao năng lực quản lý, nhằm đạt đượccác mục tiêu đề ra Hệ thống KSNB cũng góp phần chấn chỉnh những tồn tại trongviệc chấp hành chế độ kế toán của Công ty

3.3.2 Những mặt hạn chế

Vai trò của Ban kiểm soát trong các hoạt động kiểm soát chi phí của Công tychưa thực sự phát huy hiệu quả Công tác kiểm tra, kiểm soát chồng chéo, và chỉ tâpvào một số chỉ tiêu kinh tế - tài chính Những quy định về chức năng và nhiệm vụcủa các phòng ban vẫn còn nhiều điều chưa cụ thể, rõ ràng Do vậy sự phối hợpgiữa các phòng ban vì mục tiêu chung của công ty vẫn chưa thực sự nhịp nhàng

Chính sách nhân sự của Công ty còn nhiều hạn chế và chưa trẻ hóa được độingũ cán bộ công nhân viên của công ty.Trong công tác kế hoạch, các phòng banchưa có sự mạnh dạn, sáng tạo mà vẫn dập khuôn, ít sự đổi mới Chưa thiết lậpđược các báo cáo phân tích chi phí, biến động của chi phí giữa thực tế và kế hoạch

3.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại

Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc chưa thực sự coi trọng công tác kiểm tra,kiểm soát chi phí trong công ty Nhân viên thiếu tính trung thực nên cho dù cónhững hoạt động kiểm soát nhưng vẫn không thực hiện có hiệu quả

Công tác xây dựng, quản lý và sử dụng định mức dự toán hiện nay chưa đápứng được yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, hệ thống định mức và dự toán chưađầy đủ và đồng bộ Chưa xây dựng được định mức dự toán chi phí tiêu chuẩn hoànthiện về lượng và đơn giá tiêu chuẩn

CHƯƠNG 4: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁT

CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI 15 4.1 Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí

4.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15

Công ty cổ phần LICOGI 15 là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây lắpvới ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng thủy điện, thi công cầu đường, thủylợi…Đây là một trong những lĩnh vực thường xảy ra nhiều sai phạm, tiêu cực, thamnhũng gây thất thoát tài sản của Nhà nước và ảnh hưởng tới chất lượng công trình.Thực tế thời gian qua tại Công ty cổ phần LICOGI 15 cũng cho thấy một số saiphạm và bất cập xảy ra trong công tác kiểm soát chi phí Do đó, hoàn thiện hệ thốngKSNB đối với chi phí tại công ty là điều cần thiết Chính vì vậy, hoàn thiện hệthống KSNB với việc tăng cường công tác kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọngđối với đơn vị

4.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15

Để hệ thống KSNB về chi phí của công ty vận hành tốt và mang lại hiệu quảcao Công ty cần áp dụng một số nguyên tắc sau: Tuân thủ pháp luật và các quyđịnh hiện hành của Nhà nước Hoạt động liên tục và có hiệu quả của hệ thốngKSNB Hệ thống KSNB được xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện ở sự vậnhành liên tục của các quy chế kiểm soát trên hoạt động của đơn vị Phù hợp với đặcđiểm của ngành xây lắp, với yêu cầu quản lý cũng như năng lực, trình độ của độingũ lãnh đạo Cần xây dựng hệ thống KSNB đối với chi phí phải căn cứ vào đặcđiểm cũng như tính chất phức tạp của ngành kinh doanh xây dựng

4.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phi tại Công ty Cổ phần LICOGI 15

4.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát tại Công ty cổ phần LICOGI 15 bao gồm: hoàn thiện

phong cách điều hành của nhà quản lý, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch và dựtoán xây dựng công trình.

4.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

 Hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán sau khi được lập thường có nhiều bước kiểm tra và thôngtin qua nhiều bộ phận Mỗi bước kiểm tra thông tin chứng từ là bước kiểm soát vừacung cấp thông tin cho nhà quản lý có liên quan và để lại dấu hiệu kiểm soát Quytrình lập và luân chuyển chứng từ cũng cần được xây dựng và ban hành chính thứcbằng văn bản để các cá nhân và bộ phận có liên quan nhận biết rõ được trách nhiệmcủa mình Việc phân cấp ký duyệt chứng từ cần được quy đinh rõ trong quy chế tàichính, thể hiện rõ nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn nhằm kiểm soát chặt chẽ cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị

 Hệ thống tài khoản kế toán, báo cáo phân tích chi phí

Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng hợp lý là một biện pháp kiểm soátquan trọng, sơ đồ kế toán rất có ích trong việc chống lại những sai sót trong hạchtoán Báo cáo phân tích chi phí cung cấp cho lãnh đạo đơn vị những thông tin cơbản trong việc nhận diện và đối phó với những khó khăn trong quá trình sản xuấtkinh doanh Các biện pháp kiểm soát và phân tích chi phí nhằm nhận diện ra các chiphí có biến động động lớn, tìm ra nguyên nhân tác động đến sự biến động chi phí để

từ đó tìm ra các giải pháp nâng cao hiệu sử dụng và tiết kiệm chi phí, chống lãngphí, thất thoát

4.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh

4.2.3.1 Hoạt động kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Trong tổng chi phí xây lắp thì chi phí nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọnglớn Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí của những loại nguyên liệu cấuthành thực thể của sản phẩm, có giá trị lớn và có thể xác định một cách tách biệt rõràng cụ thể Vì vậy, hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu cần phảihoàn thiện hoạt động kiểm soát đối với khâu đầu vào của sản phẩm, bảo quản lưuvật tư, và xuất dùng

4.2.3.2 Hoạt động kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp của các công trình đều được giao khoán Do đó

quản lý chặt chẽ người lao động có mặt làm việc tại công trình, đảm bảo tính hợp lýcác khoản trích theo lương của công nhân tính vào chi phí công trình Mặt khác,doanh nghiệp cần tăng cường công tác quản lý và đánh giá hiệu quả lao động Định

kỳ tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, phân tích năng suất lao động.Kiểm soát chặt chẽ quá trình chấm công, tránh gây lãng phí về tiền lương tiền thưởng

4.2.3.3 Hệ thống kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công

Kế hoạch sử dụng máy thi công là căn cứ theo dõi và trích khấu hao sử dụngmáy thi công cho các công trình Công nhân sử dụng máy thi công có trách nhiệmkiểm tra tình trạng kỹ thuật máy móc thi công, kiểm tra hiện trường, phải đảm bảo

an toàn cho người và máy móc thiết bị Công nhân sử dụng máy thi công có tráchnhiệm bảo quản máy thi công Công ty nên thường xuyên tổ chức các lớp học antoàn, tạo điều kiện cho người lao động tham gia các khoản bồi dưỡng nghiệp vụnâng cao tay nghề

4.2.3.4 Hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất chung

Để kiểm soát chi phí sản xuất chung cần căn cứ vào dự toán của từng côngtrình, căn cứ vào các báo cáo phân tích biến động chi phí sản xuất chung được lậpđịnh kỳ để so sánh, nhận diện những chi phí có biến động lớn, những chi phí có thểtiết kiệm được Đối với các khoản chi phí chung như điện nước, tiếp khách, điệnthoại đều được quy định rõ ràng trong quy chế tài chính của công ty

4.2.3.5 Hoạt động kiểm soát chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí khác

Công ty cần xây dựng các định mức cụ thể liên quan đến chi phí bán hàng vàchi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí khác Phòng kế toán kiểm tra chặt chẽ cácchứng từ thanh toán phù hợp với nội dung, quy chế tài chính và định mức chi phí

mà công ty đề ra Cuối tháng, cuối quý tổng hợp chi phí theo từng khoản mục cụthể, so sánh với các kỳ trước để tìm ra chỉ tiêu biến động và nguyên nhân gây biếnđộng chi phí Những khoản chi phí phát sinh lớn cần kiểm tra chặt chẽ hơn

Đối với chi phí tài chính, để tăng vốn lưu động phục vụ hoạt động sản xuấtkinh doanh cũng như tăng khả năng chủ động vốn Công ty cần tìm nguồn vốn vay

4.3 Những đóng của đề tài nghiên cứu

Trên cơ sở lý luận, Tác giả đã đi sâu phân tích thực tế hệ thống KSNB tạiCông ty Cổ phần LICOGI 15 những ưu điểm, nhược điểm, hạn chế và khiếm

khuyết Bất cập về công tác kế hoạch, bộ máy kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủtục kiểm soát, chính sách nhân sự Đặc biệt các thủ tục kiểm soát chưa được quantâm thiết kế đầy đủ tạo lỗ hổng lớn trong hoạt động kiểm soát, kiểm soát mang tínhthụ động Cơ chế đánh giá và giám sát tính hiệu lực của hệ thống KSNB chưa đượcxây dựng và áp dụng Nguyên tắc trong kiểm soát như: phân công phân nhiệm, ủyquyền phê chuẩn, bất kiêm nhiệm chưa được áp dụng đúng đắn trong thủ tục kiểm soát.

Trên cơ sở thực tiễn hệ thống KSNB đã xác định được một số giải phápmang tính hệ thống nhằm hoàn thiện công tác kế hoạch, hệ thống thông tin, môitrường và các thủ tục kiểm soát

4.4 Những hạn chế của đề tài nghiên cứu và hướng đề xuất cho các nghiên cứu trong tương lai

Hạn chế của công trình là chỉ nghiên cứu sâu về 1 Công ty cụ thể và sử dụng

kỹ thuật phỏng vấn, khảo sát để đánh giá

4.5 Kết luận đề tài nghiên cứu

Các giải pháp quan trọng được đề cập trong luận văn gồm: Hoàn thiện môitrường kiểm soát, hoàn thiện hệ thống thông tin, hoàn thiện hoạt động kiểm soát chiphí sản xuất kinh doanh

KẾT LUẬN

Theo mục đích đặt ra, luận văn dã giải quyết được một số nội dung sau:Luận văn đã trình bày khái quát cơ sở lý luận về hoàn thiện hệ thống kiểmsoát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần LICOGI 15

Bằng phương pháp nghiên cứu khoa học, với số liệu cập nhật, luận văn đãkhái quát thực trạng và từ đó rút ra những đánh giá, nhận xét về hệ thống kiểm soátnội bộ tại Công ty cổ phần LICOGI 15

Luận văn đã trình bày được sự cần thiết, yêu cầu, nguyên tắc và nội dunghoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện hệ thống thông tin và hoạt động kiểmsoát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần LICOGI 15 Ngoài ra, luận văncòn đưa ra một số kiến nghị đối với Nhà nước và công ty cổ phần LICOGI 15 đểhoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp xây lắp nói chung vàcông ty cổ phần LICOGI 15 nói riêng

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Việt Nam đang trong giai đoạn phát triển và hội nhập sâu rộng của nền kinh

tế thị trường với kinh tế khu vực và trên thế giới Toàn cầu hóa, mở cửa kinh tế lànhân tố khách quan tạo ra cơ hội phát triển nhanh chóng cho các doanh nghiệp nóichung và các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam nói riêng Xây dựng cơ bản là mộtngành sản xuất vật chất quan trọng nhằm tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh

tế Để đáp ứng nhu cầu xây dựng trong nước phục vụ cho phát triển kinh tế - xã hội,các doanh nghiệp xây dựng đã phát triển nhanh chóng cả về qui mô và số lượng.Tuy nhiên sự phát triển nhanh chóng của các doanh nghiệp xây dựng đặt ra cho cácnhà quản lý những vấn đề mới phát sinh cần phải giải quyết như: hiệu quả sản xuấtkinh doanh, hiệu quả sử dụng các nguồn lực, chất lượng, giá cả, và thực hiện chiếnlược … Trước những thách thức mới, nhà quản lý đang tìm kiếm những phươngthức quản lý nhằm quản trị hiệu quả các hoạt động trong doanh nghiệp Hệ thốngkiểm soát nội bộ là phương sách quản lý hữu hiệu, mang tính khách quan đáp ứngnhu cầu quản lý trong môi trường kinh doanh có nhiều thay đổi và giúp doanhnghiệp đạt được các mục tiêu đã định

Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và thủ tục kiểm soát đượcthiết kế nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu: ngăn ngừa và pháthiện những gian lận sai sót trong quá trình kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh,quản lý kinh tế của doanh nghiệp nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, độ tin cậy của cácthông tin trên báo cáo tài chính, cung cấp thông tin đúng đắn, và kịp thời nhằm phục

vụ cho các nhà quản lý trong việc đưa ra các quyết định kinh tế Trong thời kỳ hiệnđại, vai trò của kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn ở việc đảm bảo mà còn mở rộngsang cả vai trò hỗ trợ và tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức Hệ thống kiểm soát nội

bộ có ảnh hưởng lớn đến lòng tin của các nhà đầu tư về sự tồn tại, phát triển củadoanh nghiệp Tuy nhiên, do nhận thức chưa đúng hoặc chưa đầy đủ về KSNB của

nhà quản lý trong doanh nghiệp điều này cũng ảnh hưởng lớn tới hiệu quả tronghoạt động của hệ thống KSNB Khi hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém, việc đạtđược các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra rất khó khăn.

Công ty Cổ phần LICOGI 15 là một đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Xâydựng và Phát triển Hạ tầng (LICOGI), với hơn 30 năm bề dày kinh nghiệm hoạtđộng trong lĩnh vực thi công xây lắp các công trình Ngành xây lắp có kết cấu đadạng, quy mô lớn, tính chất phức tạp, đòi hỏi các tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật cao,mang tính chất đơn chiếc Với đặc thù của ngành xây lắp là địa bàn hoạt động tươngđối phân tán làm cho khả năng kiểm soát tập trung không hiệu quả, thời gian thicông kéo dài, chi phí lớn, thời gian thu hồi vốn và chứng từ luân chuyển chậm nênviệc phản ánh chi phí chưa kịp thời Điều này chi phối đến công tác kiểm soát chiphí tại các doanh nghiệp xây lắp

Xuất phát từ những lý do trên, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trở thànhvấn đề có tính cấp bách trong quản lý tại các Công ty xây dựng, có ý nghĩa về cả lýluận và thực tiễn trong giai đoạn hiện nay Nhận thức được tầm quan trọng của vấn

đề này, Tác giả đã lựa chọn Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15” làm đề tài nghiên cứu cho

luận văn thạc sỹ của mình

1.2 Tổng quan các đề tài nghiên cứu

Tầm quan trọng của kiểm soát đối với quản lý luôn được coi là đề tài thu hút

sự quan tâm, chú ý kể cả trong hoạt động thực tiễn cũng như trong lý luận Ở ViệtNam sự ra đời và phát triển lý luận về hệ thống KSNB gắn liền với sự ra đời và pháttriển của hoạt động kiểm toán và nhu cầu quản trị của các doanh nghiệp lớn KhiNhà nước từng bước chuyển dịch nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trườngđịnh hướng XHCN, đặc biệt là khi xuất hiện các nhà đầu tư nước ngoài cùng hìnhthức công ty cổ phần với quyền quản lý tài sản tách rời quyền sở hữu tài sản, nhucầu minh bạch thông tin của các nhà quản lý, các nhà đầu tư, nhu cầu được cungcấp thông tin tin cậy về báo cáo tài chính đòi hỏi phải có hệ thống KSNB

Các công trình nghiên cứu khoa học trước đây về đề tài hoàn thiện hệ thốngKSNB đều có mục tiêu và phạm vi nghiên cứu nhất định Qua quá trình tham khảocác công trình nghiên cứu có thể chia thành 02 nhóm đề tài sau:

Thứ nhất, nhóm các đề tài nghiên cứu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

tại các chuyên ngành và các lĩnh vực cụ thể

Kết quả nghiên cứu của nhóm đề tài này đều hệ thống hóa được các nguyên

lý chung về hệ thống KSNB, chưa có tác giả nào bổ sung lý luận mới về hệ thốngKSNB, đặc biệt là phân tích mối quan hệ giữa các nhân tố tác động đến việc thiết

kế và vận hành hệ thống KSNB Nhóm đề tài này thường lớn, đứng trên phươngdiện vĩ mô của ngành và lĩnh vực để phát hiện ra những tồn tại mang tính chấtchung để đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề Các giải pháp này có thể phù hợpvới các Bộ và Tổng công ty có quy mô lớn, hay các lĩnh vực có cùng đặc điểm tổchức quản lý nhưng không phù hợp với các Công ty nhỏ, đặc điểm tổ chức quản lýsản xuất khác

Các công trình nghiên cứu khoa học thuộc nhóm đề tài này gồm:

Luận văn tiến sĩ “Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ quốc phòng” năm 2011, của tác giả Phạm Bính Ngọ.

Luận văn tiến sĩ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam” năm 2012, của tác giả Bùi Thị Minh Hải.

Luận văn Thạc sỹ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các Tổng Công ty nhà nước ở Việt Nam” năm 2001, của tác giả Trần Thị Minh Thư.

Luận văn Thạc sỹ “Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ trong các khách sạn – Khảo sát nghiên cứu điển hình trên địa bàn Hà Nội” năm 2002, của tác

giả Lê Thị Minh Hồng

Luận văn Thạc sỹ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Trung tâm Bưu chính – Công ty Viễn thông Quân đội Vietel” năm 2004, của tác giả Nguyễn

Thị Mỹ

Luận văn Thạc sỹ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xây dựng số 7 – Vinaconex 7” năm 2010, của tác giả Trần Quang Trung.

Thứ hai, Nhóm các đề tài nghiên cứu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

giới hạn trong một nội dung cụ thể

Mục tiêu nghiên cứu của nhóm đề tài này hướng vào một công ty cụ thể cótính chất đặc thù cao, đánh giá thực trạng và đưa ra các giải nhằm hoàn thiện hệthống kiểm soát nội với việc tăng cường kiểm soát chi phí tại một công ty nhất định

Một số công trình nghiên cứu khoa học thuộc nhóm đề tài này gồm:

Luận văn Thạc sỹ “Hoàn thiện chính sách tiền lương với việc tăng cườn kiểm soát nội bộ và nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty Xuân Hòa” năm

2006, của tác giả Nguyễn Thị Lệ Chi

Luận văn Thạc sỹ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Đầu tư 492” năm 2010, của

tác giả Đặng Thúy Anh

Luận văn Thạc sỹ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Công ty Cổ phần Sông Đà 9” năm 2010, của tác giả

Nguyễn Thị Tuyết Minh

Luận văn Thạc sỹ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng

số 4 – Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội” năm 2010, của tác giả Đinh Việt Cường.

Các giải pháp mà các công trình thuộc nhóm đề tài này đưa ra khi áp dụngvào Công ty mà công trình nghiên cứu rất phù hợp và có tính ứng dụng cao trongthực tế của Công ty được đề cập trong đề tài Các giải pháp mà nhóm đề tài này đưa

ra gắn chặt với đặc điểm mà công trình đó nghiên cứu

Như vậy đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trongcác ngành khác nhau với nhiều khía cạnh và góc độ khác nhau Tuy nhiên đây vẫn

là đề tài được nhiều đối tượng quan tâm Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộvới việc kiểm soát chi phí tại Công ty là rất cần thiết Mỗi Công ty có một đặc thùsản xuất kinh doanh riêng biệt, nên hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đem lạicho từng đối tượng cũng khác nhau

Mặt khác, tại Công ty Cổ phần LICOGI 15 chưa có đề tài nào nghiên vềhoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Hiệnnay, hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty còn tồn tại nhiều bất cập và chưa hợp lýdẫn đến gây lãng phí các nguồn lực Việc kiểm soát tốt chi phí giúp Công ty lập dựtoán đúng đắn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Vì vậy, tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu là “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15” để nghiên cứu.

Căn cứ vào đặc điểm chung của các doanh nghiệp xây lắp và đặc điểm riêng củaCông ty Cổ phần LICOGI 15, tác giả mong muốn đưa ra các giải pháp có thể ápdụng trong thực tiễn nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bội với việc kiểm soátchi phí tại doanh nghiệp

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Xuất phát từ tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp, mụctiêu của luận văn là giải quyết các khía cạnh của kiểm soát nội bộ vào quản lý chiphí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15

1.4 Câu hỏi nghiên cứu

Khi nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15”, tác giả dự định sẽ trả lời những câu

hỏi sau:

Hiện nay có những cơ sở lý luận nào liên quan đến vấn đề hoàn thiện hệ thốngkiểm soát nội bộ việc kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần LICOGI nhưthế nào?

Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty cổphần LICOGI 15?

Làm thế nào để khắc phục những tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ vớiviệc kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần LICOGI 15?

1.5 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Hệ thống KSNB có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp Nếu hệ thốngKSNB hữu hiệu sẽ góp phần giảm thiểu những sai phạm trọng yếu liên quan đến cácchỉ tiêu trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, trong đó có chi phí sản xuất kinhdoanh Tác giả lựa chọn Công ty Cổ phần LICOGI 15 làm ví dụ minh họa, qua đó nhấnmạnh vào các chính sách và thủ tục kiểm soát liên quan tới chi phí tại Công ty này

1.6 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn chủ yếu dựa vào phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vậtlịch sử kết hợp với các nguyên lý của chủ nghĩa Mác Lê nin Luận văn sử dụng cácphương pháp kỹ thuật cụ thể như quan sát, phỏng vấn thu thập thông tin sơ cấp kếthợp với sưu tầm thông tin thứ cấp, phân tích và tổng hợp Trong đó, các phươngpháp được sử dụng chủ yếu là thực hiện phỏng vấn trực tiếp các nhân vật chủ chốttrong Công ty Cổ phần LICOGI 15 để hiểu rõ được bản chất của vấn đề đượcnghiên cứu

Các dữ liệu thứ cấp thứ cấp được thu thập thông qua các báo cáo tài chính, tàiliệu quản lý, báo cáo tổng kết của doanh nghiệp

Các nội dung trong luận văn được phân tích một cách chi tiết các vấn đề lýluận và thực tiễn một cách khoa học, lô gic Phần trình bày luận văn được kết hợpdiễn giải, quy nạp cùng với sơ đồ và bảng biểu minh họa

1.7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Những đóng góp khoa học của luận văn được thể hiện trên cả khía cạnh lý luận

và cả khía cạnh thực tiễn Cụ thể:

- Về mặt lý luận, tác giả luận án tổng kết những lý luận cơ bản về hệ thốngkiểm soát nôi bộ với việc kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp xây lắp

- Về mặt thực tiễn, tác giả luận văn luận giải về hệ thống kiểm soát nội bộ vớiviệc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15, từ đó đưa ra một số giảipháp nhằm công tác kiểm soát chi phí cho phù hợp với đặc thù của Công ty, nhằmtăng lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời gian tới.

1.8 Kết cấu của đề tài

Ngoài danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn được sắp xếp theo mộtkết cấu lô gic bao gồm 04 chương Cụ thể:

Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp xây lắp.

Chương 3: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15.

Chương 4: Phương hướng và các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần LICOGI 15.

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI

VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI DOANH NGHIỆP XÂY LẮP

2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp.

2.1.1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nộ bộ (HTKSNB) thực chất là sự tích hợp một loạt hoạtđộng, biện pháp, quan điểm, kế hoạch, nội quy chính sách và nỗ lực của một thànhviên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được nhữngmục tiêu đề ra Có rất nhiều định nghĩa về HTKSNB, cụ thể:

Theo mục 10, Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 – Đánh giá rủi ro

và kiểm soát nội bộ thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục kiểm

soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuânthủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót

Để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng cóhiệu quả tài sản của đơn vị HTKSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kếtoán và các thủ tục kiểm soát”

Theo Viện công Kế toán Công chứng Hoa Kỳ (IACPA), “Kiểm soát nội bộ

gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừanhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và

độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sátnhững chủ trương quản lý đã đề ra”

Theo Chuẩn mực về Kiểm soát của Hiệp hội Kế toán Canada (CICA),

“Kiểm soát nội bộ bao gồm tất cả các thành phần của tổ chức hỗ trợ để đạt đượcmục tiêu của tổ chức Các thành phần này bao gồm nguồn lực, hệ thống, tiến trình,văn hóa, cơ cấu và nhiệm vụ”

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), “Hệ thống Kiểm soát nội bộ là

một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản củađơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độpháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động”

Cũng còn có rất nhiều các quan điểm khác nhau về KSNB Nhưng tựuchung, chúng đều có đặc điểm chung là giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn trong sản xuấtkinh doanh; bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, trộm cắp;bảo đảm tính đúng đắn của các số liệu thông tin kế toán và báo cáo tài chính; bảođảm mọi thành viên đều tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chứccũng như các quy định của pháp luật; bảo đảm tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụngtối ưu các nguồn lực và đạt được các mục tiêu đề ra.

Theo đó, KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức vàtrên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong khâu công việc để tìm ra biện phápngăn chặn nhằm thực hiện cáo hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị Cụ thể:

Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp

Tài sản của doanh nghiệp bao gồm cả tài sản hữu hình và vô hình có thể bịtrộm cắp, lạm dụng hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểmsoát thích hợp Điều này cũng tương tự như một số tài sản phi vật chất như các tàiliệu quan trọng (các hợp đồng bảo mật của Nhà nước) và sổ sách Việc bảo vệ tàisản và sổ sách kế toán ngày càng trở nên quan trọng khi hệ thống máy tính được sửdụng, hầu hết các thông tin về kinh tế, kế hoạch và tài chính kế toán đều được xử lý

và lưu trữ máy tính Các thông tin này có thể bị đánh cắp hoặc phá hủy nếu khôngđược bảo vệ cẩn thận

Bảo đảm độ tin cậy của thông tin

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứquan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Như vậy, cácthông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy

về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếucủa mọi hoạt động kinh tế, tài chính

Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyếtđịnh và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp phải được tuân thủ đúng mực Cụ thể, hệ thống KSNB cần:

- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạtđộng của doanh nghiệp.

- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lậntrong mọi hoạt động của doanh nghiệp

- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáotài chính trung thực và khách quan

Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sựlặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụngkém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp

Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý đánh giá được kết quả hoạt động củadoanh nghiệp, nâng cao hiệu quả điều hành của bộ máy quản lý và cán bộ quản lý

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng cómâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tàisản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy

2.1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo quan điểm của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) cũng như Chuẩnmực Kiểm toán Việt Nam (VSA) số 400 thì HTKSNB được cấu thành bởi 4 bộphận cơ bản, đó là (i) môi trường kiểm soát; (ii) hệ thống kế toán (iii) các thủ tụckiểm soát; (iv) kiểm toán nội bộ Trong các thành phần của hệ thống kiểm soát nội

bộ, môi trường kiểm soát là thành phần quan trọng nhất đóng vai trò quyết định đếnhiệu quả của HTKSNB Nếu môi trường kiểm soát nội bộ không hữu hiệu và thiếuthì chắc chắn HTKSNB sẽ hoạt động không hiệu quả, mặc dù các thành phần cònlại hoạt động tốt

2.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là nền tảng, có tính môi trường tạo lập nên cơ sở cho

sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ và phản ánh sắc thái đặc thù của một đơn

vị Môi trường kiểm soát được hiểu bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoàidoanh nghiệp có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế các chính sách, thủ

tục kiểm soát, tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu của các chính sách

đó trong đơn vị

Theo mục 12, Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VSA) số 400: Môi trường

kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của các thànhviên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của

hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Cụ thể có 6 nhân tố trong môi trườngkiểm soát cần được xem xét:

Thứ nhất, đặc thù về quản lý

Trước hết nó thể hiện ở tính chính trực, triết lý và giá trị đạo đức của nhàquản lý Thực chất một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả nằm trong quan điểm vàcách thức điều hành của nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đếnchính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trongdoanh nghiệp Chính những nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê duyệt các quyết định,chính sách và thủ tục kiểm soát áp dụng tại doanh nghiệp

Nếu nhà quản lý coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động củamình cung cấp các mệnh lệnh rõ ràng cho nhân viên về sự quan trọng của kiểm soátthì các thành viên trong hệ thống sẽ nhận thức điều đó và tuân thủ nghiêm chỉnhtheo quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ được ban hành Mặt khác, nếu cácthành viên trong hệ thống nhận thức được rằng kiểm soát nội bộ không phải là vấn

đề quan trọng đối với nhà quản lý cấp cao thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soátcủa nhà quản lý sẽ không đạt được một cách hữu hiệu

Ở giai đoạn yếu kém của nền kinh tế, các doanh nghiệp hầu như thắt lưngbuộc bụng, nhưng những nhà quản lý cấp cao có tầm nhìn mạnh dạn và táo bạo sẽhướng đến hiệu quả lâu dài Hệ thống siêu thị Big C đã mở rộng mạng lưới siêu thị

ở hầu hết các tỉnh thành trong cả nước, tăng quy mô trong khi hầu hết các doanhnghiệp khác đang khốn đốn

Thứ hai, cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành và giám sát các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu của đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây

dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơcấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việcban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sátviệc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức tốtphải xác định rõ, đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống, mốiquan hệ phối hợp, sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng Đối với công việckiểm soát phải xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của các bộ phận trong công táckiểm soát của đơn vị, như nhiệm vụ trách nhiệm của phòng kinh tế kế hoạch, phòng

kế toán tài chính, và lãnh đạo đơn vị trong quá trình mua vật tư, nguyên vật liệucung cấp cho quá trình sản xuất kinh doanh

Thứ ba, chính sách nhân sự

Khía cạnh quan trọng nhất của kiểm soát nội bộ là nhân sự Sự phát triển củamọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quantrọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tụckiểm soát trong doanh nghiệp Nếu nhân viên có năng lực và trung thực, những nộidung kiểm soát khác có thể không có, nhưng những báo cáo tài chính tin cậy vẫn cóthể đạt được kết quả Những nhân viên trung thực và làm việc hiệu quả có thể làmviệc ở trình độ cao thậm chí khi có rất ít nội dung kiểm soát hỗ trợ cho họ Do đó,điều quan trọng trong doanh nghiệp là phải xây dựng được chính sách thích hợp,thỏa đáng về đánh giá, đào tạo thăng chức và đối đãi nhân sự để có những nhân viên

có năng lực, đáng tin cậy trong việc tạo nên sự kiểm soát có hiệu quả

Thứ tư, công tác kế hoạch

Công tác kế hoạch bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quĩ, kếhoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chínhgồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luânchuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểmsoát Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để ra các quyết định quản lý, đánhgiá kết quả công việc và quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị,như kiểm soát thực hiện kế hoạch doanh thu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh

thu thực hiện Hệ thống công tác kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thứcđiều hành khoa học của nhà quản lý doanh nghiệp.

Thứ năm, ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất củađơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụquản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát

Thứ sáu, môi trường bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào cácnhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc quyền kiểm soát của các nhàquản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhàquản lý cũng như sự thiết kế, vận hành quy chế và các thủ tục kiểm soát nội bộ

2.1.2.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là một phần quan trọng của HTKSNB Mục đích của một

hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báocáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin vàkiểm tra của hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm cácmục tiêu kiểm soát sau: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu,các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụkinh tế, tài chính đã phát sinh ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toánvới các tài liệu khác có liên quan

Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng hợp lý là một biện pháp kiểm soátquan trọng, nguyên tắc cân đối giữa nguồn vốn, tài sản và những thông tin trên báocáo tài chính là yếu tố quan trọng của kiểm soát, sơ đồ kế toán rất có ích trong việcchống lại những sai sót trong hạch toán, báo cáo tài chính cung cấp cho nhà quản lýnhững thông tin cơ bản trong việc ra các quyết định quản lý và những đối tượngkhác sử dụng báo cáo tài chính

2.1.2.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát được nhà quản lý thiết kế và thực thi nhằm ngăn ngừa vàhạn chế tới mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra dẫn đến việc không đạt được

các mục tiêu đã thiết lập của đơn vị Thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựngdựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bấtkiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.

Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và

công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận Việc phân công phânnhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy rathường dễ phát hiện

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp

về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm vàhành vi lạm dụng quyền hạn Ví dụ, trong tổ chức không bố trí kiêm nhiệm mộtngười vừa làm thủ quỹ vừa làm kế toán thanh toán, hoặc cùng một người làm vềkho kiêm luôn kế toán các tài khoản về nhập xuất kho

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý,

các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong mộtphạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấphơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làmmất tính tập trung của doanh nghiệp

Hoạt động kiểm soát chỉ có thể được thực hiện tốt khi trách nhiệm, quyền lựctrong quản lý được xác định rõ ràng cho từng bộ phận, từng cá nhân có liên quan,bao gồm cả việc ủy quyền Việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng, sẽ bảođảm hoạt động kiểm soát được thực hiện thông suốt, không bị chồng chéo, bỏ sót,gắn trách nhiệm cá nhân với kết quả, hiệu quả của hoạt động kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị thường bao gồm: Kiểm tra, phê duyệt cáctài liệu, các chứng từ kế toán, kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán, kiểmtra số liệu giữa báo cáo tài chính với sổ kế toán tổng hợp, kiểm tra chương trình ứngdụng và môi trường tin học, kiểm tra giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

So sánh đối chiếu giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán, đối chiếugiữa số liệu nội bộ với số liệu bên ngoài So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tếvới số liệu trên sổ kế toán Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kếhoạch Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và số liệu kế toán

2.1.2.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Đối với nhiều Công ty, đặc biệt là các Công ty lớn việc thiết lập hệ thốngkiểm soát nội bộ là cần thiết cho hoạt động giám sát có hiệu quả Để một chức năngcủa kiểm toán nội bộ có hiệu quả thì kiểm toán viên nội bộ phải độc lập với phòng

kế toán và điều hành Khi đó kiểm toán viên nội bộ sẽ báo cáo trực tiếp lên quản lýcấp cao hơn trong đơn vị, hoặc quản lý cấp cao nhất, hay trưởng ban kiểm soát

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến

hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộđơn vị

Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là “một hoạt

động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ chodoanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá, giám sát thích hợp và hiệu quảcủa hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”

Bộ phận kiểm toán nội bộ là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thốngkiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, cung cấp một sự quan sát, đánh giá thườngxuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu lực của việcthiết kế, vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểm toánnội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xácthực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soátnhằm kịp thời điều chỉnh, bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả

Về tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để

không giới hạn phạm vi hoạt động, được giao một quyền hạn tương đối Một đặcđiểm quan trọng, cần thiết của người làm công tác kiểm toán nội bộ đó là họ độc lậpvới những cá nhận thực sự chịu trách nhiệm chuẩn bị số liệu Cách tốn ít chi phínhất trong kiểm toán nội bộ là phân chia nhiệm vụ một cách thích hợp để ngăn chặnngay từ đầu tham ô, sai sót, gian lận

Về nhân sự: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có

năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành

Mô hình tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ được khái quát theo Sơ đồ 2.1

Nội dung

Các mục tiêu

Các yếu tố

Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ

Tóm lại, hệ thống KSNB tạo ra cơ chế huy động mọi thành viên trong tổchức cùng kiểm soát các hoạt động, và cần được quán triệt đến mọi cấp độ của đơn

vị Mỗi đơn vị nên tự thiết lập một HTKSNB thích hợp với quy mô và phù hợp vớiđặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mình Một HTKSNB hiệu quả điều mấuchốt là người lãnh đạo cấp cao nhất của đơn vị phải có quan điểm đúng đắn, coitrọng đúng mức công tác kiểm soát Đó là căn cứ quan trọng để thiết lập và vậnhành hiệu quả HTKSNB góp phần quan trọng vào công tác quản trị doanh nghiệp

2.1.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp

Đối với một doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì yêu cầu đặt ra với việcquản lý chi phí, và kiểm soát rủi ro trong hoạt động là cần thiết Một hệ thống kiểmsoát nội bộ vững mạnh sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích:

Chính sách kiểm soát Thủ tục kiểm soát

Bảo vệ tài sản

Độ tin cậy của thông tin

Tuân thủ các chế

độ pháp lý

Hiệu quả hoạt động và hiệu năngquản lý

Môi trường kiểm soát

- Đặc thù quản lý

- Cơ cấu tổ chức

- Chính sách nhân sự

- Công tác kế hoạch

- Ủy ban Kiểm soát

- Kiểm toán nội bộ

Hệ thống thông tin

Các thủ tục kiểm soát

- Bảo đảm tính minh bạch, tính đúng đắn của các số liệu kế toán và báo cáotài chính của doanh nghiệp

- Bảo đảm độ tin cậy, khả dụng của thông tin trong quá trình ra quyết định vàđiều hành các hoạt động của doanh nghiệp

- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp khỏi bị mất mát, hao hụt

- Bảo đảm mọi thành viên trong đơn vị đều tuân thủ mọi nội quy, quy chế đề

ra, quy trình tổ chức, cũng như tuân thủ pháp luật

- Bảo đảm hoạt động hiệu quả và hiệu năng quản lý của doanh nghiệp, tối ưuhóa các nguồn lực, đạt được mục tiêu kế hoạch đặt ra

- Gây dựng lòng tin, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông khi đầu tư vàodoanh nghiệp

2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xây lắp

Chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, tài sản cũng như sự tồn tại và pháttriển của doanh nghiệp Vì vậy, nhà quản lý ở các cấp trong một tổ chức đều phảihiểu được bản chất của chi phí phát sinh trong phạm vi quản lý của mình để có thểkiểm soát và sử dụng chúng như là một công cụ để gia tăng kết quả kinh doanh

Để phục vụ tốt hơn cho việc kiểm soát chi phí ở các doanh nghiệp và đưa racác quyết định hợp lý, trước tiên cần có sự hiểu biết đầy đủ, khoa học về chi phí,bản chất và đặc điểm của từng loại chi phí trên các báo cáo kết quả kinh doanh củadoanh nghiệp

2.2.1 Đặc điểm của chi phí sản xuất

Chi phí là một trong những yếu tố trung tâm của công tác quản lý hoạt độngsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chi phí được nhìn nhận theo nhiều góc độkhác nhau Chi phí sản xuất có thể hiểu một cách trừu tượng là biểu hiện bằng tiềncủa những hao phí lao động sống và lao động vật hóa phát sinh trong quá trình sảnxuất kinh doanh được tính cho một thời kỳ nhất định; hoặc chi phí là những phí tổn

về nguồn lực, tài sản cụ thể và dịch vụ sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh