TÌNH HÌNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP QUẢNG TRỊ

Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường với nhiệm vụ và chức năng là thực hiện xây dựng các công trình giao thông, dân dụng, công trình thủy lợi, cơ sở hạ tầng trên địa bàn

TÌNH HÌNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP QUẢNG TRỊ

A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH CÔNG TY.

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN, ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP QUẢNG TRỊ.

1 Quá trình hình thành và phát triển.

Công ty CPXDTH Quảng Trị là một đơn vị được chuyển đổi từ công ty TNHH Nam Hải Công ty TNHH Nam Hải được UBND tỉnh Quảng Trị cấp giấy phép thành lập số 003000/CP/TLDN- 02 ngày 08 tháng 04 năm 1994 và đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0471198 ngày 18 tháng 04 năm 1994

Căn cứ theo điều lệ 109 của luật Doanh nghiệp đã chuyển đổi thành công ty

Cổ phần Xây dựng Tổng hợp Quảng Trị, theo giấy đăng ký kinh doanh số

3003000018 ngày 18 tháng 08 năm 2003 của Sở Kế hoạch đầu tư Quảng Trị

Trụ sở chính: 48 Ngô Quyền – Phường 5 – Thị xã Đông Hà – Tỉnh Quảng Trị

Vốn điều lệ: 9.000.000.000 đồng

Hình thức sử dụng vốn: Kinh doanh

Từ khi thành lập đến nay công ty Cổ phần Xây dựng Tổng hợp Quảng Trị không ngừng vươn lên để đứng vững trên thị trường và mở rộng quy mô kinh doanh Chính nhờ năng lực bộ phận quản lý đã chỉ đạo cán bộ công nhân viên, nhờ

đó mà công ty ngày càng phát triển đi lên Hiện nay số vốn của công ty đã tăng lên, thị trường hoạt động mở rộng khắp địa bàn tỉnh Quảng Trị và một số tỉnh lân cận

2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

2.1 Chức năng kinh doanh của công ty.

Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường với nhiệm vụ và chức năng là thực hiện xây dựng các công trình giao thông, dân dụng, công trình thủy lợi, cơ sở hạ tầng trên địa bàn tỉnh và một số tỉnh lân cận, cung cấp thiết bị, hàng hóa và kinh doanh một số thiết bị khác

Công ty CPXDTH Quảng Trị đã đầu tư mua sắm một số tài sản như máy móc trang thiết bị phục vụ thi công, mở rộng mạng lưới hoạt động, không ngừng thay đổi chiến lược kinh doanh, tự bỏ kinh phí để đào tạo cán bộ kỹ thuật, công nhân lành nghề để nâng cao năng lực công tác, kết hợp liên doanh, liên kết với các công ty bạn nhằm thu hút nguồn vốn, huy động thiết bị để thực hiện thi công các công trình quy mô lớn

2.2 Nhiệm vụ kinh doanh của công ty.

Nhiệm vụ chung: Tổ chức mạng lưới hoạt động kinh doanh của công ty theo

cơ chế thị trường

Nhiệm vụ cụ thể: Công ty CPXDTH Quảng Trị chuyên nhận thầu, xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi…vì vậy nhiệm vụ quan trọng nhất là phải đầu tư sức người, sức của vào công việc tạo mọi điều kiện để công trình được hoàn thành

Phải thường xuyên cải tiến máy móc để công trình đạt hiệu quả cao Phải có trách nhiệm chi trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, những người tham gia lao động Công

ty tạo mọi điều kiện cho cán bộ công nhân viên hoàn thành nhiệm vụ của mình

2.3 Lao động và đội ngũ lao động của công ty.

Công ty có đội ngũ cán bộ gồm 15 cán bộ có trình độ đại học trong đó có 9 kỹ sư cầu đường, 2 kỹ sư xây dựng thủy lợi – thủy điện, 2 kỹ sư cơ khí, 2 cử nhân kinh tế, 20 cán bộ có trình độ trung cấp trong đó có 10 trung cấp cầu đường, thủy lợi, 4 trung cấp cấp

cơ khí sửa chữa, 2 trung cấp điện, 4 trung cấp tài chính kế toán, 80 công nhân kỹ thuật lành nghề Tổng số lao động thuộc đối tượng công ty ký hợp đồng đến năm 2007 là hơn

250 người hầu hết đã có tay nghề với nhiều kinh nghiệm trong công việc, ngoài ra lực lượng công nhân được các đơn vị ký hợp đồng thời vụ theo từng thời điểm trên 400 người.Từ đó làm kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng đạt hiệu quả cao hơn

2.4 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm qua.

I Tổng doanh thu 20.413.338.652 20.302.707.613 24.115.552.092

II Giá vốn hàng bán 18.102.465.449 17.130.450.859 20.404.507.583

III Lợi nhuận trước thuế 595.576.128 409.575.701 367.762.170

IV.Tình hình thực hiện

nghĩa vụ với Nhà nước 422.747.930 490.461.170 852.518.560

V Tổng tài sản 21.751.295.931 30.999.790.215 32.256.141.397

1 Tài sản ngắn hạn 13.869.952.701 19.519.399.441 23.540.530.847 Hàng tồn kho 4.001.221.001 7.761.325.296 6.794.398.641 Các khoản phải thu 7.323.459.025 10.317.526.877 12.447.473.045

2 Tài sản dài hạn 7.881.343.230 11.480.390.774 8.715.610.550 Tài sản cố định 7.881.343.230 11.480.390.774 8.715.610.550

VI Nợ phải trả 15.352.011.353 23.175.170.443 24.362.996.234

1 Nợ ngắn hạn 12.192.838.853 18.570.570.443 21.633.396.234

2 Nợ dài hạn 3.159.172.500 4.604.600.000 2.729.600.000

VII Vốn chủ sở hữu 6.399.284.578 7.824.619.772 7.893.145.162

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT, TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC

KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY.

1 Đặc điểm quy trình công nghệ tổ chức sản xuất.

1.1 Quy trình công nghệ sản xuất.

Do đặc điểm của công ty là nhận thầu xây dựng các công trình nói chung nên quy trình công nghệ của công tác xây lắp là một quy trình khá phức tạp Vì vậy, tùy theo

phương án tổ chức thi công, thời gian dài hay ngắn, tùy theo kết cấu và quy mô của từng công trình cụ thể Để xây lắp một công trình xây dựng phải trải qua ba giai đoạn công trình xây dựng theo sơ đồ:

1.2 Tổ chức sản xuất.

Công ty CPXDTH Quảng Trị là đơn vị thi công xây lắp các công trình có quy mô lớn, thời gian sản xuất kéo dài, hoạt động trên động trên địa bàn rộng lớn do vậy việc tổ chức sản xuất nhất thiết phải có tiến độ, thiết kế dự toán kỹ thuật thi công được duyệt

Sản phẩm xây lắp có đặc thù là gắn liền với địa điểm xây dựng nhất định, các yếu

tố sản xuất phải di chuyển đến nơi sản xuất, nơi sản xuất cũng chính là nơi tiêu thụ chứ không di chuyển sản phẩm

Sản phẩm sản xuất được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá đấu thầu, do đó tính chất hàng hóa của sản phẩm xây lắp được thể hiện từ giá các nguồn nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí khác theo quy định của Nhà nước

Hoạt động xây lắp có tính thời vụ rất cao bởi vậy việc tổ chức sản xuất, phân bổ kế hoạch sử dụng các yếu tố sản xuất (nhân lực, thiết bị, vật liệu…) phải phù hợp với đặc điểm này

Từ các đặc thù trên công ty đã áp dụng mô hình sản xuất như sau:

- Tổng hợp khối lượng đầu tư, lập hồ sơ quyết toán

- Nghiệm thu bàn giao

- Tổ chức tham gia đấu thầu

- Ký kết hợp đồng giao khoán.

- Lập thiết kế thi công

- Tổ chức thi công

- Tiến hành xây lắp

- Lập tổng tiến độ thi công

Giai đoạn 2

Giai đoạn 3

Giai đoạn 1

- Đội cơ giới: Vận chuyển vật tư, thiết bị công trình, sửa chữa máy móc thiết bị của công ty

- Đội thi công: Thi công các công trình

2 Đặc điểm tổ chức quản lý.

Do đặc điểm thực trạng tình hình về quy mô hoạt động sản xuất của công ty nên việc tổ chức bộ máy quản lý thường bố trí kiêm nhiệm nhiều công việc ở các phòng ban trong công ty

2.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý

Công ty

Đội thi công đường

Xưởng sửa

Đội thi công đường

Đội thi công cầu

Tổ xe máy Xưởng sửa

chữa

Đội thi công Phòng kế toán

Hội đồng quản trị

Ban giám đốc

Phòng kế

hoạch-kỹ thuật Đội cơ giới

Kế toán trưởng

Kế toán công nợ

tư,TSCĐ

Kế toán tổng hợp

Ghi chú:

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

2.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ công tác.

 Chức năng nhiệm vụ:

- Chủ tịch hội đồng quản trị: là người đại diện cao nhất cho các cổ đông về bảo tồn vốn và định hướng kinh doanh

- Ban giám đốc: là bộ phận trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty do hội đồng quản trị tuyển chọn và bãi nhiệm

- Phòng kế toán: lập kế hoạch tài chính định kỳ, phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản, công nợ và kết quả Thực hiện các báo cáo tài chính theo quy định

- Đội cơ giới: vận chuyển vật tư thiết bị công trình, sửa chữa máy móc thiết bị

- Đội công trình: thi công các công trình

 Mối quan hệ công tác

- Ban giám đốc quan hệ với các phòng ban là quan hệ chỉ đạo, lãnh đạo trên cơ sở phát huy quyền làm chủ của người lao động Trưởng các phòng ban là người giúp việc tham mưu cho ban giám đốc về công tác giúp ban giám đốc điều hành trong phòng ban của mình

- Các phòng ban có mối quan hệ với nhau trong công tác

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty.

3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty.

3.1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán.

Ghi chú:

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ.

Bộ máy kế toán của công ty gồm 5 người: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán vật tư kiêm TSCĐ, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán công nợ và 1 thủ quỹ

- Kế toán trưởng: là người trực tiếp tổ chức và điều hành bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật về tình hình hạch toán kế toán tại công ty, tham mưu kịp thời cho giám đốc về tình hình tài chính của công ty Kế toán trưởng chịu trách nhiệm kiểm tra thường xuyên việc làm của kế toán viên

- Kế toán vật tư, TSCĐ: theo dõi tình hình tồn kho vật tư, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp tính giá thành Đồng thời kiêm TSCĐ

- Kế toán tổng hợp: là người giúp việc cho kế toán trưởng, được kế toán trưởng uỷ quyền ký thay và điều hành công việc khi đi vắng, kế toán tổng hợp còn có nhiệm vụ tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo kế toán định kỳ

- Kế toán công nợ và thanh toán: có trách nhiệm theo dõi các khoản công nợ phải trả, khách hàng mua nợ và các công trình thi công với phương thức trả chậm, kế toán có trách nhiệm đôn đốc khách hàng trả tiền Lập chứng từ thanh toán các khoản thu – chi Theo dõi các khoản vay và trả tiền cho ngân hàng

- Thủ quỹ: hàng ngày căn cứ vào phiếu thu – chi để thu và chi tiền, đảm bảo chính xác, kịp thời Có nhiệm vụ quản lý tiền và hàng ngày ghi vào sổ để đối chiếu với kế toán thanh toán

3.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty.

3.2.1 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Công ty áp dụng hình thức: “Chứng từ ghi sổ”

Sổ đăng ký

chứng từ ghi

sổ

Chứng từ gốc bảng tổng hợp chứng từ

gốc

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng

Quan hệ đối chiếu

Với hình thức trên trình tự ghi sổ được tiến hành như sau:

Hàng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra để ghi sổ và tập hợp chứng từ chuyển cho cán bộ cập nhật vào máy, tức

là lập bảng kê chứng từ ghi nợ có từng tài khoản Bảng kê được in ra vào cuối mỗi tháng, sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt ký rồi chuyển cho kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ cái Cũng vào thời điểm này nhân viên kế toán cũng ghi sổ tổng hợp chi tiết để cung cấp thông tin cần thiết Cuối kỳ kế toán tổng hợp sẽ xử lý số liệu được cung cấp từ các bộ phận kế toán để lập bảng cân đối tài

khoản Sau khi kiểm tra đối chiếu hợp lý bảng cân đối số phát sinh được sử dụng để lập các báo cáo kế toán

Đối với những tài khoản có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ kế toán tổng hợp được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng cộng vào các sổ và thẻ

kế toán chi tiết và căn cứ vào đó để đối chiếu với sổ cái thông qua bảng cân đối số phát sinh Các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu số liệu cùng với bảng cân đối

số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính

Sổ sách kế toán được sử dụng tại công ty.

- Bảng kê chứng từ ghi Nợ, có các tài khoản từ loại 1đến loại 9

- Sổ chi tiết: Tiền mặt, công nợ, tạm ứng, nguyên vật liệu, TSCĐ

- Bảng tổng hợp chi tiết công nợ, vật tư

- Sổ cái các tài khoản

- Báo cáo kế toán cuối năm

Nhận xét :

Hình thức “Chứng từ ghi sổ” mà công ty áp dụng có sự kết hợp chặt chẽ giữa sổ

sách và báo biểu, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tạo nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra

Hệ thống sổ sách kế toán nói chung và hệ thống sổ sách phục vụ cho công tác hạch toán chi phí nói riêng được tổ chức hợp lý, cụ thể, có tính đồng bộ thống nhất Sổ sách ghi chép rõ ràng dễ hiểu thuận lợi cho công tác quản lý của lãnh đạo cũng như công tác kiểm tra định kỳ của cơ quan cấp trên

3.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán.

Là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra luân chuyển và lưu chuyển chứng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra các thông tin đó phục vụ cho việc ghi sổ kế toán Liên quan đến vấn đề kiểm soát chi phí tại công ty em chỉ đề cập đến 2 phiếu: Phiếu xuất kho và phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho: Được lập thành 3 liên:

+ Liên 1: dùng để lưu

+ Liên 2: do thủ kho giũ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi cột đơn giá và ghi vào sổ kế toán

+ Liên 3: do người nhận giữ để ghi vào sổ kế toán bộ phận sử dụng

Sau khi lập phiếu xong phụ trách bộ phận sử dụng và phụ trách cung ứng ký và ghi rõ họ tên giao cho người cầm phiếu xuống kho để nhận Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào cột số thực tế xuất kho, ngày tháng xuất kho cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho

- Phiếu nhập kho: Do bộ phận kế toán lập, được lập thành 3 liên Sau đó người lập ký phiếu, trong bước này người lập phải căn cứ vào chứng từ bên bán (hóa đơn bán hàng hoặc chứng từ hợp lệ) và biên bản kiểm nghiệm vật tư để viết phiếu nhập kho Nếu bỏ qua bước này có thể tạo ra kẽ hở trong quản lý vật tư Các liên của phiếu nhập kho có chức năng như sau:

+ Liên 1: dùng để lưu

+ Liên 2: giao cho người nhận

+ Liên 3: giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho của ngày hoặc định kỳ tập hợp phiếu nhập kho giao cho kế toán vật tư để ghi vào sổ kế toán, kế toán bảo quản, lưu trữ phiếu nhập kho

B TÌNH HÌNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP QUẢNG TRỊ.

I QUẢN LÝ CHI PHÍ Ở CÔNG TY.

1 Đặc điểm chi phí ở công ty.

Sản phẩm của công ty là các sản phẩm công cộng vì vậy không có chi phí bán hàng Chỉ

có hai loại chi phí:

- Chi phí sản xuất kinh doanh

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của công ty Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chỉ liên quan đến một công trình Vật liệu chính dùng cho các công trình, hạng mục công trình được kế toán hạch toán trực tiếp vào từng đối tượng sủ dụng theo giá thực tế của từng loại vật liệu Giá thực tế vật liệu xuất kho: áp dụng phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ hạch toán (tháng) Để theo dõi vật tư tồn kho công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên

+ Chi phí nhân công trực tiếp: công ty đang thực hiện việc trả lương cho công nhân viên theo hình thức:

 Đối với công nhân trực tiếp xây lắp công ty trả lương theo khối lượng công việc thực hiện trong tháng

 Đối với công nhân thuê ngoài thì công tác hạng mục công việc công ty áp dụng trả lương theo hợp đồng khoán

 Đối với công nhân vận hành máy thi công công ty áp dụng phương pháp trả lương theo ca máy hoạt động thực tế

+ Chi phí máy thi công: hiện nay công ty không tổ chức đội thi công cơ giới riêng mà tại mỗi công trường đều có xe máy hoạt động Các chi phí liên quan đến máy thi công tại công ty đang theo dõi gồm chi phí nguyên vật liệu cho máy hoạt động, chi phí