Công cụ giúp tiết kiệm thời gian

Để bỏ đi một thanh công cụ trên giao diện của Word, bao gồm mọi thứ xuất hiện khi bạn chọn một hình đồ hoạ hoặc bảng, bạn nhấn phím phải vào nó và bỏ chọn nó trong danh sách thả xuống..

Công cụ giúp tiết kiệm thời gian

Chúng ta ai cũng thích khám phá những phím tắt mới, đó có thể là cách trở về văn bản gốc nhanh hơn hay rút ngắn thời gian nhập và hiệu chỉnh một đoạn văn bản Và đây được gọi là những thủ thuật tiết kiệm thời gian

Phím tắt tự tạo

Chọn đối tượng, đoạn văn bản hay hình ảnh mà bạn muốn sử dụng thường xuyên, nhấn Tools.AutoCorrect Options (Word 2002) Trong hộp thoại xuất hiện, chọn nhãn AutoCorrect, lúc này bạn sẽ nhìn thấy đối tượng bạn chọn nằm trong khung "With" Hãy gõ một từ viết tắt, ngắn gọn trong khung "Replace",

chọn tùy chọn formatted tắt, và nhấn OK Để chèn đối tượng vào văn bản soạn

thảo, bạn chỉ việc gõ lại từ viết tắt đã chọn trong khung "replace" và nhấn phím <

Space >

Nếu khi thoát ra, Word có yêu cầu lưu những thay đổi này thì chọn Yes

Di chuyển bằng thanh cuộn Để di chuyển một cách nhanh chóng trong nhiều trang tài liệu, bạn có thể dùng thanh cuộn dọc hoặc ngang nằm ở bên phải hoặc phía dưới màn hình Nhưng tất cả không chỉ có vậy Bằng cách nhấn vào một trong hai nút mũi tên kép chỉ lên và chỉ xuống nằm ở dưới cùng của thanh cuộn

bên phải màn hình, bạn có thể di chuyển từ trang này sang trang kia Nhấn vào

nút nằm giữa 2 mũi tên kép này, một bảng các lựa chọn sẽ hiện ra Di chuyển chuột trên từng tùy chọn, bạn sẽ thấy xuất hiện lời giải thích cho chức năng của chúng, chẳng hạn Browse by Graphic, Browse by Section Sau khi chọn tuỳ chọn mong muốn để trở về trạng thái trước hoặc sau đó, bạn nhấn vào các nút mũi tên kép Wordperfect 9 vả 10 đều có công cụ tương tự như vậy trên thanh cuộn

theo chiều dọc Bạn nhấn vào nút này giữa 2 nút mũi tên kép để luân chuyên

giữa các lựa chọn di chuyển nhanh

ln phím tắt bàn phím

Trong Word, chọn Tools.Macro.Macros hoặc nhấn < Alt + F8 > Trong hộp thoại Macros, chọn Word Command từ danh sách Macros in", sau đó chọn Listcommands từ hộp danh sách "Macro name" Nhấn Run, chọn Current menu and keyboard setings trong hộp thoại liệt Commands, nhấn OK Word sẽ tạo một

bảng gồm các lệnh và phím tắt tương ứng của chúng Bạn chỉ việc in ra để tham khảo

Trong Wordperfect 10 chọn Tools.Settings Nhấn biểu tượng customize trong hộp thoại settings và chọn nhãn keyboards trong hộp thoại tiếp theo Tại đây, phím mà bạn đang sử dụng sẽ tự động được chọn Nhấn Edit và sau đó là Print Report trong hộp thoại tiếp theo

Thư mục tài liệu

Theo mặc định, word lưu tài liệu của bạn trong thư mục My Documents

Nếu muốn thay đổi thư mục mặc định này, chọn Tools.Options và chọn nhấn File Locations trong hộp thoại Options Chọn Documents trong danh sách filetypes

rồi nhấn modify Tìm đến và chọn thư mục mà bạn muốn dùng làm mặc định,

nhấn OK Khi thoát ra, nếu Word yêu cầu xác nhận thay đổi này vào normal.dot, bạn nhấn Yes

Thay đổi bộ mặt cho trình soạn thảo văn bản

Giao diện mà Word và Wordperfect chào mừng bạn mỗi khi khởi động

chương trình là ý tưởng sắp xếp các thanh công cụ, trình đơn do người khác

áp đặt Bạn hoàn toàn có thể tự thiết kế bộ mặt mới cho trình soạn thảo văn bản của mình bằng cách làm theo những bước hướng dẫn sau:

Trình đơn theo cách riêng

Trình đơn thông minh trong word2000 và 2002 chỉ đưa ra những lệnh mà bạn thường dùng nhất Để xem tất cả các lệnh có sẵn, bạn phải hoặc là đợi một vài giây, hoặc là nhấn lên nút mũi tên kép ở dòng cuối cùng của trình đơn đó

Sau đây là cách để bạn tắt tính năng thông minh này đi Trong Word 2000, chọn Tools Customize, chọn nhấn Options trong hộp thoai Customize bỏ chọn đối với tùy chọn Menus show recently used commands first, rồi nhấn Close Đối với

Word 2002, các bước thực hiện cũng tương tự như vậy nhưng trong hộp thoại

customize, bạn chọn always Show full menus

Sắp đặt biểu tượng theo cách riêng

Giao diện mặc định của Word bố trí các điều khiển thật bừa bộn Các thanh công cụ, biểu tượng, trình đơn, thanh cuộn, thước, và khung tác vụ (trong Word 2002) lấp kín tới hơn phân nửa màn hình Để bỏ đi một thanh công cụ trên giao diện của Word, bao gồm mọi thứ xuất hiện khi bạn chọn một hình đồ hoạ hoặc bảng, bạn nhấn phím phải vào nó và bỏ chọn nó trong danh sách thả xuống Để xóa những thành phần khác, bạn chọn Nhấn phím phải Tools.Options

và nhấn chuột vào nhãn View trong hộp thoại options Sau đó đừng chọn các chọn các thanh cuộn, thước, thanh trang thái hay bất cứ thành phần khác mà bạn thấy không cần thiết

Cố định các bảng tác vụ của Word 2002

Mặc dù khung tác vụ (task pane) của Word 2002 là rất tiện dụng nhưng chúng lại chiếm mất nhiều diện tích màn hình Để Word 2002 giấu đi khung tác

vụ New documen, bạn chọn Tools Options và bỏ chọn mục Startup Task Pane

bên dưới nhãn View Nhấn OK để thực thi thay đổi này Nhấn vào biểu tượng styles and formatting trên thanh công cụ formatting để mở hoặc đóng khung tác

vụ Styles and Formatting Bạn có thể thường phải ngăn chặn việc khung Styles

and formatting mở ra bằng cách sử dụng các lệnh trình đơn, thanh công cụ, phím tắt để định dạng lại văn bản soạn thảo

Chọn văn bản nhanh hơn

Chọn một đoạn văn bản để định dạng là một trong những tác vụ thường gặp nhất khi soạn thảo văn bản Đa số người dùng đều thực hiện thao tác này

bằng cách nhấn chuột vào đầu đoạn văn bản rồi kéo đến hết đoạn văn bản muốn chọn, cách này mất thời gian và khó thực hiện chính xác Sau đây là một

số phím tắt giúp bạn làm điều này nhanh hơn và chuẩn xác hơn

Với mọi phiên bản Word, muốn chọn một từ bạn chỉ việc nhấn đúp vào từ

đó Để chọn một câu, bạn giữ phím và nhấn vào vị trí bất kì trong câu Nhấp đúp vào lề trái của một đoạn văn bản (khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên ) hoặc nhấn chuột 3 lần liên tiếp, bạn sẽ chọn được toàn bộ văn bản đó Bạn có thể chọn lần lượt 1 từ, 1 câu, rồi 1 đoạn văn bằng cách giữ phím chuột sau khi đã đánh dấu được đối tượng đầu rồi kéo chuột đến các từ, câu hay đoạn văn bản

kế tiếp hoặc trước đó

Để đánh dấu từ vị trí hiện hành của con trỏ đến cuối dòng, bạn nhấn - Nhấn để chọn từ vị trí hiện hành của con trỏ cho tới cuối tài liệu Còn muốn chọn toàn bộ tài liệu, nhấn -A hoặc nhấn chuột 3 lần liên tiếp vào lề trái của văn bản Cách tốt nhất để chọn một đoạn văn bản tương đối dài là nhấn vào đầu đoạn văn, giữ phím rồi kéo chuột đến cuối đoạn muốn chọn

Trong WordPerfect 9 và 10, bạn có thể chọn một từ bằng cách nhấn đúp vào từ đó; chọn một câu bằng cách nhấn chuột 3 lần liên tiếp vào vị trí bất kì trong câu; chọn 1 đoạn văn bản bằng cách nhấn chuột 4 lần liên tiếp vào vị trí bất kì hoặc nhấn đúp vào lề trái của đoạn văn bản Để đánh dấu từ vị trí hiện hành của con trỏ đến cuối dòng, bạn nhấn - Nhấn để chọn từ vị trí hiện hành của con trỏ cho tới cuốn tài liệu Chọn toàn bộ tài liệu, bạn nhấn -A hoặc nhấn chuột 3 lần liên tiếp vào lề trái của văn bản; chọn một đoạn văn bản dài, nhấn vào đầu đoạn văn bản, giữ phím rồi kéo chuột đến cuối đoạn muốn chọn

Thủ thuật dành riệng cho Word2002 :

Từ trước tới nay các phần mềm soạn thảo văn bản chưa bao giờ cho phép chọn nhiều đối tượng không nằm cạnh nhau để bạn thực hiện các thao tác cắt và dán khi cần thiết Riêng Word 2002 làm được điều này

Đầu tiên chọn một khối văn bản theo một trong những cách đã trình bày ở trên, sau đó bạn giữ phím trong khi thực hiện chọn những đối tượng tiếp theo (cũng bằng những thủ thuật đã nêu nhưng đương nhiên là không được áp dụng

cách có sử dụng đến phím < Ctrl > ) Tiếp tục làm như vậy cho đến khi chọn đủ

các đối tượng cần thiết Với khối văn bản đã chọn, bạn có thể sao chép rồi dán (paste) vào các tài liệu khác

Định dạng lại những đoạn văn bản xấu xí

Đây là việc bạn gặp hàng ngày Những đoạn văn bản chép từ trang Web hoặc các chương trình khác khi dán vào tài liệu hay bị lộn xộn về phông chữ, khoảng cách giữa các dòng nói chung là rất xấu Word và Wordperfect đều cho phép bạn chỉnh lại định dạng những đoạn văn bản này Chọn đoạn văn bản muốn định dạng, chọn edit.Cut hoặc nhấn -X để cắt và dán vào clipboard Nếu là Word, trước hết bạn phải thiết lập để trình đơn Style của thanh công cụ

Formatting phải là Normal Nếu là wordperfect chọn từ danh sách Select Style Chọn Edit/paste Special, nhấn và Unformatted Text trong hộp thoại Paste Special, OK Bây giờ định dạng xấu xí trước đây đã hoàn toàn biến mất Nếu

dùng Word2002, công việc còn dễ dàng hơn nữa:đánh dấu đoạn văn bản, chọn

Clearformat -từng trong trình đơn Style

Hạn chế số trang của tài liệu

Thỉnh thoảng khi soạn thảo văn bản bản hay gặp tình trạng là có 1-2 dòng

bị tràn sang trang thứ 2 Đừng vội tìm cách cắt xén nội dung để "co" lại cho vừa

1 trang Word và wordperfect đều cho phép định dạng lại tài liệu để nó chỉ chiếm

số trang như bạn mong muốn.Trong Word, chọn File.Print Preview, nhấn vào nút

Shrink to Fit trên thanh công cụ, và nhấn < Esc > để trở về màn hình soạn thảo

Word sẽ co tài liệu của bạn lại bằng cách giảm kích thước phông chữ Nếu không hài lòng với kết quả đạt được, bạn quay trở về trạng thái ban đầu bằng

cách nhấn Edit.undo hoặc ctrl-z Trong Wordperfect 9 và 10 chọn Format.Make

ItFit Tại hộp Desired number of pages, bạn chọn số trang mong muốn Nhấn

make it fit Không hài lòng với hình thức mới, cũng chọn Edit.Undo hoặc -z

Kiểu cách cho người sành điệu

Nếu không dùng các kiểu heading trong Word là bạn đã để lãng phí mất nhiều tính năng hữu ích rồi đó Sau khi áp dụng các kiểu Heading cho tiêu đề chính, tiêu đề phụ, bạn có thể xem tổng thể tài liệu của mình bằng cách chọn view Document map và nhấn vào một tiêu đề bất kỳ ở lề trái để đến thẳng đoạn văn bản tương ứng Các kiểu Heading còn cho phép bạn làm mục lục với chỉ

một vài thao tác: nhấn-home để trở về đầu tài liệu chọn Insert.reference.Indexandtables (trong Word 2002) hoặc Insertindex andTables (trong tất cá các phiên bản trước), chọn nhãn Table of contents, nhấn OK

Bạn cần chuẩn bị gấp một bài "diễn văn" ? Nếu dùng Heading của Word

File.Sendto.Microsoftpowerpoint.Word sẽ tự động chuyển Heading thành các

slice riêng biệt, và các heading2, Heading3 sang dạng gạch đầu dòng Chỉ cần tinh chỉnh thêm chút ít là bạn đã có một phần trình bày tạm ổn Word còn có một phím tắt bàn phím cho phép bạn dùng 3 kiểu Heading đầu tiên cho đoạn văn bản của mình Nhấn l, -2,hoặc -3 để chọn kiểu heading tương ứng cho tài liệu đang soạn thảo Để áp dụng kiểu normal của word, nhấn n

Tạo bảng nhanh trong trình soạn thảo văn bản

Trong Word, chèn bảng vào một đoạn tài liệu thật đơn giản nhưng việc chọn màu, kẻ bảng một cách thủ công lại hơi mất thờ gian Word có thể giúp bạn cải thiện tình trạng này Sau khi đã thêm đầy đủ thông tin vào bảng, bạn chọn

Table Table Autoformat Trong hộp thoại Table Autoformat, chọn một mục từ danh sách Format (Word 97 và 2000) hoặc từ 'table style' (Word 2002) Kết quả

sẽ hiển thị trong cửa sổ Preview Bạn có thể lần lượt chọn qua những định dạng

có sẵn bằng cách hoặc là nhấn lên chúng, hoặc dùng các phím mũi tên lên xuống Các lựa chọn khác mà bạn chọn cũng đều xuất hiện trong cửa sổ

preview Khi đã hài lòng với một kiểu nào đó thì nhấn OK (Word 97, 2000) hoặc

apply(word2002)

Tạo nhanh biểu đồ và hình đồ hoạ

Với chỉ một vài động tác nhấn chuột, bạn có thể chuyển bảng biểu trong tài liệu Word sang dạng biểu đồ động, có màu sắc sống động Đầu tiên, chọn dữ liệu bảng và nhãn muốn đưa vào biểu đồ, sau đó chọn Insert.Picture.Chart, biểu

đồ cột ba chiều mặc định của Word sẽ xuất hiện cùng với bảng dữ liệu (datasheet) chứa dữ liệu bạn đã chọn từ bảng Đóng bảng dữ liệu, nhấn đúp vào biểu đồ, nhấn phím phải chuột vào khoảng trống bất kỳ của biểu đồ, chọn Chart Type từ trình đơn cảm ngữ cảnh Trong hộp Chart Type, thử bằng cách chọn từng mục khác nhau từ danh sách Chart Type và Chart subType Khi thử những lựa chọn khác nhau như vậy, bạn có thể nhấn và giữ nút Press and Hold to View Sample để xem với từng lựu chọn biểu đồ của bạn sẽ có dạng như thế nào Khi

đã hài lòng với một lựa chọn hãy nhấn OK bạn có thể thay đổi kích thướt biểu

đồ trong tài liệu Word bằng cách nhấn đúp vào nó và kéo các thanh tinh chỉnh kích thướt Để định vị trí trên trang tài liệu, bạn nhấn vào vị trí bất kì bên ngoài biểu đồ, nhấn lại vào biểu đồ và chọn một trong các biểu tượng căn lề trên thanh

công cụ Formatting

Để có thể thay đổi một phần nào đó của biểu đồ, bạn nhấn đúp chuột vào phần đó, sau đó nhấn phím phải chuột để làm xuất hiện trình đơn ngữ cảnh

Để hình đồ hoạ không làm nặng thêm tài liệu

Theo mặc định, Word lưu các hình đồ hoạ của một tài liệu vào ngay trong tập tin tài liệu đó Điều này khiến cho tập tin có kích thước lớn, tốn nhiều dung lượng đĩa, đặc biệt là khi có chứa những bức ảnh được quét vào Tuy nhiên cũng có cách để bạn yêu cầu Word cất hình ảnh đi kèm vào một nơi khác

Chọn Insert.Picture, From File trong Word 97, chọn Link to File trong hộp thoại Insert.Picture trước khi nhấn Insert Trong Word 2000 và 2002, chọn hình ảnh của bạn trong hộp thoại Insert.Picture sau đó nhấn vào nút mũi tên xuống tại nút Insert Chọn Link to File để chèn hình ảnh vào tài liệu trong khi vẫn lưu nó ở thư mục gốc lúc đóng tài liệu Lưu ý: Nếu bạn muốn gửi tài liệu này đi theo dạng tập tin đính kèm e-mail thì buộc phải để hình ảnh được lưu ngay trong chính tài liệu

Hỗ trợ văn bản

Bắt Word chiều theo ý mình

Bạn có thể thêm hoặc bớt một lệnh từ trình đơn hoặc thanh công cụ trong word Chọn Tools.Customize để hiển thị hộp thoại Customize của Word trước khi các thay

BẠN MUỐN

Mở hộp thoại Customize

Nhấn vào nhãn Các bước cần thiết

không không

dùng

Giữ phím , kéo biểu tượng muốn xoá ra khỏi thanh công cụ và thả vào cửa sổ tài liệu

Xoá một nút trên

thanh công cụ

có Toolbar Hiển thị thanh công cụ mong muốn, kéo

biểu tượng muốn xoá ra khỏi thanh

công cụ và thả vào cửa sổ tài liệu Xoá một lệnh

Hiển thị lệnh trình đơn, kéo nó ra khỏi trình đơn và thả nó vào cửa sổ tài liệu Thêm một nút

vào thanh công

cụ

có commands

chọn đối tượng trong danh sách Categories, nhấn vào lệnh muốn thêm Kéo nó vào thanh công cụ và thả ở vị trí thích hợp

Thêm một lệnh

vào trình đơn có commands

Chọn đối tượng trong danh sách Categories, nhấn vào lệnh muốn thêm Kéo nó vào trình đơn chính để hiển thị trình đơn phụ sau đó thả ở vị trí thích hợp

Thêm một macro

vào trình đơn

hoặc thanh công

cụ

Chọn Macros trong danh sách Categories và nhấn vào macro muốn thêm Kéo nó vào vị trí thích hợp trên trình đơn hoặc thanh công cụ

Thêm một lệnh

vào trình đơn

chuột phải

có Toolbars

Nhấn đúp vào Shortcut Menus, chọn mục thích hợp trên thanh công cụ Shortcut Menus, chọn trình đơn từ danh sách,nhấn nhãn Commands, đánh dấu lệnh muốn thêm vào, kéo nó đến trình đơn phím phải rồi thả vào vị trí mong muốn

Trở lại trình đơn

hoặc thanh công

cụ mặc định

có toolbars

Đánh dấu thanh công cụ muốn chuyển (nếu là trình đơn, chọn Menu Bar) và nhấn Reset.OK để xác nhận sự thay đổi

Chuyển toàn bộ

trình đơn và không

không dùng

Thoát khỏi Word và khởi động Windows Explore, tìm đến normal.dot và đổi tên

thanh công cụ

trở về thiết lập

mặc định

cho nó Khởi động lại Word

Mọi phiên bản Word đều có những cách tuỳ biến nhanh biểu tượng, thanh công

cụ và trình đơn

Header và Footer trong mỗi section

Bạn có thể chia các văn bản dài ra thành nhiều phần (section) và đặt Header và Footer riêng cho từng phần Có nghĩa là có thể đánh lại số trang từ đầu mỗi phần

Nếu đọc help, sẽ thấy Microsoft có hướng dẫn tạo một văn bản master document Mỗi phần phải đánh thành văn bản riêng để "nhét" vào văn bản Master Điều này thật khó chịu, nếu như chúng ta có văn bản không dài lắm Có một mẹo nhỏ để thực hiện, là ngắt các phần ra, rồi tiến hành hiệu chỉnh từng phần Để đơn giản, bạn hãy đánh tất cả các phần chung vào một văn bản Đặt trỏ thanh trỏ của bàn phím tại vị trí cần ngắt phần, chọn trình đơn Insert Break

Hãy chèn Next page ở mục Section break types Như vậy bạn đã thực hiện chèn

không phải dấu ngắt trang mà là dấu ngắt phần

Từ đây ta nhìn xuống thanh trạng thái sẽ thấy dòng tương tự như sau: Page 7 > Trang 7

Sec 2 > Phần 2

7/14 > Tờ thứ 7/14

Nghĩa là bạn đã có 2 phần:

Section 1 và section 2 Bạn có thể thực hiện lặp lại các bước trên để tạo thêm các phần mới