Quản lý Bán hàng

Quản lý Bán hàng

Mở đầu

Chúng ta đang sống trong thế kỷ 21- thời kỳ mà điện tử và số hoá phát triển mạnh mẽ, đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống Tin học hoá đợc ứng dụng nhiều mặt ngày càng không thể thiếu đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp Việc lu trữ các văn bản, hoá đơn, chứng từ, thông tin, trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở lên tốn kém và giảm tính cạnh tranh nếu lữu trữ trên giấy hay các vật mang thủ công Quá trình tìm kiếm thông tin cần thiết rất khó khăn và mất nhiều thời gian, công sức Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm thiểu đợc các chi phí liên quan

Trên thực tế đối với việc quản lý bán hàng thì việc quản lý lợng hàng bán

ra nhập vào, tính toán doanh thu, lợi nhuận, thống kê và kiểm kê tồn kho vô cùng phức tạp do có rất nhiều mặt hàng khác nhau Vì vậy việc áp dụng tin học vào quản lý bán hàng sẽ đem lại cho doanh nghiệp các lợi ích nh:

- Giảm chi phí phát sinh

- Giảm chi phí lu kho do tính toán nhanh lợng tồn

- Giảm chi phí thuê nhân công

- Tăng lợi nhuận do tính toán và phân tích nhanh nhu cầu thông tin và các mặt hàng

Trong một hệ thống thông tin quản lý chung của doanh nghiệp, thông tin cập nhật và chính xác mới có thể đánh giá đợc mức thởng phạt theo thành quả lao động, chất lợng và sự hoàn thành công việc Việc quản lí bán hàng bằng tin học nhằm hoàn thiện quá trình quản lý là rất cần thiết

Công việc chính của quá trình của quản lý bán hàng là thiết kế nên một chơng trình nhập liệu vào máy tính và quản lý và xử lý các chỉ tiêu từ các số liệu

đợc nhập Xét thấy khả năng và kiến thức học đợc cùng tính ứng dụng cao của chơng trình em đã chọn vấn đề “Quản lý bán hàng” trong đề án chuyên ngành của mình để làm

“ Tự chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để thiết kế và tạo lập CSDL nhằm quản

lý việc bán hàng cho một cửa hàng bán lẻ có khoảng 15 nhân viên bán khoảng

30 mặt hàng thuộc 5 chủng loại khác nhau.”

* Bố cục đề án gồm 4 phần:

+ Chơng I: Cơ sở phơng pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài

+ Chơng II: Tổng quan về chơng trình và giải pháp tin học hoá

+ Chơng III: Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

Chơng 1: Cơ sở phơng pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài

1 Khái niệm quản lý dữ liệu

Đối với một ngời, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là các số liệu hoặc tài liệu cho trớc Đó có thể là một thông điệp, một văn bản, một lời nói, một hình ảnh đợc thể hiện, truyền đạt bằng nhiều hình thức và phơng tiện khác nhau Thông tin là dữ liệu đã đợc xử lý có ý nghĩa và có giá trị

đối với ngời nhận tin trong việc ra quyết định Dữ liệu đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin

Việc quản lý bộ nhớ của cơ quan thờng đợc gọi là quản lý dữ liệu Việc này đòi hỏi phải có kĩ năng thiết kế, sử dụng và quản lý các hệ thống nhớ của những cơ quan hiện đại Các nhà quản lý dữ liệu cần phải nhận biết cơ quan nh một hệ xã hội đồng thời phải nắm bắt đợc những thành tựu mới nhất của công nghệ thông tin

2 Hệ thống quản lý dữ liệu

2.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau: con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu cùng làm nhiệm…

vụ thu thập, xử lý, lu trữ dữ liệu, truyền đạt và phân phát thông tin để hỗ trợ việc

ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt

động trong một cơ quan

Trong HTTT ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó

là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này đợc đặt trên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản bởi chơng trình máy tính thì nó còn đợc gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu (HCSDL) Kho dữ liệu cùng với con ngời

và các phơng tiện để duy trì hoạt động của nó tạo thành hệ thống quản lý dữ liệu (HTQLDL) Vì tầm quan trọng của HTQLDL mà ngời ta thờng ví nó nh một hệ thống nhớ hay một bộ nhớ của cơ quan

2.2 Các nét đặc trng của hệ thống quản lý dữ liệu

- Có những phơng tiện để ghi nhớ: MTĐT, sách vở, tài liệu,…

- Có những cấu trúc để lu trữ dữ liệu Loại cấu trúc phổ biến nhất là bảng biểu Ví dụ: nếu muốn ghi nhớ thông tin về các khách hàng ta lập một bảng: mỗi dòng dành cho một khách hàng, mỗi cột chứa một thuộc tính riêng biệt của khách hàng nh: họ tên, địa chỉ, số tài khoản,…

- Dữ liệu đợc tổ chức, sắp xếp sao cho có thể bổ sung, loại bỏ hay tìm kiếm nhanh chóng Khách hàng mong chờ sự trả lời nhanh các câu hỏi và xử lý nhanh chóng các giao dịch nghiệp vụ của họ Do đó tiếp cận nhanh với dữ liệu là một mục tiêu chủ yếu của hầu hết các hệ thống nhớ của cơ quan

- Việc lựa chọn phơng tiện và địa điểm cất giữ lu trữ dữ liệu đòi hỏi sự cân nhắc kĩ để có đợc một giải pháp phù hợp và hiệu quả bởi các hệ thống quản

lý dữ liệu hoạt động nhanh thờng chi phí cao hơn

2.3 Các thuộc tính cần có của một hệ thống quản lý dữ liệu

Thuộc tính Giải thích

Chia sẻ đợc Sẵn sàng để nhiều ngời có thể tiếp cận cùng

một lúcVận chuyển đợc Dễ dàng chuyển đến cho ngời ra quyết địnhBảo mật Có khả năng ngăn ngừa sự phá hoại và không

cho kẻ không có thẩm quyền sử dụng

Chính xác Có nội dung đúng sự thực, đáng tin cậy

Kịp thời Phản ánh thực tế hiện thời, đợc cập nhật thờng

xuyênPhù hợp Thích hợp, cần thiết cho các quyết định

3 Mô hình dữ liệu theo quan hệ

3.1 Một số khái niệm

Mô hình dữ liệu của một CSDL là một bản phác hoạ chỉ ra các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa chúng Mô hình dữ

liệu giúp ta hiểu đợc cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu, đó là điều rất cần thiết trớc khi bắt tay tạo lập một CSDL.

Mỗi bảng (table) nh một bảng thống kê, kế toán, danh sách ghi chép dữ…liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể (entity)

Thực thể là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng hay khái niệm bất kì với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại

Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta sẽ gọi là những thuộc tính (attribute) Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thờng không chia nhỏ đợc nữa Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lu trữ

Mỗi bảng có những dòng (row) và những cột (column) Mỗi dòng còn đợc gọi là một bản ghi (record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (instance) tức là một biểu hiện riêng biệt của thực thể Mỗi cột còn đợc gọi là một trờng (field) Giao giữa một dòng và một cột là một ô chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của cá thể trên dòng đó

CSDL (database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau

Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau đợc gọi là một hệ cơ sở dữ liệu (database system) hay ngân hàng dữ liệu (data bank)

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DataBase Management Systems) (DBMS) là một hệ thống chơng trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu Một vài HQTCSDL thông dụng nhất theo mô hình quan hệ là DB2, SQL/DS, Oracle, R:BASE, Microsoft Access và Microsoft Foxpro hay Visual Foxpro

3.2 Nội dung của việc thiết kế và tạo lập CSDL

3.2.1 Xác định mục đích của CSDL

Xác định mục đích một cách rõ ràng, chính xác và đầy đủ đó là CSDL này sẽ đợc dùng làm gì

3.2.2 Phác hoạ mô hình dữ liệu

* Xác định các thực thể và thuộc tính của mỗi thực thể thực chất là xác định CSDL cần chứa những bảng nào và mỗi bảng cần chứa những cột nào để :

- Giảm thiểu sự trùng lặp: mỗi bảng không nên chứa những dữ liệu trùng lặp và các bảng khác nhau không nên chứa dữ liệu nh nhau để tránh đợc tình trạng dữ liệu không nhất quán khi cập nhật không đồng bộ và kịp thời

- Tránh d thừa: mỗi bảng phải chứa vừa đủ những dữ liệu cần thiết về thực thể Không nên đa vào bảng những cột có thể tính toán hay suy ra từ những cột khác

- Tăng cờng tính độc lập giữa các bảng để sao cho có thể biên tập dữ liệu trong bảng này một cách độc lập với các bảng khác

- Dữ liệu nguyên tố: mỗi cột chỉ nên chứa những yếu tố dữ liệu có tính chất nguyên tố tức không phải chia nhỏ hơn nữa

* Xác định những mối quan hệ giữa các thực thể

Sau khi đã chọn lựa các thực thể và các thuộc tính của mỗi thực thể ngời cán bộ thiết kế phải tìm ra những mối quan hệ giữa các thực thể để sau này có thể trích rút và kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau nhằm đáp ứng một cách nhanh nhóng và đầy đủ nhu cầu của ngời dùng

3.2.3 Duyệt lại mô hình dữ liệu

Duyệt lại và phát hiện những khiếm khuyết của mô hình dữ liệu để sửa chữa

3.2.4 Tạo lập CSDL

Sau khi đã duyệt và sửa chữa những mô hình dữ liệu một cách chu đáo thì

có thể tiến hành “phiên dịch” mô hình thành CSDL, tạo các bảng, ghi nhận những mối quan hệ, điền dữ liệu vào các bảng và tạo ra các đối tợng khác của CSDL nh: lệnh truy vấn (query), mẫu (form), báo cáo (report), lệnh gộp (macro),

đơn vị chơng trình để quản lý và sử dụng dữ liệu (module)…

Chơng 2: Tổng quan về chơng trình và giải pháp tin học hoá

1 Mục đích nghiên cứu và khả năng áp dụng vào thực tế của đề tài

1.1 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Đề tài này đợc khảo sát và nghiên cứu trên cơ sở phân tích thực trạng hoạt

động của các cửa hàng bán lẻ của quốc doanh và t nhân gồm các công việc chính:

Nhập số liệu

Xử lý số liệu

Kết xuất báo cáo1.2 Khả năng áp dụng của đề tài

Chơng trình có thể áp dụng cho các cửa hàng bán lẻ vừa và nhỏ

Chơng trình có khả năng nhập vào các hoá đơn, tìm kiếm thông tin liên quan, in ra các hoá đơn, kết xuất báo cáo:

Báo cáo tồn kho

Báo cáo lợi nhuận

Báo cáo doanh thu từng nhân viên bán hàng

Ngôn ngữ Visual Basic đã đợc cải tiến và phát triển đến phiên bản thứ 6 và trở thành một hệ thống mở Nó có khả năng sử dụng cơ sở dữ liệu của các phần mềm Quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau nh: Microsoft Access, Visual Foxpro, Database,

Oracle Và đặc biệt là sử dụng các cơ sở dữ liệu của SQL Server dành cho các ứng dụng trên mạng.

Ngoài ra, ngôn ngữ Visual Basic còn có các u điểm vợt trội so với các ngôn ngữ lập trình khác nh sau:

* Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nên khi thiết kế ta có thể nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chơng trình thực hiện Visual Basic cung cấp nhiều công cụ để sử dụng thiết kế những ứng dụng có giao diện rất đẹp tạo cảm giác gần gũi , dễ hiểu, dễ sử dụng cho ngời dùng

* Việc xây dựng, thiết kế chơng trình có thể xác định đợc thời gian cần thiết để thực hiện vì đợc thiết kế theo từng module, đảm bảo cho yêu cầu xây dựng chơng trình trong thời gian ngắn đáp ứng kịp thời nhu cầu về tiến độ

* Dễ thực hiện , dễ bảo trì và phát triển trong tơng lai

Hệ quản trị cơ sơ dữ liệu Microsoft Access là hệ quản trị dữ liệu đợc dùng phổ biến và thông dụng nhất hiện nay, nó cho phép tạo lập và lu trữ dữ liệu ở qui mô lớn, dễ tra cứu bảo trì Đặc biệt với các th viện liên kết động với đặc tính mở của nó thông qua ADO và ADOBC, Access cho phép làm việc với nhiều ngôn ngữ lập trình thông dụng và mạnh nhất hiện nay

CËp nhËt danh môc KH

c2a1

f3

f1e3

 Cập nhật phiếu xuất:

o a1 nhà cung cấp giao hàng hoặc khách hàng mua hàng

o a2 lu phiếu nhập xuất

o a3 yêu cầu nhập danh mục hàng hoá (nếu là hàng hoá mới)

o a4 cập nhật danh mục khách hàng(nếu là khách hàng mới)

o a5 lu thông tin hàng hoá mới

 Báo cáo tồn kho

o e1 ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho

o e2 lấy số tồn từ danh mục HH và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất để xác định số tồn kho cuối kỳ

o e3 gửi ban quản lý báo cáo tồn kho

 Cập nhật phiếu thu chi

o c1 ban quản lý yêu cầu trả nợ cho nhà cung cấp( yêu cầu lập phiếu chi)

o c2 khách hàng trả nợ ( yêu cầu lạp phiếu thu)

o c3 lu phiếu thu chi đã lập

o c4 yêu cầu cập nhật danh mục khách hàng(nếu là khách hàng mới)

 Điều chỉnh phiếu thu chi

o d1 ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi(do nhập sai sót)

o d2 Lờy phiếu thu chi cần điều chỉnh tử kho ra điều chỉnh theo yêu cầu và lu lại

 Báo cáo công nợ

o f1 ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ

o f2 Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất, tình hình thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm nợ trong kỳ và cuối kỳ

o f3 Gửi ban quản lý báo cáo công nợ

Sơ đồ quan hệ giữa các thực thể

2 Thiết kế chơng trình

2.1 Thiết kế lôgic

Thiết kế cơ sở dữ liệu lôgic đi từ các thông tin ra

Từ đầu ra “Hoá đơn bán hàng” ta lập danh sách các thuộc tính và chuẩn hoá dữ liệu xác định thực thể:

Hoá đơn bán hàng Chuẩn dạng 1 Chuẩn dạng 2 Chuẩn dạng 3

- Số hoá đơn

- Ngày lập

Hoá đơn bán hàng

Số hoá đơnNgày lập

Hoá đơn bán hàng

Số hoá đơnNgày lập

Địa chỉ

Số tài khoảnDiễn giải

Chi tiết HĐBH

Số hóa đơnMã hàng

Số lợng

Đơn giá

Hàng hoá

Mã hàngLoại hàngTên hàng

Đơn vị

Ngời lậpMã khách hàngDiễn giải

Khách hàng

Mã khách hàngTên khách hàng

Địa chỉQuê quán

Số điên thoại

Chi tiết HĐBH

Số hóa đơnMã hàng

Số lợng

Đơn giá

Hàng hoá

Mã hàngMã loạiTên hàng

Đơn vị

Loại hàng

Mã loạiTên loại

Từ đầu ra “Hoá đơn mua hàng” ta lập danh sách các thuộc tính và chuẩn hoá dữ liệu xác định thực thể:

Số hoá đơnNgày lậpNgời lậpMã nhà cung cấp

Địa chỉ

Số tài khoảnDiễn giải

Chi tiết HĐMH

Số hóa đơn

Hoá đơn mua hàng

Số hoá đơnNgày lậpNgời lậpMã nhà cung cấpDiễn giải

Nhà cung cấp

Mã nhà cung cấpTên nhà cung cấp

Địa chỉ

Địa chỉQuê quán

Số điên thoại

Chi tiết HĐMH

Số hóa đơnMã hàng

Số lợng

Đơn giá

Hàng hoá

Mã hàngMã loạiTên hàng

Đơn vị

Loại hàng

Mã loạiTên loại

20530

Số hoá đơn bán hàngNgày lập hoá đơnNgời bán

Mã khách hàngDiễn giải

6630

Số hoá đơn bán hàngMã hàng hoá

Tên hàng hoá

Số lợng bán

Đơn giá bánThành tiền

6

20

Số hoá đơn mua hàng

Ngày nhập hoá đơnNgời nhập

DienGiai

TextText

530

Mã nhà cung cấpDiễn giải

6630

Số hoá đơn mua hàng

Mã hàng hoá

Tên hàng hoá

Số lợng nhập

Đơn giá nhậpThành tiền

53030

Mã khách hàngTên khách hàng

53030

Mã nhà cung cấpTên nhà cung cấp

Địa chỉ

Số điện thoại

Mã hàng hoá

Tên hàng hoá

Đơn vị tínhLoại hàng

520

Mã loại hàngTên loại hàng

5304020

20

Mã nhân viênTên nhân viên

Địa chỉQuê quán

Số điện thoạiChức vụ

Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp ta có sơ đồ cấu trúc dữ liệu(DSD)

NCC

Địa chỉ Điện thoại Số tài khoản

M· hµng Tªn hµng Lo¹i hµng §¬n vÞ

tÝnh

M· lo¹i hµng

Tªn lo¹i hµng

Ngêi b¸n DiÔn gi¶i

M· kh¸ch hµng

Tªn kh¸ch hµng

§Þa chØ §iÖn tho¹i Sè tµi kho¶n

2.2 ThiÕt kÕ vËt lý

Giao diÖn ch¬ng tr×nh gåm: 1 form chÝnh, c¸c form, c¸c b¸o c¸o vµ c¸c thµnh phÇn kh¸c cña ch¬ng tr×nh cã thÓ truy nhËp vµo tõ menu cña form chÝnh.2.2.1 C¸c form cña ch¬ng tr×nh

Theo nhµ cung cÊp

2.2.1.2 Form Hoá đơn bán hàng

2.2.1.2 Hoá đơn nhập hàng

2.2.1.3 Các form cập nhật

2.2.2 C¸c b¸o c¸o

2.2.2.1 B¸o c¸o doanh thu theo ngµy

2.2.2.2 B¸o c¸o hµng nhËp

2.2.2.3 B¸o c¸o doanh sè theo kh¸ch hµng

2.2.2.4 B¸o c¸o hµng b¸n theo m· hµng

2.2.2.5 B¸o c¸o doanh sè tõng nh©n viªn

NhËp tªn ngêi dïng & mËt khÈu

2.2.3.2 Thuật toán nhập dữ liệu

Kết thúc Tạo bản ghi rỗng

Tiến hành nhập dữ liệu

Bắt đầu

Kiểm tra sự hợp

lệ của tên người dùng & mật khẩu

Có

Không

HiÖn th«ng tin t×m thÊy

NhËp m· b¶n ghi cÇn t×m

B¾t ®Çu

KiÓm tra b¶n ghi nµy cã hay kh«ng theo m·

b¶n ghi?

Cã

Kh«ng

Cã tiÕp tôc kh«ng ? Cã

2.2.3.3 ThuËt to¸n t×m kiÕm

Kết luận

Với sự phát triển của tin học và công nghệ thông tin nh hiện nay thì việc ứng dụng tin học vào tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội là điều tất yếu nhằm tăng tốc độ xử lí tự động, đồng thời giảm xử lí thủ công của con ngời

Kỹ thuật số đã làm thay đổi quy trình sản xuất và kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Nó có thể giải phóng nhân viên khỏi những quy trình chậm chạp, cứng nhắc của việc xử lý giấy tờ hành chính Việc thay thế những quy trình xử lý giấy

tờ bằng quy trình xử lý kỹ thuật số sẽ giải phóng ngời nhân viên tri thức để họ

có thể phát triển khả năng sáng tạo trong các khâu khác

Chơng trình “ quản lý Bán hàng ”đợc xây dựng dựa trên cơ sở nhu cầu thực tế của công tác quản lý trong các cơ quan hành chính sự nghiệp hiện nay

Chơng trình đã thực hiện tốt đợc một số công việc cơ bản của ngành thống

kê nh:

+ Nhập, xử lí, lu trữ dữ liệu nhập

+ Đa nhanh các hoá đơn, báo cáo theo yêu cầu cấp trên và ngời sử dụng Với kiến thức còn hạn chế và cha có nhiều điều kiện tiếp xúc với thực tế công việc nhiều, thời gian xây dựng chơng trình ngắn nên trong chơng trình khó tránh khỏi những thiếu sót Với mục đích tập dợt thực hiện chơng trình hoàn chỉnh để có thể áp dụng vào thực tế, em rất mong nhận đợc sự thông cảm và góp ý quý báu của thầy cô giáo, các bạn, các cán bộ chuyên trách về lĩnh vực quản lý bán hàng và những ngời tâm huyết với vấn đề này Đó cũng là một cách

để chơng trình ngày càng hữu ích và hoàn thiện, ứng dụng đợc vào thực tế cuộc sống

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc và chân thành nhất đến thầy Ths Trần Công Uẩn, ngời đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em hoàn thành đề án môn học này