Hệ thống Thông Tin - Quản Lý Công Nghiệp

Mục Lục I.CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN…………………………………..2 1.1 Xã hội và thông tin………………………………………………………….. .2 1.2 Tổ chức và thông tin………………………………………………………….3 1.3 Thông tin theo các cấp ra quyết định ………………………………………...3 1.4 Các đầu nối thông tin với tổ chức………………………………………….…5 1.5 Ứng dụng Công nghệ thông tin cho quản lý……………………………….....5 II.HỆ THỐNG THÔNG TIN……………………………………………………….7 2.1 Định nghĩa và các thành phần của hệ thống thông tin……………………….....7 2.2 Phân loại các hệ thống thông tin……………………………………………......7 2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin………………………………………......8 2.4 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin………………………………………...11 III. HIỆU QUẢ CỦA QUẢN LÝ THÔNG TIN…………………………………12 3.1 Lợi ích của hệ thống thông tin cho quản lý…………………………………...12 3.2 Chi phí hệ thống thông tin…………………………………………………….13 3.3 Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin……………………………………....13 IV. CƠ SỞ CÔNG NGHỆ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN…………………….16 4.1 Phần cứng của hệ thống thông tin…………………………………………...16 4.2 Phần mềm của hệ thống thông tin…………………………………………...17 4.3 Mạng truyền thông của hệ thống thông tin……………………………….…19 4.4 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin………………………………………..20 V. VÍ DỤ VÀ QUAN ĐIỂM ……………………………………………………. 21 5.1 Ví Dụ Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp……………………….21 5.2 Quan điểm dựa trên người quản lý và người làm công……………………….24 5.3 Quan điểm của người làm công ………………………………………………25

I.CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN……… 2

1.1 Xã hội và thông tin……… 2

1.2 Tổ chức và thông tin……….3

1.3 Thông tin theo các cấp ra quyết định ……… 3

1.4 Các đầu nối thông tin với tổ chức……….…5

1.5 Ứng dụng Công nghệ thông tin cho quản lý……… 5

II.HỆ THỐNG THÔNG TIN……….7

2.1 Định nghĩa và các thành phần của hệ thống thông tin……… 7

2.2 Phân loại các hệ thống thông tin……… 7

2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin……… 8

2.4 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin……… 11

III HIỆU QUẢ CỦA QUẢN LÝ THÔNG TIN………12

3.1 Lợi ích của hệ thống thông tin cho quản lý……… 12

3.2 Chi phí hệ thống thông tin……….13

3.3 Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin……… 13

IV CƠ SỞ CÔNG NGHỆ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN……….16

4.1 Phần cứng của hệ thống thông tin……… 16

4.2 Phần mềm của hệ thống thông tin……… 17

4.3 Mạng truyền thông của hệ thống thông tin……….…19

4.4 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin……… 20

V VÍ DỤ VÀ QUAN ĐIỂM ……… 21

5.1 Ví Dụ Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp……….21

5.2 Quan điểm dựa trên người quản lý và người làm công……….24

5.3 Quan điểm của người làm công ………25

I.CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1 Xã hội và thông tin

-Thông Tin Là Gì

Khái niệm về thông tin đã được giải thích nhiều nhưng khó có một định nghĩa tổngquát :

+ Trong TCVN 5453 - 1991 đã viết: “Thông tin là nội dung mà con người gán cho

dữ liệu với các quy ước (ký hiệu) đã biết, được sử dụng trong việc trình bàychúng”

+ Theo Oxford English Dictionary thì “thông tin là điều mà người ta đánh giá hoặcnói đến, là tri thức, tin tức” và “sự chuyển giao thông tin làm tăng thêm sức mạnhcủa con người”

Thông tin được hình thành trong quá trình giao tiếp, mọi người đều có thể nhậnthông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: qua giao tiếp, các phương tiện thông tinđại chúng,…

Nguồn lực thông tin khác hẳn với các nguồn lực khác, nguồn lực thông tin càngdùng nhiều càng phong phú và nhiều thêm vì mỗi cá nhân, tổ chức dùng thông tin lại tạo ra thông tin mới

-Xã hội và thông tin

Trong điều kiện nền kinh tế xã hội đang chuyển dịch sang nền kinh tế tri thức,

“thông tin trở thành nguồn lực kinh tế chính” thúc đẩy sự phát triển vượt bậc trongmọi ngành kinh tế

-Thông tin là nhu cầu cơ bản không thể thiếu của mọi cá nhân, mọi tổ chức

-Thông tin là nguồn lực của mọi quốc gia, nước nào sở hữu được nhiều thông tinhữu ích, nước đó sẽ phát triển và thành công nhất là thông tin khoa học và côngnghệ

-Đối với các tổ chức, Công ty hoạt động trong lĩnh vực công cộng : Phần lớn ngân

sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin

-Tất cả các cấp trong chính phủ đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điềuhành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động

-Đối với mỗi cá nhân, có thông tin và biết cách sử dụng đúng đắn sẽ đem lại lợi ích

Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin

đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chứccũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin

1.3 Thông Tin Theo Các Cấp Ra Quyết Định

+Các Cấp Quản Lý

- Cấp chiến lược : –cấp quản lý cao nhất, nơi mà tổ chức được quản lý ở tầm vĩ

mô nhất

- Cấp chiến thuật – bao gồm tất cả những người làm quản lý làm cầu nối giữa cấp

chiến lược và cấp tác nghiệp

- Cấp tác nghiệp – nơi các công việc cơ bản như việc tạo ra các sản phẩm và dịch

vụ của công ty

Ví Dụ : Trong các doanh nghiệp sản xuất, cấp tác nghiệp có thể bao gồm những

người làm thương mại, trong khi đó trong một tổ chức xã hội, cấp tác nghiệp có thểbao gồm những người làm công tác xã hội)

Sơ Đồ thể hiện mối quan hệ giữa các cấp:

-Thông tin thu thập được phải được cung cấp cho đối tượng phù hợp với vị trí của

họ trong tổ chức

-Những người làm tại các cấp thấp cần những dữ liệu thực tế, người làm quản lýcấp trung bình cần thông tin đa dạng hơn trong khi những người quản lý cấp cao,cấp chiến lược, thường cần những bản báo cáo tóm tắt cung cấp cái nhìn tổng quan

về một vấn đề hay tình huống

+ Thông Tin Quản Lý

Thông tin quản lý : là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác

quản lý của tổ chức Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tinchiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành

Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức

-Thông tin chiến lược

- Thông tin chiến thuật

- Thông tin điều hành

Thông tin chiến lược lược:

-Là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ chocác nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai Loại thông tin này đòi hỏi tính kháiquát, tổng hợp cao

-Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức (đồng nghiệp

ở cấp tương đương thuộc các tổ chức khác, phương tiện thông tin đại chúng,…)

Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt

lý phòng ban trong tổ chức

- Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ

chi tiết nhất định dạng thống kê Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ

Thông tin điều hành :

-Sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho ngườigiám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức

-Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ

chức Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên

1.4 Các Đầu Nối Thông Tin Với Tổ Chức

1.5 Ứng Dụng CNTT Cho Quản Lý

Hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) đang hiện diện và đóng vai trò quan trọngkhông thể thiếu trong quá trình quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinhdoanh của mỗi doanh nghiệp Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thayđổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc chuyển dầncác giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến vị trí, vai trò

và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) củadoanh nghiệp

Một số hình ảnh ví dụ về ứng dụng CNTT cho quản lý

Đích Phâ

n phát

II.HỆ THỐNG THÔNG TIN

2.1 ĐINH NGHĨA HTTT VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH

Hệ thống thông tin:

Là một tập hợp gồm con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu … thựchiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong tập hợprằng buộc là môi trường

Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Đặc trưng của hệ thống thông tin

- Phải được thiết kế, tổ chức phục vụ nhiều lĩnh vực hoặc nhiệm vụ tổng thể của một tổ chức

- Đạt mục tiêu là hỗ trợ ra các quyết định

- Dựa trên kỹ thuật tiên tiến về xử lý thông tin

- Có kết cấu mềm dẻo, phát triển được (HT mở)

+Hệ thống thông tin chính thức

+Hệ thống thông tin không chính thức

2.2 PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN

+ Phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System)

Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Informaton System)

Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS – Decision Support System)

Hệ thống chuyên gia (ES – Expert System)

Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh

(ISCA – Information System for Competitive Advantage)

+Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Hệ thống thông tin tài chính

Hệ thống thông tin Marketing

Hệ thống thông tin quản lý kinh doanh và sản xuất

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Hệ thống thông tin văn phòng

2.3 MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Bước 1- Xác định nhu cầu thông tin

Bước 2- Xác định các nguồn cung cấp thông tin

Bước 3- Xây dựng hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin phù hợp với cách phân chia cấp độ môi trường để phân tích và

dự báo chiến lược kinh doanh.

Hệ thống thông tin phù hợp với cách phân chia cấp độ môi trường để phân tích và

dự báo chiến lược kinh doanh.

Nguồn cung cấp thông tin sơ cấp bên ngoài Nguồn cung cấp thông tin sơ cấp bên ngoài

Bước 4- Tiến hành thu thập và xử lý thông tin

-Kiểm tra ngân hàng dữ liệu

-Tìm kiếm thông tin từ các nguồn khác ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp -Tiến hành xử lý, phân tích và đánh giá các dữ liệu đã thu thập, sắp xếp thông tin theo danh mục phù hợp

-Tiến hành phổ biến loại thông tin cần thiết cho các nhà quản trị

-Lưu trữ để phục vụ nhu cầu ra quyết định ở giai đoạn sau

Bước 5- Dự báo diễn biến của các yếu tố môi trường

Bước 6-Tổng hợp kết quả phân tích và dự báo môi trường kinh doanh

- Xây dựng cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin.

- Xây dựng cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin.

Dài hạn >5 năm

Bước 7- Phân tích cơ hội, nguy cơ, điểm mạnh và yếu của Doanh nghiệp

Đánh giá thứ tự ưu tiên các cơ hội và nguy cơ:

-Do nguồn lực luôn là phạm trù có hạn nên nhìn chung Doanh nghiệp không thể cóđủ nguồn lực để khai thác hết cơ hội cũng như không thể sẵn sàng đối phó mọinguy cơ tiềm ẩn sẽ xảy ra trong thời kì chiến lược Vì vậy, việc xác định thứ tự ưutiên đối với các cơ hội, nguy cơ là hoàn toàn cần thiết

-Để xác định thứ tự ưu tiên đối với các cơ hội, nguy cơ có thể sử dụng ma trận cơhội và nguy cơ

Bước 8- Đề xuất các phản ứng chiến lược

-Điều chỉnh triết lý kinh doanh cho phù hợp với xu hướng của thời đại

-Điều chỉnh hoặc thay đổi nhiệm vụ và các mục tiêu lâu dài

-Điều chỉnh các chiến lược nhà quản trị nguồn nhân lực cần điều chỉnh chính sách

sử dụng và đãi ngộ người lao động một cách hợp lý

Bước 9: Theo dõi và cập nhật thông tin môi trường

2.4 LỢI ÍCH KINH TẾ CỦA HTTT

a Giá thành thông tin:

Giá thành thông tin = ∑ Các khoản chi tạo ra thông tin

b Giá trị của thông tin:

Bằng lợi ích thu được của việc thay đổi phương án quyết định do thông tin tạo ra

c Giá trị của hệ thống thông tin

Giá trị của hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổchức tránh được và những cơ hội thuận lợi mà tổ chức có được nhờ hệ thống thôngtin

Ví dụ:

Doanh nghiệp xây dựng chiến lược đưa sản phẩm mới ra thị trường:

Chiến lược A: giá thấp

Chiến lược B: giá trung bình

Chiến lược C: giá cao

Doanh nghiệp quyết định chọn chiến lược A

Tuy nhiên trước khi có quyết định chính thức DN tiến hành điều tra thị trường thuđược kết quả:

Chiến lược A: sẽ thu được lợi nhuận 100

Chiến lược B: sẽ thu được lợi nhuận 150

Chiến lược C: sẽ thu được lợi nhuận 120

Chọn chiến lược B Giá trị thông tin = 50

d Các chi phí cho HTTT:

-Chi phí cố định:

CPCĐ = Cpttk + Cxd + Cmm + Ccđ + Ctbpv + Ccđk

-Chi phí biến động năm thứ i :

CPBĐ(i) = Ctl(i) + Cđv(i) + Cđtt + Cbtsc(i) + Cbđk(i)

e Đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin:

Có đầy đủ thông tin môi trường kịp thời và bảo đảm chất lượng thông tin, hệ thống

thông tin cho Doanh nghiệp

Có đầy đủ thông tin môi trường kịp thời và bảo đảm chất lượng thông tin, hệ thống

thông tin cho Doanh nghiệp

Cần xây dựng: TTN > TCP

III HIỆU QUẢ CỦA QUẢN LÝ THÔNG TIN

3.1 Lợi ích của HTTT cho quản lý

+ Truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn và ổn định :

-Cho phép người sử dụng truy cập nguồn dữ liệu của doanh nghiệp nhanh chóng -Có khả năng phân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệu nào được phép sử dụngtrong phạm vi quyền hạn được phân bổ

+Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp:

-Khả năng đồng bộ dữ liệu & tích hợp dữ liệu giảm sự trùng lặp và tăng tính thốngnhất cho dữ liệu

-Từ các hệ thống khác có thể truy cập vào cùng một dữ liệu và việc thay đổi dữliệu được kiểm soát chặt chẽ

+Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh :

-Giảm thiểu thời gian chậm trễ trong việc chuyển thông tin giữa các bộ phận trongdoanh nghiệp

+Giảm chi phí vô lý :

Tiết kiệm thời gian, tăng khả năng quản lý

giúp các quy trình xử lý dùng các nguồn lực có sẵn và các kết quả xử lý sẽ luônđược sẵn sàng cho một quy trình khác

+ Khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh :

-Đáp ứng tốt cho việc thay đổi các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoặc táicấu trúc doanh nghiệp

-Các thành phần trong hệ thống có thể được thêm vào hoặc bớt ra cho phù hợp vớimục đích sử dụng

+Tăng cường khả năng bảo trì hệ thống :

-Triển khai bám sát các yêu cầu thay đổi hệ thống từ phía doanh nghiệp

+Tăng cường khả năng mở rộng hệ thống:

-Khả năng tích hợp với những hệ thống có sẵn của doanh nghiệp hoặc những hệthống được thêm vào

+Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số :

Nguồn dữ liệu của doanh nghiệp thông qua cơ chế bảo mật và phân quyền có thểđáp ứng trực tiếp yêu cầu thương mại điện tử của doanh nghiệp giúp rút ngắnkhoảng cách địa lý trong môi trường cộng tác

3.2 Chi phí hệ thống thông tin

+Chi phí cố định

-C1: chi phí cho nghiên cứu, thiết kế hệ thống ;

-C2: chi phí phần cứng;

-C3: chi phí phần mềm;

-C4: chi phí chuyển đổi, cài đặt hệ thống;

-C5: chi phí đào tạo cán bộ;

-C6: chi phí cho dữ liệu;

+Chi phí biến động

-C7: chi phí bảo trì hệ thống thông tin;

-C8: chi phí khai thác và quản lý hệ thống;

-C9: chi phí văn thư, hành chính, điện ;

-T1: Do giá trị các thông tin đã cung cấp mang lại;

-T2: Do giảm cán bộ trong lĩnh vực thông tin ;

-T3: Do cung cấp các dịch vụ thông tin;

-T4: Do tận dụng được các cơ hội trong kinh doanh;

-T5: Do tránh được rủi ro;

-T6 Các khoản thu khác;

TT: Tổng các khoản thu do sử dụng hệ thống thông tin quản lý TT= t1+…+ t6

3.3 Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin

Hiệu quả của hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là mức độ kết quả củaHTTTQL này mang lại, được thể hiện bằng tiền và được xác định bằng cách sosánh các kết quả thu được từ HTTTQL với những chi phí đã bỏ ra để thực hiện nó Khi đánh giá hiệu quả kinh tế của HTTTQL là phải xem xét trên hai góc độ: kếtquả trực tiếp và kết quả gián tiếp

CÁC NGUYÊN TẮC XÁC ĐỊNH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Để đánh giá giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý cần dựa trên hai nguyên tắc:

- Đánh giá hiệu quả gián tiếp và hiệu quả trực tiếp

- Đánh giá toàn diện

Đánh giá hiệu quả gián tiếp

sử dụng phương pháp chuyên gia bằng cách đưa ra hệ thống các câu hỏi liên quanđến hiệu quả gián tiếp của hệ thống ứng dụng trong kinh tế và thương mại Kết quảphân tích đánh giá ý kiến của các chuyên gia cho ta nhận định về hiệu quả gián tiếpcủa hệ thống

Đánh giá hiệu quả trực tiếp

+Ba là nhờ Tin học hóa các quyết đinh quản lý được thông qua trên cơ sở tính toán

cụ thể nhằm đảm bảo hiệu quả cao

+Bốn là nhờ hệ thống thông tin quản lý các nhà lãnh đạo luôn được cấp thông mộtcách kịp thời

Để phân tích hiệu quả người ta thường tiến hành so sánh các tình huống có vàkhông có dự án Có 3 trường hợp xảy ra :

-Trường hợp 1 : Sản xuất trước khi có hệ thống thông tin quản lý không gia tăng,nhờ có hệ thống thông tin quản lý mà sản xuất tăng lên đáng kể

-Trường hợp 2 : Sản xuất đang phát triển, nhờ có hệ thống thông tin quản lý mà tốc

độ phát triển tăng nhanh hơn

- Trường hợp 3 : Sản xuất đang suy giảm, nhờ có hệ thống thông tin quản lý đã gópphần ngăn chặn sự suy giảm

Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả

Để thẩm định hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý chúng ta thường sửdụng 2 chỉ tiêu chính sau đây :

-Chỉ tiêu 1 : Giá trị hiện tại ròng NPV(Net Present value) của hệ thống thông tinquản lý

-Chỉ tiêu 2 : Chỉ số doanh lợi PI (Profitability Index) của hệ thống thông tin quản

lý

Chỉ tiêu 1