Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn, giấy tờ tại chi nhánh ngân hàng Thăng Long

Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu … thực hiện hoạt động thu thập, lư

LỜI NÓI ĐẦU

Kinh tế toàn cầu đang đặt ra những cơ hội thách thức cho Việt Nam nhất là trong lĩnh vực kinh tế Nước ta đang bước đầu tiến hành công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, việc đẩy mạnh phát triển tất cả các lĩnh vực kinh tế

là hết sức cần thiết và là nhiệm vụ hàng đầu của các nhà quản lý

Cũng trong giai đoạn này, sự phát triển của khoa học công nghệ nói chung và của công nghệ thông tin nói riêng đã đang ngày một đáp ứng cho nhu cầu ngày càng cao của cuộc sống con người

Trong công tác quản lý, việc áp dụng công nghệ thông tin đã trở nên rất phổ biến và trở thành công việc không thể thiếu Sự áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý đã làm cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn rất

nhiều đồng thời cũng đáp ứng được nhiều yêu cầu hơn đối với người sử dụng.

Chúng ta đang sống trong nền kinh tế tri thức hay nền kinh tế thông tin Thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng Nó làm xuất hiện những yêu cầu mới, những đòi hỏi mới, những thách thức đặc biệt là việc nắm bắt thông tin Quốc gia nào, người nào nắm bắt được thông tin nhanh, đúng, chính xác, kịp thời nhưng phải đảm bảo an toàn thì quốc gia đó, người đó sẽ chiến thắng

Thực tế, chúng ta có thể thấy một điều rằng, những ứng dụng của tin học vào trong mọi mặt của đời sống xã hội đã và đang đem lại những kết rất đáng quan tâm Từ nhà nước đến các doanh nghiệp, từ công ty lớn đến các công ty nhỏ đều dần áp dụng các ứng dụng của công nghệ thông tin

Một trong những lĩnh vực áp dụng rất sớm ứng dụng của công nghệ thông tin đó là kinh doanh tiền tệ trong ngân hàng, hầu hết các ngân hàng hiện nay đó cú những phần mềm chuyên dụng Tuy nhiên, vẫn còn một số bộ phận, một số mảng chưa được tin học hóa, muốn thu được những thành công thì ngân hàng cần phải tin học hóa hoàn toàn các bộ phận Do đó trong thời gian

Long em đã chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn, giấy tờ tại chi nhánh ngân hàng Thăng Long” để làm luận văn tốt nghiệp

cho mình

Luận văn của em được hoàn thành dựa vào sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của TH.s Trần Công Uẩn và cán bộ Nguyễn Đức Thọ

Luận văn tốt nghiệp gồm có 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông

thôn chi nhánh Thăng Long

Chương 2: Những vấn đề phương pháp luận cơ bản nghiên cứu đề tài

và công cụ thực hiện

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý công văn giấy tờ tại

chi nhánh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thăng Long

Do trình độ hiểu biết của em về môn học cũng như các kinh nghiệm thực tế còn chưa có nên phần mềm không tránh khỏi những thiếu sót Do vậy

em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thõ̀y, cụ và các bạn để phần mềm này được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cám ơn !

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH NHNo&PTNT

THĂNG LONG

1.1 Khái quát chung về chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long

1.1.1 Sơ lược lịch sử hoàn thành và phát triển của NHNo&PTNT Việt Nam.

Ngân hàng No&PTNT Việt Nam là một doanh nghiệp nhà nước được cấp vốn tự có, được tự chủ hoàn toàn từ khâu lựa chọn các phương thức huy động vốn, lựa chọn phương án đầu tư đến quyết định mức lãi suất với quan hệ cung cõ̀u trên thị trường vốn NHNo&PTNT Việt Nam được quyền kinh doanh tổng hợp, đa năng, vừa làm chức năng kinh doanh thực sự, vừa làm chức năng dịch vụ tài chính trung gian cho chính phủ và các tổ chức kinh tế xã hội trong nước và quốc tế Đối tượng phục vụ chủ yếu là nông dân và các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có liên quan đến lĩnh vực nông nghiệp và nông thôn Trong những năm qua NHNo&PTNT Việt Nam đã không ngừng vươn lên để phục vụ đắc lực, có hiệu quả cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá nụng nghiợ̀p, nông thôn

Quá trình xây dựng và trưởng thành của NHNo&PTNT Việt Nam luôn gắn bó chặt chẽ với sự chuyển dịch cơ chế cũng như cơ chế hoạt động của ngân hàng Có thể phân chia quá trình đó làm 3 thời kỳ:

* Thời kỳ trước năm 1988, NHNo là một bộ phận của ngân hàng nhà nước hoạt động hoàn toàn mang tính hành chính bao cấp

* Thời kỳ 1988-1990, với nghị định 53/HĐBT ngày 26/33/1988 của hội đồng bộ trưởng đã tách hệ thống ngân hàng thành hai cấp là ngân hàng nhà nước và ngân hàng chuyên doanh Trên 80% vốn vay của NHNo là vốn vay của ngân hàng nhà nước Đối tượng cho vay là những doanh nghiệp kinh tế

quốc doanh cấp huyện tỉnh và một số hợp tác xã nông nghiệp theo mô hình cũ.

* Thời kỳ 1990 đến nay, cùng với việc ban hành pháp lệnh ngân hàng, hợp tác xã tín dụng, công ty tài chính (25/5/1990) và hàng loạt các nghị định, quyết định của chính phủ được ban hành có quyết định công nhận NHNo&PTNT Việt Nam là doanh nghiệp nhà nước được xếp hạng đặc biệt Đây là bước ngoặt quan trọng nhất để NHNo thực sự trở thành ngân hàng thương mại có tư cách pháp nhân hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm về tài chính Năm 1990, khi bắt đầu hạch toán độc lập, với 52 chi nhánh ngân hàng tỉnh, thành phố, 447chi nhánh huyện, thị xã, 193 phòng giao dịch và hơn 7000 đại lý làm uỷ nhiệm huy động vốn tiết kiệm ở nông thôn, 78 cửa hàng kinh doanh vàng bạc và hơn 32000 nhân viên quản lý, với 1.561 tỷ đụ̀ng nhọ̃n từ thời kỳ bao cấp bàn giao, trong đó có dư nợ của doanh nghiệp nhà nước chiếm 92%, các hợp tác xã nông nghiệp chỉ có 6%, cá thể 2% Nợ bị khê đọng khó đòi lên tới trên 800 tỷ đụ̀ng, chiờ́m trờn 51% tổng sụ́ vụ́n.Vì vọ̃y có lúc người ta gọi ngân hàng nông nghiệp là ngân hàng 10 nhất: thiếu vốn nhất, nợ quá hạn nhiều nhất, cơ sở hạ tõ̀ng lạc hậu nhất, tổn thất rủi ro cao nhất, trình độ nghiệp vụ kém nhất, kinh doanh thua lỗ nhất, đời sống khó khăn nhất, tín nhiệm thấp nhất

Trải qua những năm tháng vật lộn với cơ chế thị trường vượt qua bao khó khăn chồng chất phấn đấu không ngừng đổi mới, NHNo&PTNT Việt Nam đã trở thành ngân hàng thương mại quốc doanh đa năng có quy mô vào loại lớn nhṍt Viợ̀t Nam , là hệ thống ngân hàng duy nhất có mạng lưới tổ chức rộng khắp trên phạm vi toàn quốc Dư nợ đạt 24.730 tỷ đồng năm 1997 (gấp hơn

16 lần năm 1990) Khách hàng của NHNoVN là hàng chục triợ̀u hụ̣ nông dân, riêng năm 1997 có 6,6 triợ̀u hụ̣ còn dư nợ ngân hàng Tính đến tháng 5 năm

1998 tổng số vốn của ngân hàng NHNoVN đạt 26.685 tỷđụ̀ng Trong đó

nguồn vốn huy động từ dân cư và các tổ chức kinh tế đạt 22.009 tỷ đồng , vốn

đi vay 2.683 tỷ đồng, tỷ lệ huy động 82% điều này chúng tỏ NHNoVN ngày càng tự lực và chủ động hơn về nguồn vốn trong kinh doanh

Điều đáng ghi nhận trong những năm gần đây NHNoVN đã chuyển mạnh sang tập trung đầu tư theo các chương trình phát triển kinh tế xã hội, khai thác và phát huy tiềm năng, thế mạnh của các địa phương đặc biệt là những chương trình quốc gia do chính phủ chỉ đạo Hầu hết các chương trình đều mang lại hiệu quả và tương đối an toàn vốn tín dụng

1.1.2 Sơ lược lịch sử hoàn thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long.

Sở giao dịch I (SDG I) là một bộ phận của trung tâm điều hành NHNo&PTNT VN là một chi nhánh trong hệ thống NHNo, có trụ sở tại số 4 đường Phạm Ngọc Thạch, quọ̃n Đụ́ng Đa – Hà Nội

Sở giao dịch I NHNo&PTNT được thành lập theo quyết định số 15/TCCB ngày 16/03/1991 của tổng giám đốc NHNoVN với chức năng chủ yếu là đầu mối để quản lý các ngành nông lâm ngư nghiệp và thực hiện thí điểm văn bản, chủ trương của ngành trước khi áp dụng toàn bộ cho hệ thống, trực tiếp thực hiện cho vay trên địa bàn Hà Nội, cho vay đối với các công ty lớn về nông nghiệp như: Tổng công ty rau quả, công ty thức ăn gia súc Ngày 01/04/1991, SDG I chính thức đi vào hoạt động Lúc mới thành lập, SDG I chỉ có hai phòng ban: phòng tín dụng và phòng kế toán cùng một tổ kho quỹ.Năm 1992, SDG I được sự uỷ nhiệm của TGD NHNo đã tiến hành thêm nghiệp vụ mới đó là quản lý vốn và điều hoà vốn, thực hiện quyết toán tài chính cho 23 tỉnh thành phố ( từ Hà Tĩnh trở ra) Trong các năm từ 1992-1994 việc thực hiện tốt nhiệm vụ này của SGD I đã thực hiện tốt cơ chế khoán tài chính, thúc đẩy hoạt động kinh doanh của 23 tỉnh thành phố phía bắc Từ cuối

thực hiện kinh doanh tiền tệ trên địa bàn Hà Nội bằng cách huy động tiền nhàn rỗi của dân cư, các tổ chức kinh tế bằng nụ̣i tợ̀, ngoại tệ sau đó cho vay để phát triển sử dụng kinh doanh đối với mọi thành phần kinh tế.

Ngoài ra SGD I còn làm các dịch vụ tư vấn đầu tư, bảo lãnh, thực hiện chiết khấu các thương phiếu, các nghiệp vụ thanh toán, nhận cầm cố, thế chấp tài sản, mua bán kinh doanh ngoại tệ, vàng bạc đá quý, tài trợ xuất khẩu và càng khẳng định tầm quan trọng của mình trong hệ thống NHNoVN

Từ ngày 14/04/2003, sở giao dịch I đổi tên thành chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long Theo quyết định số 17/QĐ/HĐQT-TCCB, ngày12/02/2003 của chủ tịch hụ̣ đụ̀ng quản trị NHNo&PTNT Việt Nam về việc chuyển đổi tên sở giao dịch NHNo&PTNT I thành chi nhánh NHNO&PTNT Thăng Long

Đến thời điểm 31/12/2005, chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long có 254 cán bộ biên chế

1.2 Các phòng chuyên môn nghiệp vụ, chi nhánh và phòng giao dịch trực thuộc NHNo&PTNT Thăng Long

1.2.1 Các phòng ban:

Các phòng nghiệp vụ:

- Phòng kế hoạch

- Phòng tín dụng

- Phòng thẩm định

- Phòng kế toán

- Phòng ngân quỹ

- Phòng hành chính

- Phòng tổ chức cán bộ và đào tạo

- Phòng kiểm tra kế toán nội bộ

- Phòng vi tính

- Phòng thanh toán quốc tế

- Tổ tiếp thị

- Tổ thẻ

Các chi nhánh phòng giao dịch:

- Chi nhánh Tây Sơn

+ Điểm giao dịch 157 phụ́ Tõy Sơn

- Chi nhánh Trung Yên

+ Phòng giao dịch Nguyờ̃n Tuõn

- Chi nhánh Định Công

- Chi nhánh Láng Thượng

+ PGD Nguyễn Phong Sắc

- Chi nhánh Chợ Mơ

+ PGD Kim Đồng

+ PGD Trương Định

- Chi nhánh Nguyờ̃n Khuyờ́n

- Chi nhánh Nguyễn Đình Chiểu

+ PGD số2

+ PGD số 3

- Chi nhánh Hàm Long

- Chi nhánh Phan Đình Phùng

* Phòng giao dịch:

- Phòng giao dịch Hàng Gà

- Phòng giao dịch Bờ Hồ

1.2.2 Sơ đồ tổ chức:

Phòng TCCB & đào tạo

Phòng kiểm tra, kiểm

toán

Phòng hành chính

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ, các chi nhánh và các phòng giao dịch thuộc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long

1.2.3.1 Phòng kế hoạch

- Nghiên cứu, đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn tại địa phương

- Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn theo đinh hướng kinh doanh của NHNo&PTNT Thăng Long

- Tổng hợp, theo dõi các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh và quyết toán kế hoạch của chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long

- Tổng hợp phân tích hoạt động kinh doanh quý, năm Dự thảo các báo cáo sơ kết tổng kết

- Đầu mối thực hiện thông tin phòng ngừa rủi ro tín dụng

- Tổng hợp báo cáo chuyên đề theo quy định

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh Ngân Hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn Thăng Long giao

1.2.3.2 Phòng tín dụng

- Nghiên cứu xây dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín : sản xuất, chế biến tiêu thụ, xuất khẩu và gắn tín dụng sản xuất, lưu thông và tiêu dùng

- Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kỹ thuật, danh mục khách hàng lựa chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao

- Tiếp nhận và thực hiện chương trình dự án thuụ̣c nguụ̀n vốn trong nước, ngoài nước Trực tiếp làm dịch vụ ủy thác nguồn vốn thuộc chính phủ, bộ, ngành khác và các tổ chức kinh tế, cá nhân trong và ngoài nước

- Xây dựng và thực hiện các mô hình tín dụng thí điểm, thử nghiệm trong

- Thường xuyên phân loại dư nợ, phân tích nợ quá hạn, tìm nguyờn nhân và đề xuất hướng giải quyết.

- Giúp giám đốc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động tín dụng của các chi nhánh trực thuộc trên địa bàn

- Tổng hợp báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo quy định

- Thực hiợ̀n các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo& PTNT Thăng Long giao

1.2.3.3 Phòng thẩm định

- Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kỹ thuật, danh mục khách hàng lựa chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao

- Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng phân cấp ủy quyền

- Thẩm định các dự án, hoàn thiện hồ sơ trình NHNo&PTNT Việt Nam theo phân cấp ủy quyền

- Tiếp nhận và thực hiện thẩm định các chương trình dự án thuộc nguồn vốn trong nước, ngoài nước

- Giúp giám đốc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động thẩm định dự án của các chi nhánh trực thuộc trên địa bàn

- Tổng hợp báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo quy định

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long giao

1.2.3.4 Phòng kế toán

- Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam, Ngân Hàng Nhà Nước

- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương của chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long trình NHNo&PTNT Việt Nam phê duyệt

- Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định của ngân hàng nông nghiệp trên địa bàn.

- Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định

- Thực hiện các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định

- Thực hiện nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước

- Quản lý sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinh doanh theo quy định của ngân hàng nông nghiệp và phát triờn nông thôn

- Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long giao

1.2.3.5 Phòng ngân quỹ

- Quản lý và sử dụng các quỹ theo quy định của ngân hàng nông nghiệp trên địa bàn

- Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn theo quy định

- Quản lý sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinh doanh theo quy định của ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn

- Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long giao

1.2.3.6 Phòng hành chính

- Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh và có trách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc thực hiện chương trình đã được giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long phê duyệt

- Xây dựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long

- Tư vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể về giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên của chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long.

- Thực thi pháp luật có liên quan đến an ninh trật tự, phòng cháy, nổ tại

- Thực hiện công tác cơ bản, sửa chữa , TSCĐ, mua sắm công cụ lao động, quản lý nhà tập thể, nhà khách, nhà nghỉ của cơ quan

- Thực hiện công tác truyền tin, tuyên truyền quảng cáo tiếp thị theo chỉ đạo của ban lãnh đạo NHNo&PTNT Thăng Long

- Đầu mối trong việc chăm lo đời sống vật chất, văn hoá tinh thần thăm hỏi ốm đau, hiếu, hỷ cán bộ, nhân viên

- Thực hiện nhiệm vụ khác khi được giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long giao

1.2.3.7 Phòng tổ chức cán bộ và đào tạo

- Xây dựng quy định lề lối làm việc trong đơn vị và mối quan hệ với tổ chức Đảng, công đoàn, chi nhánh trực thuộc trên địa bàn

- Đề xuất mở rộng mạng lưới kinh doanh trên địa bàn

- Đề xuất định mức lao động, giao khoán quỹ tiền lương đến các chi nhánh trực thuộc theo quy chế tài chính của NHNo&PTNT Việt Nam

- Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề xuất cử cán bộ, nhân viên đi công tác, học tập trong và ngoài nước Tổng hợp theo dõi thường xuyên cán bộ, nhân viên được quy hoạch đào tạo.

- Đề xuất, hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của nhà nước, đảng, ngành ngõn hàng trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật cán bộ nhân viên trong phạm vi phân cấp ủy quyền của tổng giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam

- Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ trực thuộc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long quản lý và hoàn tất hồ sơ, chế độ đối với cán bộ nghỉ hưu, nghỉ chế độ theo quy định của nhà nước, của ngành ngân hàng

- Thực hiện công tác thi đua khen thưởng của chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long

- Chấp hành công tác báo cáo thống kê, kiểm tra chuyên đề

- Thực hiện các nhiờm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long giao

1.2.3.8 Phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ

- Kiểm tra công tác điều hành của chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long và các đơn vị trực thuộc theo nghị quyờ́t của hội đồng quản trị, chỉ đạo của tổng giám đốc Ngân Hàng Nông Nghiệp & Phát Triờ̉m Nông Thôn Việt Nam và giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long

- Kiểm tra giám sát việc chấp hành quy trình nghiệp vụ kinh doanh theo quy định của pháp luật, ngân hàng nông nghiệp

- Giám sát việc chấp hành các quy định của khách hàng nhà nước về bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng

- Kiểm tra độ chính xác của báo cáo tài chính, báo cáo cân đối kế toán việc tuân thủ các quy tắc chế độ chính sách kế toán theo quy định của nhà nước, ngành ngân hàng.

- Báo cáo tổng giám đốc Ngân Hàng Nông Nghiợ̀p và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam, giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long kết quả kiểm tra đề xuất biện pháp xử lý khắc phục khuyết điểm tồn tại

- Giải quyết đơn thư, khiếu tố liên quan đến hoạt động của chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long trong phạm vi phân cấp ủy quyền của tổng giám đốc Ngân Hàng Nông Nghiợ̀p và Phát Triển Nông Nghiệp Việt Nam

- Thực hiện báo cáo chuyên đề và các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long giao

1.2.3.9 Phòng thanh toán quốc tế

- Tư vấn cho khách hàng, tham mưu cho lãnh đạo về nghiệp vụ thanh toán quốc tế

- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và trung hạn, các phương án, đề án để quản lý, thực hiện việc kinh doanh trong lĩnh vực thanh toán quốc tế hoặc những vấn đề về nghiệp vụ thanh toán quốc tế theo đúng đường lối, chính sách chủ trương của đảng và nhà nước

- Nghiên cứu xây dựng chiến lược khách hàng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng hoạt động giao dịch thanh toán ngoại tệ

- Đầu mối thực hiện thông tin phòng ngừa rủi ro, xử lý rủi ro trong hoạt động kinh doanh ngoại tệ

- Thực hiện đúng quy định về quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu, thống kê số liệu, cung cấp tài liệu, số liệu thanh toán theo yêu cầu của lãnh đạo

- Tổng hợp báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo định kỳ hoặc đột xuất do giám đốc yêu cầu

- Giúp giám đốc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động thanh toán quốc tế của các chi nhánh trực thuộc trên địa bàn.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long giao

1.2.3.10 Tổ tiếp thị

- Đề xuất kế hoạch tiếp thị thông tin, tuyên truyền quảng bá, đặc biệt là các hoạt động của chi nhánh các dịch vụ, sản phẩm cung ứng trên thị trường

- Triển khai các phương pháp tiếp thị, thông tin tuyên truyền theo chỉ đạo của NHNo&PTNT Việt Nam và giám đốc chi nhánh

- Xây dựng kế hoạch quảng bá thương hiệu, thực hiện văn hoá doanh nghiệp, lập chương trình với cơ quan báo trí truyền thông, quảng bá hoạt động của chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam

- Đầu mối trình giám đốc chỉ đạo hoạt động tiếp thị, thông tin, tuyên truyền đối với các đơn vị phụ thuộc

- Trực tiếp tổ chức tiếp thị thông tin tuyên truyờ̀n bằng các hình thức thích hợp như : các ṍn phẩm catalog, sách, lịch, thiếp, tờ gấp, áp phích theo quy định

- Thực hiện lưu trữ, khai thác, sử dụng các ấn phẩm sản phẩm, vật phẩm như phim tư liợ̀u, hình ảnh băng đĩa ghi âm, ghi hình phản ánh các sự kiện và hoạt động quan trọng có ý nghĩa lịch sử đối với đơn vị

- Đầu mối tiờ́p cọ̃n với các cơ quan tiếp thị, báo chí, truyền thông thực hiện các hoạt động tiếp thị, thông tin, tuyên truyền theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam

- Phục vụ các hoạt động có liên quan đến công tác tiếp thị, thông tin, tuyên truyờ̀n của tổ chức đảng, công đoàn, đoàn thanh niên và đoàn thể quần chúng của đơn vị

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao.

1.2.3.11.Các chi nhánh phòng giao dịch

- Huy động vốn trong nước cả nụ̣i tợ̀ và ngoại tệ (khi được tổng giám đốc cho phép) của mọi tổ chức dân cư, cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế theo quy định về các hình thức huy động vốn trong hợ̀ thống Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam ban hành theo quyết định số 404/HĐQT-KHTH ngày 10/10/2001 của chủ tịch hội đồng quản trị Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam

- Nghiên cứu, tìm hiểu, giới thiệu khách hàng, phân loại khách hàng

- Hướng dẫn khách hàng xây dựng dự án, phương án Tiếp cận và thõ̉m định hồ sơ xin vay của khách hàng trình giám đốc NHNo&PTNT Thăng Long xét duyệt cho vay

- Tổ chức giải ngân, thu nợ, thu lãi theo hợp đồng tín dụng đã được giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long trực tiếp phê duyệt

- Theo dõi chặt chẽ các khoản dư nợ, phân tích nợ quá hạn để chủ động thu và đề xuất phương án xử lý nợ quá hạn

- Mở tài khoản tiền gửi và làm dịch vụ chuyờ̉n tiờ̀n

- Thực hiện thu chi tiền mặt

- Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, các loại chứng từ có giá, thẻ phiếu trắng các hồ sơ lưu về khách hàng và quản lý tốt tài sản trang thiết bị làm việc

- Tuyên truyền, giải thích các quy định về huy động vốn và thủ tục cho vay của NHNo&PTNT Việt Nam Thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng về hoạt động ngân hàng phản ánh kịp thời cho giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long

- Tổng hợp, báo cáo thống kê theo quy định của giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long giao

- Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và cung cấp số liệu, thông tin quy định

- Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị tin học

- Làm dịch vụ tin học

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long giao

1.3 Tụ̉ng quan về phòng vi tính và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long

1.3.1 Chức năng của phòng vi tính

- Tổng hợp, thống kê và lưu trữ dữ liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của chi nhánh

- Xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hạch toán kế toán, kế toán thống kê, hạch toán nghiệp vụ, tín dụng và các hoạt động khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh

- Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và cung cấp số liệu, thông tin quy định

- Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị tin học

- Làm dịch vụ tin học

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long giao.

1.3.2 Khái quát về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của chi nhánh

Vào năm 2005 chi nhánh đã tiến hành triển khai dự án hiện đại hoá ngân hàng và hệ thống thanh toán do WB tài trợ: hệ thống giao dịch mới với cơ sở dữ liệu tập trung nờn rṍt thuận lợi cho việc quản lý và giám sát các giao dịch, dữ liệu của chi nhánh, nâng cao trình độ nghiệp vụ cũng như tinh thần trách nhiệm của các giao dịch viên, và đem lại nhiều thuận lợi, tiện ích cho khách hàng khi đến với ngân hàng

Hiện nay hệ thống hiện đại hoá thanh toán và kế toán khách hàng (IPCAS) là một bước ngoặt lớn trong giao dịch ngân hàng ở NHNo&PTNT Việt Nam nói chung và NHNo&PTNT Thăng Long nói riêng qua hơn hai năm ứng dụng chương trình giao dịch mới

1.3.3 Đánh giá hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin

* Các chương trình ứng dụng triển khai:

Đến thời điểm hiện tại, 100% cán bộ của chi nhánh Thăng Long đã được đào tạo về tin học cơ bản, hầu hết cán bộ đã được đào tạo ứng dụng chương trình ipcas và các chương trình ứng dụng khác phục vụ cho hoạt động ngân hàng Chi nhánh Thăng Long đã triển khai các chương trình ứng dụng sau:

STT Tên chương trình

* Thiết bị tin học

Chi nhánh Thăng Long đã được trang bị thêm các thiết bị tin học, giúp chi nhánh đáp ứng được và ngày càng mở rộng quy mô hoạt động phục vụ nhu cầu giao dịch của khách hàng Số lượng thiết bị tin học như sau:

STT Tên thiết bị Số lượng

* Mạng truyền thông

Hệ thống mạng của chi nhánh cũng được trang bị khá tốt, với:

Đường truyền Cáp quang LeasedLine Dial Up

Đội ngũ cán bộ tin học của chi nhánh luôn quản lý, giám sát chặt chẽ hoạt động của hệ thống, đảm bảo hoạt động giao dịch của chi nhánh luôn thông suốt Bên cạnh việc thực hiện đúng các văn bản quy định về an toàn thông tin của NHNo&PTNT Việt Nam, chi nhánh Thăng Long luụn chủ động đưa ra các quy định bằng văn bản về việc sử dụng và quản lý các thiết bị tin học tại trụ sở và các chi nhánh, phòng giao dịch trực thuộc

1.3.4 Đánh giá về những thuõn lợi và khó khăn trong việc triển khai các chương trình ứng dụng tại chi nhánh

* Thuận lợi

Mỗi chi nhánh cấp II đều có ít nhất 1 cán bộ hiờ̉u vờ̀ tin học, đã qua đào tạo nhiờ̀u vờ̀ các phần mềm ứng dụng chủ chốt của hoạt động ngân hàng và các kiến thức cơ bản về mạng truyờ̀n thông Việc phân quyền, cấp user sử

dụng và quản lý các thông tin liờn quan tới người sử dụng trên chương trình ipcas, và ứng dụng các phần mềm khác được thực hiện nghiêm túc theo các văn bản quy định của NHNo&PTNT Việt Nam, phân công cán bộ tin học chuyên trách quản lý và thực hiện, đảm bảo an toàn và bảo mật trong ứng dụng chương trình và quản lý thông tin ngân hàng.

Với xu thế hội nhập và tiếp thu công nghệ thông tin trong ngân hàng hiện đại, được sự quan tâm và giúp đỡ của các cấp lãnh đạo NHNo&PTNT Việt Nam, đội ngũ cán bộ của chi nhánh Thăng Long nói chung và đội ngũ cán bộ tin học nói riêng đã được tham gia các lớp đào tạo về chuyên môn Được nghiên cứu, tìm tòi và học hỏi nâng cao trình độ công nghệ thông tin, Ban lãnh đạo chi nhánh rất quan tâm, chú trọng tới lĩnh vực tin học nên bên cạnh công tác chuyên môn, cán bộ chi nhánh luôn được cập nhật lượng thông tin phong phú và đa dạng từ môi trường báo điện tử trong thời gian nghỉ theo lịch truy cập cụ thể của cơ quan, thay thế dần thói quen cọ̃p nhọ̃t thông tin từ báo giấy, đã tiết kiệm mụ̣t nguụ̀n kinh phí đáng kể cho chi nhánh

Để đảm bảo một hệ thống thông tin an toàn và hiệu quả, chi nhánh luôn giám sát chặt chẽ việc ứng dụng các chương trình và cập nhật thường xuyên các phần mềm quét virus, chống spyware,…

* Khó khăn

Đường truyờ̀n: Mụ̣t số chi nhánh, phòng giao dịch trực thuộc đang sử dụng Dial-up nên đường truyờ̀n rất chọ̃m, và hay bị lụ̃i nờn ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng công việc

Thiết bị tin học: còn nhiờ́u chi nhánh vẫn phải dùng những máy tính quá cũ nờn khụng đáp ứng kịp thời nhu cầu giao dịch khách hàng

Chương trình giao dịch: số lượng báo cáo nhiều, do phải chạy song song hai chương trình giao dịch ( ipcas và FOX) cùng các chương trình ứng dụng

trong việc tạo và gửi báo cáo Chương trình đa dạng và độc lập phục vụ các nghiệp vụ khác nhau, người sử dụng gặp nhiều lúng túng khi phải làm quen và sử dụng cùng một lúc nhiều chương trình ứng dụng.

Hiện nay còn có quá nhiều các báo cáo chuyên môn khác nhau phải thực hiện, trong khi đó mức độ tin học hoá còn chưa cao, đồng thời nếu có thì chương trình cũng đáp ứng một cách tương đối về khả năng thông tin và cung cấp số liệu của chi nhánh

1.4 Lý do chọn đề tài

Hợ̀ thống hiện đại hoá thanh toán cùng với những ứng dụng của công nghệ thông tin là sự cần thiết và là bước ngoặt trong giao dịch ngân hàng ở ngân hàng No&PTNT Việt Nam nói chung và tại chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long nói riêng

Qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào giao dịch mới đã thực sự đem lại nhiều thuận lợi và tiện ích cho mỗi khách hàng đến giao dịch tại chi nhánh, đồng thời tiờ́t kiệm tối đa quỹ thời gian giao dịch của chi nhánh, nâng cao hiệu quả hoạt động của chi nhánh

Mặc dù hệ thống đã được tin học hoá hiợ̀n đại nhưng vẫn có những bộ phận còn đang sử dụng phương pháp thủ công, đó là việc sử dụng và xử lý các văn bản còn hết sức thô sơ, sẽ làm giảm hiệu quả trong giao dịch của chi nhánh Mà thực tế hoạt động quản lý cho thấy rằng, văn bản có một vai trò rất lớn đối với các nhà quản lý Một cán bộ quản lý, nhất là những người đứng đầu hệ thống thường dành một lượng thời gian không nhỏ để làm việc, tiếp xúc với văn bản

Văn bản chứa đựng thông tin và chuyển tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin

có trong văn bản đó Bên cạnh đó, văn bản lại là phương tiện cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định Ai nắm bắt được thông tin trong văn bản một

cách kịp thời chính xác thì người đó sẽ thu được những thành công như mong muốn Hệ thống quản lý văn bản được tin học hóa sẽ giúp cho các giao dịch hoạt động có hiệu quả hơn.

Vì thế xây dựng HTTT quản lý công văn, giấy tờ là hết sức cần thiết và sẽ giúp việc giao dịch và quản lý được nhanh hơn và hiệu quả hơn Đó là lí do

em chọn đề tài: Xây dựng HTTT Quản lý công văn, giấy tờ tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thăng Long

Chương 2: NHỮNG VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN

NGHIấN CỨU ĐỀ TÀI VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN

2.1.Tổng quan về hệ thống thông tin (HTTT) quản lý

2.1.1 Các khái niệm

2.1.1.1.Hệ thống

Hệ thống là một tập hợp các phần tử, có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau

và cùng hoạt động hướng tới một mục đích

Khái niệm này đề cập đến các khía cạnh:

- Phần tử: là thành phần hợp thành hệ thống Phần tử rất đa dạng có thể rất sơ đẳng nhưng cũng có thể rất phức tạp khiến ta phải xem chúng như một

hệ thống khác

- Các quan hệ giữa các phần tử: các phần tử của hệ thống không phải là một tập hợp rời rạc, ngẫu nhiên mà giữa chỳng cú một mối quan hệ ràng buộc Mối quan hệ này có thể là ràng buộc hay lâu dài

- Sự hoạt động và mục đích của hệ thống: các phần tử có phát sinh, tăng trưởng, suy thoái và mất đi Sự biến đổi của các phần tử kéo theo sự phát triển của hệ thống

2.1.1.2 Tổ chức và thông tin trong tổ chức

Trong những năm 80 đã chứng kiến sự gia tăng trầm trọng của thông tin trong tổ chức, tốc độ và sự xử lý càng tăng Hàng triệu máy tính được lắp đặt trên thế giới Hàng triệu máy tính được lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu

km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con người, máy tính cũng như các phương tiện thông tin đại chúng lại với nhau

Thông tin trong các cơ quan, tổ chức có tầm quan trọng vô cùng to lớn Thông tin được dùng để lập kế hoạch nhằm tạo ra sự chuyển biến trong tổ chức đồng thời thông tin cũng là một phương tiện để biến chuyển

Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể lập kế hoạch, đặt ra những mục tiêu cho công ty hay tổ chức của mình một cỏch sát thực tế Các nhà quản lý, lãnh đạo nhờ có thông tin có thể đưa ra được quyết định nhanh chóng đối với hoạt động của tổ chức, giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình.

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã đóng vai trò một lực trợ giúp

và một chất xúc tác trong việc nâng cao tầm quan trọng của thông tin Tầm quan trọng của thông tin trong tổ chức ngày càng tăng, nhờ có nguồn thông tin chính xác, tin cậy, mà các nhà quản lý có thể đưa ra được những quyết định đúng đắn, kịp thời, có chất lượng cao góp phần vào sự thành công của cơ quan tổ chức

Hình dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý

có tên là: Lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp

Hình 2.1 Tháp quản lý

Cán bộ các cấp quản lý khác nhau cần thông tin quản lý khác nhau Việc ra quyết định khác nhau cần có những thông tin khác nhau Vì th ế có thể hiểu thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý định dùng vào việc ra quyết định của mình

Do đó người ta thường chia quyết định của một tổ chức thành 3 loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật, quyết định tác nghiệp

quyết định

Thông tin

Thông tincấp chiến

thuậtcấp tác nghiệp

xử lí giao dịch

cấp chiến lược

Quyết định chiến lược là những quyết định mang tính mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực của tổ chức.

Quyết định chiến thuật là những quyết định mang tính cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực

Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ

2.1.1.3 Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu … thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường

Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức khác nhau nhưng đều tuân thủ theo quy tắc sau : Nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu mà thiết bị tin học Đầu vào ( Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn (Sources)

và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến cỏc đớch (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu(storage)

Hình 2.2 Mô hình hệ thống thông tin

Nguồn

Thu thập Xử lý và lưu trữ

Kho dữ liệu

Phân phátĐích

Thông thường chúng ta hay nói đến hai loại khác nhau của hệ thống thông tin Đó là hệ thống chính thức và hệ thống phi chính thức.

- Một hệ thống thông tin chính thức thường bao hàm một tập hợp các quy tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít nhất thì cũng được thiết lập theo một truyền thống

- Những hệ thống phi chính thức của một tổ chức bao gồm các bộ phận như tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi thư và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí là các hệ thống thông tin phi chính thức

2.1.2 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin (HTTT)

2.1.2.1 Nguyên nhân dẫn đến tới việc phát triển một HTTT

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất

Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ thông tin Vì thế

hệ thống thông tin ngày càng có vai trò quan trọng trong cuộc sống, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và chất lưọng của quyết định Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ đó các nhà quản lý có thể ra các quyết định đúng đắn nhất Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là bộ phận không thể thiếu của cơ quan, tổ chức hiện đại nào

Những nguyên nhân dẫn đến việc phát triển HTTT

- Những vấn đề về quản lý

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý

- Sự thay đổi của công nghệ

- Thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Những luật mới của

chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hợp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng.

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Khi hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này

Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi họ biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó

Nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý là phải ra được những quyết định, chỉ thị có chất lượng cao Nhờ có các quyết định đúng đắn, kịp thời của nhà quản lý mà tổ chức có thể giảm được các mục tiêu của mình Để các quyết định có chất lượng cao cần có một hệ thống thông tin hoạt động có hiệu quả trong tổ chức Do đó, mà tổ chức giảm được những chi phí không cần thiết, tăng chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, tạo ra những thành công mới của

tổ chức Đối với hệ thống ngân hàng thỡ cú một HTTT hoạt động tốt là điều hết sức cần thiết Hàng ngày ngân hàng có rất nhiều các giao dịch, nếu ngân hàng không có một HTTT tin học hóa thì tất cả các công việc sẽ được tiến hành thủ công, việc thực hiện công việc sẽ dẫn đến những sai sót, chất lượng phục vụ của ngân hàng từ đó sẽ giảm và sẽ làm giảm khả năng cạnh tranh của ngân hàng với ngân hàng khác

Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp thì tổ chức có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước Bởi vì, một HTTT là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó phân tích viên phải có một cách tiến hành nghiêm túc, hay nói cách khác họ phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin một cách khoa học nhất.

Phương pháp được định nghĩa như tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản

lý hơn Phương pháp được đề cập ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT Đó là:

- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cỏi riờng

- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích

và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Ba mô hình của một HTTT, đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và

mô hình vật lý trong Bằng cách mô tả về một đối tượng, ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này

Nguyên tắc đi từ cái chung đến cỏi riờng là một nguyên tắc của sự đa dạng hóa Thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu cái chung trước khi xem xét đến chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên Tuy nhiên, những công cụ mô hình hóa được sử

dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hóa một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn rất nhiều.

Nhiệm vụ phát triển HTTT cũng sẽ trở nên đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế Như đã nói ở trên, việc phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống, việc phiên dịch là nhiệm vụ của phân tích viên

2.1.2.3 Các giai đoạn phát triển HTTT

Phương pháp phát triển hệ thống thông tin gồm có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo Cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay việc chấm dứt sự phát triển hệ thống Quyết định này đuợc trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo

mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng Phát triển hệ thống là một quá trình lặp Tùy theo kết quả của một giai đoạn

có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó

là lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án Sau đây là các giai đoạn phát triển HTTT

a Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này gồm các công

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

b Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của hệ thống, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố của giải pháp

- Đánh giá tính khả thi của dự án

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

c Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một

HTTT, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới

sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống mới đã sản sinh ra (nội dung của outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu(cỏc tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và các hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào

( các Inputs) Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hóa mô hình logic

d Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống sẽ làm Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic Mỗi một phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết

Để giúp các người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốt hơn các mục tiêu đã định trước, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp:

- Xác buộc các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp

e Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn Thiết kế vật lý ngoài bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết

thực hiện kỹ thuật; tiếp theo là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hóa Những công đoạn chính của giai đoạn này là:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ ra

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

f Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và các thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của giai đoạn này là:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

g Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những

va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách rất cẩn thận Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

- Đánh giá.

2.1.3 Mô hình biểu diễn HTTT

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm của người mô tả Thông thường người ta sử dụng ba mô hình đó là: Mụ hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Sau đây là hình vẽ mô tả ba mô hình của hệ thống thông tin

Hình 2.3.Ba mô hình của một hệ thống thông tin

2.1.3.1 M ô h ình logic

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà

nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các

xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi

"cái gì?" và "để làm gì?" Nó không quan tâm đến tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý

2.1.3.2 Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch

Mô hình vật lý trong (góc nhìn kỹ thuật)

Mô hình ổn định nhất

Mô hình hay thay đổi nhất

vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng mô hình này cũng chú ý đến mặt thời gian của

hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: cái gì? Ai? ở đâu? Và khi nào?

2.1.3.3 Mô hình vật lý trong

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn, đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết

bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mụ hình giải đáp câu hỏi: như thế nào?

Mỗi mô hình là kết quả của một gúc nhỡn khác nhau, mô hình logic là gúc nhỡn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của gúc nhỡn sử dụng, mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật ba mô hình trờn cú độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

2.1.4 Công cụ mô hình hóa

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường

dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Chúng thể hiện hai mức

mô hình và hai gúc nhỡn động và tĩnh về hệ thống Sau đây là các ký pháp của hai loại sơ đồ này

2.1.4.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật

lý bằng các sơ đồ

Hình 2.4 Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin

Cỏc phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho những đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ Có ba loại phích: Phích luồng thông tin, phích kho

dữ liệu, phích xử lý

thủ công Giao tác người -máy tin học hóa hoàn toàn

Tài liệu

Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu.

Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu

Tên IFD có liên quan:

Phân rã thành các IFD con:

Phương tiện thực hiện:

Sự kiện khởi sinh:

Chu kỳ:

Cấu trúc của thực đơn:

Phương pháp xử lý:

Mối liên hệ giữa IFD và cỏc phớch vật lý của từ điển hệ thống.

2.1.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Sơ đồ luồng dữ liệu là phương tiện để mô tả các hệ thống thông tin ở mức độ chi tiết bất kỳ bằng mạng lưới các ký hiệu tượng trưng cho các luồng

dữ liệu, kho dữ liệu, tiến trình xử lý dữ liệu và các nguồn cũng như đích đến

dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì để làm gì DFD là cầu nối ngữ nghĩa giữa người dùng hệ thống và người phát triển hệ thống

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản: các thực thể, cỏctiến trỡnh xử lý dữ liệu, các kho dữ liệu, cỏc dũng dữ liệu

Phích

PhíchPhíchPhích

IFD

LuồngKho dữ liệu

Xử lý

Điều khiển

Sơ đồ luồng thông

tin IFD