bài tập hệ thống thông tin kế toán

bài tập hệ thống thông tin kế toán

1 Khái quát chung về công ty cổ phần Tổng Bách Hoá

Công ty cổ phần Tổng Bách Hoá (TBH - General Department Store Joint Stock Company) là doanh nghiệp cổ phần hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ

Trụ sở : 38 Phan Đình Phùng, Ba Đình, Hà nội

Điện thoại : 04- 8455012 Fax: 04- 8455012

Vốn điều lệ : 14.000.000.000 đ ( Mười bốn tỷ đồng)

Tài khoản : 43110102117

Chi nhánh NH No & PTNT Thanh Trì-Hà nội

1.1 Chức năng kinh doanh chủ yếu của Công ty

Công ty cổ phần Tổng Bách hóa là doanh nghiệp có chức năng kinh doanh tổng hợp, trong đó có chức năng kinh doanh nội địa và kinh doanh xuất nhập khẩu Các mặt hàng của công ty có thể mạnh truyền thống là gạo, nông sản thực phẩm, phân bón, thép, hoá chất… Cụ thể trong thời gian vừa qua công ty Tổng Bách Hoá đã hoạt động trong các lĩnh vực sau:

- Trực tiếp xuất khẩu và xuất khẩu ủy thác các mặt hàng Gạo, nông sản, thực phẩm

- Trực tiếp nhập khẩu và nhập khẩu ủy thác các mặt hàng vật tư, sắt thép, nguyên liệu bột giấy, hàng tiêu dùng, phân bón các loại

- Tổ chức sản xuất và kinh doanh hàng bách hóa

- Kinh doanh tổng hợp trong đó có hàng bách hóa, văn phòng phẩm, hàng nông sản, hàng kim khí, điện máy, thiết bị phụ tùng, vật tư bảo hộ lao động,…

- Cung cấp dịch vụ cho thuê kho hàng và vận tải

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Muốn quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp không phân biệt thành phần kinh tế, loại hình kinh doanh, hình thức sở hữu hay lĩnh vực hoạt động đều phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau Trong đó, kế toán được coi là công cụ hữu hiệu và cần thiết

Trước nhu cầu quản lý của công ty cùng với đặc điểm kinh doanh hiện tại, bộ máy

kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung Toàn bộ công ty tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên kiểm tra, xem xét và căn cứ vào chứng từ gốc để hạch toán các nghiệp vụ liên

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất và kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của công việc cũng như trình độ của các kế toán viên Từ năm 2006, công ty cổ phần Tổng Bách Hoá đưa vào áp dụng hệ thống kế toán máy sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting Phần mềm kế toán này được mua và có xây dựng, điều chỉnh để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Nhờ vậy mà công tác kế toán được diễn ra nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu quản lý, đảm bảo tiến độ công việc ở các khâu

2 Đặc điểm quy trình tiêu thụ hàng hoá

Hoạt động tiêu thụ hàng hoá là hoạt động chính tại công ty cổ phần Tổng Bách Hoá

do vậy quy trình thủ tục bán hàng được quy định chặt chẽ cho từng bộ phận Mỗi khâu công việc nêu rõ trách nhiệm và quyền hạn cho từng đối tượng riêng Chính vì vậy, hoạt động kinh doanh đem lại hiệu quả và công tác quản lý cũng được sát sao, thuận lợi

2.1 Các hoạt động của chu trình doanh thu

- Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

- Lập lệnh bán hàng và phiếu xuất kho

- Lập hoá đơn giá trị gia tăng

- Xuất hàng, giao hàng đến nơi yêu cầu

- Ghi nhận các nghiệp vụ bán chịu vào các Sổ tài khoản có liên quan (nếu công ty bán chịu)

- Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản giảm trừ nợ phải thu nếu nó có phát sinh

- Thu tiền của khách hàng và ghi sổ kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh toán

2.2 Phân công công việc liên quan tới tiêu thụ hàng hoá như sau:

- Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm tìm kiếm bạn hàng, thực hiện các thoả thuận cần thiết để đi đến kí kết được hợp đồng kinh tế

- Kế toán có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá nhập, xuất, tồn, viết hoá đơn bán hàng, theo dõi công nợ đối với từng khách hàng, lập báo cáo bán hàng, đối chiếu số liệu về hàng hoá, lập bảng kê khai thuế đầu ra

- Thủ kho: Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất và hoá đơn để nhập,xuất hàng và vào thẻ kho Cuối tháng, cuối quý tiến hành đối chiếu với kế toán

3 Các chứng từ được sử dụng trong quy trình

Các chứng từ được sử dụng trong quy trình tiêu thụ gồm có :

3.1 Đơn đặt hàng của khách hàng

Đơn đặt hàng là căn cứ khởi đầu cho nghiệp vụ bán hàng, thu tiền tại doanh nghiệp Mục đích lập đơn đặt hàng giúp cho doanh nghiêp nắm rõ nhu cầu của khách hàng để có sự phục vụ tốt nhất Đơn đặt hàng gồm các nội dung cơ bản sau:

- Tên khách hàng, địa chỉ

- Mặt hàng yêu cầu: chủng loại, số lượng, yêu cầu chất lượng

- Thời gian, địa điểm giao nhận

3.2 Hợp đồng kinh tế

Hoạt động tiêu thụ hàng hoá được bắt đầu khi công ty tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng Hợp đồng mua bán được xây dựng trên cơ sở đơn đặt hàng của khách hàng hoặc thư chào hàng do bộ phận kinh doanh của công ty gửi đến cho các khách hàng Hợp đồng kinh tế là cơ sở pháp lý đầu tiên để công ty tiến hành thu mua hàng hóa

và chuyển giao cho khách hàng

Nội dung của hợp đồng kinh tế quy định trách nhiệm cũng như quyền hạn của công

ty cùng khách hàng trong việc chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng hàng hoá cũng như các nghĩa vụ thanh toán liên quan

Các điều khoản hợp đồng kinh tế bao gồm:

- Điều 1: Chủ thể tham gia hợp đồng

- Điều 1: Tên hàng, số lượng, giá cả

- Điều 2: Quy cách sản phẩm, Địa điểm giao nhận, Thời gian giao hàng:

- Điều 3: Phương thức thanh toán:

- Điều 4: Điều khoản chung

3.3Lệnh bán hàng

Trên cơ sở đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế đã thoả thuận với khách hàng, công ty

tiến hành thu mua hàng hoá hoặc xem xét số hàng tồn kho để xuất bán Phòng kinh doanh lập khi Lệnh bán hàng có đề nghị mua hàng của khách hàng Lệnh bán hàng gồm các nội dung

- Tên, chủng loại, số lượng mặt hàng xuất

- Nơi xuất

- Tên, địa chỉ người nhận hàng, phương tiện vận chuyển

3.4Hoá đơn giá trị gia tăng

Tiếp theo, kế toán tiêu thụ lập hoá đơn GTGT Trên hoá đơn sẽ ghi trực tiếp số lượng, đơn giá và thành tiền của từng mặt hàng về giá trị hàng bán chưa thuế, thuế GTGT, tổng thanh toán và thủ trưởng đơn vị phải ký tên, đóng dấu

Hoá đơn là căn cứ chính để kế toán phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ Tại công ty cổ phần Tổng Bách Hoá, hoá đơn được in trực tiếp bằng máy do đó đảm bảo được yêu cầu chính xác, sạch đẹp

3.5Phiếu xuất kho

Cùng với đó, kế toán thành phẩm lập phiếu xuất kho ghi rõ nội dung mua hàng, chủng loại xuất xứ hàng hoá để làm căn cứ xuất kho để xác nhận và kiểm tra các mặt hàng được xuất giao cho khách hàng

Nhân viên phòng kinh doanh đem hoá đơn và phiếu xuất kho xuống kho làm thủ tục Tại kho, khi nhận được phiếu xuất kho cùng lệnh xuất hàng, thủ kho tiến hành xuất

hàng, điền số lượng thực xuất trên Phiếu xuất kho

Hàng hoá được giao cho khách hàng, khách hàng ký xác nhận trên hoá đơn và phiếu xuất kho

Sau đó, thủ kho chuyển hoá đơn, phiếu xuất kho của số hàng vừa xuất lên phòng

kế toán

3.6Biên bản giao nhận hàng hoá

Biên bản giao nhận hàng dùng để xác nhận với khách hàng về việc hàng hoá đã được chuyển giao theo đúng yêu cầu của khách hàng được quy định trong hợp đồng Biên bảo giao nhận gồm có các nội dung:

- Số lượng, chủng loại, chất lượng hàng giao

- Địa điểm, ngày tháng giao hàng

3.7 Giấy báo có, Phiếu thu tiền, Biên bản ghi nhận nợ Ghi số tiền đã thu nhận từ

hoạt động bán hàng

4 Lưu đồ quy trình xử lý của chu trình bán hàng – thu tiền

4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình doanh thu

4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu

Khách

hàng

Hãng vận

tải

Chu trình doanh thu

Chu trình chi phí Chu trình sản xuất

Chu trình nhân sự

HT ghi sổ-lập báo cáo

Ngân hàng

4.3 Quy trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng bằng máy ở phòng kinh doanh:

Chu trình

1.0

Khách

hàng

Chu trình chi phí Chu trình sản xuất

Hãng vận tải

Giao hàng 2.0

HT ghi sổ- lập báo cáo

Khách hàng Đơn đặt hàng Nhập ĐĐH

Ghi nhận &in LBH

Giấy hồi báo Khách hàng

Dữ liệu ĐĐH

Phiếu xuất kho

Kho hàng

ĐĐH

Lệnh BH

N +

Thông báo lỗi

tệp tin chi tiết lệnh BH

BP Giao hàng

4.4 Quy trình xử lý xuất kho và giao hàng bằng thủ công ở bộ phận kho và bộ

phận giao hàng:

Kho hàng BP Giao hàng

4.5 Quá trình lập hóa đơn-theo dõi nợ giữa bộ phận giao hàng và kế toán bằng máy:

Phiếu XK

Kiểm tra và

ghi nhận

hàng xuất

PXK

BP xử lý ĐĐH ĐH

Phiếu đóng gói

Lập phiếu giao hàng PGH PXK

Phiếu đóng gói

N

BP lập hóa đơn

N

BP giao hàng PGH

Nhập dữ liệu liên quan

Ghi nhận &in hóa đơn

Tập tin ghi nhật ký

tập tin

phải thu

KH

tập tin

hóa đơn

Tập tin

giao hàng

Tập tin khách hàng, HTK

Tập tin

Đ ĐH

PGH

Khách hàng

thông

báo lỗi

Tại BP kế toán

N Hóa đơn

Phiếu giao hàng

4.6 Hoạt động thu tiền bằng máy :

5 Mô tả tài khoản sử dụng và đối tượng theo dõi chi tiết

Công ty Cổ phần Tổng Bách Hoá sử dụng hệ thống tài khoản đúng theo quy định của quyết định 15 Trong đó, các tài khoản liên quan đến doanh nghiệp thương mại được sử dụng thường xuyên như: doanh thu, giá vốn, phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp… Một số tài khoản được chi tiết cụ thể theo yêu cầu quản lý Nhìn chung, hệ thống tài khoản đáp ứng được yêu cầu ghi chép và phản ánh vào sơ đồ tài khoản của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

5.1 Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 111: Tiền mặt (1111: Tiền Việt Nam); Sử dụng trong nghiệp vụ thu tiền bán hàng bằng tiền mặt (Nợ TK 1111/Có TK131)

- Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng (1121: Tiền Việt Nam); Sử dụng trong nghiệp

vụ thu tiền bán hàng bằng chuyển khoản, séc (Nợ TK1121/Có TK 131)

- Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng; Sử dụng khi nhập hóa đơn bán hàng (Nợ

TK 131/Có TK5111, Có TK 33311)

Tại BP kế toán Khách hàng

tb trả tiền

Nhập dữ liệu liên quan

In phiếu thu

Phiếu thu

thông báo lỗi

Tập tin

phải

thu KH

Tập tin

ghi

nhật

ký

Phiếu thu

TB trả tiền

N

Tập tin khách hàng

- Tài khoản 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp (33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra); Sử dụng khi nhập hóa đơn bán hàng (Nợ TK 131/Có TK 5111, Có TK 33311)

- Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5111: Doanh thu bán hàng hóa); Sử dụng khi nhập hóa đơn bán hàng (Nợ TK 131/Có TK 5111, Có TK 33311)

5.2 Đối tượng theo dõi chi tiết

Đối tượng chi

tiết

Nôi dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp

mã hóa

1 Khách hàng Tên khách hàng, địa

chỉ, mã số thuế, nhân viên quản lý,

Theo khu vực, theo phân vùng và theo từng loại khách hàng

Mã thứ tự

2 Hàng hóa Tên, chủng loại, quy

cách ( đơn vị tính), số lượng tồn kho,

Chủng loại, loại, nhãn hiệu và dòng sản phẩm

Mã thứ tự

3 Nhân viên bán

hàng

Tên, dòng sản phẩm chuyên môn phụ trách

Quản lý theo trách nhiệm, doanh số

Mã thứ tự

6 Lưu đồ xử lý của quá trình tiêu thụ hàng hoá chi tiết tài phòng kế toán

Hàng ngày, căn cứ vào nghiệp vụ bán hàng phát sinh và các chứng từ gốc, kế toán

có trách nhiệm nhập số liệu kịp thời vào máy tính Phân hệ: “ Kế toán bán hàng và công

nợ phải thu” được sử dụng để nhập số liệu

Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K

BP xử lý ĐĐH BP giao hàng

N

PXK

Sổ

CT HTK PXK

N

C Từ Định khoản

khách

B-2 A-2

Nhập dữ liệu liên

quan

Ghi nhận và in hóa đơn

Hóa đơn Hóa

đơn

Tập tin HĐ

Tập tin NKBH

NKB H

Nhập dữ liệu liên quan

Ghi sổ chi tiết HTK

Kế toán tiền

TB trả tiền

nhập dữ liệu liên quan

In phiếu thu, ghi

Khách hàng

tập tin ghi nhật ký

tập tin phải thu KH

NK thu

thông báo lỗi

Kế toán phải thu

A-2

Hóa đơn

Nhập DL liên quan

ghi sổ chi tiết

nợ phải thu Hóa đơn

A

Kế toán tiền

TB trả tiền

nhập dữ liệu liên quan

In phiếu thu, ghi nhật ký

Khách hàng

phiếu thu Thủ quỹ

phiếu thu

TB trả tiền

tập tin ghi nhật ký

tập tin phải thu KH

N Khách hàng

NK thu tiền

B - 2

thông báo lỗi

Kế toán phải thu

A-2

Hóa đơn

Nhập DL

liên quan

ghi sổ chi tiết

nợ phải thu

Sổ CT phải thu khách hàng

B-2

NH thu

H

CT định khoản

Nhập DL liên quan ghi sổ cái TK

Kế toán tổng hợp

7 Các báo cáo, sổ sách liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần Tổng Bách Hoá

7.1 Chế độ sổ sách

- Sổ nhật ký chung

- Sổ nhật ký thu tiền

- Sổ nhật ký bán hàng

- Sổ tiền gửi ngân hàng

- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

- Sổ chi tiết bán hàng

- Chi tiết công nợ phải thu theo khách hàng

- Chi tiết công nợ phải thu theo từng mặt hàng

- Tổng hợp công nợ phải thu

- Bảng kê thu tiền bán hàng

- Bảng kê doanh số bán hàng cho các nghiệp vụ đã ghi sổ

Kế toán phải thu

A-2

Hóa đơn

Nhập DL

liên quan

ghi sổ chi tiết

nợ phải thu

Hóa đơn

A

CT điều chỉnh giảm nợ

Sổ CT phải thu khách hàng

B-2

NH thu

H

CT định khoản

Nhập DL liên quan ghi sổ cái TK

NKB H

CT định khoản

sổ cái TK111,1 12,155,1 56,131,5 11…

Kế toán tổng hợp

sổ cái

- Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan khác…

7.2 Chế độ báo cáo

Báo cáo được in trực tiếp thông qua các tệp đã được lưu trữ sẵn trong máy

- Báo cáo tổng hợp hàng xuất gồm danh sách các mặt hàng xuất trong kỳ, số lượng xuất dùng

- Báo cáo công nợ với khách hàng: gồm doanh thu hàng bán số tiền thu được

- Báo cáo kết quả hoạt động tiêu thụ hàng kỳ: gồm doanh thu, giá vốn hàng bán, lợi nhận đạt được trong kỳ

- Báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm

- Báo cáo thu chi tiền mặt

8 Đánh giá kiểm soát của chu trình

8.1 Kiểm soát nghiệp vụ

 Đánh giá về phối hợp giữa các nghiệp vụ

 Kiểm kê hàng hoá

Công tác kiểm kê hàng hoá được tổ chức thường xuyên, định kỳ và khi có nhu cầu kiểm tra Việc kiểm tra giúp công ty quản lý tốt hàng hoá, đồng thời giúp kế toán có những bút toán điều chỉnh kịp thời khi có hiện tượng thừa thiếu xảy ra

 Việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận

Các bộ phận trong đơn vị có sự phối hợp thống nhất, toàn diện tương đối hiệu quả

 Đánh giá về nghiệp vụ kế toán

Công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng tại công ty đạt được những ưu điểm nổi bật sau:

 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hợp lý Các nhân viên đều được đào tạo qua chuyên ngành kế toán và đảm nhiệm một số phần hành nhất định góp phần tăng tính chuyên môn hoá cao cho công việc

Kế toán công ty luôn tuân thủ chặt chẽ chế độ kế toán Các văn bản pháp luật được

Công tác kế toán được thực hiện trên máy tính cùng sự trợ giúp hiệu quả của phần mềm Fast Accounting làm cho khối lượng công việc giảm bớt và nâng cao tính chuyên nghiệp của hoạt động kế toán

 Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ

Công ty tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20 tháng 3 nănm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được lập chứng từ đầy đủ, nội dung chứng từ trung thực, đánh số thứ tự rõ ràng Bên cạnh đó, các chứng từ được kiểm tra, giám sát chặt chẽ Kế hoạch luân chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo trình tự thời gian trước khi đưa vào khâu lưu trữ

 Hệ thống tài khoản

Trên cơ sở những tài khoản thống nhất của Nhà Nước ban hành, kế toán công ty đã lựa chọn những tài khoản thích hợp để đưa vào vận dụng một cách hợp lý Đồng thời, kế toán cũng xây dựng những tài khoản chi tiết thích hợp giúp cho việc theo dõi các đối tượng kế toán thuận lợi, công việc ghi chép, quản lý, phản ánh thông tin được đầy đủ, kịp thời

Do áp dụng kế toán máy nên việc quản lý các tài khoản công nợ theo từng đối tượng đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi chi tiết từng khách hàng Mỗi khách hàng được quy định mã khách riêng với đầy đủ các thông tin kèm theo như: tên khách, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản hạch toán…Số liệu chi tiết về tiêu thụ với từng khách được cung cấp ngay tức khắc góp phần tích cực cho việc xây dựng chính sách giá cả, thanh toán hợp lý đối với những khách hàng truyền thống, khách hàng thường xuyên cũng như khách hàng mới

Tương tự với tài khoản hàng hoá cũng được quản lý chi tiết đến từng danh điểm hàng hoá góp phần hoàn thiện công tác kế toán

 Hệ thống sổ sách kế toán

Hình thức ghi sổ là Nhật ký chung phù hợp đặc điểm hoạt động kế toán tại công ty Việc trang bị máy tính và hỗ trợ của phần mềm kế toán đảm bảo cho công tác ghi sổ tại