Giải pháp văn phòng điện tử

Giải pháp văn phòng điện tử

VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ

Phiên bản MYOFFICE

Hà nội 2011

1 Tổng quan về MyOffice 3

2 Lợi ích mà MyOffice đem lại 5

2.1 Đối với công tác Văn thư 5

2.2 Hỗ trợ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo 5

2.3 Đối với Thư ký, Tổng hợp, Phòng ban 5

2.4 Đối với các đơn vị tham gia xử lý công việc được giao 6

2.5 Hỗ trợ Công tác lưu trữ 6

2.6 Giao diện sử dụng dễ dàng, thuận tiện 6

3 Mục tiêu của MyOffice 7

4 Mô hình hoạt động 8

5 Chức năng của MyOffice 9

5.1 Quản lý công văn 9

5.2 Quản lý công việc - dự án 10

5.3 Lịch cơ quan 11

5.4 Quản lý tài liệu 12

5.5 Quản lý nhân sự 14

5.6 Quản lý khách hàng 15

5.7 Quản lý Sản phẩm 16

5.8 Quản lý tài sản 17

5.9 Quản lý tin tức 17

5.10 Tủ cá nhân 18

6 Cách thức triển khai 19

7 Thông tin liên hệ 21

Xây dựng hệ thống thông báo giúp lãnh đạo có thể gửi các thông báo cho toàn bộ nhânviên, các phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời Chủ động đưa thông tin đến chongười sử dụng, giúp họ không phải định kỳ kiểm tra xem có thông tin mới hay không.Thay thế các bảng lịch công tác bằng giao diện lịch cơ quan trên Web, hỗ trợ người sửdụng có thể xem bất kỳ khi nào.

Thống nhất quy trình trao đổi thông tin nội bộ giúp cán bộ, chuyên viên trong cơquan có thể trao đổi thông tin trực tiếp với nhau một cách nhanh chóng, chính xác

Thống nhất quy trình quản lý, trình duyệt, xử lý và phát hành văn bản Xây dựng quytrình thiết lập hồ sơ công việc theo văn bản Phân quyền chi tiết đến từng bộ phận phòngban về các quyền được xem, quyền được cập nhật đối với từng văn bản

Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn,thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêucầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn kịp thời, chính xác và đầy đủ Hỗtrợ người sử dụng tìm kiếm một cách nhanh chóng văn bản cần tìm mà không cần phụthuộc vào cá nhân, bộ phận nào

Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ Công nghệ thông tin, tạo tácphong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo

sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán

bộ chuyên viên trong cơ quan , góp phần thực hiện cải cách hành chính

Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi góp phần tích cực

Các chức năng Quản lý dự án, nhân sự, khách hàng, sản phẩm kết hợp với việc chuẩn hoá.Chỉ cần đăng nhập vào hệ thống người quản lý sẽ nắm bắt được toàn bộ hoạt động của công tychỉ sau vài lần Click chuột và nhân viên cũng sẽ biết được công việc của mình sẽ phải thựchiện.

Với ứng dụng MyOffice, sẽ mang tới cho bạn một văn phòng không giấy tờ, một môitrường làm việc năng động, hiện đại, chuyên nghiệp, kết nối mọi lục, mọi nơi Với một máytính, thao tác đơn giản, bạn có thể trao đổi thông tin, giao việc, theo dõi tiến độ công việc haytiến trình thực hiện dự án, mà không bị giới hạn bởi thời gian và không gian địa lý

2 Lợi ích mà MyOffice đem lại

2.1 Đối với công tác Văn thư

thống phần mềm giúp lưu trữ văn bản một cách khoa học, thuận tiện cho việc tracứu, tìm kiếm

mềm, giúp giảm thiểu công sức và tăng hiệu quả công việc của bộ phận Văn thư

trữ văn bản gốc

thống kê được thiết kế phù hợp với yêu cầu của tổ chức, doanh nghiệp

2.2 Hỗ trợ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo

ra quyết định, chỉ đạo của Lãnh đạo

hạn yêu cầu

vị cấp dưới trong việc đưa ra các thống kê về quá trình giải quyết công việc củacác nhân viên Các mẫu báo cáo thống kê được thiết kế phù hợp với yêucầu của tổ chức, doanh nghiệp

2.3 Đối với Thư ký, Tổng hợp, Phòng ban

đơn vị cấp dưới

hoàn thành, việc quá hạn).

liên quan giải quyết công việc theo yêu cầu

cầu của Lãnh đạo

2.4 Đối với các đơn vị tham gia xử lý công việc được giao

hiện xử lý kịp thời tất cả các công việc

công việc đã quá hạn hoàn thành

chóng, thuận tiện và kịp thời

chóng, chính xác

2.5 Hỗ trợ Công tác lưu trữ

Giải pháp giúp cho đơn vị xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản, giấy tờ …

hồ sơ công việc, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế …

2.6 Giao diện sử dụng dễ dàng, thuận tiện

Firefox, Google Chrome, Safari, ) chỉ cần cài đặt phần mềm tại máy chủ mà không cầnphải cài đặt tại từng máy người sử dụng

o Các mẫu nhập công văn đi/đến được thiết kế theo lần lượt các thông tincủa công văn thật

o Chương trình hỗ trợ chức năng cấp số tự động cho công văn đến (có thểchia thành các bộ số)

o Hỗ trợ chức năng nhập dữ liệu theo tên viết tắt cho các thông tin cầnchuẩn hóa (tên cơ quan ban hành, loại văn bản…) Chức năng này giúpcho việc nhập liệu nhanh, không mất công lựa chọn loại văn bản trong danhmục

o Chức năng kiểm trùng văn bản theo các tiêu chí như nơi gửi, số ký hiệu,ngày ký…

o Hỗ trợ chức năng gắn toàn văn Văn thư tiến hành scan công văn, văn bảngửi đến/đi và lưu vào hệ thống, phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm

o Chức năng nhắc việc tự động hiển thị trên màn hình máy tính của người

sử dụng

3 Mục tiêu của MyOffice

Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn,thất lạc, sai lệch thông tin

Xây dựng hệ thống quản lý, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năngphân luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị

Xây dựng một văn phòng không giấy tờ, giúp lãnh đạo có thể trao đổi với nhân viên,phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời

Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếpnhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin Mang đến cho người dùng các tiện íchcủa mạng máy, sử dụng công nghệ thông tin phục vụ tối đa lợi ứng của doanh nghiệp

v ào hệ thống với tài khoản của mình Hệ thống được tổ chức làm 3 phần chính.

 Phần thông tin chung

Đây là phần thông tin mà bất kỳ thành viên nào khi đăng nhập vào hệ thống đều

có thể nhìn thấy Thông thường phần thông tin này được giao cho nguời quản trị hệthống quản lý việc cập nhật thông tin như: Lịch công tác chung của công ty, tin tức,thông báo mới, hình ảnh, văn bản, tài liệu, thư viện…

 Phần thông tin cá nhân

Đây là vùng dành riêng cho từng cá nhân Mỗi cá nhân khi đăng nhập vào hệthống đều có m àn hình dành riêng cho mình V ới màn hình này, m ỗi cá nhân có thể

tự tổ chức, lưu trữ thông tin của mình theo ý muốn mà người khác không thể xemđược nếu không chia sẽ Phần thông tin này bao gồm: Lịch cá nhân, Tủ cá nhân, tàiliệu, Liên hệ, Tin nhắn nội bộ

 Phần thông tin được phân quyền

Đây là phần dành cho những người có vai trò quản lý trong nội bộ cơ quan Khiđăng nhập vào hệ thống, người có chức năng quản lý nhân sự sẽ nhìn thấy phầnquản lý nhân sự, cho phép ng ười này có quyền cập nhật thông tin dữ liệu về nhân sựtrong cơ quan Người quản lý dự án có chức năng phụ trách phần quản lý dự án.người quản lý khách hàng sẽ phụ trách chuyên mục khách hàng trong hệ thống Tất

cả các chức năng này chỉ những người nào được phân quyền thì hệ thống mới hiểnthị và cho phép người đó cập nhật thông tin liên quan Với hệ thống phân quyền, cóthể thiết lập các dạng thông tin mà chỉ cho phép một số thành viên có vai trò trong

n ội bộ cơ quan xem, còn các thành viên bình thường không xem được

5 Chức năng của MyOffice

5.1 Quản lý công văn

Theo dõi các văn bản và quá trình xử lý văn bản từ khi tạo lập văn bản đến khi kếtthúc xử lý Các loại văn bản cần quản lý là: văn bản đến, văn bản đi, văn bản dự thảo, hồ

sơ văn bản

Việc quản lý công văn trong MyOffice giúp giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm

và xử lý công văn cũng như quá trình phân công công việc

Tự động hóa các quá trình nhận – gửi công văn, phân công công việc theo nhiều hìnhthức khác nhau

Hỗ trợ giám đốc theo dõi, đánh giá năng lực của từng người, mức độ xử lý công văn,công việc của các phòng ban

Lưu trữ công văn an toàn, tiết kiệm, dễ dàng sử dụng

xử lý

5.2 Quản lý công việc - dự án

Đây là công cụ giúp nhà quản lý tổ chức, vận hành bộ máy kinh doanh thoe một quytrình nhất định Từ công đoạn người quản lý giao việc cho nhân viên, nhân viên nhậnviệc sau đó thực hiện rồi báo cáo tình trạng, kết quả công việc

Sử dụng chức năng này nhằm giám sát và kiểm soát các công việc đang thực hiện, đãquá hạn một cách chặt chẽ, khoa học

Quản lý, kiểm soát, theo dõi việc thực hiện các công việc của dự án hay nhóm côngviệc của cơ quan Tạo lập không giới hạn các dự án, nhóm công việc cũng như các côngviệc trong dự án

người

gian xử lý, mức độ ưu tiên, trạng thái xử lý công việc, xác định người theo dõiviệc xử lý công việc.

xử lý, trạng thái công việc

5.4 Quản lý tài liệu

Quản lý hồ sơ tài liệu có trong tổ chức, doanh nghiệp, các tài liệu được phân loạitheo chuyên mục để dễ dàng xem mô tả hay download tài liệu Các loại tài liệu có thểđược quản lý theo nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp là: quy trình, chính sách, biểu

Phân loại tài liệu, hồ sơ theo từng chủ đề và phân quyền người sử dụng Thiết lậpphân quyền cho nhân viên chỉ được quyền cập nhật hồ sơ, tài liệu nhưng không có quyềnxóa dữ liệu.

Sử dụng chức năng này để chuẩn hóa các loại văn bản, hồ sơ, tài liệu thường được sửdụng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt thời gian tìm kiếm hay phải làm mới lại từ đầucác tài liệu phục vụ cho công việc

5.5 Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự ghi nhận và theo dõi toàn bộ quá trình liên quan đến nhân sự baogồm việc tuyển dụng, quản lý hồ sơ, lý lịch, hợp đồng lao động, cũng như cung cấp cácthông tin cần thiết về năng lực nhân viên để bạn có cơ sở tạo điều kiện tốt nhất cho nhânviên phát huy hết năng lực của mình

Quản lý hồ sơ cán bộ, phòng ban làm việc, quá trình làm việc, quá trình đào tạo., lịchnghỉ phép Theo dõi và cập nhật các thông tin khen thưởng, kỷ luật của cán bộ

viên

5.6 Quản lý khách hàng

Quản lý thông tin về khách hàng của cơ quan Quản lý các giao dịch đã thực hiện vớikhách hàng Khách hàng có thể được hiển thị chung trong doanh sách công ty hoặc đượchiển thị theo phân loại ngành nghề

Phân loại khách hàng theo nhiều nhóm khác nhau, phân quyền tương ứng với nhiềunhân viên, phòng ban phụ trách để dễ dàng kiểm soát

Quản lý thông tin chung của khách hàng, thông tin những người liên hệ của kháchhàng đó với quá trình giao dịch với khách hàng

Quản lý thông tin các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài như Internet, điện thoại, vănphòng phẩm, phần mềm, …

Quản lý thông tin đối tác, đại lý có quan hệ hợp tác thường xuyên với công ty.

5.8 Quản lý tài sản

 Quản lý thông tin, giá trị tài sản trong cơ quan.

5.9 Quản lý tin tức

Chức năng tạo mới và sửa các tin tức thông báo trên trang chủ và trang chuyên mục.Module này hoạt động như một tờ báo điện tử nội của cơ quan, tổ chức

trang chuyên mục

động của công ty.

đĩa CDRom cho khách hàng và hỗ trợ cài đặt qua phần mềm điều khiển từ xa.Đối với khách hàng mua dịch vụ MyOffice theo năm, việc triển khai được thực hiệnnhư sau:

và sử dụng mà không phải lo trang bị máy chủ và cài đặt phần mềm

 Hỗ trợ và đào tạo

điện thoại (04) 3.787 5668

phần mềm truy cập từ xa với sự phối hợp của khách hàng

quan tại Hà Nội, Hồ Chí Minh là miễn phí, ở các tỉnh khác chỉ tính thêm chi phí

Yêu cầu máy chủ MyOffice:

- Windows Server 2003, Windows Server 2008

- Microsoft’s Internet Information Services (IIS) 5.0 hoặc mới hơn

- ASP.NET 2.0 hoặc ASP.NET 3.5 (tải miễn phí từ Microsoft)

- SQL Server 2005 Express (download miễn phí từ website của Microsoft) hoặc

- Microsoft SQL Server 2000/2005

Yêu cầu máy của người sử dụng :

Hệ thống MyOffice được bảo hành miễn phí 12 tháng, trong thời gian bảo hành,khách hàng được cập nhật những tính năng mới nhất của MyOffice Các dịch vụ gồm:

e 7 Thông tin liên hệ

Hà Nội Công ty Cổ phần IBOSS Việt Nam

Địa chỉ 13/05 - CT1- Mỹ Đình, Sông Đà, huyện Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại (+84-4) 3 787 5668

Fax (+84-4) 3 787 5665

E-mail contact@iboss.com.vn

Website www.iboss.com.vn

Hồ Chí Minh Công ty Đông Giản (DGN)

Địa chỉ 33 Nguyễn Minh Hoàng, P12, Q Tân Bình, TP.HCM

Điện thoại (+84-8) 3 948 5922 - 3 948 5923

E-mail donggian@dgn.com.vn

CÔNG TY CP IBOSS Việt Nam

Tầng 13.05 – Khu đô thị Mỹ Đình – Sông Đà – Từ Liêm – Hà Nội

Điện thoại:(04) 7344642

Mobile: 0913 488 433

Email: conta ct @v ss com vn

htt p://www vss.com vn